CAPÍTULO I:
ASPECTOS
GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN.
LA ADMINISTRACIÓN
Es un proceso que consiste en planear, organizar,
dirigir y controlar, desempeñando tareas para el logro de
objetivos, mediante los recursos humanos, materiales,
intelectuales, tecnológicos y monetarios de la
empresa.
Su definición etimológica define la
administración como una función desarrollada bajo
el mando de oro, de un servicio que es prestado.
Haciendo un collage de algunas definiciones de autores
como E.F.L BRECH, J.D. MONEY, PETERSON & PLOWMAN, KONNTZ
& O"DONNELL, G. P. TERRY, F. TANNENBAUM, HENRY FAROL, LOURDES
MUNCH GALINDO; es factible definir la administración como
"el proceso formal de planear y organizar, ejerciendo para estos
efectos un liderazgo de dirección y control, que nos
permitan obtener los resultados deseados por conducto de
otros".
La finalidad de la administración es buscar de
forma directa, la obtención de resultados de máxima
eficiencia en la coordinación, y solo a través de
ella se aprovecharan los recursos de la empresa u organismo
social. Como por ejemplo:
ü Recursos materiales.
ü Recursos financieros.
ü Recursos humanos (o factor
humano).
ü Recursos técnicos.
El buen administrador, debe poseer técnicas y
cualidades para coordinar a todos estos elementos o recursos
mencionados anteriormente, de una manera más
eficiente.
CARACTERÍSTICAS E IMPORTANCIAS DE LA
ADMINISTRACIÓN
Las
características:
a}.- su universalidad.- esto es, la
administración se da donde quiera que exista un organismo
social,
b}.- su especificidad.- la administración,
siempre se acompaña de fenómenos de distinta
índole, que especifican funciones económicas,
contables, jurídicas, productivas etc. Que deben ser
coordinadas, para la obtención de los resultados
esperados.
c}.-su unidad temporal.- aunque se distinguen; etapas,
fases y elementos del fenómeno administrativo, este es
único y por lo mismo en todo momento de la vida de la
empresa se estarán dando, en menor o mayor grado, los
elementos administrativos.
d}.- su unidad jerárquica.- todos los que tengan
carácter de jefes o ejecutivos en jefe dentro de un
organismo social, participarán en distintos grados o
modalidades de la misma administración.
George Robert Terry, enfoca las
características y naturaleza de la administración
como:
1.- LA ADMINISTRACIÓN SIGUE UN PROPÓSITO.-
se refiere al logro de algo específico, como un
objetivo
2.- LA ADMINISTRACIÓN HACE QUE LAS COSAS
SUCEDAN.- Los gerentes centran su atención y sus esfuerzos
en producir acciones exitosas.
3.- LA ADMINISTRACIÓN SE LOGRA POR, CON Y
MEDIANTE LOS ESFUERZOS DE OTROS.- Para participar en la
administración, se debe abandonar la tendencia de ejecutar
todo uno mismo
4.- LA EFECTIVIDAD ADMINISTRATIVA REQUIERE EL USO DE
CIERTOS CONOCIMIENTOS, APTITUDES Y PRÁCTICA.- Existe una
gran diferencia entre lograr que los vendedores vendan y saber
cómo lograr vender. Se requiere la habilidad y el
conocimiento de quién ejercerá la
administración para llevarla a cabo y saber cómo
llevarla a cabo, es decir el conocimiento innato.
5.- LA ADMINISTRACIÓN ES UNA ACTIVIDAD, NO ES UNA
PERSONA O GRUPO DE PERSONAS.- La administración no es
gente, es una actividad igual a la de caminar, nadar
etc.
6.- LA ADMINISTRACIÓN ES AYUDADA, NO REEMPLAZADA
POR LA COMPUTACIÓN.- La computadora es una herramienta muy
valiosa en el campo de la administración, permite tener
una visión más amplia al gerente, así mismo
le permite agudizar sus percepciones proporcionando
información para la toma de decisiones clave en la
empresa.
7.- LA ADMINISTRACIÓN ESTA ASOCIADA USUALMENTE
CON LOS ESFUERZOS DE UN GRUPO.- La empresa cobra vida para
alcanzar determinados objetivos, los que se logran con mayor
facilidad con un grupo de personas y no con una sola
persona
8.- LA ADMINISTRACIÓN ES UN MEDIO NOTABLE PARA
EJERCER UN VERDADERO IMPACTO EN LA VIDA HUMANA.- La
administración influye en su ambiente, si un gerente
así lo desea, puede hacer mucho para mejorar el medio en
el que se desarrolla y el de sus colaboradores.
