La organización por proyectos en la Empresa de Automatización Integral
Las organizaciones cubanas que utilizan la organización
por proyectos en particular la Empresa de automatización
integral CEDAI, basados estos en una configuración
adhocratica, aunque no en su generalidad, no han logrado aun un
autorregulación que satisfaga las demandas de las
entidades, ni las expectativas en que se sustentó su
aplicación, a pesar de haber constituido un paso de avance
con respecto a periodos anteriores, asociado a ellos a la
operacionalización de los principios en que se sustenta la
configuración, así como a problemas relacionados
con el comportamiento humano en el marcos del referido proyecto,
lo que constituye una situación problémica, que
requiere de una investigación. SITUACIÓN
PROBLÉMICA
A pesar de la existencia de métodos y procedimientos de
organización y dirección en la bibliografía
consultada para el caso de los proyectos y los equipos de
trabajo, no se encontraron investigaciones desarrolladas en
particular en el sector de la informática, que permitan
una vez aplicadas contribuir al mejoramiento de esta forma de
organización desde una perspectiva integral, por lo que la
realización de una propuesta metodológica dirigida
al mejoramiento integral, científicamente argumentada
constituye un problema científico que requiere ser
resuelto, pero que requiere previamente de una precisión
de los problemas que originan la referida situación, como
base de los procedimientos que a tales efectos se elaboren.
PROBLEMA CIÉNTIFICO
¿Que características generales tienen las
adhocracias como forma de organización?. ¿En que
medida el modelo organizacional establecido en la empresa objeto
de estudio es coherente con la adhocracia? ¿Que
limitaciones tiene el modelo organizacional de la empresa objeto
de estudio? ¿Cuales son los problemas fundamentales que
afectan el funcionamiento de la empresa objeto de estudio en lo
referido al subsistema gerencial? PREGUNTAS DE
INVESTIGACIÓN
La utilización de una forma de proceder metodologica para
la gestión de la solución de los problemas que
limitan el funcionamiento del modelo organizacional adhocratico
de la Empresa de Automatización Integral permite definir
estrategias de solución que contribuyen a mejorar la
organización y dirección de la entidad.
HIPÓTESIS
La propuesta metodologica es fácil utilización para
el personal interesado. Permite diagnosticar los principales
problemas que afectan la organización y dirección
en la empresa. Si aporta soluciones coherentes a los problemas
que existen actualmente en la empresa y pueden integrarse a la
estrategia de la misma. Esta hipótesis quedara validada
si:
Elaborar una propuesta metodologica que permita caracterizar,
diagnosticar la organización y dirección en la
Empresa de Automatización Integral CEDAI , que aporten
información para la solución de problemas dentro
del marcos de la forma de organización por proyectos y que
sea de utilidad para otras organizaciones. OBJETIVO GENERAL
1-Construir el marco teórico o referencial de la
investigación además de contribuir al desarrollo
conceptual metodológico del tema. 2-Diseñar y
desarrollar una propuesta metodologica dirigida a la
determinación de problemas que sirvan de base a la
elaboración de propuestas de mejoramiento de la
organización y dirección en la entidad objeto de
estudio y que sus resultados puedan servir a otras empresas
configuradas de acuerdo a la adhocracia, teniendo en
consideración sus particularidades. 3-Validar las
propuesta metodologicas realizadas. OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
Metodológico: consiste en brindar una propuesta
metodológica para la mejora en las organizaciones que
trabajan por proyectos sobre la base de identificar los
problemas, facilitando el trabajo de directivos y
técnicos. Practico: los resultados obtenidos son de
aplicación en la empresa objeto de estudio contribuyendo a
la innovación en el campo organizativo. Social: constituye
el enriquecimiento y reconocimiento de los estudios vinculados a
la dirección por proyectos. VALORES
Organización y dirección En Proyectos La
adhocracia. Configuración estructural . Trabajo en equipo.
