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Diseño de un modelo automatizado para el control de la gestión administrativa



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    TRABAJO DE GRADO DISEÑO DE UN MODELO AUTOMATIZADO PARA EL
    CONTROL DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO
    ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS DE SERVICIOS Por: Lic. Yvenny
    G. Bello Ciudad Guayana, Octubre 2004

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    INTRODUCCIÓN El escrito que a continuación se
    presenta se encuentra estructurado de la siguiente forma: En el
    Capítulo 1: se expone el planteamiento del problema, el
    objetivo de la investigación, su justificación,
    entre otros. En el Capítulo 2: se presenta el marco
    referencial y conceptual que sustenta a la investigación,
    así como los antecedentes de la misma. En el
    Capítulo 3: se muestra la orientación
    metodológica que se siguió para realizar este
    estudio.

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    En el Capítulo 5: se presenta el diseño del modelo
    automatizado para el control de la gestión administrativa
    del Departamento Administración de Contratos de Servicios
    de CVG EDELCA. INTRODUCCIÓN En el Capítulo 4: se
    exponen y analizan los resultados. Finalmente se presentan las
    conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas
    y algunos anexos.

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    EL PROBLEMA En el Departamento Administración de Contratos
    de CVG EDELCA se requiere, construir un mecanismo de control de
    gestión, para el monitoreo y control de los procesos,
    acciones, estrategias y proyectos emprendidos o realizados por
    este Departamento. Por lo que se propone el diseño de un
    Modelo Automatizado para llevar a cabo el control de la
    gestión administrativa del Departamento.

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    OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar un modelo automatizado
    para el control de la gestión administrativa y operativa
    del Departamento Administración de Contratos de Servicios
    con la finalidad de servir de aporte al mejoramiento continuo de
    la gestión global del departamento y en base a los
    lineamientos establecidos en el modelo de gestión Norma
    CVG de Excelencia.

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    OBJETIVOS OBJETIVO ESPECÍFICOS (Gp:) Recopilar la
    información concerniente a los indicadores de
    gestión del Departamento. (Gp:) Investigar cómo se
    lleva a cabo el control de Gestión actual en el
    Departamento Administración de Contratos de Servicios.
    (Gp:) Elaborar definición de requerimientos.

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    OBJETIVOS OBJETIVO ESPECÍFICOS (Gp:) Elaborar un algoritmo
    en función de los requerimientos. (Gp:) Elaborar programa,
    a través de un manejador de base de datos.

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    MARCO TEÓRICO REVISIÓN DE LA LITERATURA En 2001,
    BELLO2 desarrolló un modelo algorítmico para el
    cálculo de Escalaciones en los contratos de servicios
    – caso práctico, servicio de mantenimiento y
    operación del Club Macagua en Edelca.

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    LA EMPRESA C.V.G. ELECTRIFICACIÓN DEL CARONÍ, C.A.,
    es una empresa encaminada hacia el logro de la excelencia
    organizacional y estructural; es líder en la
    prestación del servicio eléctrico y tiene la meta
    de obtener altos índices de calidad y un elevado margen de
    confiabilidad, rentabilidad y eficiencia.

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    MARCO TEÓRICO DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DE
    CONTRATOS DE SERVICIOS El objetivo de este Departamento es:
    “Coordinar las acciones tendientes a planificar, programar,
    ejecutar, evaluar y seguir las actividades que rigen los procesos
    asociados a la gestión de administración de
    Contratos de servicios en el ámbito de la región.
    Guayana”.

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    EL CONTROL DE GESTIÓN MARCO TEÓRICO (Gp:) El
    Control de Gestión no es más que un proceso en el
    cual los líderes de una organización aseguran la
    obtención de recursos y su óptima
    utilización para el logro de los objetivos.

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    Para ROSEMBERG, (1996), el control de gestión
    administrativo es: MARCO TEÓRICO (Gp:) “Un proceso
    que utilizan los directivos para influir sobre las actividades,
    los acontecimientos y las fuerza de la organización, para
    propiciar que los objetivos que se han marcado y las tareas que
    han repartido se ejecutan de acuerdo con los requerimientos,
    planes o programas de la organización.

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    Para AMAT (1992)4, el Control de Gestión es: MARCO
    TEÓRICO (Gp:) "… el conjunto de mecanismos que puede
    utilizar la dirección que permiten aumentar la
    probabilidad de que el comportamiento de las personas que forman
    parte de la Organización sea coherente con los objetivos
    de ésta."

