Papeles de trabajo (página 2)

El grado en que el PED se utiliza en un
sistema también esta relacionado con la complejidad. Por
lo general, cuando más funciones de negocios y
contabilidad se realizan mediante computadora, el sistema tiene
que irse haciendo más complejo para acomodar las
necesidades de procesamiento. Una forma en que un sistema puede
hacerse más complejo es incrementando el número de
ciclos de transacciones que se basan en la
computadora.

La complejidad también se incrementa
a medida que se incrementa el número de funciones basadas
en computadora en un ciclo dado.

EFECTO DEL PED SOBRE LAS
ORGANIZACIONES

El PED tiene varios efectos importantes
sobre las organizaciones. El más importante desde la
perspectiva de la auditoria se relaciona con los cambios
organizacionales, la visibilidad de la información y el
potencial de comisión de errores.

El cambio organizacional se refiere a las
instalaciones, el personal, la centralización de datos y
separación de responsabilidades y a los métodos de
autorización de las organizaciones que usan el PED, estos
cambios dependerán de la complejidad del mismo.

En sistemas no complejos del PED, con
frecuencia existen documentos fuentes en apoyo de cada
transacción, y la mayor parte de los resultados de
procesamiento se imprimen. De manera que las entradas, salidas y
también en gran parte del procesamiento, son visibles para
el usuario y el auditor del PED. Con mayores volúmenes de
datos y más complejidad la visibilidad de los datos de
entrada, la visibilidad del procesamiento y la visibilidad del
rastro de la transacción ya no será
posible.

Otros factores que incrementan la
probabilidad de cometer errores importantes en los estados
financieros son: reducción de la participación
humana, la uniformidad de procesamiento, el acceso no autorizado
y la pérdida de datos. Estos factores son de importancia
para el auditor.

ASIENTOS DE
RECLASIFICACIÓN

Los asientos de reclasificación
deben ser registrados únicamente en los papeles de trabajo
del auditor y corresponden a la debida presentación de
estados financieros de la agrupación correcta de cuentas,
sin importar que las operaciones realizadas en un periodo
estén debidamente registradas.

Para determinar el asiento de
reclasificación que se requiere, el auditor deberá
asegurarse de la debida composición del saldo de la
cuenta. Por lo tanto si el saldo de la partida de obligaciones en
circulación incluya algunas obligaciones que vencen el
próximo año, estas deberán presentarse como
pasivo circulante. El asiento que corresponde a este caso
será cargo a obligaciones en circulación con abono
a porción vencida de obligaciones en
circulación.

El auditor deberá resumir estos
asientos en una lista dentro de los papeles de trabajo,
codificarlos mediante una letra y explicarlos al cliente si es
necesario, pero no deberá regístralos; porque su
trabajo no es hacer la contabilidad.

Para facilitar la identificación,
los asientos de reclasificación deben estar debidamente
agrupados.

ASIENTOS DE
AJUSTE

Cuando el auditor descubre errores
importantes en los registros de contabilidad, deben corregirse
los estados financieros. Por ejemplo, si el cliente no redujo de
forma adecuada el inventario en cuanto a materias primas
obsoletas, el auditor puede hacer un ajuste para reflejar el
valor de realización del inventario. Aunque el asiento de
ajuste descubierto en la auditoria típicamente lo prepara
el auditor, éstos deben ser aprobado por el cliente porque
la administración tiene la responsabilidad principal por
la presentación razonable de los estados
financieros.

Sólo los asientos que afecten en
forma relevante la presentación razonable de los estados
financieros, deben ser hechos. La determinación de
cuándo ajustar un error se basa en el impacto que
tendrá dicho error en los estados financieros de la
empresa que se trate. El auditor debe recordar que varios errores
no importantes que no se ajustan pueden ocasionar un error global
importante cuando se combinan. Es común que los auditores
resuman todos los asientos que no hayan sido registrados en un
papel de trabajo aparte como medio para determinar su efecto
acumulativo.

