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Manual del presupuesto



  1. Definición
  2. Etapas
    del presupuesto
  3. Importancia de los
    presupuestos
  4. Limitaciones de los
    presupuestos
  5. Etapas
    del control presupuestario
  6. Responsabilidad del Director de
    presupuesto
  7. Seguimiento y ajuste del
    presupuesto
  8. Tipología de
    presupuesto
  9. Bibliografía

Definición

Definición: Guía escrita que indica
la manera de confeccionar los presupuestos. En él se debe
indicar claramente cuáles son las personas encargadas de
la preparación y administración del presupuesto y
sus correspondientes responsabilidades, definir sus obligaciones
y la autoridad de cada persona. Es un libro de consulta para todo
relacionado con los procedimientos a seguir en la
preparación de presupuestos

CONTENIDO DEL MANUAL DE
PRESUPUESTO

Procedimiento para la aprobación y
revisión de los impuestos. • Fechas en las que se
deben estar las cedulas presupuestarias y los informes
relacionados con los presupuestos. • Procedimiento para
hacer cumplir el presupuesto. • Cedulas y demás
procedimientos necesarios para confección del
presupuesto

Etapas del
presupuesto

El presupuesto tiene un "ciclo" ó conjunto de
etapas sucesivas qué deben forzosamente cumplirse en el
tiempo. El ciclo presupuestario, es un conjunto de operaciones o
procesos ó etapas típicas qué se
desarrollan, siguiendo un orden determinado y qué
concurren a un fin común. Las etapas, no son otras cosas
de la operaciones qué se señalaron en las
definiciones.

 Para el caso del ciclo presupuestario, las etapas
son la Formulación, Discusión y
aprobación,  y la Evaluación, Ejecución
y Control.

Importancia de
los presupuestos

Las organizaciones hacen parte de un medio
económico en el que predomina la incertidumbre, por ello
deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el
mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la
incertidumbre, mayores serán los riesgos por
asumir.

Es decir, cuanto menor sea el grado de
acierto de predicción o de acierto, mayor será la
investigación que debe realizarse sobre la influencia que
ejercerá los factores no controlables por la gerencia
sobre los resultados finales de un negocio. Esto se constata en
los países latinoamericanos que por razones de manejo
macroeconómico en la década de los años
ochenta experimentaron fuertes fluctuaciones en los
índices de inflación y devaluación y en las
tasas de interés.

El presupuesto surge como herramienta
moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento
de indicadores económicos como los enunciados y en virtud
de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos
contables y financieros de la empresa

Las organizaciones hacen parte de un medio
económico en el que predomina la incertidumbre, por ello
deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el
mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la
incertidumbre, mayores serán los riesgos por
asumir.

 Es decir, cuanto menor sea el grado
de acierto de predicción o de acierto, mayor será
la investigación que debe realizarse sobre la influencia
que ejercerá los factores no controlables por la gerencia
sobre los resultados finales de un negocio. Esto se constata en
los países latinoamericanos que por razones de manejo
macroeconómico en la década de los años
ochenta experimentaron fuertes fluctuaciones en los
índices de inflación y devaluación y en las
tasas de interés.El presupuesto surge como herramienta
moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento
de indicadores económicos como los enunciados y en virtud
de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos
contables y financieros de la empresa.

Limitaciones de
los presupuestos

En la realidad vivida por las empresas pocas veces se
alcanza el ideal. Los bruscos cambios en el medio ambiente, las
nuevas disposiciones legales y los acontecimientos mercantiles
inesperados tales como huelgas, accidentes pueden sacar de
balance al proceso. El cuerpo directivo pasa la mayor parte de su
tiempo "apagando fuegos", en vez de conducir a la empresa como es
debido.

Las razones por las cuales los presupuestos y la
planeación no tienen más éxito son, entre
otras, son las siguientes:

  • 1. La incapacidad de la dirección para
    comprender su sistema. Los directivos se preocupan por el
    detalle o tratan de controlar los factores
    equivocados.

  • 2. La falta de respaldo por parte de la
    dirección al sistema presupuestal. La dirección
    general no apoya a la actividad o no participa en esta con
    sentido.

  • 3. La incapacidad para entender la importancia
    crítica del papel de los presupuestos en el proceso
    administrativo.

