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La teoría de sistemas




Partes: 1, 2

  1. Introducción
  2. La Teoría de Sistemas
  3. Características de los sistemas
  4. La empresa desde el enfoque de sistema
  5. Conclusiones

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Introducción

"La gestión gerencial y la administración han estado ligadas desde décadas; sin embargo esta adquiere un carácter de correlación solo hasta épocas reciente".

El mundo de hoy es una sociedad compuesta de organizaciones. Todas las actividades orientadas a la producción de bienes (productos) o la prestación de servicios (actividades especializadas) son planeadas, coordinadas, dirigidas y controladas dentro de organizaciones. Todas las organizaciones están constituidas por personas y por recursos no humanos y administrar dichos recursos ha sido desde siempre una necesidad natural, obvia y latente de todo tipo de organización humana.

La administración es la conducción racional de las actividades de una organización, con o sin ánimo de lucro e implica la planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades. Por lo tanto, la administración es imprescindible para la existencia, supervivencia y éxito de las organizaciones. En la administración las situaciones son muy diversificadas. No existen dos organizaciones iguales, así como no existen dos personas idénticas. Cada una tiene sus objetivos, su campo de actividad, sus directivos y su personal, sus problemas internos y externos, su mercado, su situación financiera, su tecnología, sus recursos básicos, su ideología, su política de negocios y un sin número de otros factores que la diferencian de las demás.

La Administración existe desde el momento en que el hombre debió satisfacer sus necesidades para lo cual debió administrar los recursos para subsistir. Es por ello que los antecedentes históricos de la administración son infinitos y existen desde que el hombre es hombre.

El enfoque de sistemas tiene que ver, en gran parte, con las organizaciones de diseño—sistemas elaborados por el hombre y orientados a objetivos que han servido a la humanidad. El enfoque de sistemas otorga una nueva forma de pensamiento a las organizaciones que complementan las escuelas previas de la teoría de la organización. Éste busca unir el punto de vista conductual con el estrictamente mecánico y considerar la organización como un todo integrado, cuyo objetivo sea lograr la eficacia total del sistema, además de armonizar los objetivos en conflicto de sus componentes.

Esta integración demanda nuevas formas de organización formal, como las que se refieren a los conceptos de proyecto de administración y programa de presupuesto con estructuras horizontales superimpuestas sobre las tradicionales líneas de autoridad verticales. Una teoría de sistemas organizacional tendrá que considerar la organización como un sistema cuya operación se explicará en términos de conceptos "sistémicos", como la cibernética, ondas abiertas y cerradas, autorregulación, equilibrio, desarrollo y estabilidad, reproducción y declinación. Siempre que sea relevante, el enfoque de sistemas ya incluye alguno de estos conceptos en su repertorio.

Un sistema no es la simple suma de partes, sino mas bien es la interrelación de dos a mas partes (subsistemas), Por ello, es necesario prestar la mayor atención al núcleo de su complejidad, es decir a su organización. Ejemplo Un Reloj: ninguna de sus partes separadas muestra la hora indicada, sino el conjunto de sus piezas del reloj como tal; una vez que se interrelacionan e interactúan entre ellos (organización interna) nos indica la hora que se requiere conocer (sinergia).

Es en este sentido que la teoría administrativa nos plantea cuáles son las funciones de la administración moderna, la cual parte de los antecedentes anteriormente descritos en los que se muestra una pequeña síntesis de la evolución histórica del concepto. De aquí que la administración tenga una definición de administración la cual conlleva una naturaleza y un propósito. Se define la administración "como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas". Del mismo modo, es necesario ampliar esta definición básica, para ello se le da una serie de características:

  • 1) Como administradores, las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, dirección y control.

  • 2) La administración se aplica a todo tipo de organizaciones.

  • 3) Es aplicable a los administradores en todos los niveles organizacionales.

  • 4) La meta de todos los administradores es la misma: crear un superávit.

  • 5) La administración se ocupa de la productividad, esto implica eficacia y eficiencia.

Por otro lado se expresa que las funciones de la administración se encuentran muy ligadas a la definición misma de lo que es la administración, y no deja de reverenciarse en los antecedentes de la misma, dado el origen militar y de gobierno del concepto que se analiza.

La Teoría de Sistemas

El primer expositor de la Teoría General de los Sistemas fue LUDWING VON BERTALANFFY, en el intento de lograr una metodología integradora para el tratamiento de problemas científicos.

