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Creación de un Centro de Capacitación (página 2)




Enviado por Gianella Mosquera



Partes: 1, 2, 3

Capacitación
8ªSeleccionar Bloques de celdas

Escoger un conjunto de
celdas

  • Podemos fácilmente
    seleccionar un rectángulo de celdas pulsando sobre
    la celda situada en una esquina y manteniendo
    pulsado el ratón nos movemos hacia la esquina
    opuesta. 

  • Otra forma de hacerlo es marcar la
    primera celda y manteniendo pulsada la tecla de
    mayúsculas del teclado movernos a la
    última.

Seleccionamos por ejemplo desde la
celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la B3 y nos movemos a la
D5.

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¿Qué hacer para
seleccionar un conjunto de celdas 
salteadas?. 

Por ejemplo queremos marcar las celdas
B3,B4,B5 y las D3 y D4 

  • Nos movemos desde B3 a B5
    manteniendo pulsado el botón izquierdo del
    ratón. 

  • Mantenemos pulsada la tecla
    "Ctrl"
    (la tecla Control se encuentra en la esquina
    inferior izquierda del teclado) pero soltamos el
    botón del ratón
    y nos movemos a
    D3

  • Nos movemos desde D3 a D4
    manteniendo pulsado el botón izquierdo del
    ratón
    .

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SELECCIONAR TODAS LAS
CELDAS

Puede ser útil seleccionar todas
las celdas.  Por ejemplo cuando queremos dar un mismo
formato a todas las celdas

  • Pulsamos sobre la esquina superior
    izquierda de la hoja de trabajo. Arriba del "1" que
    designa la primera columna.

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Capacitación
9ªIntroducir Datos y Cambiarlos en la Hoja de
Trabajo

 En la hoja de cálculo
podemos introducir texto, números y
funciones.

  • Nos situamos marcando con el
    ratón  por ejemplo en la celda A2 y
    escribimos PRESUPUESTO ANUAL.

  • Al introducir datos en una celta
    aparece en la Barra el símbolo X que nos
    permite cancelar o eliminar lo que acabamos de introducir
    si nos hemos equivocado o arrepentido.

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  • Y aparece el símbolo para
    confirmar o introducir la información. Otra forma
    de confirmar es simplemente pulsando Enter en
    nuestro teclado.

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REALIZAR CORRECCIONES

Para cambiar el contenido de una celda
que ya he confirmado:

  • Pulso sobre la celda que quiero
    cambiar. El programa muestra el contenido en la parte
    superior.

  • Hago clic sobre la parte de la
    Barra  que muestra el contenido de la
    celda.

  • Y pulsando en la tecla
    "Supr" borro el contenido o pulso en la tecla de
    retroceso que se encuentra encima de Enter en el teclado
    para realizar modificaciones.

Por ejemplo he escrito PRESUPUESTO
ANUAL pero descubro que tenia que poner PRESUPUESTO
MENSUAL

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 Capacitación
10ªNombrar celdas y rangos

Excel permite un manejo fluido y
sencillo de las celdas. Tanto a través de las
columnas, las filas o manejando las celdas
individualmente.

Pero Excel también tiene en los
Rangos otra herramienta sumamente potente para el manejo de
información. La principal característica de los
rangos es que se les puede dar un nombre, a un conjunto de
celdas o incluso a una sola celda, que seria un conjunto de
solo una celda.

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¿Y por que es tan importante el
hecho de poder dar nombre a los rangos?. Bueno, un rango no
es mas que un conjunto de celdas definido por sus celdas
superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos
puntos. Es fácil reconocer el rango situándolo
mentalmente en la hoja de calculo. Pero si la hoja es muy
grande ¿Podríamos recordar exactamente la
posición de todos los conjuntos y subconjuntos de
celdas?

Es mas sencillo hacer referencia a
Ventas, que Z51:AZ54. y a Compras que X32:Z37

Veamos un ejemplo, para asignar un
nombre, el primer paso es seleccionar el rango. C4:E4. Una
vez que esté marcado escribiremos el nombre que
deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres.
Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos la tecla
intro.

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Ya tenemos nuestro primer
rango.

