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Papeles de trabajo



Partes: 1, 2

  1. Políticas Generales
  2. Concepto
  3. Objetivo e importancia
  4. Contenido
  5. Cédulas de
    auditoría
  6. Clasificación de los papeles de
    trabajo
  7. Clases
    de papeles de trabajo
  8. Confidencialidad de los papeles de
    trabajo
  9. Propiedad
  10. Papeles de trabajo en medios
    electrónicos
  11. Procesamiento electrónico de datos
    (PED)
  12. Asientos de
    reclasificación
  13. Asientos de ajuste
  14. Expedientes o archivos
    permanentes
  15. Pruebas sustantivas
  16. Pruebas de cumplimiento
  17. Comité de auditoria
  18. Ciclo
    de auditoria

Políticas
Generales

1. Los auditores externos serán los
responsables de controlar y custodiar los papeles de trabajo
durante la ejecución de las auditorías y hasta su
envío al archivo de la empresa en la firma de
auditores.

2. Por contener información de
carácter confidencial, se restringe el uso y consulta de
los papeles de trabajo a personas ajenas a la práctica y
supervisión de las auditorías.

3. Los papeles de trabajo
comprenderán las actividades realizadas en cada una de las
fases de auditoría y contendrán evidencia de la
planeación, así como de la naturaleza, oportunidad
y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados y
de las conclusiones a que se llegó.

4. Los papeles de trabajo indicarán
el personal que aplicó los procedimientos de
auditoría y su fecha de elaboración.

5. En todos los casos, en los papeles de
trabajo se dejará constancia de la supervisión de
la auditoría mediante rúbrica del servidor
público a cargo.

6. Sin excepción, los papeles de
trabajo deberán incluir índices y marcas,
así como cruces, cuando la información contenida en
éstos derive de otro papel de trabajo o documento, de
acuerdo con lo establecido en la Guía de Índices,
Marcas y Llamadas de Auditoría. Los índices no
sólo facilitan la ubicación de los papeles de
trabajo, sino que describen la tipología de los papeles de
trabajo más frecuentes conforme a la materia a la que
corresponden, la cual forma parte de las bases de los documentos
justificativos y comprobatorios de la Cuenta que debe
conservarse, o respaldarse en medios electrónicos de
acuerdo con las necesidades derivadas de las actividades de
revisión.

7. Los papeles de trabajo estarán
completos y suficientemente detallados, con el fin de que
reflejen en forma clara los datos contenidos en los registros,
los métodos de comprobación utilizados y la
evidencia adicional necesaria para la formación de una
opinión y la preparación del informe.

8. Los papeles de trabajo contendrán
información clara y comprensible para el
lector.

9. Los papeles de trabajo se
foliarán, a efecto de tener control de ellos, considerando
un folio continuo en cada legajo.

10. Los expedientes de los papeles de
trabajo contendrán una portada principal o carátula
que incluya los datos generales de la revisión, así
como un índice para facilitar su manejo y
consulta.

11. Cuando los papeles de trabajo sean
demasiado voluminosos, se dividirán en varios legajos para
evitar su deterioro, hacerlos manejables y facilitar su
consulta.

12. Todas las cédulas de
información o de contenido homogéneo se
enumerarán en forma consecutiva abajo del índice.
Es decir, si el análisis de cierto capítulo
comprende "n" cédulas, éstas se indicarán de
la siguiente manera:

1/n, 2/n, 3/n,…, n/n

Concepto

Son el conjunto de cédulas y
documentación fehaciente que contienen los datos e
información obtenidos por el auditor en su examen,
así como la descripción de las pruebas realizadas y
los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la
opinión que emite al suscribir su informe.

Los papeles de trabajo están
constituidos por la documentación en la cual el auditor
asienta la información obtenida en la revisión,
así como por la que le fue proporcionada por el sujeto
fiscalizado (fotocopias o copias certificadas), que en conjunto
proporcionan la evidencia de los resultados obtenidos en la
auditoría.

Según el caso, dicha
información estará contenida en medios
físicos y archivos electrónicos.

