Propuesta de un diseño de indicadores de gestión del centro de investigación y gestión

CONTENIDO Introducción Objetivos Objetivo General
Objetivos Específicos El Problema Recopilación de
datos Situación Actual Marco Metodológico
Indicadores para Evaluar el Desempeño Análisis y
Resultados Análisis de datos Conclusiones
Recomendaciones

Introducción C.V.G Ferrominera Orinoco, C.A. es una
Empresa que se encarga de extraer, beneficiar, transformar y
suministrar mineral de hierro y derivados, con productividad,
calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al
sector siderúrgico nacional, en armonía con el
medio ambiente, con la participación protagónica de
los trabajadores y trabajadoras. Ferrominera Orinoco con la
finalidad de dar cumplimiento a lineamientos establecidos por la
Corporación Venezolana de Guayana (CVG), tiene como
objetivo dentro de su filosofía de Gestión la
política de promover la investigación, el
desarrollo tecnológico y la innovación, con base en
las necesidades de la organización, para mejorar
continuamente sus procesos y contribuir a la soberanía
productiva del país. La Gerencia de Centro de
Investigación y Gestión del Conocimiento, se
creó con la finalidad de ser el impulsor de proyectos de
investigación, desarrollo e innovación y de
garantizar la realización y cumplimiento de las
investigaciones en dichas áreas, con el fin de fortalecer
el proceso productivo de C.V.G Ferrominera, para llevar a cabo
dichas actividades es necesario contar con indicadores de
gestión eficaces y oportunos que permitan medir, comparar
y evaluar el comportamiento de la gestión. Los indicadores
de gestión son instrumentos valiosos para saber
cómo se pueden alcanzar mejores resultados en proyectos de
desarrollo y estos son aplicables para evitar sorpresas,
identificar oportunidades de mejoras, promoviendo el enfoque
basado en hechos para la toma de decisiones y la
generación de proyectos de mejora, entre otros.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar una propuesta de
Indicadores para medir la Gestión del Centro de
Investigación y Gestión del Conocimiento de C.V.G
Ferrominera Orinoco. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Realizar el
diagnóstico de la situación actual de los
Indicadores, informes, entre otros utilizados en el Centro de
Investigación y Gestión del Conocimiento de C.V.G
Ferrominera Orinoco. Recopilar antecedentes de la empresa y datos
e información de la Gerencia Centro de
Investigación y Gestión del Conocimiento.
Investigar información bibliográfica acerca de los
Indicadores de Gestión apropiados para aplicar en el
área. Elaborar la propuesta del diseño de los
Indicadores de Gestión para la Gerencia del Centro de
Investigación y Gestión del Conocimiento.

El Problema La Gerencia del Centro de Investigación y
Gestión del Conocimiento, se creó con la finalidad
de ser el impulsor de proyectos de investigación,
desarrollo e innovación y de garantizar la
realización y cumplimiento de las investigaciones en
dichas áreas, con el fin de fortalecer el proceso
productivo de C.V.G Ferrominera Orinoco y el cumplimiento de
otras actividades en el laboratorio de proceso y de la planta
piloto, entre otras funciones también se tiene garantizar
la oportunidad y eficacia en las investigaciones y el desarrollo
de los proyectos, en el área de concentración de
mineral de hierro, a fin de optimizar los procesos a
implementarse en el área. Para llevar a cabo dichas
actividades es necesario contar con indicadores de gestión
eficaces y oportunos que permitan medir, comparar y evaluar su
comportamiento de la gestión; en forma de medidas,
números, hechos, opiniones o percepciones que
señalen condiciones o situaciones específicas,
estos son instrumentos muy importantes para evaluar y obtener
resultados que generen datos con el propósito de optimizar
los procesos de desarrollo del Centro de Investigación y
Gestión del Conocimiento, medir e identificar cambios o
mejoras en una determinada condición o situación, a
través del tiempo para el cumplimiento de los objetivos,
planes, programas, asignaciones, solicitudes, análisis,
seguimientos, marco legal, entre otras funciones. Los Indicadores
de Gestión son instrumentos valiosos para saber
cómo se pueden alcanzar mejores resultados en proyectos de
desarrollo y estos son aplicables para evitar sorpresas,
identificar oportunidades de mejoras, promueve el enfoque basado
en hechos para la toma de decisiones y la generación de
proyectos de mejora, entre otros.

