Sistema de control para la medición y evaluación del desempeño de la gestión del departamento de proyectos

O U N E X P CVG EDELCA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA
INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO SISTEMA DE CONTROL PARA LA
MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LA
GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE MEJORAS DE
GENERACIÓN DE CVG EDELCA Autor: LEZAMA, Juan L. Octubre de
2004

U N E O X P GENERALIDADES CVG EDELCA DE LA EMPRESA En vista de
las necesidades energéticas del país y del
crecimiento del coeficiente de electrificación, durante
los años 50, el país se vió obligado a
realizar estudios para investigar las posibilidades
hidroeléctricas existentes. El 23 de julio de 1963, se
constituye formalmente, la compañía CVG
Electrificación del Caroní C.A. (EDELCA),
cumpliendo con el articulo 31 del estatuto orgánico de la
Corporación Venezolana de Guayana, y para el mes de agosto
se comienza la construcción del proyecto GURI en dos (2)
etapas, con un capital de Bs. 514 millones. Al concluir este
proyecto queda construida la Central Hidroeléctrica
más grande del mundo, con un área inundada de 4.560
Km2 y un volumen total de agua de 135.000 millones de metros
cúbicos.

U N E O X P GENERALIDADES CVG EDELCA DE LA EMPRESA CVG EDELCA
está a cargo del estudio y aprovechamiento del río
Caroní y actualmente finaliza la puesta en marcha de un
gran complejo hidroeléctrico en el denominado “Bajo
Caroní”, donde el río presenta su zona de
mayor potencia con una caída topográfica de 240
metros en 215 Km. Este complejo conforma una escalera
topográfica que incluye esquemas en operación
(Guri, Macagua I, II, Caruachi) y en construcción
(Tocoma). El 23 de enero de 1997 fue inaugurada por el Presidente
de la República para ese entonces, Dr. Rafael Caldera, la
obra que consolidó el complejo hidroeléctrico de
Guayana como el más importante de Latinoamérica:
MACAGUA II, con una capacidad instalada de 2.540 MW. Actualmente
se desarrolla la construcción de la Central Tocoma, y se
continúa con la ampliación electromecánica
de la Central Caruachi. Igualmente, en el Alto Caroní se
realizan estudios a largo plazo de los proyectos
hidroeléctricos en los sitios denominados Tayucay,
Aripichi, Eutobarima y Auraima.

U N E O X P a GENERALIDADES CVG EDELCA DE LA EMPRESA
Visión Empresa de servicio eléctrico de clase
mundial, líder en desarrollo sustentable, pilar del
progreso del país. Misión Producir, transportar y
comercializar energía eléctrica precios
competitivos, en forma confiable y en condiciones de eficiencia y
rentabilidad.

U N E O X P 1. 2. GENERALIDADES CVG EDELCA DE LA EMPRESA
Objetivos Superiores (Fines): Generar beneficio económico
para los incrementando el valor de la empresa. accionistas,
Lograr la satisfacción de los clientes mediante un
servicio de excelente calidad, basado en la gestión
sustentable de los recursos, para apoyar el desarrollo del
país.

U N E O X P GENERALIDADES CVG EDELCA DE LA EMPRESA JUNTA
DIRECTIVA Organigrama de PRESIDENCIA la Empresa: GERENCIA
AUDITORÍA INTERNA GERENCIA ASUNTOS PÚBLICOS
GERENCIA GESTIÓN AMBIENTAL GERENCIA CONSULTORIA JURIDICA
GERENCIA RECURSOS HUMANOS GERENCIA LICITACIONES DIRECCIÓN
DE PLANIFICACIÓN DIRECCIÓN DE FINANZAS
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DIRECCIÓN DE
TELEMÁTICA DIR. DE PROYECTOS DE TRANSMISIÓN DIR. DE
OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE TRANSMISIÓN
DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN DIR. DE EXPANSIÓN DE
GENERACIÓN DIR. DE REDES REGIONALES DIVISIÓN
PROTECCIONES, SUPERVISIÓN Y CONTROL DE GENERACIÓN
DIVISIÓN DE INGENIERÍA DE MEJORAS DE
GENERACIÓN DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIONES Y PRUEBAS DE
GENERACIÓN DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE MEJORAS DE
GENERACIÓN DIVISIÓN PLANTA GURI DIVISIÓN
PLANTA MACAGUA DIVISIÓN PLANTA CARUACHI

