Optimización de la gestión de inventario de en SAP/MM Planta de distribución PLC, SISOR PDVSA

• RESUMEN

La presente Investigación fue realizada en la
Planta de Distribución de Combustible Puerto la Cruz del
Sistema de Suministro Oriente de Pdvsa. La misma está
enmarcada en un diseño no experimental de tipo descriptivo
pues se precisa de forma clara y concisa la Situación
Actual presentada en el Almacén Operacional; además
es considerada proyectiva dado que el resultado será un
Manual de Procedimientos para realizar la Toma Física del
Inventario de los Equipos, Repuestos y Materiales Consumibles de
dicho Almacén. La Información fue recopilada a
través de la entrevista no estructurada a su personal, la
observación directa y por la revisión de los libros
de registros los cuales contienen información clave sobre
todos los insumos que se encuentran resguardados en el
Almacén.

Palabras Claves: Implementación,
Gestión de Inventario, Almacén, Metodología,
Manual de Procedimientos

• INTRODUCCIÓN

El inventario físico es un proceso indispensable
para la administración de los materiales de cualquier
empresa, pues a través de su ejecución se conoce a
ciencia cierta cuál es el nivel de existencia de cada
material en el almacén. La información que se
obtiene es de suma importancia, pues es utilizada en gran medida
para llevar a cabo la planificación del stock, permitiendo
definir Qué?, Cuando" y Cual? Es la cantidad exacta que se
necesita pedir para que no se sufra del
desabastecimiento.

PDVSA posee dentro de su estructura Organizativa al
Departamento de Mantenimiento, el cual se encarga de realizar las
actividades asociadas al proceso de administración de los
materiales que se encuentran resguardados en los almacenes,
siendo precisamente el inventario Físico uno de los
procesos más importantes realizados por ellos. En la
actualidad, se utilizan 2 modalidades de inventarios; el primero
es un proceso general que se ejecuta anualmente. Mientras que el
segundo, se aplica cada vez que un proveedor suministra un
material, pues, para darle entrada a dicho almacén es
necesario conocer la cantidad exacta de su existencia
física y con ello es posible mantener un control y
proporcionar a las unidades solicitantes los materiales que
necesitan en un momento dado.

Sin embargo, el control que se tiene no es suficiente
para garantizar un servicio confiable, puesto que el inventario
debe realzarse tomando en cuenta otros aspectos que garanticen su
óptima administración. Para ello es necesario que
se elabore una metodología que se utilice como guía
para realizar la toma física de los equipos, repuestos y
materiales consumibles que se encuentran en el almacén del
Departamento de Mantenimiento de PDVSA.

Por tal motivo esta investigación es muy
importante para la sección materiales PDVSA, ya que
contribuirá en el mejoramiento continuo de sus procesos,
dado que la metodología que se plantea permite realizar el
inventario físico en el almacén, considerando
cuatro aspectos claves que influyen directamente en el control de
los materiales, como lo es el valor monetario, el nivel de
rotación, la importancia y la caducidad del
material.

La metodología propuesta para el control de los
materiales permite saber con exactitud a cuales artículos
se le debe realizar el inventario y con que frecuencia debe
hacerse, además de ello, se proporciona el instructivo que
respalda a todo este procedimiento. Por lo tanto, será una
guía que le permitirá a las personas encargadas de
esa actividad, ejecutarla de forma rápida, sencilla y
eficiente, pues se presentan con detalles los pasos que se deben
seguir para efectuar la toma física del
inventario.

Para desarrollar esta investigación fue necesario
recolectar la información mediante una serie de
entrevistas no estructuradas al personal que labora en el
Departamento de Mantenimiento de PDVSA. Igualmente se
revisó la información registrada en el sistema
SAP/MM de todos los materiales que forman parte del
estudio.

