De destino: Permite la correcta
identificación de actividades.
De comprensión e interpretación:
Simplifica su comprensión.
De interacción: Permite el acercamiento y
coordinación.
De simbología: Disminuye la complejidad y
accesibilidad.
De diagramación: Se elabora con rapidez y no
requiere de recursos sofisticados.
Recomendaciones para el uso y aplicación de
símbolos
En cuanto a dibujo:
No utilizar en un mismo lado del símbolo varias
líneas de entrada y salida.
Por claridad no debe haber más de una
línea de unión entre dos
símbolos.El símbolo de decisión es el
único que puede tener hasta tres líneas de
salida.Las líneas de unión se deben
representar con líneas rectas.Es conveniente que los símbolos tengan un
tamaño uniforme.
En cuanto a su contenido y uso:
La redacción del contenido del símbolo
de operación debe ser realizada con frases breves y
sencillas.Evitar usar siglas anotando el nombre completo de
las unidades administrativas.El símbolo de documento debe contener el
nombre original de la forma que se utilice.El símbolo de conector puede ser
alfabético o numérico, pero debe coincidir en
los conectores de entrada y salida.Cuando existen una gran cantidad de conectores, es
conveniente adicionar un color al símbolo.
Clasificación de los diagramas de
flujo
Por su presentación:
De bloque: Se representan en términos generales
con el objeto de destacar determinados aspectos.
De detalle: Plasman las actividades en su más
detallada expresión.
Por su formato:
De formato vertical: En el que el flujo de las
operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a
izquierda.
De formato horizontal: En el que la secuencia de las
operaciones va de izquierda a derecha en forma
descendente.De formato tabular: También conocido como de
formato columnar o panorámico, en el que se presenta
en una sola carta el flujo total de las operaciones,
correspondiendo a cada puesto o unidad una
columna.
De formato arquitectónico: Muestra el movimiento
o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de
las operaciones a través del espacio donde se
realizan.
Por su propósito:
Deforma: El cual se ocupa fundamentalmente de
documentos con poca o ninguna descripción de
operaciones.De labores: Indica el flujo o secuencia de las
operaciones, así como quién o en donde se
realiza y en qué consiste ésta.De método: Muestra la secuencia de
operaciones, la persona que las realiza y la manera de
hacerlas.
Analítico: Describe no sólo el
procedimiento quién lo hace,y cómo hacer cada
operación, sino para qué sirven.
De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una
forma o una persona.
Combinados: Emplean dos o más diagramas en
forma integrada.
De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la
información con textos y dibujos.
Asistido por computadora: El flujo de
información se hace con recursos de
software.
Simbologías que se utilizan para elaborar
diagramas de flujos
4.2 Diseño de Formas.
Concepto.
Se les denomina formas a los aspectos que por su
importancia requieren ser registrados y que servirán para
control o toma de decisiones futuras, estos se interpretan o
registran a través de un documento, el cual debe ser
codificado e incorporado en los procesos. Las formas deben ser
elaboradas para operativizar las actividades y simplificar el
trabajo.
Objetivos de las Formas.
Desarrollar los lineamientos fundamentales para el
análisis, diseño, elaboración y control
de formas en su concepción más
sencillaSimplificar el manejo de formas para homogeneizar y
racionalizar las actividades que, en forma cotidiana, atiende
una organización
De acuerdo a su importancia.
Concepto
Objeto de su utilización
Fuentes de información
Requerimientos para su uso
Diseño
Alternativas para su elaboración
Utilización
Responsables de su manejo y control
4.3 Tipos de Manuales.
Los Manuales son documentos que sirve como medio de
comunicación y coordinación que permite registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemática la
información de una organización. Es por ende un
instrumento que contiene información sistematizada para
facilitar la ejecución de las tareas de oficina, normar
las actuaciones y coadyuvar al logro de los objetivos
organizacionales.
De manera general se puede decir que los Manuales son
instrumentos de trabajo necesario para normar y precisar las
funciones del personal que conforman la estructura organizativa,
delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante
su adecuada implementación la correspondencia funcional
entre puestos y estructura.
En resumen podemos decir que ¨Los Manuales son
documentos administrativos que definen la división del
trabajo en la organización, estableciendo los limes de
autoridad y responsabilidad, determinando las funciones de
áreas y cargos, los mecanismos de coordinación
funcional y creando el ambiente organizacional adecuado para que
el trabajo de los recursos humanos se desarrolle eficaz y
eficientemente en pos de los objetivos de la
organización¨.
Características.
