Diseño de un modelo automatizado para el control de la gestión administrativa
TRABAJO DE GRADO DISEÑO DE UN MODELO AUTOMATIZADO PARA EL
CONTROL DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS DE SERVICIOS Por: Lic. Yvenny
G. Bello Ciudad Guayana, Octubre 2004
INTRODUCCIÓN El escrito que a continuación se
presenta se encuentra estructurado de la siguiente forma: En el
Capítulo 1: se expone el planteamiento del problema, el
objetivo de la investigación, su justificación,
entre otros. En el Capítulo 2: se presenta el marco
referencial y conceptual que sustenta a la investigación,
así como los antecedentes de la misma. En el
Capítulo 3: se muestra la orientación
metodológica que se siguió para realizar este
estudio.
En el Capítulo 5: se presenta el diseño del modelo
automatizado para el control de la gestión administrativa
del Departamento Administración de Contratos de Servicios
de CVG EDELCA. INTRODUCCIÓN En el Capítulo 4: se
exponen y analizan los resultados. Finalmente se presentan las
conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas
y algunos anexos.
EL PROBLEMA En el Departamento Administración de Contratos
de CVG EDELCA se requiere, construir un mecanismo de control de
gestión, para el monitoreo y control de los procesos,
acciones, estrategias y proyectos emprendidos o realizados por
este Departamento. Por lo que se propone el diseño de un
Modelo Automatizado para llevar a cabo el control de la
gestión administrativa del Departamento.
OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar un modelo automatizado
para el control de la gestión administrativa y operativa
del Departamento Administración de Contratos de Servicios
con la finalidad de servir de aporte al mejoramiento continuo de
la gestión global del departamento y en base a los
lineamientos establecidos en el modelo de gestión Norma
CVG de Excelencia.
OBJETIVOS OBJETIVO ESPECÍFICOS (Gp:) Recopilar la
información concerniente a los indicadores de
gestión del Departamento. (Gp:) Investigar cómo se
lleva a cabo el control de Gestión actual en el
Departamento Administración de Contratos de Servicios.
(Gp:) Elaborar definición de requerimientos.
OBJETIVOS OBJETIVO ESPECÍFICOS (Gp:) Elaborar un algoritmo
en función de los requerimientos. (Gp:) Elaborar programa,
a través de un manejador de base de datos.
MARCO TEÓRICO REVISIÓN DE LA LITERATURA En 2001,
BELLO2 desarrolló un modelo algorítmico para el
cálculo de Escalaciones en los contratos de servicios
– caso práctico, servicio de mantenimiento y
operación del Club Macagua en Edelca.
LA EMPRESA C.V.G. ELECTRIFICACIÓN DEL CARONÍ, C.A.,
es una empresa encaminada hacia el logro de la excelencia
organizacional y estructural; es líder en la
prestación del servicio eléctrico y tiene la meta
de obtener altos índices de calidad y un elevado margen de
confiabilidad, rentabilidad y eficiencia.
MARCO TEÓRICO DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DE
CONTRATOS DE SERVICIOS El objetivo de este Departamento es:
“Coordinar las acciones tendientes a planificar, programar,
ejecutar, evaluar y seguir las actividades que rigen los procesos
asociados a la gestión de administración de
Contratos de servicios en el ámbito de la región.
Guayana”.
EL CONTROL DE GESTIÓN MARCO TEÓRICO (Gp:) El
Control de Gestión no es más que un proceso en el
cual los líderes de una organización aseguran la
obtención de recursos y su óptima
utilización para el logro de los objetivos.
Para ROSEMBERG, (1996), el control de gestión
administrativo es: MARCO TEÓRICO (Gp:) “Un proceso
que utilizan los directivos para influir sobre las actividades,
los acontecimientos y las fuerza de la organización, para
propiciar que los objetivos que se han marcado y las tareas que
han repartido se ejecutan de acuerdo con los requerimientos,
planes o programas de la organización.
