El área de compras en la empresa constructora

Para entrar en materia concretamos algunas
definiciones de interés para un mejor entendimiento de lo
que es y hace esta área

Definiciones

Compras: Es la operación que se propone
suministrar bienes o servicios en los términos, normas o
especificaciones que se le soliciten, o que marque el proyecto en
las mejores condiciones de calidad, precio y servicio a cambio de
dinero

Comprador: Es la persona con la facultad de cubrir las
necesidades por medio de una compra de un bien o servicio,
demandado o solicitado por un departamento o persona que
pertenecen a la empresa.

Por lo tanto, el área de compras es la encargada
de todas las adquisiciones de la organización, como son;
materiales para construcción, servicios (subcontratos y
similares de obra), y otras adquisiciones de operación (no
aplicadas a obra directamente), en las mejores condiciones de
calidad, precio y servicio.

El proceso de compras está compuesto por una
serie de actividades y procedimientos bien definidos, comienza
por una requisición y termina con la entrega de materiales
para su aplicación en obra o para lo que fue adquirido,
esto en lo que se refiere al aspecto técnico, y en el
aspecto administrativo termina cuando se concreta el pago al
proveedor, esto puede ser relativo de acuerdo a el compromiso del
área, ya que muchas veces se compromete o incluye en sus
funciones la supervisión de la aplicación real de
lo comprado, cuestión de políticas y procesos de
cada organización.

Objetivos del
área de compras

• a) Generar utilidades en base a la
  reducción de costos en todo el proceso de compra
  (incluyendo la compra misma) respetando los estándares
  de calidad que demanda el proyecto, con el fin de mantener la
  empresa competitivamente en operación.

• b) Contribuir con la ejecución y
  operación de los trabajos de construcción en
  tiempo y forma generada por la planeación
  estratégica de adquisiciones en su proceso
  total.

• c) Relación con proveedores que generen
  un desarrollo compartido por medio de negocios, alianzas y
  capacitación, entre otros.

• d) Generar imagen ocasionada por las buenas
  prácticas comerciales basado en valores éticos
  y morales

Funciones del
área de compras

• a) Investigación, evaluación y
  selección de proveedores y precios.

• b) Relaciones comerciales

• c) Desarrollo del área y del personal
  (compras – control de inventarios)

• d) Recepción, análisis y registro
  de requisiciones

• e) Elaboración, emisión y
  envío de solicitudes de cotización

• f) Selección de proveedores

• a) Elaboración, emisión,
  envío y seguimiento de órdenes de
  compra

• b) Coordinación de los sistemas de
  recepción, almacenaje, cuidados y entrega de
  materiales.

• c) Aseguramiento de la calidad de materiales y
  servicios (actividad compartida)

• d) Concretar convenios y contratos con
  proveedores

• e) Seguimiento de las actividades post compra
  con proveedores (revisión y pagos)

• f) Levantamiento de inventarios

• g) Auditoría interna administrativa
  (procesos, actividades y documentos)

• h) Supervisión de almacenes y
  bodegas

• i) Investigación de mercados

• j) Prever situaciones de mercados

• k) Minimizar o eliminar la interrupción
  de los procesos de construcción por falta de
  materiales

• l) Minimizar o eliminar perdidas por mermas,
  robos, controles, entre otros.

Responsabilidades
del área de compras

• a) Suministrar materiales y
  servicios en tiempo y forma

• b) Elegir, tratar y negociar con
  proveedores

• c) Investigar, cotizar, analizar y
  actualización de precios.

• d) Poner en circulación órdenes
  de compra y su seguimiento

• e) Recepción, revisión custodia y
  entrega de adquisiciones

• f) Aseguramiento de la calidad

• g) Medios de transporte (búsqueda de
  soluciones y costos)

• h) Control de proveedores (cuentas por
  pagar)

• i) Control de inventarios y
  almacenes

• j) Logística de compras y
  almacenes

• k) Otros menores

La estructura del
área de compras

En la empresa constructora

El organigrama es un marco y campo de acción, el
cual define tareas, organiza actividades (división del
trabajo) refleja autoridad, obligación y
responsabilidades, define el tramo de control y está
sujeto a procesos y procedimientos de trabajo en la
organización para el logro de los objetivos y metas
generales.