1 Los Manuales son documentos soporte de la
organización.2 En él se definen los objetivos
organizacionales y la estructura orgánica.3 Establece los límites de autoridad de
cada responsable de unidad organizativa.4 Determina el mecanismo de coordinación
entre las áreas.5 Fija la estructura de cargos y su
nomenclatura.6 Determina las funciones de cada unidad
organizativa y las funciones de cada cargo.7 Define las características y
requisitos que deben tener los ocupantes de los
cargos.
A fin de que el mencionado documento sea realmente un
instrumento operativo, en el presente tema, se incluye una serie
de indicaciones de carácter práctico, para orientar
y ordenar los trabajos de elaboración y/o
actualización de este documento, que se pretende sean el
resultado del estudio y análisis de la estructura
funcional vigente, a fin de realizar los cambios adecuados a las
necesidades de cada institución.
Para la elaboración de los manuales, se propone
el seguimiento de 3 etapas, las cuales junto con una serie de
actividades que se especifican son fundamentales en el logro de
este objetivo. Estas etapas son:
1. Obtención de la
información.2. Análisis de la información
obtenida.3. Integración del manual.
Objetivo General:
Servir como un instrumento de apoyo que defina y
establezca la estructura orgánica y funcional formal y
real, así como los tramos de control y responsabilidad y
los canales de comunicación que permitan una funcionalidad
administrativa de la institución.
Objetivos Específicos:
Definir la estructura orgánica formal y real de
la institución que establezca los niveles
jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad,
requeridos para el funcionamiento organizacional.
Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de
cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar
sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.
Identificar las líneas de comunicación
para lograr una adecuada interrelación entre las unidades
administrativas integrantes de la institución.
¿Cuáles son los objetivos de los
manuales?
1. Presentar una visión de conjunto de
la organización.2. Precisar las funciones asignadas a cada
unidad administrativa.3. Establecer claramente el grado de autoridad
y responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos.4. Coadyuvar a la correcta atención de
las labores asignadas al personal.5. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en
la realización del trabajo.6. Funcionar como medio de relación y
coordinación con otras organizaciones.7. Servir como vehículo de
información a los proveedores de bienes, prestadores
de servicios, usuarios y clientes.
¿Cómo se clasifican los
manuales?
Por su contenido se clasifican en:
1 De organización: dónde
se especifican las diversas unidades orgánicas que
componen la empresa.2 De procedimientos: acá se
establecen los principales procedimientos que ocurren al
interior de la empresa, por ejemplo, de contratación
de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.3 De políticas: se determinan las
políticas que guiarán el accionar de la
empresa.4 De Bienvenida: diseñado
especialmente para los nuevos empleados, en este manual se
detallan los antecedentes de la empresa, misión,
visión, valores, etc.
Por su ámbito:
1 Generales: que contienen
información de la totalidad de la
organización.2 Específicos: que consignan
información de un área o
específica.
Tipos de Manuales
1. Manual de Organización y
Funciones.3. Manual de Procedimientos
Administrativos.
Manual de Almacén o Bodega.
Manual de Compra.
Manual de Pago.
Manual de Transporte.
Manual de Mantenimiento.
Manual del Conductor.
Otros.
4. Manual de Políticas.
5. Manual de Normas.
6. Manual de Recursos Humanos.
7. Manual de Finanzas.
8. Manual de Venta.
9. Manual de Producción.
4.4 Elaboración de Manuales de
Funciones.
Base Técnica para el Diseño del
Manual
La base técnica que requiere la
construcción del manual son:
1. La Estructura Orgánica de la Empresa u
Organización
2. La Estructura de Cargos
3. Autorización y divulgación oficial del
Programa
Estructura Orgánica
Como una tarea previa al programa de elaboración
del manual de organización y funciones, se debe haber
efectuado un análisis organizacional cuyo diagnostico,
además de haber señalado las fortalezas y
debilidades de la organización, debe haber evaluado la
estructura orgánica existente y determinado su estabilidad
o recomendaciones de cambio.
Si requiere cambios, la alta gerencia debe tomar la
decisión de modificar la estructura o
ratificarla.
Si la estructura es aceptable debe ser oficializada por
la máxima autoridad de la organización y reconocida
por todos los miembros de la empresa.
Esta estructura oficializada forma parte de la base
técnica y se constituye en la vía fundamental para
el diseño del manual.
Estructura de Cargos
La estructura debe ser elaborada por el área de
recursos humanos y conformada de acuerdo a la estructura
orgánica.
Por cada unidad organizativa se debe presentar al
responsable de la unidad y el nombre de cada puesto y su
ocupante.
