La contabilidad agropecuaria y su importancia

La contabilidad agropecuaria es el punto de partida para
obtener la información confiable sobre el entorno que
involucra al proceso de la producción, estableciendo
adecuados controles y reuniendo una adecuada información
que sirva a éste para la toma de decisiones. Todo sector
agropecuario debe hacer uso de la contabilidad, cualquiera que
sea la importancia de su explotación, ya que así
obtendría una mayor comprensión del resultado
económico y a la vez tiene un mejor conocimiento para
determinar si debe seguir en su cultivo actual, diversificarlo,
combinarlo o arrendar la tierra.

La contabilidad agropecuaria se aplica también a
otros fines tales como obtener información necesaria y
correcta para cumplir con los requisitos del pago del impuesto de
la renta; ayudar al finquero a planificar el mejoramiento de la
infraestructura de su finca, con lo que éste tendrá
mayor conocimiento sobre la gestión empresarial y la
rentabilidad del negocio, de acuerdo a los beneficios obtenidos
en la explotación. Asimismo, obtiene la información
necesaria para hacer comparaciones entre periodos y determinar si
ha habido errores que en el futuro pueden ser corregidos de
acuerdo a las experiencias vividas, brindar la información
necesaria para reunir los requisitos solicitados por los entes
financieros para el trámite de créditos.

Las dificultades
de la Contabilidad Agropecuaria

La aplicación de los principios de contabilidad a
las actividades agropecuarias plantea una serie de dificultades
especificas a este tipo de actividad económica:

• El crecimiento normal de los animales que se poseen,
  lo cual implica cambios de valor, además debe
  considerarse el destino que se le dé a los animales.
  Según el destino, pueden ser considerados como
  factores de producción o como productos. Si una
  ternera se vende para producción de carne, es un
  producto, si se mantiene para convertirse en vaca lechera es
  un factor de producción. Pero también puede
  cambiar de destino en función de su crecimiento. Por
  ejemplo, después de una vida útil como vaca
  lechera, se puede convertir en un producto como animal de
  desecho.

• Dificultad para identificar los gastos e ingresos
  familiares de los gastos e ingresos de la empresa.

• La actividad agropecuaria depende de ciertos
  factores difícilmente controlados por el hombre, entre
  ellos los climáticos.

• La valoración del costo de producción
  de los cultivos en tierra o en proceso dependen de la etapa
  de desarrollo del cultivo.

• El consumo directo de producto y la no
  remuneración monetaria del trabajo diario.

• La combinación de la agricultura y la
  ganadería que dificulta la determinación del
  costo de las actividades.

• Existencia de mano de obra familiar.

Actividad agrícola

La actividad agrícola sigue siendo la más
importante de la economía nacional, por la
contribución al producto interno bruto, como generador de
divisas y como principal fuente de trabajo.

Objetivo de la contabilidad
agrícola

La Administración en una empresa agropecuaria
busca respuestas a las siguientes
problemáticas:

¿Qué producir?

¿Cómo producir?

¿Cuándo producir?

Para tener un panorama respecto a esas tres
interrogantes los empresarios necesitan de información
correcta y oportuna, de cómo se están moviendo los
mercados internos y externos para proyectarse sobre qué se
va a producir y a que costos.

El Administrador obtiene esta información
através del sistema de contabilidad agropecuaria, la que
pone a disposición del empresario para que se tomen las
decisiones más acertadas y oportunas.

Debido a que en la agricultura los cambios en el mercado
son frecuentes, el productor debe contar con técnicas de
investigación y proyecciones que le faciliten hacer con
frecuencia, modificaciones en los procesos de producción.
El conocer cuáles son los propios costos de
producción, la proyección y diversificación
de nuevos cultivos, le ayuda a tomar mejores decisiones a la hora
de determinar que les es más rentable producir.

Factores de la
producción agrícola

La actividad agrícola cuenta con cuatro factores
fundamentales para la producción

A- Tierra

B- Trabajo

C- Capital

D- Empresario

A- Tierra

Trozo de globo terráqueo que tiene un valor
determinado; es el factor fundamental de la actividad
agropecuaria, ya que sobre ella descansan todos los demás
factores de la producción, animales, materiales y
minerales.

B- Trabajo

Mano de obra (contratada o familiar)

Trabajo del animal

Labor mecanizada

Labor de investigación y
técnicas

C- Capital

Lo constituyen los recursos económicos y
financieros con que cuenta el productor para llevar a cabo el
proceso de producción. Ej. Dinero, propiedades,
maquinaria, etc.

