Procedimiento de Capacitación para los coordinadores de Programa de Formación de las Aldeas Universitarias

Resumen

La gestión del capital humano tiene como una de
sus tareas principales proporcionar capacidades humanas
requeridas por una organización y desarrollar habilidades
y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio a
sí mismo y a la colectividad en la que se desenvuelve. No
se puede olvidar que las organizaciones dependen, para su
funcionamiento y su evolución, primordialmente del
elemento humano con que cuenta. En este sentido, en la
investigación resumida en esta Tesis se facilitaron
técnicas y herramientas que contribuyen a la
elaboración de planes de Capacitación para los
coordinadores de programa en las aldeas universitarias. En este
procedimiento, se incluye como aporte, un diagnóstico de
La GCH, como punto de partida para detectar la necesidad de
realizar un estudio del subsistema de Capacitación, como
base para elaborar los planes. Además se expresa, de forma
explícita, la necesidad de analizar la forma en que los
demás subsistemas de GCH le tributan al estudiado, en
función de garantizar planes de Capacitación de una
calidad superior a los vigentes, es decir brinda la posibilidad
de incorporar todas las acciones de
capacitación.

Palabra Clave

Gestión del Capital Humano.

Introducción

La Capacitación es tratado en La Gestión
del Capital Humano de forma aislada con respecto a los
demás subsistemas y además la metodología
para la conformación de Planes de Capacitación no
tiene en cuenta los aportes que otros subsistemas le pueden
tributar.

Se parte del análisis de la estrategia,
misión y objetivos de las aldeas universitarias, las
necesidades de aprendizaje, el presupuesto con que se cuenta para
capacitar y obvia todo el análisis de otras actividades
claves como el Diseño de puestos (Perfiles de
competencias), la evaluación del desempeño entre
otros, que ayudarían a ganar en fortaleza y operatividad
al Plan de Capacitación que se elabore.

Otras de las insuficiencias detectadas es que carece de
técnicas para diagnosticar las necesidades de aprendizaje,
para evaluar los resultados finales de Capacitación y su
control.

A continuación se propone el procedimiento para
elaborar el plan de capacitación de los coordinadores de
programa de formación en las aldeas
universitarias.

Fase I.
Análisis del Procedimiento

Etapa 1. Determinación de las necesidades de
aprendizaje de los coordinadores de las Aldea Universitaria.
Esta etapa consta de tres pasos.

Paso 1. Diagnostico de la situación actual de
La Gestión del Capital Humano en La Aldea
Universitaria. Para que el proceso de capacitación se
inicie, debe existir previamente, como es lógico, una
necesidad que conduzca a tomar decisiones de reelaborar o
perfeccionar los planes de capacitación vigentes en la
instalación de objeto de estudio.

El diagnóstico del sistema de GCH se puede
realizar a partir de la aplicación de los diferentes
modelos que existen al respecto. Sin embargo, tomando en
consideración la importancia que tiene para la
elaboración y/o perfeccionamiento de los planes de
capacitación el conocimiento de los aspectos siguientes:
la filosofía y la estrategia, así como las
políticas del capital humano, la forma en que tributan
algunos subsistemas de capital humano a la capacitación,
se evidenció la utilidad del modelo de Beer y
colaboradores (ver Figura 3), por las ventajas que este
supone desde el punto de vista funcional con respecto a otros
modelos de posible aplicación en estos casos. En esta
misma etapa se deben tener en cuenta las prioridades de
capacitación de la entidad para influir en ellas. Para la
obtención de la información se recomienda aplicar
los cuestionarios (ver anexo).

Figura 3. Mapa G.R.H de Beer y colaboradores
(1992).