Ejemplo:
Unidad Organizativa | Cargo | Ocupante |
Gerencia General | Gerente General | Carlos Gallo Casco |
Asistente Ejecutivo | Roberto Ríos Rojas | |
Secretaria de Gerencia | Rosa Flores de Campo | |
Auditoria Interna | Auditor Interno | Norma áreas de Dolos |
Auditor A. | Abraham Puerto Arias | |
Auditor B. | Reyna Reyes de Reyes | |
Secretaria | Dulce Rayo de Luna |
No debe quedar cargo alguno sin incluir. Esta estructura
debe ser autorizada por la máxima autoridad de la
organización y constituye nuestra base para el desarrollo
de las fichas de cargo. Es un documento oficial que incluso debe
ser utilizado por la auditoria o por la unidad de control
administrativo que supervisa que la planilla no se incrementada
por cargos no comprendidos en la estructura.
Esto nos garantiza que durante el desarrollo del manual
serán cubiertos todos los puestos del trabajo existente en
la organización.
Autorización y Divulgación del
Programa
Como todo programa en el que tiene que intervenir
directamente el personal de la organización, debe de
previo ser autorizado `por la máxima autoridad de la
organización o por el Directivo con facultad de tomar esa
decisión.
Una vez autorizado el programa, debe ser dado a conocer
a todo el personal sin excepción, explicando a
través de una circular, de manera clara y sencilla el
propósito del programa, y las ventajas que para la
empresa, los administradores y los trabajadores significa de
disponer de un manual de organización y
funciones.
El motivo principal de su divulgación es el de
preparar el terreno para obtener un alto grado de
cooperación de los trabajadores, puesto que seria muy
difícil lograr elaborar un manual con un alto nivel de
calidad sin la participación efectiva del
personal.
Si fuese posible, es recomendable reforzar la circular
con carteles, folletos, conferencias y todo medio de
diseminación que logre un convencimiento total. Como lo es
en realidad de que el trabajador es un elemento importante en el
desarrollo del manual.
Los responsables de unidades organizativas, supervisores
y jefes de grupos deben tener una preparación mas adecuada
a través de una o mas sesiones de trabajo donde se les
explique el alcance del programa o el rol que desempeñan
en esta tarea administrativa.
Diseño del Manual
La etapa de diseño del manual comprende lo
siguiente:
1. Determinación del contenido del
manual.2. Determinación de los requerimientos
de información.3. Definición de la ficha de
cargo.
Determinación del Contenido del
Manual.
El contenido del manual puede conformarse de varias
formas:
Ejemplo A:
I. INTRODUCCIÓN
II. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
III. POLÍTICAS DE ORGANIZACIÓN
IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA
V. FUNCIONES POR UNIDADES ORGANIZATIVAS
VI. COORDINACIÓN ORGANIZACIONAL
VII. LIMITES DE AUTORIDAD
VIII. ESTRUCTURA DE CARGOS
IX. FICHAS DE CARGOS
X. METODOLOGÍA PARA ACTUALIZACIÓN DEL
MANUAL
Ejemplo B:
I. CARTA DE GERENCIA
II. OBJETIVOS Y POLÍTICAS
ORGANIZACIONALES
III. ORGANIGRAMA
IV. COORDINACIÓN Y LIMITES DE
AUTORIDAD
V. FUNCIONES POR ÁREAS
– ORGANIGRAMA DEL ÁREA
– OBJETIVOS DEL ÁREA
– FUNCIONES DEL ÁREA
– ESTRUCTURA DEL PUESTO DEL ÁREA
– FICHAS DE PUESTO DEL ÁREA
VI. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
VII. ESTRUCTURA GENERAL DEL PUESTO
Ejemplo C:
I. OBJETIVOS DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
II. ESTRUCTURA ORGÁNICA
III. FUNCIONES ESTRUCTURALES
IV. LIMITES DE AUTORIDAD
V LISTADO ALFABÉTICO DE CARGOS
VI. FICHAS OCUPACIONALES
VII. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DEL
MANUAL
El consultor o técnico analista debe seleccionar
el contenido del manual que más convenga a la empresa.
Debe proponerlo al ejecutivo facultado para su
autorización y una vez obtenido su aprobación
proceder a ala determinación de los requerimientos de
información que deberá estar en concordancia con el
contenido del manual para facilita el procesamiento de la
información.
Tomemos el ejemplo A para describir brevemente el
contenido:
Introducción
Se describe el propósito del manual; se hace
énfasis en el uso técnico que se le debe dar; se da
un panorama de su contenido; se señala el compromiso de su
cumplimiento; se indica la dependencia de su
actualización; y se cierra la introducción con
palabras de motivación para apoyar la coordinación
y el comportamiento organizacional.
