Sistema de control para la medición y evaluación del desempeño de la gestión del departamento de proyectos

O U N E X P CVG EDELCA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO SISTEMA DE CONTROL PARA LA MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LA GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE MEJORAS DE GENERACIÓN DE CVG EDELCA Autor: LEZAMA, Juan L. Octubre de 2004


U N E O X P GENERALIDADES CVG EDELCA DE LA EMPRESA En vista de las necesidades energéticas del país y del crecimiento del coeficiente de electrificación, durante los años 50, el país se vió obligado a realizar estudios para investigar las posibilidades hidroeléctricas existentes. El 23 de julio de 1963, se constituye formalmente, la compañía CVG Electrificación del Caroní C.A. (EDELCA), cumpliendo con el articulo 31 del estatuto orgánico de la Corporación Venezolana de Guayana, y para el mes de agosto se comienza la construcción del proyecto GURI en dos (2) etapas, con un capital de Bs. 514 millones. Al concluir este proyecto queda construida la Central Hidroeléctrica más grande del mundo, con un área inundada de 4.560 Km2 y un volumen total de agua de 135.000 millones de metros cúbicos.


U N E O X P GENERALIDADES CVG EDELCA DE LA EMPRESA CVG EDELCA está a cargo del estudio y aprovechamiento del río Caroní y actualmente finaliza la puesta en marcha de un gran complejo hidroeléctrico en el denominado “Bajo Caroní”, donde el río presenta su zona de mayor potencia con una caída topográfica de 240 metros en 215 Km. Este complejo conforma una escalera topográfica que incluye esquemas en operación (Guri, Macagua I, II, Caruachi) y en construcción (Tocoma). El 23 de enero de 1997 fue inaugurada por el Presidente de la República para ese entonces, Dr. Rafael Caldera, la obra que consolidó el complejo hidroeléctrico de Guayana como el más importante de Latinoamérica: MACAGUA II, con una capacidad instalada de 2.540 MW. Actualmente se desarrolla la construcción de la Central Tocoma, y se continúa con la ampliación electromecánica de la Central Caruachi. Igualmente, en el Alto Caroní se realizan estudios a largo plazo de los proyectos hidroeléctricos en los sitios denominados Tayucay, Aripichi, Eutobarima y Auraima.


U N E O X P a GENERALIDADES CVG EDELCA DE LA EMPRESA Visión Empresa de servicio eléctrico de clase mundial, líder en desarrollo sustentable, pilar del progreso del país. Misión Producir, transportar y comercializar energía eléctrica precios competitivos, en forma confiable y en condiciones de eficiencia y rentabilidad.


U N E O X P 1. 2. GENERALIDADES CVG EDELCA DE LA EMPRESA Objetivos Superiores (Fines): Generar beneficio económico para los incrementando el valor de la empresa. accionistas, Lograr la satisfacción de los clientes mediante un servicio de excelente calidad, basado en la gestión sustentable de los recursos, para apoyar el desarrollo del país.


U N E O X P GENERALIDADES CVG EDELCA DE LA EMPRESA JUNTA DIRECTIVA Organigrama de PRESIDENCIA la Empresa: GERENCIA AUDITORÍA INTERNA GERENCIA ASUNTOS PÚBLICOS GERENCIA GESTIÓN AMBIENTAL GERENCIA CONSULTORIA JURIDICA GERENCIA RECURSOS HUMANOS GERENCIA LICITACIONES DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DIRECCIÓN DE FINANZAS DIRECCIÓN DE SERVICIOS DIRECCIÓN DE TELEMÁTICA DIR. DE PROYECTOS DE TRANSMISIÓN DIR. DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE TRANSMISIÓN DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN DIR. DE EXPANSIÓN DE GENERACIÓN DIR. DE REDES REGIONALES DIVISIÓN PROTECCIONES, SUPERVISIÓN Y CONTROL DE GENERACIÓN DIVISIÓN DE INGENIERÍA DE MEJORAS DE GENERACIÓN DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIONES Y PRUEBAS DE GENERACIÓN DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE MEJORAS DE GENERACIÓN DIVISIÓN PLANTA GURI DIVISIÓN PLANTA MACAGUA DIVISIÓN PLANTA CARUACHI


