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La organización por proyectos en la Empresa de Automatización Integral



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    Las organizaciones cubanas que utilizan la organización
    por proyectos en particular la Empresa de automatización
    integral CEDAI, basados estos en una configuración
    adhocratica, aunque no en su generalidad, no han logrado aun un
    autorregulación que satisfaga las demandas de las
    entidades, ni las expectativas en que se sustentó su
    aplicación, a pesar de haber constituido un paso de avance
    con respecto a periodos anteriores, asociado a ellos a la
    operacionalización de los principios en que se sustenta la
    configuración, así como a problemas relacionados
    con el comportamiento humano en el marcos del referido proyecto,
    lo que constituye una situación problémica, que
    requiere de una investigación. SITUACIÓN
    PROBLÉMICA

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    A pesar de la existencia de métodos y procedimientos de
    organización y dirección en la bibliografía
    consultada para el caso de los proyectos y los equipos de
    trabajo, no se encontraron investigaciones desarrolladas en
    particular en el sector de la informática, que permitan
    una vez aplicadas contribuir al mejoramiento de esta forma de
    organización desde una perspectiva integral, por lo que la
    realización de una propuesta metodológica dirigida
    al mejoramiento integral, científicamente argumentada
    constituye un problema científico que requiere ser
    resuelto, pero que requiere previamente de una precisión
    de los problemas que originan la referida situación, como
    base de los procedimientos que a tales efectos se elaboren.
    PROBLEMA CIÉNTIFICO

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    ¿Que características generales tienen las
    adhocracias como forma de organización?. ¿En que
    medida el modelo organizacional establecido en la empresa objeto
    de estudio es coherente con la adhocracia? ¿Que
    limitaciones tiene el modelo organizacional de la empresa objeto
    de estudio? ¿Cuales son los problemas fundamentales que
    afectan el funcionamiento de la empresa objeto de estudio en lo
    referido al subsistema gerencial? PREGUNTAS DE
    INVESTIGACIÓN

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    La utilización de una forma de proceder metodologica para
    la gestión de la solución de los problemas que
    limitan el funcionamiento del modelo organizacional adhocratico
    de la Empresa de Automatización Integral permite definir
    estrategias de solución que contribuyen a mejorar la
    organización y dirección de la entidad.
    HIPÓTESIS

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    La propuesta metodologica es fácil utilización para
    el personal interesado. Permite diagnosticar los principales
    problemas que afectan la organización y dirección
    en la empresa. Si aporta soluciones coherentes a los problemas
    que existen actualmente en la empresa y pueden integrarse a la
    estrategia de la misma. Esta hipótesis quedara validada
    si:

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    Elaborar una propuesta metodologica que permita caracterizar,
    diagnosticar la organización y dirección en la
    Empresa de Automatización Integral CEDAI , que aporten
    información para la solución de problemas dentro
    del marcos de la forma de organización por proyectos y que
    sea de utilidad para otras organizaciones. OBJETIVO GENERAL

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    1-Construir el marco teórico o referencial de la
    investigación además de contribuir al desarrollo
    conceptual metodológico del tema. 2-Diseñar y
    desarrollar una propuesta metodologica dirigida a la
    determinación de problemas que sirvan de base a la
    elaboración de propuestas de mejoramiento de la
    organización y dirección en la entidad objeto de
    estudio y que sus resultados puedan servir a otras empresas
    configuradas de acuerdo a la adhocracia, teniendo en
    consideración sus particularidades. 3-Validar las
    propuesta metodologicas realizadas. OBJETIVOS
    ESPECÍFICOS

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    Metodológico: consiste en brindar una propuesta
    metodológica para la mejora en las organizaciones que
    trabajan por proyectos sobre la base de identificar los
    problemas, facilitando el trabajo de directivos y
    técnicos. Practico: los resultados obtenidos son de
    aplicación en la empresa objeto de estudio contribuyendo a
    la innovación en el campo organizativo. Social: constituye
    el enriquecimiento y reconocimiento de los estudios vinculados a
    la dirección por proyectos. VALORES

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    Organización y dirección En Proyectos La
    adhocracia. Configuración estructural . Trabajo en equipo.
    Formación, técnicas y requisitos. Los proyectos. El
    Microsoft Project como herramienta en la organización y
    dirección de proyectos