U N E X O P GENERALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS CVG
EDELCA DE MEJORAS DE GENERACIÓN Estructura Organizativa:
DIVISIÓN DE INGENIERÍA DE MEJORAS DE
GENERACIÓN DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE MEJORAS DE
GENERACIÓN ÁREA DE CONTROL DE GESTIÓN
SECCIÓN TÉCNICA DE PROYECTOS DE MEJORAS
SECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE
MEJORAS

U N E X O P GENERALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS CVG
EDELCA DE MEJORAS DE GENERACIÓN Objetivo: Evaluar,
Programar, Desarrollar, Controlar, Organizar y Dirigir los
Proyectos de Mejoras y Obras de Infraestructura a ser Ejecutados
en el Sistema de Generación de CVG EDELCA, para satisfacer
los requerimientos de alta confiabilidad y disponibilidad
asociados a la Operación y Mantenimiento de los Equipos e
Instalaciones de Generación, de acuerdo con los
Parámetros de Calidad, Costo y Oportunidad exigidos por la
Empresa.

O E X P U N CVG EDELCA EL PROBLEMA ADECUACIÓN DEL MODELO
DE EXCELENCIA DE GESTIÓN DE EDELCA (1999) DIRECCIÓN
DE PRODUCCIÓN DE CVG EDELCA AUDITORÍAS INTERNAS
DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE MEJORAS DE GENERACIÓN (2001)
NECESIDAD DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN ASPECTO
N° 4. INFORMACIÓN Y ANÁLISIS EL DEPARTAMENTO DE
PROYECTOS DE MEJORAS DE GENERACIÓN CARECE DE UN SISTEMA DE
CONTROL DE GESTIÓN NECESIDAD DE NORMALIZAR LOS INDICADORES
DE GESTIÓN A UTILIZAR EN EL SISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN

O E X P U N CVG EDELCA OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Diseñar
e Implementar un Sistema de Control basado en la herramienta de
gestión del Cuadro de Mando Integral, para medir y evaluar
el desempeño de la gestión del Departamento de
Proyectos de Mejoras de Generación de CVG EDELCA.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1. Definir la situación
actual del Departamento, así como los procesos y sistemas
actualmente empleados para el Control de Gestión de las
Unidades pertenecientes al Departamento 2. Seleccionar y evaluar
los indicadores, para el control del desempeño de la
gestión de las Unidades pertenecientes al Departamento 3.
Normalizar los indicadores formulados para el Control del
desempeño de la gestión de las Unidades
pertenecientes al Departamento 4. Validar la normalización
de los indicadores formulados para el Control del
desempeño de la gestión de las Unidades
pertenecientes al Departamento

O E X P CMI 7. 8. 11. U N CVG EDELCA OBJETIVOS 5. Diseñar
el Tablero de Control, basado en la Herramienta de Gestión
“Cuadro de Mando Integral”. 6. Diseñar la Base
de Datos que contendrá la información necesaria
para la medición de los indicadores planteados
Diseñar los Formularios de Reportes Validar el Sistema de
Control de Gestión Propuesto 9. Documentar el Manual del
Usuario, para la adecuada utilización del Sistema de
Control 10. Documentar el Manual del Programador, para el
adecuado mantenimiento del Sistema de Control Validar la
Documentación de los Manuales

O E X P U N CVG EDELCA ALCANCE Este proyecto contempla todos los
pasos necesarios para la creación y entrega del Sistema de
Control en el Departamento de Proyectos de Mejoras de
Generación, para el seguimiento y control del
desempeño de la gestión, los cuales serán
desarrollados tomando en cuenta las prácticas y normativas
vigentes de CVG EDELCA, las cuales son canalizadas por la
División Desarrollo de la Organización.