Debe ser firmada por la máxima autoridad o por el
ejecutivo facultado para su firma.
Algunos manuales denominan a este capitulo carta de
gerencia.
Objetivos organizacionales
Se enuncia el objetivo general de la organización
y los objetivos específicos.
Políticas de
organización
Se definen las políticas generales de
organización que orientarán el comportamiento
organizacional.
Estructura orgánica.
Se incluye en el manual el organigrama oficial de la
empresa que define la división del trabajo y los niveles
de autoridad.
Funciones por unidad organizativa
De acuerdo al orden de niveles de la estructura
orgánica se define el objetivo de la unidad y sus
funciones generales específicas
Coordinación Organizacional
Se describe el mecanismo de coordinación que
deben observar las dependencias entre si para garantizar la
eficiencia y eficacia de la producción de bienes y /o
servicios.
Limites de autoridad
Se elaboran un cuadro donde se tabulan los principales d
tomas de decisiones y se evidencia la facultad de
autorización que cada responsable tiene en cada uno de los
rubros de decisiones.
Estructura de cargos
Consiste en el listado de cargos oficiales y permanentes
de la empresa. Contiene el código de cargos,
categoría salarial si la tuviese y nombre del
cargo.
Se puede listar conforme la estructura orgánica o
bien en orden alfabético.
Si se lista en orden alfabético debe adicionarse
el nombre de la dependencia en donde esta ubicado el prever el
numero de la pagina del manual donde esta ubicada la ficha
ocupacional.
Fichas de Cargos
Se ubican en el orden que se presente la estructura de
cargos.
Metodologías para actualización del
manual
Se explica que métodos de actualización
será utilizado, como se diseminara la actualización
y quien o quienes serán los responsables de
realizarlas.
Determinación de los Requerimientos de
Información
Se basa en como captar la información sobre el
que hacer de las unidades organizativas y de los puestos de
trabajo.
Esto se puede obtener a través de:
– Cuestionarios
– Entrevistas
– Documentos que conciernan a asuntos y decisiones
organizacionales
Cuestionarios
El contenido del cuestionario depende de la profundidad
del estudio que se desea hacer.
Si quiere aprovechar para intenciones de análisis
organizacional, o bien, para desarrollar estrategias de
organización proyectiva, contendrá preguntas
orientadas para tal propósito.
Si se desea aprovechar para desarrollar el sistema de
información gerencial, se haría énfasis en
los reportes producidos y recibidos por unidad, objetivos, uso y
archivo.
Para los fines del manual de organización y
funciones el cuestionario es mas especifico.
Deberá estar orientado a captar el objetivo y
funciones del área o unidad, relaciones
interdepartamentales, obligaciones y deberes de los puestos de
trabajos y requisitos que según el ocupante del cargo se
requiera para su desempeño.
Entrevista
se hacen primordialmente a los funcionarios, con el
objeto de captar mayor información no explicitas en el
cuestionario.
Se hace a los técnicos para profundizar el
alcance técnico del puesto que muchas veces no se expone
en las respuestas del cuestionario.
Se hace a los trabajadores para completar
información del puesto, para aclarar tópicos sobre
condiciones de ambiente, riesgo o responsabilidad sobre personas
o medios y algunas veces para precisar los requisitos del
cargo.
Estas entrevistas deben ser selectivas, planificadas y
estructuradas de tal forma que tanto la información a
obtener como el tiempo a emplear sean racionalizados conforme a
los propósitos del manual.
Documentos que conciernan a asuntos y decisiones
organizacionales
Comprende todas las circulares, instrucciones u
orientaciones especificas dictadas para fines de
organización o coordinación organizacional,
así también, aquellos procedimientos que
señalen a sus normas a los funcionarios facultados para
autorizar egresos económicos, o acciones o formas que
generaran egresos.
Deberá obtenerse las estrategias y planes
institucionales para detectar la participación de las
unidades y prever que sea incluida en las funciones las
actividades que les concierne desempeñar en la
ejecución de sus planes.
Planificación del Programa de
desarrollo.
Programa de Elaboración del
Manual.
El Programa de Elaboración del Manual se
redefine así:
1. Base Técnica.
Estructura Orgánica.
Estructura de Cargos.
Autorización y Divulgación del
Programa.
2. Diseño.
Determinación del Contenido.
Determinación de los Requerimientos de
Información.Definición de la Ficha de Cargo.
3. Desarrollo.
Captación de la
Información.Procesamiento de la Información.
Desarrollo técnico.
Confección.
4. Implantación.
Exposición.
Ajustes.
Implantación.