U N E X O P GENERALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS CVG EDELCA DE MEJORAS DE GENERACIÓN Estructura Organizativa: DIVISIÓN DE INGENIERÍA DE MEJORAS DE GENERACIÓN DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE MEJORAS DE GENERACIÓN ÁREA DE CONTROL DE GESTIÓN SECCIÓN TÉCNICA DE PROYECTOS DE MEJORAS SECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE MEJORAS


U N E X O P GENERALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS CVG EDELCA DE MEJORAS DE GENERACIÓN Objetivo: Evaluar, Programar, Desarrollar, Controlar, Organizar y Dirigir los Proyectos de Mejoras y Obras de Infraestructura a ser Ejecutados en el Sistema de Generación de CVG EDELCA, para satisfacer los requerimientos de alta confiabilidad y disponibilidad asociados a la Operación y Mantenimiento de los Equipos e Instalaciones de Generación, de acuerdo con los Parámetros de Calidad, Costo y Oportunidad exigidos por la Empresa.


O E X P U N CVG EDELCA EL PROBLEMA ADECUACIÓN DEL MODELO DE EXCELENCIA DE GESTIÓN DE EDELCA (1999) DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN DE CVG EDELCA AUDITORÍAS INTERNAS DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE MEJORAS DE GENERACIÓN (2001) NECESIDAD DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN ASPECTO N° 4. INFORMACIÓN Y ANÁLISIS EL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE MEJORAS DE GENERACIÓN CARECE DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN NECESIDAD DE NORMALIZAR LOS INDICADORES DE GESTIÓN A UTILIZAR EN EL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN


O E X P U N CVG EDELCA OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Diseñar e Implementar un Sistema de Control basado en la herramienta de gestión del Cuadro de Mando Integral, para medir y evaluar el desempeño de la gestión del Departamento de Proyectos de Mejoras de Generación de CVG EDELCA. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1. Definir la situación actual del Departamento, así como los procesos y sistemas actualmente empleados para el Control de Gestión de las Unidades pertenecientes al Departamento 2. Seleccionar y evaluar los indicadores, para el control del desempeño de la gestión de las Unidades pertenecientes al Departamento 3. Normalizar los indicadores formulados para el Control del desempeño de la gestión de las Unidades pertenecientes al Departamento 4. Validar la normalización de los indicadores formulados para el Control del desempeño de la gestión de las Unidades pertenecientes al Departamento


O E X P CMI 7. 8. 11. U N CVG EDELCA OBJETIVOS 5. Diseñar el Tablero de Control, basado en la Herramienta de Gestión “Cuadro de Mando Integral”. 6. Diseñar la Base de Datos que contendrá la información necesaria para la medición de los indicadores planteados Diseñar los Formularios de Reportes Validar el Sistema de Control de Gestión Propuesto 9. Documentar el Manual del Usuario, para la adecuada utilización del Sistema de Control 10. Documentar el Manual del Programador, para el adecuado mantenimiento del Sistema de Control Validar la Documentación de los Manuales


O E X P U N CVG EDELCA ALCANCE Este proyecto contempla todos los pasos necesarios para la creación y entrega del Sistema de Control en el Departamento de Proyectos de Mejoras de Generación, para el seguimiento y control del desempeño de la gestión, los cuales serán desarrollados tomando en cuenta las prácticas y normativas vigentes de CVG EDELCA, las cuales son canalizadas por la División Desarrollo de la Organización.