El Problema Actualmente la Gerencia del Centro de
Investigación y Gestión del Conocimiento no cuenta
con un diseño de indicadores de gestión que permita
realizar seguimiento, medición, análisis y mejora
de los procesos que ejecutan, con la finalidad de lograr los
objetivos planteados, esta posee una matriz de responsabilidades,
minutas, comunicaciones e informes de seguimiento semanales. La
propuesta de dicho diseño de indicadores de gestión
se hará para optimizar el proceso, hacer seguimiento,
control y evaluación simultáneamente en todas las
áreas y de manera objetiva. Esta Gerencia cuenta con
cuatro departamentos. Para cumplir con dicho requisito y
contribuir con el mantenimiento del sistema de gestión de
la calidad, la Gerencia del Centro de Investigación y
Gestión del Conocimiento requiere la propuesta de
diseño de dichos indicadores. La falta del indicador ha
influido directamente en el mejor funcionamiento y desarrollo de
las actividades propias de los departamentos y a su vez es un
requisito fundamental para la consolidación de la
Gerencia, por tal motivo, en el presente trabajo, se
diseñaran indicadores de gestión como instrumentos
de control que permitan medir el desempeño de la Gerencia
y de esta manera detectar alguna desviación sobre la cual
se podrán establecer, recomendaciones para la mejora,
acciones preventivas y/o correctivas. Con la propuesta del
diseño de indicadores de gestión, la Gerencia del
Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento
logrará realizar seguimiento y control de su
gestión de manera oportuna y eficaz además de dar
cumplimiento a una de las actividades establecidas dentro del
plan de implementación de la Gerencia CIGC y tomar las
acciones y decisiones apropiadas.

Para el Mes de Abril: Gerencia del C.I.G.C: – 01 Informe de
Gestión Mensual Dpto. de Gestión del Conocimiento:
– 01 Informe de gestión mensual – 01 Informe
técnico Dpto. Investigaciones Aplicadas: – 01 Informe
técnico Dpto. Lab. Tecnológicos: – 01 Informe de
gestión 01 Minuta de Reunión Para el Mes de Mayo:
Gerencia del C.I.G.C: – 01 Informe de Gestión Mensual
Dpto. Lab. Tecnológicos: – 01 Informe de gestión –
02 Minutas Dpto. Investigaciones Aplicadas: – 01 Plan de
divulgación del Sistema de Gestión – 01 Matriz de
Responsabilidades Para el Mes de Junio: Dpto. Investigaciones
Aplicadas: – 02 Informe técnico Dpto. de Gestión
del Conocimiento: – 01 Informe técnico Dpto. Lab.
Tecnológicos: – 01 Informe de gestión 02 Minutas de
Reunión. Referencia Bibliográfica: Rincón
Bermúdez, Rafael David. “Los indicadores de
Gestión Organizacional”. Artículo, Una
Guía para su definición. Pérez Jaramillo,
Carlos Mario. “Curso Índices de
Gestión” Direcciones Electrónicas:
http://www.slideshare.net/jcfdezmxmanag/indicadores-de-gestin-1031612
http://www.monografias.com/trabajos55/indicadores-de-gestion/indicadores-de-gestion2
http://www.monografias.com/trabajos87/diseno-sistema-evaluacion-gestion-mantenimiento/diseno-sistema-evaluacion-gestion-mantenimiento3
http://planning.co/bd/archivos/Octubre1998.pdf
http://www.gestiopolis.com/innovacion-emprendimiento/indicadores-de-gestion-para-pymes.htm
En el actual estudio, la población está integrada
por los informes de gestión, minutas, matriz de
responsabilidades, entre otros, que se presenta en la Gerencia de
C.I.G.C de la empresa C.V.G Ferrominera Orinoco y la muestra por
los informes de gestión del periodo comprendido entre (los
meses de marzo, abril y mayo) de 2011. RECOPILACIÓN DE
DATOS

RECOPILACIÓN DE DATOS

La Gerencia del Centro de Investigación y Gestión
del Conocimiento no cuentan con un diseño de indicadores
de gestión que permita realizar seguimiento,
medición, análisis y mejora de los procesos que
ejecutan, con la finalidad de lograr los objetivos planteados,
esta posee una matriz de responsabilidades, minutas,
comunicaciones e informes de seguimiento semanales. La propuesta
de dicho diseño de indicadores de gestión se
hará para optimizar el proceso, hacer seguimiento, control
y evaluación simultáneamente en todas las
áreas y de manera objetiva. La Gerencia del C.I.G.C
garantiza la investigación, desarrollo, resguardo e
innovación mediante un seguimiento a través de
informes de Gestión mensual, el propósito del
presente informe es proporcionar información de la
Gerencia y en vista de no haberse elaborado informes de
gestión en periodos anteriores, se procede a partir de
este año en el mes de abril con la entrega mensual de
dicha información para darle cumplimiento a los
lineamientos de la Gerencia General. SITUACIÓN
ACTUAL

