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Manual de procedimientos para la organización de procesos administrativos de la empresa CIPCA






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Organización Archivos RESUMEN La realización de este estudio permitió dar soluciones para mejorar las labores desempeñadas en el departamento administrativo de la empresa CIPCA, donde, la detección de ciertas fallas como: falta de organización de los documentos digitales, retrasos, desconocimiento de funciones y pérdidas de tiempo, condujeron, principalmente, a la elaboración de un manual de procedimientos para evidenciar la organización de la documentación y el diseño de formatos para estandarizar sus procesos administrativos, determinándose así, la situación actual del área y los procedimientos mediante observaciones directas, entrevistas no estructuradas y con el uso de gráficos y esquemas; además, este proyecto está desarrollado bajo las condiciones de investigación de diseño no experimental de tipo descriptiva, sirviendo como una herramienta útil para que el personal administrativo oriente de manera precisa y controlada todas las actividades que realicen hacia la obtención de las metas de toda la organización, garantizando por su parte, un incremento en la operatividad y eficiencia de la misma. Carpetas Manual Documentos

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En la empresa Consultora de Ingeniería Peñalver, se encuentran en pro de la ejecución de planes para el aseguramiento de la calidad, y en mejoramiento continuo de sus procesos, para atender eficazmente las necesidades y expectativas de sus usuarios o beneficiarios tanto externos como internos, es por ello que se evidencia la importancia de la realización de manuales como un mecanismo de planificación idóneo y expedito para orientar el rumbo de sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos institucionales, además que contribuye a la creación de lineamientos y descripción de procedimientos para guiar a sus trabajadores a la hora de realizar sus trabajos.   Por consiguiente, se presenta este trabajo, el cual tiene como meta la elaboración de un manual de procedimientos para la organización de los procesos administrativos que se realizan en la empresa CIPCA, determinándose así, la situación actual de los procedimientos mediante observaciones y entrevistas hechas al personal, principalmente, detectando las causas primordiales que generan inconvenientes en los procedimientos y diseñando formatos con la utilización del programa Microsoft Excel.   INTRODUCCIÓN

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CAPÍTULO I EL PROBLEMA (Gp:) Antecedentes (Gp:) El personal que desempeña la función administrativa ha sido reemplazado en varias oportunidades, lo que ha propiciado que cada quien agregue un estilo diferente al momento de ejecutar sus tareas. La responsabilidad de capacitar y guiar a este personal se asienta en la gerencia, donde deben ocuparse de asuntos altamente estratégicos para garantizar la productividad y el rendimiento de la empresa en el tiempo, resultando contraproducente cuando ocurren cambios constante del personal de administración. Incluso, se observa que la información no está archivada en el mismo orden específico, al igual que se encuentra información duplicada o redundante. Por lo expuesto, se considera que el tiempo invertido por el personal para realizar las labores asignadas y los esfuerzos que deben hacer los encargados para adiestrarlos deben reducirse, además de estandarizar las labores. (Gp:) Problemática (Gp:) La carencia de lineamientos y pasos para la ejecución de actividades inherentes al departamento administrativo de la empresa CIPCA.

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(Gp:) Posibles Causas (Gp:) Políticas de mejora continua de la empresa orientadas sólo a la parte de producción. Falta de identificación y caracterización de las deficiencias de esta área. Desconocimiento de operaciones de trabajos inherentes a las actividades administrativas por parte del personal de esta área. Falta de relación de la administración con las políticas y filosofía de la empresa. Falta de supervisión de las actividades que se ejecutan en los procedimientos de trabajo. No se ha invertido el suficiente tiempo, recursos y esfuerzos en detectar y solventar fallas puntuales en el departamento. Desconocimiento de normativas y legislación existente en materia del trabajo. (Gp:) Posibles Consecuencias (Gp:) Desconocimiento por parte del personal administrativo de cómo realizar las actividades asignadas. Falta de organización y orden en la recopilación de documentos de los archivos digitales de la empresa. Desconocimiento de cómo organizar y clasificar la información. Retrasos, demoras y pérdidas de tiempo al realizar labores administrativas. Insatisfacción por parte de la gerencia al no recibir los resultados esperados. Sanciones monetarias por incumplimiento a tiempo de pagos, por no ser gestionados en el debido momento. Extravíos, o de lo contrario, duplicación de información.