EXPEDIENTES O
ARCHIVOS PERMANENTES

Como su nombre lo indica en el archivo
permanente debe conservarse información de interés
continuo que se extiende más allá de cualquier
periodo de auditoría en particular.

En la parte introductoria de este archivo
se debe incorporar una cédula que hará las veces de
índice o contenido que indicará las distintas
secciones que lo integran, mismas que, a su vez, se
acomodarán en orden cronológico conforme a la fecha
de recopilación. Por lo tanto resulta indispensable
planear adecuadamente la información que debe contener
este archivo; previendo así su crecimiento.

Es importante que al término del
trabajo de auditoria se haga una revisión final de la
información que contiene el archivo permanente, para
cerciorarse que sea la que (a juicio del auditor) se considere
conveniente mantener.

Los archivos permanentes tienen como
objetivo reunir los datos de naturaleza histórica o
continua relativos a la presente auditoria. Estos archivos
proporcionan una fuente conveniente de información sobre
la auditoria que es de interés continuo de un año
al otro. Los archivos permanentes incluyen lo
siguiente:

Programa general de trabajo de la
auditoria y su evolución.

Resúmenes o copias de documentos de
la compañía que son de importancia continua como el
acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de
emisión y compra de bonos y los contratos. Los contratos
son los planes de pensiones, los arrendamientos, las opciones de
acciones, etc. Cada uno de estos documentos es de importancia
para el auditor durante tantos años como está en
vigor. Obligaciones fiscales y legales a que se encuentra sujeta
la entidad. Copia o extracto de los principales contratos con los
que está obligada la entidad.

Análisis de años anteriores
de cuentas tales como deudas a largo plazo, cuentas del capital
de accionistas, crédito mercantil y activos fijos. Al
tener esta información en archivos permanentes el auditor
la concentra analizando sólo cambios del balance del
presente año mientras conserva para un estudio posterior
los resultados de las auditorias de años anteriores en
forma accesible.

Evolución de las cuentas de
activos capitalizables y su correspondiente depreciación
y/o amortización.

Información relacionada con el
conocimiento de la estructura de control interno y la
evaluación del riesgo de control. Incluye organigramas,
flujogramas, cuestionarios y otra información de control
interno, incluyendo lista de controles y desventajas en el
sistema.

Los resultados de los procedimientos
analíticos de auditorías de años anteriores.
Entre estos datos están razones y porcentajes calculados
por el auditor y el saldo total o el saldo por mes para cuentas
seleccionadas. Esta información es útil pues ayuda
al auditor a decidir si existen cambios inusuales en los saldos
en cuenta del presente año que deberían
investigarse con mayor amplitud.

Sistemas de operación en uso, como
es el caso de sistemas de contabilidad general y del sistema de
contabilidad de costos (incluyendo en ambos, catálogo de
cuentas, guía contabilizadora e instructivo de
contabilización).

PRUEBAS
SUSTANTIVAS

Una prueba sustantiva es un procedimiento
diseñado para probar el valor monetario de saldos o la
inexistencia de errores monetarios que afecten la
presentación de los estados financieros. Dichos errores
(normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara
indicación de que los saldos de las cuentas pueden estar
desvirtuados. La única duda que el auditor debe resolver,
es de sí estos errores son suficientemente importantes
como para requerir ajuste o su divulgación en los estados
financieros.

Deben ejecutarse para determinar si los
errores monetarios han ocurrido realmente. En resumen
ayudarán a comprobar si la información ha sido
corrompida comparándola con otra fuente o revisando los
documentos de entrada de datos y las transacciones que se han
ejecutado.

Una vez valorados los resultados de las
pruebas se obtienen conclusiones que serán comentadas y
discutidas con los responsables directos de las áreas
afectadas con el fin de corroborar los resultados. Por
último, el auditor deberá emitir una serie de
comentarios donde se describa la situación, el riesgo
existente y la deficiencia a solucionar, y en su caso,
sugerirá la posible solución.