9.- LA ADMINISTRACIÓN ES INTANGIBLE.- La llaman
la fuerza invisible, su presencia queda evidenciada en los
resultados obtenidos a través de los esfuerzos de
todos.
10.- LOS QUE PRACTICAN LA ADMINISTRACION NO SON
NECESARIAMENTE LOS PROPIETARIOS.- Administrador y Propietario no
son forzosamente la misma persona. Aunque en ocasiones si lo
son.
Las importancias:
1.- La administración se da dondequiera que
exista un organismo social, aunque lógicamente sea
más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea
éste.
2.- El éxito de un organismo depende de su buena
administración, y sólo a través de
ésta, de los elementos materiales, humanos,
tecnológicos, financieros, se logrará obteniendo
desde luego, los beneficios esperados dentro del ente
social.
3.- Para las grandes empresas, la administración
técnica o científica es indiscutible y obviamente
esencial, ya que por su magnitud y complejidad simplemente no
podrían actuar si no fuera a base de una
administración sumamente técnica. En ellas es
quizás, donde la función administrativa puede
aislarse mejor de las demás.
4.- Para las empresas medianas y pequeñas,
quizá su única posibilidad de competir con otras,
es tal vez en el mejoramiento de su administración, es
decir, obtener una mejor coordinación de sus elementos,
maquinaria, mercado, calificación de mano de obra, etc.,
en los que indiscutiblemente, son superadas por sus grandes
competidoras.
5.- La elevación de su productividad,
(preocupación quizá la de mayor importancia
actualmente) en el campo económico social, depende de la
adecuada administración de las empresas, ya que si cada
célula de esa vida económica y social es eficiente
y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá
que serlo.
CAPÍTULO II:
EL PROCESO
ADMINISTRATIVO.
PLANEACIÓN
Concepto
La planeación se puede definir como un proceso
donde se definen estrategias donde se tiene que fijar el curso
concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los
principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y
números necesarias para su realización, es decir se
tiene que tener una visión donde se tiene que ver desde el
futuro hasta el presente anticipándose a los objetivos
planteados.
Características
Naturaleza de la planeación y de los
objetivos
La planeación implica seleccionar misiones y
objetivos y las acciones para cumplirlos. Requiere de la toma de
decisiones, esto es, la elección entre cursos futuros de
acción alternativos.
Planeación y control están estrechamente
relacionados
Existen diversos tipos de planes tales como
propósitos, misiones, objetivos, metas, estrategia,
políticas, procedimientos, reglas, programas y
presupuestos.
Ya planteadas las oportunidades el administrador planea
los objetivos sobre las condiciones presentes y futuras para la
evaluación y detección de cursos para
después trazar planes de apoyo y elaborar un
presupuesto.
Los objetivos son puntos importantes donde se persiguen
por medio de las actividades. Deben ser verificables o
cuantificables al final del período, para determinar si se
cumplió o no. Forman una jerarquía, la cual se
extiende desde los propósitos y misiones corporativos
hasta las metas individuales, es decir los objetivos establecen
resultados finales, pero los objetivos globales necesitan ser
apoyados por sub-objetivos.
Los administradores pueden cuantificar más
adecuadamente el número de objetivos que deben fijarse en
forma realista para saber cuánto pueden hacer y
cuánto deben delegar. En todos los casos deben conocer la
importancia relativa de cada una de sus metas.
La administración por objetivos (APO) constituye
un modelo administrativo bastante difundido ha sido ampliamente
usada para la evaluación del desempeño y la
motivación de los empleados, aunque en realidad se trata
de un sistema de administración.
El proceso de la APO es una técnica que consiste
en la dirección de esfuerzos a través de la
planeación y el control administrativo basada en el
principio de que, para alcanzar resultados, la
organización necesita antes definir en qué negocio
está actuando y a dónde pretende llegar. La APO es
un proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de
una organización identifican objetivos comunes, definen
las áreas de responsabilidad de cada uno en
términos de resultados esperados y emplean esos objetivos
como guías para la operación de la
empresa.
Entre otros beneficios, la APO resulta en una mejor
administración, además es que obliga a los
administradores a clarificar los papeles y las estructuras
organizacionales. Los puestos se deben construir en base a los
resultados fundamentales que se espera tengan las personas que
los desempeñan.