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Posibles Consecuencias Errores e irregularidades al llenar ciertos formatos administrativos. Personalización en la ejecución y recopilación de actividades. Inseguridades y desmotivación del personal. Pronóstico De seguir así, pudiera afectar el rendimiento económico de la organización, incurriendo en costos excesivos y graves pérdidas de tiempo, incluyendo en este punto, la inversión de muchas horas hombre para la orientación de los nuevos trabajadores que desempeñen funciones de la administración y gerencia. Objetivo General Elaborar un manual de procedimientos para la organización de procesos administrativos de la empresa CIPCA.

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Objetivos Específicos Diagnosticar la situación actual del manejo de la información y de las actividades ejecutadas en el área administrativa de la empresa. Determinar los procedimientos empleados para organizar y archivar la información digitalmente, de esta manera poder proponer los aspectos que puedan mejorarse en los mismos. Diseñar formatos y planillas para la mejora continua de los procesos administrativos, los cuales, serán descritos en dicho manual. Codificar los formatos de documentos y las carpetas, los cuales serán los elementos explicados en el manual de procedimientos. Definir las relaciones y dependencias entre los diferentes documentos para tomarlo como referencia entre las especificaciones del manual. Normalizar cada una de las actividades que forman parte del proceso administrativo para su posterior regulación y control. Estructurar el manual de procedimientos para el manejo de los documentos, formatos y carpetas pertenecientes al área administrativa de la empresa CIPCA.

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(Gp:) Justificación (Gp:) La importancia del manual de procedimientos para los procesos administrativos de CIPCA radica en la instrucción que el mismo brindará al lector, brindando conocimiento exacto de los pasos que deben seguir para ejecutar de forma adecuada y oportuna las actividades encomendadas, garantizando mejores inversiones de tiempo tanto para el personal encargado como para la directiva. Esta investigación también podrá dar lugar al surgimiento y evaluación de otros procedimientos, pudiendo constituir un antecedente para otras investigaciones relacionadas con el tema. (Gp:) Alcance (Gp:) La investigación se orienta al desarrollo de un manual de procedimientos para la organizar y estandarizar las acciones llevadas a cabo en el manejo de los documentos y procesos administrativos de la empresa CIPCA, en el área de administración y gerencia.   Su validez perdurará hasta que ocurran cambios significativos en la gestión administrativa de la empresa o hasta que las leyes de este país propicien su expiración.

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CAPÍTULO II MARCO DE REFERENCIA La Consultora de Ingeniería Peñalver CIPCA, se ha encargado de proporcionar un servicio basado en soluciones profesionales de ingeniería básica, de detalles, simulación y modelación, así como consultoría y capacitación de los mismos.   La empresa inicia sus actividades en Puerto Ordaz para enero del año 2003, con clientes como la Siderúrgica del Orinoco (SIDOR), llevando a cabo el desarrollo de proyectos multidisciplinarios de ingeniería. Desarrolla su Ingeniería con el uso de tecnología computacional con el software Ansys Workbench y sus aplicaciones en diversas áreas de la industria nacional como son aplicaciones en diseños mecánicos, estructuras metálicas, equipos de perforación para la industria petrolera, grúas, desarrollo de reingeniería, entre otros. Además la empresa ofrece programas de formación profesional con ese y otros softwares como Autodesk Inventor, de Modelación 3D, necesarias para la formación de nuevos ingenieros.

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Misión CIPCA, tiene como misión "Suministrar servicios de Ingeniería de Calidad, a los mejores Costos, con los más altos niveles de eficiencia y confiabilidad, para satisfacer las necesidades de todos nuestros clientes, cumpliendo las perspectivas de nuestro personal y los objetivos de la empresa". Visión "Ser una Empresa líder, a nivel Nacional e Internacional, en la oferta de Servicios de Ingeniería, Proyectos Industriales, Consultoría y Capacitación; promoviendo el desarrollo endógeno del país a través de la integración multidisciplinaria de empresas Venezolanas, cumpliendo siempre con los Estándares de Calidad, Seguridad, Higiene y Medio Ambiente,  aportando el mayor valor agregado nacional posible".

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(Gp:) Analistas (Gp:) Jefe de RRHH Estructura Organizativa

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  Descripción del trabajo asignado El manual a realizar, incluirá la descripción de la organización general y uso de las carpetas, documentos y formatos actividades utilizados por la asistencia administrativa de la Consultora de Ingeniería Peñalver.  El trabajo asignado se basa en la realización de mejoras para la ejecución de procesos administrativos, principalmente concernientes al manejo de formatos e información digitalizada, así como la elaboración de una guía que especifique los pasos de acciones para el control de parte de esta gestión administrativa, en cuanto al asentamiento de datos de razones sociales, ingresos, egresos, nómina, movimientos bancarios, flujo de dinero, detectar cuánto recibe la empresa por sus ventas y entregar un programa de pagos a proveedores o cuentas por pagar, evaluar a la brevedad posible, el origen de todo el dinero que ingresa a la empresa y programar todo lo que se debe pagar.