Veamos ahora sus ventajas, por ejemplo
llevemos el puntero a alguna celda lejana por ejemplo la H49.
Si ahora quisiermos ir de nuevo a la posición de los
meses, pero no nos acordamos de su rango solo tenemos que
pulsar la tecla F5

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Aquí se mostrara todos los
rangos definidos, solo tendremos que seleccionar y aceptar.
Para que excel nos lleve de a la posición
deseada

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Los rangos tienen muchas mas utilidades
que se vuelven mas y mas imprescindibles cuanto mas grande y
compleja es la hoja de calculo en la que estamos
trabajando

Dar Formato a los Datos
introducidos
 

  • Tenemos que seleccionar las celdas
    sobre las que queremos aplicar el formato. Anteriormente
    vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo hemos
    introducido los datos de nuestro presupuesto mensual y
    marcamos las celdas a las que deseamos dar
    formato. 

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  • Vamos a realizar un ejemplo en el
    que:

  • A) Pondremos una Línea de
    Contorno a nuestro presupuesto.

  • B) Cambiaremos el tipo de letra a
    Verdana y aumentaremos el tamaño de las
    letras. 

  • C) Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL"
    en negrita. 

  • D) En azul las letras
    correspondientes a los conceptos de gasto.

  • E) Y el fondo de las celdas con
    números lo pondremos de color verde
    claro

  • Podemos utilizar el menú
    Formato de la Barra superior o Barra
    menú.

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  • También podemos acceder
    directamente a las funciones de formato más
    utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de
    Formato
    . Hemos pulsado en el botón de flecha
    "Mas botones" para que se visualicen el resto de
    opciones.

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Si no aparece en su  pantalla la
Barra de Formato la activamos con el comando
Ver de la Barra de Menú

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 Capacitación
12ªEjemplo de Formato

  A) Vamos a poner una
línea de contorno, es decir un recuadro alrededor de
varias celdas.

  • Pulsamos sobre Formato
    Celdas una vez que tenemos seleccionadas
    las celdas sobre las que queremos aplicar el
    formato.

  • Y aparece el formulario Formato
    de celdas
    .

  • En nuestro ejemplo en
    Línea hemos seleccionado una
    gruesa.

  • Pulsamos sobre
    Contorno

  • Y Pulsamos
    Aceptar

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Y nuestro presupuesto nos queda
recuadrado.

B) Vamos a cambiar el tipo de letra a
Verdana y aumentar a 16 el tamaño de las
letras..

  • Seleccionamos las celdas

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  • En la Barra de Formato
    pulsamos sobre el botón que muestra un
    triángulo para cambiar el tipo de letra. Y
    seleccionamos por ejemplo Verdana.

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  • Y aumentamos el tamaño de
    las letras a 16, pulsando sobre el siguiente botón
    y seleccionado 16

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 C) Poner
"PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.

  • Seleccionamos la celda que queremos
    poner en negrita.

  • Y pulsamos la N de la
    Barra de Formato

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D) Vamos en nuestro ejemplo a poner de
color azul las letras correspondientes a los conceptos de
gastos.

  • Seleccionamos desde la celda donde
    pusimos Casa a la celda Ropa.

  • Si nuestra pantalla no muestra el
    botón Color de Fuente,  pulsamos sobre
    el botón Mas Botones que se encuentra al
    final de la Barra de Formato.  Y pulsamos
    sobre el botón Color de fuente.

  • Marcamos el color
    deseado.

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E) Poner el fondo de las celdas con
números de color verde claro.

  • Seleccionamos la celdas a las que
    deseamos cambiar el color del fondo.

  • En la Barra de Formato
    pulsamos sobre Color de relleno.

  • Y pulsamos sobre el color verde
    claro.

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 Hemos cambiado el
tamaño de las columnas para visualizar las palabras
completas. Como vimos anteriormente para cambiar el
tamaño de las columnas nos situamos con el cursor
entre las letras que designan las columnas y manteniendo
pulsado el botón del ratón nos
movemos.

Y el resultado correspondiente a
nuestro ejemplo para cambiar el formato nos queda como
muestra la imagen de la derecha.

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Capacitación
13ªFormulario Formato de Celdas

  Las opciones de formato como
vimos pueden ser activadas igualmente desde la Barra de
Menú

  • Seleccionamos las celdas a las que
    queremos dar formato.

  • Pulsando sobre Formato en la
    Barra superior y

  • Celdas.

