Elaboración del manual de procedimientos administrativos

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional es un departamento adscrito a la División de Transmisión Regional de EDELCA, cuya finalidad es garantizar la disponibilidad de los sistemas de protecciones, mediciones, adquisición de datos, supervisión y control del sistema de EDELCA asociados al área definida como Transmisión Regional. Actualmente, el Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional no cuenta con un Manual de Procedimientos que permita garantizar el desarrollo eficaz y eficiente de los procesos administrativos realizados dentro de este departamento.


Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y Sistema Nacional de Control Fiscal Las Normas Generales de Control Interno Manual de Procedimientos Administrativos en el Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Elaborar el Manual de Procedimientos Administrativos del Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional de EDELCA. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.- Conocer la estructura organizativa del Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional. 2.- Detallar los procesos administrativos que se realizan en el Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional.


OBJETIVOS ESPECÍFICOS 3.- Evaluar la situación administrativa de la Sección Protecciones y la Sección Supervisión y Control del Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional. 4.- Establecer los lineamientos exigidos para la elaboración del Manual de Procedimientos 5.- Documentar los procedimientos administrativos del Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional de manera práctica que permita al personal realizarlos rápidamente y de manera efectiva.


SITUACIÓN ACTUAL Actualmente EDELCA EJECUTA Ambicioso proyecto para implantar un Sistema de Gestión de Calidad en sus procesos claves Producir y Transmitir Energía Eléctrica Permitirá el fortalecimiento de la cultura de trabajo que contribuya a lograr altos niveles de desempeño.


La Norma ISO 9000:2000 define el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) como: “El sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad”. Para dar cumplimiento a las exigencias establecidas en el Modelo de Excelencia de Gestión y la ISO 9001:2000, se está emprendiendo la etapa de documentación del Sistema de Gestión de Calidad, iniciando por los procesos claves Operar y Mantener. SITUACIÓN ACTUAL


El Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional, no cuenta en el área administrativa con un manual de procedimientos que especifique los pasos que se deben seguir a la hora de desempeñar sus actividades. SITUACIÓN ACTUAL Es determinante la realización del manual, debido a los beneficios que aportará la normalización de las actividades administrativas realizadas dentro del departamento.


SITUACIÓN PROPUESTA Debido a la situación que presenta la empresa Electrificación del Caroní (EDELCA), referente a la implementación de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad en el Proceso Transmitir Energía Eléctrica y de acuerdo a las exigencias del Modelo de Excelencia de Gestión y la Norma ISO 9001:2000, se elaboró en el Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional, un Manual de Procedimientos Administrativos, con la finalidad de facilitar y optimizar la ejecución de las actividades.


PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE PROTECCIONES, SUPERVISIÓN Y CONTROL DE TRANSMISIÓN REGIONAL


1.- Procedimiento para Crear Reservas al Almacén. 2.- Procedimiento para Solicitar Mantenimiento de Vehículos. 3.- Procedimiento para Solicitar Adiestramiento del Personal. 4.- Procedimiento para Realizar Seguimiento de Procura. 5.- Procedimiento para Solicitar Elaboración de Contrato de Arrendamiento de Vehículo Particular. 6.- Procedimiento para Controlar Documentos que Ingresan al Departamento. 7.- Procedimiento para Controlar Documentos que Egresan del Departamento. 8.- Procedimiento para Solicitar Reposición de Caja Chica. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE PROTECCIONES, SUPERVISÓN Y CONTROL DE TRANSMISIÓN REGIONAL


9.- Procedimiento para Realizar Reporte de Horas Hombre (H-H) de Sobretiempo Semanal. 10.- Procedimiento para Solicitar Pago por Asignación Mensual de Vehículos Particulares. 11.- Procedimiento para Solicitar Comidas. 12.- Procedimiento para Solicitar Vacaciones del Personal. 13.- Procedimiento para Elaborar Punto de Cuenta al Presidente. 14.- Procedimiento para Elaborar Cartas y Circulares del Departamento. 15.- Procedimiento para Solicitar Pago por Trabajos Extraordinarios. 16.- Procedimiento para Controlar las Actividades Periódicas del Departamento. 17.- Procedimiento para Solicitar Viáticos Nacionales e Internacionales del Personal. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE PROTECCIONES, SUPERVISÓN Y CONTROL DE TRANSMISIÓN REGIONAL


PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE PROTECCIONES, SUPERVISÓN Y CONTROL DE TRANSMISIÓN REGIONAL 18.- Procedimiento para Solicitar Desincorporación y Transferencia de Activos Fijos. 19.- Procedimiento para Realizar Traspaso de Créditos Presupuestarios. 20.- Procedimiento para Solicitar Ingreso de Personal. 21.- Procedimiento para Elaborar el Plan de Compras del Departamento. 22.- Procedimiento para Elaborar el Reporte de las Desviaciones en la Ejecución Presupuestaria del Mes. 23.- Procedimiento para Realizar Solicitud de Pedido de Bienes (Activos). 24.- Procedimiento para Realizar Solicitud de Pedido de Servicios Comerciales. 25.- Procedimiento para Realizar Pedido de Servicios Profesionales. 26.- Procedimiento para Elaborar los Indicadores de Gestión del Departamento.


Procedimiento para Solicitar Mantenimiento de Vehículos


CONCLUSIONES Del trabajo realizado en el Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional, se pudo concluir lo siguiente: 1.- El Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional no cuenta con un manual que facilite la realización de las actividades administrativas desarrolladas dentro del mismo. 2.- La elaboración del Manual de Procedimientos Administrativos del Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional contribuirá significativamente en la optimización de las actividades y a su vez, permitirá escalar un paso en el proceso de normalización implementado por EDELCA.


CONCLUSIONES 3.- En este manual de procedimientos administrativos se encuentran desarrolladas las actividades realizadas con mayor frecuencia en el Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional y que son parte indispensable de las funciones destinadas a garantizar el desenvolvimiento eficaz de las actividades de mantenimiento. 4.- El manual de procedimientos administrativos facilitará el adiestramiento del personal que labora dentro del departamento y los nuevos ingresos.


RECOMENDACIONES En base a las conclusiones obtenidas, se plantean las siguientes recomendaciones: 1.- Implementar a la brevedad posible, el Manual de Procedimientos Administrativos en el Departamento de Protecciones, Supervisión y Control de Transmisión Regional para garantizar la correcta ejecución de las actividades. 2.- Mantener el manual de procedimientos administrativos en un lugar estratégico.


3.- Actualizar continuamente los procedimientos en la medida en que se vean afectados, debido a su evolución y de acuerdo a la Norma COVENIN ISO 9001:2000. 4.- Los supervisores deben velar para que el personal del departamento haga uso del manual de procedimientos administrativos actualizado. RECOMENDACIONES