Análisis administrativo de una empresa

Descripción
general

Nombre de la empresa

Book Store Cía. Ltda.

Actividad que realiza

Book Store se dedica a la comercialización de
productos de oficina, escolares, arte y pintura,
computación, electrónica, papelería y
fiestas, cartonería en general, arquitectura,
ingeniería, manualidades y varios. 

Tamaño de la Empresa

Gran Empresa

Forma Legal

Compañía de Responsabilidad
Limitada.

Número de Empleados

Doscientos noventa y nueve empleados, de los cuales
treinta y cuatro son administrativos y doscientos sesenta y cinco
son operativos.

Importancia Económica en la
Región

Como se sabe, Cali es un mercado que quiere ser ocupado
por el empresario nacional quepermanentemente comercializa sus
bienes y servicios, por lo tanto es muy importante recalcar el
volumen de que utiliza la ciudad de los antes mencionados, ya que
incorpora fuentes de trabajo, ocupación de mano de obra,
las cuales representan actividades productivas. Por consiguiente,
podemos mencionar que Book Store Cía. Ltda., es la cadena
#1 en el país, ya que se dedica a cubrir la demanda
potencial de materiales para oficina, estudio y arte, lo cual
conduce a la implementación de nuevas fuentes de trabajo,
de tal manera que mientras trata de cumplir dicha demanda,
también aporta con la comunidad a la obtención de
un ingreso o remuneración, beneficiando al país, ya
que contribuye con la reducciónde desempleo.

Situación actual, Estabilidad y
Crecimiento

Para determinar la situación actual de Book Store
Cía. Ltda., tanto internamente como externamente frente a
la competencia, se realiza el análisis FODA, en el cual
revela las fortalezas, debilidades, oportunidades y
amenazas.

• Fortalezas

Precios competitivos.

Disponibilidad de buenas líneas de crédito
en el sector financiero.

Buena reputación
(Calidad–Precio-Garantía).

Línea de crédito con
proveedores.

Buena infraestructura.

Control eficiente de la mercadería.

Estar ubicado en una zona de continuo movimiento
comercial.

Contar con una variedad de líneas de productos de
acuerdo a las exigencias del cliente.

• Debilidades

Falta de decisión por parte de los mandos
medios.

Alto congestionamiento de clientes en temporadas pico
como lo es temporada escolar.

• Oportunidades

Aprovechar el ingreso de nuevos productos al
mercado.

Ser uno de los mejores clientes de grandes empresas como
son: BIC, GRUPASA y CARVAJAL.

Aprovechar los cursos de capacitación que
proporcionan los proveedores.

• Amenazas

Competencia directa e indirecta.

Aumento en las tasas de interés para
préstamos.

Contracción de la demanda como consecuencia de la
inestabilidad política que vive el Ecuador.

Podemos mencionar,que esta empresa proyecta solidez y
crecimiento en el mercado, además sus principales
objetivos giran en torno al concepto de rentabilidad y
eficiencia, apuntando a seguir siendo una fuente estable de
trabajo para todos sus colaboradores, ofreciendo siempre un
excelente servicio al cliente y manteniéndose a la
vanguardia. No obstante, se sobrepone ante otras empresas que se
dedican a la misma labor.

Con respecto al crecimiento, podemos darnos cuenta de su
éxito al analizar su trayectoria, ya que esta
compañía fue creada hace 70 años y en los
últimos 3 años ha abierto 6 almacenes con una
amplia cobertura.

Perspectivas y Proyectos futuros

Su plan de expansión hasta el 2014 determina la
apertura de dos nuevos locales por año, algo que se
cumplió en 2009 con la inauguración de nuevos
almacenes en Cali.

Administración
de la empresa

PLANEACIÓN

• 1. Se plantean macro objetivos.

• 2. Sobre estos, cada área plantea
  sub-objetivos que le permitan alcanzar la meta
  principal.

• 3. En base a estos últimos, se toman las
  acciones pertinentes, asignándose tareas.

Todo se asocia con el macro objetivo, de tal manera que
sea factible poder cumplir con la misión y visión
de la empresa.

Principales elementos formales de la
planeación.

Visión.-

"La visión es el sol, es la que alumbra la
misión".

Ser la primera opción de compra, con liderazgo,
excelente servicio, innovadores, rentables, con personal
competente, procesos tecnológicos de punta, que satisfaga
a clientes externos e internos con responsabilidad
social.

 Misión.-

"La misión se apoya sobre principios y
valores".

Somos una compañía innovadora de ventas al
retail, especializada en papelería, suministros
escolares,  oficina, tecnología,  arte y
variedades, capaz de entregar  a nuestros 
clientes,  satisfacción de compra a través de
calidad y  buen servicio.

Valores.-

• Compromiso.

• Responsabilidad.

• Honestidad.

• Servicio.

Nivel de Participación del Personal
en el Proceso de Planeación

Organización

Organigrama

Juan Marcet si cuenta con un manual de
organización en donde se describe la mayoría de los
puestos de trabajo en la empresa.