O E X P U N CVG EDELCA ESTUDIO TIPO DE ESTUDIO No presenta manipulación de variables en forma deliberada. NO EXPERIMENTAL Permite detallar, registrar, analizar y documentar a los distintos Indicadores que evaluarán el comportamiento de la gestión de las Unidades adscritas al Departamento de Proyectos de Mejoras de Generación. DESCRIPTIVO- EVALUATIVO Consiste en determinar el uso e importancia establecida en los indicadores actuales, a fin de proponer e implementar nuevos indicadores que permitan controlar las actividades básicas de las Unidades del Departamento.


O E X P U N CVG EDELCA SITUACIÓN ACTUAL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE MEJORAS DE GENERACIÓN Emplea INFORMES Y REPORTES DE GESTIÓN (Anuales, Trimestrales, Mensuales) CONTROL DE GESTIÓN TOMA DE DECISIONES EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES MEDULARES DEL DEPARTAMENTO Plan Operativo Presupuestos • Ejecución Presupuestaria de Gastos • Ejecución Presupuestaria de Inversiones • Avance Físico de los Proyectos • Avance Financiero de los Proyectos VARIEDAD DE INFORMACIÓN • Cumplimiento del Plan de Hitos de los Proyectos • Distribución de Horas Hombre por actividades • Distribución de Horas Hombre por Estructura de Proyectos • Cumplimiento del Plan de Vacaciones.


U N E O X P 2. 3. SITUACIÓN CVG EDELCA SITUACIÓN PROPUESTA PROPUESTA 1. FORMULACIÓN Y NORMALIZACIÓN DE LOS INDICADORES DE LAS UNIDADES ADSCRITAS AL DPMG DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 1. CÓDIGOS DE PROGRAMACIÓN 2. SISTEMA DE CONTROL DE MANUAL DEL USUARIO Y DEL PROGRAMADOR DEL SCG GESTIÓN


U N E O X P STPM SITUACIÓN CVG EDELCA PROPUESTA A. FORMULACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADSCRITAS AL DEPARTAMENTO UNIDAD SAPM ACG OBJETIVO Planificar, diseñar y ejecutar los proyectos de mejoras y las obras complementarias en los equipos e instalaciones de generación, de acuerdo con los parámetros de calidad, costos, oportunidad y requerimientos ambientales exigidos por la empresa. Administrar los procesos de procura, contratación y control de proyectos de mejoras y obra. Formular y consolidar planes, controlar y evaluar la Gestión de la División de Ingeniería de Mejoras de Generación, así como también apoyar a la Dirección de Producción mediante la documentación oportuna y la propuesta de ajustes necesarios para cumplir los programas y metas requeridas, alineado al mejoramiento continuo de la organización. FUNCIONES GENERALES • Planificar y formular proyectos de mejoras y obras de infraestructura. • Diseñar la ingeniería de proyectos de mejoras y obras de infraestructura. • Preparar la ejecución e inspección de los proyectos. • Ejecutar los proyectos de mejoras y obras de infraestructura. • Controlar los proyectos. • Proporcionar asesorías técnicas. • Preparar la ejecución de los proyectos. • Administrar los proyectos. • Gestión de Procesos. • Gestión Administrativa. • Gestión de Recursos. • Calidad y Mejoramiento Continuo.


U N E O X P CMI SITUACIÓN CVG EDELCA PROPUESTA INDICADORES DE LA STPM ACCIONISTA PROCESOS CLIENTES, COMUNIDADES Y AMBIENTE • Grado de Satisfacción del • Avance Físico de los Proyectos • Cumplimiento del Plan de Hitos Técnicos Cliente • Cumplimiento de H-H por Estructura de Proyectos CAPACIDADES DE LA ORGANIZACIÓN • Eficacia en los Procesos de la STPM • Cumplimiento del Plan de Desarrollo (DND) • Cumplimiento del Plan de Vacaciones • Cumplimiento del Plan de Modelo de Gestión Humana