Posteriormente se recomienda hacer
especial énfasis en un diagnóstico de la
capacitación, considerando los aspectos siguientes:

• Valoración de la planificación de la
  capacitación: Existencia del plan, horizonte temporal
  (largo, mediano y corto plazo), a quiénes va dirigido,
  cómo se determinan las necesidades de aprendizaje, si
  se integran las necesidades organizacionales, funcionales e
  individuales; si se toman como base los perfiles de
  competencia, su análisis crítico; si se conoce
  el plan de Capacitación por los implicados,
  cómo se les informa; otros aspectos que se consideren
  de interés.

• Valoración de la ejecución de la
  capacitación: Se analiza cómo se va ejecutando
  en el plan acorde a lo previsto, así como las
  peculiaridades organizativas.

• Valoración de la evaluación de la
  capacitación: Cómo se hace esta
  evaluación, con qué grado de profundidad,
  qué niveles abarca, determinación del perfil de
  la instalación con respecto a la tendencia de
  Organización que Aprende.

Paso 2. Análisis ocupacional (Perfil de
competencias deseado).

Para diagnosticar las necesidades funcionales se debe
partir del análisis del puesto, lo que permite concretar
la Capacitación necesaria basándose en las
competencias requeridas; si en el diagnóstico se
detectaron deficiencias en este aspecto, entonces se
analizarán los requerimientos actuales y futuros en cuanto
a habilidades, conocimientos y actitudes, con vistas a
diseñar o perfeccionar los perfiles de competencias
(perfil deseado), para ello se recomienda la siguiente
secuencia:

• 1.  Inventario de puesto. Determinación
  de los puestos a analizar.

Una vez inventariados todos los puestos se
seleccionarán aquellos por los que se iniciará el
estudio de acuerdo a su importancia por la incidencia en los
resultados de la instalación.

• 2.  Establecimiento de los métodos a
  utilizar.

Para la determinación de las competencias, por su
ventaja y utilidad práctica se recomienda el método
de expertos o Delphi por rondas (Cuesta, 2001), que
puede complementarse con la entrevista y el cuestionario para los
puestos directivos, así como la entrevista y la
observación directa para puestos donde el trabajo sea
repetitivo.

• 3. Comunicar a todo el personal el estudio a
  realizar para que todos estén informados e
  identificados con éste y obtener la máxima
  colaboración.

• 4.  Preparar y aplicar los métodos a
  utilizar y las técnicas correspondientes.

Elaborar los cuestionarios de análisis, preparar
la observación y la entrevista, seleccionar los expertos.
Aplicar métodos y técnicas.

Paso 3. Análisis del potencial humano (Perfil
de competencias real).

Una vez establecidos los perfiles deseados es necesario
conocer el potencial humano con que se cuenta, o sea, averiguar y
concretar el nivel de competencias real.

El análisis por área y por persona de las
funciones que no tienen un cumplimiento exitoso constituye un
punto de partida para la detección de necesidades
funcionales, constituyendo el perfil de competencias del puesto o
cargo la base a tomar como referencia en este
análisis.

El análisis de evidencias que reflejan
deficiencias en el desempeño, así como la
evaluación del potencial, entre otros, constituyen
referencias para la detección de necesidades formativas
individuales.

Fase II.
Diseño del Proceso

Etapa 2. Elaboración del Plan de
Capacitación y Desarrollo

Esta etapa consta de cinco pasos, según se
muestra a continuación:

En esta etapa debe quedar constituido el plan de
Capacitación y Desarrollo del año teniendo en
cuenta los objetivos que corresponden a este nivel, los
resultados de la detección de las necesidades de
aprendizaje arrojadas en el diagnóstico, su base de datos,
la vinculación de los subsistemas de GCH que le tributan,
las prioridades a tener en cuenta, los recursos o sea el
presupuesto con que se cuenta, los diferentes enfoques y
modalidades de capacitación más adecuados, la
proyección y negociación con las diferentes
instituciones educacionales o formadoras y el modelo a
diseñar para un mejor trabajo y seguimiento del
mismo.

Paso 1. Definir los objetivos de este nivel y
analizar el plan.