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Descripción de Procedimientos El personal que labora en la asistencia administrativa de la Consultora de Ingeniería Peñalver, lleva a cabo una serie de procedimientos de trabajo que incluyen las responsabilidades que serán mencionadas a continuación:

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Bases Teóricas Manuales   Son documentos detallados y sistemáticos que indican las actividades a ser cumplidas por la organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea, de manera conjunta o separada. Según Alonzo (1988), "Son libros organizados para promover un mejor entendimiento de políticas, prácticas y procedimientos administrativos; su propósito es el de suministrar un pronunciamiento actualizado, conciso y claro de la función exacta de cada fase del negocio de la empresa". Manual de Procedimientos Es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

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Ventajas de los Manuales de Procedimientos Aumentan la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Ayudan a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Construyen una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. Determinan en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilitan las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación. Permiten conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Permiten que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

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CAPÍTULO III ASPECTOS PROCEDIMENTAL (Gp:) Investigación descriptiva, pues el estudio permite analizar y caracterizar cada etapa que conformará el proceso en cuestión, además de describir el comportamiento de las actividades que deba ejecutar el personal administrativo próximo a ingresar en la empresa y los sucesivos, permitiendo así establecer el camino óptimo para realizar cada una de las diligencias necesarias. (Gp:) La población de esta investigación está constituida por los procedimientos que dan origen a la gestión administrativa de la Consultora de Ingeniería Peñalver, desde la etapa de planificación, seguido de las actividades inmersas en las etapas de gestión y ejecución, y finalmente las actividades o procedimientos a realizarse en una última etapa de evaluación de los resultados. (Gp:) “Investigación de Campo”, pues la recolección de los datos necesarios para este estudio fueron recolectados directamente del lugar donde ocurren los hechos, es decir, se obtiene al presente y directamente en el sitio donde es generada, es decir, en el área administrativa de la Consultora de Ingeniería Peñalver.

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(Gp:) Actividad 1: Diagnóstico de la situación actual (Gp:) Se realizaron observaciones y se pudo conocer el área a estudiar (departamento administrativo), obteniendo información valiosa sobre el manejo de la información y de las actividades que allí se ejecutan, puesto que existe una participación directa con el medio afectado. Actividades Ejecutadas (Gp:) Actividad 2: Análisis e Interpretación de datos mediante entrevistas (Gp:) Se efectuaron entrevistas personales y no estructuradas con el fin de conocer más a fondo las funciones cotidianas administrativos. Las entrevistas son producidas con la finalidad de obtener respuestas relacionadas con el problema en estudio. Las mismas, son de tipo no estructuradas, hechas con poca planificación, pero cumpliendo con el objetivo de conocer la opinión de las personas involucradas en el proceso, es decir, al personal de la asistencia administrativa y directamente al gerente general de la organización.

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(Gp:) Actividad 3: Recabar información técnica (Gp:) Se hizo una revisión bibliográfica y análisis documental, con la información que proporcionó la empresa, lo que permitió mejorar el proceso de diagnóstico y recolección de la información. La revisión documental es una técnica consiste en recopilar materiales bibliográficos e información relacionada con la investigación, facilitados por la empresa o por medios propios, para ello se procedió a realizar una revisión y extracción de datos a partir de: trabajos de investigación ya realizados en CIPCA, manual de procedimientos generales con el cual cuenta la empresa, los formatos de los procesos administrativos, así como los documentos y carpetas de información relevante interno de la empresa, además, las normas ISO 9000:2000, el Fidias G. Arias “El Proyecto de Investigación”, algunas leyes venezolanas como La Ley Orgánica del Trabajo, así como también, fuentes electrónicas. El internet destacó como uno de los instrumentos o medio de comunicación más utilizado en el análisis documental para la recopilación de información en los temas desarrollados en el presente estudio.