  • En el formulario Formato de
    celdas
    que aparece pulsamos sobre la pestaña
    de Fuente

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  • En este formulario podemos cambiar
    la alineación de los datos introducidos, pulsando
    sobre la pestaña alineación y marcando una
    nueva opción.

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  • Podemos cambiar el aspecto de las
    líneas que delimitan las celdas utilizando la
    pestaña Bordes y seleccionando por ejemplo
    unas líneas más gruesas.

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  • Igualmente podemos cambiar el
    formato numérico en Número, y poner un
    formato monetario por ejemplo.

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  • En este mismo formulario podemos
    cambiar el fondo de las celdas seleccionando diferentes
    tramas y proteger para ocultar o bloquear
    celdas

Cpacitación
14ªAutoformatos en
excel
 

El aspecto de nuestras hojas es un
aspecto importante, sobre todo si otras personas van a ver y
evaluar nuestro trabajo.

Ya hemos tenido algún contacto
con los formatos en Excel, pero hay una forma mas
rápida y sencilla de mejorar el aspecto de nuestro
trabajo sin tener que dedicarle mucho tiempo ni
esfuerzo.

Vamos a aprender a manejar los
autoformatos. Veamos una pagina sin formatos.
 

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El siguiente paso es seleccionar una
celda que esté dentro de una tabla, por ejemplo
C5.

Cuando esté marcada en el
menú Formato, pulsaremos en la opción
Autoformato  

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 Atención, es
importante que hayamos seleccionado una celda que pertenezca
a una tabla, como es nuestro caso. Si hubiéramos
pulsado en alguna celda, fuera de la tabla Excel nos
daría un mensaje de error.

Para evitarlo, solo tenemos que
posicionarnos en el interior de la tabla a la que queremos
dar autoformato. Al pulsar en Autoformato, nos surge el
siguiente cuadro de dialogo  

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De entre todos los ejemplos
predefinidos podemos elegir el formato que consideremos mas
apropiado para nuestra tabla.

Sólo tendremos que pulsar sobre
el ejemplo deseado y después aceptar.
 

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 Este es nuestra
tabla, tal como la hemos "diseñado" rápida y
sencillamente.

Capacitación
15ª Alinear los Datos

  Podemos llegar a las
instrucciones para cambiar la alineación por varios
caminos. Por ejemplo con  los mismos datos que
escribimos anteriormente ahora:

A)  Los números los vamos a
centrar con respecto a su celda. 

  • Seleccionamos las celdas
    correspondientes a los números que queremos
    centrar.

  • En la Barra de Formato pulsamos
    sobre el botón con la imagen de Centrar. Si
    la imagen centrar no aparece en su pantalla debe pulsar
    en el botón Mas Botones situado en el lateral
    derecho de la Barra formato.

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B) La palabra  TOTAL la vamos a
alinear a la derecha.

  • Para alinear a la derecha la celda
    donde escribimos TOTAL practicaremos otro
    camino.

  • Marcamos la celda y pulsamos el
    botón DERECHO del ratón

  • Pulsamos sobre Formato de
    celdas

  • Pulsamos sobre la pestaña
    Alineación

  • Y en Horizontal
    seleccionamos Derecha

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Y el resultado

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Cacitación
16ªDesbordamiento de datos

  Es bastante frecuente que cuando
manejamos operaciones numéricas se produzca una
desbordamiento de celda. Esto se produce cuando el dato no
cabe en el espacio visible de la celda. Cuando esto ocurre la
Excel nos llama la atención sobre ello con el
símbolo "#"

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Hay varias formas en que Excel
actúa frente al desbordamiento, dependiendo si el
desbordamiento se produce en una celda con datos textos o con
datos numéricos

Si el desbordamiento se produce con
datos texto, el comportamiento de Excel depende de la
situación de la celda situada inmediatamente a su
derecha.

Si está vacía, el texto
se prolongara a su derecha libremente. Pero si está
ocupada entonces solo será visible la parte del texto
que quepa en la zona visible de la celda.

