Resumen
Las organizaciones populares deportivas de base
representan hoy en día una base fundamental para ofrecer
servicios deportivos, sin embargo es necesario contar con
estructuras bien conformadas, donde existan principios
organizativos para lograr metas que son de interés para
mejorar la capacidad de respuesta, eficiencia y eficacia en el
logro de los objetivos de estas agrupaciones; es por ello que se
diseña un modelo organizacional, que busque optimizar el
funcionamiento, a través de principios que le permitan
agrupar las tareas en departamentos, establecer canales de
comunicación permanente, asignación de
responsabilidades, obtener herramientas de seguimiento y control
de los planes operativos, que permitan ofrecer mejores servicios
y que redunde el bienestar de la comunidad como elemento
lúdico en el aprovechamiento positivo de los ratos de ocio
de sus habitantes.
Fundamentación
El presente modelo representa hoy en día una
herramienta fundamental para mejorar el proceso organizativo de
los comités de recreación y deporte de los consejos
comunales, los cuales fungen como elemento primario en el sistema
de masificación deportiva del país. La presente
propuesta está basada en un primer término de como
se concibe la organización el cual el autor está en
plena sintonía con lo que esgrime Chester, I, citado
Kreiner, R y Kinichi A (2007), en el cual la definen como un
sistema de fuerzas lógicamente coordinadas de dos o
más personas, que tienes objetivos en común,
tomando en cuenta unos patrones determinados que se sustentan en
la coordinación de esfuerzos, un objetivo en común,
división del trabajo y ejercicio de la autoridad. Asimismo
esta definición se sustenta en los principios sugeridos
por Daft, R (2002), los cuales se traducen en plantear objetivos
medibles, precisos y ejecutables, establecer lineamientos claros
en cuanto a la definición de deberes y funciones, definir
el grado de autoridad de cada persona para cumplir las metas,
establecer las diferentes líneas de comunicación
que permitan saber dónde y cómo buscar la
información necesaria para lograr cada propósito,
así como recibirla y facilitarla. Es importante resaltar
que en el modelo se establecen las actividades que llevará
a cabo el comité para cumplir sus objetivos, organizando
las tareas de acuerdo a la estructura que se plantee por
departamentos, asignándole responsabilidades a cada unidad
para delegar autoridad, supervisar y tomar decisiones claves
durante el proceso para lograr metas y por último se
establece cómo se coordinaran de abajo hacia arriba y
viceversa cada división o departamento. La estructura
organizacional se basará en los que explica este mismo
autor, en fraccionar el trabajo en un conjunto de tareas, con la
coordinación necesaria entre las mismas, para cumplir con
las metas de la organización cuidando los componentes que
se refieren a las líneas de reporte que debe cumplir cada
departamento, el agrupamiento del personal de acuerdo a su
perfil, la comunicación, coordinación y la sinergia
de los esfuerzos para obtener resultados. Desde este mismo punto
de vista se tomará para el diseño, el modelo
funcional de esta misma corriente, el cual se basa en establece
los canales específicos para el flujo de la
información, de manera que cada individuo tenga claro
cuál su nivel de autoridad y responsabilidad dentro de la
organización, las actividades similares se organizaran por
departamento y cada uno de los mismos estará comprometido
a alcanzar las metas. Su principal premisa se basa en dividir el
trabajo y especializarlo de manera tal que cada miembro ejecute
el menor número de funciones.
La estructura se basará en tres elementos
importantes:
Definición de las actividades de trabajo: Se
establecen actividades que son de relevada importancia para la
organización, para lograr sus metas.
Líneas de reporte: Se refieren a la cadena de
mando, representada con líneas verticales en el
organigrama, mostrando quien reporta a quien.
Opciones de agrupamiento departamental: Se refiere a la
responsabilidad que tiene cada departamento dentro de la
estructura y agrupar a las personas en una división con
funciones, conocimiento o habilidades similares, bajo una
coordinación departamental. Para el autor, dentro de la
estructura u organigrama, los departamentos son iguales a
divisiones y el modelo organizacional está definido como,
un sistema que orienta de manera metodológica y coordinada
los diferentes procesos y actividades de la organización
para el cumplimiento de las metas, que se verán reflejadas
en ofrecer un servicio deportivo, recreativo y de actividad
física en pro del aprovechamiento del tiempo libre de sus
pobladores y contribuir de manera efectiva en la mejora de la
calidad de vida de las personas.