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    MARCO TEÓRICO El Control de gestión debe estar
    basado en: (Gp:) Mecanismos de control relacionados tanto con
    aspectos cuantificables, derivados de un presupuesto o de un
    plan. (Gp:) Objetivos planteados y en sistemas de controles
    específicos como control interno, de calidad, entre otros.
    (Gp:) En aspectos ligados al comportamiento individual e
    interpersonal.

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    MARCO TEÓRICO INDICADORES DE GESTIÓN (Gp:) Desde el
    punto de vista del control de gestión visto como un
    sistema, los indicadores de gestión son ante todo
    información, utilizada por los mecanismos de control para
    monitorear y ajustar las acciones que un determinado sistema,
    subsistema o proceso, emprende para alcanzar El cumplimiento de
    su misión, sus objetivos y sus metas.

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    MARCO TEÓRICO CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE
    GESTIÓN Los indicadores de gestión pueden ser
    clasificados de acuerdo con el mecanismo de control para el cual
    obtienen información del sistema. Estos pueden ser de:
    Eficiencia Eficacia Efectividad

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    MARCO TEÓRICO CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE
    GESTIÓN Eficiencia (Gp:) Los indicadores de eficiencia son
    aquellos que evalúan la relación entre los recursos
    y su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o
    actividades del sistema. Ejemplo: cumplimiento de la
    programación establecida, nivel de desperdicio, entre
    otros.

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    MARCO TEÓRICO CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE
    GESTIÓN Eficacia Los indicadores de eficacia son aquellos
    que evalúan la relación entre la salida del sistema
    y el valor esperado (meta) del sistema. Ejemplo: indicadores de
    calidad, de satisfacción, entre otros.

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    MARCO TEÓRICO CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE
    GESTIÓN Los indicadores de efectividad son el resultado
    del logro de la eficiencia y de la eficacia. Efectividad

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    MARCO TEÓRICO MODELOS Según algunos autores, un
    modelo es una representación de la realidad desarrollado
    con el propósito de estudiarla. En la mayoría de
    los análisis no es necesario considerar todos los detalles
    de la realidad, entonces, el modelo no es sólo un
    sustituto de la realidad sino también una
    simplificación de ella.

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    MARCO TEÓRICO MODELOS JACOBY (1980)14 “Un modelo es
    una imitación o una representación aproximada de un
    prototipo. El término prototipo suele ser usado para
    significar un concepto, un objeto, un sistema o un
    proceso”.

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    MARCO TEÓRICO (Gp:) El modelo se comporta de algún
    modo como un prototipo. El término prototipo es usado
    también para significar la representación de un
    modelo.

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    MARCO TEÓRICO (Gp:) El modelaje es usado por
    científicos, ingenieros, investigadores de operaciones y
    gerentes para estudiar el comportamiento y operación de
    prototipos diferentes. El modelo comenzó como una ayuda en
    investigaciones Científicas e ingeniería de
    diseño de proyectos. Actualmente aporta una gran ayuda en
    el desarrollo de sistemas de control de gestión.

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    MARCO METODOLÓGICO TIPO DE ESTUDIO MUESTRA La muestra
    estuvo basada en los datos obtenidos en el Departamento
    Administración de Contratos de Servicios. (Gp:) Proyecto
    factible. (Gp:) Investigación documental y de campo.

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    MARCO METODOLÓGICO MUESTRA

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    MARCO METODOLÓGICO INSTRUMENTOS (Gp:) Contratos, bases de
    datos, tablas en excel, red de internet, bibliotecas y otras
    fuentes. (Gp:) Paquetes computarizado stales como: Word, Excel,
    Power Point y Microsoft Acces. (Gp:) Informes, planes y
    demás documentos emanados del Departamento.

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    MARCO METODOLÓGICO PROCEDIMIENTO (Gp:) Recopilar la
    información concerniente a los indicadores de
    gestión del Departamento. (Gp:) Investigar cómo se
    lleva a cabo el control de Gestión actual del
    Departamento. (Gp:) Definir los requerimientos del Sistema. (Gp:)
    Elaborar el algoritmo en función de los requerimientos.
    (Gp:) Elaborar el programa, a través de un manejador de
    base de datos.