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Es este ejemplo vemos dos
desbordamientos distintos, el titulo de la celda B2 en texto
que se prolonga a C2. Y el desbordamiento numérico de
E5, que al ser la cifra más extensa de la longitud de
la celda, se muestra con el símbolo # repetido todo el
ancho de la celda

Eso no significa que haya habido un
error o que hayamos perdido el resultado de nuestros
cálculos. No, el dato sigue estando allí, para
verlo solo tendremos que modificar el ancho de la columna
hasta que aparezca el dato

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Si el desborda una celda,
numérica sin formula, podemos ver su contenido sin
necesidad de desplazar las columnas, sencillamente pulsando
en ella y veremos como su valor aparece en la barra de
formulas

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Puede haber otras ocasiones en que no
nos importe ampliar un poco la celda. En estos casos podremos
ver el contenido de la celda en notación
científica.

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La notación científica se
lee simplemente multiplicando el numero mostrado por 10
elevado a la cifra que hay tras el signo +. En otras
palabras, se corre la coma tantos puestos a la derecha como
el numero que haya tras el signo +

Capacitación
17ªGuardar y Recuperar los Archivos

 GUARDAR LOS
ARCHIVOS

Tenemos varias opciones para guardar el
trabajo que hemos realizado en la hoja de
cálculo.

  • En la Barra de Menú pulsamos
    sobre Archivo y

  • Guardar como

  • En el formulario que aparece le
    ponemos un nombre al fichero que guardamos. En nuestro
    caso le ponemos el nombre ejemplo. Es aconsejable ser
    ordenado y asignar diferentes directorios a los distintos
    tipos de ficheros y trabajos.

  • Y pulsamos
    Guardar

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RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS
GUARDADOS

  • Pulsamos sobre Archivo en la
    Barra de Menú

  • Pulsamos sobre
    Abrir

  • Y hacemos doble clic sobre el
    fichero que deseamos abrir. Si el fichero que deseamos
    abrir no se encuentra el el listado que aparece nos
    movemos por los diferentes directorios para
    encontrarlo.

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Si el archivo que deseamos abrir ha
sido uno de los últimos que hemos archivado con Excel
al final del menú Archivo puede aparecer.

Capacitación
18ªPropiedades del archivo

 Las "Propiedades de archivo" es
una funcionalidad de Excel que puede llegar a ser
extremadamente útil en entornos de trabajo
profesionales. Sobre todo en lugares de trabajo donde es
imprescindible trabajar en equipos, o donde un grupo de
personas necesita trabajar, acceder e incluso participar en
el trabajo de otras personas.

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  • En el siguiente cuadro de
    diálogo nos encontramos con diversas opciones de
    personalización agrupadas en varios apartados, uno
    en cada pestaña. En algunas pestañas puedes
    introducir datos y en solo Excel puede gestionar esos
    datos

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    • Por ejemplo en la
      pestaña General no podremos introducir
      ningún dato. Aparecerá con los datos
      vacíos hasta que lo guardemos por primera vez.
      En esta pestaña aparecen los datos
      relacionados con la información de la
      grabación del archivo. Vamos a verla mas
      detenidamente.

    • En las opciones de la
      pestaña general podemos ver tres zonas bien
      diferenciadas, La primera zona se refiere a la
      información del archivo. Por ejemplo Tipo y
      Tamaño, nos informan, como sus propios nombres
      indican, el tipo de archivo y el tamaño que
      ocupa el archivo

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    • Ubicación es una
      opción mucho mas útil, con ella
      podremos saber concretamente, en el directorio, en el
      disco o en el terminal de red en que esta situado
      físicamente el archivo. Esto resulta
      útil cuando se trabaja en redes locales, con
      múltiples lugares de trabajo. Siempre es
      conveniente saber en que ordenador esta guardada la
      información.

    • En la segunda zona de la
      pestaña, La información que nos puede
      resultar útil de esta pestaña hace
      referencia a las fechas y horas importantes para el
      documento

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    • Creado, hace referencia al
      momento en que fue creado el archivo, es muy
      útil para conoce cuando se inicio el trabajo y
      para distinguir bocetos de trabajo y versiones que
      hagan referencia al mismo proyecto.

    • Modificado, nos ayudara a saber
      cuando se grabó por ultima vez la
      información del archivo. Mas de una vez
      podemos encontrarnos dudando sobre que archivo
      contiene la información mas
      actualizada.