Objetivos del modelo.
1- Servir de marco orientador en los procesos
organizativos que llevarán a cabo los comités
de recreación y deporte.2- Dotar de herramientas metodológicas
que permitan mejorar el proceso organizativo de los
comités de recreación y deporte.3- Mejorar el proceso organizativo de los
comités de recreación y deporte.
Etapas para el diseño del
modelo.
Para determinar el diseño del modelo se emplearan
las etapas utilizadas por Daft, el cual establece tres
dimensiones; sin embargo el autor agrega otra dimensión
que le resulta de vital importancia y que debe estar como marco
de entrada de todo proceso organizativo como lo son las
metas.
1- Meta de la organización:
Brindar un servicio deportivo, recreativo y de actividad
física a las comunidades de manera permanente y
sistemática que redunde en el mejor aprovechamiento de los
ratos de ocio de sus pobladores y contribuir al mejoramiento de
la calidad de vida de las personas.
2- Definición de las actividades de
trabajo: Contempla las funciones generales que son de
relevada importancia para cumplir las metas en el
comité de recreación y deportes, el cual va
dirigido a mejorar o implementar el servicio deportivo de la
comunidad.a- Diagnosticar las necesidades en materia de
recreación y deporte de sus habitantes.b- Diagnosticar a las personas que padecen
enfermedades o han sufrido accidentes, que pueden ser
candidatos a entrar en los programas de rehabilitación
deportiva.c- Diagnosticar la infraestructura deportiva y
los espacios que serán utilizados para las
actividades.d- Censar las organizaciones que promueven
actividades deportivas, recreativas y de actividad
física.e- Articular con las organizaciones que
promueven actividades deportivas, recreativas y de actividad
física, a fin de realizar planificaciones en conjunto
y afinar estrategias para mejorar o implementar programas
deportivos en las comunidades.f- Diseñar la planificación a
seguir durante el año, en base a las necesidades
detectadas.g- Detectar las fuentes de financiamiento
públicas y privadas.h- Diseñar los proyectos que
serán enviados a los entes financiadores, que
solucionarán los problemas detectados en el
diagnóstico.i- Hacerle seguimiento a los proyectos
introducidos en las fuentes financiadoras y esperar las
aprobaciones.j- Establecer las estrategias para divulgar en
la población las actividades que ejecutará el
comité de deporte y recreación,k- Llevar registro y seguimiento de los
participantes en las actividades deportivas y
recreativas.l- Llevar el control y seguimiento del
cumplimiento de lo planificado estipulado en los
proyectos.m- Llevar el control de los gastos apegados a
los mecanismos de rendición de cuenta establecidos por
los entes financiadores.n- Evalúa todo el proceso y los pasos
llevados a cabo, a fin de mejorar y retroalimentar el
sistema.3- Opciones de agrupamiento departamental:
Estipula las funciones que llevará a cabo cada
división de la estructura, con el objeto de dividir el
trabajo de lo general a lo específico tomando en
cuenta tareas similares con el fin de asignar
responsabilidades. La estructura va a estar dividida por
departamentos o divisiones, las cuales estarán
sustentadas en una coordinación general compuesta por
cinco divisiones, las cuales se describen a
continuación:(a) Coordinación General: Encargada de
velar por el cumplimiento de las decisiones emanadas de la
asamblea de ciudadanos y ciudadanas, vigilar el cumplimiento
de funciones de las divisiones a su cargo, tomar decisiones y
ejercer la autoridad para el cumplimiento de las
metas.
Funciones:
– Diseñar la programación anual en
conjunto con las demás divisiones en base a los
diagnósticos realizados previamente.
– Someter a consideración la programación
anual a la asamblea de ciudadadanos y ciudadanas.
– Establecer las metas a cumplir por cada
división en conjunto con los miembros de cada
departamento.
– Velar por el cumplimiento de las metas.
– Recibe y evalúa los reportes de la
división de procesos.
– Realizar los ajustes necesarios para corregir las
fallas en el cumplimiento de las metas.
