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Diseño de una propuesta de mejora al sistema control de gestión del proceso comercialización




Resumen

El presente trabajo consistió en la aplicación de una Propuesta de Mejora al Proceso Comercialización a través de la aplicación de la metodología del Balanced Scorecard, la cual permite implementar un adecuado sistema de control de gestión basado en estrategias medibles a través el diseño de objetivos que son traducidos en indicadores. Esta investigación se consideró Proyecto tipo factible, por ser una propuesta, además este proyecto engloba tanto a un estudio de Campo como Documental. Para la recolección de la información, se evaluaron los distintos procesos llevados a cabo en Proceso Comercialización, además se realizaron entrevistas tanto estructuradas como no estructuradas del personal experto de dicho Proceso, esto permitió diagnosticar la Situación Actual, para que posteriormente se presentara la propuesta de mejora

Palabras Clave: Control de Gestión, Objetivos estratégicos, Objetivos Operacionales, Indicadores, Cuadro de Mando Integral, Balanced Scorecard.

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, es indispensable para una organización hacer uso de una herramienta que permita llevar a cabo el cumplimiento de las actividades de los procesos que desarrollan, que sea capaz de controlarlas y obtener los resultados de las mismas; a esto puede llamársele control de gestión, el cual permite llevar información del cumplimiento de los objetivos fijados para una empresa que permitan alcanzar metas y cumplir con el éxito esperado.

Implementar el uso de un Balanced Scorecard, traducirá la estrategia de una Organización o Proceso en un conjunto de medidas de actuación, las cuales proporcionan la estructura necesaria para construir el sistema de Gestión antes mencionado.

Hoy en día, vemos como centenares de empresas no desarrollan esta herramienta significativa para obtener el éxito de las mismas, no implementarla trae como consecuencia un desconocimiento de las metas que se deben cumplir para alcanzar el éxito requerido.

El Proceso Gestión Comercialización de la empresa ORINOCO IRON S.C.S. actualmente no ha desarrollado dicha herramienta, el mismo no dispone de una Filosofía de Gestión que los oriente hacia el camino que deben de seguir, ocasionando un desconocimiento de las directrices por parte de los empleados y por lo tanto no existe la traducción de estrategia originadas de la misma, no cuentan con objetivos definidos que puedan traducirse en indicadores medibles que puedan llevar un control del proceso, todo esto en conjunto genera que el Proceso no esté en la capacidad de tener un control del estado de la salud operativa y la forma como se están encaminando las acciones para alcanzar el éxito.

Este estudio tiene como finalidad Diseñar una propuesta de Mejora al Sistema de Control de Gestión del Proceso Comercialización de la empresa Orinoco Iron haciendo uso de esta metodología logrando la optimización del mismo.

El presente estudio se encuentra estructurado con los siguientes capítulos:

Capítulo I: El problema, se describe el Planteamiento del Problema, objetivos de la investigación, el alcance que tiene el trabajo y la justificación del estudio.

Capítulo II: Generalidades de la Empresa, se describe brevemente la empresa y se presenta información General del Proceso en estudio.

Capítulo III: Marco Teórico, consta de las bases teóricas que sustentaron esta investigación.

Capítulo IV: Marco Metodológico, se presenta una descripción de la metodología empleada para llevar a cabo la investigación.

Capítulo V: Situación Actual, donde se presenta el modelo actual de gestión del Proceso y se evalúa el nivel de aplicación de la metodología del Balanced Scorecard a través del desarrollo de Brechas.

Capítulo VI: Situación Propuesta, consta de la Propuesta diseñada para el óptimo desarrollo de las actividades del Proceso y se cerrarán la Brechas existentes.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

Orinoco Iron es el mayor comerciante de briquetas de hierro en caliente (HBI) de productores en las Américas. La planta utiliza tecnología FINMET, y es capaz de producir 2,2 millones de toneladas métricas de briquetas al año. Su objetivo es contribuir de forma activa para mantener y aumentar el rendimiento y la calidad de sus productos a través del suministro confiable de las unidades de hierro metálico, se caracteriza por ser la compañía pionera y con mayor experiencia en la operación y en el desarrollo de procesos de reducción directa basados en la técnica de lechos fluidizados.

Es de gran importancia para una Organización como Orinoco Iron no sólo ofrecer un producto de alta calidad, sino que también se enfoque en el mejoramiento continuo de su proceso, con el fin de alcanzar altos niveles de desempeño, y con ello obtener la recertificación de la NVC-ISO 9001-2000, por lo tanto es indispensable que cada uno de sus procesos lleven a cabo una excelente gestión. Este proyecto está orientado a evaluar el control de las actividades que se realizan en el Proceso Comercialización del Departamento Documentación y Cobranza, pues actualmente se les fue realizada una auditoria (REF: PEC00PE01), donde se evidencia baja efectividad de sus actividades, ya que no poseen una clara misión y visión de su Departamento, no manejan indicadores que les permita aplicar acciones para la mejora continua de su proceso, además se ve la necesidad de actualizar el manual de organización, pues se observaron cargos que no se encuentran dentro de la estructura organizativa.