El organigrama se elabora de acuerdo a las necesidades
de cada empresa, pero hay factores que marcan su amplitud, sus
responsabilidades y sus funciones, como son el tamaño de
la empresa, la necesidad de compactar funciones en pocas
áreas, los criterios de considerar a esta área
técnica o administrativa o ambas, el asignar actividades o
tareas atípicas de la actividad, entre otras.

A continuación exponen algunos modelos de
organigrama del área de compras.

FIGURA 1. TRADICIONAL

FIGURA 2. COMPETITIVO

FIGURA 3. DIVERSO Y COMPETITIVO

El proceso de
compra

El proceso de compra se inicia cuando cualquier area de
la organización requiere algun bien o servicio y lo
solicita por medio de una requicion, de ahí en adelante se
construye una dinamica de procesos y actividades para abastecer o
cubrir el requerimiento, el proceso es complejo, porque no solo
consiste en comprar por comprar, sino hacer un despliegue de
estrategias bien planeadas y organizadas para lograr un valor
competitivo que se refleje en las utilidades, calidad e imagen de
la empresa, pero sobre todo contribuir en gran medida a la
satisfaccion de los clientes.

El arte de comprar, es saber negociar, valiendose de
todas las herramientas adquiridas en base a experiencias y
habilidades para lograr objetivos, como son; precios "comodos"
para la organización de los mejores materiales y servicios
en el mercado (calidad), con facilidaes crediticias (creditos,
tiempos y montos), con la mejor atencion (servicio), y finalmente
con ese plus de competencia (desarrollo, capacitacion,
infraetructura, negocios y alianzas, entre otros).

El proceso de compra en la empresa constructora lo
integran las siguientes actividades

• La requisicion de materiales.

• Registro y clasificacion de requisiciones

• Localizacion de proveedores

• Solicitud de cotizaciones

• Analisis de cotizaciones y presupuestos

• Seleccion de proveedores y negociaciones

• Elaborar ordenes de compra, poner en circulacion y
  dar seguimiento a estas

• Entrada, almacenaje, cuidado y entrega de los
  materiales

• Seguimiento de procesos de proveedores, revision y
  pago de facturas

Otras actividades indirectas del proceso.

• Control de inventarios

• Control de cuentas por pagar a
  proveedores

• Generacion y transferencia de informacion a
  contabilidad

• Generacion y transferencia de informacion a gerencia
  de proyectos

• Entre otras.

A continuacion se presenta un grafico de actividades del
proceso de la compra mas detallado para posteriormente analizar
concepto por concepto, sus definiciones y sus formas.

EL PROCESO GRAFICO DE LA COMPRA

El proceso
descriptivo de la compra

1.- LA REQUISICION DE COMPRA

Es la solicitud de cualquier área de la
organización de sus necesidades materiales o de servicios
para poder operar correctamente en función de un proyecto
definido, por su origen y naturaleza la requisición puede
ser de dos tipos.

• a) Requisición directa. Es aquella que
  está ligada totalmente a un proyecto constructivo
  (producción) y está reflejada en el presupuesto
  de obra, como son materiales, subcontratos y mano de
  obra.

• b) Requisición indirecta. Son aquellas
  que no se relacionan directamente con los procesos de
  producción (obra), pero que contribuyen a la
  operación de todos los procesos de trabajo de la
  organización.

Elementos del
documento "Requisición"

Este documento deberá contar con suficiente
información la cual fundamenta su trámite y
proceso, por lo tanto deberá contener:

• Membrete de la organización

• Concepto o titulo del documento

• Area que requisita

• Nombre del solicitante

• Proyecto o área de aplicación de lo
  requisitado

• Fecha de elaboración

• Cantidad, concepto y características o
  especificaciones de lo requisitado

• Observaciones

• Firmas del solicitante y del comprador receptor de
  la requisición

Por lo regular las políticas para el abasto de
material después de ingresar la requisición se
encuentran establecidas en los procesos de trabajo, esto
dependiendo de los tiempos que marque el programa de
construcción.