    • En ultimo acceso, nos informa
      de la ultima vez que alguien abrió el archivo
      solo para consultarlo, sin grabar en él
      información. Esta información puede
      resultarnos especialmente útil en ambientes de
      trabajo corporativo, donde hay una gran
      números de personas accediendo a los
      documentos y necesitamos saber que a que
      versión se esta accediendo.

    • En la ultima zona, se nos
      mostrarán los atributos del archivo

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    • Se nos dirá si podemos
      escribir en el, o si es solo lectura. Se nos
      dirá si ha sido modificado o no. Si es un
      archivo oculto o visible. Y por último si es
      un archivo de sistema o No.

    • De esta zona, ahora solo nos
      interesa saber, que gracias al atributo Modificado,
      podemos distinguir fácilmente las versiones
      viejas de las nuevas. Y gracias al atributo
      Sólo lectura se limita el que se pueda
      modificar en nuestro fichero.

    • Hemos visto una pestaña
      en la que no podemos introducir información,
      veremos ahora una en la que si podemos introducir
      información. Veremos la pestaña
      "Resumen"

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    Esta vez la ventana estará
    dividida en dos zonas, en la superior, podremos
    introducir la información relativa al
    autor.

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    • Como por ejemplo: el titulo del
      libro y el asunto del que trata. Estos dos campos que
      pueden parecer obvios cuando estamos trabajando en
      él. Pero intentar encontrar un libro en
      particular, cuando hace meses que no lo hemos abierto
      puede ser una tarea desesperante si no está
      bien clasificado.

    • El titulo y el asunto nos
      ayudan a manejar fácilmente grandes
      bibliotecas de libros.

    • Los campos personales de Autor,
      Administrador y Organización:

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    • Adquieren todo su sentido
      cuando trabajamos en una organización amplia,
      y especialmente si trabajamos en equipo o en
      red.

    • Estos campos deben ser los
      suficientemente descriptivos, para que cuando el
      proyecto pase de una fase a otra se pueda identificar
      claramente al autor, por si es necesaria ponerse en
      contacto con él.

    • En la ventana inferior
      introduciremos información relativa al
      contenido del libro de trabajo, comentarios, palabras
      claves para buscar el libro mas a delante.

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    • Excel tiene un sistema de
      búsqueda, para encontrar y ordenar los libros
      basándose en los campos de esta zona.
      Así pues la descripciones deben ser lo mas
      claras y homogéneas posibles, para que sea
      posible encontrar fácilmente todos los libros
      según palabras claves o
      categorías.

    • Si activamos "Guardar vista
      previa", cuando vayamos abrir un libro de trabajo
      veremos una imagen de la primera hoja de calculo y
      decidir si es el que queremos abrir.

    Capacitación
    19ªOperaciones Numéricas

      REALIZAR OPERACIONES
    NUMERICAS

    Excel es una hoja de cálculo
    y como su nombre indica su función fundamental es
    trabajar con grandes volúmenes de números y
    realizar cálculos numéricos.

    Sumar números.

    • Marcamos los números que
      deseamos sumar.

    • Pulsamos sobre el
      símbolo Sumatorio que se encuentra en
      la Barra Estándar.

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     COMPONENTES
    DE LAS FUNCIONES

    Si realizamos la suma anterior y
    nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado
    de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de
    fórmulas aparece la expresión
    =SUMA(B4:B7).

    La anterior fórmula se
    compone de:

    • Comenzamos con el signo igual.
      Todas las fórmulas comienzan con el signo
      igual para indicarle al programa que se trata de una
      función y no de un texto.

    • A continuación la
      función, es decir la operación
      matemática que deseamos realizar. En nuestro
      caso SUMA

    • Y lo siguiente es especificar
      las celdas, donde se encuentran los números
      sobre los que deseamos realizar la operación.
      En este caso como queremos sumar los números
      que se encuentran desde la celda B4 a la B7
      escribimos B4 dos puntos  y B7.El formato es por
      ejemplo  B4:B7

     EJEMPLOS

    Vamos a sumar 34 que colocaremos en
    la celda A1 y 56 que colocaremos en B1. Vamos a escribir
    nosotros la fórmula.

    • Escribimos 34 en la celda A1 y
      56 en la celda B1

    • Nos situamos en C1 y escribimos
      =SUMA(A1:B1) y

    • Pulsamos Enter en
      nuestro teclado o pulsamos el botón aceptar de
      la Barra fórmulas.