O E X P U N CVG EDELCA ESTUDIO TIPO DE ESTUDIO No presenta
manipulación de variables en forma deliberada. NO
EXPERIMENTAL Permite detallar, registrar, analizar y documentar a
los distintos Indicadores que evaluarán el comportamiento
de la gestión de las Unidades adscritas al Departamento de
Proyectos de Mejoras de Generación. DESCRIPTIVO-
EVALUATIVO Consiste en determinar el uso e importancia
establecida en los indicadores actuales, a fin de proponer e
implementar nuevos indicadores que permitan controlar las
actividades básicas de las Unidades del
Departamento.

O E X P U N CVG EDELCA SITUACIÓN ACTUAL DEPARTAMENTO DE
PROYECTOS DE MEJORAS DE GENERACIÓN Emplea INFORMES Y
REPORTES DE GESTIÓN (Anuales, Trimestrales, Mensuales)
CONTROL DE GESTIÓN TOMA DE DECISIONES EVALUACIÓN DE
LAS ACTIVIDADES MEDULARES DEL DEPARTAMENTO Plan Operativo
Presupuestos • Ejecución Presupuestaria de Gastos
• Ejecución Presupuestaria de Inversiones •
Avance Físico de los Proyectos • Avance Financiero de
los Proyectos VARIEDAD DE INFORMACIÓN • Cumplimiento
del Plan de Hitos de los Proyectos • Distribución de
Horas Hombre por actividades • Distribución de Horas
Hombre por Estructura de Proyectos • Cumplimiento del Plan
de Vacaciones.

U N E O X P 2. 3. SITUACIÓN CVG EDELCA SITUACIÓN
PROPUESTA PROPUESTA 1. FORMULACIÓN Y NORMALIZACIÓN
DE LOS INDICADORES DE LAS UNIDADES ADSCRITAS AL DPMG
DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 1.
CÓDIGOS DE PROGRAMACIÓN 2. SISTEMA DE CONTROL DE
MANUAL DEL USUARIO Y DEL PROGRAMADOR DEL SCG GESTIÓN

U N E O X P STPM SITUACIÓN CVG EDELCA PROPUESTA A.
FORMULACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN OBJETIVOS
Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADSCRITAS AL DEPARTAMENTO UNIDAD SAPM
ACG OBJETIVO Planificar, diseñar y ejecutar los proyectos
de mejoras y las obras complementarias en los equipos e
instalaciones de generación, de acuerdo con los
parámetros de calidad, costos, oportunidad y
requerimientos ambientales exigidos por la empresa. Administrar
los procesos de procura, contratación y control de
proyectos de mejoras y obra. Formular y consolidar planes,
controlar y evaluar la Gestión de la División de
Ingeniería de Mejoras de Generación, así
como también apoyar a la Dirección de
Producción mediante la documentación oportuna y la
propuesta de ajustes necesarios para cumplir los programas y
metas requeridas, alineado al mejoramiento continuo de la
organización. FUNCIONES GENERALES • Planificar y
formular proyectos de mejoras y obras de infraestructura. •
Diseñar la ingeniería de proyectos de mejoras y
obras de infraestructura. • Preparar la ejecución e
inspección de los proyectos. • Ejecutar los proyectos
de mejoras y obras de infraestructura. • Controlar los
proyectos. • Proporcionar asesorías técnicas.
• Preparar la ejecución de los proyectos. •
Administrar los proyectos. • Gestión de Procesos.
• Gestión Administrativa. • Gestión de
Recursos. • Calidad y Mejoramiento Continuo.

U N E O X P CMI SITUACIÓN CVG EDELCA PROPUESTA INDICADORES
DE LA STPM ACCIONISTA PROCESOS CLIENTES, COMUNIDADES Y AMBIENTE
• Grado de Satisfacción del • Avance
Físico de los Proyectos • Cumplimiento del Plan de
Hitos Técnicos Cliente • Cumplimiento de H-H por
Estructura de Proyectos CAPACIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
• Eficacia en los Procesos de la STPM • Cumplimiento
del Plan de Desarrollo (DND) • Cumplimiento del Plan de
Vacaciones • Cumplimiento del Plan de Modelo de
Gestión Humana

