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El proceso de la administración de ventas



  1. Introducción
  2. El proceso
    administrativo
  3. Administración profesional de
    ventas
  4. Megatendencias que
    afectan a la administración de
    ventas
  5. Métodos de
    marketing para ventas
  6. Importancia de las
    ventas como carrera
  7. Conclusión
  8. Anexos

Introducción

La administración de ventas está
interesada en el aspecto de la dirección del personal de
ventas y de las operaciones de marketing de una
compañía.

Una buena administración de ventas nos
llevará a conseguir los objetivos que nos hemos propuesto.
Por ello, la Administración de Ventas, cobra una
importancia mayor si además la empresa está en
proceso de crecimiento.

En términos de relaciones con el personal, esta
responsabilidad va desde el reclutamiento, entrenamiento y
motivación del personal de ventas, hasta la
evaluación de su desempeño y la
determinación de las medidas correctivas que se hagan
necesarias.

El gerente de ventas también debe involucrarse en
labores de estrategia tales como Planificación y
Dirección del programa de Marketing para cada sector o
área geográfica, así como en el
análisis de los resultados y la toma de medidas
correctoras para la mejora como las de las oportunidades
potenciales.

Pero una gestión eficiente es complicada ya que
tratamos con gente, con personas, sean los propios comerciales o
nuestros clientes, por ello nunca, nunca hemos de olvidarnos de
su correcta y sacrificada gestión.

El proceso
administrativo

1.1.1 Elementos y principios del proceso
administrativo.

Importancia, concepto y principios de
la

Administración.

Características de los principios de
adm.

Descripción y aplicación de los
elementos adm. en el área de ventas
.

Proceso administrativo

La Administración es un arte cuando
interviene los conocimientos empíricos. Sin embargo,
cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la
práctica con técnicas, se denomina
Ciencia.

Las técnicas son esencialmente
formas de hacer las cosas, métodos para lograr un
determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.A partir de
estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de
la función de Administración que Fayol definiera en
su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y
Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los
autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso
Administrativo como núcleo de su teoría; con sus
Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y
Controlar.Autores como Urwick define el proceso administrativo
como las funciones del administrador, con siete (7) elementos que
se detallan a continuación:1. Investigación2.
Planificación3. Coordinación4. Control5.
Previsión6. Organización7. ComandoKoontz y
O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco (5)
elementos:1. Planificación2. Designación de
Personal3. Control4. Organización5. DirecciónMiner
define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:1.
Planificación2. Organización3. Dirección4.
Coordinación5. ControlLa Administración es la
principal actividad que marca una diferencia en el grado que las
Organizaciones le sirven a las personas que afectan.El
éxito que puede tener la Organización al alcanzar
sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones
sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes
realizan debidamente su trabajo, es probable que la
organización alcance sus metas, por lo tanto se puede
decir que el Desempeño Gerencial se mide de acuerdo al
grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso
Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la
diferencia de otras Organizaciones.I. Chiavenato en su libro
Fundamentos de Administración, organiza el Proceso
Administrativo de la siguiente manera.

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Las Funciones del Administrador, como un proceso
sistemático; se entiende de la siguiente
manera:

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El Desempeño de las funciones
constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a
continuación:

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Las funciones del administrador, es decir
el proceso administrativo no solo conforman una secuencia
cíclica, pues se encuentran relacionadas en una
interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso
Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo,
como se muestra en el siguiente gráfico:

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Las funciones Administrativas en un enfoque
sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se
consideran aisladamente los elementos Planificación,
Organización, Dirección y Control, son solo
funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro
elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un
enfoque global de interacción para alcanzar objetivos,
forman el Proceso Administrativo.

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Fuente: Introducción a la Teoría General
de la Administración. Autor: I. Chiavenato.

Según el libro Administración una
perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick,
las funciones del administrador son: Planificación,
Organización, Dirección y Control que conforman el
Proceso Administrativo cuando se las considera desde el punto de
vista sistémico. Fayol señala que estos elementos
se aplican en negocios, organizaciones políticas,
religiosas, filantrópicas y militares.

Administración profesional de
ventas

¿QUÉ ES UN GERENTE DE
VENTAS?