La meta de la Teoría General de los Sistemas no es buscar analogías entre las ciencias, sino tratar de evitar la superficialidad científica que ha estancado a las ciencias. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles entre varios continentes científicos, toda vez que dicha extrapolación sea posible e integrable a las respectivas disciplinas.

Debido a que el conocimiento sobre las organizaciones y la administración es muy reciente y falta mucho por explorar, es importante continuar el desarrollo de una investigación sistemática y abundante en sus diversas áreas, a fin de que se puedan establecer relaciones causales entre las diferentes variables que afectan el comportamiento organizativo.

Partiendo del enfoque de la Administración como disciplina básica en el mundo de las organizaciones, esta investigación pretende el estudio de la Teoría General de los Sistemas como herramienta básica para alcanzar, entre otras estrategias, el éxito de una organización. También afirma que las propiedades de los sistemas no pueden describirse significativamente en términos de sus elementos separados; la comprensión de los sistemas sólo ocurre cuando se estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes. Por lo tanto, la TGS se fundamenta en las siguientes premisas básicas:

  • 1) Los sistemas existen dentro de sistemas.

  • 2) Los sistemas son abiertos.

  • 3) Las funciones de un sistema dependen de su estructura.

FERDINAND DE SAUSSURE, menciona que sistema es: "una totalidad organizada, hecha de elementos solidarios que no pueden ser definidos más que los unos con relación a los otros en función de su lugar en esa totalidad."

IEEE STANDARD DICTIONARY OF ELECTRICAL AND ELECTRONIC TERMS, describen: "Sistema es un todo integrado, aunque compuesto de estructuras diversas, interactuantes y especializadas. Cualquier sistema tiene un número de objetivos, y los pesos asignados a cada uno de ellos pueden variar ampliamente de un sistema a otro. Un sistema ejecuta una función imposible de realizar por una cualquiera de las partes individuales. La complejidad de la combinación está implícita."

EMIRO ROTUNDO en su libro "Introducción a la Teoría General de Sistemas", afirma que la cibernética considera "sistema", cualquier cosa compuesta de parte o elementos que se relacionan e interactúan entre sí, tales como un átomo, una máquina, un organismo, un lenguaje, una economía, una ecuación.

La palabra sistema es, fundamentalmente, un término para designar la conectividad de las partes entre sí. Otras connotaciones conceptuales de la palabra sistema son:

  • a) "Sistema, es un conjunto de elementos interdependientes"

  • b) "Sistema, es un grupo de unidades combinadas para formar un todo organizado y cumplir una función determinada"

  • c) "Sistema ,es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo"

  • d) La Teoría General de los Sistemas, se basa en dos pilares básicos: aportes semánticos y aportes metodológicos.

Por lo tanto, la palabra sistemas tiene muchas connotaciones: "conjunto de elementos interdependientes e interactuantes; grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. El ser humano, por ejemplo es un sistema que consta de varios órganos y miembros; sólo cuando estos funcionan de un modo coordinado el hombre es eficaz. De igual manera, se puede pensar que la organización es un sistema que consta de varias partes interactuantes". En realidad, el sistema es "un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario"

Por todo lo mencionado y a manera de resumen, podemos decir que el concepto de sistema se origina en la Segunda Guerra Mundial, cuando los aliados realizan la invasión, denominado el día "D". Es a partir de ahí que se considera como una metodología logística y material comprometido. Desde luego se entiende que el desarrollo y la ejecución de la invasión fue producto del trabajo planificado, coordinado y controlado de las fuerzas militares donde cada unidad o equipo cumplió con las funciones y responsabilidades asignadas para dicho efecto.

Posterior a ello, con el avance de la Revolución Industrial y el desarrollo económico y acelerado no planificado de las empresas, los responsables y sus directivos incorporan en las actividades de su planificación empresarial, pero principalmente con la operación de sistemas. A continuación, se describe los elementos del sistema aplicado en una empresa, estos son: entradas, proceso, salida y retroalimentación (feedback).

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  • a) En Serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma directa.

  • b) Aleatoria: es decir, al azar, donde el término "azar" se utiliza en el sentido estadístico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.

  • c) Retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo.

  • El Proceso. El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc. En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre Como se efectúa esa transformación. Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador. En tal caso, este proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la función de proceso se denomina una "caja negra".