Para AMAT (1992)4, el Control de Gestión es: MARCO
TEÓRICO (Gp:) "… el conjunto de mecanismos que puede
utilizar la dirección que permiten aumentar la
probabilidad de que el comportamiento de las personas que forman
parte de la Organización sea coherente con los objetivos
de ésta."
MARCO TEÓRICO El Control de gestión debe estar
basado en: (Gp:) Mecanismos de control relacionados tanto con
aspectos cuantificables, derivados de un presupuesto o de un
plan. (Gp:) Objetivos planteados y en sistemas de controles
específicos como control interno, de calidad, entre otros.
(Gp:) En aspectos ligados al comportamiento individual e
interpersonal.
MARCO TEÓRICO INDICADORES DE GESTIÓN (Gp:) Desde el
punto de vista del control de gestión visto como un
sistema, los indicadores de gestión son ante todo
información, utilizada por los mecanismos de control para
monitorear y ajustar las acciones que un determinado sistema,
subsistema o proceso, emprende para alcanzar El cumplimiento de
su misión, sus objetivos y sus metas.
MARCO TEÓRICO CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE
GESTIÓN Los indicadores de gestión pueden ser
clasificados de acuerdo con el mecanismo de control para el cual
obtienen información del sistema. Estos pueden ser de:
Eficiencia Eficacia Efectividad
MARCO TEÓRICO CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE
GESTIÓN Eficiencia (Gp:) Los indicadores de eficiencia son
aquellos que evalúan la relación entre los recursos
y su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o
actividades del sistema. Ejemplo: cumplimiento de la
programación establecida, nivel de desperdicio, entre
otros.
MARCO TEÓRICO CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE
GESTIÓN Eficacia Los indicadores de eficacia son aquellos
que evalúan la relación entre la salida del sistema
y el valor esperado (meta) del sistema. Ejemplo: indicadores de
calidad, de satisfacción, entre otros.
MARCO TEÓRICO CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE
GESTIÓN Los indicadores de efectividad son el resultado
del logro de la eficiencia y de la eficacia. Efectividad
MARCO TEÓRICO MODELOS Según algunos autores, un
modelo es una representación de la realidad desarrollado
con el propósito de estudiarla. En la mayoría de
los análisis no es necesario considerar todos los detalles
de la realidad, entonces, el modelo no es sólo un
sustituto de la realidad sino también una
simplificación de ella.
MARCO TEÓRICO MODELOS JACOBY (1980)14 “Un modelo es
una imitación o una representación aproximada de un
prototipo. El término prototipo suele ser usado para
significar un concepto, un objeto, un sistema o un
proceso”.
MARCO TEÓRICO (Gp:) El modelo se comporta de algún
modo como un prototipo. El término prototipo es usado
también para significar la representación de un
modelo.
MARCO TEÓRICO (Gp:) El modelaje es usado por
científicos, ingenieros, investigadores de operaciones y
gerentes para estudiar el comportamiento y operación de
prototipos diferentes. El modelo comenzó como una ayuda en
investigaciones Científicas e ingeniería de
diseño de proyectos. Actualmente aporta una gran ayuda en
el desarrollo de sistemas de control de gestión.
MARCO METODOLÓGICO TIPO DE ESTUDIO MUESTRA La muestra
estuvo basada en los datos obtenidos en el Departamento
Administración de Contratos de Servicios. (Gp:) Proyecto
factible. (Gp:) Investigación documental y de campo.
MARCO METODOLÓGICO MUESTRA
MARCO METODOLÓGICO INSTRUMENTOS (Gp:) Contratos, bases de
datos, tablas en excel, red de internet, bibliotecas y otras
fuentes. (Gp:) Paquetes computarizado stales como: Word, Excel,
Power Point y Microsoft Acces. (Gp:) Informes, planes y
demás documentos emanados del Departamento.
MARCO METODOLÓGICO PROCEDIMIENTO (Gp:) Recopilar la
información concerniente a los indicadores de
gestión del Departamento. (Gp:) Investigar cómo se
lleva a cabo el control de Gestión actual del
Departamento. (Gp:) Definir los requerimientos del Sistema. (Gp:)
Elaborar el algoritmo en función de los requerimientos.