2.- EL REGISTRO Y CLASIFICACION DE REQUISICIONES

El comprador deberá contar con sistemas que lo
ayuden a clasificar este tipo de documento de acuerdo a su origen
y naturaleza para su registro, esto depende de muchos factores y
políticas de la organización, pero sobre todo al
tipo de sistemas informáticos con los que se cuenten. Un
sistema informático sofisticado, en automático
cumple con esta función el cual relaciona la
información en cuadros de interfase, los sistemas
deberán estar adaptados para dar información
inmediata del estatus de las requisiciones

Algunos criterios de registro:

• Por proyecto

• Por obra

• Por solicitante

• Por tipo de compra

• Por plaza

• Por concepto de obra

• Por folios

Localización de proveedores
(fuentes)

La investigación para la localización de
proveedores hoy en día es más rápida y
eficiente, por los avances tecnológicos y la principal
fuente es la internet. La cual nos arroja información a
nivel local, regional, e internacional, pero para su
localización hay que tomar estrategias y planes de
investigación, por lo tanto enumeraremos las principales
fuentes de información para nuestro
propósito

• a) Medios electrónicos.

• Directorios telefónicos
  especializados

• Guías de proveedores
  especializados

• Ferias y exposiciones virtuales

• Catálogos

• Publicidad

• Organizaciones de proveedores

• Cámaras de la industria de la
  construcción

• otros

• b) Medios escritos

• Directorios telefónicos

• Catálogos

• Publicidad

• otros

• a) Medios personalizados.

• Recomendaciones (por compañeros de trabajo,
  proveedores, subcontratistas, amistades etc.,
  etc.)

Formas de contacto con los proveedores

• Entrevista directa con vendedores y representantes
  de ventas

• Asistencia a ferias y exposiciones comerciales del
  sector

• Por recomendación

• Por concurso o por invitación

Fuentes de información auxiliar del
proveedor

• Muestras físicas

• Catálogos físicos

• Catálogos virtuales

En la elección del proveedor para el envío
de la solicitud de cotización, se deberá crear un
criterio para no saturarse de propuestas, sino, seleccionar las
que probablemente darán las mejores condiciones para ser
elegidos como proveedor y deberán contar con las
siguientes consideraciones

• Imagen en el mercado – tamaño, capacidad,
  calidad y servicio (a la vista)

• Recomendación – en base a experiencias o
  mismas recomendaciones

• Criterios en base a las fuentes de
  información – análisis de su proyección
  y su contenido informático.

Solicitud de
cotización

La solicitud de cotización es el documento
enviado al proveedor para requerirle o solicitarle su
cotización o presupuesto de un bien o servicio, con la
intensión de su adquisición por medio de una
compra. Este documento y proceso juega un papel muy importante ya
que esta depende de una buena cotización del proveedor,
debe de reflejar de alguna manera, la imagen de la
organización, su profesionalismo, su tamaño, y su
proyección, con datos reales o estimados, ya que una buena
relación comercial inicia en este paso del
proceso.

Elementos del documento "solicitud de
cotización"

• membrete de la organización

• Concepto o titulo del documento

• Folio del documento

• Fecha de emisión

• Nombre del proveedor

• Nombre del contacto

• Teléfono del contacto

• Nombre del comprador

• Area responsable

• Nombre del proyecto

• Ubicación

• Clasificación

• Numero de partida.

• Numero de catalogo

• Cantidad

• Unidad

• Concepto

• Especificaciones o características del
  material

• Unitario

• Subtotal

• Impuestos

• Total

• Tiempos y lugar de entrega (punto LAB)

• condiciones de venta

• Observaciones

• Firma del solicitante

• Número de copias al pie.

• Información complementaria de influencia o
  inducción (proyecciones)

• Fecha límite de recepción de
  cotizaciones.