Un vicepresidente de Mead Johnson & Company describe
al gerente de ventas de la siguiente manera; un gerente de ventas
es muchas cosas para muchas personas! Es un maestro, un
capacitador y un entrenador. Es un reclutador, un empleador y un
consejero. Es un líder de su grupo y un seguidor y
realizador de las políticas, planes y programas de la
compañía, es un tomador de decisiones, un
compañero de equipo, un árbitro y un juez, es un
consejero, un supervisor y un amigo, desarrollador y soporte de
su personal pero en ocasiones también debe ser un
ejecutador.

Los gerentes de ventas planeen, dirijan y controlen las
actividades del personal de ventas de una organización. Al
llevar a cabo estas responsabilidades, los gerentes de ventas 1)
preparan planes y presupuestos de ventas; 2) establecen las metas
y objetivos de la fuerza de ventas; 3) calculan la demanda y
pronostican las ventas; 4) determinan el tamaño y la
estructura de la fuerza de ventas de la organización; 5)
reclutan, seleccionan y capacitan a los vendedores; 6) designan
los territorios de ventas, establecen cuotas de ventas y definen
estándares de desempeño; 7) compensan, motivan y
guían a la fuerza de ventas ; 8) conducen el
análisis del volumen de ventas, su costo y utilidades; 9)
evalúan el desempeño de la fuerza de ventas; y 10)
monitorean la conducta ética y social de la fuerza de
ventas.

QUE SE NECESITA PARA SER GERENTE DE VENTAS EN PROCTER
& GAMBIE

Deben ser administradores de personas físicas,
buenos tomadores de decisiones, que resuelvan los problemas
creativamente y comunicadores sobresalientes. También
deben trabajar muy cerca con otras disciplinas, como parte de
todo equipo de marketing. El gerente de ventas también es
responsable de "hacer que las cosas sucedan" en el
mercado.

Para ser feliz en la gerencia de ventas se deben amar
los retos porque estos se tendrán cada día. Se debe
ser lo suficiente duro para reponerse cuando un cliente le da la
espalda, lo suficiente creativo para resolver problemas por su
cuenta, lo suficiente motivado como para fijarse a si mismo metas
altas y después luchar para sobrepasarlas. Y se debe amar
el trabajo con las personas, porque es la esencia del
trabajo.

RESPONSABILIDADES BÁSICAS DE UN GERENTE DE
VENTAS

El gerente de ventas debe lograr sus deberes de un
esquema mayor de objetivos organizacionales, estrategias de
marketing y objetivos de mercado en tanto que monitorea de forma
continua el macroámbito (factores tecnológicos,
competitivos, económicos, legales, culturales y
éticos) y todo aquello publico de la
compañía (empleados, proveedores, la comunidad
financiera, los medios, los accionistas, los grupos especiales de
interés, el gobierno y el público en
general).

La planeación es la primera tarea de los gerentes
de ventas, por que proporciona la dirección y la
estrategia para todas las decisiones y las actividades de la
gerencia de ventas. Se hacen planes en cada nivel
jerárquico de la compañía. Al nivel del
director general, la planeación se orienta principalmente
al refinamiento de la admisión de la
compañía, al establecimiento de metas y objetivos,
al trazo de estrategias generales y al desarrollo de presupuestos
totales.

Las metas de ventas proporcionan a la fuerza de ventas a
largo plazo y un propósito general, en tanto que los
objetivos de ventas establecen claramente los resultados que se
deben alcanzar de un periodo especifico.

El pronóstico de ventas es la piedra angular que
apoya las demás decisiones de la compañía,
por tanto los errores en el pronóstico pueden ser
desastrosos. Los gerentes de ventas deben estimar el potencial
del mercado para la industria y el potencial de ventas para la
compañía antes de desarrollar un pronóstico
de ventas final sobre el cual basar toda su planeación y
presupuesto operacional para su fuerza de ventas.

El reclutamiento es la tarea de traer personal
calificado para emplearlo. Incluye la identificación de
fuentes de candidatos potenciales para ventas, métodos
para localizarlos y estrategias para atraerlos a presentar su
solicitud para un puesto de ventas, el gerente debe de idear un
sistema para medirlos contra requisitos predeterminados del
puesto. El proceso de inducción se incluye una
explicación de las responsabilidades del puesto y las
expectativas administrativas, presentación a sus
compañeros de trabajo, así como ayuda para que se
ajusten social y psicológicamente a la organización
y algunas veces también a la comunidad.