Uno de los aspectos que distingue a la
auditoria de cualquier otra forma de control es el hecho de crear
precedente o dejar constancia de sus hallazgos por medio de la
elaboración y conservación de los papeles de
trabajo, ya que éstos constituyen el sustento de la
opinión que emite el auditor. Su importancia se deriva de
la información que puedan contener, de la
interpretación que de ella se realice; del grado de
calidad con que se planeen, preparen, revisen y conserven dichos
papeles; y de la accesibilidad que ofrezcan para ejercer la
supervisión de las auditorías.

El propósito de elaborar los papeles
de trabajo es dejar evidencia de las auditorías
realizadas; de la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos de auditoría aplicados; y de las
conclusiones a que se llegó. Asimismo, su objetivo es
dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de
auditoría y de que el trabajo se efectuó de
conformidad con las normas de auditoría; también
deben hacer constar la supervisión y formulación de
informes.

Con relación a la fase de
planeación de la auditoría, en los papeles de
trabajo se explicará la forma en que se seleccionó
al sujeto fiscalizado, el objetivo de la revisión, el
alcance de la auditoría y el programa detallado de
auditoría, así como los procedimientos por aplicar
durante la etapa de ejecución, con base en el estudio y
evaluación preliminar del sistema de control interno
implantado por el sujeto fiscalizado.

Con relación a la fase de
ejecución de la auditoría, se elaboran los papeles
de trabajo que contienen la información que el auditor
obtuvo en su revisión. Con ellos sustentará las
observaciones y resultados que presente al sujeto fiscalizado en
el Informe de Resultados de Auditoria.

A fin de verificar el cumplimiento de los
objetivos de la auditoría fijados en cada una de sus
fases; se dejará evidencia de la revisión de los
papeles de trabajo, por los distintos niveles de
supervisión, observando las políticas relativas al
diseño, estructura y características establecidas
en la firma de auditoría; con especial cuidado en su
limpieza y orden. Durante la supervisión se dará
seguimiento a la cédula o minuta de puntos pendientes por
aclarar, a efecto de que no existan puntos pendientes de
solicitar o verificar al concluir la auditoría.

El contenido de los papeles de trabajo,
constituye el soporte de los hallazgos y conclusiones derivados
de la labor realizada por los auditores. Son el reflejo del
detalle o profundidad del trabajo del auditor y el vínculo
inseparable entre la investigación de campo y los
resultados que se expongan en los informes de
auditoría.

Todos los resultados y recomendaciones de
la auditoría se sustentarán en evidencia suficiente
y competente. La evidencia consiste en el conjunto de elementos
que comprueban la autenticidad de los hechos; la
evaluación de los procedimientos contables,
presupuestarios, programáticos o administrativos
empleados; y la razonabilidad de las determinaciones expresadas
por los auditores. El carácter suficiente se refiere a la
magnitud de la evidencia que se requiere para formar una
opinión razonable; por su parte, el carácter
competente se refiere al grado en que la evidencia puede ser
considerada como confiable.

Los auditores considerarán que el
contenido y disposición de sus papeles de trabajo reflejen
su grado de competencia y experiencia. Asimismo, los papeles de
trabajo serán tan completos y detallados que
posteriormente un auditor experimentado, que no haya tenido
ninguna relación con la auditoría, pueda servirse
de ellos para conocer y constatar la evidencia en que se sustente
el informe de auditoría.

La conformación de la evidencia
suficiente y competente implica someter la evidencia primaria
recopilada a procedimientos para corroborar la razonabilidad de
la información

proporcionada por el sujeto fiscalizado,
explicando, en su caso, discrepancias y ajustes derivados de la
revisión, lo que permite que en el informe se consignen
los saldos y la información que constan alauditor. Estos
procedimientos, desarrollados de lo general a lo particular
quedan plasmados en los diferentes tipos de
cédulas.

OBJETIVO E
IMPORTANCIA

El objetivo general de los papeles de
trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que
una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria
generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que
corresponden a la auditoria del año actual son una base
para planificar la auditoria, un registro de las evidencias
acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar
el tipo adecuado de informe de auditoría, y una base de
análisis para los supervisores y socios.

Los objetivos fundamentales de los papeles
de trabajo son:

– Facilitar la preparación del
informe.