La investigación está constituida por los
capítulos siguientes: Capítulo I, en este se
describen algunos aspectos de la empresa y del sitio donde se
realizó la investigación. Capítulo II, se
habla del problema a tratar, la justificación, alcance,
delimitación, el objetivo general y los
específicos. Capítulo III, el mismo incluye el tipo
de investigación, población, el tamaño de la
muestra, los instrumentos de recolección de datos y el
procedimiento que se siguió para realizar la
investigación y de esa manera alcanzar todos los objetivos
planteados. Capítulo IV, se definen todas las bases
teóricas que contribuyeron en el desarrollo del estudio.
Capítulo V, se describen y analizan los procedimientos que
se realizan en el almacén, para tener un control de los
materiales. Capítulo VI, en este capítulo se expone
la metodología propuesta para el control del inventario y
su manual de procedimientos. Luego se plantean las conclusiones y
recomendaciones pertinentes y finalmente se presentan las
referencias que enmarcan la investigación, los anexos y
apéndices correspondientes.

CAPÍTULO I

• GENERALIDADES DE
  LA EMPRESA

A continuación se muestra el Capitulo I donde se
habla acerca de la empresa en donde se realiza la
investigación, sus objetivos, misión, visión
y Estructura Organizativa.

Descripción de la Actividad

Petróleos de Venezuela, S.A. es una empresa
dedicada a generar el mayor valor agregado de la
explotación de los recursos de hidrocarburos bajo su
responsabilidad. Su misión fundamental es producir y
comercializar crudos y productos refinados de la más alta
calidad, con el propósito de obtener el mayor rendimiento
financiero para su accionista, el Estado Venezolano, y contribuir
al desarrollo integral del país.

En el Estado Anzoátegui, específicamente
en la ciudad de Puerto La Cruz, se encuentra ubicada la Planta de
Distribución de Combustibles Puerto La Cruz (P/D PLC), la
cual constituye la instalación de mayor importancia del
Sistema de Suministro Oriente (SISOR) de PDVSA. En ella se
localiza la estación principal de bombeo del sistema, el
centro de las operaciones del poliducto y el punto de
recepción de los productos provenientes de la
refinería Puerto la Cruz.

Localización

La Planta de Distribución Puerto la Cruz, se
encuentra en el Distrito Sotillo, Calle El Taladro, Puerto la
Cruz del Estado Anzoátegui y ocupa una extensión de
6 hectáreas.

Misión

Distribuir productos derivados de hidrocarburos en el
Distrito Oriente, en forma oportuna, confiable, segura y en
armonía con el ambiente, a fin de satisfacer los
requerimientos del cliente y contribuyendo al desarrollo
socioeconómico de nuestro entorno.

Visión

Ser una organización reconocida por su alto
desempeño en la distribución de productos derivados
de hidrocarburos, contribuyendo activamente en el desarrollo
socioeconómico de nuestro entorno.

Reseña histórica.

El 1° de enero de 1976, exactamente al primer
segundo después de las doce de la noche, nació
Petróleos de Venezuela S.A. como la empresa encargada de
asumir las funciones de planificación, coordinación
y supervisión de la industria petrolera nacional al
concluir el proceso de reversión de las concesiones de
hidrocarburos a las compañías extranjeras que
operaban en Territorio Venezolano. La partida de nacimiento de la
principal industria del país quedó plasmada en el
decreto presidencial número 1.123 del 30 de agosto de
1975. Su primer presidente fue el general Rafael Alfonzo
Ravard.

Durante el primer año de operación, PDVSA
inició sus acciones con 14 filiales (finalmente
serían tres: Lagovén, Maravén y
Corpovén) que absorbieron las actividades de las
concesionarias que estaban en Venezuela. Para aquel año,
se mantiene la producción de crudo en 2,3 millones de
barriles diarios. Las inversiones iníciales se
sitúan en un principio en 1.200 millones de
bolívares. Ya en 1978, las inversiones de capital se
habían cuadruplicado y se ubicaban en 5.000 millones de
bolívares.

Dentro de esta fase, inicia acciones en 1976, el
Instituto Tecnológico Venezolano del Petróleo
(Intevep), destinado a efectuar los estudios e investigaciones
necesarias para garantizar el alto nivel de los productos y
procesos dentro de la industria petrolera. Igualmente, dos
años después se crea Petroquímica de
Venezuela S.A. (Pequiven), dirigida a organizar el negocio de la
producción petroquímica.

El 1 de enero de 1998, Petróleos de Venezuela
integraba en su estructura operativa y administrativa a las tres
filiales que durante más de 20 años habían
compartido las operaciones. Se establecía de esta manera
una empresa con un perfil corporativo unificado, dirigido a
generar altos estándares de calidad y beneficios en lo que
respecta a los procesos que están presentes dentro de la
industria de los hidrocarburos.