D– Empresario agropecuario

Es la persona que pone sus recursos financieros, de
infraestructura y técnicos para producir la tierra, con
una nueva visión de la actividad agropecuaria, en busca de
lograr mejores resultados.

Costos
agropecuarios

Toda empresa agropecuaria necesita el recurso financiero
para adquirir los insumos y medios de producción, tales
como semillas, herbicidas, fertilizantes, insecticidas, animales
y el alimento de éstos, maquinaria y equipo, instalaciones
y construcciones, mano de obra contratada, etc.

Los costos de las empresas agropecuarias se pueden
agrupar de acuerdo a su naturaleza en:

A) Relaciones con la tierra

Costo por agotamiento o arrendamiento (cuando no se es
dueño); la carga financiera; el costo de oportunidad,
cuando se ha invertido capital propio

B) Por remuneraciones al trabajo

Jornales de obreros permanentes o temporales, valor de
la mano de obra brindada por éstos y su
familia.

C) Medios de producción
duraderos

Maquinaria y equipo de trabajo

Instalaciones y construcciones

D) Medios de producción
consumidos

Semillas, herbicidas, fertilizantes, insecticidas y
fungicidas.

E) Servicios contratados externamente

Molida y mezcla de granos

Transporte de granos y animales

Servicios mecanizados

D) Gastos de operación

Electricidad y comunicaciones (teléfono, radio,
localizador).

Combustible y lubricantes

Materiales (reacondicionamiento de caminos)

Es de suma importancia distinguir o hacer una
separación de lo que son gastos y costos. Los costos son
los recursos utilizados directamente en el proceso de
producción, mientras que los gastos son desembolsos que
pueden aplicarse a uno o más períodos de
producción y aún pueden darse, no habiendo
producción.

Por ejemplo un costo puede ilustrarse en el siguiente
caso:

Un finquero que invierte en la compra de maquinaria y
equipo de trabajo e instalaciones, está invirtiendo a
largo plazo y por lo tanto, se involucra a varios períodos
de operación. Hay salida de dinero al adquirir esos bienes
en el período de compra, y en los demás
períodos que se utilizan, no hay más desembolsos,
sin embargo en cada período de operación debe
asignarse una parte del valor del bien con base en la vida
útil de éste, para determinar de una forma
razonable, cuales han sido las ganancias o pérdidas en el
proceso de producción.

En la mayoría de los casos y
específicamente en la explotación agrícola
de pequeños agricultores no se tiene establecido el pago
de salarios a los miembros de sus familias, que colaboran en el
trabajo de las fincas, ni tampoco cobran su salario. Si la finca
no contara con esa mano de obra, tendría que pagar
jornales o peones para llevar a cabo dichas labores, por lo tanto
el finquero ante esta realidad y, para tener un costo real de la
producción, debería considerar esos salarios no
remunerados, de lo contrarío, el resultado del costo de la
explotación sería engañoso.

Clasificación de los costos

Para tener un conocimiento razonable de la rentabilidad
de una empresa, es indispensable identificar y conocer el
comportamiento de cada uno de los costos involucrados en sus
actividades.

Los costos, de acuerdo a su naturaleza contable los
podemos clasificar como:

Costos fijos y variables

Costos directos e indirectos

Costos totales y unitarios

Costos fijos y variables

Costos fijos:

Son aquellos que no varían en relación con
el volumen de la producción.

Ejemplo: Depreciación

Costos variables:

Son aquellos que están directamente relacionados
con los volúmenes de producción, significa que
aumentan en la medida en que aumenta la
producción.

Ejemplo: Combustibles, Fertilizantes y Mano de
Obra

Costos directos e indirectos

Costos directos:

Es cuando el costo está directamente relacionado
con la producción de un producto determinado, por ejemplo
el valor de la semilla, del fertilizante, éste está
directamente relacionado con la producción.

Costos indirectos:

Son los que no tienen ninguna relación con la
producción en un producto determinado, son necesarios para
la producción pero no se pueden identificar con un costo
específico de algún producto, por ejemplo los
costos de la electricidad, no necesarios para la empresa pero se
hace difícil saber cuánto corresponde a cada uno de
los productos.

Los costos directos o indirectos pueden ser fijos o
variables, así mismo éstos pueden ser directos o
indirectos.

Costos totales y unitarios

Los costos totales de producción de por ejemplo
una hectárea de maíz no son suficientes para
evaluar la eficiencia de la producción mientras no se tome
en cuenta el rendimiento por hectárea. Los costos totales
por kilos de maíz producidos se consideran tanto los
costos como el rendimiento, lo que resulta en un mejor dato para
la comparación de la eficiencia de la
producción.