Un territorio de ventas es un segmento de mercado o
grupo de clientes presentes y potenciales que comparten algunas
características comunes al comportamiento de compra. Se
deben comparar los territorios sobre las bases de potencial de
ventas, lo que a su vez decidirá las cuotas de ventas
individuales (las metas motivacionales que se asignen a toda la
fuerza de ventas y a los vendedores individualmente.

Para alcanzar la meta más importante de mejorar
las utilidades, los gerentes de ventas deben analizar las
relaciones de volumen, el costo y las utilidades a través
de las líneas de producto, territorios, clientes
vendedores y funciones de ventas y marketing. Este
análisis busca identificar artículos no redituables
para que los gerentes de ventas tomen alguna acción
correctiva oportuna para distribuir mejor esos esfuerzos de
ventas y mejora la rentabilidad.

La medición y volumen del desempeño de la
fuerza de ventas todo esto a través de cualquier sistema
con sentido para evaluar a los vendedores necesita descripciones
de puesto y acuerdo mutuo respecto a los estándares de
desempeño. Los estándares para la medición
del desempeño pueden incluir 1) comparaciones de vendedor
a vendedor, 2) comparaciones del desempeño actual contra
el pasado y 3) comparaciones del desempeño.

Las actividades de ventas de campo y las funciones de
marketing de las oficinas centrales deben mezclarse si se busca
que los esfuerzos de marketing totales de la
compañía sean eficaces y eficientes. El soporte de
marketing de las oficinas centrales para las ventas, ayudas de
venta, exhibiciones, publicidad de producto, investigación
de mercado, planeación del marketing y venta, pronostico,
planeación y desarrollo de producto, desarrollo de mercado
y relaciones públicas. Una razón poderosa para esta
cooperación entre la fuerza de ventas de campo y de las
oficinas centrales de marketing es la capacidad de
sustitución parcial de las cuatro herramientas
promocionales.

En la mayoría de los casos, no se percibe que los
gerentes de ventas se desempeñen tan bien como debieran
por estas razones: 1) criterios de selección deficientes
para promocionarlos al a gerencia de ventas 2) programas de
entrenamiento deficientes para la gerencia de ventas, 3) falta de
orientación de marketing en el manejo de las operaciones
de ventas y 4) mezcla insuficiente de las actividades de ventas y
marketing.

Para que los gerentes de venteas realicen un trabajo
optimo, es importante el apoyo de la alta gerencia. Los criterios
de desempeño gerenciales como acreditación de
utilidades e informes orientados a la decisión de las
oficinas centrales pueden ayudar mucho a permitir a los gerentes
de ventas aumentar la productividad y la generación de
utilidades de la fuerza de ventas.

Megatendencias
que afectan a la administración de
ventas

Diversas tendencias muy aceleradas hacen que el trabajo
de la gerencia de ventas sea complejo:

* Competencia extranjera intensa

* Expectativas cada vez mayores de los
clientes

* Mayor pericia del comprador

* Desarrollos revolucionarios en tecnología
computacional y comunicaciones

* Entrada de las mujeres t de las minorías a la
carrera de ventas

* Énfasis creciente en el control de los
costos

Para adaptarse exitosamente a estas "Megatendencias",
las compañías progresistas están ampliando
significativamente el concepto de gerencia de ventas. Existe una
mayor integración de las funciones de ventas y marketing.
Los gerentes de ventas de campo están adquiriendo un mejor
conocimiento de las actividades del marketing en las oficinas y
el equipo marketing de las oficinas centrales está
obteniendo un mejor rendimiento de la administración de
ventas y de las ventas.

En la actualidad toda empresa que quiera crecer o
mantenerse necesitara ampliar significativamente el concepto del
puesto de gerente de ventas y dar mayor importancia a la
selección y capacitación

1.3 Venta Personal.

1.3.1 El profesional de ventas.

VENTA PERSONAL

La Venta Personal es la más poderosa forma de
comunicación persuasiva, y representa el último
eslabón del ciclo de convencimiento del cliente. El
elemento principal en esta forma de comunicación, es la
capacidad de retro alimentación inmediata al
receptor.

Se dice que no habrá nunca una venta en la cual
no termine mediando un ser humano: el vendedor.

Las principales funciones de la venta personal son las
siguientes:

– Informar.

– Persuadir.

– Desarrollar actitudes favorables hacia el producto y
la empresa.