En cuanto a la Matriz de responsabilidades a fin de obtener una
visión global respecto a los avances de las metas desde el
punto de vista metodológico, se aplica la matriz de
ponderaciones a los objetivos de la gestión así
como la escala de valor aplicado según la técnica
de semaforización. Los responsables de las actividades
listadas en la matriz de responsabilidades de la Gerencia del
C.I.G.C, deben ser enviadas una vez a la semana toda la
información generada de la misma como son cronogramas,
avances, minutas de reuniones realizadas donde se especifican los
objetivos, las decisiones, los responsables, la fecha en que debe
iniciar y finalizar dichos objetivos, los informes
técnicos, presentaciones, variaciones, entre otros, al
departamento de Planificación y Control y también
al responsable que prepara el informe de Gestión mensual.
La mejora continua de la gestión hay que planificarla,
ejecutarla, medirla y evaluarla. De esta manera sabremos si el
resultado de ésta, ha superado el valor planificado.
SITUACIÓN ACTUAL

MARCO METODOLÓGICO DISEÑO DE LA
INVESTIGACIÓN Esta investigación tiene como
propósito, realizar una propuesta de un diseño de
indicadores de gestión requerido por la Gerencia de Centro
de Investigación y Gestión del Conocimiento de
C.V.G Ferrominera Orinoco que permita medir, comparar y evaluar
el comportamiento de la gestión siendo eficaces y
oportunos. Por ello, la investigación es tratada como una
propuesta de diseño no experimental, porque estudia los
hechos tal y como se presentan en su contexto natural, sin
alterar o influenciar ninguna de las variables. TIPO DE
INVESTIGACIÓN La investigación presenta varios
enfoques de acuerdo a sus características,
lográndose definir según los siguientes tipos:
Según el nivel de profundidad: Investigación
Descriptiva, ya que se busca describir e identificar informes de
gestión, minutas de Ferrominera, a modo de exponer la
situación actual de los mismos. Se considera de tipo
evaluativo ya que se busca establecer una propuesta de
diseño de indicadores de gestión.
Información Documental del archivo existente, tanto en
archivos como físico. Según la estrategia:
Investigación de Campo, ya que se tiene contacto directo
con el personal de la Gerencia del Centro de Investigación
y Gestión de Conocimiento y los datos son propios de los
informes de gestión, además de verificar la matriz
de responsabilidades mediante la observación directa. La
estrategia es fundamentada en el análisis de una propuesta
de un indicador de gestión proveniente de normas
básicas que a través de datos nos permitan conocer
si una o varias actividades que se desarrollan en la empresa
evolucionan de acuerdo a lo que esperamos, para analizar
situaciones o procesos dentro de la organización de la
empresa y tomar decisiones de acuerdo al estudio realizado y
así determinar cómo y de dónde obtener
indicadores con el objetivo de obtener mayor información
para garantizar la investigación. Según la
duración: Investigación transaccional, dado que el
estudio se realiza en un período de tiempo determinado, no
mayor de 4 meses.

POBLACIÓN Y MUESTRA La población se refiere al
objeto de la investigación siendo el centro de la misma, y
de ella se extrae la información requerida para el estudio
respectivo, es decir el conjunto de datos; que siendo sometidos
al estudio, poseen características comunes para
proporcionar los mismos. En el actual estudio, la
población está integrada por los informes de
gestión, minutas, matriz de responsabilidades, entre
otros, que se presenta en la Gerencia del C.I.G.C de la empresa
C.V.G Ferrominera Orinoco y la muestra por los informes de
gestión del periodo comprendido entre (los meses de marzo,
abril y mayo) de 2011. MARCO METODOLÓGICO

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS:
Para la recolección de datos, se adoptaron ciertas
técnicas: Entrevistas no estructuradas, para facilitar la
obtención de información, opiniones, referencias y
conocimientos técnicos, donde se interrogaron al personal
encargado del sistema, obteniendo como resultado la
información actualizada, precisa y detallada de los
informes de gestión. Se realiza una observación
directa de los informes de gestión de la Gerencia de
C.I.G.C donde se manejó toda la información
referente al seguimiento y cumplimiento de actividades.
Referencia Bibliográfica, estos comprenden la
revisión bibliográfica realizada con el objeto de
obtener los conceptos básicos que sirvieron de fundamento
teórico para el desarrollo de este estudio. Se analizaron
todas las fuentes de información posible como: matriz de
responsabilidades, minutas, publicaciones en Intranet,
relacionados a los indicadores de gestión. MARCO
METODOLÓGICO

PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN Para realizar la
investigación y cumplir con los objetivos, se realizaron
los siguientes pasos: Charlas de inducción, donde se
conoció los riesgos laborales existentes, las normas de
seguridad y la política de calidad que tiene la empresa
Obtención y revisión de informes anteriores
relacionados a los indicadores de gestión. Conocimiento de
los departamentos que forman parte de la Gerencia del C.I.G.C, lo
que permitió estar en contacto directo con el personal de
trabajo, obteniéndose una mejor visualización de la
situación actual, y de esta manera tener una perspectiva
del problema que existe en el seguimiento y cumplimiento de las
actividades y recopilar toda la información acerca de
esta. Revisión de la bibliografía relacionada con
el tema para la realización del marco teórico.
Realizar el diagnóstico de la situación actual de
la estructura de la matriz de responsabilidad de la Gerencia de
C.I.G.C. Establecer la propuesta para el diseño y calcular
los indicadores de gestión para la Gerencia mediante un
análisis del comportamiento de los datos en el
período de estudio conllevaría a la
determinación de la eficacia de los objetivos y
estrategias planteados. Diseñar la propuesta del modelo de
indicador de gestión que permita clasificar y determinar
la eficiencia asociados a la gerencia de C.I.G.C durante el
periodo en estudio (Abril, mayo, junio de 2011). Determinar el
valor de los indicadores para observar el comportamiento.
Elaboración de la presentación de los resultados.
MARCO METODOLÓGICO

INDICADORES PARA EVALUAR EL DESEMPEÑO Eficacia Grado en
que se logran los objetivos y metas de un plan, es decir, cuanto
de los resultados esperados se alcanzo. La eficacia consiste en
concentrar los esfuerzos de una entidad en las actividades y
procesos que realmente deben llevarse a cabo para el cumplimiento
de los objetivos formulados. Generalmente se emplea la siguiente
fórmula para realizar las evaluaciones: E= (RA/ RE) x 100
Donde: E: Eficacia RA: Resultado Alcanzado. RE: Resultado
Esperado.

ANÁLISIS Y RESULTADOS METODOLOGÍA PARA PROPONER Y
DISEÑAR INDICADORES DE GESTIÓN EN FERROMINERA
ORINOCO. En FERROMINERA ORINOCO se puede establecer una
metodología para la formulación de indicadores de
gestión con la finalidad de estandarizar para todas las
unidades la manera de realizar esta actividad. Es por ello que es
necesario conocer dicha metodología para poder llevar a
cabo la propuesta del diseño de los indicadores de
gestión de la Gerencia del Centro de Investigación
y Gestión del Conocimiento. La metodología para la
propuesta del diseño de indicadores de gestión,
consta de cinco (5) pasos, los cuales son: Paso 1:
Revisión del diagrama de Caracterización de la
Unidad. Paso 2: Identificar parámetros o variables
esenciales de medición de los procesos de la unidad o el
Sistema. Paso 3: Identificación de parámetros o
variables esenciales de medición del producto o servicio
de la unidad o el Sistema. Paso 4: Relacionar parámetros
de medición de productos, servicios o procesos. Paso 5:
Normalización de los Indicadores a través de los
siete puntos del Indicador.

Normalización del Indicador I.- OBJETIVO Documentar las
condiciones necesarias para el cálculo, aprobación,
revisión, actualización y manejo del indicador de
Eficacia de la Gerencia del Centro de Investigación y
Gestión del Conocimiento, con el fin de medir y controlar
el cumplimiento de las actividades de cada departamento que
conforma la Gerencia. II.- ALCANCE Este documento aplica para el
indicador declarado, asociado al cumplimiento de los objetivos de
la Gerencia del Centro de Investigación de Gestión
del Conocimiento y cada departamento. III.- NORMALIZACIÓN
DEL INDICADOR Indicador de Gestión para medir la eficacia
del Cumplimiento de los objetivos de la Gerencia C.I.G.C
ANÁLISIS Y RESULTADOS