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    SUMAS EN FILAS Y
    COLUMNAS

    Vamos a sumar por filas y por
    columnas. 

    • Partimos de los datos que se
      muestran en la primera imagen.

    • Marcamos las celdas que
      contienen los números y dejamos celdas libres
      en la columna y fila siguientes.

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    • Pulsamos sobre Sumatorio
      o Autosuma en la Barra de fórmulas.

    Y el resultado es que:

    • Los primeros cuatro
      números de la columna C son el resultado de
      sumar los dos números de cada fila.

    • Los resultados que aparecen en
      la fila 5 son la suma de los números de la
      columna superior.

    • Y observe que en la celda C5 el
      resultado que aparece es la suma de todos los
      números que tenemos inicialmente en las dos
      columnas

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    Capacitación
    20ªOperaciones matemáticos

                 
    Las operaciones matemáticas fundamentales pueden
    realizarse directa y fácilmente con el programa
    Excel.

    SUMAR

    Para sumar directamente varios
    números:

    • Seleccionamos una celda y
      comenzamos escribiendo el signo igual "=", para
      indicar al programa que se trata de una
      operación matemática.

    • Sumamos utilizando el signo
      +

    • Pulsamos Enter o
      confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar
      antes de cambiar de celda.

    Por ejemplo vamos a sumar 2+2.
    Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos
    Enter en el teclado.

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     MULTIPLICAR,
    DIVIDIR Y POTENCIAS

    • Multiplicar. Podemos
      multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para
      multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2
      y pulsamos Enter en el teclado.

    • Dividir. Dividimos con
      el símbolo / . Por ejemplo si queremos
      dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2 y
      pulsamos Enter.

    • Potencias.  elevar
      un número a una potencia es multiplicar ese
      número por si mismo un cierto número de
      veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a
      2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un
      número a un número a una cierta
      potencia podemos emplear el símbolo ^ .
      Por ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda
      =2^4. Al pulsar Enter en la celda aparece el
      resultado de 16

     EL ORDEN EN EL QUE SE
    EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS

    En matemáticas el orden de
    las operaciones si puede afectar al resultado.

    El programa Excel calcula en un
    cierto orden:

    • Primero las operaciones entre
      paréntesis.

    • Las potencias

    • Las multiplicaciones y
      divisiones

    • Sumas y restas.

     EJEMPLO

    Realizar la operación
    4*(4-3)

    NO es 4 por 4 menos 3 que
    daría como resultado 13

    Sino que primero se calcula el
    paréntesis 4-3 que da como resultado 1 y se
    multiplica por 4.

    Por tanto el resultado es
    4

     EJEMPLO

     ¿Cuál es el
    resultado de la operación 4+5*2-7*(2+3)^3
    ?

    • El programa primero calcula el
      paréntesis (2+3) que da 5

    • Después calcula la
      potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da
      125

    • A continuación las
      multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125
      que da 875

    • Nos queda  4+10-875 es
      decir 14 menos 875 que da como resultado un
      número negativo -861
       

    Capacitación
    21ªOrden de las operaciones

    Lo más normal es que solo
    utilicemos formulas con dos operadores.

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    Pero Excel es mucho más
    potente que esto. Con Excel podemos utilizar tantos
    operandos y operadores como necesitemos.

    Vamos a ver algunos
    ejemplos:

    Con un solo operador hacemos que el
    contenido de una celda aparezca en otra

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    Y si modificamos la celda original,
    tambien se modificara automáticamente la celda de
    la formula.

    Con dos operadores:

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    Ya conocemos suficientemente este
    tipo de formulas, asi que no le dedicaremos mas
    tiempo

    Con mas de dos operadores. Esto lo
    veremos mas claramente con un ejemplo

    En la siguiente imagen calculamos
    los beneficios por participación, y le restamos
    los impuestos.

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    Hemos escrito la formula tal como
    la enunciamos: Los ingresos menos los gastos, divididos
    por el numero de participaciones y finalmente le restamos
    los impuestos.