– Realiza enlaces con otras organizaciones sociales de
carácter deportivo, entes gubernamentales, entes privados
y Barrio Adentro (deportivo y salud), para realizar alianzas
estratégicas a favor de las comunidades.
– Cumplir con las resoluciones emanadas de la asamblea
de ciudadanos y ciudadanas.
– Rinde cuentas de la programación ejecutada en
la asamblea de ciudadanos y ciudadanas.
– Realiza autoevaluación en relación a las
mejoras de los procesos de todos los departamentos.
– Recibe coevaluación de los demás
departamentos acerca de las mejoras de los
procedimientos.
– Realiza reuniones con los demás departamentos
acerca de las mejoras de los procesos.
(b) División de Revisión de
Procesos: Es una unidad de apoyo que vela por el cumplimiento
del ciclo en cada división, revisa los procesos que se
da en la estructura para el cumplimiento de las metas,
asesora acerca de los correctivos para retroalimentar el
sistema durante y posterior al mismo.
Funciones:
Asesora en cuanto a la elaboración del plan
operativo anual a la Coordinación General
conjuntamente con todos los departamentos.Mide de manera mensual a través de
instrumentos el cumplimiento de las metas establecidas en la
programación anual.Solicita información del incumplimiento de
las metas, reprogramación y justificación de
las mismas.Asesora en cuanto a la reprogramación y
fijación de la metas.Evalúa la ejecución física y
financiera de las metas.Solicita autoevaluación de cada
división en cuanto a mejora de los
procesos.Realizar autoevaluación en su propio
departamento en relación a las mejoras de los
procesosSolicita coevaluación de los otros
departamentos en cuanto de la mejoras de los
procedimientos.Reporta de manera mensual a la Coordinación
General informe de los procesos que se dan en cada
división.Asesora a la Coordinación General de
cómo mejorar los procesos del sistema.Envía información a lo demás
departamentos acerca de los resultados obtenidos en la auto y
coevaluación.
(c) División de Detección de
Necesidades, Diagnóstico y Financiamiento: Su papel se
fundamenta en detectar los problemas que confronta la
comunidad en materia de recreación, deporte y
actividad física, se concentra en detectar fuente de
financiamiento de tipo pública y privada.
Funciones:
– Recoge información de las predilecciones de los
miembros de la comunidad en materia de deporte, recreación
y actividad física,
– Identifica las personas que presentan discapacidad y
las posibles actividades que le gustaría desarrollar en
materia de deporte, recreación y actividad
física.
– Identifica los grupos poblacionales de riesgo, como
obesidad, diabetes, hipertensión, trastornos
respiratorios, otros.
– Determina los grupos etarios y poblacionales que
conforman el ámbito comunal.
– Verifica el estado de las instalaciones deportivas,
así como los espacios que se pueden destinar a la
actividad física y la recreación.
– Detecta fuentes de financiamiento públicas y
privadas, para posibles asignaciones de recursos.
– Investiga acerca de las diferentes metodologías
que utilizan los entes financiadores para acceder a los
recursos.
– Investiga acerca de los requisitos y recaudos
necesarios para acceder al financiamiento.
– Recoge información acerca de los procesos de
rendición de cuentas de los entes
financiadores.
– Envía información diagnóstica a
la unidad de elaboración de proyectos y la
coordinación general.
– Realizar autoevaluación en relación a
las mejoras de los procesos en su departamento.
– Recibe coevaluación de los demás
departamentos acerca de las mejoras de sus procesos.
– Emite coevaluación a los demás
departamentos acerca de las mejoras de los procesos.
(d) División de Proyectos: Diseña en
conjuntos con otras organizaciones deportivas sociales los
proyectos en materia de deporte, recreación y actividad
física, adicionalmente realiza las acciones publicitarias
que ameritan los proyectos.
Funciones:
– Recibe, evalúa, internaliza y pone en
práctica la metodología utilizada por los entes
financiadores para elaborar proyectos.
– Utiliza los datos arrojados del diagnóstico
elaborado por la división de detección de
necesidades, para formular acciones a favor de eliminar o
minimizar las carencias en materia de deporte, recreación
y actividad física.
– Envía los proyectos elaborados a la unidad de
ejecución de proyectos y la coordinación
general.