Definición del indicador Definición Conceptual
Expresa la relación porcentual entre el resultado
alcanzado del desempeño de los Objetivos de Gestión
que fueron devueltas y el resultado esperado total del
desempeño de los Objetivos de Gestión entregadas en
un periodo determinado. Campo de aplicación Considera
actividades asociadas a la Revisión, Aprobación,
Cumplimiento y Seguimiento de las actividades emitidas por la
Gerencia del C.I.G.C destinadas a cada departamento que la
conforma. Expresión Matemática CO= RA / RE X 100
Donde: CO: Cumplimiento de los Objetivos de la Gerencia. RA:
Resultados Alcanzados de los Objetivos realizados. RE: Resultados
Esperados y/o programados de los Objetivos por parte de la
Gerencia. Unidad de Medida: Porcentaje (%) Objetivo del Indicador
Medir la eficacia de los objetivos de gestión, mediante el
seguimiento y control del cumplimiento de las actividades
programadas de la Gerencia del Centro de Investigación y
Gestión del Conocimiento, con el fin de detectar
desviaciones que permitan definir acciones correctivas y/o
preventivas dirigidas a mejorar dicho proceso y asegurar que la
mayor parte de las actividades entregadas no presenten detalles
que amerite una devolución a la gerencia o a cada
departamento del Centro de Investigación y Gestión
del Conocimiento. ANÁLISIS Y RESULTADOS

(Gp:) 100 (Gp:) 198 (Gp:) TOTAL (Gp:) Eficacia: cumplimiento de
las actividades esperadas (Gp:) (Gp:) 15,15 (Gp:) 30 (Gp:)
Planificación y Control (P&C) (Gp:) Eficacia:
cumplimiento de las actividades esperadas (Gp:) 33,84 (Gp:) 67
(Gp:) Laboratorio Tecnológico (LT) (Gp:) Eficacia:
cumplimiento de las actividades esperadas (Gp:) . (Gp:) 17,17
(Gp:) 34 (Gp:) Investigaciones aplicadas (IA) (Gp:) Eficacia:
cumplimiento de las actividades esperadas (Gp:) (Gp:) 33,84 (Gp:)
67 (Gp:) Gestión del Conocimiento (GE) (Gp:) Nombre
indicador (Gp:) Fórmula (Gp:) % (Gp:) Total de actividades
a laFecha (N°.) (Gp:) Unidad de CIGC Propuesta 1: Es una base
ponderativa que mide la carga de actividades que tiene cada
departamento de manera eficaz. Cada Departamento cuenta con una
serie de Objetivos y actividades a realizar las cuales se pueden
cuantificar, para así poder medir el porcentaje de
actividades realizadas a través de la eficacia. Plan 100 %
Plan : número total 198 Actividades PROPUESTA
PONDERACIÓN DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTO GC= (TOTAL
ACT. ALCANZADAS/ TOTAL ACT. ESPERADAS) x 100 IA= (TOTAL ACT.
ALCANZADAS/ TOTAL ACT. ESPERADAS) x 100 GC= (TOTAL ACT.
ALCANZADAS/ TOTAL ACT. ESPERADAS) x 100 P&C= (TOTAL ACT.
ALCANZADAS/ TOTAL ACT. ESPERADAS) x 100

CONDICIONES DE PONDERACIÓN (Gp:) = 80% (Gp:) Los valores
del indicador se encuentran fuera de control. Denota que el
indicador al estar dentro de este rango debe arrojar una
señal de tomar una corrección y/o acción
correctiva. (Gp:) ALERTA (Gp:) > 80% < 96% (Gp:) Los
valores indicados se encuentran en alerta, denota que el valor
obtenido al estar en este rango está arrojando una
señal de advertencia y/o precaución, que
dependiendo el comportamiento futuro pueden estar
tomándose acciones preventivas. (Gp:) PRECAUCION (Gp:) =
96% (Gp:) Los valores del indicador se encuentran dentro del
rango de control (bajo control) (Gp:) EQUILIBRIO (Gp:) RANGO
(Gp:) SIGNIFICADO (Gp:) CONDICIÓN A fin de obtener una
visión global respecto a los avances de las metas desde el
punto de vista metodológico, donde se aplica la matriz de
ponderaciones a los objetivos de la gestión así
como la escala de valor aplicado según la técnica
de semaforización se mantiene el criterio de la
ponderación utilizada de la empresa para medir el
resultado de los objetivos estratégicos.