Se debe definir el objetivo o (los objetivos) que se
pretende alcanzar con la actividad de Capacitación y
desarrollo del capital humano para obtener como resultado su
correspondiente plan de capacitación además del
análisis del plan anterior el que arrojaría las
deficiencias de su ejecución y brindaría la
posibilidad de eliminarlas.

Paso 2. Enfoques y modalidades de capacitación
más adecuadas.

Cada entidad debe valorar los diferentes enfoques para
la confección de los programas: en el puesto de trabajo,
fuera del puesto de trabajo y a distancia, las diferentes
vías de Capacitación y desarrollo del personal y
los elementos que conforman el plan.

Paso 3. Definición del formato del plan de
Capacitación.

Tabla 1. Formato del Plan Anual de
Capacitación.

Paso 4. Proyección y negociación con
las diferentes instituciones educacionales y formadoras y
aprobación por niveles superiores.

Presentación a Las Aldeas Universitarias para la
evaluación de la proyección realizada,
además se puntualizan las coordinaciones necesarias con
otras instituciones de capacitación.

Fase III.
Implementación

Etapa 3. Control y evaluación de
la ejecución del plan.

Esta etapa consta de un paso, según se muestra a
continuación: con esta etapa se pretende detectar
desviaciones, errores e incongruencias con respecto a los
objetivos desde la preparación y ejecución del
proceso haciendo énfasis en las tres dimensiones:
organizacional, grupal e individual de las acciones que se
ejecutan.

Paso 1. Establecimiento de herramientas o
técnicas para la evaluación y control del plan de
capacitación.

Existen en la literatura consultada varias formas de
evaluar y controlar, la capacitación del capital humano
una vez capacitados, por ejemplo se plantea que puede ser a
través de encuestas, reuniones de trabajo,
observación, evaluación del desempeño,
listas de chequeo y en todas ellas se pueden obtener resultados
como disminución de las quejas de los estudiantes, mejora
del desempeño, aumento del interés y la
responsabilidad, la tendencia al trabajo en equipo y por
objetivos, entre otras. Lo importante es saber en cada
acción y a quien aplicar una u otra técnica, estas
deben estar en correspondencia con el tipo de acción y
temática impartida.

La evaluación de la capacitación puede
definirse como "…el análisis del valor total de un
sistema, de un programa o de un curso de Capacitación en
términos tanto sociales como financieros. La
evaluación intenta valorar el costo beneficio total de la
capacitación y no solo el logro de sus objetivos
inmediatos" (Kenney-Donnelly, en Pineda, 1999), de ahí que
el análisis de las necesidades formativas debe realizarse
a partir de la integración de las necesidades a nivel
organizacional, funcional e individual (Cantera, 1990; Fleitas y
Barahona, 2001) y la evaluación debe valorar los efectos
interrelacionados que se logran en estos niveles. Es por ello que
múltiples especialistas (Estalló, et al,
1994; Marrero, 1996; Amat, 1998; Sáenz, 1998) coinciden en
proponer los siguientes niveles para evaluar un programa
formativo:

• 1.  Satisfacción de los
  alumnos.

• 2. Aprendizaje de conocimientos
  (Saber).

• 3. Aprendizaje de capacidades (Saber
  hacer).

• 4. Grado de aplicación de lo aprendido
  en el puesto de trabajo.

• 5. Efecto del aprendizaje en indicadores de
  calidad o productividad.

Las técnicas o herramientas que se
proponen emplear en este objeto de estudio son las
siguientes:

Nivel Organizacional:

Evaluación del
costo-beneficio a través de un análisis de los
egresados de las aldeas universitarias, los registros
administrativos y los estadísticos (encuestas a los
alumnos egresados).

Auditorias de capacitación a
través de la revisión de planes y programas de
capacitación de la AU y su nivel de cumplimiento, la auto
evaluación y las listas de chequeo.