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    Al caracterizar la adhocracia Mintzberg (1983), Herrero (2001),
    Grandio (1998), Honorato (1999) coinciden en señalar como
    aspecto fundamentales los siguientes: Es compleja, flexible y la
    autoridad se esta trasladando constantemente. Se apoya en
    expertos entrenados y especializados. Los expertos están
    dispersos en toda la estructura. Hay muchos administradores. La
    autoridad esta basada en competencia. Se utiliza cuando el
    entorno es complejo y dinámico, que incluye alta
    tecnología. CARACTERÍSTICAS DE LA ADHOCRACIA

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    Disminución del ausentismo, la rotación del
    personal, mejoramiento de la productividad y calidad.. facilita
    la dirección y el control. Ayuda al desarrollo individual.
    Se identifican valiosos conceptos administrativos como
    descentralización, la organización por el cliente y
    el autocontrol. El sistema adhocrático es el que se adapta
    mejor al trabajo de grupo de pesos avanzados. La adhocracia se
    aplica en medios que son complejos y dinámicos, pues son
    las condiciones que requieren de innovación sofisticada,
    que implica esfuerzos integrados de expertos. VENTAJES DE LA
    ADHOCRACIA

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    Santana (1990) lo define como: "Cualquier tarea que tiene un
    principio y un fin definibles y que requiere el empleo de uno o
    de más recursos en cada una de las actividades separadas,
    pero interrelacionadas e interdependientes, que deben ejecutarse
    para alcanzar los objetivos por los cuales el trabajo (o
    proyecto) fue instituido." David I. Cleland y William R. King
    (1985) lo definen Como: "La combinación de recursos
    humanos y no humanos reunidos en una organización
    "temporal" para conseguir un propósito determinado.“
    Davison (1995):Un proyecto es un conjunto de acciones comunes
    orientadas hacia un objetivo, implican acometer coordinadamente
    un conjunto de actividades interrelacionadas, son finitas y todas
    son hasta cierto punto, únicas. PROYECTOS

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    Tienen carácter temporal. Involucran recursos muy diversos
    y variados. Persiguen objetivos determinados. Dinámicos y
    en constante evolución. Requiere de decisiones
    rápidas y en la mayoría de las situaciones
    irreversibles. Normalmente sometidos a grandes presiones
    externas. Generalmente implican riesgos importantes.
    CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO

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    Los equipos de trabajo son la unidad de trabajo de las
    competencias deportivas y también son la unidad de trabajo
    de los proyectos. Debido al importante papel que
    desempeñan los equipos , vale la pena dedicar cierto
    tiempo a estudiarlos, a entender mejor como son y a determinar
    como contribuyen al existo o al fracaso. Una vez en
    posesión de este conocimiento se podrán estructurar
    equipos de proyecto que maximicen la probabilidad de que el
    trabajo sea realizado con eficiencia. (Davison 1995). EQUIPOS DE
    TRABAJO

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    A los efectos de diagnosticar el desarrollo de la
    organización por proyectos en la Empresa de
    automatización Integral CEDAI y específicamente en
    la sucursal Villa Clara se emplearon las siguientes
    técnicas: Encuestas. Entrevistas. Análisis de
    documentos. Método de expertos. Método
    Brainstorming. SPSS DIAGNÓSTICO EN LA
    ORGANIZACIÓN

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    SUBSISTEMA GERENCIAL .Banco España .Harrintong .Tesisa de
    pregrado y Mestria

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    A los efectos de clasificar la configuracion estructural de la
    entidad objeto de estudio se desarrollaron los pasos siguientes:
    Selección de expertos. Caracterización de las
    configuraciones por los expertos. Evaluación de las
    caracteristicas por los expertos de las configuraciones por los
    expertos . Los resultados obtenidos indican que en CEDAI la
    configuración estructural existente es la adhocracia, solo
    se obtuvo una posicion negativa, y el resultado del instrumento
    utilizado demuestra que es valido. Configuración
    estructural . RESULTADOS OBTENIDOS

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    (Gp:) Donde: Vn – Votos negativos. Vt – Votos totales R –
    Resultados Criterio de decisión: Si , es válido.
    VALIDACIÓN

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    En la sucursal solamente un especialista en proyecto utiliza el
    Microsoft Project como herramienta de planificación,
    control y dirección, el resto de los especialistas hacen
    caso omiso del mismo, ignorando sus ventajas, sobre el control,
    planificaron, asignación de recursos a las tareas y
    análisis de costos. El uso de este programa resulta un
    instrumento de consulta obligado en las entidades familiarizadas
    con los trabajos en proyectos de ahí que se requiere que
    cada manager de proyecto pueda al menos conocer las principales
    informaciones que brinda el mismo. PLANIFICACIÓN Y
    CONTROL