ANÁLISIS Y RESULTADOS A continuación se muestra la
propuesta de Indicadores de eficacia Generales de Gestión
para la Gerencia del Centro de Investigación y
Gestión del Conocimiento, para que la misma pueda tener un
mejor conocimiento amplio de su funcionamiento, además que
la información con que cuenta pueda ser confiable y
precisa. A fin de garantizar una toma de decisiones acertada y
que generen beneficios a la Gerencia. Esto es primordial hoy en
día, donde las empresas deben competir ofreciendo una
mejor calidad bien sea en su producto o servicio, con una mejor
eficiencia en su administración, y además los
clientes son cada vez más exigentes. Estas tienen que
explotar las ventajas competitivas. En este sentido, la propuesta
de los indicadores de gestión es una herramienta que les
permitirá obtener información cuantitativa (esto es
estadísticas, datos sobre avance de proyecto, plan de
trabajo, seguimientos, entre otros.) y cualitativa (la cual se
puede obtener a través de comentarios y observaciones de
alguna desviación o para mejorar el proceso), a
través de ellos podemos conocer el desempeño de la
gerencia, de los departamentos, un puesto de trabajo; lo cual nos
permitirá ver como estamos haciendo las cosas, incluso
identificar cualquier desviación que nos permita tomar
medidas correctivas a tiempo, los indicadores nos acercara a un
diagnostico sobre la situación actual de la
gerencia.

Propuesta 2: Es una base ponderativa que mide la carga de
proyectos que tiene cada departamento esperados de manera eficaz.
PROPUESTA PONDERACIÓN DE PROYECTOS POR DEPARTAMENTO (Gp:)
100 (Gp:) 28 (Gp:) TOTAL (Gp:) Eficacia: cumplimiento de los
proyectos esperados (Gp:) 32,14 (Gp:) 9 (Gp:)
Planificación y Control (P&C) (Gp:) Eficacia:
cumplimiento de los proyectos esperados (Gp:) 28,57 (Gp:) 8 (Gp:)
Laboratorio Tecnológico (LT) (Gp:) Eficacia: cumplimiento
de los proyectos esperados (Gp:) 25,00 (Gp:) 7 (Gp:)
Investigaciones aplicadas (IA) (Gp:) Eficacia: cumplimiento de
los proyectos esperados (Gp:) 14,29 (Gp:) 4 (Gp:) Gestión
del Conocimiento (GC) (Gp:) Nombre indicador (Gp:) Fórmula
(Gp:) % (Gp:) Total de Proyectos a la fecha (Nº.) (Gp:)
Unidad de CIGC (Gp:) GC= (TOTAL PROYECTOS ALCANZADOS/ TOTAL PROY.
ESPERADOS) x 100 (Gp:) IA= (TOTAL PROYECTOS ALCANZADOS/ TOTAL
PROY. ESPERADOS) x 100 (Gp:) LT= (TOTAL PROYECTOS ALCANZADOS/
TOTAL PROY. ESPERADOS) x 100 (Gp:) P&C= (TOTAL PROYECTOS
ALCANZADOS/ TOTAL PROY. ESPERADOS) x 100

Cada Proyecto debe tener una Planificación, un desarrollo,
una ejecución y la entrega este esta es una propuesta para
llevar el control de la carga de Proyectos que tiene cada
Departamento. MOTIVOS DE DESVIACIÓN OBJETIVO GENERAL
PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Actividades Ejecutadas
Actividades en Ejecución Prom/mensual Atendidas
Solicitudes Actividades por Ejecutar Fecha de Termino Fecha de
Inicio Avance del proyecto PROPUESTA PONDERACIÓN DE
PROYECTOS POR DEPARTAMENTO

(Gp:) ? de los seguimientos alcanzados (Gp:) ? de los
seguimientos esperados (Gp:) X 100 (Gp:) ? de actividades
alcanzadas (Gp:) ? de actividades esperadas (Gp:) X 100 (Gp:)
Jefe de Departamento (Gp:) = 96% (Gp:) Semanal (Gp:) Establecer
un porcentaje de cumplimiento de las actividades del plan de
trabajo en un periodo dado. (Gp:) Ca = (Gp:) Cumplimiento de las
actividades (plan de trabajo) (Ca): Es el número de
actividades alcanzadas con respecto al número de
actividades esperadas (Gp:) Jefe de Departamento (Gp:) = 96%
(Gp:) Mensual (Gp:) Establecer un porcentaje de cumplimiento de
seguimientos para controlar las actividades en un periodo
determinado. (Gp:) Csg = (Gp:) Cumplimiento de seguimientos
(Csg): Es el número de seguimientos alcanzados con
respecto al número de seguimientos esperados. (Gp:)
RESPONSABLE (Gp:) VALOR (Gp:) FRECUENCIA (Gp:) OBJETIVO (Gp:)
FORMULA (Gp:) DEFINICIÓN (Gp:) Entre los indicadores de
gestión del cumplimiento de actividades se encuentran los
de calidad que están relacionados con los ratios que nos
indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos, a
continuación se indicaran los siguientes: (Gp:)
Indicadores de Eficacia Generales de Gestión para la
Gerencia del Centro de Investigación y Gestión del
Conocimiento EJEMPLO: INDICADORES GUIAS: MENSUAL, TRIMESTRAL,
ANUAL, OTROS