Dirección

La función administrativa de la dirección
es el proceso consistente y la capacidad para influir, guiar y
motivar al personal para que contribuyan a lograr los objetivos
de la empresa.De acuerdo con lo estudiado, Book Store realiza
acciones importantes como:

• Se debe generar respeto hacia el equipo.

• El líder no impone, él se encarga de
  que la gente sienta admiración hacia él, dado a
  sus principios y experiencia.

• Comparte conocimientos.

• Es justo, busca oportunidades iguales para
  todos.

• Comparte su liderazgo.

• Debe haber apertura para proponer.

Tipo de Liderazgo

Es un liderazgo democrático que consulta a sus
subordinados respecto a las acciones y decisiones y alienta a su
participación. Según la rejilla administrativa su
liderazgo fluctúa entre 5.5, 9.1 y 9.9 dependiendo del
momento comercial de la empresa.

Los momentos comerciales rigen el tipo de liderazgo
empleado:

• Momentos de baja demanda.- Liderazgo más
  enfocado en el cumplimiento delos objetivos que en el
  interés del personal.

• Momentos de demanda aceptable.- Liderazgo
  manteniendo un equilibrio entre el cumplimiento de los
  objetivos y el interés por el personal.

• Momentos de alta demanda.- Liderazgo manteniendo un
  pequeño desequilibrio hacia el cumplimiento de los
  objetivos que por el interés del personal.

Motivación

Book Store cuenta con una gerencia humanizada que se
encarga de:

• Que los empleados sientan seguridad
  laboral.

• Que se den buenas oportunidades que permitan a sus
  empleados crecer en el ámbito personal, profesional y
  económico.

• Salario justo.

• No a la explotación.

Es política de esta empresa tratar de
comercializar productos de oficina, escolares, arte y pintura,
computación, electrónica, papelería y
fiestas, cartonería en general, arquitectura,
ingeniería, manualidades y varios, por lo que
además de cumplir con sus requerimientos y expectativas;
preserva al mismo tiempo la salud, integridad y seguridad del
personal.Para lograrlo, el gerente líder se ha impuesto el
compromiso de:

• Desarrollar y mantener un Sistema de Gestión
  Integrado, actualizándolo constantemente.

• Garantizar el cumplimiento de requisitos de sus
  clientes

• Promover la seguridad de sus colaboradores,
  proveedores y visitantes, previniendo riesgos laborales a
  través de capacitaciones y formación, logrando
  un mejor ambiente laboral.

• Implementar y actualizar mecanismos de
  comunicación eficientes con los empleados, clientes,
  autoridades y comunidad circundante.

• Establecer y revisar metas para calidad, medio
  ambiente y seguridad y salud en el trabajo.

¿Es la motivación una
necesidad ética?

La gerencia de Book Store cree que es obligación
del empleado buscar esa necesidad ética. Están
convencidos de que tanto el empleador como el empleado la deben
buscarla, y se debe entender de que con esfuerzo pueden ganarse
con derecho esa motivación. La aplicación
inadecuada de la motivación no aporta al talento humano
del empleado, es más, lo desanima.

Importancia de la motivación en el
rendimiento de la empresa.

• La motivación no es el único factor
  que incide en el correcto rendimiento de la
  empresa.

• Esta varía de acuerdo tanto a las actividades
  como a los niveles de gerencia a la que va
  dirigida.

Control

Book Store monitorea el rendimiento y el
desempeño de cada uno de los empleados frente a los
objetivos planteados.

• Cada gerente está encargado de realizar un
  esquema de control interno para verificar que se realicen
  eficientemente las tareas que lleven al cumplimiento de los
  objetivos.

• Se manejan principios y valores, y se aseguran de
  que las personas saquen provecho de las actividades que
  realizan.

En el esquema de control de la empresa se manejan 3
aspectos importantes:

• Preventivo.- Se previenen errores.

• Correctivo.- Se divide en sanción y
  corrección del proceso de tal manera que se evita
  cometer un error nuevamente.

• Control estratégico.- Se realizan las
  actividades previendo los niveles de riesgo de cada
  proceso.

Conclusiones

• La industria en la cual Book Store Cía. Ltda.
  realiza sus actividades es muy competitiva, por lo que
  presentar productos novedosos, de excelente calidad y con
  garantía, obtiene como resultado un incremento en la
  lista de clientes, por la necesidad de adquirir productos
  novedosos y confiables. Sin embargo, las Instituciones
  Financieras y la inestabilidad política amenazan con
  la solidez de la empresa.

• La planeación en Book Store Cía. Ltda.
  es de suma importancia, ya que en base a las metas propuestas
  por la alta gerencia, los trabajadores se plantean
  sub-objetivos, fijando de esta manera el curso concreto de
  acción que debe seguirse para cumplir con el
  propósito fundamental de la empresa. De esta manera
  también se establecerán las gestiones
  más acertadas que se habrán de realizar en el
  futuro.

• La visión de esta empresa tiene como objetivo
  desafiante, ser la primera opción de compra, en base a
  esto deben diseñar estrategias y tomar decisiones a
  fin de que se cumpla a largo plazo; sin embargo esta
  visión carece de horizonte tiempo, por lo cual no
  podemos conocer en qué tiempo tienen previsto llegar a
  este objetivo y tampoco se define el nicho al cual se va a
  dirigir, creando confusiones acerca del camino a seguir. Y en
  cuanto a la misión no nos indican a qué grupo
  de clientes satisface, pero deja muy en claro el
  propósito fundamental de la empresa.

• La organización dentro de una empresa puede
  llegar a ser de vital importancia en el éxito o
  fracaso de la misma, podemos decir que una
  compañía bien organizada posee una preeminencia
  competitiva frente a aquellas que no cuenten con un plan de
  organización bien establecido. Entidades ordenadas no
  tienen objetivos "imposibles", poseen en su manual
  organizacional la capacidad de explicar a sus empleados que
  tareas específicas debe desempeñar cada uno en
  pos del cumplimiento de una estrategia que persiga un
  objetivo determinado. Book Store Cía. Ltda., posee
  como diseño organizacional un organigrama de
  estructura alta, departamentalizado por funciones, el cual
  tiene la ventaja de permitirle tener un desempeño
  general ágil y eficiente, ya que éste tipo de
  diseño organizacional prioriza una estrecha
  supervisión, un estricto control y una rápida
  comunicación entre subordinados y
  superiores.

• El proceso de control que realiza Book Store se
  considera tres aspectos importantes: 1) Se previenen los
  errores, en donde cada gerente o encargado del control
  establecen estándares o parámetros para ver si
  hay variaciones o errores en el proceso que realicen, 2) El
  de corrección del proceso, en este paso lo que se va a
  medir es el desempeño de cada empleado a fin de
  verificar si ellos están realizando su trabajo
  correctamente comparando con los estándares
  establecidos y si estos no se cumplen se procede a una
  sanción para el empleado y a su vez la
  corrección del mismo, evitando errores nuevamente, 3)
  Control estratégico, se controla cada uno de los
  procesos tratando de que los niveles con mayor riesgo sean
  los de mayor control.

• Book Store cuenta con una gerencia humanizada que se
  encarga de que los empleados sientan seguridad laboral, ya
  que reconoce el trabajo y entrega con un salario justo,
  además se les otorga oportunidades que les permitan
  crecer en su ámbito personal profesional y
  económico, creando así un lema aceptado y
  reconocido en los derechos humanos "No a la
  explotación".

Recomendaciones

• Para las actividades ejecutadas durante la
  planeación se deberían establecer plazos, a fin
  de llevar a cabo las actividades en el tiempo requerido y
  así poder cumplir los objetivos deseados.

• La empresa debe establecer prioridades en cuanto a
  los obstáculos que deben ser superados para lograr
  alcanzar las metas.

• Se debe realizar un seguimiento de los planes de
  acción, comprobando si es que estos están
  contribuyendo a que se logren los objetivos.

• Es imprescindible que todas las empresas tengan un
  plan organizativo eficaz y bien establecido, para evitar que
  su personal se vea confundido al momento de realizar sus
  funciones; el organigrama es la herramienta que explica la
  división de labores y los niveles que ocupan cada uno
  de los trabajadores de una organización, pero con la
  desventaja que no permite una amplia y fluida
  comunicación, ya que estos no muestran importantes
  relaciones existentes entre las personas y unidades que
  forman parte de la organización. Para evitar este
  déficit comunicativo es recomendable que las empresas
  traten de establecer una estructura organizacional
  conveniente. Dependiendo de la complejidad,
  formalización y centralización las empresas
  pueden adoptar una estructura organizacional mecánica
  u orgánica, consideramos que lo más
  recomendable es adoptar un diseño organizacional
  más parecido, no necesariamente en su totalidad, al de
  un diseño orgánico ya que este agilita la
  comunicación dentro de la organización,
  logrando una mayor colaboración entre sus miembros y
  descentralizando la autoridad.

• No especifica la empresa cuales son los
  métodos para medir el desempeño de los
  empleados, y si dichos resultados cumplen con los objetivos
  de la empresa, es decir, las metas y objetivos establecidos
  en la planificación de la empresa. Al ser Juan Marcet
  una empresa que se dedica a la comercialización de
  diferentes productos se recomienda mejorar las habilidades de
  los empleados, capacitándolos ya sea semanal, mensual
  y anual según sea lo requerido por la empresa, para
  así cada empleado sepa los objetivos planteado por
  dicho establecimiento.

• Es recomendable para esta Compañía que
  realice ciertos tipos de control que en la actualidad son muy
  utilizados por varias empresas, garantizando un producto de
  mejor calidad para los clientes y también que les
  genere más ganancias y pocas perdidas; entre ellas
  tenemos las auditorias (pueden ser administrativa,
  operativa), ya que indican la situación actual de la
  empresa. No obstante, se puede hacer un control de calidad de
  los productos que ingresan a la empresa, los cuales deben
  estar en perfectas condiciones para su venta, además
  de que cumplan con los estándares y exigencias
  establecidas ya sea por la empresa o por los clientes; y un
  control de la cantidad de producto que ingresa, el cual no
  debería sobrepasar más de la demanda requerida
  porque eso implicaría más costos por el ingreso
  de esos productos.

Autor:

María Auxiliadora
Peralta