11 Actualización.
Programada.
Ocasional.
Requerimientos de información.
Desarrollo del Manual
Esta fase comprende:
1. La captación de la
información2. El procesamiento de la
información3. El desarrollo técnico
4. La confección del Manual
Captación de la
Información
Consiste en lo siguiente:
Cronogramar el tiempo de distribución de
respuestas del cuestionario y capturar la información en
el tiempo previsto.
Realizar las entrevistas programadas, procurando o
forzando hacerla en los tiempos previsto.
Recolectar toda la información escrita
concerniente a los aspectos de organización principalmente
en los niveles superiores.
Analizar si los datos fueron llenados correctamente, si
hay lagunas, o descripciones incomprensibles, o exposiciones
demasiado breves, o falta de legibilidad u omisiones. Si las hay
de inmediato visitar al trabajador y completar el
cuestionario.
El Procesamiento de la
Información
Se deben clasificar los cuestionarios en orden de
dependencia conforme la estructura orgánica.
En esta fase el cuestionario debe estar revisado en
cuanto a su correcto llenado.
Se procede a su procesamiento computarizado o
manual.
Se procesan los objetivos y funciones por
dependencias.
Se procesan los datos conformando las fichas
ocupacionales de cada cargo según el modelo
diseñado.
El objetivo de esta fase es ordenar la
información de acuerdo al modelo de contenido del
manual.
La información a estas alturas esta en bruto, tal
a como se capto, pero ya contenida en su modelo de
presentación.
Desarrollo técnico
Una vez obtenida la información se procede al
análisis técnico de los objetivos y funciones de
cada unidad y al análisis de los puestos descritos en cada
ficha de cargo.
Análisis de la Estructura
orgánica.
Estructura Orgánica de Puestos de la
Unidad
Se dibuja la estructura identificando de quien depende y
los cargos subordinados.
A continuación se describe el listado de los
cargos:
Nº | Cargo | Ocupantes | |||||||||||
01 | Responsable de Cobranza | 1 | |||||||||||
02 | Secretaria | 1 | |||||||||||
03 | Analista de Cartera A | 2 | |||||||||||
04 | Analista de Cartera B | 2 | |||||||||||
05 | Operador de Micro | 1 | |||||||||||
06 | Gestor de Cobro | 3 | |||||||||||
07 | Archivista | 1 | |||||||||||
Objetivos y Funciones de las Unidades
Organizacionales.
1 Objetivos de la Unidad.
Se analiza lo expresado por el responsable de la unidad,
observando que lo descrito comprenda y explique la razón
de ser de la unidad, el propósito de esa unidad, su aporte
a los objetivos de la organización.
El tiempo del verbo a utilizar es infinitivo.
2 Funciones de la Unidad.
Deben estructurarse de lo general a lo
específico.
Se exponen todas las funciones generales que deben
ejecutarse en la unidad.
Se describe el verbo a utilizar en
infinitivo.
Fichas Ocupacionales.
Las fichas deben ser elaboradas:
1. Una para cada cargo.
2. En la descripción genérica del
cargo se utiliza el verbo en infinitivo.3. En la descripción de las funciones se
utiliza el verbo en tiempo presente, Ejemplo: Supervisa,
revisa, cancela.4. Las funciones se ordenan de lo general a lo
particular, o cronológicamente, es decir, las
funciones diarias, semanales, quincenales, mensuales, etc.,
hasta finalizar con las eventuales y muy
generales.5. Debe procurarse que la narración
descriptiva sea clara, breve y concisa.6. No deben de incluirse dos funciones en
una.7. No deben usarse abreviaturas.
8. Los nombres de informes, reportes, formas,
dependencias y todo nombre propio debe iniciar la palabra con
mayúscula.9. Siempre se debe comenzar la
descripción del verbo, a menos que sea imprescindible
evidenciar el sujeto en primera instancia.10. Hay que tener cuidado con los cargos de
responsables, para no confundir sus funciones con las
generales de la unidad.11. Hay que observar que las funciones de los
ejecutivos no invadan el campo de otra área o
unidad.12. En cuanto a la especificación o
requisitos del puesto, la técnica esta en exigir que
sea ¨el hombre adecuado para el puesto
adecuado¨.13. No debe ni sobreestimarse los requisitos ni
subestimarse. La lógica, el sentido común, el
análisis de las operaciones y los conocimientos y
habilidades que se requieran nos permite inferir el nivel de
estudio, destreza o experiencia que se requiere para
desempeñar con eficiencia el puesto.
Se debe diseñar el modelo de la ficha de cargo
que será utilizada para todos los cargos.