5.- ENVIO DE COTIZACIONES O PRESUPUESTOS

El proveedor envía a las oficinas de la empresa,
específicamente al área de compras su
cotización o presupuesto, la cual contiene toda la
información requisitada respecto del material o servicio
sujeto de futuras adquisiciones, y deberán estar
claramente especificadas sus condiciones de venta, además
de sus servicios adicionales, por lo regular este documento
contiene la siguiente información:

• Descripción del producto (especificaciones,
  características, formas, presentación, empaques
  y similares)

• Precios, créditos, montos, plazos y tiempos
  de entrega

• Caducidad o vigencia de la
  cotización

• Y datos generales del proveedor

• Otros menores

6.- RECEPCION, EVALUACION Y SELECCIÓN DE COTIZACIONES O
PRESUPUESTOS

La cotización es el documento enviado por el
proveedor al área de compras como respuesta a una
solicitud de cotización, en la cual hace su propuesta de
venta de un bien o servicio y que según él, son las
condiciones más ventajosas para la organización
respecto de precio, calidad y políticas de
venta.

Para la selección de cotizaciones deberán
considerar elementos de competitividad del proveedor como
son:

• Precio

• Calidad

• Servicio

• Flexibilidad y facilidades (créditos, montos
  y tiempos)

• Otros (fianzas, seguros, garantías entre
  otros)

Es importante incluir o apoyarse para este tipo de
evaluaciones y análisis, a áreas especializadas de
la organización para intercambio de criterios y enfoques
sobre la cotización, áreas como diseño,
presupuestos, calidad, supervisión entre otras.

La generación de cuadros comparativos de
presupuestos o cotizaciones son importantes, ya que serán
parte fundamental de la selección del proveedor, para
poder realizarlos, estos se deberán adaptar a las
políticas de la organización, ya que muchas veces
limitan o condicionan este proceso. Los criterios de
evaluación deberán arrojar resultados con ventajas
de rentabilidad a la compra, soportado por un buen manejo en las
variables calidad, precio, servicio y créditos. El manejo
de estas variables de alguna manera marcan el compromiso y/o
enfoque de crecimiento, generando prioridades en los conceptos de
competitividad, rentabilidad y productividad.

Importancia e influencia de las variables por su
enfoque

Las
negociaciones

Una vez terminado el proceso de análisis,
evaluación y selección de presupuestos, se
procederá a negociar, pero para esto, se requiere de
experiencia, criterio, capacidad de análisis, diplomacia y
tolerancia, pero sobre todo, sentido común.

La esencia de la negociación es llevar el precio
a situaciones o áreas cómodas y razonables para la
organización, siempre tomando en cuenta que un negocio es
parte de dos o más individuos y que la equidad es parte
fundamental para el éxito comercial, que generará
una relación cordial y de respeto en un marco de
cooperación.

Los aspectos que se deberán negociar.

• Costos y utilidades (del proceso y la compra
  misma)

• Calidad

• Montos y plazos crediticios

• Servicios (tiempos de entrega, transportes,
  condiciones de entrega etc.)

• Asistencia (puntual y oportuna)

• Devolución, reposición,
  garantías y fianzas

• Estabilidad de ofertas y mejoras de las
  mismas

Algunas herramientas para negociar:

• Crecimiento de la organización

• Proyectos futuros

• Desarrollo compartido (alianzas, negocios,
  etc.)

• Ideales (propósitos) y valores de la
  organización

• Certidumbre económica, solvencia,
  créditos, apalancamientos etc.

• Garantías (respaldo de operaciones
  comerciales)

El comprador deberá generar estrategias de
negociación bien fundamentadas, planeadas y dirigidas, con
el objeto de lograr objetivos y metas para el éxito de
este proceso.

El negociar no es simplemente sentarse a regatear, sino
que es satisfacer, convencer y generar confianza, ganar adeptos,
pero sobre todo concretar ese conjunto de ventajas para la
organización, ventajas con un valor competitivo, que a su
vez contribuyen a satisfacer las necesidades de nuestros
clientes, reflejada en precio y calidad, que serán
transferidas por el proveedor.

Selección
del proveedor

Este se da en función a los resultados de las
negociaciones, aquel que dio las mejores ventajas para la
organización en términos competitivos.

Aquel (proveedor) que a partir de cumplir con las
exigencias, cubrió las necesidades de la empresa
ofreciendo ese plus, reflejado en cualquier concepto de
negociación y que cumple con todos los
requisitos.

Requisitos de influencia para la selección de
proveedores.

