Diseño de una propuesta de mejora al sistema control de gestión del proceso comercialización

Resumen

El presente trabajo consistió en la
aplicación de una Propuesta de Mejora al Proceso
Comercialización a través de la aplicación
de la metodología del Balanced Scorecard, la cual permite
implementar un adecuado sistema de control de gestión
basado en estrategias medibles a través el diseño
de objetivos que son traducidos en indicadores. Esta
investigación se consideró Proyecto tipo factible,
por ser una propuesta, además este proyecto engloba tanto
a un estudio de Campo como Documental. Para la recolección
de la información, se evaluaron los distintos procesos
llevados a cabo en Proceso Comercialización, además
se realizaron entrevistas tanto estructuradas como no
estructuradas del personal experto de dicho Proceso, esto
permitió diagnosticar la Situación Actual, para que
posteriormente se presentara la propuesta de mejora

Palabras Clave: Control de Gestión,
Objetivos estratégicos, Objetivos Operacionales,
Indicadores, Cuadro de Mando Integral, Balanced
Scorecard.

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, es indispensable para una
organización hacer uso de una herramienta que permita
llevar a cabo el cumplimiento de las actividades de los procesos
que desarrollan, que sea capaz de controlarlas y obtener los
resultados de las mismas; a esto puede llamársele control
de gestión, el cual permite llevar información del
cumplimiento de los objetivos fijados para una empresa que
permitan alcanzar metas y cumplir con el éxito
esperado.

Implementar el uso de un Balanced Scorecard,
traducirá la estrategia de una Organización o
Proceso en un conjunto de medidas de actuación, las cuales
proporcionan la estructura necesaria para construir el sistema de
Gestión antes mencionado.

Hoy en día, vemos como centenares de empresas no
desarrollan esta herramienta significativa para obtener el
éxito de las mismas, no implementarla trae como
consecuencia un desconocimiento de las metas que se deben cumplir
para alcanzar el éxito requerido.

El Proceso Gestión Comercialización de la
empresa ORINOCO IRON S.C.S. actualmente no ha desarrollado dicha
herramienta, el mismo no dispone de una Filosofía de
Gestión que los oriente hacia el camino que deben de
seguir, ocasionando un desconocimiento de las directrices por
parte de los empleados y por lo tanto no existe la
traducción de estrategia originadas de la misma, no
cuentan con objetivos definidos que puedan traducirse en
indicadores medibles que puedan llevar un control del proceso,
todo esto en conjunto genera que el Proceso no esté en la
capacidad de tener un control del estado de la salud operativa y
la forma como se están encaminando las acciones para
alcanzar el éxito.

Este estudio tiene como finalidad Diseñar una
propuesta de Mejora al Sistema de Control de Gestión del
Proceso Comercialización de la empresa Orinoco Iron
haciendo uso de esta metodología logrando la
optimización del mismo.

El presente estudio se encuentra estructurado con los
siguientes capítulos:

Capítulo I: El problema, se describe el
Planteamiento del Problema, objetivos de la investigación,
el alcance que tiene el trabajo y la justificación del
estudio.

Capítulo II: Generalidades de la Empresa,
se describe brevemente la empresa y se presenta
información General del Proceso en estudio.

Capítulo III: Marco Teórico, consta
de las bases teóricas que sustentaron esta
investigación.

Capítulo IV: Marco Metodológico, se
presenta una descripción de la metodología empleada
para llevar a cabo la investigación.

Capítulo V: Situación Actual, donde
se presenta el modelo actual de gestión del Proceso y se
evalúa el nivel de aplicación de la
metodología del Balanced Scorecard a través del
desarrollo de Brechas.

Capítulo VI: Situación Propuesta,
consta de la Propuesta diseñada para el óptimo
desarrollo de las actividades del Proceso y se cerrarán la
Brechas existentes.

CAPITULO I

EL
PROBLEMA

1.1 Planteamiento del
Problema

Orinoco Iron es el mayor comerciante de briquetas de
hierro en caliente (HBI) de productores en las Américas.
La planta utiliza tecnología FINMET, y es capaz de
producir 2,2 millones de toneladas métricas de briquetas
al año. Su objetivo es contribuir de forma activa para
mantener y aumentar el rendimiento y la calidad de sus productos
a través del suministro confiable de las unidades de
hierro metálico, se caracteriza por ser la
compañía pionera y con mayor experiencia en la
operación y en el desarrollo de procesos de
reducción directa basados en la técnica de lechos
fluidizados.

Es de gran importancia para una Organización como
Orinoco Iron no sólo ofrecer un producto de alta calidad,
sino que también se enfoque en el mejoramiento continuo de
su proceso, con el fin de alcanzar altos niveles de
desempeño, y con ello obtener la recertificación de
la NVC-ISO 9001-2000, por lo tanto es indispensable que cada uno
de sus procesos lleven a cabo una excelente gestión. Este
proyecto está orientado a evaluar el control de las
actividades que se realizan en el Proceso Comercialización
del Departamento Documentación y Cobranza, pues
actualmente se les fue realizada una auditoria (REF: PEC00PE01),
donde se evidencia baja efectividad de sus actividades, ya que no
poseen una clara misión y visión de su
Departamento, no manejan indicadores que les permita aplicar
acciones para la mejora continua de su proceso, además se
ve la necesidad de actualizar el manual de organización,
pues se observaron cargos que no se encuentran dentro de la
estructura organizativa.