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Actividad 4: clasificación de las diferentes carpetas de documentos y archivos de documentos digitales de la administración Se dio inicio a la actividad de clasificar los diferentes tipos de carpetas y documentos utilizados por la administración de la empresa para facilitar su manejo. Estuvo involucrado la utilización de fuentes primarias y secundarias; obtenidas a través de la Gerencia General de dicha empresa, se emplearon métodos de análisis cuantitativos, cualitativos y estadísticos para la obtención de los resultados, para ello se imprimieron los documentos por lo que se requirió el uso de una impresora, hojas, pen drive, y programas vitales de Microsoft Office como Power Point y Excel para visualización e impresión de los diferentes tipos documentos y armar una especia de rompecabezas. Para facilitar la clasificación de los documentos de forma clara, lógica y racional, así como para determinar las relaciones y dependencias entre los mismos se utilizó tablas, tomando como referencia elementos involucrados como los códigos. (Gp:) Actividad 5: Diseño de formatos y planillas (Gp:) Se modificaron los formatos e instrumentos utilizados para los procesos administrativos de la empresa y se elaboraron formatos nuevos más acordes y actuales a lo demandante, los cuales, serán descritos en dicho manual.

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(Gp:) Actividad 6: Redacción de metodologías del manual (Gp:) Se determinaron los métodos empleados para organizar y archivar la información, de esta manera se propusieron los aspectos que puedan mejorarse en los mismos. Se establecieron propuestas para la estandarizaron de los procedimientos involucrados en este trabajo, para ejecutar las actividades administrativas de CIPCA. A demás, se realizó una observación cualitativa en el área de trabajo, con el fin, de captar directamente el proceso y las actividades realizadas en el departamento, lo cual permitirá identificar las deficiencias y fortalezas, uso de instrumentos y técnicas en lo que a la asistencia administrativa respecta. (Gp:) Actividad 8: Elaboración final del manual (Gp:) Después de haber recolectado la información necesaria para la realización del manual, se procedió al diseño del mismo, tomando en cuenta una serie de aspectos imprescindible para el logro del instrumento adecuado a las necesidades de cada empresa sea pública o privada, entre los cuales esta: el tamaño del formato a seleccionar,  la redacción del manual, clara y sencilla, y, la técnica de codificación. (Gp:) Actividad 7: Diagramas, tablas e imágenes (Gp:) Se elaboraron diagramas de flujo de proceso y otros diagramas para esquematizar la utilización, relación y dependencia de formatos y así incorporarlos al manual. Se muestran también, imágenes de capturas de pantalla de formatos y planillas que revelan en dicho manual su utilización, métodos y procedimientos de manera analítica.

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CAPÍTULO IV RESULTADOS Del análisis e interpretación de la situación actual Por medio de las observaciones y entrevistas realizadas al personal que interviene directamente en las actividades de administración se pudo determinar que la base informativa que proporciona el departamento de Gerencia, permite al departamento Administrativo realizar eficientemente o no las labores principales concerniente al manejo de los ingresos, egresos y nómina. Por otra parte, el contacto directo y continuo entre la asistencia administrativa y los planes de comercialización proporciona a este último departamento una valiosa información, para la elaboración y ejecución de sus planes estratégicos de acción, es por esa razón, que la asistencia administrativa de CIPCA debe responder de manera más efectiva cumpliendo con sus objetivos en el menor tiempo posible de entrega. Es decir se establece un circuito informativo permanente entre la Gerencia, la Administración y el departamento de Comercialización y Mercadeo, en este mismo contexto, se pudo visualizar y describir en el diario de actividades como se ejecutaban los procedimientos de trabajo, el tipo de procedimiento o sea, la secuencia en la ejecución de las actividades, su duración, los profesionales encargados de realizarlas y los inconvenientes que más frecuentes que se presentan como desorden en las actividades, demoras, duplicidad de las funciones, entre otras.

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Organización de las carpetas digitales de la administración y de sus archivos internos.   La carpeta de la empresa, destinada para estos propósitos se encuentra ubicada en Mis Documentos y lleva la siguiente denominación: 02-ADMINISTRACION Y FINANZAS. Segunda carpeta, que responde a una secuencia numérica de carpetas para diferentes designios en la organización. Los nombres en mayúscula de las carpetas se usan para enfatizar que contienen información relevante o archivos considerados como Sistemas de base de datos, vital para la administración y gerencia. Dentro de 02-ADMINISTRACION Y FINANZAS se puede visualizar cómo se distribuyen las c arpetas de documentos estructurados así:

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Elaboración de formatos y planillas para la administración de la empresa. Mediante la recopilación de información técnica, se pudieron elaborar ciertos formatos y planillas, adaptados a los parámetros de la organización, elaborados en el programa de Microsoft Office Excel, los cuales, pasan a ser parte de los archivos de documentos que estarán contenidos dentro de las carpetas digitales de la administración de la empresa, que según su codificación, lleva por nombre: 02-ADMINISTRACION Y FINANZAS. Los formatos diseñados, así como los formatos mejorados de los actualmente existentes en la empresa, se mencionan a continuación: Cálculo de Pago de Nómina. Calculo de Prestaciones Sociales y Beneficios Laborales. Comprobantes de egresos e Ingresos. Modelo de Factura CIPCA. Caja Chica. Disponibilidad Bancaria. Conciliaciones Bancarias. Libro de Compras. Libro de Ventas. Ingresos totales del año. Egresos totales del año. Gestión de Nómina.