Algunas de sus desventajas son; la ocasional incapacidad
de los administradores de explicar a sus subordinados la
filosofía de la APO (la cual enfatiza el autocontrol y la
autodirección) y de ofrecerles pautas para el
establecimiento de objetivos. Además, Las metas realmente
verificables son difíciles de establecer, tienden a
reducirse al corto plazo y pueden resultar inflexibles a pesar de
la ocurrencia de cambios en las circunstancias. Finalmente, en el
afán de determinar objetivos que se puedan verificar, los
individuos corren el riesgo de exagerar la importancia de las
metas cuantificables.
Estrategias, políticas y premisas de
planeación
La estrategia consiste en la determinación del
propósito y los objetivos básicos a través
de un patrón donde integra las metas y políticas de
cualquier organización a largo plazo de una empresa y en
la adopción de los recursos de acción y la
asignación de recursos necesarios para el cumplimiento de
esas metas. Las políticas son enunciados o
interpretaciones generales que orientan las ideas de los
administradores en la toma de decisiones. Tanto estrategias como
políticas sirven de guía a los planes.
El modelo de planeación estratégica
muestra el funcionamiento de este proceso. En él se
identifican los elementos básicos del proceso y se indica
la relación entre ellos. La matriz TOWS es una estructura
conceptual para un análisis sistemático que
facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades
externas con las fortalezas y las debilidades internas de una
organización.
T = threats (amenazas)
O = opportunity (oportunidades)
W = weaknesses (debilidades)
S = strengths (fortalezas)
La matriz de portafolio* sirve para asignar los
recursos, por medio del cual se establece un vínculo entre
la tasa de crecimiento de la industria y su posición
competitiva relativa (medida a través de su
participación de mercado) importantes estrategias y
políticas deben desarrollarse en áreas tales como
crecimiento, finanzas, organización, personal, relaciones
públicas, productos o servicios y comercialización.
Las estrategias componen una jerarquía, la cual va del
nivel empresarial al de negocios y de éste al nivel
funcional.
Dentro de la Planeación encontramos la toma de
decisiones
La toma de decisiones conforma la selección de un
curso de acción entre varias alternativas. Los
administradores pueden dar forma a sus pensamientos, elaborar
proyectos con el fin de llevarlos a efecto, y administrar el
tiempo, los recursos y el esfuerzo que pueda cristalizar sus
propósitos con las menores probabilidades de
error.
Otro método para la toma de decisiones es el
análisis de riesgo que consiste en estudios financieros y
de seguridad para identificar riesgos (métodos
cualitativos) y otras para evaluar riesgos (generalmente de
naturaleza cuantitativa).
La creatividad, se puede definir como la capacidad de
crear nuevas ideas, es importante para la administración
eficaz. La innovación es el uso de estas ideas.
El proceso creativo se compone de cuatro fases
sobrepuestas:
1) Exploración inconsciente.
2) Intuición
3) Discernimiento
4) Formulación lógica.
Existen dos métodos que favorecen la creatividad
que son: la lluvia de ideas y la sinéctica
La lluvia de ideas: es una técnica para
generar muchas ideas en un grupo. Requiere la
participación espontánea de todos.
Con la utilización de la "Lluvia de ideas" se
alcanzan nuevas ideas y soluciones creativas e innovadoras,
rompiendo paradigmas establecidos. El propósito de una
sesión de tormenta de ideas es trabajar como grupo para
identificar un problema, y hallar, a través de una
intervención participativa, la mejor decisión de
grupo para un plan de acción que lo solucione.
Reglas a seguir para formular una lluvia de ideas en un
grupo:
1.- No criticar ninguna regla.
2.- Mientras más extremosas sean las ideas,
mejor.
3.- Alentar la cantidad de ideas producidas.
4.- Estimular el progresivo mejoramiento de las
ideas.
Sinéctica: se refiere a la
selección cuidadosa de los miembros del equipo
según sus aptitudes para la resolución de un
problema, el cual puede involucrar a toda la
organización.
El líder del grupo desempeña un importante
papel en la aplicación de este método, de hecho,
solo él conoce la naturaleza específica del
problema. Su función consiste en estrechar y dirigir
cuidadosamente la discusión sin revelar el problema de que
se trata. Este sistema supone una compleja serie de interacciones
para el surgimiento de una solución, frecuentemente la
invención de un nuevo producto.
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