Por tanto, para dar solución a esta
problemática, se ve la necesidad de proponer un sistema de
control de gestión que permita controlar las actividades
del proceso, esto a través del Diseño de un Cuadro
de Mando Integral o Balanced Scorecard, ya que esta herramienta
permitirá crear una base para un sistema de gestión
y medición, respondiendo a cuatro (4) perspectivas vitales
para toda empresa, estas son: financiera, clientes, procesos
internos, y aprendizaje y crecimiento. A su vez permitirá
dar cumplimiento de los objetivos estratégicos definidos y
de la visión del Departamento.

1.2 Objetivo
General

Diseñar una propuesta de mejora al Sistema de
Control de Gestión del Proceso Comercialización de
la empresa Orinoco Iron utilizando la metodología del
Balanced Scorecard.

1.2.1 Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual del
Proceso Comercialización

Desarrollar la Matriz Estratégica
del Proceso de Comercialización.

Definir estrategias del Proceso
Comercialización.

Diseñar objetivos operacionales
alineados a los objetivos estratégicos del
proceso Comercialización.

Diseñar indicadores de
gestión de los objetivos estratégicos que
controlen la ejecución de las actividades del
proceso.

Diseñar una base de datos
según la metodología del Balanced
Scorecard para el análisis que soporten la
gestión para la toma de decisiones.

Proponer mejoras al sistema de
gestión del Proceso Comercialización.

1.3
Justificación

Es preciso decir, que la implementación de un
Sistema de Control de Gestión, es una decisión
estratégica de la organización para realizar
eficazmente el desarrollo de sus actividades. Por tanto, el
presente trabajo de investigación tiene como base esencial
diseñar una propuesta de mejora al Sistema de Control de
Gestión del proceso Comercialización utilizando la
metodología del Balanced Scorecard, con la finalidad de
evaluar y controlar las actividades que se llevan a cabo, para
así promover acciones dentro del proceso de mejora
continua en función a los resultados obtenidos. Las
razones que originan esta investigación, están
referidas al hecho de que hoy en día la sociedad exige a
las empresas u organizaciones que sean competitivas, para poder
mantenerse en el mercado, diferenciándose de sus
competidores y siendo eficaces y eficientes. Por ende, se
evidencia la necesidad de identificar las oportunidades de
mejoras en la gestión del proceso de
comercialización.

1.4 Alcance y
Delimitaciones

Como se hizo referencia anteriormente la
investigación tiene como finalidad, diseñar una
propuesta de mejora al Sistema de Control de Gestión del
proceso Comercialización de la empresa Orinoco Iron
utilizando la metodología del Balanced Scorecard. Por lo
que el alcance de esta investigación se presenta en
función del cumplimiento y medición de sus
objetivos facilitando el desarrollo de las actividades del
proceso. El proceso de investigación tiene una
duración aproximada de 16 semanas. Además, la
metodología que se pretende utilizar para lograr el
desarrollo exitoso de este proyecto, es el Cuadro de Mando
Integral o Balanced Scorecard, a través del desarrollo de
las cuatro perspectivas que establece esta
herramienta.

CAPITULO II

GENERALIDADES DE LA
EMPRESA

2.1 Reseña Histórica
de la Empresa Orinoco Iron

1973: Se funda Fior de Venezuela
con acciones de Ferrominera Orinoco, Sivensa y
Lukens Steel.

1976: Se producen las primeras
briquetas HBI.

1986: El grupo Sivensa adquiere
60 % de Fior de Venezuela.

1997: Operaciones RDI compró todos los
activos y pasivos de Fior, empresa que transfirió a
Orinoco Iron los activos relacionados con la construcción
de la nueva planta. Sivensa se asocia con The Broken Hill
Proprietary (BHP).

1998: Inicia la
construcción de la planta Orinoco Iron.

2000: Puesta en
marcha.

2002: En septiembre Orinoco Iron
alcanzó el primer millón de toneladas de briquetas
producidas y vendidas.

2004: En febrero Orinoco Iron alcanza los dos
millones de toneladas de briquetas producidas y vendidas. En mayo
entra en operaciones el cuarto tren.

2.2 Ubicación
Geográfica

ORINOCO IRON, S.C.S. está
ubicada en la parcela UD-507-01-02 Zona Industrial
Matanzas Norte, Avenida Norte-Sur 7, adyacente a la planta
RDI-FIOR, Puerto Ordaz, Estado Bolívar-Venezuela. En
la Figura N0 1 se indica la ubicación geográfica de
la empresa ORINOCO IRON S.C.S.