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Codificación de las carpetas y de los archivos que forman parte de todos los documentos de la administración.   La técnica de codificación incluye el estilo alfabético, numérico y alfanumérico. La codificación se hizo desde el punto de vista más externo, es decir, decir la organización de las carpetas, puesto que la codificación de los diferentes archivos de documentos dentro de una determinada carpeta, incluirá en su nomenclatura descripción referente a su ubicación. Codificación de carpetas de archivos digitales de la administración de CIPCA De donde: CIP: Iniciales del nombre de la Empresa. AYF: Iniciales de la carpeta (Administración y Finanzas). 00: Secuencia para enumerar todas las carpetas. Es importante resaltar que cada una debe tener un número diferente. Descripción: Nombre de la carpeta, que da referencia su contenido.

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CONCLUSIONES Las dependencias que se detectaron y que interactúan con el departamento administrativo son en el departamento de gerencia, quien suple a éste con información e instrucciones (entradas), y el departamento de mercadeo y comercialización, quien exige de éste información, datos e índices (salidas) para ellos planificar, coordinar y ejecutar sus planes de acción, que luego repercutirán en el departamento de producción. Se ordenaron y clasificaron las carpetas digitales que contienen los documentos de la administración. La carpeta global que almacena la información de este departamento recibe el nombre según su código con respecto a otras carpetas de documentos de la empresa, como: 02-ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. Dentro de ésta, las “subcarpetas” obedecen un orden secuencial de códigos y descripción como nombre Se determinó la organización y distribución interna que tendrán los diferentes documentos de la administración en sus carpetas digitales de la administración y finanzas, de acuerdo a factores determinantes como el tipo de documento, razón, uso frecuente, relaciones y dependencias, entre otros patrones. Todos los archivos de información administrativa responden, así como las carpetas, a un código y descripción por nombre, el cual no se repite y permite su acceso y búsqueda de manera más eficaz

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Se diseñaron nuevos formatos de documentos para la administración y que serán parte de los sistemas de gestión de esta unidad de la empresa, elaborados en el programa Microsoft Office Excel Se elaboraron diagramas y esquemas, los cuales, se encuentran incluidos en el manual, para una mejor apreciación de los procedimientos administrativos La realización del manual de procedimientos, incluido como resultado de esta investigación; prevalecerá como herramienta útil y sencilla hasta que ocurran cambios y mejoras en los procedimientos, al personal de la asistencia administrativa de la empresa CIPCA para su constante revisión y uso, que permita un aseguramiento de la calidad a la hora de realizar sus labores. Se realizaron pruebas pilotos y entrevistas con el personal, previo a la entrega final del manual, tanto en la empresa, como para con la universidad, en donde se puntualizaron detalles finales y se experimentó su uso con el personal administrativo y gerencial.

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Implementar los procedimientos propuestos . Difundir los resultados de esta investigación a todo el equipo. El manual de procedimientos debe estar disponible, de tal forma que pueda ser consultado en cualquier momento por el personal encargado de la administración. Pueden realizarse campañas para que los empleados de la asistencia administrativa y demás miembros involucrados de la organización se familiaricen con el manual y valoren el contenido del mismo. Utilizar el manual en la capacitación del personal de nuevo ingreso en la unidad administrativa. Mantener siempre actualizado según los cambios que vayan surgiendo en la unidad administrativa. Los responsables del manual de procedimientos deben vigilar el fiel cumplimiento del mismo. Realizar seguimiento constante a la utilización de los instrumentos para recabar toda la información carente en el manual, como tiempos de ejecución de actividades, etc. Es recomendable que los futuros manuales que se elaboren en la asistencia administrativa y demás departamentos de la organización se hagan bajo el sistema de gestión de la calidad planteados en las normas ISO 9000. RECOMENDACIONES

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ANEXOS Anexo A: Pago de Nómina

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Anexo B: Conciliación Bancaria

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Anexo C: Cálculo de prestaciones sociales y beneficios laborales

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Anexo D: Factura CIPCA

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Gracias por su atención!!

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Autora: Giselle Gómez C.I: 18.667.985 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PRÁCTICA PROFESIONAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA CIPCA. Puerto Ordaz, Julio de 2011. Autora: Giselle Gómez Tutor académico: MSc. Ing. Iván Turmero

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