– Se encarga de divulgar información publicitaria
a favor de las acciones enmarcadas en los proyectos,
específicamente en cuanto a convocar a la comunidad acerca
de las actividades permanentes, eventos y competencias en materia
de deporte, recreación y actividad
física.
– Realizar autoevaluación en relación a
las mejoras de los procesos correspondiente a su
departamento.
– Recibe coevaluación de los demás
departamentos acerca de las mejoras de sus procesos.
– Emite coevaluación a los demás
departamentos acerca de las mejoras de los procesos.
(e) División de Ejecución, Control y
Seguimiento de Proyectos: Unidad encargada de ejecutar los
proyectos, tomando en cuenta el cumplimiento de los planes
operativos ya previamente diseñados, considera los
objetivos, la ejecución física y financiera de
acuerdo a lo planteado en los cronogramas previamente
planificados. Toma en cuenta el recurso humano y los materiales
necesarios para la ejecución.
Funciones:
– Revisa a fondo las metas y propósitos de los
diferentes proyectos que envía la unidad de
elaboración de proyectos.
– Chequea la disponibilidad presupuestaria de cada uno
de los proyectos con la unidad administrativa y financiera del
consejo comunal.
– Solicita los insumos y presupuestos necesarios para
cada proyecto a la unidad administrativa del consejo comunal y
envía copia a la unidad de rendiciones de
cuentas.
– Coordina con los diferentes .promotores, monitores y
profesores de educación física la ejecución
de las actividades previstas en los proyectos.
– Pone en marcha la ejecución física y
financiera de la planificación trimestral de cada
proyecto.
– Una vez culminado el trimestre evalúa las metas
cumplidas y reprograma las incumplidas, pone en marcha la
planificación del segundo trimestre, repite los mismos
pasos hasta llegar a la planificación del cuarto
trimestre.
– Lleva estadísticas de los logros y beneficios
sociales de los proyectos, personas incorporadas, empleos
generados, índices de mejoras de los usuarios de riesgo,
otros.
– Emite informe a la coordinación general y la
unidad de apoyo acerca de los logros alcanzados en cada uno de
los proyectos y las limitaciones encontradas.
– Realizar autoevaluación en relación a
las mejoras de los procesos en su departamento.
– Recibe coevaluación de los demás
departamentos acerca de las mejoras de sus procesos.
– Emite coevaluación a los demás
departamentos acerca de las mejoras de los procesos.
(f) División de Rendición de Cuentas: Los
miembros de la división ahondarán de manera
exhaustiva en los procesos de rendición de cuentas
utilizada por los entes financiadores, asesorarán a la
división de ejecución, conjuntamente con la unidad
administrativa y financiera del consejo comunal y velarán
por el estricto cumplimiento de las normas.
Funciones:
– Asesora a la unidad administrativa y financiera del
consejo comunal acerca de la metodología utilizada en las
rendiciones de cuentas por los organismos
financiadores.
– Asesorar a la unidad administrativa y financiera del
consejo comunal acerca del tipo de materiales específicos,
insumos y pagos que se deben realizar para la ejecución de
las diferentes acciones de los proyectos aprobados.
– Verifica con la unidad administrativa y financiera que
las rendiciones de cuentas estén ajustadas a los
lineamientos que emanan los entes financiadores.
– Verifica con el ente financiador si la
rendición no tiene ninguna deficiencia.
– Espera el finiquito del ente financiador.
– Realizar autoevaluación en relación a
las mejoras de los procesos.
– Recibe coevaluación de los demás
departamentos acerca de las mejoras de sus procesos.
– Emite coevaluación a los demás
departamentos acerca de las mejoras de los procesos.