A eso lo llamamos costo unitario, que es la suma de los
costos por unidad de un producto determinado. Ejemplo:

Un agricultor produjo 4.000.00 Kg. de maíz con un
costo de ¢2.500.00. Si dividimos ¢2.500.00 entre las
unidades producidas obtenemos un costo unitario de ¢0.625,
que es lo mismo que decir que cada kilo de maíz nos costo
¢0.625.

El costo unitario tiene suma importancia como base para
distintos análisis o comparaciones, según se indica
a continuación:

• Fijar el precio de venta

• Para comparar el costo anual con el de
  períodos anteriores

• Comparar nuestro rendimiento contra otras empresas
  agropecuarias que tienen el mismo tipo de
  explotación.

Cálculo de
los costos

La metodología para el cálculo de los
costos de producción en las empresas agrícolas o
ganaderas difiere una de la otra, dependiendo de la clase de
producto de que se trate.

Para efectos de ese cálculo, se pueden agrupar
las diferentes actividades agropecuarias en cuatro grandes
grupos:

1. Cultivos anuales

2. Cultivos permanentes

3. Ganadería

4. Otras actividades pecuarias

1.Cultivos anuales

Son los que se siembran y se cosechan dentro de un mismo
año. Los cultivos anuales se clasifican en costos
monetarios y costos imputados.

Los monetarios representan gastos en efectivo del
agricultor y pueden ser:

Semillas

Fertilizantes

Insecticidas

Mano de obra (asalariada)

Dirección Técnica

Intereses (en el caso de capital ajeno)

Renta de la Tierra (en el caso de
arrendamiento)

Los costos imputados no representan desembolsos en
efectivo y que pueden ser costos diferidos (depreciaciones de
capital fijo) o costos estimados, de acuerdo a cálculos
matemáticos. Estos costos pueden ser depreciación
de activo fijo y mano de obra (en el caso de trabajo
familiar)

2.Cultivos permanentes

Son cultivos que no agotan su vida productiva en el
primer año de cosecha, sino que duran por varios
años.

Una característica importante de estos cultivos
es que antes de recoger su primera cosecha, habrá
transcurrido un período significativo en el cual es
necesario que el empresario realice una gran inversión,
sin percibir ingreso alguno.

En esta actividad, las diferentes etapas por la que pasa
son: adquisición o producción de semilla,
preparación del área de siembra del
almácigo, deshierbar, abonamientos, y previsión o
control de plagas hasta que el almácigo sea
transplantado.

Una vez efectuado el transplante y hasta su desarrollo
normal para iniciar el ciclo de producción debe
dársele un mantenimiento semejante al indicado para el
almácigo, en un lapso que va de uno a cuatro años;
según el tipo de cultivo de que se trate. Algunos ejemplos
de cultivos permanentes son: café, caña de
azúcar, banano, cacao, palma africana, cardamomo,
macadamia, nuez, moscada, cítricos y otros frutales como
papaya, mango, guanábana, durazno, etc.

2.1Cultivos permanentes:

Son todos aquellos cultivos arbóreos cuyo ciclo
vegetativo puede dividirse en cuatro fases.

1. Establecimiento

2. Incremento

3. Madurez

4. Decremento

Cálculo de los costos relacionados con los
cultivos permanentes:

2.1.1. Establecimiento

Esta fase comienza en el año en que se siembra la
plantación y termina en el año en el que el valor
de la producción obtenida supera los costos anuales de
explotación. En los últimos años esta fase
se obtiene las primeras producciones, pero el valor de ellas no
alcanza a cubrir los costos anuales de producción y
normalmente los ingresos percibidos por esa producción se
descuentan de los costos para establecer el costo neto de cada
uno de los años.

El período de duración de esta fase oscila
entre los tres años como mínimo y un máximo
de siete años, dependiendo del cultivo de que se trate o
de las condiciones climáticas en que se
desarrolle.

Se calculan por separado y posteriormente deben ser
distribuidos entre todo el período de producción de
la plantación, sumándoselos a los costos de
explotación anual.

Estos costos se pueden agrupar en:

Semillas o plantulas, dependiendo del sistema de
siembra, si dividimos el costo total de vivero más
acarreos entre el número de plantulas producidas obtenemos
el costo de cada una.

El tiempo que permanece la plantula en el vivero no se
cuenta para efectos de la fase de establecimiento.

Cuando la siembra es directa solo se cargará el
valor de la semilla.