U N E O X P SITUACIÓN CVG EDELCA PROPUESTA VALOR DE LA
DIRECCIÓN VALOR DE LA DIVISIÓN VALOR DEL
DEPARTAMENTO PERSPECTIVA DEL ACCIONISTA PERSPECTIVA DE LOS
CLIENTES, COMUNIDADES Y AMBIENTE PERSPECTIVA DE LOS PROCESOS
Avance Físico de los Proyectos PERSPECTIVA DE LAS
CAPACIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Grado de
Satisfacción del Cliente Eficacia en los Procesos de la
Sección Técnica Cumplimiento de H-H por Estructura
de Proyectos Cumplimiento del Plan de Vacaciones Cumplimiento del
Plan de Desarrollo (DND) Cumplimiento del Plan de Modelo de
Gestión Humana Cumplimiento del Plan de Hitos

U N E O X P SITUACIÓN CVG EDELCA CLIENTES, PROPUESTA
INDICADORES DE LA SAPM ACCIONISTA PROCESOS COMUNIDADES Y AMBIENTE
CMI • Avance Financiero de los Proyectos • Grado de
Satisfacción del Cliente CAPACIDADES DE LA
ORGANIZACIÓN • Cumplimiento del Plan de Desarrollo
(DND) • Cumplimiento del Plan de Vacaciones •
Cumplimiento del Plan de Modelo de Gestión Humana •
Cumplimiento del Plan de Hitos Administrativos •
Cumplimiento del Plan de Contratos

U N E O X P SITUACIÓN CVG EDELCA PROPUESTA VALOR DE LA
DIRECCIÓN VALOR DE LA DIVISIÓN VALOR DEL
DEPARTAMENTO PERSPECTIVA DEL ACCIONISTA PERSPECTIVA DE LOS
CLIENTES, COMUNIDADES Y AMBIENTE PERSPECTIVA DE LOS PROCESOS
Grado de Satisfacción del Cliente Avance Financiero de los
Proyectos PERSPECTIVA DE LAS CAPACIDADES DE LA
ORGANIZACIÓN Cumplimiento del Plan de Hitos Cumplimiento
del Plan de Vacaciones Cumplimiento del Plan de Desarrollo (DND)
Cumplimiento del Plan de Modelo de Gestión Humana
Cumplimiento del Plan de Contratos

U N E O X P SITUACIÓN CVG EDELCA CLIENTES, PROPUESTA
INDICADORES DEL ACG ACCIONISTA PROCESOS COMUNIDADES Y AMBIENTE
• Grado de Satisfacción del CMI • Oportunidad de
los Informes de Gestión Cliente • Calidad de los
Informes de Gestión CAPACIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
• Cumplimiento del Plan de Desarrollo (DND) •
Cumplimiento del Plan de Vacaciones

U N E O X P SITUACIÓN CVG EDELCA PROPUESTA VALOR DE LA
DIRECCIÓN VALOR DE LA DIVISIÓN VALOR DEL
DEPARTAMENTO PERSPECTIVA DEL ACCIONISTA PERSPECTIVA DE LOS
CLIENTES, COMUNIDADES Y AMBIENTE PERSPECTIVA DE LOS PROCESOS
Oportunidad de los Informes de Gestión Grado de
Satisfacción del Cliente Calidad de los Informes de
Gestión PERSPECTIVA DE LAS CAPACIDADES DE LA
ORGANIZACIÓN Cumplimiento del Plan de Vacaciones
Cumplimiento del Plan de Desarrollo (DND)

U N E O X P Av. Fís. SITUACIÓN CVG EDELCA PROPUESTA
B. NORMALIZACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN
DEFINICIÓN INFORMACIÓN Y DATOS REPORTES Y
CONSIDERACIONES DE GESTIÓN Diagrama Causa – Efecto
ÁRBOL DE FACTORES O NIVELES DE RESPONSABILIDAD OBJETIVOS
•Electromecánicos •Infraestructura
•As./Proyectos a E.E. •Proy. Internos
SUBDIVISIÓN NIVELES DE REFERENCIA