• Requisitos económicos – financieros (precio,
  créditos y solvencia)

• Requisitos técnicos – calidad,
  infraestructura y producción

• Requisitos administrativos – aspectos legales y
  administrativos

• Requisitos de desarrollo – cooperación y
  desarrollo

• Recomendaciones organizacionales

El proveedor es una persona o empresa que suministran
bienes o servicios por medio de una venta, generada por una
compra de la empresa, por lo tanto este, deberá proveer de
calidad, de rentabilidad y de desarrollo, por eso es muy
importante mantener relaciones comerciales integras, que
marcarán un crecimiento profesional del comprador y por lo
tanto de la organización.

La orden de
compra

Es el documento que ordena al proveedor el envío
o la entrega del bien o servicio adquirido, y que concreta una
compra en los términos comerciales pactados, con las
especificaciones, normas o características requeridas, en
el lugar y tiempo convenido.

Elementos o componentes del documento "orden de
compra"

• Membrete de la organización

• Titulo del documento "orden de compra"

• Folio de la orden de compra

• Fecha de elaboración

• Referencia a requisición

• Referencia a cotización

• Nombre del proveedor

• Dirección del proveedor

• Contacto (ventas)

• Teléfono

• Nombre del comprador

• Nombre del proyecto o dpto. requisitante

• Ubicación del proyecto o
  departamento

• Lugar de entrega (punto LAB)

• Política de crédito y
  formas

• Partida

• Numero de catalogo

• Cantidad

• Unidad

• Concepto

• Especificaciones técnicas

• Unitario

• Subtotal

• Impuestos

• Total (numérico y escrito)

• Observaciones

• Firmas de elaboración y
  autorización

• Número de copias al pie

El seguimiento de
la orden de compra

El seguimiento consiste en la actualización de la
promesa de entrega del proveedor, la clave no esta en solo
generar un proceso repetitivo de llamadas telefónicas para
saber el estatus de la orden de compra, sino, acelerar el proceso
o progreso del envío y entrega del bien o servicio, para
que mis plazos establecidos se cumplan o se mejoren

Herramientas para acelerar el proceso

• Exigencias de los compromisos y promesas
  adquiridas

• Subrayar o enfatizar de repercusiones
  administrativas

• Cancelaciones

• Trato amable y cordial a la exigencia

• Promesas (fundamentadas) de incrementar su
  facturación

• Repercusiones legales

• Entre otros

No deben de confundirse los anteriores criterios como
amenazas que afecten las relaciones comerciales, esto depende de
su manejo y uso, pero sobre todo, su
interpretación.

La confirmación de la orden de compra es muy
importante, ya que el vendedor estará enterado de esta, y
como consecuencia ha verificado y está conforme con los
términos estipulados, además, que estos son
perfectamente comprendidos mutuamente según acuerdos
previos (esto es básico en el proceso).

Entrada de
material y aseguramiento de calidad

Proceso en el cual empiezan actividades como
recepción, custodia, cuidado y control de los materiales,
pero sobre todo, la aplicación de logística de
distribución y los procesos a considerar para la
agilización de tiempos de los sistemas establecidos de
construcción.

Actividades a la recepción de
materiales.

• Verificación de la cantidad comprada contra
  lo entregado

• Verificación del buen estado de los
  materiales

• Verificación de la calidad
  solicitada

• Empaques y presentaciones acordadas

• Documentación en regla /orden de compra,
  remisión de materiales del proveedor. Etc.)

• Devolución de materiales por no cumplir con
  lo solicitado, si es el caso.

• Asignación de la ubicación de los
  materiales para su acomodo

• Captura o registro en kardex manual o
  electrónico de la entrada

Actividades de la custodia y cuidados.

• Mantener en buen estado y cuidado del
  material

• Poner en práctica políticas (o
  establecerlas) respecto del manejo y seguir instrucciones de
  manejo sugeridas por el proveedor o fabricante en
  etiquetas

• Mantenimiento de las instalaciones

• Aseguramiento del almacén

Por todo este proceso, se deberán tener que
considerar a un encargado del almacén, con experiencia y
habilidades, con cierto nivel de preparación
profesional.

12.- DEVOLUCION DE MATERIALES (NO PROCEDE LA ENTRADA)

Los factores por lo cual procede una devolución
de materiales, son varios, en los que destacan no cumplir con la
calidad, características, especificaciones,
presentación o simplemente mal estado de los materiales,
entre otros.