Esta será la técnica a
utilizar para auditor el entorno general de un sistema de bases
de datos, tanto en su desarrollo como durante la
explotación.

PRUEBAS DE
CUMPLIMIENTO

Las pruebas de cumplimiento representan
procedimientos de auditoria diseñados para verificar si el
sistema de control interno del cliente está siendo
aplicado de acuerdo a la manera en que se le describió al
auditor y de acuerdo a la intención de la gerencia. Si,
después de la comprobación, los controles del
cliente parecen estar operando efectivamente, el auditor
justifica el poder tener confianza en el sistema y por
consiguiente reduce sus pruebas sustantivas.

Las pruebas de cumplimiento están
relacionadas con tres aspectos de los controles del
cliente:

• La frecuencia con que los
procedimientos de control necesarios fueron llevados a efecto.
Para reducir las pruebas sustantivas, los procedimientos
prescritos en el sistema deben estar cumpliéndose
consistentemente.

• La calidad con que se ejecutan los
procedimientos de control. Los procedimientos de control se deben
ejecutar en forma apropiada. La calidad de su ejecución
puede ser probada mediante discusiones sobre el criterio seguido
para tomar ciertas decisiones.

• La persona que ejecuta el
procedimiento. La persona responsable de los procedimientos de
control, debe ser independiente de funciones incompatibles para
que el control sea efectivo.

COMITÉ DE
AUDITORIA

Un comité de auditoría es un
grupo de individuos que se reúnen para tratar asuntos que
a todos competen o es de su interés, con el
propósito de recibir, analizar, discutir y llegar a
acuerdos o conclusiones relacionados con el objetivo para el que
fue creado el comité. Se debe despersonalizar la
jerarquía de sus integrantes para evitar imposiciones por
autoridad, sus integrantes deben considerarse en un mismo nivel
jerárquico, lo cual nos lleva a la necesidad de un alto
grado de madurez profesional y administrativa de sus
componentes.

El objetivo estará delineado por el
tipo y el fin de la organización, sin embargo puede
entenderse que el fin de un Comité de Auditoría
será "Coordinar los esfuerzos de auditoría de una
organización bajo un esquema que dicten políticas y
lineamientos tendientes al apoyo y cumplimiento de los objetivos
de auditoría externa".

CICLO DE
AUDITORIA

Periodo durante el cual se someten a
auditoria todas las actividades de un centro
determinado.

Un enfoque de auditoría efectivo en
las revisiones de las operaciones y del control interno en los
trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control
interno, como sería el caso de la auditoria integral es el
de los ciclos de auditoría:

Este enfoque se relaciona con la auditoria
de los controles de las transacciones económicas que
originan los estados financieros, con énfasis en el
control interno. El enfoque para efectuar la auditoria mediante
una revisión más analítica y profunda del
control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las
transacciones características de cada negocio. El estudio
de este concepto requiere como base fundamental, que se definan
dichas transacciones y la forma como pueden agruparse.

Aunque las empresas tienen diferentes
clases de transacciones según sus características,
para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con
el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los
siguientes ciclos típicos aplicables en general a la
mayoría de los negocios:

1. Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta
de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero.

2. Ciclo de compras. Se refiere a la
adquisición de activos de capital, mano de obra, servicios
y materiales a cambio de efectivo.

3. Ciclo de nómina o personal. Se
relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos
humanos.

4. Ciclo de tesorería. Comprende el
manejo de los fondos de la empresa; comienza con el de los
ingresos, incluye la distribución del efectivo en las
operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de
éste a los inversionistas y acreedores.

5. Ciclo de producción. Consiste en
la transformación de los activos adquiridos en bienes y
servicios para la venta.

6. Ciclo de información financiera.
Comprende la preparación de estados financieros

Autor:

Lic. Maigualida
Blanco-Uribe