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La teoría de sistemas



Partes: 1, 2

  1. Introducción
  2. La Teoría de
    Sistemas
  3. Características de los
    sistemas
  4. La empresa desde el
    enfoque de sistema
  5. Conclusiones

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Introducción

"La gestión gerencial y la administración
han estado ligadas desde décadas; sin embargo esta
adquiere un carácter de correlación solo hasta
épocas reciente".

El mundo de hoy es una sociedad compuesta de
organizaciones. Todas las actividades orientadas a la
producción de bienes (productos) o la prestación de
servicios (actividades especializadas) son planeadas,
coordinadas, dirigidas y controladas dentro de organizaciones.
Todas las organizaciones están constituidas por personas y
por recursos no humanos y administrar dichos recursos ha sido
desde siempre una necesidad natural, obvia y latente de todo tipo
de organización humana.

La administración es la conducción
racional de las actividades de una organización, con o sin
ánimo de lucro e implica la planeación, la
organización, la dirección y el control de todas
las actividades. Por lo tanto, la administración es
imprescindible para la existencia, supervivencia y éxito
de las organizaciones. En la administración las
situaciones son muy diversificadas. No existen dos organizaciones
iguales, así como no existen dos personas
idénticas. Cada una tiene sus objetivos, su campo de
actividad, sus directivos y su personal, sus problemas internos y
externos, su mercado, su situación financiera, su
tecnología, sus recursos básicos, su
ideología, su política de negocios y un sin
número de otros factores que la diferencian de las
demás.

La Administración existe desde el momento en que
el hombre debió satisfacer sus necesidades para lo cual
debió administrar los recursos para subsistir. Es por ello
que los antecedentes históricos de la
administración son infinitos y existen desde que el hombre
es hombre.

El enfoque de sistemas tiene que ver, en gran parte, con
las organizaciones de diseño—sistemas elaborados por
el hombre y orientados a objetivos que han servido a la
humanidad. El enfoque de sistemas otorga una nueva forma de
pensamiento a las organizaciones que complementan las escuelas
previas de la teoría de la organización.
Éste busca unir el punto de vista conductual con el
estrictamente mecánico y considerar la organización
como un todo integrado, cuyo objetivo sea lograr la eficacia
total del sistema, además de armonizar los objetivos en
conflicto de sus componentes.

Esta integración demanda nuevas formas de
organización formal, como las que se refieren a los
conceptos de proyecto de administración y programa de
presupuesto con estructuras horizontales superimpuestas sobre las
tradicionales líneas de autoridad verticales. Una
teoría de sistemas organizacional tendrá que
considerar la organización como un sistema cuya
operación se explicará en términos de
conceptos "sistémicos", como la cibernética, ondas
abiertas y cerradas, autorregulación, equilibrio,
desarrollo y estabilidad, reproducción y
declinación. Siempre que sea relevante, el enfoque de
sistemas ya incluye alguno de estos conceptos en su
repertorio.

Un sistema no es la simple suma de partes, sino mas bien
es la interrelación de dos a mas partes (subsistemas), Por
ello, es necesario prestar la mayor atención al
núcleo de su complejidad, es decir a su
organización. Ejemplo Un Reloj: ninguna de sus partes
separadas muestra la hora indicada, sino el conjunto de sus
piezas del reloj como tal; una vez que se interrelacionan e
interactúan entre ellos (organización interna) nos
indica la hora que se requiere conocer (sinergia).

Es en este sentido que la teoría administrativa
nos plantea cuáles son las funciones de la
administración moderna, la cual parte de los antecedentes
anteriormente descritos en los que se muestra una pequeña
síntesis de la evolución histórica del
concepto. De aquí que la administración tenga una
definición de administración la cual conlleva una
naturaleza y un propósito. Se define la
administración "como el proceso de diseñar y
mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en
grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas". Del mismo
modo, es necesario ampliar esta definición básica,
para ello se le da una serie de
características:

  • 1) Como administradores, las personas realizan
    funciones administrativas de planeación,
    organización, dirección y control.

  • 2) La administración se aplica a todo
    tipo de organizaciones.

  • 3) Es aplicable a los administradores en todos
    los niveles organizacionales.

  • 4) La meta de todos los administradores es la
    misma: crear un superávit.

  • 5) La administración se ocupa de la
    productividad, esto implica eficacia y eficiencia.

Por otro lado se expresa que las funciones de la
administración se encuentran muy ligadas a la
definición misma de lo que es la administración, y
no deja de reverenciarse en los antecedentes de la misma, dado el
origen militar y de gobierno del concepto que se
analiza.