2.1.2. Incremento

Esta fase se caracteriza en que la producción
aumenta en función de la edad de la planta en forma
ininterrumpida. El ultimo año de esta fase es aquel en que
la producción cesa de crecer y se vuelve constante; su
tiempo de duración oscila entre los cuatro y seis
años.

2.1.3. Madurez

La característica de esta fase es que la
producción se vuelve constante en función de la
edad de la planta y solo varía en función del clima
o de las condiciones naturales. Hay algunos productos como el
café, que su producción varia en esta fase por
condiciones particulares de este cultivo, la cual es que solo
produce en madera nueva, es decir, que ni produce dos veces en la
misma rama y por lo tanto necesita ciertas labores de poda, lo
cual hace variar su producción en ciclos
bianuales.

Esta fase termina en el año en que la
producción entra en una franca declinación. La
duración de la fase de madurez varia entre los diez y
veinte años.

2.1.4.Decremento

En esta fase, la producción decrece en
función directa de la edad de la planta, su
duración se mide en función puramente
económica y llega el año en que los costos de
producción superan a los ingresos.

La plantación puede seguir produciendo por muchos
años más, pero para el productor rentable
establecer una nueva plantación, que seguir explotando
esta con producciones deficitarias.

Costos de la fase
de establecimiento

Estos costos se clasifican por separado, ya que
después deben ser distribuidos entre todo el
período de producción de la plantación,
sumados a los costos de explotación anual. Dichos costos
se pueden agrupar en semillas o plantas, insumos, mano de obra,
administración y dirección técnica,
depreciaciones, otros gastos, alquileres, seguros, mantenimiento
de activo, electricidad, combustible y lubricantes, intereses y
transporte interno.

Insumos

Se refieren a los gastos de insecticidas, fertilizantes,
fungicidas que se aplican a los cultivos. El costo se le carga a
la explotación.

Mano de Obra

Incluye los trabajos en la preparación del
terreno, siembra, recolección y corta de cosechas. Deben
diferenciarse los jornales estimados para mano de obra familiar,
cuyo costo no representa desembolsos de dinero.

Administración y Dirección
Técnica

Los cálculos se hacen basándose en
estimaciones de cifras absolutas y de acuerdo con la experiencia
o sobre el costo total.

Depreciaciones

El cálculo se hace con base en la vida
útil estimada de cada activo.

Otros gastos

En este rubro se agrupan aquellos gastos cuyo valor es
tan reducido que no vale la pena detallarlo, como por ejemplo
compra de ciertos utensilios o materiales para la cosecha como
sacos redes, cestas, canastas, bolsas, etc.

Alquileres

Si la empresa no es propietaria de la maquinaria otros
medios de tracción debe cargar a este rubro las sumas
anuales que pagara por su arrendamiento.

Seguros

Este rubro se refiere a las primas anuales por concepto
de seguro sobre algunos activos como maquinaria, agrícola,
instalaciones, etc. y estos activos son utilizados en diferentes
cultivos, deberá estimarse la parte proporcional que se
cargaría a cada uno de acuerdo que se le indique al bien o
al uso que deben tener.

Mantenimiento de activos

En este rubro se incluyen aquellos gastos por
reparación y mantenimiento de instalaciones, estructuras,
maquinaria, equipo etc. para mantenerlos en buenas condiciones de
uso. Normalmente estos costos se calculan a base de un porcentaje
sobre su valor inicial, o de acuerdo a la experiencia que se
tenga de ellos.

Electricidad, combustible y
lubricantes

Los gastos por esos conceptos deberán ser
cargados al precio que les resulte puestos a la finca. En lo
referente a combustible y lubricante, se cargara lo utilizado del
ejercicio que se trate.

Intereses

Los únicos interese que deben ser considerados en
los costos de producción son los que se pagan sobre
créditos obtenidos para financiar el proyecto. Al capital
aportado por el agricultor no se le deberá pagar intereses
para ser incluidos en los costos, pues estos formaran parte de la
rentabilidad de su inversión si se incluyeran estos
intereses dentro de los costos, (lo mismo que la renta imputada a
la tierra propia), entonces la rentabilidad resultante del
proyecto estaría disminuida en esa proporción y no
representaría una base de comparación entre
diferentes tipos de inversión.

Transporte interno

Los gastos relativos al acarreo dentro de la
plantación, deberán agruparse en este rubro ya sea
que se utilicen medios propios o alquilados. En el caso de este
acarreo sea hecho por personas sin utilizar ningún
vehículo de tracción mecánica o animal, esta
labor deberá ser detallada en el rubro de la mano de
obra.