En este sentido, se creaban tres divisiones funcionales
PDVSA Exploración y Producción; PDVSA Manufactura y
Mercadeo, y PDVSA Servicios. Exploración y
Producción se encarga de desarrollar las actividades de
búsqueda de reservas y explotación de
petróleo y gas natural, así como los negocios del
carbón y la Orimulsión, los convenios operativos
para la reactivación de los campos petroleros, la
participación de la industria en los contratos de
exploración a riesgo y producción en áreas
nuevas bajo el esquema de ganancias compartidas y en las
asociaciones estratégicas para el desarrollo de los crudos
pesados de la Faja del Orinoco.

La responsabilidad de Manufactura y Mercadeo pasa por
integrar todos los sistemas de refinación ubicados en el
país, incluso los de la Refinería Isla, en Curazao.
Igualmente, comprende la comercialización internacional de
hidrocarburos, de productos en el mercado industrial interno y el
mercadeo al detal, etc.

Dentro de esta gran Empresa se encuentra ubicado el
Departamento de Distribución, el cual se encarga de la
comercialización de Hidrocarburos y sus Derivados, entre
otras y las diferentes formas de suministros.

La Planta DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSIBLE PLC (P/D
PLC), se encuentra dentro de la Refinería Puerto La Cruz,
que es el punto inicial del Poliducto que interconecta a cada una
de las Plantas de Distribución del Oriente del
País. La cual esta conformada por las instalaciones de
Puerto la Cruz (PLC), San Tome (STM), Maturín (MTR),
Puerto Ordaz (POZ), Ciudad Bolívar (CDB.)

El Sistema Sisor se encuentra interconectado a cada una
de estas plantas por medio de una línea de tubería
llamada Poliducto, la cual envía los siguientes productos:
G95, DSL y G95, uno detrás del otro, con un recorrido de
600 kilómetros de largo bajo el siguiente
esquema:

• a) Un tramo de 16" de diámetro de un
  largo de 160 Km. que interconecta a la planta de PLC. con la
  planta de STM.

• b) Un tramo de 12" de diámetro de un
  largo de 200 Km. que interconecta a la planta de STM. con la
  planta de POZ.

• c) Dos tramos de 8" de diámetro, uno de
  un largo de 170 Km. que interconecta a la planta de STM. con
  la planta de MTR. otro de un largo de 70 Km. que interconecta
  a la planta de POZ. con la planta de CDB.

El proyecto SISOR está constituido por una red
combinada de tanques de almacenamiento y poliducto que facilita a
un gran número de ciudades disponer del combustible
automotor, que mediante un sistema complejo de
distribución colocan estos productos en los sitios donde
son requeridos. Los sistemas que intervienen a nivel nacional
son:

1.- Sistema SISCO, ubicado en Yagua estado Carabobo y
cubre El Centro del País.

2.- Sistema METROPOLITANO, ubicado en Caracas y zonas
adyacentes.

3.- Sistema SUMANDES, el cual cubre El Occidente del
País.

4.- Sistema SISOR, situado en El Oriente del País
y cubre los estados Anzoátegui, Monagas, Sucre y
Bolívar.

El sistema SISOR suministra combustible a un 59 % del
territorio nacional y un 22 % del volumen nacional de los
derivados de hidrocarburos, colocándolos en sitios
estratégicos para su distribución en el Oriente del
País. Estos combustibles son procesados en la
refinería Puerto La Cruz, los cuales son: Gasolina Sin
Plomo de 91 octanos, Gasolina Sin Plomo de 95 octanos y Diesel,
también procesa otros productos, pero los nombrados son
los que utiliza el sistema Sisor.

Los productos son enviados por un poliducto que parte
desde la Planta Puerto La Cruz, la cual esta ubicada en la
refinería mencionada teniendo que realizar un recorrido de
tubería de 600 Km. Los productos viajan uno tras otro, sin
ningún elemento que los separe, todo esto bajo un esquema
de planificación de envíos, en donde cada una de
las plantas que componen el sistema Sisor, puede recibir un
porcentaje de estos volúmenes y de esta forma mantener sus
niveles de autonomía, durante el tiempo que duran en
viajar los diferentes lotes. El recorrido se realiza de la
siguiente forma: Sale de la planta Puerto La Cruz, hasta la
planta San Tomé, luego este se bifurca en dos tramos, los
cuales son: San Tomé – Maturín y San Tomé –
Puerto Ordaz y otro tramo que parte Desde Puerto Ordaz hasta
Ciudad Bolívar.