2.3 Naturaleza de le
Empresa

Orinoco Iron es una empresa estatal venezolana que
no cotiza en la bolsa, fabricante de hierro briqueteado en
caliente que produce y suministra unidades de hierro
metálico al mercado siderúrgico mundial. Su planta
tiene capacidad para producir 2,2 Tm de toneladas
(Mt) al año. Orinoco era controlada por International
Briquettes Holding (IBH) hasta febrero del 2010, cuando el
Gobierno de Venezuela tomó el control operativo y
administrativo de la empresa.Su producto es manufacturado a
partir de finos de mineral de hierro mediante los procesos de
lecho fluidizado FIOR y FINMET, en sus plantas, ubicadas en la
ciudad de Guayana. Los insumos esenciales del proceso, finos de
mineral de hierro y gas natural de petróleo, provienen de
abundantes yacimientos locales con reservas probadas que exceden
los 100 años. Otros suministros básicos son el agua
y electricidad, que también abundan localmente con amplia
disponibilidad.

ORINOCO IRON, S.C.S. es una empresa de
capital intensivo y de probada tecnología de punta, con
personal profesional, de amplia experiencia y capacitado,
adaptable al cambio, eficaz, cohesionado y maduro, que sabe ser
creativo y disciplinado. En la Figura N0 2 se observa una imagen
de la empresa ORINOCO IRON S.C.S.

2.4 Misión de la
Empresa

Contribuir a que nuestros clientes eleven su rendimiento
y la calidad de sus productos, mediante el suministro confiable
de unidades de hierro metálico que superen sus
expectativas y sean acordes a sus procesos siderúrgicos,
Todo ello de manera que obtenga una rentabilidad que fortalezca
nuestra viabilidad, promueva nuestro crecimiento, proporciones
mayor bienestar al personal, contribuya al desarrollo social y
aporte atractivos retornos a la inversión de nuestros
accionistas.

2.5 Visión de la
Empresa

Ser el productor y suministrador de unidades de hierro
metálico más competitivo y confiable del mundo;
operando sin accidentes, con mínimo impacto ambiental,
alta responsabilidad legal y social, suplidores y con personal,
clientes y accionistas satisfechos.

2.6 Política integrada de la
empresa. Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiente y
Calidad

ORINOCO IRON está comprometida a fabricar y
comercializar briquetas de hierro de reducción directa,
superando las expectativas de sus clientes, en armonía con
la naturaleza, controlando los impactos ambientales y asegurando
la salud y seguridad de sus trabajadores, a través del
mejoramiento continuo de sus procesos y productos, con un margen
adecuado de utilidad y cumplimiento con los requisitos legales y
reglamentarios aplicables.

2.7 Alcance de la Empresa

Ser el más competitivo y confiable productor de
unidades de hierro metálico del mundo, sin accidente, con
el mínimo impacto ambiental, con suplidores confiables,
con personal capacitado, clientes y accionistas satisfechos con
el producto.

2.8 Planta Orinoco Iron Proceso Finmet® 2.200.000
t/año

Orinoco Iron es la única planta en el mundo que
utiliza tecnología propia de reducción de finos de
mineral de hierro en lecho fluidizado, para obtener briquetas
compactadas en caliente, a partir de hierro reducido con alta
metalización. El proceso de Orinoco Iron se basa en la
reducción de mineral de hierro con gases reformados a
temperatura y presión, con óxido de hierro; de esta
reacción se obtiene hierro metálico. El gas
utilizado, de gran poder reductor, es rico en hidrógeno.
Orinoco Iron es la única planta en el mundo que utiliza
tecnología propia de reducción de finos de mineral
de hierro en lecho fluidizado, para obtener briquetas compactadas
en caliente, a partir de hierro reducido con alta
metalización. El proceso de Orinoco Iron se basa en la
reducción de mineral de hierro con gases reformados a
temperatura y presión, con óxido de hierro; de esta
reacción se obtiene hierro metálico. El gas
utilizado, de gran poder reductor, es rico en hidrógeno.
El proceso tiene su corazón en el circuito de reactores.
Los finos se precalientan en el primer reactor con el calor de la
combustión de gas natural en el lecho; allí se
mantienen fluidizados bajo una atmósfera reductora.
A 750°C, los finos fluyen por gravedad hacia el
reactor de reducción inicial y sucesivamente hacia los
otros reactores. Al entrar en contacto con gas reductor
ascendente, el óxido de hierro alcanza una
metalización de 92% y en el último reactor se
genera carbono en forma de cementita, (más de 90% en forma
de carburo de hierro). Culminada la reducción, el mineral
reducido pasa a las máquinas briqueteadoras
de doble rodillo donde se le compacta a alta temperaturas y
presión. Las briquetas salen formando una cinta; luego se
separan, se les eliminan los finos, se enfrían con aire y
se apilan a cielo abierto, en el patio de almacenamiento, (las
briquetas metalizadas de alta densidad resultantes son
esencialmente inertes y exhiben poca tendencia a la
reoxidación). Íntimamente ligado al proceso
descrito, se realiza un control de calidad en todas las etapas,
para la óptima operación de la planta y
aseguramiento de la calidad del producto final. En la
Figura N0 3 se observa un esquema del proceso
productivo de la empresa ORINOCO IRON S.C.S.

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