Costos de las fases de incremento, madurez y
decremento

A los costos de estas tres fases se les llaman
comúnmente costos de explotación y pueden
calcularse en un solo cuadro ya que incluyen los mismos rubros
excepto la fase de incremento que debe detallarse año por
año, ya que cambian todos los años con o sin los
costos variables (mano de obra) combustibles y lubricantes,
electricidad, intereses, etc.

Costos de producción

Se incluyen aquí tanto las inversiones iniciales
de la fase de establecimiento, como los costos de
explotación incurridos. Para determinar el costo de
producción anual se suma al costo de explotación
una cuota anual de recargo por las inversiones
iniciales.

Para establecer el costo de producción anual, se
le suma al costo de producción anual de recargo por las
inversiones iniciales. El caso de los cultivos permanentes todos
los costos en los que se incurren en la fase de establecimiento
se consideran como partes integrantes de las inversiones
iniciales debido a que esta fase en que se forma la estructura
productiva de esta plantación. Consecuentemente, estos
costo deben ser distribuidos en todos los años de las
fases de producción.

Para calcular la cuota anual de recargo por las
inversiones iniciales, se debe proceder de la siguiente manera:
acumulando todos los costos de la fase establecimiento menos la
producción obtenida en esos años, y
dividiéndolos entre el número de años de la
producción.

3.Ganadería

Correlación entre la agricultura y
ganadería porque los animales se alimentan de forrajes y
productos de la agricultura y se aprovecha el servicio, fuerza y
tracción de los animales.

Tipos de ganado sujeto a explotación:

• 1. Vacuno o bovino (reses)

• 2. Equino (caballos) procreación,
  crecimiento y venta.

• 3. Porcino (cerdos)

• 4. Ovino a lanar (ovejas) lana de trasquila la
  principal explotación.

• 5. Caprino (cabras)

Formas de explotación del ganado
bovino

• 1. Ganado para carne.

• 2. Ganado reproductor de registro.

• 3. Ganado de lidia.

• 4. Ganado lechero.

• 5. Animales de trabajo.

Para cada tipo existen características y
problemas peculiares para el registro, control y
valuación.

La actividad ganadera podría dividirse en tres
grupos:

Producción de leche

Crianza de ganado

Engorde de ganado

Producción lechera

Sector que se dedica a la producción de leche en
escala comercial en la que es indispensable la rotación de
potreros. Por lo que se requiere una superficie mínima
para desarrollar esa actividad, que va de acuerdo con el tipo de
ganado y las condiciones climáticas de las zonas donde se
desarrolla la explotación de la actividad lechera. Una vez
establecida la superficie óptima, el cálculo de los
costos de producción se efectúa basándose en
la explotación en su conjunto y no basándose en las
hectáreas o manzanas, como en el caso de los cultivos
permanentes.

En vista de que en la producción de leche existen
fases de incremento y de plena producción, los gastos se
pueden agrupar en fijos y variables. Entre los gastos fijos
tenemos:

Depreciación

Mano de obra permanente

Administración

Electricidad, combustibles y lubricantes

Insumos y productos veterinarios

Inseminación artificial

Riego

Forrajes, concentrados y melaza

Seguros

Crianza de ganado

En esta etapa se incluyen los mismos costos de
producción que se aplican a la actividad lechera, con la
diferencia de que en los primeros años los costos superan
a los ingresos, ese período se considera la fase de
establecimiento y los, gastos se distribuyen entre los
años, conforme el método utilizando para los
cultivos permanentes.

Ganado de engorde

El cálculo de los costos de producción
serán los mismos empleados en la explotación
lechera, excepto la depreciación por toros reproductores y
la inseminación artificial, ya que todos los animales
serán comprados a tierna edad y durante la
explotación no habrá
reproducción.

El valor de la compra de los animales y transporte se
incluirá en los costos variables.

4.Otras actividades pecuarias

El cálculo de costos de producción puede
ser usado en otras actividades, como avicultura apicultura y
otras.

AVIOS

Conjunto de costos variables necesarios para llevar a
cabo el proceso productivo de determinados productos
agrícolas. Son parámetros de medición que
permiten comparar los costos variables reales de la
producción agrícola contra los costos establecidos
por instituciones bancarias para propósitos de
financiamiento.

Elaboración y aplicación

• a. Elaborados y aplicados:

Antes del inicio de cada cosecha respectiva por la
"Comisión Interbancaria de Avíos" conformada
por:

• Un representante (ingeniero) de cada banco comercial
  del estado (cuatro bancos).