Generalmente las fichas se componen de:
a) Encabezado o Identificación del
Puesto.
Puede obtener:
– Nombre del puesto
– código
– Ubicación
– Jerarquía
– Relaciones del Puesto
– Numero de trabajadores que desempeñan el
puesto
– Fecha de elaboración de la ficha
b) Descripción
genérica
Consiste en una explicación breve, concisa y de
conjunto de las actividades del puesto, considerado como un todo.
Algunas les llaman definición del puesto.
c) Descripción especifica (o
funciones)
Consiste en la exposición detallada de todas las
operaciones que realiza el trabajador en un puesto
determinado.
d) Especificación (o
requisitos)
Comprende los requisitos mínimos que debe tener
el trabajador para que el puesto sea desempeñado
eficientemente.
No se refiere al trabajador que lo ocupa al momento de
hacer el análisis, es decir, los requisitos no se vinculan
a una persona determinada, si no que se refieren a lo que el
puesto exige como mínimo a cualquiera que lo
ocupe.
Ejemplo: Modelo A:
1. NOMBRE DEL CARGO:
2. CÓDIGO DEL CARGO:
3. UBICACIÓN:
4. RESPONSABLE SUPERIOR INMEDIATO (O DEPENDE
DE; O REPORTA A:):5. CARGOS SUBORDINADOS:
6. DESCRIPCIÓN DEL CARGO:
7. FUNCIONES:
8. REQUISITOS DEL CARGO:
Estudios
Experiencia
Otras Condiciones
MODELO B:
EMPRESA DE SERVICIOS "X, Y, X"
FICHA OCUPACIONAL
Mecanismos de Coordinación.
Se expone el tipo de coordinación que cada unidad
debe tener con las demás unidades.
Esta coordinación bien puede ser:
a) Decisional o
b) Informacional.
Si una unidad debe tomar decisión sobre una
selección de alternativa, o sobre una acción que
debe generarse en ella y que específicamente afecte a otra
unidad, debe explicarse a fin de lograr una coordinación
efectiva.
así también, cuando la unidad requiere
para ejecutar su actividad de la intervención de otra
unidad.
Se describen también las actividades que en
conjunto deben tener varias unidades para lograr un objetivo
organizacional.
Políticas de
Organización.
Las políticas sobre la Organización deben
ser dictadas por la máxima autoridad de la
empresa.
Si el analista observa que se requiere fortalecer el
manual con políticas que no han sido dictadas,
deberá formularlas y someterlas a su
aprobación.
Las políticas deben orientar asuntos
sobre:
3 Oficialidad de la Estructura
Orgánica.4 Oficialidad de la Estructura de
Cargos.5 Carrera de Personal.
6 Movimientos de Personal.
7 Modificaciones a las Estructuras.
8 Principios de Organización.
9 Otros rubros que de acuerdo a la Empresa o a
la estrategia organizacional deberán tomarse en
cuenta.
Tablas de Límites de Autoridad.
Se elabora un cuadro en el que se tabulan en los rubros
de decisiones y se señala quienes tienen autoridad para
firmar o decidir.
Ejemplo:
LIMITES DE AUTORIDAD
Algunos manuales de organización y
funciones no presentan esta tabla, porque la consignan a los
Manuales de Procedimientos donde aparece en el capitulo de
Normas.
Elaboración de un Manual y
Presentación.
Confección del Manual.
– El manual se confecciona de acuerdo al modelo del
contenido.
– Se ordenan los capítulos conforme el
modelo.
– Se pone una hoja para el titulo de cada
capitulo.
– Se numeran las páginas. Las hojas de
títulos no se numeran pero se toman en cuenta en la
numeración.
– Es preferible que no sea empastado de manera fija, es
decir, como libro, puesto que deben estar las hojas integradas de
tal manera que permita su sustitución en caso de
modificación o cambio.
– Si se hace en computadora se deben de diferenciar los
nombres de capitulo, párrafos e incisos por tamaño
de letras o en negrillas para hacer mas atractivo el
texto.
Implantación del Manual.
Comprende tener tres partes y estas son:
1. Exposición.
2. Ajustes.
3. Implantación.
1. Exposición.
El manual se expone en una sesión de trabajo por
área y se discute con los responsables, se obtiene las
observaciones y discrepancias, adiciones y
modificaciones.
2. Ajustes.
Se efectúan los ajustes resultantes de la
exposición y se incorporan al manual.
3. Implantación.
Se obtienen los números de ejemplares necesarios.
Se envían ejemplares completos a nivel de responsables. A
nivel de unidad se mandan las fichas de cargos y se le entrega a
cada trabajador.