– Comprobar y explicar en detalle las
opiniones y conclusiones resumidas en el informe.

– Proporcionar información para la
preparación de declaraciones tributarias e informe para
los organismos de control y vigilancia del estado.

– Coordinar y organizar todas las fases del
trabajo.

– Proveer un registro histórico
permanente de la información examinada y los
procedimientos de auditoria aplicados.

– Servir de guía en revisiones
subsecuentes.

– Cumplir con las disposiciones
legales.

Para realizar el trabajo de acuerdo con las
normas profesionales, el contador público debe conceder
importancia a la preparación de los papeles de trabajo.
Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término,
efectuar un trabajo completo y libre de información
superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que
facilite la rápida localización y entendimiento
fácil por parte de otras personas.

Los papeles de trabajo, se consideran
completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos
contenidos en los registros, los métodos de
comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria
para la formación de una opinión y
preparación del informe. Además, deben identificar
claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio
o criterio.

Cualquier información o cifras
contenidas en el informe del contador público
deberán estar respaldadas en los papeles de trabajo. A
medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar
los problemas que pueden presentarse en la preparación de
su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo, los
comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios
comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis
preparado durante el trabajo.

Los papeles de trabajo no están
limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se
deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en
forma completa el trabajo efectuado por el contador
público, las razones que le asistieron para seguir ciertos
procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a la
calidad de la información examinada, lo razonable de los
controles internos en vigor y la competencia de las personas
responsables de las operaciones o registros sujetos a
revisión.

Estos también deben ser revisados
por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del
trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales
revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por
sí mismos; estar completos, legibles y organizados
sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias
informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de
quien los preparó.

Debe tenerse presente que muchas veces, el
informe no es preparado por la persona que efectuó el
examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de
cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar
continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de
los papeles de trabajo.

CONTENIDO

La preparación adecuada de las
cédulas acumuladas para documentar las evidencias de
auditoría, los resultados encontrados y las conclusiones
alcanzadas es una parte importante de la auditoria. El auditor
reconoce las circunstancias que requiere una cédula y el
diseño adecuado de las cédulas que deben incluirse
en los archivos. Aunque el diseño depende de los objetivos
involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas
características:

• Cada papel de trabajo debe de estar
identificado con información tal como nombre del cliente,
periodo cubierto, descripción del contenido, la firma de
quien lo preparó, la fecha de preparación y el
código de índice.

• Los papeles de trabajo están
catalogados y con referencias cruzadas para ayudar el archivo y
organización.

• Los papeles de trabajo completos
indican con claridad el trabajo de auditoría
realizado.

• Cada papel de trabajo incluye
suficiente información para cumplir los objetivos para los
cuales fue diseñado.

• Las conclusiones a las que se
llegaron sobre el segmento de auditoría que se está
considerando también se expresan en forma
clara.

LOS PAPELES DE NO DEBEN
CONTENER:

– no ser copia de la contabilidad de la
empresa

– no ser copia de los estados
financieros

– no ser copia de la auditoria del
año pasado.

CÉDULAS DE
AUDITORÍA

Concepto

Las cédulas de auditoría son
documentos en los que se describen los procedimientos y
técnicas utilizadas durante la ejecución de la
auditoría, así como los resultados y conclusiones
en que sustenta la opinión del auditor.

Tipos de cédulas de
auditoría

Por su contenido, las cédulas de
auditoría se clasifican de la siguiente manera:

1. Cédulas sumarias o de
resumen

En las cédulas sumarias se resumen
las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro
(capítulo, concepto o partida) o subfunción sujeto
a examen; por ejemplo, ingresos, deducciones o asignaciones
presupuestarias.

Es conveniente que estas cédulas
contengan los principales indicadores contables o
estadísticos de la operación, así como su
comparación con los estándares del período
anterior, con el propósito de que se detecten desde ese
momento desviaciones importantes que requieran de
explicación, aclaración o ampliación de
algún procedimiento de auditoría, antes de concluir
la revisión. (Véase el Anexo núm.
1.)

2. Cédula
analítica

En las cédulas analíticas,
además de incluirse la desagregación o
análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o
movimiento del rubro (capítulo, concepto o partida) o
subfunción por revisar, mediante la aplicación de
uno o varios procedimientos de auditoría, se detallan la
información con la que se contó, las pruebas
realizadas y las observaciones formuladas.

Es conveniente que la información y
documentación recabada se clasifique de tal forma que
permitan detectar fácilmente desviaciones o aspectos
sobresalientes de las operaciones, y que en ellas se incluyan los
comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida
interpretación.

Las pruebas que se consignen en las
cédulas analíticas se refieren a las
investigaciones que se consideren necesarias (sin perder de vista
la optimización del tiempo y el esfuerzo respecto de las
cargas de trabajo y demás obligaciones a cargo) para
cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo,
considerando las cifras y datos asentados en la cédula
sumaria.

En las cédulas analíticas se
incluye, además, el razonamiento de cifras
específicas o la verificación de algún
cálculo, que son útiles para reforzar el resultado
de las pruebas específicas de detalle o de
análisis. Su aplicación parte de razonamientos de
tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones se
pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad,
producción per cápita, determinación del
costo-beneficio o variaciones entre el gasto ejercido y el
presupuesto autorizado, conciliaciones, etc. Asimismo, en las
cédulas se incluyen las observaciones o irregularidades.
(Véase el Anexo núm. 2.)

3. Cédulas
subanalíticas

Por medio de las cédulas
subanalíticas, se efectúa la desagregación,
detalle o análisis a profundidad de los datos contenidos
en una cédula analítica, mediante la
aplicación de los mismos procedimientos utilizados o de
otros complementarios. Un ejemplo del uso de estas
cédulas, consiste en el examen específico de la
cuenta de inversiones en valores, en el cual la cédula
subanalítica sería aquella en que se mostraran los
saldos mensuales de las cuentas de inversión de dicha
cuenta. (Véase el Anexo núm. 3)

4. Cédulas
maestras

Una vez concluido el trabajo de
auditoría, y de manera adicional a las cédulas en
que se presenten las conclusiones, se deberá integrar al
inicio del legajo de los papeles de trabajo, un informe por
resultado, en el que se expongan brevemente los antecedentes de
éste y se resuman los procedimientos de auditoría
aplicados y sus resultados, de tal manera que su simple lectura
ofrezca un panorama completo del trabajo realizado y de las
posibles acciones por emprender.

Estructura de las cédulas de
auditoría

Las cédulas de auditoría
muestran en su estructura tres partes claramente diferenciadas:
encabezado, cuerpo, y pie o calce.

1. Encabezado

En él se asientan el logotipo de la
empresa, las siglas de esta entidad de fiscalización y el
nombre de la Firma de Auditoría y de la Dirección
de Área encargada de la revisión. Se ubicará
en la parte superior de la cédula, así como los
siguientes datos:

a) Razón social o
denominación del sujeto fiscalizado. b) Clave de la
auditoría.

c) Rubro (capítulo, concepto o
partida) o subfunción auditado.

d) Período o ejercicio presupuestal
sujeto a revisión. e) Clase o tipo de
cédula.

f) Descripción de la
información que se presenta en la
cédula.

g) Iniciales de quienes elaboraron,
supervisaron o revisaron la cédula y su firma o
rúbrica, a fin de deslindar responsabilidades.

h) Fecha de elaboración de la
cédula, con objeto de de limitar responsabilidades en caso
de que, en el transcurso de la auditoría, se presenten
sucesos que modifiquen lo asentado en dicho documento.

i) Clave o índice de la
cédula, en color rojo, los cuales constituyen el dato que
permitirá ordenar y clasificar los papeles de trabajo y
que facilitará su inmediata localización en el
expediente.

2. Cuerpo o contenido
principal

Es la parte más importante de la
cédula; en ella se asientan los resultados y la
información obtenida por el auditor; su contenido puede
referirse a lo siguiente:

a) Cifras y conceptos sujetos a
revisión.

b) Datos informativos de los libros de
contabilidad, auxiliar presupuestal o de los elementos de control
establecidos en el sujeto fiscalizado.

c) Vaciado de declaraciones o comprobantes
de contribuciones pagadas.

d) Hechos e irregularidades detectados por
prácticas omitidas o incumplimiento de los controles
establecidos por el sujeto fiscalizado.

e) Conclusiones, debidamente fundamentadas,
de los hechos e irregularidades detectados por prácticas
omitidas o incumplimiento de los controles establecidos,
así como determinación del monto de dichos hechos e
irregularidades.

f) Marcas y cruces, en color rojo, los
cuales permitan indicar en forma sintetizada las pruebas
realizadas e identificarlas con otras cédulas que guarden
relación o complementen los procedimientos que en ella se
consignen.

3. Pie o calce

Se ubica en la parte final de la
cédula; en él se asientan principalmente los
siguientes datos:

a) Notas aclaratorias o complementarias,
para hacer más conciso o sencillo algún concepto
asentado en el cuerpo de la cédula, con el fin de aclarar
o ampliar información o señalar situaciones
especiales que no signifiquen observaciones o irregularidades y
fallas de control interno.

b) Fuente de la que se tomaron los datos
asentados en la cédula.

c) Descripción de las marcas de
auditoría empleadas y su significado (si no se elabora una
cédula especial para ello).

d) Número de hojas que integran la
cédula

Características de las
cédulas

El diseño de una cédula se
refiere básicamente a su cuerpo o contenido principal, ya
que los datos del encabezado son similares en todos los casos y
los del pie o calce derivan de la ejecución de las pruebas
de auditoría.

Para el diseño de las
cédulas, es preciso considerar las necesidades de la
revisión, en función de los objetivos planteados y
de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con
objeto de que constituyan elementos prácticos para
estructurar la información, su proceso y los resultados de
los procedimientos aplicados.

Con relación a los objetivos
establecidos para la elaboración de los papeles de
trabajo, a continuación se describen las cualidades que
debe reunir una cédula para cumplir su
cometido:

1. Que sea objetiva, es decir, que la
información sea imparcial y suficientemente amplia para
que el lector pueda formarse una opinión.

2. Que sea de fácil lectura, por lo
cual se integrará de manera lógica, clara y
sencilla.

3. Que esté completa y detallada en
cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoría
realizado y sustente debidamente los resultados, conclusiones y
recomendaciones.

4. Que los cruces de las distintas
cédulas (sumarias, analíticas y
subanalíticas), se correlacionen fácilmente, de tal
manera que contengan suficientes índices y marcas que
permitan al lector relacionar datos con facilidad.

5. Que sea pertinente, por lo cual
sólo deberá contener la información
necesaria para cumplir el objetivo propuesto.

Reglas para la elaboración de
cédulas de auditoría

A efecto de que las cédulas que
integran los papeles de trabajo reúnan las
características enunciadas anteriormente y cumplan con su
objetivo, en seguida se establecen de manera enunciativa,
más no limitativa, algunas reglas o principios para su
diseño y elaboración:

1. Adoptar, según el tipo de
auditoría, sujeto fiscalizado y rubro (capítulo,
concepto o partida) o subfunción.

2. Decidir si es necesaria su
formulación, en función del objetivo y
procedimientos aplicados.

3. Efectuar un diseño previo y
elaborarlas preferentemente mediante computadora.

4. Aprovechar los elementos documentales
proporcionados por el sujeto fiscalizado.

5. Anotar los datos en columnas.

6. Asentar en la cédula los datos
suficientes y necesarios, y tener cuidado de que estén
completos.

7. Ordenar y anotar los datos de tal forma
que el lector llegue al mismo conocimiento de la
información y a la misma conclusión que el auditor
que elaboró la cédula.

8. Efectuar los cruces de cifras que sean
necesarios para relacionar los datos contenidos en la
cédula con los asentados en otras
cédulas.

9. Para efectos de corrección, en
las cédulas elaboradas manualmente, las palabras o
números incorrectos se tacharán y los correctos se
escribirán en la parte superior con la rúbrica de
quien elaboró o supervisó la
cédula.

10. Una vez elaborada una cédula en
forma manual, ésta no deberá desecharse ni pasarse
en limpio, por lo que se deberá trabajar siempre con
limpieza y precisión.

11. Los datos y cifras de las
cédulas que se elaboren manualmente, se escribirán
con letra legible o de molde y con tinta negra.

12. En caso de que las cédulas se
elaboren mediante computadora, éstas se deberán
imprimir, preferentemente en papel de color, para agilizar su
localización e identificación en los
legajos.

Marcas de
auditoría

Las marcas de auditoría se
deberán escribir con color rojo y explicar su significado
al pie o calce de las cédulas. El uso de tales marcas debe
corresponder con las establecidas en la Guía de
Índices, Marcas y Llamadas de Auditoría emitido por
la Firma, no obstante su uso es enunciativo más no
limitativo, y el personal auditor podrá crear algunas
más de conformidad con el tipo de auditoría y rubro
revisado.

CLASIFICACIÓN
DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Con base en su utilización y
contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo
permanente o expediente continuo de auditoría y papeles de
trabajo actuales o del período. A continuación, se
señalan las características de cada uno de
ellos.

1. Archivo permanente o expediente
continuo de auditoría

El archivo permanente constituye un legajo
o expediente especial en el que se concentran los documentos
relacionados con la información general del sujeto
fiscalizado, como antecedentes, organización,
operación, información legal, fiscal, financiera,
programático-presupuestal y de revisiones de
órganos de control interno y externo. Esta
información se actualizará en forma continua y
servirá como instrumento de referencia y consulta en
auditorías posteriores.

El archivo se integrará de acuerdo
con lo dispuesto en los Lineamientos para la Integración
del Archivo Permanente emitidos por la Firma; es necesario que se
inicie con un índice que permita identificar la
información y facilitar su localización.

2. Papeles de trabajo actuales o del
período

Los papeles de trabajo actuales o del
período se elaboran y obtienen en el transcurso de la
auditoría. En ellos se deja constancia o evidencia del
proceso de planeación y del programa de auditoría;
del estudio y evaluación del control interno; de la
selección de la muestra de auditoría; del
análisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y
razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y
oportunidad de los procedimientos y técnicas de
auditoría; de la supervisión realizada; de
quién aplicó los procedimientos y de la fecha en
que se realizó el trabajo; de las conclusiones de la
revisión; y del informe de auditoria en el que se incluyen
las recomendaciones formuladas.

3. Integración de expedientes y
orden de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo se archivarán
conforme a un sistema alfanumérico, para lo cual
deberá considerarse el tipo de auditoría de que se
trate y la secuencia de los períodos o programas que han
sido objeto de revisión.

Todos los archivos iniciarán con un
índice que permita conocer su contenido. Los papeles de
trabajo se señalarán con índices y marcas
para facilitar su localización y relacionarlos entre
sí. Los índices son de utilidad para indicar en
qué sección del expediente se encuentran
determinados papeles de trabajo; las marcas sirven de referencia
para conocer el tipo de pruebas realizadas.

Generalmente, al poner en práctica
un procedimiento de auditoría, en el análisis se
utilizan varias cédulas, por lo que éstas deben
numerarse progresivamente, de acuerdo con los índices
asignados a los rubros (capítulo, concepto o partida) o
subfunción de aplicación, de preferencia en forma
piramidal (cédulas sumarias, analíticas y
subanalíticas).

Propiedad, custodia y
confidencialidad

Los expedientes y papeles de trabajo que
los servidores públicos de la Firma elaboren e integren en
el desempeño de sus funciones de auditoría
serán responsabilidad de la Firma, en su manejo se
asegurará la protección de los datos personales, y
respecto del carácter de la información,
deberá clasificarla en sus modalidades de reservada o
confidencial. Recordemos que dichos papeles representan la prueba
material del trabajo realizado.

El personal auditor será responsable
de la custodia y cuidado de los papeles de trabajo durante la
realización de la auditoría, hasta que concluya la
revisión y se emita el o los informes
respectivos.

Se señalará un lugar
específico en las instalaciones de la Firma,a efecto de
que en él se archiven adecuadamente los expedientes y se
evite su deterioro y, una vez cumplida su vigencia
administrativa, pasarán a formar parte del archivo de la
Empresa dentro de la Firma.