  • 4. El compromiso excesivo del proceso
    presupuestal o la indebida dependencia en el mismo, es decir,
    tratar de sustituir el juicio por los presupuestos. Una ciega
    adhesión al presupuesto puede someter una empresa a
    una excesiva restricción, inhibiendo las
    innovaciones.

  • 1. La evaluación inadecuada y desajustes
    entre productos y mercados.

Etapas del
control presupuestario

El control simplemente es la
comparación entre lo presupuestado con la realidad. La
oportunidad del mismo determinará el grado de eficiencia y
utilidad.

Las etapas del control
presupuestario:

  • Comparación del presupuesto con
    la realidad.

  • Determinación de los
    desvíos.

  • Análisis de los
    desvíos.

  • Acciones correctivas.

Responsabilidad
del Director de presupuesto

La responsabilidad del manejo del presupuesto y su
control se delega, como se mencionó anteriormente, a una
persona que habrá de fungir como Director del mismo, sin
olvidar que todo el personal que ha participado en la
elaboración de los planes es responsable de su
realización.

La persona que lleva a cabo lo que planeó hacer
no puede eludir la responsabilidad por los resultados obtenidos,
pues como dijimos antes, la realización que no resulta de
acuerdo con lo planeado sólo tiene dos orígenes: La
mala planificación o la ejecución deficiente, y en
cualquiera de los dos casos existe un responsable.

Cabe aclarar que es sobre el director de presupuestos
sobre quien cae la responsabilidad de la elaboración del
mismo para poder lograr esto necesitara de la colaboración
de todo el personal de la empresa por lo que se forma un
comité de presupuestos que esta compuesto por los
directivos que le siguen al director de presupuestos que son
contador, contralor, director de finanzas, gerente de ventas,
gerente de producción. Estos son los que estarán
íntimamente ligados con la función de
presupuestos.

Las principales funciones del director
de presupuestos son:

  • Estudiar las variaciones así como su
    causa

  • Formular el presupuesto general

  • Preparar estados pro forma y
    presupuestados

  • Coordinar y supervisar los presupuestos
    parciales

  • Aprobar el diseño de las formas que se
    utilizan

  • Informar oportunamente a su comité y
    superiores

  • Aprobar o ajustar las operaciones de los
    presupuestos

Las principales responsabilidades del
Director Financiero exigen:

  • Administrar correctamente los recursos de la
    empresa

  • Tener un control económico exhaustivo de
    unidades de negocio, departamentos, delegaciones (gastos,
    ingresos, rentabilidades)

  • Garantizar la estabilidad y liquidez de la empresa
    mediante estrategias adecuadas de financiación e
    inversiones

  • Gestionar las deuda, equilibrar la
    tesorería

  • Elaborar anualmente el presupuesto anual de acuerdo
    con los objetivos de negocio, control y seguimiento del
    mismo

  • Ajustar el presupuesto periódicamente a los
    resultados reales (rollingforecast)

  • Proporcionar informes económico financieros a
    la dirección general

  • Negociar con entidades de crédito e
    instituciones financieras las mejores condiciones para su
    empresa

Seguimiento y
ajuste del presupuesto

El departamento financiero es el
área más crítica de la empresa donde se
concentra la mayor parte de las necesidades de análisis y
reporting. Gestionar  los recursos adecuadamente solo puede
funcionar si se dispone de los mecanismos de control y
seguimiento adecuados.

Para poder cumplir con sus responsabilidades y tomar las
decisiones más adecuadas en el ámbito
económico-financiero, es absolutamente imprescindible,
conocer y disponer de la información necesaria y, ante
todo, tener la seguridad de que los datos proporcionados son los
correctos.

Los avances en la generación automática de
los informes económico-financieros han sido importantes en
la pasada década. La mayoría de las empresas ha
invertido en plataformas grandes y costosas para resolver el
dilema de la información.

Pero aún así, en la mayoría de los
departamentos financieros sigue habiendo muchos recursos
dedicados a cortar y pegar datos en Excel para generar así
informes, gráficos, presupuestos, etc. El proceso manual o
semi-automatizado en la generación de informes significa
un elevado coste humano y en tiempo, además de conllevar
un alto riesgo en la fiabilidad de la información por la
facilidad de cometer errores durante el tratamiento.