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    Los encargado de lidiar con los clientes dentro de los equipos de
    trabajo en la gran mayoría de los caso son los
    comerciales. No pocas veces han existido inconvenientes en el
    momento de determinar las necesidades de los clientes, casi
    siempre provocados por la carencia en algunos organismos de un
    aparato técnico para estas funciones, en reiteradas
    ocasiones los comerciales han tenido que servir de guía a
    estas entidades y de manera conjunto definir finalmente que es lo
    que se quiere realizar. Si al comienzo no se comprende totalmente
    una necesidad y sus consecuencias, si se formula incorrectamente
    o si por error se aborda una necesidad equivocada, se
    habrá dado origen a un mal comienzo y podemos estar seguro
    de que el proyecto estará lleno de problemas de ahí
    la necesidad de conocer técnicas fundamentales para estas
    funciones. NECESIDADES DEL CLIENTE

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    En conversatorio realizado con una de la especialista de proyecto
    de más prestigio en la sucursal se pudo conocer que dentro
    de los equipos de trabajo del centro la comunicación sufre
    una metamorfosis cuando se acaba su ciencia y se convierte en
    arte. Los equipos de la sucursal Cedai cuentan con profesionales
    muy bien preparados, por lo que es normal la caso total
    existencia de la competencia entre cada uno de sus miembros, sin
    embargo a pesar de predominar un ambiente agradable dentro de
    cada una de las subdivisiones, de existir canales fluidos, en la
    gran mayoría de los equipos de trabajos los especialistas
    principales no han logrado una cohesión de los mismo ni un
    espíritu de unidad entre cada persona, provocado en menor
    cuantía por cuestiones de carácter y en una mayor
    por aspectos de conocimientos y destrezas.
    COMUNICACIÓN

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    Actualmente existen barreras que fijan limitaciones en el trabajo
    por proyectos en la sucursal ejemplo de estas lo es el decreto
    ley 92 que resulta imprescindible para garantizar un mayor
    control de los gastos en divisas de las entidades cubanas y
    optimizar el uso de los recursos del país. La empresas al
    no poder emitir cheques superiores a cinco mil pesos convertibles
    sin autorización previa, del Comité de
    Aprobación de Divisas al no poder comprar, materia prima
    sin código de aprobación y otras exigencias
    estatales, en ese proceso de control lamentablemente, se pierden
    proyectos que al final son atrapados por competidores extranjeros
    y no son mas que oportunidades que se pierden, existen otras
    causas externas reales y se tratan de minimizar como es el caso
    de escasez de materiales, transporte, combustibles y
    logísticas que frenan el pleno desarrollo de los proyectos
    cuando se necesitan el traslado de técnicos y
    especialistas, etc. el resto de los problemas vienen reflejados
    en los resultados obtenidos de la tormenta de ideas. DECRETO LEY
    92

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    Condiciones materiales limitadas para la realización de
    proyectos Poco reconocimiento a los resultados del trabajo de los
    miembros del equipo tanto material como moral. Diversidad de los
    proyectos limita la especialización. Organización
    de la empresa; existe un gran numero de improductivos dentro de
    la organización en comparación con los productivos
    (superior en 30%). Deficiente distribución de los recursos
    (no se ponen donde rindan mayores dividendos). Carencia de medios
    de trabajo como hojas, impresoras etc. etc. PROBLEMAS
    DETECTADOS

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    La carencia de documentación y normas actuales para la
    realización del trabajo Ausencia de planes de
    capacitación referente a esta esfera. Poco interés
    por este tipo de trabajo exceptuando algunos especialistas.
    Necesidad que el proyectista realice control de autor, de esta
    forma revisa su trabajo y conoce los errores del proyecto
    PROBLEMAS DETECTADOS

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    (Gp:) Tendencia Internas (Gp:) Exploración del entorno
    (Gp:) Identificación de Problemas (Gp:) Medianamente
    Urgente. (Gp:) Débiles. (Gp:) Urgente (Gp:) Proyectos
    especiales (Gp:) Estrategias de Solución (Gp:) Plan de
    Mejoramiento (Gp:) Plan de Mejoramiento. (Gp:) Asignación
    de prioridades (Gp:) ESTRATEGIAS (Gp:) Reap. Est. (Gp:)
    Impactos

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    Exploración del entorno. (En el marco de los proyectos).
    Necesidades de los clientes. Decreto ley 92 PASO 1:
    IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS

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    Tendencias internas de la empresa. (En el marco de los
    proyectos). Condiciones materiales limitadas para la
    realización de proyectos Poco reconocimiento a los
    resultados del trabajo de los miembros del equipo tanto material
    como moral. Diversidad de los proyectos limita la
    especialización. Organización de la empresa; existe
    un gran numero de improductivos dentro de la organización
    en comparación con los productivos (superior en 30%).
    Deficiente distribución de los recursos (no se ponen donde
    rindan mayores dividendos). Carencia de medios de trabajo como
    hojas, impresoras etc., etc. PASO 1: IDENTIFICACIÓN DE
    PROBLEMAS

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    La carencia de documentación y normas actuales para la
    realización del trabajo Ausencia de planes de
    capacitación referente a esta esfera. Poco interés
    por este tipo de trabajo exceptuando algunos especialistas.
    Necesidad que el proyectista realice control de autor, de esta
    forma revisa su trabajo y conoce los errores del proyecto
    Deficiencia en transmisión de objetivos. No
    utilización de herramientas claves para la
    planificación y control En la documentación no se
    realiza el control normalizatvio. PASO 1: IDENTIFICACIÓN
    DE PROBLEMAS

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    Los problemas seleccionados para la fase dos son aquellos que se
    encuentran dentro del marco de los proyectos los cuales fueron
    reducidos mediante la técnica de de los grupos nominales
    quedando los siguientes: A. Necesidad que el proyectista realice
    control de autor, de esta forma revisa su trabajo y conoce los
    errores del proyecto B. Deficiencia en transmisión de
    objetivos. C.No utilización de herramientas claves para la
    planificación y control D.En la documentación no se
    realiza el control normalizatvio. E.Necesidades de los clientes.
    F.Decreto ley 92 G.Condiciones materiales limitadas para la
    realización de proyectos H.Carencia de
    documentación y normas actuales para la realización
    del trabajo. I. Ausencia de planes de capacitación
    referente a esta esfera. PASO 2

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    MATRIZ DE SAATY

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    Urgente No utilización de herramientas claves para la
    planificación y control. Necesidades de los clientes.
    Deficiencia en transmisión de objetivos. Fuerte Carencia
    de documentación y normas actuales para la
    realización del trabajo. Ausencia de planes de
    capacitación referente a esta esfera. En la
    documentación no se realiza el control normalizatvio.
    Medianamente urgentes Condiciones materiales limitadas para la
    realización de proyectos. Decreto ley 92. Necesidad que el
    proyectista realice control de autor, de esta forma revisa su
    trabajo y conoce los errores del proyecto. PASO 3:
    DETERMINACIÓN DE IMPACTOS

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    PASO 4: RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS. Validación:
    encuestas que aparecen reflejadas en el trabajo, valoradas
    mediante expertos y utilizando el paquete estadístico
    Spss.

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    La situación actual de la sucursal permite afirmar que se
    requiere de la elaboración de procedimientos para ser
    utilizados en el mejoramiento. Las estrategias propuestas,
    incorporan soluciones a problemas detectados en el proceso de
    diagnostico, el aporte de los expertos en la etapa de
    validación permitió comprobar que los
    procedimientos propuestos son: Responde a los problemas
    detectados durante el diagnóstico. Presenta un enfoque
    estratégico. Es aplicable a otras empresas que trabajan
    con proyectos. CONCLUSIONES

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    Los aspecto obtenidos de la presente investigación y las
    conclusiones las que se arribo, permite establecer
    recomendaciones dirigidas en primer lugar a que constituya un
    punto de partida para futura investigaciones y a la ves de su
    aplicaron practica que contribuye a perfeccionar el
    funcionamiento de la organización objeto de estudio. En
    este sentido se propone: Llevar a la aplicación practica
    de las propuestas establecidas en esta investigación,
    dándole seguimiento y ajustes necesarios. Enfocar el
    trabajo en la organización en que se valido la presente a
    la gestión del conocimiento. Profundizar en el estudio de
    las particularidades de la empresa como adhocracia, mediante el
    desarrollo de una investigación especifica que conlleve al
    diseño de técnicas para tales fines. Completar el
    diagnóstico con investigaciones dirigidas al cliente, como
    complemento a los resultados obtenidos de los miembros de la
    organización. Utilizar los resultados obtenidos en
    función del diseño de sistemas de gestión de
    la calidad previsto. RECOMENDACIONES

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