Asimismo, para evitar el extravío de
los documentos y que personal no autorizado utilice indebidamente
la información relativa a los hallazgos de
auditoría, los papeles de trabajo se guardarán, en
días y horas inhábiles, en el lugar que para tal
fin sea asignado, preferentemente bajo llave.

El contenido de los papeles de trabajo
deberá ser valorado por el auditor, con el fin de
identificar y salvaguardar los datos e información de
acceso restringido.

CLASES DE PAPELES DE
TRABAJO

Se les acostumbra clasificar desde dos
puntos de vista:

Por su uso

– Papeles de uso continuo.

– Papeles de uso temporal.

Por su contenido

– Hoja de trabajo.

– Cédulas sumarias o de
Resumen.

– Cédulas de detalle o
descriptivas.

– Cédulas analíticas o de
comprobación.

POR SU USO:

Los papeles de trabajo pueden contener
información útil para varios ejercicios (acta
constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o
indefinidos, cuadros de organización, catálogos de
cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad
más o menos permanente a este tipo de papeles se les
acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente
cuando los servicios del auditor son requeridos por varios
ejercicios contables.

De la misma manera los papeles de trabajo
pueden contener información útil solo para un
ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada,
contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones
bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para
integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se
refieran.

POR SU CONTENIDO:

Aunque en diseño y contenido los
papeles de trabajo son tan variados como la propia
imaginación, existe en la secuela del trabajo de auditoria
papeles clave cuyo contenido esta más o menos
definido.

Se clasificarán de acuerdo a la fase
de la auditoria, ya sea de planificación o
ejecución del trabajo. Entre estos
están:

– Planificación de
auditoria

– Hojas de trabajo

– Cédulas sumarias o de
resumen

– Cédulas de detalle

– Cédulas narrativas

– Cédulas de hallazgos

– Cédulas de notas

– Cédulas de marcas

Papeles de trabajo preparados y/o
proporcionados por el área auditada. Entre los que
figuran:

– Estados financieros

– Conciliaciones bancarias

– Manuales

– Organigramas

– Planes de trabajo

Programación de
actividades

– Informes de labores

Papeles de trabajo obtenidos de otras
fuentes. Son los documentos preparados u obtenidos de fuentes
independientes al área auditada. Algunos de estos
son:

– Confirmaciones de saldos

– Interpretaciones auténticas y
normativa publicada

– Decretos de creación de
unidades

– Opiniones Jurídicas

– Opiniones Técnicas

CÉDULAS

Para realizar un trabajo de
auditoría, ya sea como empleado del departamento de
auditoría interna o como contador público, el
auditor necesitará examinar los libros y los documentos
que amparen las operaciones registradas y deberá,
además conservar constancia de la extensión en que
se practicó ese examen, formulando al efecto, extractos de
las actas de las asambleas de accionistas, del consejo de
administración, de los contratos celebrados, etc.
así como análisis del contenido de sus libros de
contabilidad, de los procedimientos de registro, etc. Estos
extractos, análisis, notas y demás constancias
constituyen lo que se conoce como cédulas, y su conjunto
debidamente clasificado y ordenado los papeles de
trabajo.

Estos documentos constituyen la base y la
evidencia para el dictamen o el informe final. Una
definición de cédulas de auditoría
podría ser:

Cedula de Auditoria: Es el documento o
papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una
cuenta, rubro, área u operación sujeto a su
examen.

Las cédulas de auditoría se
pueden considerar de dos tipos:

– Tradicionales.

– Eventuales.

Las tradicionales, también
denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es
estándar y su uso es muy común y ampliamente
conocido; dentro de estas se encuentran las:

– Cedulas sumarias

Que son resúmenes o cuadros
sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de
una cuenta, rubro, área u operación.

– Cedulas analíticas

En ellas se coloca el detalle de los
conceptos que conforman una cédula sumaria.

Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas
por cobrar a clientes informará, por grupos
homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad
sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno,
así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas
analíticas se harán una por cada tipo de clientela,
señalando en ellas como está conformado el saldo de
cada grupo.