Formación, técnicas y requisitos. Los proyectos. El
Microsoft Project como herramienta en la organización y
dirección de proyectos
Al caracterizar la adhocracia Mintzberg (1983), Herrero (2001),
Grandio (1998), Honorato (1999) coinciden en señalar como
aspecto fundamentales los siguientes: Es compleja, flexible y la
autoridad se esta trasladando constantemente. Se apoya en
expertos entrenados y especializados. Los expertos están
dispersos en toda la estructura. Hay muchos administradores. La
autoridad esta basada en competencia. Se utiliza cuando el
entorno es complejo y dinámico, que incluye alta
tecnología. CARACTERÍSTICAS DE LA ADHOCRACIA
Disminución del ausentismo, la rotación del
personal, mejoramiento de la productividad y calidad.. facilita
la dirección y el control. Ayuda al desarrollo individual.
Se identifican valiosos conceptos administrativos como
descentralización, la organización por el cliente y
el autocontrol. El sistema adhocrático es el que se adapta
mejor al trabajo de grupo de pesos avanzados. La adhocracia se
aplica en medios que son complejos y dinámicos, pues son
las condiciones que requieren de innovación sofisticada,
que implica esfuerzos integrados de expertos. VENTAJES DE LA
ADHOCRACIA
Santana (1990) lo define como: "Cualquier tarea que tiene un
principio y un fin definibles y que requiere el empleo de uno o
de más recursos en cada una de las actividades separadas,
pero interrelacionadas e interdependientes, que deben ejecutarse
para alcanzar los objetivos por los cuales el trabajo (o
proyecto) fue instituido." David I. Cleland y William R. King
(1985) lo definen Como: "La combinación de recursos
humanos y no humanos reunidos en una organización
"temporal" para conseguir un propósito determinado.“
Davison (1995):Un proyecto es un conjunto de acciones comunes
orientadas hacia un objetivo, implican acometer coordinadamente
un conjunto de actividades interrelacionadas, son finitas y todas
son hasta cierto punto, únicas. PROYECTOS
Tienen carácter temporal. Involucran recursos muy diversos
y variados. Persiguen objetivos determinados. Dinámicos y
en constante evolución. Requiere de decisiones
rápidas y en la mayoría de las situaciones
irreversibles. Normalmente sometidos a grandes presiones
externas. Generalmente implican riesgos importantes.
CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO
Los equipos de trabajo son la unidad de trabajo de las
competencias deportivas y también son la unidad de trabajo
de los proyectos. Debido al importante papel que
desempeñan los equipos , vale la pena dedicar cierto
tiempo a estudiarlos, a entender mejor como son y a determinar
como contribuyen al existo o al fracaso. Una vez en
posesión de este conocimiento se podrán estructurar
equipos de proyecto que maximicen la probabilidad de que el
trabajo sea realizado con eficiencia. (Davison 1995). EQUIPOS DE
TRABAJO
A los efectos de diagnosticar el desarrollo de la
organización por proyectos en la Empresa de
automatización Integral CEDAI y específicamente en
la sucursal Villa Clara se emplearon las siguientes
técnicas: Encuestas. Entrevistas. Análisis de
documentos. Método de expertos. Método
Brainstorming. SPSS DIAGNÓSTICO EN LA
ORGANIZACIÓN
SUBSISTEMA GERENCIAL .Banco España .Harrintong .Tesisa de
pregrado y Mestria
A los efectos de clasificar la configuracion estructural de la
entidad objeto de estudio se desarrollaron los pasos siguientes:
Selección de expertos. Caracterización de las
configuraciones por los expertos. Evaluación de las
caracteristicas por los expertos de las configuraciones por los
expertos . Los resultados obtenidos indican que en CEDAI la
configuración estructural existente es la adhocracia, solo
se obtuvo una posicion negativa, y el resultado del instrumento
utilizado demuestra que es valido. Configuración
estructural . RESULTADOS OBTENIDOS
(Gp:) Donde: Vn – Votos negativos. Vt – Votos totales R –
Resultados Criterio de decisión: Si , es válido.