U N E O X P SITUACIÓN CVG EDELCA PROPUESTA VALOR DE LA DIRECCIÓN VALOR DE LA DIVISIÓN VALOR DEL DEPARTAMENTO PERSPECTIVA DEL ACCIONISTA PERSPECTIVA DE LOS CLIENTES, COMUNIDADES Y AMBIENTE PERSPECTIVA DE LOS PROCESOS Avance Físico de los Proyectos PERSPECTIVA DE LAS CAPACIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Grado de Satisfacción del Cliente Eficacia en los Procesos de la Sección Técnica Cumplimiento de H-H por Estructura de Proyectos Cumplimiento del Plan de Vacaciones Cumplimiento del Plan de Desarrollo (DND) Cumplimiento del Plan de Modelo de Gestión Humana Cumplimiento del Plan de Hitos


U N E O X P SITUACIÓN CVG EDELCA CLIENTES, PROPUESTA INDICADORES DE LA SAPM ACCIONISTA PROCESOS COMUNIDADES Y AMBIENTE CMI • Avance Financiero de los Proyectos • Grado de Satisfacción del Cliente CAPACIDADES DE LA ORGANIZACIÓN • Cumplimiento del Plan de Desarrollo (DND) • Cumplimiento del Plan de Vacaciones • Cumplimiento del Plan de Modelo de Gestión Humana • Cumplimiento del Plan de Hitos Administrativos • Cumplimiento del Plan de Contratos


U N E O X P SITUACIÓN CVG EDELCA PROPUESTA VALOR DE LA DIRECCIÓN VALOR DE LA DIVISIÓN VALOR DEL DEPARTAMENTO PERSPECTIVA DEL ACCIONISTA PERSPECTIVA DE LOS CLIENTES, COMUNIDADES Y AMBIENTE PERSPECTIVA DE LOS PROCESOS Grado de Satisfacción del Cliente Avance Financiero de los Proyectos PERSPECTIVA DE LAS CAPACIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Cumplimiento del Plan de Hitos Cumplimiento del Plan de Vacaciones Cumplimiento del Plan de Desarrollo (DND) Cumplimiento del Plan de Modelo de Gestión Humana Cumplimiento del Plan de Contratos


U N E O X P SITUACIÓN CVG EDELCA CLIENTES, PROPUESTA INDICADORES DEL ACG ACCIONISTA PROCESOS COMUNIDADES Y AMBIENTE • Grado de Satisfacción del CMI • Oportunidad de los Informes de Gestión Cliente • Calidad de los Informes de Gestión CAPACIDADES DE LA ORGANIZACIÓN • Cumplimiento del Plan de Desarrollo (DND) • Cumplimiento del Plan de Vacaciones


U N E O X P SITUACIÓN CVG EDELCA PROPUESTA VALOR DE LA DIRECCIÓN VALOR DE LA DIVISIÓN VALOR DEL DEPARTAMENTO PERSPECTIVA DEL ACCIONISTA PERSPECTIVA DE LOS CLIENTES, COMUNIDADES Y AMBIENTE PERSPECTIVA DE LOS PROCESOS Oportunidad de los Informes de Gestión Grado de Satisfacción del Cliente Calidad de los Informes de Gestión PERSPECTIVA DE LAS CAPACIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Cumplimiento del Plan de Vacaciones Cumplimiento del Plan de Desarrollo (DND)


U N E O X P Av. Fís. SITUACIÓN CVG EDELCA PROPUESTA B. NORMALIZACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DEFINICIÓN INFORMACIÓN Y DATOS REPORTES Y CONSIDERACIONES DE GESTIÓN Diagrama Causa - Efecto ÁRBOL DE FACTORES O NIVELES DE RESPONSABILIDAD OBJETIVOS •Electromecánicos •Infraestructura •As./Proyectos a E.E. •Proy. Internos SUBDIVISIÓN NIVELES DE REFERENCIA