Estructura Organizativa: Gerencia de
Distribución de Oriente

Fuente: Manual de Organización de
la Planta de Distribución de Combustible de Puerto la
Cruz

Estructura Organizativa: Planta de
Distribución de Combustible Puerto La Cruz.

Fuente: Manual de Organización de la Planta de
Distribución de Combustible de Puerto la
Cruz

CAPÍTULO II

• FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

A continuación se muestra el Capitulo II, donde
se explica en detalle la problemática presentada,
justificación e importancia del trabajo, limitaciones
presentadas en la investigación, los objetivos planteados
general y específicos que determinan los fines de la
investigación.

Planteamiento:

La planta de suministro de combustibles Puerto La Cruz,
requiere de una gran cantidad de materiales necesarios para
mantener las operaciones inherentes a su proceso medular
(recepción, almacenaje y despacho de productos derivados
de hidrocarburos), estos materiales van desde un tornillo hasta
bombas y motores capaces de bombear 3 mil barriles/hora. Debido a
esto es necesario manejar los materiales de manera mas confiable
y segura para así dar respuesta inmediata a cualquier
evento que se presente ya sea con equipos operacionales,
dotación de equipos de seguridad del personal que labora
en la planta y el suministro de material necesario para realizar
labores administrativas.

Cada operación del proceso requiere materiales y
suministros a tiempo en un punto en particular, el eficaz manejo
de materiales. Se asegura que los materiales serán
entregados en el momento y lugar adecuado, así como, la
cantidad correcta. El manejo de materiales debe considerar un
espacio para el almacenamiento. El manejo de materiales puede
llegar a ser el problema de la producción ya que agrega
poco valor al producto, consume una parte del presupuesto de
manufactura. Este manejo de materiales incluye consideraciones de
movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo de
materiales debe asegurar que las partes, materias primas,
material en proceso, productos terminados y suministros se
desplacen periódicamente de un lugar a otro.

En una época de alta eficiencia en los procesos
industriales las tecnologías para el manejo de materiales
se han convertido en una nueva prioridad en lo que respecta al
equipo y sistema de manejo de materiales. Pueden utilizarse para
incrementar la productividad y lograr una ventaja competitiva en
el mercado. Aspecto importante de la planificación,
control y logística por cuanto abarca el manejo
físico, el transporte, el almacenaje y localización
de los materiales.

Debido a la cantidad de materiales, equipos,
herramientas y tiempo utilizado por el personal encargado de
recibir y almacenar los diferentes materiales utilizados en la
planta de Distribución de Combustibles Puerto La Cruz y al
no contar con un lugar adecuado para la disposición final
de todos los materiales, equipos y herramientas, es sumamente
importante estudiar las posibles alternativas que permitan tener
un mejor rendimiento en horas hombre del personal que labora en
la planta, así como disponer de sitios o lugares con
capacidad para depositar y almacenar los artículos en
forma adecuada para mantener la integridad de los materiales, de
igual manera tratar de implementar un sistema de control de
inventarios fácil de utilizar y amigable al usuario. En la
actualidad esta planta no cuenta con un almacén que
permita ordenar de manera optima los materiales que esta usa en
sus procesos productivos, solo dispone de un contenedor de metal
sin ningún tipo de ventilación, iluminación
ni condiciones mínimas de higiene y seguridad industrial,
así como un patio de almacenamiento sin ningún tipo
de orden ni control en lo que allí se deposita, generando
malestar al personal al tener que buscar o ingresar materiales
recibidos en planta, de esta manera crean espacios confinados que
pueden convertirse en cualquier momento en un accidente laboral.
De igual manera no se cuenta con un control de inventarios que
permita mejorar las condiciones de trabajo al personal que labora
en esa área. Por lo antes expuesto es necesario
implementar un sistema que permita de manera confiable y segura,
identificar, mantener y controlar todos los equipos, repuestos y
materiales consumibles, minimizando los riesgos de danos en
equipos críticos y menor tiempo de respuesta al momento de
buscar y entregar materiales, facilitando de esta manera el
manejo de información y el mejoramiento de las tareas
relacionadas con la Administración de
Materiales.