VALIDACIÓN
En la sucursal solamente un especialista en proyecto utiliza el
Microsoft Project como herramienta de planificación,
control y dirección, el resto de los especialistas hacen
caso omiso del mismo, ignorando sus ventajas, sobre el control,
planificaron, asignación de recursos a las tareas y
análisis de costos. El uso de este programa resulta un
instrumento de consulta obligado en las entidades familiarizadas
con los trabajos en proyectos de ahí que se requiere que
cada manager de proyecto pueda al menos conocer las principales
informaciones que brinda el mismo. PLANIFICACIÓN Y
CONTROL
Los encargado de lidiar con los clientes dentro de los equipos de
trabajo en la gran mayoría de los caso son los
comerciales. No pocas veces han existido inconvenientes en el
momento de determinar las necesidades de los clientes, casi
siempre provocados por la carencia en algunos organismos de un
aparato técnico para estas funciones, en reiteradas
ocasiones los comerciales han tenido que servir de guía a
estas entidades y de manera conjunto definir finalmente que es lo
que se quiere realizar. Si al comienzo no se comprende totalmente
una necesidad y sus consecuencias, si se formula incorrectamente
o si por error se aborda una necesidad equivocada, se
habrá dado origen a un mal comienzo y podemos estar seguro
de que el proyecto estará lleno de problemas de ahí
la necesidad de conocer técnicas fundamentales para estas
funciones. NECESIDADES DEL CLIENTE
En conversatorio realizado con una de la especialista de proyecto
de más prestigio en la sucursal se pudo conocer que dentro
de los equipos de trabajo del centro la comunicación sufre
una metamorfosis cuando se acaba su ciencia y se convierte en
arte. Los equipos de la sucursal Cedai cuentan con profesionales
muy bien preparados, por lo que es normal la caso total
existencia de la competencia entre cada uno de sus miembros, sin
embargo a pesar de predominar un ambiente agradable dentro de
cada una de las subdivisiones, de existir canales fluidos, en la
gran mayoría de los equipos de trabajos los especialistas
principales no han logrado una cohesión de los mismo ni un
espíritu de unidad entre cada persona, provocado en menor
cuantía por cuestiones de carácter y en una mayor
por aspectos de conocimientos y destrezas.
COMUNICACIÓN
Actualmente existen barreras que fijan limitaciones en el trabajo
por proyectos en la sucursal ejemplo de estas lo es el decreto
ley 92 que resulta imprescindible para garantizar un mayor
control de los gastos en divisas de las entidades cubanas y
optimizar el uso de los recursos del país. La empresas al
no poder emitir cheques superiores a cinco mil pesos convertibles
sin autorización previa, del Comité de
Aprobación de Divisas al no poder comprar, materia prima
sin código de aprobación y otras exigencias
estatales, en ese proceso de control lamentablemente, se pierden
proyectos que al final son atrapados por competidores extranjeros
y no son mas que oportunidades que se pierden, existen otras
causas externas reales y se tratan de minimizar como es el caso
de escasez de materiales, transporte, combustibles y
logísticas que frenan el pleno desarrollo de los proyectos
cuando se necesitan el traslado de técnicos y
especialistas, etc. el resto de los problemas vienen reflejados
en los resultados obtenidos de la tormenta de ideas. DECRETO LEY
92
Condiciones materiales limitadas para la realización de
proyectos Poco reconocimiento a los resultados del trabajo de los
miembros del equipo tanto material como moral. Diversidad de los
proyectos limita la especialización. Organización
de la empresa; existe un gran numero de improductivos dentro de
la organización en comparación con los productivos
(superior en 30%). Deficiente distribución de los recursos
(no se ponen donde rindan mayores dividendos). Carencia de medios
de trabajo como hojas, impresoras etc. etc. PROBLEMAS
DETECTADOS
La carencia de documentación y normas actuales para la
realización del trabajo Ausencia de planes de
capacitación referente a esta esfera. Poco interés
por este tipo de trabajo exceptuando algunos especialistas.
Necesidad que el proyectista realice control de autor, de esta
forma revisa su trabajo y conoce los errores del proyecto
PROBLEMAS DETECTADOS
(Gp:) Tendencia Internas (Gp:) Exploración del entorno
(Gp:) Identificación de Problemas (Gp:) Medianamente
Urgente. (Gp:) Débiles. (Gp:) Urgente (Gp:) Proyectos
especiales (Gp:) Estrategias de Solución (Gp:) Plan de
Mejoramiento (Gp:) Plan de Mejoramiento. (Gp:) Asignación
de prioridades (Gp:) ESTRATEGIAS (Gp:) Reap. Est. (Gp:)
Impactos
Exploración del entorno. (En el marco de los proyectos).