(Gp:) Elaborar el programa, a través de un manejador de
base de datos.
DISEÑO DEL MODELO
MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
GC
MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
GC
MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
GC
MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
GC
MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
GC
MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
GC
MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
GC
MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
GC
MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
GC
MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
GC
MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
GC
MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
GC
MODELO GC PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL
DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS DE
SERVICIOS
CONCLUSIONES Dados los resultados obtenidos en este estudio se
puede constatar que: (Gp:) Se determinó que actualmente en
el Departamento de Administración de Contratos, la
información relacionada con el control de gestión
se maneja a través de tablas en Excel. (Gp:) Se
encontró que a los Administradores de Contratos se les
dificulta llenar y manejar gran cantidad de tablas y formularios
en Excel, debido a la gran carga de trabajo que poseen. (Gp:) Los
indicadores de gestión manejados en el Departamento son de
eficacia, eficiencia y efectividad. No se han definido aún
indicadores de calidad ni de productividad.
CONCLUSIONES (Gp:) La propuesta de un modelo automatizado para el
control de gestión en el Departamento de
Administración de Contratos agilizaría el mecanismo
de control de gestión llevado a cabo en dicho
Departamento. (Gp:) La finalidad perseguida a través de la
elaboración del modelo automatizado, el cual
resultó en el desarrollo del Sistema Gestión de
Contratos es el control efectivo de la gestión del
Departamento Administración de Contratos de Servios y
facilitar la toma de decisiones a nivel gerencial.
CONCLUSIONES (Gp:) Se lograron los objetivos propuestos, que
precisaban la elaboración de un modelo automatizado para
llevar a cabo el control de gestión en el Departamento
Administración de Contratos de Servicios.
RECOMENDACIONES (Gp:) En virtud del proceso de mejoramiento
continuo en el cual está sumergida CVG EDELCA, lo cual la
impulsa hacia la búsqueda de la excelencia organizacional
mejorando sus procesos y controlando a cabalidad su
gestión, utilizando los mecanismos de información y
análisis, y aprovechando los beneficios de la
informática como herramienta que produce mecanismos para
el control de gestión, a través del diseño
de modelos, se propuso esta investigación
lográndose los objetivos propuestos. Es por ello que a
continuación se realizan las siguientes recomendaciones:
(Gp:) Es oportuno considerar el modelo automatizado: Sistema de
Gestión de Contratos GC, desarrollado en esta
investigación para llevar a cabo el control de
gestión en el Departamento Administración de
Contratos de Servicios.
RECOMENDACIONES (Gp:) Se recomienda acudir a la unidad de
Telemática a fin de solicitar los servicios de sus
expertos en programación, para traducir este modelo en
lenguaje Oracle, el cual es el manejado actualmente en la
plataforma informática de CVG EDELCA. (Gp:) Además
se recomienda que se realice posteriormente una interfaz de este
programa con el sistema SAP/R3, a fin de alimentar el programa
con la información contenida en SAP. (Gp:) Se sugiere que
este sistema pueda ser utilizado, a través de la red, para
que todos los Administradores de Contratos puedan acceder a la
información allí contenida.
RECOMENDACIONES (Gp:) Se recomienda el máximo
aprovechamiento de esta herramienta y su oportunidad de ser
mejorado, a fin de que además de facilitar el control de
gestión del Departamento pueda servir como un mecanismo
veraz para la toma de decisiones.
“Confía de todo corazón en el Señor y
no en tu propia inteligencia. Ten presente al Señor en
todo lo que hagas, y él te llevará por el camino
recto. No te creas demasiado sabio; honra al Señor y
apártate del mal: ¡esa es la mejor medicina para
fortalecer tu cuerpo!” Libro de Proverbios de
Salomón 3:5-8 (DHH).
MUCHAS GRACIAS Por: Lic. Yvenny G. Bello Ciudad Guayana, Octubre
2004