La metodología propuesta en este informe es una
herramienta que servirá de guía para que el
personal encargado de la Administración del Almacén
Operacional de la P/D PLC realice el inventario físico de
todos los materiales en existencia de la mejor manera posible,
permitiendo realizar el trabajo de manera eficiente y contribuir
con el mejoramiento continuo de los procesos que allí se
realizan.

Justificación e importancia de la
investigación

Para toda organización es importante estructurar
estrategias que le permitan ejecutar de manera satisfactoria
todas las actividades, con el propósito de que cada
persona asuma un papel protagónico en el logro de los
objetivos de la empresa. El desarrollo de esta
investigación es de gran relevancia ya que la
metodología propuesta para el control del inventario en el
Almacén Operacional de la P/D PLC, será una
guía que le permitirá al personal cumplir con sus
actividades de manera eficiente, contribuir al mejoramiento
continuo de los procesos de administración de materiales e
incrementar la calidad del servicio prestado para mantener las
respectivas Certificaciones ISO en todos sus procesos.

Objetivo general

Diseñar un Plan para Optimizar la Gestión
de Almacenaje y control de inventarios y desarrollar una
Redistribución de planta, que facilite minimizar los
tiempos de respuestas en cuanto al manejo de materiales y entrega
oportuna de equipos y herramientas necesarias para controlar las
operaciones de la planta de Distribución de Combustible
Puerto La Cruz.

Objetivos Específicos:

• d) Describir la situación actual de los
  procedimientos.

• e) Determinar los materiales que se encuentran
  en los almacenes.

• f) Definir las etapas a seguir para el
  desarrollo del plan y los criterios de clasificación
  de los equipos, repuestos y materiales consumibles en el
  Almacén Operacional de la PD/PLC de PDVSA.

• g) Clasificar los equipos, repuestos y
  materiales consumibles tomando en cuenta los criterios
  seleccionados.

• h) Determinar el Nivel de Aplicación del
  sistema SAP/MM, en la gestión del Control de
  Inventario en el Almacén Operacional de la P/D de
  Combustible PLC de PDVSA.

• i) Elaborar un manual de Procedimientos para
  realizar el control de inventario del
  almacén.

• j) Proponer indicadores que permitan medir el
  desempeño de la gestión de los Equipos
  resguardados en el Almacén Operacional.

• k) Determinar el Tipo de Distribución de
  Planta que se aplicará

• l) Determinar los requerimientos de la
  maquinaria y equipo fundamental en las Operaciones de la
  Empresa.

• m)  Determinar la Interrelación de
  Actividades entre Departamentos y Centros de Trabajo, dentro
  del Almacén Operacional.

• n)  Determinar y Clasificar las intensidades de
  flujo de las operaciones o actividades.

• o)  Identificar el tipo de flujo de materiales
  que se tendrán en la empresa.

• p)  Desarrollar diagrama de relaciones para
  todos los servicios o actividades relacionadas con el flujo
  de materiales (LAYOUT).

Alcance

Esta investigación se orientará a la
evaluación y clasificación de todos los materiales
que se encuentran reguardados en el almacén Operacional de
la P/D PLC de PDVSA, con el propósito de proponer una
metodología que permita llevar a cabo un mejor control de
sus inventarios. Cabe destacar que la presente
investigación puede ser aplicada en los demás
almacenes de la empresa.

Delimitación:

La presente Investigación permitirá
elaborar una metodología para llevar a cabo un mejor
control del inventario específicamente en el
Almacén Operacional, ubicado en la Planta de
Distribución de Combustible, Puerto la Cruz.

CAPÍTULO III

• MARCO
  TEÓRICO

Una vez definido el planteamiento del problema y
precisados sus objetivos generales y específicos que
determinan los fines de la investigación, es necesario
establecer los aspectos técnicos que sustentarán el
estudio del tema planteado. Debido a esto dentro del Marco
teórico se evidencia la definición de
Almacén, Inventarios, Sistema de Clasificación de
Inventarios ABC y Manual de Procedimientos

ALMACÉN

Es una unidad de servicio en la estructura
orgánica y funcional de una empresa comercial o
industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia,
control y abastecimiento de materiales y productos.