EJEMPLO: INDICADORES GUIAS: MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL, OTROS
(Gp:) ? de reportes proy. alcanzados (Gp:) ? de reportes proy.
esperados (Gp:) X 100 (Gp:) ? de inf. de gestión
alcanzados (Gp:) ? de inf. de gestión esperados (Gp:) X
100 (Gp:) Jefe de Departamento (Gp:) 100% (Gp:) Mensual (Gp:)
Establecer un porcentaje de cumplimiento de la entrega de los
informes de gestión para un periodo determinado, para el
seguimiento de las estrategias y objetivos del Departamento.
(Gp:) Cig = (Gp:) Cumplimiento de informe de gestión
(Cig): Es el número de informe de gestión alcanzada
con respecto al número de informes de gestión
esperadas. (Gp:) Personal del Dpto (Gp:) 100% (Gp:) Mensual (Gp:)
Establecer un porcentaje de cumplimiento de avance real de
proyectos a través de reportes para un periodo
determinado. (Gp:) Crp = (Gp:) Cumplimiento de reportes de avance
de proyectos (Crp): Es el número de reportes de avances de
proyectos alcanzados con respecto al número de reportes
esperados.

(Gp:) ? de informes técnicos alcanzados (Gp:) ? de
informes técnicos esperados (Gp:) X 100 (Gp:) ? de
divulgaciones alcanzadas (Gp:) ? de divulgaciones esperadas (Gp:)
X 100 (Gp:) ? de las Solicitudes alcanzadas (Gp:) ? de las
Solicitudes esperadas (Gp:) X 100 (Gp:) Jefe de Departamento
(Gp:) Trimestral (Gp:) Establecer un porcentaje de cumplimiento
de solicitudes en un periodo dado. (Gp:) Cs = (Gp:) Cumplimiento
de solicitudes (Cs): Es el número de solicitudes
alcanzadas con respecto al número de solicitudes
esperadas. (Gp:) Jefe de Departamento (Gp:) 100% (Gp:) Semanal
(Gp:) Establecer un porcentaje de cumplimiento de las
divulgaciones para mantener informados a los trabajadores, para
dar a conocer los valores organizacionales de la empresa y estar
involucrados en el sistema de calidad. (Gp:) Cd = (Gp:)
Cumplimiento de divulgaciones (Cd): Es el número de
divulgaciones alcanzadas con respecto al número de
divulgaciones esperadas. (Gp:) Jefe de Departamento Y personal
del Dpto (Gp:) 100% (Gp:) Mensual (Gp:) Establecer un porcentaje
de cumplimiento de la entrega de los informes técnicos
para un periodo determinado, para el seguimiento de las
estrategias y objetivos del Departamento. (Gp:) Cit = (Gp:)
Cumplimiento de informe técnico (Cit): Es el número
de informe técnico alcanzado con respecto al número
de informe técnico esperado EJEMPLO: INDICADORES GUIAS:
MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL, OTROS

? de seguimientos alcanzados ? de seguimientos esperados X 100 ?
de Avance proyectos alcanzados ? de proyectos esperados X 100
(Gp:) Jefe de Departamento (Gp:) = 96% (Gp:) Mensual (Gp:)
Establecer un porcentaje de cumplimiento de avance de proyectos
alcanzadas por el Departamento. (Gp:) Cap = (Gp:) Cumplimiento de
avance de Proyectos (Cap): Es el numero de proyectos alcanzados
con respecto al numero de proyectos esperados. (Gp:) Personal del
Dpto. (Gp:) = 96% (Gp:) Mensual (Gp:) Establecer un porcentaje
del cumplimiento seguimiento de desarrollo del proyecto. (Gp:)
Sdp = (Gp:) Seguimiento de desarrollo del Proyecto (Sdp): Es el
número de seguimientos desarrollados alcanzados del
proyecto con respecto al seguimiento esperado. (Gp:) En los
indicadores de Gestión, un atributo muy importante es la
Oportunidad la cual la medición debe ser transparente y
entendible. La medición de los siguientes indicadores es
información importante para el logro de ese conocimiento
profundo de dichos proyectos que nos permite tomar decisiones
más adecuadas, bien sea para corregir estableciendo la
estabilidad deseada del mismo, bien sea para prevenir y tomar
decisiones antes de que se produzca la anormalidad indeseada,
así como diseñar elementos que accedan a
mantenerlas dentro de las tolerancias permitidas. EJEMPLO:
INDICADORES GUIAS: MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL, OTROS