Este tipo de devoluciones por lo regular se hace a la
entrega, pero también se pueden dar una vez entrada al
almacén ya que durante el proceso de construcción y
almacenaje pudiesen resaltar a la vista (calidad) aspectos
ocultos que solo con el transcurso del tiempo o por pruebas
posteriores científicas (de laboratorio) determinen su
mala calidad, lo más deseable es que a la entrega el
proveedor presente una carta de certificación de calidad
del lote entregado, o bien, a la entrega de muestras hacer las
pruebas pertinentes de calidad, que nos den confianza para las
futuras adquisiciones.

Para evitar este tipo de acciones perjudiquen las
relaciones comerciales con proveedores, se deberá
especificar en el contrato, convenio o simplemente en la orden de
compra, las acciones o sanciones a llevar a cabo producto de una
mala práctica comercial.

13.- PROCEDE LA ENTRADA DE MATERIAL.

Esta se da cuando el material cumple con todo lo
requisitado en todas sus modalidades, calidad, precio y
servicio.

Elementos del documento "entrada de
almacén"

• Membrete de la organización

• Titulo del documento "entrada de
  almacén"

• Consecutivo

• Fecha

• Proveedor

• Concepto de entrada

• Obra o proyecto

• Ubicación

• observaciones

• Referencia a orden de compra

• Firma del almacenista

14.- REGISTRO EN KARDEX EN CONTROL DE INVENTARIOS
(ENTRADA)

El área de control de inventarios se
encargará del registro de la operación de entrada,
la cual deberá informar en línea a áreas
fundamentales para su proceso técnico y administrativo,
como es la misma área de Compras, Residencia de obra,
Contabilidad, Gerencia de proyectos y Supervisión, esta
función la puede desempeñar perfectamente el
almacenista como apoyo a control de inventarios como subordinado
en el tramo de control

15.- LA SALIDA DE ALMACEN

Es un proceso en el que se terminan las
responsabilidades para el área de compras en aspectos
"técnicos" por alguna manera de llamarle así, ya
que el proceso general termina con el pago de la factura que se
verán más adelante.

Las actividades del proceso que se tendrán que
considerar son:

• Recepción de la solicitud de material (vale
  de bodega) requisitado por el residente de obra por medio de
  los maestros a su cargo, y/o elaboración de salida de
  almacén

• Verificación de los datos del vale que deben
  contar con información como:

Cantidad y concepto solicitado (material)

Destino (obra y frente)

Fecha

Firma del solicitante (maestro de obra o
residente)

En formato membretado y foliado

• Y/o elaboración de salida de almacén
  con sus contenidos (membrete, folio, concepto,
  cantidad,

Unidad, obra, frente, fecha y firma del
solicitante).

• Entrega de material

• Supervisión de la aplicación de
  materiales o servicios (temporales, esporádicos
  permanentes etc.)

Un aspecto de relevancia es que hay materiales que
merecen un trato especial por su volumen o por sus formas de
manejo, que deberán simplificarse respecto de su entrada y
salida, (políticas especiales) pero que se deberán
coordinarse con el residente de obra para su ubicación y
evitar pérdidas de tiempos por su manejo en obra
(logística de obra)

16.- REGISTRO EN KARDEX EN CONTROL DE INVENTARIOS (SALIDA)

Al igual que el punto 13 este proceso deberá
aplicarse para el control técnico administrativo y por lo
tanto seguirá dotando de información a las
áreas de Compras, Residencias de obra, contabilidad,
gerencia de proyectos y supervisión.

Elaboración y envío de facturas
para revisión

Este documento es elaborado y enviado por el proveedor a
las oficinas de la empresa (matriz) el cual se deberá
presentar en tiempo y forma de acuerdo a las políticas que
se marquen en este aspecto (revisión y pago), al momento
de la recepción del documento se deberá entregar un
contra recibo al proveedor con membrete o sello de la
organización, el cual deberá presentar contra el
pago que se le haga posteriormente al vencimiento del
documento.

18.- RECEPCION DE FACTURA POR EL AREA DE COMPRAS.