Las eventuales no obedecen a ningún
tipo de patrón estándar de nomenclatura y los
nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser
cédulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de
asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones,
cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control
de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos
más tipos de cedulas que pudieran presentarse.

CONFIDENCIALIDAD DE
LOS PAPELES DE TRABAJO

De la misma manera que los libros,
registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban
los balances y los estados financieros de las empresas,
así también los papeles de trabajo constituyen la
base del dictamen que el contador público rinde con
relación a esos mismos balances y estados
financieros.

Cuando una empresa da a conocer el
resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través de
los estados financieros que ha preparado, y no mediante los
libros y registros contables o procedimientos
administrativos.

El dictamen del auditor debe ser suficiente
para los efectos de informar, por lo tanto no revelará
ninguna información confidencial que haya obtenido en el
curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento
del cliente. Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado
el profesional puede recurrir y en algunos casos se ve obligado,
a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena
fe, como de la corrección técnica de sus
procedimientos para llegar a su dictamen.

La confidencialidad se establece como norma
y está relacionada estrechamente con el cuidado
profesional que debe tener el personal auditor. En este sentido,
queda estrictamente prohibido mostrar los papeles de trabajo a
personas no autorizadas, a menos que se trate del personal que
realice labores durante el proceso de revisión; cuando los
papeles coadyuven a solucionar los problemas que se presenten en
las revisiones; o cuando formen parte de la evidencia de hechos o
irregularidades que se hayan detectado.

PROPIEDAD

Los papeles de trabajo son propiedad del
auditor, él los preparó y son la prueba material
del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya
que por contener datos que puedan considerarse confidenciales,
está obligado a mantener absoluta discreción
respecto a la información que contienen.

Es decir, los papeles de trabajo son del
auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula
no revelar por ningún motivo los hechos, datos o
circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su
profesión (a menos que lo autorice él o los
interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan
las leyes respectivas).

PAPELES DE TRABAJO EN
MEDIOS ELECTRÓNICOS

Los papeles de trabajo en medios
electrónicos se refieren a información creada,
transmitida, procesada, grabada o conservada
electrónicamente que dan soporte a un informe de
auditoría. A dicha información sólo se puede
tener acceso usando equipos y tecnologías
idóneas.

En función de su naturaleza, y con
el fin de asegurar la confiabilidad en dicha información,
y en qué medida es viable para el desarrollo de las
pruebas sustantivas de auditoría, se deberá hacer
énfasis en los procedimientos que conduzcan a verificar
los siguientes aspectos:

1. Autenticidad:

En qué medida se puede confirmar la
identidad de la persona o entidad que crea la
información.

2. Integridad:

La cual consiste en asegurar que la
información sea completa, exacta, actualizada y
válida.

3. Autorización:

Verificar que la información haya
sido preparada, procesada, corregida, enviada, recibida, y
consultada por personas facultadas para ello.

4. Admisión:

Cuidar en la medida de lo posible que la
información que recopile la entidad de
fiscalización, no sea susceptible de ser rechazada por las
personas involucradas en el intercambio de la misma, por motivos
tales como que no se pueda probar su origen, recepción o
contenido.

PROCESAMIENTO
ELECTRÓNICO DE DATOS (PED)

Con los avances de la tecnología, es
necesario que el auditor conozca los equipos electrónicos
que utilice su cliente para aprovecharlos al practicar su
auditoria. No es necesario que el auditor sea experto en la
programación, pero sí que conozca los programas de
contabilidad que utiliza el cliente.

COMPLEJIDAD TÉCNICA

Los sistemas PED se definen por su
complejidad técnica y el grado en que se utilizan en una
organización. Una mejor medida de la complejidad es la
capacidad de un sistema en comparación con la capacidad de
un sistema conceptuado como mejor norma, y se define como
complejo.

GRADO DE USO

Hay dos maneras de las cuales el auditor
podría servirse de los equipos
electrónicos

a) Pera obtener estados, relaciones,
análisis de cuentas, etc. que podrá utilizar como
cédulas cuyo contenido facilite la verificación de
ciertas partidas. Como medio para comprobar el funcionamiento del
control interno, en caso que se trate de una auditoria
operacional.

Partes: 1, 2

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