Diseño de un sistema de control de gestión para la superintendencia de planificación, presupuesto y gestión
RESUMEN
El estudio se realizó en la Superintendencia de
Planificación Presupuesto y Gestión de la Gerencia
de Transporte, PDVSA Distrito Morichal, y estuvo enfocado en el
Diseño de un Sistema de Control de Gestion, para esto fue
necesario la elaboración de un análisis de la
situación actual con respecto a la gestión llevada
a cabo por la superintendencia, para poder determinar la
información necesaria de los factores a controlar,
formulando una serie de objetivos estratégicos y
utilizando herramientas de control para la gestión de
actividades que permitan registrar datos que ayuden a la mejora
de los proceso productivo y en la oportuna toma de decisiones en
la Superintendencia. Esta investigación se considera como
Proyectiva, descriptiva y evaluativa de tipo No experimental. En
cuanto a las herramientas utilizadas para la realización
del sistema fueron: Análisis FODA, Manual de
organización, Indicadores de Control.
Palabras clave: Control, Análisis,
Gestión, Indicadores, Eficiencia
INTRODUCCION
En la actualidad, es una cuestión innegable el
hecho que las organizaciones se encuentren inmersas en entornos,
mercados cada vez más competitivos y globalizados, en los
que para mantenerse en el mas alto nivel así como tener
éxito, o al menos subsistir, se requiere garantizar el
alcance de lo que se conoce como buenos resultados empresariales,
o lo que es lo mismo, producir bienes o servicios dentro de los
mas elevados estándares de calidad, con economía y
eficiencia.
Para lograr dicho objetivo, las compañías
necesitan controlar y gestionar sus procesos de la manera
más efectiva posible, con la finalidad de orientarlos
hacia la consecución de los objetivos, lo que a su vez
hace posible asegurar que las operaciones reales coincidan con
las actividades planificadas. Esta labor debe realizarse a partir
del establecimiento preciso de los procedimientos, las
responsabilidades, los recursos y las actividades involucradas en
cada proceso administrativo, con lo cual se oriento el esfuerzo
de los empleados hacia la obtención de una alta eficiencia
productiva.
Por lo tanto se tiene que un Sistema de Control de
Gestión (SCG) es un proceso combinado de diferentes
elementos que involucran a toda la organización cuyo
objetivo primordial es dar información para poder
controlar la gestión de la empresa, este debe permitir
conocer cómo, cuándo y dónde se ha utilizado
todos los recursos de la empresa puestos a disposición de
los diferentes responsables para poder obtener unos resultados
concretos en función de los objetivos previstos. Para ello
la empresa debe tener un sistema organizativo basado en
áreas o departamentos de responsabilidad muy bien
definidas mediante las funciones y tareas a realizar por cada
responsable.
Es por esto que, el siguiente Trabajo de
investigación se orientó al diseño de un
Sistema de Control de Gestión, con el cual se pretende
ofrecer Mejoras en la gestión llevada a cabo por la
Superintendencia. De Planificación Presupuesto y
Gestión de la Gerencia de Transporte, PDVSA Distrito
Morichal, utilizando indicadores, que permitan que se lleven a
cabo los procesos con mayor eficiencia y eficacia, permitiendo
monitorear el desempeño de la Unidad, a su vez, de modo de
encaminar los esfuerzos y alinearlos hacia el logro de los
objetivos de la Gerencia.
El presente informe se estructuró en
los siguientes capítulos:
Capítulo I: El Problema, en el cual se realiza su
planteamiento, así como los objetivos de esta
investigación, justificación y alcance.
Capítulo II: La Empresa, donde se presenta
información general de PDVSA Morichal y de la
Superintendencia de Planificación Presupuesto y
Gestión adscrita a la Gerencia de Transporte.
Capítulo III: Marco Teórico, consta de las
bases teóricas que sustentaron esta investigación,
así como los antecedentes de la misma.
Capítulo IV: Marco Metodológico, en el
cual se presenta una descripción de la metodología
utilizada para llevar a cabo ésta
investigación.
Capítulo V: Situación Actual, se ilustra
la situación del sistema de gestión y se establecen
las bases para desarrollar la metodología
propuesta.
Capítulo VI: Situación Propuesta, se
presentan la propuesta cuya finalidad fue adaptar la
gestión llevada a cabo por la Superintendencia de
Planificación Presupuesto y Gestión a un sistema de
control, mostrando los distintos análisis
utilizados para definir los indicadores que permitan
tomar las decisiones correctas para controlar que se
cumplan los objetivos de la unidad .
Finalmente se presentan conclusiones,
recomendaciones, referencias bibliográficas,
apéndices y anexos.