Por tanto, para dar solución a esta problemática, se ve la necesidad de proponer un sistema de control de gestión que permita controlar las actividades del proceso, esto a través del Diseño de un Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard, ya que esta herramienta permitirá crear una base para un sistema de gestión y medición, respondiendo a cuatro (4) perspectivas vitales para toda empresa, estas son: financiera, clientes, procesos internos, y aprendizaje y crecimiento. A su vez permitirá dar cumplimiento de los objetivos estratégicos definidos y de la visión del Departamento.

1.2 Objetivo General

Diseñar una propuesta de mejora al Sistema de Control de Gestión del Proceso Comercialización de la empresa Orinoco Iron utilizando la metodología del Balanced Scorecard.

1.2.1 Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual del Proceso Comercialización

Desarrollar la Matriz Estratégica del Proceso de Comercialización.

Definir estrategias del Proceso Comercialización.

Diseñar objetivos operacionales alineados a los objetivos estratégicos del proceso Comercialización.

Diseñar indicadores de gestión de los objetivos estratégicos que controlen la ejecución de las actividades del proceso.

Diseñar una base de datos según la metodología del Balanced Scorecard para el análisis que soporten la gestión para la toma de decisiones.

Proponer mejoras al sistema de gestión del Proceso Comercialización.

1.3 Justificación

Es preciso decir, que la implementación de un Sistema de Control de Gestión, es una decisión estratégica de la organización para realizar eficazmente el desarrollo de sus actividades. Por tanto, el presente trabajo de investigación tiene como base esencial diseñar una propuesta de mejora al Sistema de Control de Gestión del proceso Comercialización utilizando la metodología del Balanced Scorecard, con la finalidad de evaluar y controlar las actividades que se llevan a cabo, para así promover acciones dentro del proceso de mejora continua en función a los resultados obtenidos. Las razones que originan esta investigación, están referidas al hecho de que hoy en día la sociedad exige a las empresas u organizaciones que sean competitivas, para poder mantenerse en el mercado, diferenciándose de sus competidores y siendo eficaces y eficientes. Por ende, se evidencia la necesidad de identificar las oportunidades de mejoras en la gestión del proceso de comercialización.

1.4 Alcance y Delimitaciones

Como se hizo referencia anteriormente la investigación tiene como finalidad, diseñar una propuesta de mejora al Sistema de Control de Gestión del proceso Comercialización de la empresa Orinoco Iron utilizando la metodología del Balanced Scorecard. Por lo que el alcance de esta investigación se presenta en función del cumplimiento y medición de sus objetivos facilitando el desarrollo de las actividades del proceso. El proceso de investigación tiene una duración aproximada de 16 semanas. Además, la metodología que se pretende utilizar para lograr el desarrollo exitoso de este proyecto, es el Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard, a través del desarrollo de las cuatro perspectivas que establece esta herramienta.

CAPITULO II

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

2.1 Reseña Histórica de la Empresa Orinoco Iron

1973: Se funda Fior de Venezuela con acciones de Ferrominera Orinoco, Sivensa y Lukens Steel.

1976: Se producen las primeras briquetas HBI.

1986: El grupo Sivensa adquiere 60 % de Fior de Venezuela.

1997: Operaciones RDI compró todos los activos y pasivos de Fior, empresa que transfirió a Orinoco Iron los activos relacionados con la construcción de la nueva planta. Sivensa se asocia con The Broken Hill Proprietary (BHP).

1998: Inicia la construcción de la planta Orinoco Iron.

2000: Puesta en marcha.

2002: En septiembre Orinoco Iron alcanzó el primer millón de toneladas de briquetas producidas y vendidas.

2004: En febrero Orinoco Iron alcanza los dos millones de toneladas de briquetas producidas y vendidas. En mayo entra en operaciones el cuarto tren.

2.2 Ubicación Geográfica

ORINOCO IRON, S.C.S. está ubicada en la parcela UD-507-01-02 Zona Industrial Matanzas Norte, Avenida Norte-Sur 7, adyacente a la planta RDI-FIOR, Puerto Ordaz, Estado Bolívar-Venezuela. En la Figura N0 1 se indica la ubicación geográfica de la empresa ORINOCO IRON S.C.S.

2.3 Naturaleza de le Empresa

Orinoco Iron es una empresa estatal venezolana que no cotiza en la bolsa, fabricante de hierro briqueteado en caliente que produce y suministra unidades de hierro metálico al mercado siderúrgico mundial. Su planta tiene capacidad para producir 2,2 Tm de toneladas (Mt) al año. Orinoco era controlada por International Briquettes Holding (IBH) hasta febrero del 2010, cuando el Gobierno de Venezuela tomó el control operativo y administrativo de la empresa.Su producto es manufacturado a partir de finos de mineral de hierro mediante los procesos de lecho fluidizado FIOR y FINMET, en sus plantas, ubicadas en la ciudad de Guayana. Los insumos esenciales del proceso, finos de mineral de hierro y gas natural de petróleo, provienen de abundantes yacimientos locales con reservas probadas que exceden los 100 años. Otros suministros básicos son el agua y electricidad, que también abundan localmente con amplia disponibilidad.

ORINOCO IRON, S.C.S. es una empresa de capital intensivo y de probada tecnología de punta, con personal profesional, de amplia experiencia y capacitado, adaptable al cambio, eficaz, cohesionado y maduro, que sabe ser creativo y disciplinado. En la Figura N0 2 se observa una imagen de la empresa ORINOCO IRON S.C.S.

2.4 Misión de la Empresa

Contribuir a que nuestros clientes eleven su rendimiento y la calidad de sus productos, mediante el suministro confiable de unidades de hierro metálico que superen sus expectativas y sean acordes a sus procesos siderúrgicos, Todo ello de manera que obtenga una rentabilidad que fortalezca nuestra viabilidad, promueva nuestro crecimiento, proporciones mayor bienestar al personal, contribuya al desarrollo social y aporte atractivos retornos a la inversión de nuestros accionistas.

2.5 Visión de la Empresa

Ser el productor y suministrador de unidades de hierro metálico más competitivo y confiable del mundo; operando sin accidentes, con mínimo impacto ambiental, alta responsabilidad legal y social, suplidores y con personal, clientes y accionistas satisfechos.

2.6 Política integrada de la empresa. Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiente y Calidad

ORINOCO IRON está comprometida a fabricar y comercializar briquetas de hierro de reducción directa, superando las expectativas de sus clientes, en armonía con la naturaleza, controlando los impactos ambientales y asegurando la salud y seguridad de sus trabajadores, a través del mejoramiento continuo de sus procesos y productos, con un margen adecuado de utilidad y cumplimiento con los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

2.7 Alcance de la Empresa

Ser el más competitivo y confiable productor de unidades de hierro metálico del mundo, sin accidente, con el mínimo impacto ambiental, con suplidores confiables, con personal capacitado, clientes y accionistas satisfechos con el producto.

2.8 Planta Orinoco Iron Proceso Finmet® 2.200.000 t/año

Orinoco Iron es la única planta en el mundo que utiliza tecnología propia de reducción de finos de mineral de hierro en lecho fluidizado, para obtener briquetas compactadas en caliente, a partir de hierro reducido con alta metalización. El proceso de Orinoco Iron se basa en la reducción de mineral de hierro con gases reformados a temperatura y presión, con óxido de hierro; de esta reacción se obtiene hierro metálico. El gas utilizado, de gran poder reductor, es rico en hidrógeno. Orinoco Iron es la única planta en el mundo que utiliza tecnología propia de reducción de finos de mineral de hierro en lecho fluidizado, para obtener briquetas compactadas en caliente, a partir de hierro reducido con alta metalización. El proceso de Orinoco Iron se basa en la reducción de mineral de hierro con gases reformados a temperatura y presión, con óxido de hierro; de esta reacción se obtiene hierro metálico. El gas utilizado, de gran poder reductor, es rico en hidrógeno. El proceso tiene su corazón en el circuito de reactores. Los finos se precalientan en el primer reactor con el calor de la combustión de gas natural en el lecho; allí se mantienen fluidizados bajo una atmósfera reductora. A 750°C, los finos fluyen por gravedad hacia el reactor de reducción inicial y sucesivamente hacia los otros reactores. Al entrar en contacto con gas reductor ascendente, el óxido de hierro alcanza una metalización de 92% y en el último reactor se genera carbono en forma de cementita, (más de 90% en forma de carburo de hierro). Culminada la reducción, el mineral reducido pasa a las máquinas briqueteadoras de doble rodillo donde se le compacta a alta temperaturas y presión. Las briquetas salen formando una cinta; luego se separan, se les eliminan los finos, se enfrían con aire y se apilan a cielo abierto, en el patio de almacenamiento, (las briquetas metalizadas de alta densidad resultantes son esencialmente inertes y exhiben poca tendencia a la reoxidación). Íntimamente ligado al proceso descrito, se realiza un control de calidad en todas las etapas, para la óptima operación de la planta y aseguramiento de la calidad del producto final. En la Figura N0 3 se observa un esquema del proceso productivo de la empresa ORINOCO IRON S.C.S.

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