Funciones del almacén

La manera de organizar o administrar el Departamento de
Almacén depende de varios factores tales como el
tamaño y el plano de organización de la empresa, el
grado de descentralización deseado, a variedad de
productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y
facilidades de manufactura y de al programación de la
producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio
eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de
almacenes:

• Recepción de Materiales

• Registro de entradas y salidas del
  Almacén.

• Almacenamiento de materiales.

• Mantenimiento de materiales y de
  almacén.

• Despacho de materiales.

• Coordinación del almacén con los
  departamentos de control de inventarios y
  contabilidad.

Principios básicos del
almacén

El almacén es un lugar especialmente estructurado
y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de
activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos
para al administración, la producción o al venta de
artículos o mercancías. Todo almacén puede
considerarse redituable para un negocio según el apoyo que
preste a las funciones productoras de utilidades:
producción y ventas. Es importante hacer hincapié
en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de
entrad y salida, o sea una rápida rotación. Todo
manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que
eleva el costo del producto final sin agregarle valor,
razón por la cual se debe conservar el mínimo de
existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al
menor costo posible de operación.

Los siguientes principios son básicos
para todo tipo de almacén.

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o
  productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de
  una solo persona en cada almacén.

• El personal de cada almacén debe ser asignado
  a funciones especializadas de recepción,
  almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda
  en el control de inventarios.

• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de
  entrada y otra de salida (ambas con su debido
  control).

• Hay que llevar un registro al día de todas
  las entradas y salidas.

• Es necesario informar a control de inventarios y
  contabilidad todos los movimientos del almacén
  (entradas y salidas) y a programación de y control de
  producción sobre las existencias.

• Se debe asignar una identificación a cada
  producto y unificarla por el nombre común y conocido
  de compras, control de inventario y
  producción.

• La identificación debe estar
  codificada.

• Cada material o producto se tiene que ubicar
  según su clasificación e identificación
  en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
  ubicación. Esta misma localización debe
  marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y
  control.

• Los inventarios físicos deben hacerse
  únicamente personal ajeno al
  almacén.

• Toda operación de entrada o salida del
  almacén requiriere documentación autorizada
  según sistemas existentes.

• La entrada al almacén debe estar prohibida a
  toda persona que no esté asignada a él, y
  estará restringida al personal autorizado por la
  gerencia o departamento de control de inventarios.

• La disposición del almacén
  deberá ser lo más flexible posible para poder
  realizar modificaciones pertinentes con mínima
  inversión.

• Los materiales almacenados deberá ser
  fáciles de ubicar.

• La disposición del almacén
  deberá facilitar el control de los
  materiales.

• El área ocupada por los pasillos respecto de
  la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser
  tan pequeña como lo permitan las condiciones de
  operación.

Tipos de almacén

Almacén de materia prima y partes
componentes:

Este almacén tiene como función principal
el abastecimiento oportuno de materias primas o partes
componentes a los departamentos de producción.

Almacén de materias auxiliares:

Los materiales auxiliares o también llamados
indirectos son todos aquellos que no son componentes de un
producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo.
Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas,
envases, etc.

Almacén de productos en proceso:

Si los materiales en proceso o artículos
semi-terminados son guardados bajo custodia y control,
intencionalmente previstos por la programación, se puede
decir que están en un almacén de materiales en
proceso.

Almacén de productos terminados:

El almacén de productos terminados presta
servicio al departamento de ventas guardando y controlando las
existencias hasta el momento de despachar los productos a los
clientes.

Almacén de herramientas:

Un almacén de herramientas y equipo, bajo la
custodia de un encargado especializado para el control de esas
herramientas, equipo y útiles que se prestan a los
distintos departamentos y operarios de producción o de
mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de
esmeril, etc.

Almacén de materiales de desperdicio:

Los productos partes o materiales rechazados por el
departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o
reparación, deben tener un control separado; este queda
por lo general, bajo el cuidado del departamento
mismo.