Necesidades de los clientes. Decreto ley 92 PASO 1:
IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS
Tendencias internas de la empresa. (En el marco de los
proyectos). Condiciones materiales limitadas para la
realización de proyectos Poco reconocimiento a los
resultados del trabajo de los miembros del equipo tanto material
como moral. Diversidad de los proyectos limita la
especialización. Organización de la empresa; existe
un gran numero de improductivos dentro de la organización
en comparación con los productivos (superior en 30%).
Deficiente distribución de los recursos (no se ponen donde
rindan mayores dividendos). Carencia de medios de trabajo como
hojas, impresoras etc., etc. PASO 1: IDENTIFICACIÓN DE
PROBLEMAS
La carencia de documentación y normas actuales para la
realización del trabajo Ausencia de planes de
capacitación referente a esta esfera. Poco interés
por este tipo de trabajo exceptuando algunos especialistas.
Necesidad que el proyectista realice control de autor, de esta
forma revisa su trabajo y conoce los errores del proyecto
Deficiencia en transmisión de objetivos. No
utilización de herramientas claves para la
planificación y control En la documentación no se
realiza el control normalizatvio. PASO 1: IDENTIFICACIÓN
DE PROBLEMAS
Los problemas seleccionados para la fase dos son aquellos que se
encuentran dentro del marco de los proyectos los cuales fueron
reducidos mediante la técnica de de los grupos nominales
quedando los siguientes: A. Necesidad que el proyectista realice
control de autor, de esta forma revisa su trabajo y conoce los
errores del proyecto B. Deficiencia en transmisión de
objetivos. C.No utilización de herramientas claves para la
planificación y control D.En la documentación no se
realiza el control normalizatvio. E.Necesidades de los clientes.
F.Decreto ley 92 G.Condiciones materiales limitadas para la
realización de proyectos H.Carencia de
documentación y normas actuales para la realización
del trabajo. I. Ausencia de planes de capacitación
referente a esta esfera. PASO 2
MATRIZ DE SAATY
Urgente No utilización de herramientas claves para la
planificación y control. Necesidades de los clientes.
Deficiencia en transmisión de objetivos. Fuerte Carencia
de documentación y normas actuales para la
realización del trabajo. Ausencia de planes de
capacitación referente a esta esfera. En la
documentación no se realiza el control normalizatvio.
Medianamente urgentes Condiciones materiales limitadas para la
realización de proyectos. Decreto ley 92. Necesidad que el
proyectista realice control de autor, de esta forma revisa su
trabajo y conoce los errores del proyecto. PASO 3:
DETERMINACIÓN DE IMPACTOS
PASO 4: RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS. Validación:
encuestas que aparecen reflejadas en el trabajo, valoradas
mediante expertos y utilizando el paquete estadístico
Spss.
La situación actual de la sucursal permite afirmar que se
requiere de la elaboración de procedimientos para ser
utilizados en el mejoramiento. Las estrategias propuestas,
incorporan soluciones a problemas detectados en el proceso de
diagnostico, el aporte de los expertos en la etapa de
validación permitió comprobar que los
procedimientos propuestos son: Responde a los problemas
detectados durante el diagnóstico. Presenta un enfoque
estratégico. Es aplicable a otras empresas que trabajan
con proyectos. CONCLUSIONES
Los aspecto obtenidos de la presente investigación y las
conclusiones las que se arribo, permite establecer
recomendaciones dirigidas en primer lugar a que constituya un
punto de partida para futura investigaciones y a la ves de su
aplicaron practica que contribuye a perfeccionar el
funcionamiento de la organización objeto de estudio. En
este sentido se propone: Llevar a la aplicación practica
de las propuestas establecidas en esta investigación,
dándole seguimiento y ajustes necesarios. Enfocar el
trabajo en la organización en que se valido la presente a
la gestión del conocimiento. Profundizar en el estudio de
las particularidades de la empresa como adhocracia, mediante el
desarrollo de una investigación especifica que conlleve al
diseño de técnicas para tales fines. Completar el
diagnóstico con investigaciones dirigidas al cliente, como
complemento a los resultados obtenidos de los miembros de la
organización. Utilizar los resultados obtenidos en
función del diseño de sistemas de gestión de
la calidad previsto. RECOMENDACIONES