CAPÍTULO l
EL
PROBLEMA
1.1 Planteamiento del
Problema
Los continuos y acelerados cambios en materia
tecnológica, sumados a la implacable competencia a nivel
global, exigen a las empresas mayores niveles de calidad,
acompañados de mayor variedad, menores costes y tiempos de
respuestas, estos requieren la aplicación de
métodos que en forma armónica permitan hacer frente
a todos estos desafíos. Estos cambios exigen a las
empresas niveles más altos en materia de
capacitación y asesoramiento, tanto para el desarrollo de
planes estratégicos, como para incrementar la
competitividad de sus empresas.
PDVSA, Distrito Morichal, como una empresa que se ajusta
continuamente a todos estos cambios, buscando mejoras continuas
para los productos que ofrece y para sus métodos de
producción, ha adecuado su Política de la Calidad a
los requerimientos formulados por las Normas ISO 9001:2000
referente al mejoramiento continuo y la eficacia en los procesos.
La cual se puede traducir en, estandarización de las
actividades del personal (por medio de la documentación),
incremento la satisfacción del cliente, medir y monitorear
el desempeño de los procesos, es decir, incrementar la
eficacia y/o eficiencia de la organización en el logro de
sus objetivos mejorando continuamente sus procesos, productos,
eficacia, etc. Todo esto debido a que actualmente se ha
comprobado que existen enlaces entre la satisfacción y el
beneficio.
La Superintendencia de
Planificación, Presupuesto y Gestión
adscrita a la Gerencia de Transporte de la empresa
PDVSA Distrito Morichal, dentro de este proceso de mejoramiento
continuo se ha propuesto establecer un sistema de control de
gestión que permita lograr una dirección efectiva
para la unidad a través del monitoreo de los procesos que
se realizan. Este control nace de la necesidad que tiene la
empresa de ser eficaz, teniendo presente que este proceso es
rentable siempre que se acompañe de acciones que induzcan
a la mejora y a la innovación.
Para dar solución a esta situación, se
plantea, crear un sistema que permita que se cumpla el
propósito formal de la Unidad, de acuerdo a su
misión en el contexto para llevar a cabo la
solución de tareas eficientemente, ajustados a los
requerimientos formulados por la Norma ISO 9001:2000. La
situación anteriormente planteada conllevó a la
realización del presente estudio, el cual permitirá
dar respuesta al siguiente planteamiento problemático, la
necesidad de Diseñar un sistema de Control de
Gestión para la Superintendencia de Planificación,
Presupuesto y Gestión de la Gerencia de Transporte, PDVSA,
Distrito Morichal.
Para esto, se debe realizar una investigación que
permita diseñar los indicadores que se adapten a los
procesos realizados por la Superintendencia, los cuales
estarán dirigidos a medir y controlar la gestión
llevada a cabo por la misma.
1.2
OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo General
Diseñar de un Sistema de Control de Gestion para
la Superintendencia de Planificacion, Presupuesto y Gestion de la
Gerencia de Transporte, PDVSA Distrito Morichal.
1.2.2 Objetivos Específicos
· Diagnosticar el proceso o la
situación actual de la Superintendencia de
Planificacion, Presupuesto y Gestion.
· Realizar un análisis FODA para
determinar las estrategias que permitan tomar decisiones acordes
con los objetivos y políticas formulados.
· Elaborar el manual de Organización que
permita llevar el control y la gestión en las actividades
de la Superintendencia de Planificacion, Presupuesto y
Gestion.
· Formular los indicadores de gestión que
permitan el control de las actividades desempeñadas por la
Superintendencia de Planificación, Presupuesto y
Gestión.
· Realizar propuestas de estrategias y planes de
acción para la implantación y monitoreo del sistema
de control de gestión diseñado.
1.3
JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
El desarrollo del presente informe técnico es de
gran importancia para la empresa PDVSA, Distrito Morichal, ya que
con esta propuesta se fortalece el cumplimiento de la
Política de Calidad implementada por la empresa, adecuada
a la Norma ISO 9001:2000.
La realización de este estudio se fundamenta en
la necesidad de la Superintendencia de Planificación,
Presupuesto y Gestión adscrita a la Gerencia de
Transporte, de manejar un modelo de gestión que
muestre de una manera muy práctica un grupo
de indicadores que permitan monitorear y conocer el grado de
eficacia de la gestión que se realiza, su desempeño
y gestión futura. Con el objetivo de apreciar en que se
debe mejorar, buscando con esto cumplir con las políticas
implementadas por la empresa.
1.4
ALCANCE
La presente investigación se fundamenta en la
Creacion o Diseño de un sistema de Control de
Gestión, para la Superintendencia de Planificación,
Presupuesto y Gestión adscrita a la Gerencia de Transporte
de la Empresa PDVSA Distrito Morichal, con la finalidad de
mejorar la gestión que se realiza a través de la
medición del cumplimiento de sus objetivos, facilitando de
esta manera la toma de decisiones y que exista una mayor
alineación con la gestión estratégica de la
empresa.
Esta Investigación no contempla los aspectos
relacionados con la implementación de la
metodología propuesta.
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