U N E O X P 2. 3. SITUACIÓN CVG EDELCA SITUACIÓN PROPUESTA PROPUESTA 1. FORMULACIÓN Y NORMALIZACIÓN DE LOS INDICADORES DE LAS UNIDADES ADSCRITAS AL DPMG DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 1. CÓDIGOS DE PROGRAMACIÓN 2. SISTEMA DE CONTROL DE MANUAL DEL USUARIO Y DEL PROGRAMADOR DEL SCG GESTIÓN


O E X P U N CVG EDELCA CONCLUSIONES 1. En la actualidad, se ha venido adecuando el Modelo de Excelencia de Gestión de EDELCA en la División de Ingeniería de Mejoras de Generación y, por ende, en el Departamento de Proyectos de Mejoras de Generación. La adecuación de este modelo ha detectado la necesidad de Diseñar e Implementar un Sistema de Control de Gestión, basado en indicadores debidamente normalizados. 2. En la actualidad, el Departamento de Proyectos de Mejoras de Generación cuenta con Indicadores debidamente normalizados para el control de su gestión, mientras que las Unidades adscritas a dicha Unidad carecen de esta herramienta. 3. De acuerdo a la Metodología del Cuadro de Mando Integral y al Manual de Procedimientos: Normalización de Indicadores de Gestión de CVG EDELCA, se propusieron ocho (8) Indicadores para la Sección Técnica, (7) Indicadores para la Sección Administrativa y Cinco (5) Indicadores para el Área de Control de Gestión.


O E X P U N CVG EDELCA CONCLUSIONES 4. El Sistema de Indicadores Propuesto es una herramienta que contribuirá a la unificación de criterios en cuanto a la Metodología de Trabajo para el Seguimiento y Control de la Gestión del Departamento, con atributos de oportunidad y confiabilidad. 5. El Sistema de Control diseñado e implantado, responde a los requerimientos del Modelo de Excelencia de Gestión de EDELCA, enfocado básicamente en el aspecto número 4, referido a Información y Análisis, para cumplir así con el proceso de mejoramiento continuo llevado a cabo por el Departamento y por la Empresa. 6. El Sistema de Control de Gestión diseñado e implantado en el Departamento de Proyectos de Mejoras de Generación, sirve como una herramienta de evaluación del desempeño de su propia gestión y la de sus Unidades adscritas, facilitando así la toma de decisiones de manera más oportuna y confiable.


O E X P U N CVG EDELCA RECOMENDACIONES 1. Emplear los indicadores propuestos en este proyecto, con el fin de integrar al Departamento y a sus Unidades adscritas en el proceso de mejora continua de la Empresa, llevado a cabo mediante el Modelo de Excelencia de Gestión de EDELCA. 2. Revisar periódicamente la normalización desarrollada en este trabajo, de modo tal que ésta se mantenga actualizada en todo momento y no pierda vigencia al ocurrir cambios en el Departamento y/o en la Empresa. 3. Concientizar al personal que conforma al Departamento de Proyectos de Mejoras de Generación, resaltando la importancia que tiene la autoevaluación en la Unidad y de su contribución en mediano y corto plazo, al proceso de mejoramiento que se lleva a cabo dentro de la Organización. 4. Efectuar un adecuado seguimiento y control del Sistema de Control de Gestión diseñado e implantado, con el objeto de evaluar el desarrollo, funcionamiento y suministro de la información que generan los Indicadores normalizados.


O E X P U N CVG EDELCA RECOMENDACIONES 5. Verificar y controlar que los datos empleados para el cálculo de los Indicadores Claves sean suministrados de una manera oportuna y confiable, procurando así mantener en alto grado la precisión en los cálculos y la confiabilidad en los resultados proporcionados por el Sistema de Control de Gestión. 6. Adoptar el Sistema de Control de Gestión, como herramienta de autoevaluación y control, puesto que éste le permitirá al Departamento y a las Unidades que lo conforman, fijar metas exigentes, definir los niveles que deben alcanzar los resultados, optimizar los recursos disponibles y proponer acciones que permitan a la unidad el mejoramiento continuo.