U N E O X P 2. 3. SITUACIÓN CVG EDELCA SITUACIÓN
PROPUESTA PROPUESTA 1. FORMULACIÓN Y NORMALIZACIÓN
DE LOS INDICADORES DE LAS UNIDADES ADSCRITAS AL DPMG
DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 1.
CÓDIGOS DE PROGRAMACIÓN 2. SISTEMA DE CONTROL DE
MANUAL DEL USUARIO Y DEL PROGRAMADOR DEL SCG GESTIÓN

O E X P U N CVG EDELCA CONCLUSIONES 1. En la actualidad, se ha
venido adecuando el Modelo de Excelencia de Gestión de
EDELCA en la División de Ingeniería de Mejoras de
Generación y, por ende, en el Departamento de Proyectos de
Mejoras de Generación. La adecuación de este modelo
ha detectado la necesidad de Diseñar e Implementar un
Sistema de Control de Gestión, basado en indicadores
debidamente normalizados. 2. En la actualidad, el Departamento de
Proyectos de Mejoras de Generación cuenta con Indicadores
debidamente normalizados para el control de su gestión,
mientras que las Unidades adscritas a dicha Unidad carecen de
esta herramienta. 3. De acuerdo a la Metodología del
Cuadro de Mando Integral y al Manual de Procedimientos:
Normalización de Indicadores de Gestión de CVG
EDELCA, se propusieron ocho (8) Indicadores para la
Sección Técnica, (7) Indicadores para la
Sección Administrativa y Cinco (5) Indicadores para el
Área de Control de Gestión.

O E X P U N CVG EDELCA CONCLUSIONES 4. El Sistema de Indicadores
Propuesto es una herramienta que contribuirá a la
unificación de criterios en cuanto a la Metodología
de Trabajo para el Seguimiento y Control de la Gestión del
Departamento, con atributos de oportunidad y confiabilidad. 5. El
Sistema de Control diseñado e implantado, responde a los
requerimientos del Modelo de Excelencia de Gestión de
EDELCA, enfocado básicamente en el aspecto número
4, referido a Información y Análisis, para cumplir
así con el proceso de mejoramiento continuo llevado a cabo
por el Departamento y por la Empresa. 6. El Sistema de Control de
Gestión diseñado e implantado en el Departamento de
Proyectos de Mejoras de Generación, sirve como una
herramienta de evaluación del desempeño de su
propia gestión y la de sus Unidades adscritas, facilitando
así la toma de decisiones de manera más oportuna y
confiable.

O E X P U N CVG EDELCA RECOMENDACIONES 1. Emplear los indicadores
propuestos en este proyecto, con el fin de integrar al
Departamento y a sus Unidades adscritas en el proceso de mejora
continua de la Empresa, llevado a cabo mediante el Modelo de
Excelencia de Gestión de EDELCA. 2. Revisar
periódicamente la normalización desarrollada en
este trabajo, de modo tal que ésta se mantenga actualizada
en todo momento y no pierda vigencia al ocurrir cambios en el
Departamento y/o en la Empresa. 3. Concientizar al personal que
conforma al Departamento de Proyectos de Mejoras de
Generación, resaltando la importancia que tiene la
autoevaluación en la Unidad y de su contribución en
mediano y corto plazo, al proceso de mejoramiento que se lleva a
cabo dentro de la Organización. 4. Efectuar un adecuado
seguimiento y control del Sistema de Control de Gestión
diseñado e implantado, con el objeto de evaluar el
desarrollo, funcionamiento y suministro de la información
que generan los Indicadores normalizados.

O E X P U N CVG EDELCA RECOMENDACIONES 5. Verificar y controlar
que los datos empleados para el cálculo de los Indicadores
Claves sean suministrados de una manera oportuna y confiable,
procurando así mantener en alto grado la precisión
en los cálculos y la confiabilidad en los resultados
proporcionados por el Sistema de Control de Gestión. 6.
Adoptar el Sistema de Control de Gestión, como herramienta
de autoevaluación y control, puesto que éste le
permitirá al Departamento y a las Unidades que lo
conforman, fijar metas exigentes, definir los niveles que deben
alcanzar los resultados, optimizar los recursos disponibles y
proponer acciones que permitan a la unidad el mejoramiento
continuo.