Nivel Grupal/Individual:

Seguimiento a través de la
observación en el puesto de trabajo, entrevistas,
encuestas, pruebas y opiniones de los profesores de aldea o
estudiantes.

Evaluación de la efectividad del
aprendizaje este es el indicador del aprovechamiento
académico y se evalúa a través de
exámenes escritos, orales, ejercicios
teórico-prácticos, entre otros.

Para las acciones del Club de Entrenadores se
propone utilizar la técnica de cuestionario o prueba de
habilidades conocida como "Pretest-Postest" que se utiliza
para cursos de tipo técnico o aptitudinales. En ella se
mide las variaciones sufridas en el aprendizaje, tomando dos o
más puntos de comparación.

Prestes: Consiste en aplicar un cuestionario o
prueba de habilidades para medir la situación en la que se
encuentra el capacitado antes de iniciar el
curso.

Postes: Consiste en aplicar el mismo cuestionario
o prueba después de realizado el curso. Finalmente
los resultados se evaluarán y darán los efectos
obtenidos con la capacitación para ello es prudente
reflejar los resultados obtenidos en la

Tabla. 2

Tabla 2. Resultados del
cuestionario.

Ganancia absoluta: incremento de
calificación entre Prestest y Postest.

Ganancia relativa: El porcentaje de ganancia
entre Prestest y Postest, tomando como 100% en rango entre el
Prestes y Postes y el máximo de calificación
(100).

Para las acciones de cursos cortos a través de
las AU se propone la realización de exámenes o
pruebas a base de respuestas de Verdadero o Falso, pruebas de
elección múltiple, pruebas de frases incompletas,
pruebas de coincidencia, exámenes orales o
combinados.

Etapa 4. Retroalimentación del
proceso.

Una etapa de vital importancia es esta de
retroalimentación puesto que es la que permite que el
proceso de Capacitación y Desarrollo se ejecute de manera
correcta y cumpla sus objetivos.

La retroalimentación tendrá tres momentos:
Antes de iniciar la puesta en marcha del Plan y/o Programa de
Capacitación.

• Antes de iniciar la puesta en marcha del Plan y/o
  Programa de Capacitación.

• Durante la marcha del proceso con inspecciones,
  controles y visitas de trabajo.

• Transcurrido un tiempo después, para ver la
  efectividad y el impacto del propio proceso, fundamentalmente
  con el criterio de los clientes que son atendidos por el
  capital humano de la aldea universitaria.

Conclusiones

Como resultado del análisis de este
capítulo se derivaron las conclusiones parciales
siguientes:

• El diseño del procedimiento general
  desarrollado para el proceso de Capacitación de los
  coordinadores de programa de formación de las aldeas
  universitarias se incluye cuatro (4) etapas que se subdividen
  en diez (8) pasos, las cuales deben ser observadas en toda su
  extensión, pues la violación de algunas de
  ellas no permite obtener los resultados esperados.

• En el procedimiento general propuesto, se incluye
  como un aporte la realización de un diagnóstico
  de La GCH mediante el modelo de Beer, no sólo como
  punto de partida para detectar la necesidad de realizar un
  análisis de la capacitación y desarrollo del
  capital humano como base para elaborar los planes de
  Capacitación, sino también por la influencia
  que esto tiene en el desarrollo de las demás
  actividades claves de La GCH.

• El procedimiento general propuesto permite:
  planificar la capacitación con carácter
  estratégico y táctico, en correspondencia con
  la estrategia y objetivos de la organización, definir
  los perfiles de competencia para cada cargo u
  ocupación, incorporando el enfoque de competencias y
  detectar las necesidades formativas, integrando las
  necesidades organizacionales, funcionales e
  individuales.

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  formación (Ide) Editorial Deusto, S.A.
  Madrid.

Autor:

Prof. Rosely Josefina Galarraga Martínez.

Dr. Carlos Cristóbal
Martínez Martínez.

Centro de Estudios
Turísticos

Universidad Central "Marta Abreu" de Las
Villas.