• Un representante del INS (para efectos del seguro de
  cosechas cuando aplica).

• Técnicos y profesionales independientes
  relacionados con la actividad.

• Productores o empresas privadas interesadas
  dedicadas al cultivo.

• En ciertos casos representantes del IDA (Instituto
  de Desarrollo Agrario).

• En ciertos casos por representantes del Banco
  Popular.

b. Aplicación

Limitada al nivel de entidad bancaria para uso interno
solamente aunque algunas

instituciones los utilizan como parámetro o punto
de comparación.

Hay aproximadamente 90 avíos de los cuales 20 son
de interés nacional por ser productos con precios fijados
por ley, ejemplos; guanábana, para, frijol, palma
aceitera, naranja, banano, caña, maíz, arroz,
coliflor, etc.

Propósitos

1. Financiamiento Bancario

Para el cultivo en particular representa los rubros
variables máximos sujetos a financiamiento, los que no
necesariamente representan la totalidad de los costos de
producción porque excluye costos o gastos de
administración, financieros, costos fijos propios de cada
finca como amortización de mejoras riesgo, drenajes,
nivelaciones, destronque, depreciaciones, etc.

2. Instrumento de comparación

O estándar para el agrónomo o
técnico de la empresa o perito bancario para el
seguimiento del crédito otorgado o recibido.

3. Flexibilidad

No son inflexibles se pueden variar y en caso de
circunstancias especiales y a juicio del técnico bancario
se pueden incluir otras actividades como:

• Uso de otro tipo de semilla (o variedad) no
  contemplada originalmente.

• Ciertas labores no generalizadas o muy
  específicas del cultivo o zona del mismo.

• Otras actividades a financiar mediante operaciones
  especiales como: destronque, nivelación, obras de
  riego, drenaje, construcción y mantenimiento de
  caminos.

• Financiamiento de la prima de seguro de cosechas
  según cálculos del INS.

• Financiamiento de asistencia técnica para el
  combate de plagas y enfermedades.

4. Cobertura del crédito (Mediano plazo 5
años)

• a. Ajustado lo más posible a las
  necesidades del cultivo (financiación por
  hectárea).

• b. Para establecer o renovar
  plantación.

• c. Erogaciones a efectuar durante la vida
  económica del cultivo (período
  vegetativo).

• d. Se da asistencia para cortar la cosecha y
  pagar con el producto de la misma.

Establecido tomando en consideración factores
tales como:

1. Tipo o características del
cultivo:

Incluyendo la cantidad de (Kg) de semilla por
hectárea. Requiere uso de semilla certificada (exigido por
el INS) excepto que no exista posibilidad en la zona o lugares
vecinos según opinión del perito del banco por lo
que podría ser un rubro a financiar (se ajustará
con base en el precio real de la semilla usada de acuerdo al
clima y suelo de cada región).

Certificada : resistente o tolerante a enfermedades que
afecten seriamente el cultivo.

2.Proceso productivo

Toma en cuenta la tecnología e infraestructura en
el proceso productivo, que es la forma en que se
realizarán las labores de explotación; manual,
mecánica o semimecánica, dependiendo de la
topografía del terreno, cultivo y área
cultivada.

3. Tipo de terreno

Topografía, tamaño.

4. Zona geográfica o de
cultivo:

Que incluye en los costos de flete, riego, mano de obra
cuyos salarios varían según la
región.

5. Momento dado (fecha de
actualización):

Debido a la inflación y devaluación de los
costos de los insumos y mano de obra varía constantemente
por lo que se actualizan por lo menos una vez al año toma
en cuenta las variaciones en la técnica y precios de los
insumos.

Contenido

• a. Nombre del cultivo

• b. Nombre científico

• c. Región o zona de cultivo (Chorotega,
  Huetar, Brunca, Central, Atlántica)

• d. Año agrícola

• e. Fecha de actualización

• f. Fecha de aprobación (integrantes,
  número sesión y fecha)

• g. Tipo de cambio

• h. Rango de rendimiento o producción
  promedio esperada: de tantos a tantos Kg por hectárea,
  toneladas métricas por año, de tanto a tantos
  sacos de X peso en Kg (seco limpio).

• i. Tamaño del área (10.000
  m)

• j. Población por hectárea:
  número de unidades (matas) por hectárea (en
  promedio)

• k. Elementos del costo: mano de obra, cargas
  sociales, maquinaria o equipo, etc.

Registros
contables en la agricultura

1. Objetivos de los registros
contables

Quien tiene la responsabilidad del manejo administrativo
de una empresa agropecuaria se enfrenta día a día,
año tras año, a la toma de decisiones. Y el
éxito o fracaso de sus decisiones de pende, en gran parte,
de la cantidad y calidad de las informaciones que tenga a su
alcance en el momento oportuno, porque el hecho de posponer una
decisión hasta tanto se reúnan los datos
necesarios, implica tomar una decisión. Se hace entonces
indispensable contar con esos elementos en forma actualizada. Y
la principal información para tal fin se logra
através de los registros contables.

Significa lo anterior que el objetivo más
importante de los registros contables es obtener los datos
necesarios para desarrollar una eficaz administración de
la empresa.

Aparte del objetivo antes señalado, los registros
contables sirven para, entre otros, los siguientes
fines:

a. Ayudar a obtener crédito (sea en el sistema
bancario nacional como en otras fuentes de
financiación)

b. Cumplir con las disposiciones tributarias vigentes.
sobre declaración de renta

c. Permitir la comparación de los resultados de
la empresa de período con otro

d. Medir los logros alcanzados en un período
determinado.

2. Características de los
registros

Independiente del mayor o menor numero de registros
contables que decidamos llevar, todos ellos deben tener las
siguientes características:

a) Deben ser exactos. Los registros contables no pueden
contener errores u omisiones. Si ellos suceden, dentro del
sistema tiene que existir el mecanismo que permita
fácilmente de localizarlos y corregirlos.

b) Deben ser sencillos y estar de acuerdo con los
objetivos que se quieren alcanzar. Los registros deben ser
planeados de forma tal que sean entendibles y puedan ser llevados
fácilmente por quien tiene esa responsabilidad y
además deben poderse interpretar rápidamente. Si el
sistema es complicado, en vez de facilitar la obtención de
datos complicará las cosas en forma tal que exigirá
un tiempo y esfuerzo que no se justifica.

c) Deben ser completos y brindar la información
que se pretende. Si omitimos contabilizar algún dato
necesario, los registros prácticamente pierden valor, ya
que la información que proporcionan no será de
utilidad para la toma de decisiones, o pueden inducirnos a errar
la conducción de la empresa.

d) Deben planearse anticipadamente. Previo a su puesta
en uso, deben planificarse, para evitar la duplicación de
la información y facilitar su agrupación total y
también probarse, para estar seguros de que se
alcanzarán los fines que se persiguen.

3. Factores que intervienen en su
elaboración

La contabilidad para empresas agropecuarias, sea ella
simplificada o elaborada (dicho en otros términos, sea por
partida simple o por partida doble) siempre se compone de un
conjunto de libros o registros contables.

Después de lo expuesto, resulta evidente que para
obtener los datos necesarios para el buen manejo administrativo
de una empresa es indispensable contar con registros contables
adecuados.

Para elaborar dichos registros contables dependemos
fundamentalmente de una serie de factores, todos ellos
importantísimos, de los que vale la pena
destacar:

– Nivel de instrucci6n de los responsables del aspecto
administrativo de las empresas.

– Interés de los propietarios de las fincas en
información útil y confiable para la toma de
decisiones.

– Tamaño de la finca y organización que se
ha previsto para ella.

– En funci6n de los puntos anteriores, determinaci6n del
tipo de información, que es necesaria para la
conducción de la finca.

Evidentemente, dependiendo de la respuesta que demos a
las interrogantes planteadas líneas arriba, los tipos de
registro a utilizar van a ir desde los más sencillos
(contabilidad por partida simple) a los más complejos
(contabilidad por partida doble).

4. Clasificación de los
registros

Sin perjuicio de la sencillez o complejidad que demos a
los registros contables en. función de los factores
anteriormente señalados, hay una serie de operaciones que
siempre deben realizarse en cada período
contable:

– Inventarios al comienzo y al final de cada
período

– Anotación de las operaciones realizadas durante
el período

– Preparación de los estados financieros (Balance
General y Estado de Resultados).

Evidentemente, los registros contables que llevemos
pueden ser clasificados en concordancia con las operaciones que
anotemos en cada uno de ellos.

A simple título de ilustración
seguidamente damos la clasificación de los registros
mínimos que de acuerdo con la actividad a que se dedique
la empresa, creemos son necesarios para una adecuada
información para control y toma de decisiones.

a) Ganadería de carne. Para este tipo de
actividad se hace necesario llevar, por lo menos, los siguientes
registros:

1) Movimiento de animales: existencia anterior (al
inicio del periodo contable) clasificada por edades y sexos:
altas (entradas por nacimientos, por compra o por cambios de
edades; bajas (salidas) por muerte, por venta o por cambio de
edades; existencia al fin del periodo clasificado por edades y
sexos.