ANÁLISIS DE DATOS Una vez obtenido y revisado la
recopilación de datos como son los informes de
gestión, informes técnicos, matriz de
responsabilidades y las minutas, la bibliografía
relacionada con el tema para la realización del marco
teórico, conocer los departamentos que forman parte de la
Gerencia del C.I.G.C y de realizar el diagnóstico de la
situación actual de la estructura de la matriz de
responsabilidades de la Gerencia de C.I.G.C se establece la
propuesta para el diseño de los indicadores de eficacia de
gestión para la Gerencia, se muestra a continuación
el comportamiento de los datos en el período de estudio de
los meses abril, mayo y junio de 2011: No hay manera de mostrar
un seguimiento sobre la planificación de la
ejecución de cada actividad. No se lleva un control
constante del avance de proyectos lo cual es de suma importancia
para seguir con otros proyectos y/o actividades. En los informes
de gestión e informes técnicos no se muestra d
forma detallada las mediciones que hacen a través del
indicador que estudia el número de actividades. No se
refleja en las minutas, informes de gestión, informes
técnicos, entre otros, de manera detallada las actividades
que están en ejecución y por ejecutar, estas son
necesarias para la gerencia para saber cual es el avance que
tiene cada proyecto o actividad. Solo se habla de las actividades
que fueron ejecutadas y algunos motivos de su desviación.
En las minutas de reuniones no se refleja la fecha de inicio y
culminación al responsable que este encargado de llevar a
cabo un proyecto.

INDICADORES GUIAS: MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL, OTROS La Propuesta
de Indicadores de eficacia Guías para cada Departamento:
Departamento de Laboratorios Tecnológicos: 13
Investigaciones Aplicadas: 10 Gestión del Conocimiento: 16
Planificación y Control : 6 Total CIGC : 45

CONCLUSIONES Se realizó un estudio detallado de los
informes de gestión, de los informes técnicos, de
las minutas, matriz de responsabilidades, lo cual permitió
construir a través de los análisis de datos un
total de 45 indicadores necesarios para una buena gestión
en cada departamento, donde se simplificaron a un total de 9
propuestas de indicadores de eficacia generales para la Gerencia
del Centro de Investigación y Gestión del
Conocimiento ya que esa cantidad es muy grande y no seria
eficiente ya que a la hora de aplicar dicha propuesta sea muy
sencilla y fácil de medir por parte de los responsables y
no perder tiempo a la hora de hacer el estudio. Se
diseñaron indicadores de eficacia de gestión
específicos para cada departamento, un total de dos (2) o
cuatro (4) indicadores necesarios, a fin de obtener una
visión global de los avance de objetivos, proyectos,
aplicándole la escala de valor según el rango de
desempeño para cada Departamento. En el
“Cálculo del Indicador”, procesará los
datos y calculará automáticamente el indicador,
además, mostrará información complementaria
e importante para la toma de decisiones. En la estructura
establecida para reportar el indicador se visualizará el
resultado obtenido del mismo, así como también,
información adicional que permitirá un
análisis más detallado de las posibles causas que
desvíen el indicador. La entrega a destiempo de los
informes de gestión, matriz de responsabilidad, minutas
entre otros, no solo depende de la Gerencia del Centro de
Investigación y Gestión del Conocimiento, sino
también de los otros responsables de cada departamento que
la conforman.

RECOMENDACIONES Implantar el indicador propuesto, con la
finalidad de que la Gerencia del C.I.G.C logre mejorar la calidad
del cumplimiento de los objetivos de Gestión, y de
ésta manera, aumentar la eficacia en cada departamento.
Antes de utilizar el sistema Cálculo del indicador, se
debe revisar y conocer el procedimiento de dicha actividad, el
cual está explicado en el manual del indicador. Mostrar
los resultados del indicador al personal de cada Departamento,
con la finalidad de que en conjunto establezcan acciones
preventivas y/o correctivas de las situaciones que se presenten.
Establecer acciones o normas para que los jefes de cada
departamento se comprometan y responsabilicen a cumplir con los
tiempos de entrega de los documentos (informes semanales,
mensuales, minutas, entre otros.).