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    DISEÑO DEL MODELO

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    MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
    DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
    GC

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    DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
    GC

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    DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
    GC

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    DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
    GC

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    DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
    GC

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    DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
    GC

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    MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
    DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
    GC

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    DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
    GC

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    MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
    DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
    GC

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    DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
    GC

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    DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
    GC

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    MODELO CG PARA EL CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DEL
    DEPARTAMENTO ADMINISTRACION DE CONTRATOS DE SERVICIOS SISTEMA
    GC

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    MODELO GC PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL
    DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS DE
    SERVICIOS

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    CONCLUSIONES Dados los resultados obtenidos en este estudio se
    puede constatar que: (Gp:) Se determinó que actualmente en
    el Departamento de Administración de Contratos, la
    información relacionada con el control de gestión
    se maneja a través de tablas en Excel. (Gp:) Se
    encontró que a los Administradores de Contratos se les
    dificulta llenar y manejar gran cantidad de tablas y formularios
    en Excel, debido a la gran carga de trabajo que poseen. (Gp:) Los
    indicadores de gestión manejados en el Departamento son de
    eficacia, eficiencia y efectividad. No se han definido aún
    indicadores de calidad ni de productividad.

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    CONCLUSIONES (Gp:) La propuesta de un modelo automatizado para el
    control de gestión en el Departamento de
    Administración de Contratos agilizaría el mecanismo
    de control de gestión llevado a cabo en dicho
    Departamento. (Gp:) La finalidad perseguida a través de la
    elaboración del modelo automatizado, el cual
    resultó en el desarrollo del Sistema Gestión de
    Contratos es el control efectivo de la gestión del
    Departamento Administración de Contratos de Servios y
    facilitar la toma de decisiones a nivel gerencial.

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    CONCLUSIONES (Gp:) Se lograron los objetivos propuestos, que
    precisaban la elaboración de un modelo automatizado para
    llevar a cabo el control de gestión en el Departamento
    Administración de Contratos de Servicios.

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    RECOMENDACIONES (Gp:) En virtud del proceso de mejoramiento
    continuo en el cual está sumergida CVG EDELCA, lo cual la
    impulsa hacia la búsqueda de la excelencia organizacional
    mejorando sus procesos y controlando a cabalidad su
    gestión, utilizando los mecanismos de información y
    análisis, y aprovechando los beneficios de la
    informática como herramienta que produce mecanismos para
    el control de gestión, a través del diseño
    de modelos, se propuso esta investigación
    lográndose los objetivos propuestos. Es por ello que a
    continuación se realizan las siguientes recomendaciones:
    (Gp:) Es oportuno considerar el modelo automatizado: Sistema de
    Gestión de Contratos GC, desarrollado en esta
    investigación para llevar a cabo el control de
    gestión en el Departamento Administración de
    Contratos de Servicios.

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    RECOMENDACIONES (Gp:) Se recomienda acudir a la unidad de
    Telemática a fin de solicitar los servicios de sus
    expertos en programación, para traducir este modelo en
    lenguaje Oracle, el cual es el manejado actualmente en la
    plataforma informática de CVG EDELCA. (Gp:) Además
    se recomienda que se realice posteriormente una interfaz de este
    programa con el sistema SAP/R3, a fin de alimentar el programa
    con la información contenida en SAP. (Gp:) Se sugiere que
    este sistema pueda ser utilizado, a través de la red, para
    que todos los Administradores de Contratos puedan acceder a la
    información allí contenida.

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    RECOMENDACIONES (Gp:) Se recomienda el máximo
    aprovechamiento de esta herramienta y su oportunidad de ser
    mejorado, a fin de que además de facilitar el control de
    gestión del Departamento pueda servir como un mecanismo
    veraz para la toma de decisiones.

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    “Confía de todo corazón en el Señor y
    no en tu propia inteligencia. Ten presente al Señor en
    todo lo que hagas, y él te llevará por el camino
    recto. No te creas demasiado sabio; honra al Señor y
    apártate del mal: ¡esa es la mejor medicina para
    fortalecer tu cuerpo!” Libro de Proverbios de
    Salomón 3:5-8 (DHH).

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    MUCHAS GRACIAS Por: Lic. Yvenny G. Bello Ciudad Guayana, Octubre
    2004

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