La Teoría de
Sistemas

El primer expositor de la Teoría General de los
Sistemas fue LUDWING VON BERTALANFFY, en el intento de lograr una
metodología integradora para el tratamiento de problemas
científicos.

La meta de la Teoría General de los Sistemas no
es buscar analogías entre las ciencias, sino tratar de
evitar la superficialidad científica que ha estancado a
las ciencias. Para ello emplea como instrumento, modelos
utilizables y transferibles entre varios continentes
científicos, toda vez que dicha extrapolación sea
posible e integrable a las respectivas disciplinas.

Debido a que el conocimiento sobre las organizaciones y
la administración es muy reciente y falta mucho por
explorar, es importante continuar el desarrollo de una
investigación sistemática y abundante en sus
diversas áreas, a fin de que se puedan establecer
relaciones causales entre las diferentes variables que afectan el
comportamiento organizativo.

Partiendo del enfoque de la Administración como
disciplina básica en el mundo de las organizaciones, esta
investigación pretende el estudio de la Teoría
General de los Sistemas como herramienta básica para
alcanzar, entre otras estrategias, el éxito de una
organización. También afirma que las propiedades de
los sistemas no pueden describirse significativamente en
términos de sus elementos separados; la comprensión
de los sistemas sólo ocurre cuando se estudian
globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus
partes. Por lo tanto, la TGS se fundamenta en las siguientes
premisas básicas:

  • 1) Los sistemas existen dentro de
    sistemas.

  • 2) Los sistemas son abiertos.

  • 3) Las funciones de un sistema dependen de su
    estructura.

FERDINAND DE SAUSSURE, menciona que sistema es: "una
totalidad organizada, hecha de elementos solidarios que no pueden
ser definidos más que los unos con relación a los
otros en función de su lugar en esa totalidad."

IEEE STANDARD DICTIONARY OF ELECTRICAL AND ELECTRONIC
TERMS, describen: "Sistema es un todo integrado, aunque compuesto
de estructuras diversas, interactuantes y especializadas.
Cualquier sistema tiene un número de objetivos, y los
pesos asignados a cada uno de ellos pueden variar ampliamente de
un sistema a otro. Un sistema ejecuta una función
imposible de realizar por una cualquiera de las partes
individuales. La complejidad de la combinación está
implícita."

EMIRO ROTUNDO en su libro "Introducción a la
Teoría General de Sistemas", afirma que la
cibernética considera "sistema", cualquier cosa compuesta
de parte o elementos que se relacionan e interactúan entre
sí, tales como un átomo, una máquina, un
organismo, un lenguaje, una economía, una
ecuación.

La palabra sistema es, fundamentalmente, un
término para designar la conectividad de las partes entre
sí. Otras connotaciones conceptuales de la palabra sistema
son:

  • a) "Sistema, es un conjunto de elementos
    interdependientes"

  • b) "Sistema, es un grupo de unidades
    combinadas para formar un todo organizado y cumplir una
    función determinada"

  • c) "Sistema ,es un conjunto organizado
    de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se
    relacionan formando un todo unitario y complejo"

  • d) La Teoría General de los
    Sistemas,
    se basa en dos pilares básicos: aportes
    semánticos y aportes metodológicos.

Por lo tanto, la palabra sistemas tiene muchas
connotaciones: "conjunto de elementos interdependientes e
interactuantes; grupo de unidades combinadas que forman un todo
organizado. El ser humano, por ejemplo es un sistema que consta
de varios órganos y miembros; sólo cuando estos
funcionan de un modo coordinado el hombre es eficaz. De igual
manera, se puede pensar que la organización es un sistema
que consta de varias partes interactuantes". En realidad, el
sistema es "un todo organizado o complejo; un conjunto o
combinación de cosas o partes que forman un todo complejo
o unitario"

Por todo lo mencionado y a manera de resumen, podemos decir
que el concepto de sistema se origina en la Segunda Guerra
Mundial, cuando los aliados realizan la invasión,
denominado el día "D". Es a partir de ahí que se
considera como una metodología logística y material
comprometido. Desde luego se entiende que el desarrollo y la
ejecución de la invasión fue producto del trabajo
planificado, coordinado y controlado de las fuerzas militares
donde cada unidad o equipo cumplió con las funciones y
responsabilidades asignadas para dicho efecto.

Posterior a ello, con el avance de la Revolución
Industrial y el desarrollo económico y acelerado no
planificado de las empresas, los responsables y sus directivos
incorporan en las actividades de su planificación
empresarial, pero principalmente con la operación de
sistemas. A continuación, se describe los elementos del
sistema aplicado en una empresa, estos son: entradas, proceso,
salida y retroalimentación (feedback).