ELABORACIÓN DEL
PRESUPUESTO

Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de
los ingresos y gastos de una actividad económica
(personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un
gobierno) durante un período, por lo general en forma
anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta
prevista, expresada en valores y términos financieros que,
debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas, este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organización. El presupuesto es el
instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones
cuyos planes y programas se formulan por término de un
año.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los
gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer
prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.
Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en
déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el
contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto
presentará un superávit (los ingresos superan a los
gastos).

En el ámbito del comercio, presupuesto es
también un documento o informe que detalla el coste que
tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza
el presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo
si el cliente acepta el servicio.

El presupuesto se puede cobrar o no, en caso de no ser
aceptado. El presupuesto puede considerarse una parte del
clásico ciclo administrativo que consiste en planear,
actuar y controlar (o, más específicamente, como
una parte, de un sistema total de
administración.

Tipología
de presupuesto

CLASIFICACIÓN DE LOS
PRESUPUESTOS

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos
de vista. El orden de prioridades que se les dé depende de
las necesidades del usuario.

Ver el cuadro sinóptico siguiente

Monografias.com

SEGÚN SU FLEXIBILIDAD
Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados

Por lo general se elaboran para un solo nivel de
actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los
ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo
se efectúa un control anticipado sin considerar el
comportamiento económico, cultural, político,
demográfico o jurídico de la región donde
actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio
origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector
público.

Flexibles o Variables Los presupuestos flexibles
o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden
adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento.
Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño
de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia
aplicación en el campo de la presupuestación de los
costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos
y ventas.

SEGÚN EL PERIODO QUE
CUBRAN

A Corto Plazo Los presupuestos a corto plazo se
planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un
año.

A Largo Plazo En este campo se ubican los planes
de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de
los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el
período presidencial establecido por normas
constitucionales en cada país. Los lineamientos generales
de cada plan suelen sustentarse en consideraciones
económicas, como generación de empleo,
creación de infraestructura, lucha contra la
inflación, difusión de los servicios de seguridad
social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de
capitales, capitalización del sistema financiero o, como
ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados
internacionales.

SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA
EMPRESA

De Operación o Económicos Incluye
la presupuestación de todas las actividades para el
período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a
menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias
proyectadas. Entre éstos podrían
incluirse:

• Ventas.•
Producción.• Compras.• Uso de Materiales.•
Mano de Obra.• Gastos Operacionales.

Financieros

Incluye el cálculo de partidas y/o rubros que
inciden fundamentalmente en el balance. Convienen en este caso
destacar el de la caja o tesorería y el de capital
también conocido como de erogaciones
capitalizables.

Presupuesto de Tesorería: Se
formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en
caja, bancos y valores de fácil realización.
También se denomina presupuesto de caja o efectivo porque
consolida las diversas transacciones relacionadas con las
entradas de fondos monetarios o con la salida de fondos
líquidos ocasionada por la congelación de deudas,
amortización u otros.

Presupuesto de Erogaciones Capitalizables:
Controla las diferentes inversiones en activos fijos.
Contendrá el importe de las inversiones particulares a la
adquisición de terrenos, la construcción o
ampliación de edificios y la compra de maquinaria y
equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión
posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su
disponibilidad de tiempo.

SEGÚN EL SECTOR EN EL CUAL SE
UTILICEN

Presupuestos del Sector Privado Los presupuestos
del sector público cuantifican los recursos que requieren
la operación normal, la inversión y el servicio de
la deuda pública de los organismos y las entidades
oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se
contemplan variables como la remuneración de los
funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los
gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la
inversión de proyectos de apoyo a la iniciativa privada,
la realización de obras de interés social y la
amortización de compromisos ante la banca
internacional.

Presupuestos del Sector Público Los
utilizan las empresas particulares como base de
planificación de las actividades empresariales.

Bibliografía

http://es.wikipedia.org/wiki/Presupuesto

http://html.rincondelvago.com/presupuesto.html

Sitio Buenas tareas

http://www.digepres.gob.do/EtapasdelPresupuesto/tabid/120/Default.aspx

http://www.edisa-bi.com/finanzas.asp

http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/fin/tippresu.htm

http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/eco/tipopresu.htm

http://www.mailxmail.com/curso-tecnica-presupuestal-empresa/responsabilidades

http://www.mercadotendencias.com/el-presupuesto/

 

 

Autor:

Maria de los A.
Pérez

 

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