Almacén de materiales obsoletos:

Los materiales obsoletos son los que han sido
descontinuados en la programación de la producción
por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o
por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de
tener un almacén especial para este tipo de casos, es que
los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles
para aquellos que son de consumo actual.

Almacén de devoluciones:

Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en
el se separan y clasifican los productos para reproceso,
desperdicio y/o entrada a almacén.

Las áreas del almacén

Normalmente una planta manufacturera o una empresa
comercializadora deben tener tres áreas en el
almacén, como base de su planeación:

• Recepción.

• Almacenamiento.

• Despacho.

El tamaño y distribución de estas tres
áreas depende del volumen de operaciones y de la
organización de cada empresa en lo particular. Estas
pueden estar completamente separadas e independientes unas de
otras, o bien, dentro de un solo local.

Área de recepción:

El flujo rápido del material que entra, para que
esté libre de toda congestión o demora, requiere de
la correcta planeación del área de recepción
y de su óptima utilización. Las condiciones que
impiden el flujo rápido son:

• Espacio de Maniobra Restringido o
  Inadecuado.

• Medios de Manejo de Materiales
  Deficiente.

• Demoras en la Inspección y
  Documentación de Entrada.

El espacio necesario para el área de
recepción depende del volumen máximo de
mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia
en ella. El tiempo de permanencia de las mercancías en el
área de recepción debe ser lo más corta
posible, pues el espacio y el costo de operación depende
de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del
proveedor al almacén. Todo estancamiento innecesario eleva
el costo del producto.

Área de Almacenamiento:

En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que
se requiere para cumplir con las finalidades del almacén,
ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de
almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio
suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin
inconvenientes ni tropiezos.

Características de la zona de
almacenamiento:

El estudio que se haga para elegir una zona de
almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que
realizarse en función de tres factores:

• Entidad a la cual se va servir.

• El espacio de que se dispone.

• Los artículos que en él se van a
  guardar.

Para determinar en relación a ellos, las
características que debe reunir.

Principios básicos en el área de
almacenamiento:

• Primera entrada, primera salida para evitar que los
  artículos permanezcan mucho tiempo en almacén
  sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas
  condenan a las existencias antiguas a continuar en
  almacén mientras las nuevas son
  despachadas.

• Colocar los artículos de mayor demanda
  más al alcance de las puertas de recepción y
  entrega para reducir recorrido y tiempo de
  trabajo.

• Reducir las distancias que recorren los
  artículos así como el personal. Esta es una
  manera de reducir los costos de la mano de obra.

• Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se
  mueve una mercancía hay una ocasión más
  para estropearla.

• Prohibir la entrada al área del
  almacén a personal extraño a el. Solo se
  permitirá ingreso al personal autorizado.

• Controlar las salidas de mercancía del
  área de almacenamiento a través de
  documentación adecuada.

• Llevar registros de existencias al
  día.

• Eliminar el papeleo superfluo.

• Reducir el desperdicio de espacio, diseñando
  la estantería con divisiones a la medida de lo que se
  almacena.

• El área ocupada por los pasillos respecto a
  la totalidad del área de almacenamiento, debe
  representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las
  condiciones de operación.

• El pasillo principal debe recorrer a lo largo del
  almacén. Los transversales perpendiculares al
  principal, deben permitir el fácil acceso a los
  casilleros, bastidores o pilas independientes de
  artículos.

• El punto de recepción debe estar ubicado en
  el extremo del pasillo principal y el punto de
  distribución en el opuesto.

• Si el espacio es muy limitado o crítico por
  el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo
  siguiente:

• Una mejor ubicación de los medios de
  almacenamiento: estantes, tarimas, etc.

• Un nuevo diseño de estantería, de tipo
  flexible, que aproveche mejor el espacio
  existente.

• Una distribución y colocación de la
  mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema
  de almacenamiento diversificado.

• Un aprovechamiento del espacio cúbico con el
  diseño de entre pisos o estantería de varios
  niveles sobrepuestos.

• Reducción de pasillos con la
  utilización de sistemas de estanterías movibles
  o en bloques.

• Eliminación del almacenamiento de cosas
  obsoletas o extrañas al almacén.

• Reducción de existencias por medio de los
  sistemas y fórmulas en el estudio de control de
  inventarios.