4- Líneas de reporte: Se refiere a la
representación gráfica del comité de
recreación y deporte, el cual muestra la cadena de
mando, los niveles de jerarquía, los departamentos y
los canales de comunicación entre las divisiones de
trabajo. Los bloque básicos de la estructura contempla
una coordinación general, cuatro coordinaciones
operativas y una de apoyo, las cuales van a estar controladas
por un coordinador por cada división, que tiene la
responsabilidad de cumplir las metas de cada departamento. La
toma de decisiones es descentralizada es decir que cada
coordinación va a tener la responsabilidad de tomar
decisiones y resolver los problemas de una manera más
rápida ya que estarán relacionados directamente
con los problemas para lograr las metas de la
organización, las coordinaciones operativas van a
estar representadas por líneas continuas de mando y la
coordinación de apoyo o staff estará
representada por líneas discontinuas, esta
coordinación representa la retroalimentación
del sistema. Las unidades operativas reportarán a la
unidad de apoyo todo lo relacionado con la
planificación de cada unidad, el cumplimiento de metas
y sus reprogramaciones, esta a su vez, brindará
información a la coordinación general. En
cuanto a las demás funciones que le corresponden a
cada división reportarán directamente a la
coordinación general y los productos generados en cada
departamento pasaran por cada división hasta completar
el sistema o alcanzar las metas.
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL
COMITÉ DE
RECREACIÓN Y
DEPORTES
Orientaciones
metodológicas
Funcionamiento del modelo.
Paso 1: Coordinación General, es la máxima
autoridad de la estructura, tendrá a cargo, cuatro
unidades sustantivas y una de apoyo o staff, velará por el
cumplimiento de las funciones de cada departamento,
rendirá informe a la asamblea de ciudadadanos y
ciudadanas, emitirá juicios acerca de las mejoras de los
procesos, recibirá evaluación de los demás
departamentos, su fin último consiste en lograr las metas
de la organización que se traducen en brindar un servicio
deportivo y permanente a la comunidad.
Paso 2: Unidad de revisión de procesos, esta
realiza la revisión permanente de todos los procedimientos
que se están dando en el sistema, tomando en cuenta que
puede orientar el proceso en cualquier momento del
funcionamiento, así como al final de cada ciclo, cada
unidad notificará a la unidad de apoyo las metas logradas,
las no ejecutadas con su respectiva justificación y la
reprogramación pertinente de cada una de ellas, esta a su
vez reportará a la coordinación general para tomar
las decisiones pertinentes en cuanto a las deficiencias
encontradas.
Paso 3: El proceso se inicia en la unidad de
detección de necesidades y diagnóstico, la misma
está abocada en un primer momento a determinar las
carencias que en materia deportiva, recreativa y de actividad
física existan en el ámbito comunal, preferencias y
censo de los posibles participantes, una vez cumplida esta
primera fase, comienza un segundo momento que tiene como norte
detectar las fuentes de financiamiento de entes gubernamentales y
privados, ahondar en sus metodología de trabajo y obtiene
información de los recaudos necesarios que se necesitan
para acceder al patrocinio o financiamiento. Reporta a la unidad
de apoyo informe del plan operativo y emite la información
o el producto de este departamento a la división de
proyectos conjuntamente a la división de rendiciones de
cuentas lo concerniente a metodología de los procesos de
rendición de los entes financiadores.
Paso 4: La unidad de ejecución de proyectos
revisa minuciosamente la metodología empleada por cada una
de los entes financiadores, toma en consideración los
requisitos exigidos y elabora los proyectos respectivos en
concordancia con la metodología exigida y en pleno
contraste con las necesidades detectadas en el paso anterior, una
vez diseñados los proyectos, se introducen en los
organismos financiadores y se le hace el seguimiento respectivo
hasta que se obtenga el recurso económico. Esta misma
unidad reporta a través de informe los resultados de su
plan operativo a la unidad de apoyo y reporta a la unidad de
ejecución la disponibilidad del recurso de los proyectos
aprobados, los cuales serán administrados por la unidad
administrativa y financiera del consejo comunal y
comenzará la puesta en práctica en la
división de ejecución, control y seguimiento de los
proyectos.
Paso 5: La división de ejecución, control
y seguimiento solicita a la unidad administrativa del consejo
comunal todos los materiales necesarios para la ejecución
de los proyectos, así como también emite
relación de los pagos de nómina por concepto de
recurso humano, toda esta información también es
enviada a la unidad de rendiciones de cuentas para
asesorías. Una vez solventadas las necesidades por parte
de la unidad del consejo comunal se da comienzo a la
ejecución de los planes operativos, tomando en
consideración los espacios aptos para realizar actividades
deportivas, recreativas y de actividad física, así
como el personal disponible para orientar y llevar a cabo las
actividades, coordina con la unidad de diagnóstico todo lo
concerniente a la publicidad que ameritan cada una de las
acciones. Adicionalmente pone en marcha las programaciones
establecidas, reprogramas las metas no cumplidas, las justifica y
reporta a la unidad de apoyo todo lo concerniente al plan, emite
informes a las coordinación general de todas los logros y
problemas encontrados.