– Ofrecer un servicio al cliente (durante la venta y
después de ella).

– Actuar como nexo entre el mercado y la empresa
(informar de posibles cambios en el mercado, sugerir mejoras,
etc.).

El vendedor ejerce un papel esencial a la hora de
cumplir los objetivos de la empresa. No debemos olvidar que el
vendedor es la primera imagen que ofrece la organización,
puesto que el encargado de atender al cliente y, normalmente, la
percepción que el cliente se lleve será la que
proyectará después a la empresa en
general.

No hay una segunda oportunidad para dar una buena
primera impresión.

Por otra parte, también debemos tener en cuenta
que la venta personal es un trabajo muy duro. Entre otras
características, se requieren grandes dosis de paciencia,
buen humor, persistencia y perseverancia, además de una
gran capacidad de trabajo. El vendedor frecuentemente se halla
sometido a presiones, pues siempre hay resultados que se tienen
que alcanzar, nuevos mercados en los que hay que entrar, etc. Por
este motivo, son pocas las personas que, de entrada, quieren
desarrollar esta tarea.

CARACTERÍSTICAS DE LA VENTA
PERSONAL

Si tuviéramos que escoger una
característica que diferenciara la venta personal de los
otros instrumentos de promoción, ésta sería
la flexibilidad. Ello significa que no podemos considerar la
venta personal como un proceso estándar, sino como un
proceso con la posibilidad de adaptarlo a cada tipo de
situación, producto y cliente.

La venta personal también posibilita una
comunicación directa entre vendedor y comprador. En este
proceso el vendedor puede aclarar dudas, ampliar
características que muchas veces no detallan los
catálogos y, al mismo tiempo, le permite adquirir una
primera opinión del comprador.

Un rasgo muy importante de la venta personal es que
normalmente acaba el proceso de negociación y cierra la
venta. Podemos considerarla un instrumento para finalizar
acciones comerciales iniciadas con otros instrumentos como la
publicidad, las promociones, etc.

Por otra parte, la venta personal no sólo
proporciona ventajas; también presenta
características negativas. Una de ellas es la
limitación temporal, es decir, la dificultad de llegar a
muchos clientes en tiempos reducidos. Como estamos viendo, la
mayoría de los problemas se plantean cuando hablamos de
costes; al tratarse de un instrumento caro, es de difícil
aplicación a productos de precio bajo. También en
relación con el aspecto económico, cabe decir que
un buen vendedor requiere una formación por parte de la
empresa, lo cual está provocando que muchas empresas los
acaben sustituyendo por máquinas.

EJEMPLO

De todos modos, en la vida cotidiana se demuestra que
continuamente estamos efectuando ventas. No es sólo el
empresario quien vende su producto, sino que cualquier persona se
encuentra involucrada en un proceso de venta. Pensemos en
cualquiera de vosotros. De alguna manera tenéis que
venderle a vuestro consultor que domináis el tema cuando
hacéis una prueba. O pensad en cualquiera de las personas
que actualmente gobiernan en el mundo; ellos han de demostrar que
están capacitados para hacerlo.

1.3.2 Responsabilidades de marketing en
ventas.

Métodos de
marketing para ventas

Dado que nos encontramos en un periodo de
recesión, las ventas de una empresa se ven disminuidas por
factores externos difícilmente controlables. Esto, da
mayor importancia todavía, a una buena estrategia
comercial y al seguimiento de un óptimo plan de
marketing.

– Descuentos por compras adelantadas, si el cliente nos
compra diez unidades del producto o diez sesiones de un servicio,
se beneficia con un 10%.

– Centrar esfuerzos en el que ya es cliente habitual,
ofrecer un servicio diferenciado. Información de novedades
y campañas. Muestras de productos. Descuentos en
próximos servicios o compras, etc.

– Información según perfiles. Dependiendo
del tipo de cliente que sea, le ofreceremos unos descuentos u
otros o le promocionaremos unas campañas u
otras.

– Programar campañas periódicamente
ofertando un determinado producto o servicio. Informando a toda
la base de datos de nuestros clientes bien por e-mail, bien por
carta. Esto se repite continuamente, por ejemplo una
campaña mensual.

– Despertar la necesidad que tiene de contratar nuestro
producto o servicio, que visualice él mismo su beneficio
particular, imaginando y disfrutando de algo que aún no
tiene pero le podemos ayudar a conseguirlo si se
decide.