  • a) CAJA NEGRA. La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas corresponden determinadas salidas y con ello poder inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las variables funcionaran en cierto sentido.

  • La Salida. Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.

  • La Retroalimentación. La retroalimentación se produce cuando las salidas o la influencia de las salidas de los sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información.

La Retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de corrección en base a la información retroalimentada.

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Características de los sistemas

El aspecto más importante del concepto de sistema es la idea de un conjunto de elementos interconectados para formar un todo que presenta propiedades y características propias que no se encuentran en ninguno de los elementos aislados. Es lo que denominamos emergente sistémico: una propiedad o característica que existe en el sistema como un todo y no en sus elementos particulares. Del sistema como un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad). Esos dos conceptos reflejan dos características básicas de un sistema.

  • 1) PROPÓSITO u objetivo: todo sistema tiene uno o varios propósitos u objetivos. Las unidades o elementos (u objetos), así como las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

  • 2) GLOBALISMO o totalidad: Todo sistema tiene naturaleza orgánica; por esta razón, una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, muy probablemente producirá cambios en todas las demás unidades de este. En otra palabra cualquier estimulo en cualquier unidad del sistema afectara a todas las demás unidades debido a la relación existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o modificaciones se presentará como cualquier ajuste de todo el sistema, que siempre reaccionara globalmente a cualquier estimulo producido en cualquier parte o unidad. Entre las diferentes partes del sistema existe una relación de causa y efecto. De este modo, el sistema experimenta cambios y ajuste sistemático es continuo, de lo cual surgen dos fenómenos: La entropía y la homeostasis, estudiados con anterioridad.

Del mismo modo, SCHODERBEK, hace hincapié de las características que los teóricos han atribuido a la teoría general de los sistemas, las mismas son las siguientes:

  • LA TOTALIDAD. El enfoque de los sistemas no es un enfoque analítico, en el cual el todo se descompone en sus partes constituyentes para luego estudiar en forma aislada cada uno de los elementos descompuestos: se trata más bien de un tipo gestáltico de enfoque, que trata de encarar el todo con todas sus partes interrelacionadas e interdependientes en interacción.

  • LA BÚSQUEDA DE OBJETIVOS. Todos los sistemas incluyen componentes que interactúan, y la interacción hace que se alcance alguna meta, un estado final o una posición de equilibrio.

  • LOS INSUMOS Y PRODUCTOS. Todos los sistemas dependen de algunos insumos para generar las actividades que finalmente originaran el logro de una meta. Todos los sistemas originan algunos productos que otros sistemas necesitan.

  • LA TRANSFORMACIÓN. Todos los sistemas son transformadores de entradas en salidas. Entre las entradas se pueden incluir informaciones, actividades, una fuente de energía, conferencias, lecturas, materias primas, etc. Lo que recibe el sistema es modificado por éste de tal modo que la forma de la salida difiere de la forma de entrada.

  • LA ENTROPÍA. La entropía está relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de desorden. Todos los sistemas no vivos tienden hacia el desorden; si los deja aislados, perderán con el tiempo todo movimiento y degenerarán, convirtiéndose en una masa inerte.

  • LA REGULACIÓN. Si los sistemas son conjuntos de componentes interrelacionados e interdependientes en interacción, los componentes interactuantes deben ser regulados (manejados) de alguna manera para que los objetivos (las metas) del sistema finalmente se realicen.

  • LA JERARQUÍA. Generalmente todos los sistemas son complejos, integrados por subsistemas más pequeños. El término "jerarquía" implica la introducción de sistemas en otros sistemas.

  • LA DIFERENCIACIÓN. En los sistemas complejos las unidades especializadas desempeñan funciones especializadas. Esta diferenciación de las funciones por componentes es una característica de todos los sistemas y permite al sistema focal adaptarse a su ambiente.

  • LA EQUIFINALIDAD. Esta característica de los sistemas abiertos afirma que los resultados finales se pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y de maneras diferentes. Contrasta con la relación de causa y efecto del sistema cerrado, que indica que sólo existe un camino óptimo para lograr un objetivo dado. Para las organizaciones complejas implica la existencia de una diversidad de entradas que se pueden utilizar y la posibilidad de transformar las mismas de diversas maneras.

  • LA INTERRELACIÓN E INTERDEPENDENCIA DE OBJETOS, ATRIBUTOS, ACONTECIMIENTOS Y OTROS ASPECTOS SIMILARES. Toda teoría de los sistemas debe tener en cuenta los elementos del sistema, la interrelación existente entre los mismos y la interdependencia de los componentes del sistema. Los elementos no relacionados e independientes no pueden constituir nunca un sistema.

Dadas estas características se puede imaginar con facilidad una empresa, un hospital, una universidad, como un sistema, y aplicar los principios mencionados a esa entidad. Por ejemplo las organizaciones, como es evidente, tienen muchos componentes que interactúan: producción, comercialización, contabilidad, investigación y desarrollo, todos los cuales dependen unos de otros. Al tratar de comprender la organización se le debe encarar en su complejidad total, en lugar de considerarla simplemente a través de un componente o un área funcional. El estudio de un sistema de producción no produciría un análisis satisfactorio si se dejara de lado el sistema de comercialización.

2.1. Las Propiedades de los Sistemas.

Los sistemas tienen las siguientes propiedades.

  • 1) HOMEOSTASIS Y ENTROPIA. La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y adaptación al contexto. Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia dinámica. Los sistemas altamente hemostáticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actúan como condicionantes del nivel de evolución. La entropía de un sistema se refiere al desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo o el funcionamiento del mismo. Un sistema altamente entrópico tiende a desaparecer por desgaste generado por el proceso sistémico.

En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de organización más completa y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque los sistemas abiertos los recursos utilizados para reducir el proceso de entropía se forman del medio externo.

  • 2) PERMEABILIDAD DE UN SISTEMA. mide la interacción que este recibe del medio, se dice que a mayor o menor permeabilidad del sistema el mismo será más o menos abierto. Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan sistemas cerrados.

  • 3) CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACION. Se dice que es centralizado un sistema cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás, y estos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el núcleo de comando y decisión esta formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente sino que puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reservas que solo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debería actuar en dicho caso.

  • 4) ADAPTABILIDAD. es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una característica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto. Esto se logra a través de un mecanismo de adaptación que permita responder a los cambios internos y externos a través del tiempo. Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener y fluido intercambio con el medio en el que se desarrolla.

  • 5) MANTENIBILIDAD. es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse en funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento que aseguren que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio con su medio.

  • 6) ESTABILIDAD. se dice que es estable un sistema cuando se mantiene en equilibrio a través del flujo continuo de materiales, energía e información, la estabilidad ocurre mientras los sistemas pueden mantener su funcionamiento y trabajen de manera efectiva.

  • 7) ARMONÍA. es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o contexto. Un sistema armónico es aquel que sufre modificaciones en su estructura, proceso o características en la medida que el medio se lo exige y es estático cuando el medio también lo es.

  • 8) OPTIMIZACIÓN Y SUB–OPTIMIZACIÓN. la optimización permite modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos. La sub-optimización es el proceso inverso, se presenta cuando el sistema no alcanza sus objetivos por las restricciones del medio y los mismos son excluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de los objetivos o eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros más importantes.

  • 9) ÉXITO. El éxito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus objetivos. La falta de éxito exige una revisión del sistema ya que no cumplen con los objetivos propuestos para el mismo, de modo que se modifique dicho sistema de forma tal que pueda alcanzar los objetivos determinados.

2.2. Clasificación de los Sistemas.

Los sistemas tiene una clasificación, los mismos que so denominan también Niveles Jerárquicos, estos son los siguientes:

  • 1º. Nivel ESTRUCTURA ESTÁTICA. Se le puede llamar nivel de los marcos de referencia.

  • 2º. Nivel SISTEMA DINÁMICO SIMPLE. Considera los movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.

  • 3º. Nivel MECANISMO DE CONTROL O SISTEMA CIBERNÉTICO. El sistema se autorregula para mantener su equilibrio.

  • 4º. Nivel "SISTEMA ABIERTO" o AUTO ESTRUCTURADO. En este nivel se comienza a diferenciar la vida. Puede considerarse nivel de célula.

  • 5º. Nivel GENÉTICO-SOCIAL. Está caracterizado por las plantas.

  • 6º. Nivel, SISTEMA ANIMAL. Se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento teleológico (estudio de la finalidad) y su autoconciencia.

  • 7º. Nivel SISTEMA HUMANO. Es el nivel del ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y símbolos.

  • 8º. Nivel SISTEMA SOCIAL o SISTEMA DE ORGANIZACIONES HUMANAS. Constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la trascripción de imágenes en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama de emociones humanas.

  • 9º. Nivel SISTEMAS TRASCENDENTALES. Completan los niveles de clasificación: estos son los últimos y absolutos los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones.

2.3. Limites de los Sistemas.

Los sistemas consisten en totalidades, por lo tanto, son indivisibles. Poseen partes y componentes, en algunos de ellos sus fronteras o límites coinciden con discontinuidades entre estos y sus ambientes, pero corrientemente la demarcación de los límites queda en manos de un observador. En términos operacionales puede decirse que la frontera es aquella línea que separa al sistema de su entorno y que define lo que le pertenece y lo que fuera de él.

Cada sistema tiene algo interior y algo exterior así mismo lo que es externo al sistema, forma parte del ambiente y no al propio sistema. Los límites están íntimamente vinculados con la cuestión del ambiente, lo podemos definir como la línea que forma un círculo alrededor de variables seleccionadas tal que existe un menor intercambio con el medio.

Cada sistema mantiene ciertas fronteras que especifican los elementos que quedan incluidos dentro del mismo, por eso dichos límites tienen por objetivo conservar la integración de los sistemas, evitar que los intercambios con el medio lo destruyan o entorpezcan su actividad.

La empresa desde el enfoque de sistema

Una organización o empresa es un sistema; por lo tanto no es sólo la suma de sus partes (departamentos, secciones, unidades, etc.) sino también debe ser visto como un todo organizado, siendo así un Sistema Abierto. Es abierto porque es creado por el hombre, lo cual hace que intercambie información, materiales, energía, relaciones e interacción dinámica con su medio ambiente, donde se pueden encontrar a: clientes, proveedores, competidores, sindicatos, instituciones públicas y privadas y otros. Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones de una empresa, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas.

Una empresa organizada no existe en el vació, mas por el contrario depende del ambiente exterior y viceversa. Es integrante de un sistema mucho más amplio: como la sociedad, el aspecto económico o la industria a la que pertenece; a partir de ello una empresa recibe los insumos, los transforma o procesa y obtiene el producto (terminando, en proceso, tangible o intangible) y finalmente es enviado al medio ambiente, conocido como modelo recursos-resultado. A continuación se representa gráficamente a la empresa como un sistema productivo.

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La empresa es un sistema porque tiene un conjunto de elementos interrelacionados para alcanzar un objetivo específico, cuyas partes son las entradas, proceso, salida y el control. Donde se pueden observar: Entradas: materiales, personal, materia prima, maquinaria, dinero, información y otros. Proceso: producción, mercadotecnia, finanzas, contabilidad, recursos humanos y otros; Salidas: beneficios, productos y servicios y Control (feedback: metas, planes e información. La siguiente grafica no muestra a la empresa en relación a su entorno.

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Una empresa tiene áreas de actividad específica, como funciones de responsabilidad (departamentos, divisiones, unidades y otros) los mismos que se encuentran relacionados de manera directa con las funciones básicas que realiza la empresa para logras us objetivos.

La empresa es efectiva, no cuando depende de un área funciona especifica, sino de la coordinación del proceso administrativo y la adecuada realización de actividades de las principales áreas funcionales, como ser: mercadotecnia, de finanzas, de recursos humanos y de producción y operaciones.

3.1. El Subsistema de Recursos Humanos.

Este subsistema o Área tiene una relación con el personal, elemento humano (operativo, administrativo y ejecutivo) que posee una empresa. En el campo de la administración en general se menciona que el personal influye y es el común denominador de la eficacia y eficiencia de todos los demás factores, sencillamente porque estos son operados por hombres, por ello la ayuda y actitud de los recursos humanos condicionan los resultados que se obtienen. El elemento más importante de toda empresa a cualquier nivel ya que si se tiene alta preparación se alcanza la eficiencia y efectividad en los procesos internos y externos.

La administración de los recursos humanos consiste en aquellas actividades diseñadas para ocuparse de y coordinar a las personas necesarias para una organización. La administración de los recursos humanos busca construir y mantener un entorno de excelencia en la calidad para habilitar mejor a la fuerza de trabajo en la consecución de los objetivos de calidad y de desempeño operativo de la empresa. La administración de los recursos humanos es un término moderno de lo que tradicionalmente se ha conocido como administración de personal o gerencia de personal. Los gerentes de recursos humanos pudieran seguir ejecutando las funciones tradicionales de los gerentes de personal, pero el alcance e importancia de su área de responsabilidad se ha alterado de manera significativa. En vez de ser los vigilantes corporativos, los gerentes de recursos humanos ahora asumen un papel estratégico de liderazgo en sus organizaciones.

Los Recursos Humanos son todas aquellas personas que integran o forman parte de una organización. El objeto del Departamento de Recursos Humanos es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo.

JAMES STONER y CHARLES WANKEL, mencionan: "Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas".

HAROLD KOONTZ, describe: "La labor fundamental de todo administrador, de todo gerente, es crear un ambiente en el cual los empleados puedan lograr metas de grupo en el menor tiempo.  Como gerentes, todos estamos buscando mantener un medio ambiente adecuado que permita una acción eficaz de grupo para obtener los resultados deseados y alcanzar las metas establecidas.

La moderna administración de personal inspirada en la nueva forma de ver las relaciones de producción, es considerada como un sistema, cuyo funcionamiento es responsabilidad de todas las jefaturas de la empresa, empezando por el Gerente. Los elementos básicos que constituyen el sistema de la administración de personal corresponden a los que se localizan dentro del Proceso Administrativo: planeación organización, coordinación, dirección y control.

Estos elementos a su vez, están integrados por funciones específicas, integrando permanentemente insumos como técnicas, principios, relaciones, procesos y funciones, para suministrar como producto final la calidad de la fuerza laboral, expresada en términos de desempeño laboral.

3.1.1. Funciones. Para un adecuado funcionamiento y apoyo al cumplimento de los objetivos, de la empresa, el área de recursos humanos desarrolla las siguientes funciones.

  • 1) CONTRATACIÓN Y EMPLEO. Esta es una de las funciones que requieren de mayor importancia debido a lo difícil que resulta encontrar a las personas ideales para los puestos vacantes, por lo que es necesario contar con un procesamiento eficaz de Reclutamiento y selección de personal, una vez que se tienen a las personas deseadas se procede a la contratación de las mismas, dándoles una inducción acerca de la empresa. Si el puesto vacante se puede cubrir con personal propio de la empresa, entonces se realiza una evaluación de méritos y se le otorga al más capaz.

  • 2) CAPACITACIÓN Y DESARROLLO. Acción que consiste en, entrenar y capacitar a todo el personal, ya sea de nuevo ingreso, o no, con el objeto de incrementar el desarrollo personal. La capacitación no se le otorga exclusivamente a los de nuevo ingreso, puesto que nuestros actuales empleados pueden aspirar a un puesto mejor, el cual requiere de una mayor preparación.

  • 3) SUELDOS Y SALARIOS. Para poder realizar una justa asignación de sueldos, es necesario elaborar un análisis y evaluación de puestos (procedimientos sistemáticos para determinar el valor de cada trabajo), sólo así, podremos saber que tanto debemos pagar por cada uno de nuestros empleados. Además, hay que considerar que el sueldo esta formado por otros elementos tales como: las vacaciones y la calificación de méritos.

  • 4) RELACIONES LABORALES. Toda relación de trabajo debe estar regulada por un contrato ya sea colectivo o individual, en el que se estipularán los derechos y obligaciones de las partes que lo integran. Su objetivo es mantener una buena relación de trabajo y disciplina. Por otra parte, la comunicación es de vital importancia para toda organización, ya que por medio de esta se puede mantener una adecuada relación de trabajo.

  • 5) SERVICIOS Y PRESTACIONES. Comúnmente las organizaciones hoy en día ofrecen a sus trabajadores con el fin de hacer más atractivo su empleo, una serie de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley Federal del trabajo, tales como: actividades recreativas, actividades culturales, prestaciones en especie, reconocimientos, etc.

  • 6) HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL. Consiste en llevar un registro de las causas que originan principalmente el ausentismo y los accidentes de trabajo, así como de proporcionar a sus empleados los servicios médicos necesarios, y las medidas de higiene y seguridad requeridas para el buen desempeño de sus labores.

  • 7) PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS. La planeación de los recursos humanos consiste en realizar periódicamente una auditoria de los mismos para ver si están desempeñando satisfactoriamente sus labores, pudiendo rotar a los que considere inapropiados para dicho puesto.

3.1.2. Proceso de Reclutamiento. El proceso de Reclutamiento permite atraer personas o candidatos para ingresar a una empresa mediante un proceso de selección. El reclutamiento funciona como un proceso de comunicación; la empresa divulga y ofrece oportunidades de trabajo. Este proceso es de doble vía porque comunica y divulga las oportunidades de empleo, al tiempo que atrae los candidatos para el proceso selectivo. Desde el punto de vista de su aplicación el reclutamiento puede ser interno o externo.

El reclutamiento Interno, se aplica a postulantes que trabajan en la empresa o sea a los empleados con el objeto de promoverlos o transferirlos a otras actividades más complejas o mas motivadoras. En cambio el reclutamiento externo, esta dirigido a personas o candidatos que se encuentran en el mercado laboral (mercado de recursos humanos), fuera de la empresa, para someterlos al proceso de selección de personal; busca personas externa es para traer experiencia y habilidades que no existen actualmente en la empresa. El reclutamiento sigue el siguiente proceso. A continuación se presenta un esquema del proceso de reclutamiento de personal en una empresa, el mismo que considera algunos procedimientos generales.

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3.1.3. Proceso de Selección. El proceso de selección de personas funciona como un filtro donde sólo algunas personas pueden ingresas a una empresa: las que presentan características deseadas por la empresa. Se dice: "La selección constituye la elección adecuada de la persona adecuada para el lugar adecuado"; en términos más amplios, la selección busca los candidatos, entre varios reclutados, más adecuados para los cargos de la empresa, con la finalidad de mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño del personal, así como la eficacia de la empresa. En el fondo, está en juego el capital intelectual de una empresa, que la selección debe preservar o enriquecer. Por lo tanto, el objeto de la selección es elegir al mejor candidato o postulante a un cargo o puesto en la empresa. La selección de personal, de manera general, sigue el siguiente proceso.

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3.2. El Subsistema de Mercadotecnia.

Este subsistema o Área de Mercadotecnia se encuentra relacionado con las actividades comerciales que lleva a cabo la empresa, en la misma se pueden describir las ventas locales, nacionales, extranjeras, la publicidad, la promoción, la segmentación de mercado y otras actividades relacionadas a la comercialización de un bien o servicio que realiza la empresa. Área encargada de generar la mayor fuente de ingresos al negocio o la empresa.

Es el proceso de planeación, ejecución y conceptualización de precio, promoción y distribución de ideas, mercancías y términos para crear intercambios que satisfagan objetivos individuales y organizacionales.

Es una función trascendental ya que a través de ella se cumplen algunos de los propósitos institucionales de la empresa. Su finalidad es la de reunir los factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal, que esté a su disposición en el momento oportuno , en el lugar preciso y al precio más adecuado.

3.2.1. Funciones. Para un adecuado funcionamiento y apoyo al cumplimento de los objetivos, de la empresa, el área de mercadotecnia desarrolla las siguientes funciones

  • 1) INVESTIGACIÓN DE MERCADOS. Implica conocer quiénes son o pueden ser los consumidores o clientes potenciales; e identificar sus características. Cuanto más se conozca del mercado mayor serán las posibilidades de éxito.

  • 2) DECISIONES SOBRE EL PRODUCTO Y PRECIO. Este aspecto se refiere al diseño del producto que satisfará las necesidades del grupo para el que fue creado. Es muy importante darle al producto un nombre adecuado y un envase que, además de protegerlo, lo diferencie de los demás. Es necesario asignarle un precio que sea justo para las necesidades tanto de la empresa como del mercado.

  • 3) DISTRIBUCIÓN. Es necesario establecer las bases para que el producto pueda llegar del fabricante al consumidor; estos intercambios se pueden dar ya sea a través de mayoristas, minoristas, comisionistas o empresas que venden al detalle.

  • 4) PROMOCIÓN. Es dar a conocer el producto al consumidor. Se debe persuadir a los clientes a que adquieran productos que satisfagan sus necesidades. No sólo se promocionan los productos a través de los medios masivos de comunicación, también por medio de folletos, regalos, muestras, etc. Es necesario combinar estrategias de promoción para lograr los objetivos.

  • 5) VENTA. Es toda actividad que genera en los clientes el último impulso hacia el intercambio. En esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores.

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