2) Registro de animales: identificación; historia
clínica (vacunaciones, enfermedades, montas, partos,
etc.)

3) Control de peso de los animales: peso al inicio del
período, peso al final del período, diferencia
entre ambos períodos

4) Control de alimentos de los animales: cantidad y
costo de concentrados, etc.

5) Registro de ingresos y gastos: concepto y fecha de
los ingresos; concepto y fecha de los gastos.

• b) Ganadería de leche. Las necesidades
  mininas de registros son:

1) Movimiento de animales: existencia al comienzo del
período clasificado por edades; altas por nacimientos
compras o cambios de edades; bajas por muerte, ventas o cambio de
edades.

2) Registro de animales: historia de los servicios,
informe de reproducción, producción de leche
(diario, semanal, mensual, etc.), historia
clínica.

3) Control de alimentos: cantidad y costo de
concentrados, melazas, etc.

4) Registro de ingresos y gastos: fecha y cantidad de
leche vendida y su precio; detalle de otros ingresos con
indicación de fecha y concepto; información sobre
los gastos, detallando fecha, concepto y monto.

c) Explotación avícola. Los registros
básicos en este tipo de labor son:

1) Movimiento de aves: existencia al inicio, clasificada
por actividad (aves de postura, aves de reemplazo, pollos de
engorde, etc.); altas por nacimientos, por compra por cambios de
destino; bajas por muerte por venta o por cambios de destino;
existencia al final del período clasificada por
actividad.

2) Registro de animales por destino: historia
clínica (vacunaciones, enfermedades, etc.).

• 3) Control de alimentos de los animales:
  cantidad y costo de las raciones, etc.

d) Explotación de cerdos. En esta actividad se
hace necesario, como mínimo, llevar los siguientes
registros:

1) Movimiento de animales: existencia anterior
clasificada por edades y sexos; altas por nacimientos, compra o
cambio de edades; bajas por muerte, venta o cambio de edades;
existencia final clasificada por edades y sexos.

2) Registro de animales: identificación, historia
clínica (vacunaciones, enfermedades, montas, partos,
etc.)

3.) Control de peso de los animales: al nacer, al
destete, aumento de peso periódico, etc.

4) Control de alimentación: cantidad y costo de
los alimentos y concentrados que se proporcionan.

e) Cultivos. En esta actividad se distinguen los
cultivos anuales y cultivos denominados permanentes. Sin embargo,
en términos generales, las necesidades mininas de
registro

son:

1) Movimientos de cultivos: identificación del
cultivo, hectáreas dedicadas al mismo, costo de semillas,
valor de los jornales, valor de las horas de la maquinaria
utilizada, cantidad y costo de fertilizantes, hierbicidas y
fungicidas utilizados, producción obtenida (en kilos y en
valor).

2) Registro de cultivos: detalle de labores realizadas,
fecha en que se realiza, materiales utilizados (indicando clase,
cantidad y valor).

5. Modelos de registros y explicación sobre su
uso

Seguidamente se brindan algunos modelos de los
formularios de aplicación más común en
empresas agrícolas o ganaderas, con explicación del
uso que se le da a cada columna.

Es un número pequeño de formularios,
presentados al solo efecto de ilustración. Conociendo las
necesidades de información de una empresa y tomando como
base estos modelos, la confección de formularios para
registros contables no es una labor difícil. Tan solo debe
recordarse cuáles son los fines que se persiguen con esos
registros y no perder de vista que si son muy complicados
traerá más dificultades que beneficios.

En síntesis, para la elaboración de los
registros se deben seguir los siguientes pasos:

– Identificar las necesidades de
información

– Planear la forma, es decir, tamaño, columnas,
filas, etc. que llevara el registro

• Efectuar una prueba, para estar seguros de que
  será sencillo de llevar y que con el alcanzaremos los
  objetivos previstos.

Registros
contables

Actividad ganadera engorde con procreadores para
renovación de hatos

Las cuentas de costos diferidos y gastos de
mantenimiento deben de contar con subcuentas para la mano de
obra, transporte, etc.

Nota:

Las cuentas de otros gastos e ingresos, brindan
información interesante sobre los efectos los resultados,
especialmente lo que podría denominarse factores externos
al giro normal del negocio o la eficiencia en la
administración y custodia de los inventarios.

Ganadería Lechera