Presupuestos

Introducción

En la actualidad los presupuestos
constituyen una herramienta indispensable para la
administración de las empresas, las decisiones de tipo
gerencial no se toma únicamente sobre una base de
resultados históricos, al contrario se debe realizar sobre
proyecciones efectivas que nos permita anticiparnos a corregir
hechos negativos que perjudique la economía de una
empresa, por ende se presenta un material sobre los aspectos
sobresalientes para la elaboración de un presupuesto en
general.La búsqueda de instrumentos válidos de
apoyo a la toma de decisiones gerenciales es una
preocupación constante desde los comienzos del siglo
XX. La generalización en el empleo de cifras
predeterminadas de acuerdo con unos criterios racionales fue el
primer paso encaminado a mejorar los soportes de
información. Ha sido a partir de 1950 cuando esta
inquietud ha alcanzado su máximo desarrollo y en la
actividad de elaboración de presupuestos,
aplicación de cifras predeterminadas y desarrollo de un
control de gestión son hechos comunes, diríamos que
casi imprescindibles, en la vida empresarial.El ejercicio de la
actividad presupuestaria está integrado en el proceso
información-decisión-acción, y se desarrolla
a través de las fases de previsión, presupuesto y
control.

OBJETIVOS

Dar a conocer cómo funciona un
presupuesto.
Conocer sus ventajas y alcances.
Saber tomar decisiones acertadas en base a los
presupuestos.

Qué es un
presupuesto?

Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de
los ingresos y gastos de una actividad económica. Es un
plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista,
expresada en valores y términos financieros que, debe
cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas, este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organización. El presupuesto es el
instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones
cuyos planes y programas se formulan por término de un
año.

Clasificación del
presupuesto

Es común encontrar que existen distintos tipos o
denominaciones del Presupuesto, en realidad estas diferentes
formas de llamarlo, obedecen tan solo a características
particulares del mimo. A continuación se expone una
clasificación de acuerdo con sus aspectos
sobresalientes.

1) Por tipo de Empresa: Estos
pueden ser:

a) Presupuesto Público o
Fiscal.- Son aquellos que realizan los Gobiernos, los Municipios,
las empresas descentralizadas etc. Para controlar las finanzas de
sus diferentes dependencias P.O.A.

b) Presupuesto Privado o Empresarial.- Son
los realizados y utilizados por las empresas particulares como
instrumento de su administración.

2) Por su Contenido.- Estos
pueden ser:
a) Principales.- Estos presupuestos son una
especie de resumen, en el que se presentan los elementos
medulares en todos los presupuestos de la empresa.
b) Auxiliares.- Son aquellos que muestran en
forma analítica las operaciones estimadas por
cada uno de los departamentos que integran la
organización de la empresa.
3) Por su Forma.- Según las
fases alternativas que presenta, pueden ser:
a) Flexibles.- Estos presupuestos consideran
anticipadamente las variaciones que pudiesen ocurrir y
permiten cierta elasticidad por posibles cambios o
fluctuaciones propias, lógicas o necesarias.b)
Fijos.- Son los presupuestos que permanecen invariables
durante al vigencia del periodo presupuestario. La razonable
exactitud con que se han formulado, obliga a la empresa a
aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de
apegarse lo mejor posible a su contenido.

4) Por su Duración.- La determinación del
lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del
tipo de operaciones que realice la empresa, y de la mayor o
menor exactitud y detalle que se desee, ya que a mayor tiempo
corresponderá una menor precisión y
análisis. Así pues, puede haber
presupuestos:

A) A Corto Plazo, los que abarcan un
año o menos, yB) A Mediano plazo, los que se formulan
para más de un año a 5 añosC) A largo
plazo, son los que abarcan a mas de 5
años

5) Por la Técnica de su
Evaluación.- Los presupuestos pueden ser:

A) Estimados.- Son los presupuestos que se formulan
sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por
ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan
solo la probabilidad más o menos razonable de que
efectivamente suceda lo que se ha planeado.

B) Estándar.- Son aquellos que por ser
formulados sobre bases científicas o casi
científicas, eliminan en un porcentaje muy elevados
las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia
de los anteriores representan los resultados que se deben
obtener.

6) Por su reflejo en los Estados
Financieros.- Por la forma como se exponen en los estados
financieros son:

a) De Posición Financiera o de Balance General.-
Muestra la posición estática que tendría la
empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las
predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce
como posición financiera o Balance General
presupuestado.

b) De Resultados.- Muestran las posibles
utilidades a obtener en un periodo futuro.

c) De Costos.- Se preparan tomando como
base los principios establecidos en los pronósticos de
ventas, y reflejan, a un periodo futuro, las erogaciones que se
hayan de efectuar por concepto del costo total o cualquiera de
sus partes.La experiencia obtenida dará lugar a la
elaboración del:

d) Presupuesto maestro o tipo.-. Con estos
presupuestos se ahorra tiempo dinero y esfuerzo, ya que
posteriormente, solo se hacen los que tengan variación
sustancial.

Funciones de los
presupuestos

La principal función de los presupuestos se
relaciona con el Control financiero de la
organización.
El control presupuestario es el proceso de descubrir
qué es lo que se está haciendo, comparando los
resultados con sus datos presupuestados correspondientes para
verificar los logros o remediar las diferencias.
Los presupuestos pueden desempeñar tanto
roles preventivos como correctivos dentro de la
organización.

Finalidades de los
presupuestos

Coordinar los diferentes centros de
costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma
integral.
Planear los resultados de la
organización en dinero y volúmenes.
Controlar el manejo de ingresos y
egresos de la empresa.
Coordinar y relacionar las actividades
de la organización.
Lograr los resultados de las
operaciones periódicas.

Requisitos para
un presupuesto

Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada
con las funciones que de él se espera, es indispensable
basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben
observarse en su estructuración como son:

a) Conocimiento de la Empresa.- Es indispensable el
conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades en
que se hayan de aplicar.

Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa,
a sus objetivos, a su organización, y a sus necesidades;
su contenido y forma, varían de una entidad a otra,
principalmente en el grado de análisis requerido, por lo
cual es indispensable el conocimiento amplio de las empresas,
objetivo y necesidades en que se hayan de
aplicar.

b) Exposición del Plan o política.-
El conocimiento del criterio de los directivos de la
compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la
implantación del presupuesto, deberá exponer en
forma clara y concreta por medio de manuales e instructivos, cuyo
propósito será, además de lo anterior,
uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas
encargadas de la preparación y ejecución del
presupuesto, definiendo las responsabilidades y los limites de
autoridad en cada uno de ellos, así como evitar
opiniones particulares o diversas.

c) Coordinación para la ejecución del
plan o política.- Debe existir un Director
o Responsable del Presupuesto que actuará como
coordinador de todos los departamentos que intervienen en la
ejecución del plan. La sincronización de las
diferentes actividades se hará elaborando un calendario en
que se precisen las fechas en que cada departamento
deberá tener disponible la información
necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar
sus estimaciones. La responsabilidad del presupuesto recae sobre
el Director o responsable, pero los funcionarios de los diversos
departamentos tendrán la obligación de
proporcionarle los informes y estudios necesarios para su
elaboración.

d) Fijación del periodo Presupuestal.- Otro de
los requisitos que debe tomarse en cuenta es la
determinación del lapso que comprenden las estimaciones.
La determinación de este periodo opera en función
de diversos factores, tales como estabilidad o inestabilidad de
las operaciones de la empresa, el periodo del proceso productivo,
las tendencias del mercado, ventas de temporada etc.

Existen otros factores que influyen en la
fijación del periodo presupuestal dependiendo estas
del momento en el que se elabora el presupuesto, las
características propias de la Empresa y
también la situación del país.

Se puede concluir aconsejando no establecer el periodo
del presupuesto largo en forma muy rigurosa, ya que este suele
variar constantemente según sea la estabilidad o
instabilidad de las operaciones que se realicen. La practica
más aceptable sería la de estimar las operaciones
de la Empresa por periodos de un año, dividiendo estos en
trimestres, que a su vez se subdividirán en meses, pueden
también tomarse periodos de dos años o
tres años.

Normalmente se hacen coincidir los periodos de las
estimaciones con los de los resultados, para poder efectuar con
mayor facilidad las comparaciones entre los mismos y hacer
las correcciones necesarias.

En nuestro país se tiene las
siguientes fechas de cierre:- Comerciales: inician en enero y
cierran el 31 de diciembre - Industriales: inician en
abril y cierran el 31 de Marzo del siguiente año-
Agropecuarias: inician en julio y cierran en junio del
siguiente año.- Mineras: Inician en octubre y
cierran en septiembre del siguiente año.

e)Dirección y Vigilancia.- Una vez aprobado
el plan, cada uno de los departamentos recibirá la
delegación de elaborar los presupuestos que les
correspondan con las instrucciones o recomendaciones que
ayudarán a los jefes a poner en práctica
dichos planes; luego se hará un estudio minucioso de las
diferencias que surjan de la comparación de los datos
reales con los predeterminados, revisar
periódicamente las estimaciones y de ser
necesario, modificarlas en función con la entidad a
la que pertenecen.

f) Apoyo Directivo.- La voluntad en la
implantación de El Presupuesto por parte de los Directivos
y su respaldo, es indispensable para su buena realización
y desarrollo, lo cual da al presupuesto un uso no solo
informativo sino que lo convierte en un plan de acción
operativa y de patrón de medida con lo
ejecutado.

Ventajas del
presupuesto

La elaboración de un presupuesto
puede proporcionar las siguientes ventajas:

– La Dirección posee en todo momento un
cuadro general de las operaciones y resultados pudiendo de
esa manera prever las situaciones y tomar decisiones mas
acertadas.

2. – Se dispone de instrumento por el cual el trabajo de
la empresa se desarrolla de acuerdo a un plan general
coordinado.

3. – Le posibilita la acción o
adopción de medidas con suficiente
anticipación permitiendo juzgar los acontecimientos
con la perspectiva adecuada.

4. – Ayuda al manejo financiero de la
Empresa.

5. – Sirve para medir la eficiencia de los jefes
responsables.

6. – Hace participar en las tareas de
programación y dirección a una mayor cantidad de
responsables impulsándoles a actuar de manera eficaz
en la corrección de planes que son suyos.

7. – Facilita el control administrativo.

8. – Es un reto constante presentado a los ejecutivos de
la empresa para ejercitar su creatividad y criterio profesional a
fin de mejorar la situación de la misma.

9. – Impone a los ejecutivos no solo responsabilidad
operativa sino también responsabilidad
financiera.

10. – Obliga a mantener un archivo de datos
históricos controlables

Desventajas y
limitaciones del presupuesto

En este aspecto se puede mencionar lo
siguiente:

1. Los datos incluidos en los presupuestos
están basados en estimaciones o
pronósticos, es decir, se debe considerar la
posibilidad de error en las estimaciones como un factor
adicional, al analizar las diferencias entre los datos reales
y los presupuestados.
2. Un sistema presupuestario no puede
implantarse de improvisto, para su uso en condiciones
satisfactorias son necesarios ciertos requisitos
básicos, dentro de los cuales el factor tiempo y
experiencia acumulada tiene un papel
preponderante.
3. La limitación más importante
se deriva de la circunstancia de que el control
presupuestario, es una herramienta de la dirección de
la empresa. Es decir, no debe pensarse que la suplanta de
alguna manera sino que es su mejor auxiliar.
4. Toma tiempo y costo su
preparación.
5. No se debe esperar resultados demasiado
pronto.
6. Su ejecución no es automática,
es necesario que el personal de la empresa comprenda la
utilidad de esta herramienta.
7. Una de las principales limitaciones que
enfrenta la elaboración del presupuesto, es la falta
de información contable en forma adecuada y
oportuna.
8. En muchos casos la administración
empírica de la empresa, hace que el presupuesto sea
solo un documento de simple estimación y no de
aplicación y control.

Toma de Decisiones

El seguimiento del presupuesto no es
sólo algo que haces para saber aun más de tu
rendimiento financiero como organización o proyecto.
Necesitas la información para poder tomar decisiones.
Éste es el aspecto del ciclo:

Monografias.com

El éxito del proceso depende de la capacidad de
aquellos que tienen responsabilidades administrativas para tomar
decisiones y actuar.

Conclusiones

1. El presupuesto debe ser objeto de
adaptación constante, siendo un medio de
evaluación, proporcionando las pautas de posibles
deficiencias así como señalando los objetivos
que se persiguen con el mismo.
2. El presupuesto debe constituir un
instrumento de apoyo a la actividad de planificación,
contribuyendo a que la misma sea más
objetiva.
3. El establecimiento de la coordinación
de todas las actividades para lograr dicho plan.
4. Asegurar la liquidez financiera de la
empresa.
5. Establecer un control para analizar su
relación con los objetivos establecidos.
6. La elaboración de presupuestos cada
vez es más importante y se encuentran en todas
partes.