4.5 Elaboración de Manuales de
Procedimientos.
Concepto: son aquellos instrumentos de
información en los que se consignan, de forma
metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para
la realización de las funciones de una unidad
administrativa.
Objetivos:
El manual de procedimientos esta constituido adecuado a
los siguientes 6 objetivos:
a) Presentar una visión integral de
cómo opera la empresa.b) Precisar la secuencia lógica de los
pasos que dan cada uno de los procedimientosc) Precisar la responsabilidad operativa del
personal en cada área de trabajod) Describir gráficamente los flujos de
operacionese) Servir como medio de integración y
orientación para el personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación a su unidad
orgánicaf) Aprovechar al máximo los recursos
humanos y materiales.
Importancia del manual de
procedimientos:
Son medios valiosos para la comunicación y sirven
para tramitar y registrar la información, respecto a la
organización y operaciones de la empresa. Su importancia
radica en describir la secuencia lógica y
cronológica de las distintas operaciones o actividades
señalando: quien, como donde, cuando, por que, para que
han de realizarse?
Tipos de Manuales de Procedimientos:
Estos pueden clasificarse en:
Manual de procedimientos de oficina
Manual de procedimientos de fabrica
Estos pueden referirse a:
A tareas y trabajos individuales
A practica departamentales (indican procedimientos
de operación de cada departamento)A prácticas generales en áreas
determinadas de actividad.
También se pueden clasificar de acuerdo a su
ámbito de aplicación y alcance:
Manual de procedimientos general: se establece para
aplicarse en toda la organización o en mas de un
sector administrativoManual de procedimientos específico: se
siguen para realizar operaciones internas en una unidad
administrativa.
Es imprescindible una planeación cuidadosa si se
desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los
usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertidos en ello y
que se distribuyan oportunidades.
En esta parte se presentan algunas indicaciones
generales para la elaboración de los manuales
administrativos que simplifican los esfuerzos al
respecto.
a) ¿De quien es la
responsabilidad?
b) Planeación y elaboración de
manuales.
c) Programación del plan.
d) Presupuesto.
Proceso de elaboración
En esta parte se proporcionan las directrices para la
elaboración de los manuales administrativos, aunque no
existe un modelo fijo, sé presentan las circunstancias
más generalizadas en la practica, sin embargo, puede haber
variaciones sustanciales, de acuerdo a criterios
específicos.
A. Recopilación de la
información
Métodos para recolectar
información
La información que se requiere se obtendrá
normalmente siguiendo uno o varios de estos métodos:
Investigación documental, observación,
cuestionarios y entrevistas.
B. Procesamiento de la
información
Lo primero que debe hacerse es un análisis y
depuración de la información, con la finalidad de
facilitar el manejo y ordenamiento de la que debe incluirse en el
contenido del manual.
También es importante indicar las contradicciones
a medida que se van presentando, a fin de poder eliminarlos
posteriormente; para ello es necesario realizar reuniones con los
representantes de las áreas que van a ser incluidas en el
manual.
C. Redacción
El primer paso es tomar en cuenta a que personas
estarán dirigidos los manuales, con el propósito de
que el lenguaje utilizado de los mismos resulte claro, preciso y
comprensible, es necesario también tener en cuenta los
objetivos del manual.
D. Elaboración de
graficas.
Las técnicas visuales que se usan con mayor
frecuencia en los manuales administrativos son: organigramas,
diagramas de flujo, cuadros de distribución de
actividades, distribución de espacio, formas, etc. Su
elaboración deberá hacerse utilizando las
técnicas más sencillas y conocidas en el medio,
uniformando su presentación a fin de facilitar la
comprensión de los mismos.
E. Formato y
composición
El formato de los manuales administrativos puede
presentar diversas características, las que dependen de la
finalidad de los mismos así como el tipo de material que
forma parte de su contenido y de las limitaciones de los equipos
de impresión o reproducción disponibles.
Es recomendable utilizar los formatos de hojas
intercambiables a fin de facilitar la revisión y
actualización de los dichos manuales.
Numeración de páginas
Numeración de páginas por
secciónNumeración de las páginas de
documentosComposición
Encabezamiento de páginas
F. Revisión y
aprobación
La revisión
El analista de sistemas tiene que coordinar los
esfuerzos de las revisiones y asegurarse que llevan a cabo las
correcciones necesarias. Ya que el coordinador con frecuencia
tiene mayor jerarquía que el analista, la
coordinación de las revisiones deben hacerse con tacto y
diplomacia.