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  • a) En Serie: es el resultado o la salida de un
    sistema anterior con el cual el sistema en estudio
    está relacionado en forma directa.

  • b) Aleatoria: es decir, al azar, donde el
    término "azar" se utiliza en el sentido
    estadístico. Las entradas aleatorias representan
    entradas potenciales para un sistema.

  • c) Retroacción: es la
    reintroducción de una parte de las salidas del sistema
    en sí mismo.

  • El Proceso. El proceso es lo que transforma una
    entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un
    individuo, una computadora, un producto químico, una
    tarea realizada por un miembro de la organización,
    etc. En la transformación de entradas en salidas
    debemos saber siempre Como se efectúa esa
    transformación. Con frecuencia el procesador puede ser
    diseñado por el administrador. En tal caso, este
    proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor
    parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el
    proceso mediante el cual las entradas se transforman en
    salidas, porque esta transformación es demasiado
    compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su
    combinación en diferentes órdenes de secuencia
    pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso
    la función de proceso se denomina una "caja
    negra".

  • a) CAJA NEGRA. La caja negra se utiliza para
    representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o
    cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a
    determinadas corresponden determinadas salidas y con ello
    poder inducir, presumiendo que a determinados
    estímulos, las variables funcionaran en cierto
    sentido.

  • La Salida. Las salidas de los sistemas son los
    resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual
    que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos,
    servicios e información. Las mismas son el resultado
    del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el
    propósito para el cual existe el sistema. Las salidas
    de un sistema se convierten en entrada de otro, que la
    procesará para convertirla en otra salida,
    repitiéndose este ciclo indefinidamente.

  • La Retroalimentación. La
    retroalimentación se produce cuando las salidas o la
    influencia de las salidas de los sistemas en el contexto,
    vuelven a ingresar al sistema como recursos o
    información.

La Retroalimentación permite el control de un
sistema y que el mismo tome medidas de corrección en base
a la información retroalimentada.

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Características de los
sistemas

El aspecto más importante del concepto de sistema
es la idea de un conjunto de elementos interconectados para
formar un todo que presenta propiedades y características
propias que no se encuentran en ninguno de los elementos
aislados. Es lo que denominamos emergente sistémico: una
propiedad o característica que existe en el sistema como
un todo y no en sus elementos particulares. Del sistema como un
conjunto de unidades recíprocamente relacionadas, se
deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo
(o totalidad). Esos dos conceptos reflejan dos
características básicas de un sistema.

  • 1) PROPÓSITO u objetivo: todo sistema
    tiene uno o varios propósitos u objetivos. Las
    unidades o elementos (u objetos), así como las
    relaciones, definen una distribución que trata siempre
    de alcanzar un objetivo.

  • 2) GLOBALISMO o totalidad: Todo sistema tiene
    naturaleza orgánica; por esta razón, una
    acción que produzca cambio en una de las unidades del
    sistema, muy probablemente producirá cambios en todas
    las demás unidades de este. En otra palabra cualquier
    estimulo en cualquier unidad del sistema afectara a todas las
    demás unidades debido a la relación existente
    entre ellas. El efecto total de esos cambios o modificaciones
    se presentará como cualquier ajuste de todo el
    sistema, que siempre reaccionara globalmente a cualquier
    estimulo producido en cualquier parte o unidad. Entre las
    diferentes partes del sistema existe una relación de
    causa y efecto. De este modo, el sistema experimenta cambios
    y ajuste sistemático es continuo, de lo cual surgen
    dos fenómenos: La entropía y la homeostasis,
    estudiados con anterioridad.

Del mismo modo, SCHODERBEK, hace hincapié de las
características que los teóricos han atribuido a la
teoría general de los sistemas, las mismas son las
siguientes:

  • LA TOTALIDAD. El enfoque de los sistemas no es un
    enfoque analítico, en el cual el todo se descompone en
    sus partes constituyentes para luego estudiar en forma
    aislada cada uno de los elementos descompuestos: se trata
    más bien de un tipo gestáltico de enfoque, que
    trata de encarar el todo con todas sus partes
    interrelacionadas e interdependientes en
    interacción.

  • LA BÚSQUEDA DE OBJETIVOS. Todos los sistemas
    incluyen componentes que interactúan, y la
    interacción hace que se alcance alguna meta, un estado
    final o una posición de equilibrio.

  • LOS INSUMOS Y PRODUCTOS. Todos los sistemas dependen
    de algunos insumos para generar las actividades que
    finalmente originaran el logro de una meta. Todos los
    sistemas originan algunos productos que otros sistemas
    necesitan.

  • LA TRANSFORMACIÓN. Todos los sistemas son
    transformadores de entradas en salidas. Entre las entradas se
    pueden incluir informaciones, actividades, una fuente de
    energía, conferencias, lecturas, materias primas, etc.
    Lo que recibe el sistema es modificado por éste de tal
    modo que la forma de la salida difiere de la forma de
    entrada.

  • LA ENTROPÍA. La entropía está
    relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en
    un estado de desorden. Todos los sistemas no vivos tienden
    hacia el desorden; si los deja aislados, perderán con
    el tiempo todo movimiento y degenerarán,
    convirtiéndose en una masa inerte.

  • LA REGULACIÓN. Si los sistemas son conjuntos
    de componentes interrelacionados e interdependientes en
    interacción, los componentes interactuantes deben ser
    regulados (manejados) de alguna manera para que los objetivos
    (las metas) del sistema finalmente se realicen.

  • LA JERARQUÍA. Generalmente todos los sistemas
    son complejos, integrados por subsistemas más
    pequeños. El término "jerarquía" implica
    la introducción de sistemas en otros
    sistemas.

  • LA DIFERENCIACIÓN. En los sistemas complejos
    las unidades especializadas desempeñan funciones
    especializadas. Esta diferenciación de las funciones
    por componentes es una característica de todos los
    sistemas y permite al sistema focal adaptarse a su
    ambiente.

  • LA EQUIFINALIDAD. Esta característica de los
    sistemas abiertos afirma que los resultados finales se pueden
    lograr con diferentes condiciones iniciales y de maneras
    diferentes. Contrasta con la relación de causa y
    efecto del sistema cerrado, que indica que sólo existe
    un camino óptimo para lograr un objetivo dado. Para
    las organizaciones complejas implica la existencia de una
    diversidad de entradas que se pueden utilizar y la
    posibilidad de transformar las mismas de diversas
    maneras.

  • LA INTERRELACIÓN E INTERDEPENDENCIA DE
    OBJETOS, ATRIBUTOS, ACONTECIMIENTOS Y OTROS ASPECTOS
    SIMILARES. Toda teoría de los sistemas debe tener en
    cuenta los elementos del sistema, la interrelación
    existente entre los mismos y la interdependencia de los
    componentes del sistema. Los elementos no relacionados e
    independientes no pueden constituir nunca un
    sistema.

Dadas estas características se puede imaginar con
facilidad una empresa, un hospital, una universidad, como un
sistema, y aplicar los principios mencionados a esa entidad. Por
ejemplo las organizaciones, como es evidente, tienen muchos
componentes que interactúan: producción,
comercialización, contabilidad, investigación y
desarrollo, todos los cuales dependen unos de otros. Al tratar de
comprender la organización se le debe encarar en su
complejidad total, en lugar de considerarla simplemente a
través de un componente o un área funcional. El
estudio de un sistema de producción no produciría
un análisis satisfactorio si se dejara de lado el sistema
de comercialización.

2.1. Las Propiedades de los Sistemas.

Los sistemas tienen las siguientes propiedades.

  • 1) HOMEOSTASIS Y ENTROPIA. La homeostasis es la
    propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y
    adaptación al contexto. Es el nivel de
    adaptación permanente del sistema o su tendencia a la
    supervivencia dinámica. Los sistemas altamente
    hemostáticos sufren transformaciones estructurales en
    igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos
    actúan como condicionantes del nivel de
    evolución. La entropía de un sistema se refiere
    al desgaste que el sistema presenta por el transcurso del
    tiempo o el funcionamiento del mismo. Un sistema altamente
    entrópico tiende a desaparecer por desgaste generado
    por el proceso sistémico.

En un sistema cerrado la entropía siempre debe
ser positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos
biológicos o sociales, la entropía puede ser
reducida o mejor aun transformarse en entropía negativa,
es decir, un proceso de organización más completa y
de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible
porque los sistemas abiertos los recursos utilizados para reducir
el proceso de entropía se forman del medio
externo.

  • 2) PERMEABILIDAD DE UN SISTEMA. mide la
    interacción que este recibe del medio, se dice que a
    mayor o menor permeabilidad del sistema el mismo será
    más o menos abierto. Por el contrario los sistemas de
    permeabilidad casi nula se denominan sistemas
    cerrados.

  • 3) CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACION.
    Se dice que es centralizado un sistema cuando tiene un
    núcleo que comanda a todos los demás, y estos
    dependen para su activación del primero, ya que por
    sí solos no son capaces de generar ningún
    proceso por el contrario los sistemas descentralizados son
    aquellos donde el núcleo de comando y decisión
    esta formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema
    no es tan dependiente sino que puede llegar a contar con
    subsistemas que actúan de reservas que solo se ponen
    en funcionamiento cuando falla el sistema que debería
    actuar en dicho caso.

  • 4) ADAPTABILIDAD. es la propiedad que tiene un
    sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una
    característica de acuerdo a las modificaciones que
    sufre el contexto. Esto se logra a través de un
    mecanismo de adaptación que permita responder a los
    cambios internos y externos a través del tiempo. Para
    que un sistema pueda ser adaptable debe tener y fluido
    intercambio con el medio en el que se desarrolla.

  • 5) MANTENIBILIDAD. es la propiedad que tiene un
    sistema de mantenerse en funcionamiento. Para ello utiliza un
    mecanismo de mantenimiento que aseguren que los distintos
    subsistemas están balanceados y que el sistema total
    se mantiene en equilibrio con su medio.

  • 6) ESTABILIDAD. se dice que es estable un
    sistema cuando se mantiene en equilibrio a través del
    flujo continuo de materiales, energía e
    información, la estabilidad ocurre mientras los
    sistemas pueden mantener su funcionamiento y trabajen de
    manera efectiva.

  • 7) ARMONÍA. es la propiedad de los
    sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o
    contexto. Un sistema armónico es aquel que sufre
    modificaciones en su estructura, proceso o
    características en la medida que el medio se lo exige
    y es estático cuando el medio también lo
    es.

  • 8) OPTIMIZACIÓN Y
    SUB–OPTIMIZACIÓN. la optimización permite
    modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos.
    La sub-optimización es el proceso inverso, se presenta
    cuando el sistema no alcanza sus objetivos por las
    restricciones del medio y los mismos son excluyentes, en
    dicho caso se deben restringir los alcances de los objetivos
    o eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes
    con otros más importantes.

  • 9) ÉXITO. El éxito de los
    sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus
    objetivos. La falta de éxito exige una revisión
    del sistema ya que no cumplen con los objetivos propuestos
    para el mismo, de modo que se modifique dicho sistema de
    forma tal que pueda alcanzar los objetivos
    determinados.

2.2. Clasificación de los
Sistemas.

Los sistemas tiene una clasificación, los mismos
que so denominan también Niveles Jerárquicos, estos
son los siguientes:

  • 1º. Nivel ESTRUCTURA ESTÁTICA. Se
    le puede llamar nivel de los marcos de referencia.

  • 2º. Nivel SISTEMA DINÁMICO SIMPLE.
    Considera los movimientos necesarios y predeterminados. Se
    puede denominar reloj de trabajo.

  • 3º. Nivel MECANISMO DE CONTROL O SISTEMA
    CIBERNÉTICO. El sistema se autorregula para mantener
    su equilibrio.

  • 4º. Nivel "SISTEMA ABIERTO" o AUTO
    ESTRUCTURADO. En este nivel se comienza a diferenciar la
    vida. Puede considerarse nivel de célula.

  • 5º. Nivel GENÉTICO-SOCIAL.
    Está caracterizado por las plantas.

  • 6º. Nivel, SISTEMA ANIMAL. Se caracteriza
    por su creciente movilidad, comportamiento teleológico
    (estudio de la finalidad) y su autoconciencia.

  • 7º. Nivel SISTEMA HUMANO. Es el nivel del
    ser individual, considerado como un sistema con conciencia y
    habilidad para utilizar el lenguaje y
    símbolos.

  • 8º. Nivel SISTEMA SOCIAL o SISTEMA DE
    ORGANIZACIONES HUMANAS. Constituye el siguiente nivel, y
    considera el contenido y significado de mensajes, la
    naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la
    trascripción de imágenes en registros
    históricos, sutiles simbolizaciones artísticas,
    música, poesía y la compleja gama de emociones
    humanas.

  • 9º. Nivel SISTEMAS TRASCENDENTALES.
    Completan los niveles de clasificación: estos son los
    últimos y absolutos los ineludibles y desconocidos,
    los cuales también presentan estructuras
    sistemáticas e interrelaciones.

2.3. Limites de los Sistemas.

Los sistemas consisten en totalidades, por lo tanto, son
indivisibles. Poseen partes y componentes, en algunos de ellos
sus fronteras o límites coinciden con discontinuidades
entre estos y sus ambientes, pero corrientemente la
demarcación de los límites queda en manos de un
observador. En términos operacionales puede decirse que la
frontera es aquella línea que separa al sistema de su
entorno y que define lo que le pertenece y lo que fuera de
él.

Cada sistema tiene algo interior y algo exterior
así mismo lo que es externo al sistema, forma parte del
ambiente y no al propio sistema. Los límites están
íntimamente vinculados con la cuestión del
ambiente, lo podemos definir como la línea que forma un
círculo alrededor de variables seleccionadas tal que
existe un menor intercambio con el medio.

Cada sistema mantiene ciertas fronteras que especifican
los elementos que quedan incluidos dentro del mismo, por eso
dichos límites tienen por objetivo conservar la
integración de los sistemas, evitar que los intercambios
con el medio lo destruyan o entorpezcan su actividad.

La empresa desde el
enfoque de sistema

Una organización o empresa es un sistema; por lo
tanto no es sólo la suma de sus partes (departamentos,
secciones, unidades, etc.) sino también debe ser visto
como un todo organizado, siendo así un Sistema Abierto. Es
abierto porque es creado por el hombre, lo cual hace que
intercambie información, materiales, energía,
relaciones e interacción dinámica con su medio
ambiente, donde se pueden encontrar a: clientes, proveedores,
competidores, sindicatos, instituciones públicas y
privadas y otros. Las áreas de actividad, conocidas
también como áreas de responsabilidad,
departamentos o divisiones de una empresa, están en
relación directa con las funciones básicas que
realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas
áreas comprenden actividades, funciones y labores
homogéneas.

Una empresa organizada no existe en el vació, mas
por el contrario depende del ambiente exterior y viceversa. Es
integrante de un sistema mucho más amplio: como la
sociedad, el aspecto económico o la industria a la que
pertenece; a partir de ello una empresa recibe los insumos, los
transforma o procesa y obtiene el producto (terminando, en
proceso, tangible o intangible) y finalmente es enviado al medio
ambiente, conocido como modelo recursos-resultado. A
continuación se representa gráficamente a la
empresa como un sistema productivo.

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La empresa es un sistema porque tiene un conjunto de
elementos interrelacionados para alcanzar un objetivo
específico, cuyas partes son las entradas, proceso, salida
y el control. Donde se pueden observar: Entradas: materiales,
personal, materia prima, maquinaria, dinero, información y
otros. Proceso: producción, mercadotecnia, finanzas,
contabilidad, recursos humanos y otros; Salidas: beneficios,
productos y servicios y Control (feedback: metas, planes e
información. La siguiente grafica no muestra a la empresa
en relación a su entorno.

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Una empresa tiene áreas de actividad
específica, como funciones de responsabilidad
(departamentos, divisiones, unidades y otros) los mismos que se
encuentran relacionados de manera directa con las funciones
básicas que realiza la empresa para logras us
objetivos.

La empresa es efectiva, no cuando depende de un
área funciona especifica, sino de la coordinación
del proceso administrativo y la adecuada realización de
actividades de las principales áreas funcionales, como
ser: mercadotecnia, de finanzas, de recursos humanos y de
producción y operaciones.

3.1. El Subsistema de Recursos
Humanos.

Este subsistema o Área tiene una relación
con el personal, elemento humano (operativo, administrativo y
ejecutivo) que posee una empresa. En el campo de la
administración en general se menciona que el personal
influye y es el común denominador de la eficacia y
eficiencia de todos los demás factores, sencillamente
porque estos son operados por hombres, por ello la ayuda y
actitud de los recursos humanos condicionan los resultados que se
obtienen. El elemento más importante de toda empresa a
cualquier nivel ya que si se tiene alta preparación se
alcanza la eficiencia y efectividad en los procesos internos y
externos.

La administración de los recursos humanos
consiste en aquellas actividades diseñadas para ocuparse
de y coordinar a las personas necesarias para una
organización. La administración de los recursos
humanos busca construir y mantener un entorno de excelencia en la
calidad para habilitar mejor a la fuerza de trabajo en la
consecución de los objetivos de calidad y de
desempeño operativo de la empresa. La
administración de los recursos humanos es un
término moderno de lo que tradicionalmente se ha conocido
como administración de personal o gerencia de personal.
Los gerentes de recursos humanos pudieran seguir ejecutando las
funciones tradicionales de los gerentes de personal, pero el
alcance e importancia de su área de responsabilidad se ha
alterado de manera significativa. En vez de ser los vigilantes
corporativos, los gerentes de recursos humanos ahora asumen un
papel estratégico de liderazgo en sus
organizaciones.

Los Recursos Humanos son todas aquellas personas que
integran o forman parte de una organización. El objeto del
Departamento de Recursos Humanos es conseguir y conservar un
grupo humano de trabajo cuyas características vayan de
acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de
programas adecuados de reclutamiento, selección,
capacitación y desarrollo.

JAMES STONER y CHARLES WANKEL, mencionan: "Es el proceso
de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los
miembros de la organización y de aplicar los demás
recursos de ella para alcanzar las metas
establecidas".

HAROLD KOONTZ, describe: "La labor fundamental de todo
administrador, de todo gerente, es crear un ambiente en el cual
los empleados puedan lograr metas de grupo en el menor
tiempo.  Como gerentes, todos estamos buscando mantener un
medio ambiente adecuado que permita una acción eficaz de
grupo para obtener los resultados deseados y alcanzar las metas
establecidas.

La moderna administración de personal inspirada
en la nueva forma de ver las relaciones de producción, es
considerada como un sistema, cuyo funcionamiento es
responsabilidad de todas las jefaturas de la empresa, empezando
por el Gerente. Los elementos básicos que constituyen el
sistema de la administración de personal corresponden a
los que se localizan dentro del Proceso
Administrativo: planeación organización,
coordinación, dirección y control.

Estos elementos a su vez, están integrados por
funciones específicas, integrando permanentemente insumos
como técnicas, principios, relaciones, procesos y
funciones, para suministrar como producto final la calidad de la
fuerza laboral, expresada en términos de desempeño
laboral.

3.1.1. Funciones. Para un adecuado funcionamiento
y apoyo al cumplimento de los objetivos, de la empresa, el
área de recursos humanos desarrolla las siguientes
funciones.

  • 1) CONTRATACIÓN Y EMPLEO. Esta es
    una de las funciones que requieren de mayor importancia
    debido a lo difícil que resulta encontrar a las
    personas ideales para los puestos vacantes, por lo que es
    necesario contar con un procesamiento eficaz de Reclutamiento
    y selección de personal, una vez que se tienen a las
    personas deseadas se procede a la contratación de las
    mismas, dándoles una inducción acerca de la
    empresa. Si el puesto vacante se puede cubrir con personal
    propio de la empresa, entonces se realiza una
    evaluación de méritos y se le otorga al
    más capaz.

  • 2) CAPACITACIÓN Y DESARROLLO.
    Acción que consiste en, entrenar y capacitar a todo el
    personal, ya sea de nuevo ingreso, o no, con el objeto de
    incrementar el desarrollo personal. La capacitación no
    se le otorga exclusivamente a los de nuevo ingreso, puesto
    que nuestros actuales empleados pueden aspirar a un puesto
    mejor, el cual requiere de una mayor
    preparación.

  • 3) SUELDOS Y SALARIOS. Para poder
    realizar una justa asignación de sueldos, es necesario
    elaborar un análisis y evaluación de puestos
    (procedimientos sistemáticos para determinar el valor
    de cada trabajo), sólo así, podremos saber que
    tanto debemos pagar por cada uno de nuestros empleados.
    Además, hay que considerar que el sueldo esta formado
    por otros elementos tales como: las vacaciones y la
    calificación de méritos.

  • 4) RELACIONES LABORALES. Toda
    relación de trabajo debe estar regulada por un
    contrato ya sea colectivo o individual, en el que se
    estipularán los derechos y obligaciones de las partes
    que lo integran. Su objetivo es mantener una buena
    relación de trabajo y disciplina. Por otra parte, la
    comunicación es de vital importancia para toda
    organización, ya que por medio de esta se puede
    mantener una adecuada relación de trabajo.

  • 5) SERVICIOS Y PRESTACIONES. Comúnmente
    las organizaciones hoy en día ofrecen a sus
    trabajadores con el fin de hacer más atractivo su
    empleo, una serie de prestaciones distintas a las marcadas
    por la Ley Federal del trabajo, tales como: actividades
    recreativas, actividades culturales, prestaciones en especie,
    reconocimientos, etc.

  • 6) HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL.
    Consiste en llevar un registro de las causas que originan
    principalmente el ausentismo y los accidentes de trabajo,
    así como de proporcionar a sus empleados los servicios
    médicos necesarios, y las medidas de higiene y
    seguridad requeridas para el buen desempeño de sus
    labores.

  • 7) PLANEACIÓN DE RECURSOS
    HUMANOS. La planeación de los recursos humanos
    consiste en realizar periódicamente una auditoria de
    los mismos para ver si están desempeñando
    satisfactoriamente sus labores, pudiendo rotar a los que
    considere inapropiados para dicho puesto.

3.1.2. Proceso de Reclutamiento. El proceso de
Reclutamiento permite atraer personas o candidatos para ingresar
a una empresa mediante un proceso de selección. El
reclutamiento funciona como un proceso de comunicación; la
empresa divulga y ofrece oportunidades de trabajo. Este proceso
es de doble vía porque comunica y divulga las
oportunidades de empleo, al tiempo que atrae los candidatos para
el proceso selectivo. Desde el punto de vista de su
aplicación el reclutamiento puede ser interno o
externo.

El reclutamiento Interno, se aplica a postulantes que
trabajan en la empresa o sea a los empleados con el objeto de
promoverlos o transferirlos a otras actividades más
complejas o mas motivadoras. En cambio el reclutamiento externo,
esta dirigido a personas o candidatos que se encuentran en el
mercado laboral (mercado de recursos humanos), fuera de la
empresa, para someterlos al proceso de selección de
personal; busca personas externa es para traer experiencia y
habilidades que no existen actualmente en la empresa. El
reclutamiento sigue el siguiente proceso. A continuación
se presenta un esquema del proceso de reclutamiento de personal
en una empresa, el mismo que considera algunos procedimientos
generales.

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3.1.3. Proceso de Selección. El proceso de
selección de personas funciona como un filtro donde
sólo algunas personas pueden ingresas a una empresa: las
que presentan características deseadas por la empresa. Se
dice: "La selección constituye la elección adecuada
de la persona adecuada para el lugar adecuado"; en
términos más amplios, la selección busca los
candidatos, entre varios reclutados, más adecuados para
los cargos de la empresa, con la finalidad de mantener o aumentar
la eficiencia y el desempeño del personal, así como
la eficacia de la empresa. En el fondo, está en juego el
capital intelectual de una empresa, que la selección debe
preservar o enriquecer. Por lo tanto, el objeto de la
selección es elegir al mejor candidato o postulante a un
cargo o puesto en la empresa. La selección de personal, de
manera general, sigue el siguiente proceso.

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3.2. El Subsistema de Mercadotecnia.

Este subsistema o Área de Mercadotecnia se
encuentra relacionado con las actividades comerciales que lleva a
cabo la empresa, en la misma se pueden describir las ventas
locales, nacionales, extranjeras, la publicidad, la
promoción, la segmentación de mercado y otras
actividades relacionadas a la comercialización de un bien
o servicio que realiza la empresa. Área encargada de
generar la mayor fuente de ingresos al negocio o la
empresa.

Es el proceso de planeación, ejecución y
conceptualización de precio, promoción y
distribución de ideas, mercancías y términos
para crear intercambios que satisfagan objetivos individuales y
organizacionales.

Es una función trascendental ya que a
través de ella se cumplen algunos de los propósitos
institucionales de la empresa. Su finalidad es la de reunir los
factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que
el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en
forma tal, que esté a su disposición en el momento
oportuno , en el lugar preciso y al precio más
adecuado.

3.2.1. Funciones. Para un adecuado funcionamiento
y apoyo al cumplimento de los objetivos, de la empresa, el
área de mercadotecnia desarrolla las siguientes
funciones

  • 1) INVESTIGACIÓN DE MERCADOS. Implica
    conocer quiénes son o pueden ser los consumidores o
    clientes potenciales; e identificar sus
    características. Cuanto más se conozca del
    mercado mayor serán las posibilidades de
    éxito.

  • 2) DECISIONES SOBRE EL PRODUCTO Y PRECIO. Este
    aspecto se refiere al diseño del producto que
    satisfará las necesidades del grupo para el que fue
    creado. Es muy importante darle al producto un nombre
    adecuado y un envase que, además de protegerlo, lo
    diferencie de los demás. Es necesario asignarle un
    precio que sea justo para las necesidades tanto de la empresa
    como del mercado.

  • 3) DISTRIBUCIÓN. Es necesario establecer
    las bases para que el producto pueda llegar del fabricante al
    consumidor; estos intercambios se pueden dar ya sea a
    través de mayoristas, minoristas, comisionistas o
    empresas que venden al detalle.

  • 4) PROMOCIÓN. Es dar a conocer el
    producto al consumidor. Se debe persuadir a los clientes a
    que adquieran productos que satisfagan sus necesidades. No
    sólo se promocionan los productos a través de
    los medios masivos de comunicación, también por
    medio de folletos, regalos, muestras, etc. Es necesario
    combinar estrategias de promoción para lograr los
    objetivos.

  • 5) VENTA. Es toda actividad que genera en los
    clientes el último impulso hacia el intercambio. En
    esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades
    anteriores.

  • Partes: 1, 2

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