Área de despacho

La mercancía que ha sido tomada del área
de almacenamiento y llevada al área de entrega debe: Ser
trasladada con el medio mecánico más adecuado y ser
acompañada de un documento de salida, una nota de
remisión o una factura. Ser revisada en calidad y
cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el
documento de salida.

Costos de almacenamiento

Los costos de almacenamiento son todos aquellos costos
que se encuentran relacionados directamente con la titularidad de
los inventarios, pueden ser fijos o variables.

Costos fijos: son aquellos costos que
permanecen constantes durante un periodo de tiempo determinado,
sin importar el volumen de producción. Los costos fijos se
consideran como tal en su monto global, pero unitariamente se
consideran variables como son:

• Personal

• Vigilancia y Seguridad

• Cargas Fiscales

• Mantenimiento del Almacén

• Reparaciones del Almacén

• Alquileres

• Amortización del Almacén

• Amortización de estanterías y otros
  equipos de almacenaje

• Gastos financieros de
  inmovilización

Costos variables: son aquellos que se
modifican de acuerdo con el volumen de producción, es
decir, si no hay producción no hay costos variables y si
se producen muchas unidades el costo variable es
alto. Unitariamente el costo variable se considera Fijo,
mientras que en forma total se considera variable como
son:

• Energía

• Agua

• Mantenimiento de Estanterías

• Materiales de reposición

• Reparaciones ( relacionadas con almacenaje
  )

• Deterioros, pérdidas y degradación de
  mercancías.

• Gastos Financieros de Stock.

MANEJO DE MATERIALES

Para cualquier actividad de manufactura existen tres
funciones fundamentales a cumplir en las cuales se involucra el
mover cosas:

• En la actividad o trabajo que se hace.

• Manejar los materiales entre los distintos puntos de
  actividad o trabajo.

• Controles del ciclo trabajo – movimiento.

El manejar materiales siempre implica mover y almacenar
y esta consideración, nunca debe ser subestimada.
Encontramos el manejar cosas en las siguientes fases de los
procesos productivos:

• En el lugar donde se está realizando el
  trabajo.

• En las líneas de
  producción.

• Entre departamentos.

• Entre plantas o fábricas.

• Entre empresas o compañías.

• En un sistema manufactura – distribución –
  consumo.

Como actividades principales del manejo de materiales
pueden destacarse:

• Empacado.

• Cargar en transportes

• Transportar fuera de la fábrica.

• Manejo fuera de la fábrica.

• Descarga de los transportes

• Recepción de materiales y
  productos.

• Almacenaje

• Entrega de materiales y productos.

• Manejos en el proceso productivo.

• Almacenaje durante el proceso

• Manejo en el área de trabajo.

• Manejo entre departamentos.

• Manejo dentro del departamento.

• Manejo dentro de la planta.

• Manejo de materiales en funciones auxiliares al
  proceso.

• Almacenaje del producto terminado.

• Carga y envío.

• Transporte al área de consumo.

• Otros.

Las anteriores son las principales actividades en el
manejo de materiales. Debemos considerar en ellas los siguientes
elementos para desarrollar un adecuado trabajo:

• Métodos de manejo

• Métodos de almacenaje

• Técnicas de carga y descarga de materiales,
  partes y otros.

• Método de empacado.

• Método de proteger los embarques

• Método de verificación del empaque, el
  proceso de empacado y carga.

• Especificaciones y estándares para el manejo
  de materiales.

• Disponibilidad de los equipos de manejo.

• Selección de equipos para manejo y
  almacenaje.

• Evaluación y selección de equipos
  auxiliares.

• Contenedores para almacenar, descargar y
  empacar.

• Reparación y mantenimiento de los equipos
  así como procedimientos y políticas para los
  mismos.

• Prevención en el daño de materiales y
  productos.

• Medidas de seguridad para el personal y los
  productos. Entrenamiento y supervisión del
  personal.

• Análisis y retroalimentación del
  proceso, con el objetivo de mejorar.

• Métodos de control de costos y estudio de los
  costos de manejo.

• Actualización permanente en los equipos,
  métodos y procedimientos del manejo de
  materiales.

• Nuevos sistemas.

Objetivos fundamentales en el manejo de
materiales

Definamos cuatro objetivos principales: