COMENTARIO N.29
Estos pequeños procesos son en general para todo
tipo de empresa cada quien debe de ubicar su caso
particular.
Con el adelanto de las fechas de presentación de
las obligaciones tributarias para el año 2.012 y con la
incidencia que nos presentó la ley 1429 de 2.010, como
obligación de reporte para los medios magnéticos
para el mismo año y teniendo como base las normas
básicas contables (DR. 2649/93) y la legislación
tributaria vigente, entre ellas las resoluciones sobre los medios
magnéticos emitidos por la DIAN el pasado 31 de octubre,
quienes estén obligados a llevar contabilidad deben, tanto
para propósitos internos de planeación y control,
así como para cumplir con los organismos de vigilancia y
control, preparar y difundir periódicamente estados
financieros durante su existencia.
Tratándose del período cortado a 31 de
diciembre de 2011, nos permitimos indicar los aspectos
básicos generales que deben tenerse en cuenta para la
obtención de estados financieros que ofrezcan
información confiable y real acerca de la situación
del ente económico, permitiendo la adecuada
preparación de las diferentes declaraciones tributarias,
al igual que el suministro de la información contable y
tributaria requerida en medios magnéticos, seguimos
reiterando.
Algunos procesos
básicos
Los libros oficiales deben estar actualizados e
impresos.En el mismo sentido los libros de comercio (actas,
socios o accionistas) deben llevarse en debida
forma.La distribución de facturas de acuerdo con la
Resolución de autorización para
numeración, aparecerá registrada en un libro
control.Listar cuentas con saldos a 1º de enero de
2011, acumulados débito y crédito de enero a
diciembre y saldos a 31 de Diciembre de 2011, con base en
estos listados podrá analizar las cifras y efectuar
los ajustes respectivos.Verificar que los saldos existentes en cada una de
las cuentas del balance de comprobación se ajustan a
la realidad del negocio.Efectuar los ajustes contables correspondientes,
previendo su efecto desde la óptica
impositiva.Obtener las cifras definitivas de balance y
resultado para la elaboración de la declaración
de renta (año gravable 2011).Preparar las conciliaciones entre la
información contable y fiscal, las cuales serán
el soporte de la declaración tributaria (cuentas de
orden).Solicitar y/o expedir, entre otros, los siguientes
certificados: de Donaciones debidamente suscritos por el
Revisor Fiscal; Retención en la fuente a título
de renta, IVA e ICA; de socios o accionistas por su
participación en el patrimonio de la sociedad; de
Ingresos y retenciones por pagos laborales, tener en cuenta
la reglamentación del artículo 173 de la ley
1450 de 2011.
Algunos procesos
contables y tributarios
1. Proceso. LA CAJA PRINCIPAL. Verificar
que el saldo a diciembre 31 de 2011 sea igual al consignado
en enero de 2012.2. Proceso. LAS CAJAS MENORES. El
último reembolso de 2011 incluye las facturas y/o
documentos equivalentes relacionados con gastos incurridos en
el período fiscal (2011), con el fin de asegurar su
deducibilidad, muchas compañías maneja varias
cajas menores sean están por agencias o dependencias
se deben de individualizar, sus respectivas contabilizaciones
y arqueos.3. Proceso. LOS BANCOS. El saldo de las
cuentas bancarias debe confrontarse con el registro en libros
auxiliares (contabilidad) y de tesorería, obteniendo
las conciliaciones que reflejan la situación de
cheques por cobrar y operaciones en tránsito a
diciembre 31 de 2011.
Los extractos bancarios con corte a 31 de diciembre de
2011, deberán solicitarse en los primeros días del
mes de enero de 2012. Los cheques girados a diciembre de 2011
deben ser entregados en su totalidad a los beneficiarios, para
que éstos crucen el pago efectuado o en su defecto sean
anulados, reversando los registros originales.
Las cuentas bancarias que al final del año queden
con saldo crédito en la contabilidad, se reclasifican a
obligaciones bancarias para presentar un valor patrimonial real.
Al inicio del siguiente ejercicio se revertirá dicho
registro.
Se solicitará a cada una de las entidades
financieras los certificados por intereses pagados, sobregiros,
comisiones y saldo de obligaciones a diciembre 31 de 2011, los
cuales se cotejarán con los saldos en libros. Articulo
268 E.T.
4. Proceso. CLIENTES. Esta cuenta no
deben existir saldos créditos, de presentarse se
realizarán las correcciones que sean necesarias;
cuando existan deudores (clientes) que a la vez sean
acreedores (proveedores) las cuentas no se "netean", y para
efectuar un cruce de cuentas se requieren los documentos de
autorización respectivos.
La provisión de cartera contable se respalda con
autorización interna, cabe recordar que el cálculo
comercial difiere del fiscal (Ver art. 145, E.T.).
Todo castigo de cartera debe acompañarse del
concepto jurídico correspondiente (Ver art. 146,
E.T.).
5. Proceso. CUENTAS POR COBRAR
EMPLEADOS. En esta cuenta no deben de existir saldos
créditos, de presentarse se deben registrar como saldo
a favor del empleado. El saldo que aparezca por cada empleado
es susceptible de certificación (declarantes). Tener
en cuenta que los préstamos a socios o accionistas que
sean empleados deben guardar proporción con su sueldo,
además de observar los requisitos exigidos para ser
concedidos.6. Proceso. PRESTAMOS A COOPERADOS, SOCIOS O
ACCIONISTAS. Requieren la liquidación de intereses
presuntos, siempre que no se pacten intereses comerciales
superiores (Ver art. 35, E.T.).7. Proceso. LOS GASTOS DIFERIDOS . Los
gastos pagados por anticipado se generan por intereses,
seguros, arrendamientos, entre otros, registro que siempre
tendrá saldo débito; dichos gastos
contarán con el detalle de la suma anticipada de
intereses por cada entidad financiera a través de
relación que contenga, como mínimo, la
siguiente información: beneficiarios,
identificación, concepto, saldo anterior, movimiento,
saldo a diciembre 31 de 2011. Su amortización
será deducible de acuerdo a presupuestos de
proporcionalidad, causalidad y necesidad.8. Proceso. LOS ANTICIPOS DE IMPUESTOS.
Esta cuenta corresponde a los valores retenidos por los
clientes a título de los diferentes tributos durante
el año gravable 2011, al igual que el valor del saldo
a favor determinado en la declaración privada de renta
2010 si lo hubiera. Dichas retenciones en la fuente deben
contabilizarse conforme al principio de causación,
independiente del pago. Tener presente la Ley 1429 de
Diciembre de 2.010.
Respecto del impuesto de renta, los saldos se
imputarán a la cuenta de provisión de acuerdo a la
depuración de la renta a 31 de diciembre de 2011,
observando las diferencias permanentes y temporales. Si como
resultado de esta provisión se obtiene un saldo a favor,
el mismo se registra dentro del activo.
9. Proceso. LAS VALORIZACIONES CONTABLES (no
fiscales). Se originan en inversiones y activos fijos. Se
registran por efecto de avalúos técnicos,
encontrando su contrapartida en el superávit de
patrimonio. Para el caso de inversiones el valor certificado
o valor intrínseco corresponde al valor del activo
presentado en sus estados financieros, cuyas diferencias
pueden ser tratadas como valorizaciones o desvalorizaciones,
pero difiere del valor patrimonial fiscal (Ver art. 64, DR.
2649/93).
Para los activos fijos, las desvalorizaciones deben
registrarse como provisiones y reflejarse en el estado de
resultados.
10. Proceso. DE INVENTARIOS. El saldo de
este rubro a diciembre 31 de 2011 debe corresponder al
inventario físico efectuado. La relación de
inventario se hará por grupos homogéneos o por
productos, para este año en especial se recomienda
mayormente agilizar los distintos procedimientos que cada
empresa aplica para la toma física de los
mismos.
De conformidad con el parágrafo del
artículo 62 del Estatuto Tributario, las sociedades
obligadas a tener Revisor Fiscal, deberán establecer el
costo de la enajenación de sus inventarios por el sistema
de inventarios permanentes o continuos.
La imputación del costo de los activos movibles
debe ser clara y precisa, mostrando el costo de la
mercancía, para que no se comprometa su aceptación
fiscal.
11. Proceso. LA TOMA FISICA INVENTARIOS.
Para adelantar este procedimiento es importante planificar la
actividad de inventario físico, de ser posible con
corte a diciembre de 2011, con la inclusión de
documentos soporte generados por el sistema, donde se
determinen los inventarios obsoletos, dañados y de
baja rotación. Las unidades y valores de este
inventario físico constituyen una base firme para la
inicialización del kárdex y el mismo sistema de
inventario permanente, para el caso de los
obligados.12. Proceso. INVERSIONES EN OTRAS CIAS.
Es necesario conocer el valor de las utilidades obtenidas
durante el año 2010 en otras sociedades y el valor de
los aportes en las mismas. Para este fin se solicitan
certificaciones a diciembre 31 de 2011.
Se elaborarán planillas de valorizaciones y
desvalorizaciones, al igual que cuadro comparativo del valor en
libros o intrínseco o valor en bolsa contra cada
inversión ajustada.
Tratándose de manejo de inversiones se aplica el
método de participación cuando corresponda de
acuerdo con las circulares emitidas por las Superintendencias de
Sociedades y Valores.
13. Proceso. LA INFORMACIÓN EN MEDIOS
MAGNETICOS. Respecto de la información exigida por
el año gravable 2011, las nuevas Resoluciones
contienen modificaciones significativas para el cumplimiento
de este deber formal. Los plazos para presentar dicha
información para no grandes contribuyentes Personas
jurídicas o naturales comienza el 27 Febrero de 2012;
(Ver Res. 11423 a 11430 de Octubre 31 de 2011), se
debe de verificar que tanto el representante legal como el
Contador o Revisor Fiscal tenga firma digital, de lo
contrario se debe de solicitar y actualizar el RUT,
igualmente en las ciudades de Bogotá y Cali se
presenta información exógena tributaria para
cada uno de estos municipios, verificar en este punto las
modificaciones o actualizaciones si las hay.14. Proceso.LA PROPIEDAD PLANTA Y
EQUIPO. Preparar listado por grupo de activos y por cada
bien con su correspondiente detalle, el cual comprenda el
correspondiente ajuste por inflación (DR.
1536/2007) y la depreciación acumulada ajustada.
Es conveniente llevar a cabo un inventario físico de
los activos fijos para comparar con los registros contables,
de esta manera se podrán establecer controles
precisos, puede ser en Excel.
Recuerden que se pueden utilizar métodos de
depreciación fiscales diferentes de los contables, siempre
que sean de reconocido valor técnico, con el objeto de
conseguir un ahorro fiscal, constituyendo una reserva no
distribuible de las utilidades del respectivo año gravable
y registrando el impuesto diferido correspondiente (Ver arts.
127 a 141, E.T.).
El gasto por depreciación se calcula sobre el
valor del bien ajustado por inflación(Ver arts. 127 a
141, E.T.)., considerando su causación
periódica, así como que ésta se haya
establecido proporcionalmente para los bienes adquiridos en el
año, y que se haya descargado la depreciación
ajustada sobre los activos enajenados o dados de baja.
Los activos fijos totalmente depreciados se reflejan en
las cuentas de orden respectivas, continuando con la
aplicación de ajustes por inflación tanto de su
costo histórico como de su depreciación
acumulada.( Ver D.R. 1536/2007).
Los avalúos técnicos sobre activos fijos
posibilitan el registro de valorizaciones o provisiones
según el caso (Ver art. 64, D. 2649/93).
15. Proceso. LOS PROVEEDORES y/o
ACREEDORES. Verificar el saldo en libros a 31 de
diciembre de 2011 contra las facturas pendientes de pago a
esa fecha. No deben aparecer saldos débitos, por tal
razón es indispensable confirmar al final del
año los saldos con el proveedor para evitar
inconsistencias en la información tributaria. Las
facturas recibidas en diciembre de 2011, e incluso en enero
de 2012, pero que correspondan a bienes adquiridos y/o
servicios prestados durante el ejercicio 2011,
quedarán contabilizadas en el período gravable
2011.16. Proceso. RETENCION EN LA FUENTE A FAVOR
Y/O POR PAGAR. Los registros de retención a
título de renta, IVA e ICA, se concilian para
justificar posibles diferencias con los valores declarados
por los períodos mensuales, verificar en este punto
que las empresas constituidas bajo la Ley 1429 de 2010
no son sujetas a retención en la fuente.
La expedición o solicitud de certificados de
retención por el año gravable 2011 se hará
antes del 15 de marzo de 2012 (es decir antes del 27 de Febrero
de 2012, esto basándonos en que esta es la fecha cuando
empiezan los vencimientos de medios magnéticos). (Ver D.R
4583/2006).
17. Proceso. EL I.V.A POR PAGAR. Es
necesario conciliar y justificar las posibles diferencias que
se presenten entre los registros contables y las
declaraciones bimestrales, dado que las cifras consignadas en
la sección de ingresos sirve de cruce para la
fiscalización del impuesto de industria y comercio y
su complementario de avisos y tableros. Se recomienda
conciliar los ingresos reportados en los seis (06) bimestres
de IVA con los que servirán de base para la
declaración de renta.18. Proceso. SENA – COMFAMILIAR –
I.C.B.F. Estas cuentas exigen gran control debido a su
condición para la deducibilidad de los gastos
laborales imputados en la declaración de renta. Dichas
apropiaciones requieren de verificación frente a bases
salariales y valor del aporte parafiscal. El paz y salvo por
aportes parafiscales debe conseguirse antes de la
presentación de la declaración de renta,
sólo así procederá la deducción
de los respectivos gastos laborales.
Respecto del gasto por vacaciones, los aportes se
liquidan sobre el valor causado aunque no hayan sido disfrutadas,
para que proceda su deducibilidad. (Ver Ley 1429 de
2010)
19. Proceso. LAS OBLIGACIONES
BANCARIAS. Constatar que los saldos de esta cuenta
correspondan efectivamente a las obligaciones con entidades
financieras pendientes de cancelar a diciembre 31 de 2011. No
olvidar la causación de intereses a 31 de Diciembre de
2011.20. Proceso. LAS PRESTACIONES SOCIALES .
A diciembre 31 de 2011 debe prepararse la
consolidación de las prestaciones sociales,
trasladando a la cuenta de prestaciones por pagar los valores
exigibles, y cancelarse las cuentas de pasivos estimados y
provisiones.
Los intereses sobre cesantías se
cancelarán a los empleados hasta el 31 de enero de 2012
(Ver num. 2, art. 1, Ley 52/75).
Las cesantías causadas a diciembre 31 de 2011
deben ser consignadas en los Fondos de Cesantías antes del
15 de Febrero de 2012 (Ver art. 99, Ley 50/90y Ley 1429 de
2010).
21. Proceso. LAS CUENTAS DE ORDEN. Se
registran bajo estas cuentas los derechos contingentes, es
decir, los compromisos o contratos de los cuales se pueden
derivar derechos; las responsabilidades contingentes, que
comprenden compromisos o contratos de los cuales se derivan
posibles obligaciones. Los diferentes conceptos deben
agruparse en cuentas específicas utilizando la
contrapartida deudora o acreedora respectiva. Como ejemplo
tenemos el registro de cheques posfechados.
Las cuentas de orden no pueden emplearse como un
sustituto para omitir registros contables. Estas sirven de
control para registrar diferencias entre valores contables y
fiscales.
Recordemos que las cuentas de orden contingentes
reflejan hechos o circunstancias que puedan llegar a afectar la
estructura financiera del ente económico.
En las cuentas de orden fiscales se reflejan las
diferencias existentes entre las cifras de la contabilidad y las
reportadas en las declaraciones tributarias, de forma tal que
unas y otras puedan conciliarse.(Ver artículos 42 al 45
del D.R 2649/1993).
En este proceso recomendamos el libro "CUENTAS DE
ORDEN hacia la revelación y el control" del Maestro Javier
E. García Restrepo, publicado por la editorial
ECOE.
22. Proceso. LOS INGRESOS, COSTOS Y
DEDUCCIONES. Conforme a las normas de realización,
asociación y asignación, los ingresos y los
gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el
adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada,
por el monto correcto y en el período correspondiente,
para obtener el justo cómputo del resultado neto del
período (Ver art. 96, D. 2649/93).
Desde la óptica fiscal los ingresos se causan de
acuerdo con su exigibilidad, mientras que para los costos y
gastos se condicionan a su relación de causalidad con la
actividad productora de renta, la proporcionalidad y necesidad,
es recomendable realizar cruce de ingresos con las declaraciones
de IVA, renta e ICA.
Todos los ingresos deben estar debidamente facturados,
por su parte los costos y deducciones encontrarse soportados con
factura de venta o documento equivalente. Los pagos por
operaciones realizadas con responsables del régimen
simplificado del IVA, deberán acompañarse,
además del documento equivalente a la factura, con
fotocopia del RUT (Ver arts. 177-2 y 771-2, E.T.).
23. Proceso. LAS DONACIONES. Para
efectos de obtener el beneficio fiscal por la entrega de
donaciones a entidades sin ánimo de lucro, se tiene
como requisito certificado expedido por el donatario, donde
se especifique el monto, la forma y destinación del
valor recibido (Ver arts. 125, 125-1, 125-2, 125-3 y 125-4,
E.T.).24. Proceso. LAS CONCILIACIONES
FISCALES. Las cifras consignadas en la declaración
de renta provienen de la contabilidad del contribuyente. Los
libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a
su favor, siempre que se lleven en debida forma. En este
sentido, y previendo que la contabilidad debe acoplarse a las
disposiciones tributarias, es necesario preparar, entre
otras, las siguientes conciliaciones (anexos) como
soporte:
Hoja de trabajo que indique los valores contables y
fiscales, estableciendo las diferencias
conciliatorias.Anexo para el disponible.
Anexo de inversiones.
Provisión de cartera aceptada
fiscalmente.Cálculo de intereses presuntivos.
Anexo de valorizaciones.
Valor patrimonial de los inventarios.
Gastos por amortización de
diferidos.Gastos laborales no deducibles de renta.
Deducción por gastos financieros.
Deducción por pago de impuestos (Industria y
Comercio pagados).Renta presuntiva.
Anticipo de renta.
Conciliación del patrimonio bruto fiscal y
total del activo contable.Conciliación del pasivo contable y
fiscal.Conciliación del patrimonio contable y
fiscal.Conciliación de la utilidad (pérdida)
contable – fiscal.Pérdidas fiscales.
Exceso de renta presuntiva sobre renta
líquida ordinaria.Impuesto diferido (diferencias temporales y
permanentes).
Como un adecuado manejo del impuesto diferido,
recomendamos el libro "EL IMPUESTO DIFERIDO DE RENTA" del
Profesor Jesús Orlando Corredor Alejo, publicado por la
editorial HACHE.
La resolución 11.429 del 31 de Octubre de 2011,
solicita informar en los medios magnéticos los costos y/o
deducciones nos solicitados fiscalmente, separados de los que lo
son, es acá donde tiene mayor relevancia estos anexos los
cuales servirían de complemento para lo que en años
anteriores ya realizábamos.
25. Proceso. LOS ESTADOS FINANCIEROS
COMPARATIVOS. Son estados financieros comparativos
aquellos que presentan las cifras correspondientes a
más de una fecha, período o ente
económico. La responsabilidad en su preparación
y presentación corresponde a la administración
del ente económico.
Los estados financieros de propósito general se
deben preparar y presentar en forma comparativa con los del
período inmediatamente anterior, siempre que tales
períodos hubieren tenido una misma duración (Ver
art. 32, D. 2649/93).
26. Proceso. RENDICIÓN DE CUENTAS AL
FIN DEL EJERCICIO. Terminado cada ejercicio contable, en
la oportunidad prevista en la ley o en los estatutos, los
administradores deberán presentar a la asamblea o
junta de socios para su aprobación o
improbación, los siguientes documentos:1. Un informe de gestión dentro del cual
se contemplen los aspectos preceptuados en la Ley 603 de
2000, específicamente lo relacionado con el
cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y
derechos de autor por parte de la sociedad.2. Los estados financieros de propósito
general, junto con sus notas, cortados al fin del respectivo
ejercicio.3. Un proyecto de distribución de las
utilidades repartibles.