Paso 6: Una vez que la unidad de ejecución de
proyectos emite necesidades contempladas en los proyectos, el
departamento o división de rendiciones de cuentas previo
estudio, asesora a la unidad financiera de consejo comunal acerca
de los materiales específicos que se necesitan para la
ejecución de los proyectos, nóminas de pago y otros
materiales que se tengan duda para su adquisición.
También asesora a esta unidad acerca de la
metodología utilizada por los entes financiadores en
cuanto a los proceso de rendición de cuenta elemento
fundamental para la obtención de segundos aportes
económicos. Una vez culminada la ejecución
financiera de cada proyecto verifica con la unidad de
administración del consejo comunal si la rendición
de cuentas fue consignada al ente financiero, verifica con el
mismo si no tiene ninguna corrección, espera copia del
finiquito y lo archiva en su respectivo expediente. Envía
informe a la unidad de apoyo acerca de la ejecución del
plan de la unidad e informe a la coordinación general
acerca de la actuación del departamento y los elementos a
mejorar.
Paso 7: Terminado este ciclo, la unidad de
evaluación de procesos toma en cuenta todas las
autoevaluaciones y coevaluaciones realizadas, considera las
debilidades y las fortalezas, corrige los procesos conjuntamente
con la coordinación general y demás departamentos,
para poder implementar de una manera más eficiente y
eficaz, esto no quiere decir que la corrección no se pueda
realizar durante cualquier momento del ciclo del modelo,
convocando las unidades afectadas conjuntamente con la
coordinación general para hacer los ajustes pertinentes e
informando al resto de la unidades.
REPRESENTACIÓN GRÁFICA
DEL MODELO
Estrategias de implementación.
Estarán basadas en la capacitación y
utilización de instrumentos de recolección de datos
y verificación que le permitirán a cada
departamento desarrollar sus actividades y cumplir con cada una
de las metas pautadas.
1- Actualización: Cada miembro
representante de comité de recreación y
deportes, recibirán información de los
conceptos básicos y principios que se utilizan en el
modelo, a fin de familiarizarlo con la terminología,
función y a que obedecen estos elementos
teóricos.2- Funcionabilidad: Brinda información
acerca de los pasos que se hacen necesario en la
práctica, para poner en marcha el sistema, cuidando no
saltar ninguna de la etapas para que se de el proceso de
manera integral y sin fallas de
implementación.3- Asignación de tareas: Se le da
preparación a cada miembro de manera específica
por departamento acerca de las funciones y metas de la
unidad; asimismo cada participante conoce de manera general
las asignaciones de cada uno de las divisiones que conforman
la estructura.4- Familiarización con los instrumentos:
Informar y actualizar a cada miembro acerca de la
utilización de los diferentes instrumentos que se
utilizarán en cada departamento, en este paso es vital
que cada participante maneje de manera adecuada y eficiente
cada herramienta, ya que a través de ellas se le pueda
dar funcionabilidad al modelo.5- Aplicación práctica de los
instrumentos: Realizar actividades prácticas y
resolver casos hipotéticos, que le permitirá a
los participantes aplicar de manera adecuada según el
caso.6- Aplicación hipotética del
modelo: Resolver problemas prácticos que se pudieran
presentar de forma hipotética en el sistema,
permitiendo así poner en marcha varios elementos que
están inmersos en el modelo; de manera tal que cada
miembro pueda vivir en la práctica que utilidad tienen
las herramientas y como podrá resolver inconvenientes
que se vallan presentando.7- Departamentalización: Consiste en
distribuir el personal en cada unidad, de acuerdo a su
experiencia y perfil que reúna para ejercer en cada
uno de los elementos de la estructura.8- Puesta en práctica del modelo: Una
vez cumplidos todos los pasos de la capacitación se
lleva a cabo la ejecución del sistema y se aplican los
instrumentos de verificación que permitirán
corregir fallas que se vallan suscitando permitiendo
así retroalimentar el proceso y perfeccionar el
modelo.
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