– Utilizar un precio adecuado para cada cliente. No
todos tienen la misma solvencia económica. Aunque nuestro
producto o servicio sea el mismo, el cliente no lo es. Es
preferible perder un poco de nuestro margen de ganancia y
conseguir la venta, a perderla por completo.

– Aportar mucha creatividad y despertar las necesidades
del cliente en cualquiera de los medios de publicidad que
utilicemos.

– Marcar unos objetivos de ventas algo superiores a los
reales y ceñirnos al plan comercial y a la estrategia de
venta. Con un objetivo mayor, es probable que de no conseguirlo
quedemos más cerca del objetivo real.

– Las recomendaciones son fundamentales, pero no se debe
pedir a tu cliente que te recomiende a otra persona para ir a
tocarle la puerta.

Posibilidad de después de haber contratado un
servicio o producto, se beneficie de un vale descuento que
podrá utilizar tanto él como sus familiares y
amigos. De esta forma si no tiene necesidad de usarlo, le
despertará a alguien esta misma necesidad con tal de no
desaprovecharlo. Habremos conseguido un cliente nuevo, y si no le
habremos vendido de nuevo al mismo, otro producto o
servicio.

– Un servicio bien hecho, una buena atención y en
definitiva un cliente satisfecho, a través de uno de los
canales más importantes de ventas, el boca a boca,
conseguirá que se hable bien de nosotros y a su vez nos
aportará nuevos clientes.

Importancia de
las ventas como carrera

El liderazgo y su importancia en las ventas

Cuando se habla de ventas, se habla también de
gente, de clientes, de vendedores, y de relaciones
interpersonales. Por esta razón, los vendedores tienen que
dar su mejor esfuerzo para desarrollar esas habilidades que le
van a permitir llegar al éxito.

Primero que todo, los vendedores deben ser persistentes
debido a que ellos enfrentan muchos obstáculos y negativas
a la hora de vender. Sin embargo, deben superar todas esas
dificultades para llegar a ser profesionales exitosos. Siendo un
vendedor, usted no puede darse por vencido fácilmente,
sino que debe enfocarse en lograr sus metas y considerar esos
obstáculos como un reto que le permitirá estar cada
vez más cerca de su meta. También, se debe tener
claro que es lo que se quiere alcanzar y la manera en que se va a
hacer realidad sin preocuparse por detalles que pueden afectar
negativamente el trato.

Un vendedor exitoso tiene que saber escuchar a sus
clientes y hacerles preguntas de calidad. Si un vendedor logra
descifrar lo que el cliente anda buscando, le será muy
fácil promocionar sus servicios o productos de una forma
acertada. Además, la única forma de hacer que el
cliente adquiera lo que usted ofrece es conociendo como
satisfacer sus necesidades y objetivos. Es importante que usted
también demuestre su pasión por las ventas en cada
momento que le sea posible, aún cuando el cliente
está hablando y usted escuchando. Los grandes vendedores
demuestran que son fieles apasionados de sus
compañías, las mercancías, y los clientes.
De esta forma, ellos animan al cliente a confiar en sus
productos, en la compañía, e inclusive en los
vendedores.

Cada vez que se encuentre al frente de un vendedor
exitoso, usted podrá reconocer que es gente que trabaja y
se hace responsable de su rendimiento y sus resultados. Los
buenos vendedores trabajan para mantener a los clientes
interesados en los productos o servicios que se le ofrecen, y a
la vez, ganar nuevos clientes. Las ventas demandan mucha
dedicación y responsabilidad para hacerle frente a los
problemas que vienen luego de vender un servicio o un producto.
Si usted no puede cerrar una venta o si la relación
cliente-vendedor se ve dañada por un motivo del cual usted
es responsable, solamente debe aprender de esas experiencias y
prepararse para intentarlo de nuevo y alcanzar el
éxito.

Conclusión

La administración no se basa en la propiedad, si
no en las habilidades que se obtienen por el conocimiento y la
exploración, es conseguir que las tareas se ejecuten de la
mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles para
alcanzar los objetivos.

Las ventas es lo mas importante en una empresa, por eso
se necesita personal altamente capacitado, que sepa mantener y
aumentar clientela, gracias a sus aptitudes, habilidades y
conocimientos.

Anexos

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Autor;

Ing.-Lic. Yunior Andrés
Castillo

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana

2011.

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