Así mismo presentarán los
dictámenes sobre los estados financieros y los
demás informes emitidos por el revisor fiscal o por
contador público independiente (Ver art. 46, Ley
222/95).
27. Proceso. LA PLANIFICACION DE
IMPUESTOS. Es necesario identificar anticipadamente las
posibles ventajas que la legislación tributaria
vigente presenta, con el objetivo de obtener el mayor ahorro
fiscal, sin dejar de cumplir con la totalidad de las
obligaciones sustanciales y formales.
La aplicación de los diferentes programas de
Auditoria Tributaria y las técnicas de Planeación
Tributaria, complementados con índices de
tributación, tasa real impositiva, riesgos tributarios,
sistemas técnicos de depreciación (acelerada),
impuesto diferido, al igual que la utilización de
conceptos financieros, tales como valor presente neto, tasa de
rendimientos esperados y costo de oportunidad, posibilitan la
proyección de escenarios fiscales que respalden la toma de
decisiones financieras, igualmente los beneficios contemplados en
la Ley 1429 de 2.010 y Ley 1430 de 2.010
La planificación impositiva en Colombia, debido a
la dinámica jurídica, se adelanta en el
último trimestre del ejercicio fiscal, la misma se
estructura con base en los estados financieros cortados a
septiembre u octubre y su proyección a diciembre y con la
publicación de las resoluciones de medios
magnéticos 2.011 sí que nos obliga a
esto.
28. Proceso. LA CAMARA DE COMERCIO. La
renovación del registro mercantil ante la
Cámara de Comercio se realiza como costumbre hasta el
31 de marzo de cada año, para este propósito se
utilizan los estados financieros aprobados por la asamblea o
junta de socios o accionistas
Esperamos que las anteriores procesos generales para el
cierre contable y fiscal del período 2011 – 2012,
sean de gran utilidad para el cumplimiento de las obligaciones
contables y fiscales.
Como resumen es mejor tener una buena planeación
de cierre fiscal y contable del año gravable 2011, que
incluya la revisión preliminar de parámetros de
medios magnéticos, errores frecuentes detectados en el
año anterior, información doblemente procesada por
error, correcciones practicadas, entre otros puntos importantes.
Los cuales servirán de soporte y ayuda tanto fiscal como
contable, no olvidar adelantar todos los procedimientos de
auditoria o control tanto fiscales como contables.
Y por último algunos artículos de la
Ley 1430 de 2.010 están demandados, uno de ellos es
eliminar la deducción especial por inversión en
activos fijos reales productivos artículo 158-3 del E.T
que en su parágrafo 3 dice así:
"PARÁGRAFO 3. Adicionado. Ley 1430/2010, Art.
1. A partir del año gravable 2011, ningún
contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios
podrá hacer uso de la deducción de que trata este
artículo".
Igualmente existen otros artículos de la misma
ley que podrían resultar inconstitucionales, lo que
implicaría esperar este resto de año como
mínimo para replantear la planeación de cierre de
año.
Las empresas que cuenten con agencias o sucursales deben
de realizar visitas con el fin de poner en conocimiento las
políticas de cierre de año, igualmente realizar
auditorías a cajas menores, inventarios de activos entre
otras auditorías a implementar esto dependiendo de la
complejidad de la empresa.
IMPORTANTE
SE DEBE DE SOLICITAR LOS ULTIMOS
ACUERDOS O ESTATUTOS MUNICIPALES VIGENTES PARA EL AÑO
2.011 o 2012.
Autor:
C.P. John Botero Viana
Especialista en Legislación
Tributaria, UNIVERSIDAD AUTONOMA LATINOAMERICANA.
Especialista en Revisoría Fiscal,
UNIVERSIDAD AUTONOMA LATINOAMERICANA.
En Representación de J.B.V. Asesores Consultores
S.A.S.