La aprobación
Posterior a la revisión del proyecto del manual,
deberá someterse a la aprobación de las autoridades
correspondientes, con el propósito de poder iniciar la
reproducción del mismo y posteriormente su
distribución.
G. Distribución y
control
Una vez que un manual ha sido elaborado, revisado,
aprobado e impreso el paso siguiente es su distribución.
Para ello se recomienda realizar una serie de pláticas de
difusión y de instrucción sobre su uso personal
encargado de realizar las funciones, actividades y operaciones
indicadas en el mismo.
Es importante hacer hincapié que las personas
directamente involucradas directamente en el uso de los manuales
conozcan con detalle su contenido, con el objeto de que tengan el
conocimiento suficiente del mismo y pueden consultar tales
documentos, por tan solo a ellos hay que
proporcionarles.
H. Control de los manuales
Se recomienda que la unidad orgánica responsable
de la racionalidad administrativa, elabore una selección y
registro de funciones y unidades administrativas que deben contar
con ejemplares de los manuales, con el propósito de
proporcionarles de manera permanente la formación
necesaria para mantener actualizados los ejemplares
distribuidos.
I. Revisión y
actualización
Un manual no concluye nunca. Es posterior a la
distribución, que dará mucho por hacer.
Revisiones periódicas.
La utilidad de los manuales administrativos radica en la
veracidad de la información que contienen, por lo que se
recomienda mantenerlos permanentemente actualizados por medio de
revisiones periódicas.
En la mayoría de los organismos sociales se
producen cambios con rapidez provocando que la tarea de
actualización de los manuales, sea una actividad
permanente.
Para llevar a cabo lasa actualizaciones de los manuales
podemos hablar de dos métodos:
Actualizaciones no planeadas.
Actualizaciones planeadas.
El proceso de actualización
E la mayoría de las organizaciones, se presentan
cambios o modificaciones constantes, debido a que agregan nuevos
trabajos o se hacen mejoras en los trabajos cotidianos, que
prestan bastante importancia, deberán reflejarse
rápidamente en el manual de organización o
procedimientos, aunque sea necesario volver redactar o suplir el
documento relativo a la interpretación de la estructura
organizacional y la estructura de la empresa.
A. Planeación de la
organización
La planeación establece "lo que se va
hacer". Después viene el trabajo de sistemas y
procedimientos u organización y métodos, para
determinar "como", se ejecutan las actividades autorizadas
y asignadas.
B. Ejecución de la
actualización
Aquí se consideran las medidas tendientes a
mantener en vigencia los manuales administrativos. En la
mayoría de las organizaciones, se llevan a cabo cambios
constantes, debido a que se integran nuevos trabajos o se hacen
mejora en los trabajos rutinarios.
Eliminación
Como regla general la función, procedimientos,
política, reemplazada tiene que ser eliminada del manual
el día en que lo nuevo entra en vigencia destruyendo las
hojas o bien archivándolas en una carpeta fuera de
vigencia.
C. Control de la
actualización
Todos los cambios en los manuales deben pasar por un
control central, para que obtengan la autorización y
conformidad adecuadas en los resultados. De no llevar acabo este
control, resultara confusiones y malas
interpretaciones.
Pero sí se prevén un número
considerable de hojas revisadas, deben seleccionar una
encuadernación adecuada para integrar estos cambios.
Existen tres categorías básicas en los manuales
administrativos estas son: Legibilidad, referencia y
revisión.
Evaluación de manuales
En la actualidad la mayor parte de los organismos
sociales, que emplean mil o más trabajadores, tienen
experiencia amplia sobre el empleo e los manuales
administrativos. En nuestro medio no es muy común
encontrar que las organizaciones utilicen los manuales
administrativos como herramientas de administración. De
aquellos que circulan, es común encontrar que no
reúnen condiciones satisfactorias.
Bibliografía
Franklin, Benjamín. Organización de
Empresas.Koontz, Haroldo. Administración una
perspectiva Global.Reyes Ponce, Agustín. Introducción a
la Administración.Chiavenato Adalberto (1997). Introducción a
la Teoría General de la Administración, 4ta
Edición, Impreso por Panamericana Formas e Impresos
S.A. Colombia Enero.Administración – James Stoner/Charles
WankelAdministración para Dirigentes – Orlando
CarnotaAdministración – Primera Edición,
Editorial Mc. Graw Hill
Autor:
Docente: Licenciado. Marvin Quintero
Moreno.
UNIVERSIDAD DE CIENCIAS COMERCIALES
UCC
FACULTAD
DE CIENCIAS JURÍDICAS
EMPRESARIALES
ASIGNATURA
ORGANIZACIÓN
Managua, Enero 20 del 2009.
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