La recepción de la empresa envía a el
área de compras las facturas que entran a revisión,
para que verifique y de proceso al documento, o en su defecto,
proceder a su devolución, por no cumplir con los
requisitos establecidos, ya sea de tipo fiscal, contable o
administrativo, que están plasmados en los contratos,
convenios o en la orden de compra, una vez aceptado el documento
se procede a la generación de pasivos con su registro en
cuentas por pagar, la cual deberá sujetarse a las
políticas de pago del proveedor que se hayan convenido
para cubrir adeudos. El departamento de cuentas por pagar
integrada al área de compras deberá mantener en
custodia la documentación hasta su autorización de
pagos, ya que será soporte de la póliza de cheque
referente al proveedor.

Este proceso que es parte de las funciones de compra,
constituye la confirmación y/o notificación por
parte del proveedor de que el material se ha entregado, o en
algunos casos se ha embarcado.

Autorización de pago a
proveedores

El área de compras por medio o en conjunto con
cuentas por pagar (por su vinculación) autorizan el pago
del proveedor de acuerdo a sus vencimientos o por situaciones de
montos a tope, los cuales hay ocasiones que se tienen que
subsanar, para no parar la dinámica de operaciones
comerciales y de construcción, generando una orden de pago
la cual se envía a bancos o tesorería para su
proceso.

20.- TESORERIA RECIBE ORDEN DE PAGO

El área de bancos o tesorería reciben la
información por medio de la orden de pago para la
generación del cheque, siempre y cuando el proceso sea por
este medio, Además esta orden deberá ir
acompañada de la documentación que soporte el pago
requerido.

Por otra parte, si el pago se hace vía
transferencia electrónica, las políticas de la
organización deberán considerar otro tipo de
situaciones, pero siempre protegiendo los intereses de la
empresa, sobre todo en aspectos legales que se pudiesen dar por
errores o políticas de terceros (Bancos intermediarios),
obviamente, estas debidamente plasmados en contratos o convenios
firmados.

Si fuese este el caso de pago, aquí
concluiría el proceso de compra técnico y
administrativo

21.- RECEPCION DE CHEQUES PARA SU ENTREGA

La recepción de la empresa recibe los cheques
para su entrega, y acatará las políticas y
procedimientos de la organización, en los días,
horarios y requisitos para este proceso.

22.- EL PAGO A PROVEEDORES

El pago se efectuará en horarios acordados, la
entrega del cheque se hará al momento de la
presentación del contra recibo, debiendo firmar de
recibido en la póliza que hace referencia al proveedor,
las firmas autorizadas para recoger cheque deberán estar
autorizadas por el proveedor preferentemente con
identificación personal.

Las pólizas de cheques entregadas deberán
devolverse a bancos o tesorería, los cheques no entregados
podrán darse en custodia a compras (cuentas por pagar) o a
la misma área de bancos dependiendo de las
políticas o procedimiento de la organización, el
fin es que ambas áreas estén enteradas de que el
proceso se cumplió o quedan pagos en stand by (en
espera)

23.- GENERACION DE INFORMACION A CONTABILIDAD.

El área de compras estará generando
información al área contable con la
aprobación y captura de facturas (pasivos – proveedores)
la cual se estará transfiriendo periódicamente de
acuerdo a las políticas de la empresa.

24.- GENERACION DE INFORMACION DE
INVENTARIOS

Los almacenes o bodegas estarán generando por
medio de su control de inventarios, información al
área de contabilidad que al igual que el punto anterior
estará sujeta a periodos, políticas y
procedimientos de la organización, independientemente que
esta información ya se encuentre en línea para
consulta de las áreas competentes.

Fin del
proceso

Los procesos anteriores dependen mucho de los sistemas
informáticos con los que cuente una organización,
pero son las bases para adaptar cualquier software al proceso de
la compra descrito, que por su funcionalidad es adaptable y
flexible a políticas y procedimiento que una empresa
constructora puede establecer.

EXTRAIDO DEL LIBRO

"LAS COMPRAS Y SU
PROCESO"

EN LA EMPRESA
CONSTRUCTORA

GESTIONANDO LA CALIDAD

Autor:

Salvador Torres
Espiricueto