    El resultado obtenido es
    534

    Pero Excel tiene un sistema de
    prioridad de operandos, esto significa que Excel
    comprueba la formula primero y ejecuta las operaciones de
    dos en dos empezando por los operandos mas importantes
    según su orden de prioridad

    El orden es el siguiente: Primero
    se ejecutan las operaciones que estan entre
    paréntesis, primero los mas anidados. Segundo la
    exponenciacion. Tercero la multiplicación y
    división, en caso de igual importancia se evalua
    primero el situado mas a la izquierda. Y por ultimo se
    evaluan la suma y la resta, con el mismo criterio de
    igualdad que la multiplicación y la
    division.

    Asi pues en la operación
    anterior lo que hicimos realmente fue: dividir los gastos
    por el numero de participaciones y el resultado se lo
    restamos a los ingresos y al total le restamos los
    impuestos.

    Para construir la formula que
    queriamos tendríamos que haber usado los
    paréntesis para priorizar las operaciones como en
    el ejemplo inferior

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    Capacitación
    22ªListas

    Excel tiene funcionalidades
    orientadas a facilitarnos la introducción de datos
    en las hojas de cálculo.

    Una de ellas son las
    listas.

    Las listas consisten en que
    mientras vamos introduciendo datos en una columna Excel
    crea automáticamente una lista con todos ellos. Y
    cuando vayamos a repetir un dato ya introducido, Excel
    nos permite seleccionarlo de la lista en vez de
    rescribirlo.

    Por ejemplo, tras teclear esta
    columna de datos

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    Nos situamos en la primera celda
    vacía que haya tras los datos y pulsamos el
    botón derecho del ratón

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    En el menú que se ha
    desplegado, elegiremos la opción "Elegir de la
    lista".

    Excel nos mostrara una lista con
    todos los datos introducidos en la columna hasta el
    momento.

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    Para insertar uno de ellos en la
    celda elegida solo tenemos que pulsar en
    él.

    Excel tiene otras funciones de
    automatización relacionada con las listas, por
    ejemplo si escribimos Lunes y arrastramos la
    ventana

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    Veremos que una nota nos va
    mostrando los distintos días de la semana y si
    soltamos el ratón

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    Vemos que se crea
    automáticamente una lista con los días de
    la semana.

    Para ahorrarnos trabajo Excel tiene
    predefinidas listas con los días de la semana, los
    días de la semana abreviados, los meses y los
    meses abreviados.

    Capacitación
    23ªFunciones

            
    Las anteriores fórmulas utilizan los operadores
    matemáticos normales, mientras que las funciones
    nos permiten utilizar una amplia variedad de
    parámetros. Las funciones son fórmulas
    predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados
    argumentos. 

    Por ejemplo la función que
    nos permite realizar la suma de los números
    introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como
    =SUMA(A1:C3) donde:

    • Comenzamos la función
      con el signo igual "=" para indicar al programa que
      se trata de una función.

    • El nombre de la función
      que queremos realizar. La operación que
      deseamos realizar en este caso SUMA

    • El argumento que en este caso
      hace referencia al rango de celdas donde se
      encuentran los números a sumar.

    En este curso en los primeros
    ejemplos estamos utilizando como argumentos de las
    fórmulas referencias de celdas. Pero en general
    los argumentos pueden ser números, texto, valores
    lógicos, matrices o referencias de
    celdas.

    Las funciones adoptan la forma
    de  =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3…),
    donde los argumentos se encuentran separados por punto y
    coma.

    Por tanto para sumar los
    números introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4
    tenemos varias posibilidades

    • Utilizar la
      función SUMA y escribir todos los
      argumentos uno detrás de otro

    =SUMA(A1;A2;A3;A4)

    • Utilizamos la
      función SUMA pero ahora resumimos las
      celdas escribiendo la primera, dos puntos y la
      última

    =SUMA(A1:A4)

    • Sumamos mediante el
      operador matemático suma u escribiendo
      todas las celdas

    =A1+A2+A3+A4

    EJEMPLO

    Vamos a partir de los datos que
    aparecen en la siguiente imagen.  Vamos a utilizar
    dos funciones:

    • Calcular las sumas y

    • Una función para
      calcular  que cantidad corresponde a las ventas
      más bajas de un mes y zona.

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    • El texto "Ventas mensuales" lo
      tecleamos en la celda A1 y luego hemos marcado desde
      la celda A1 a la E1 y pulsado el botón
      Combinar y centrar.

    • Para adaptar el formato de los
      números hemos utilizado el botón
      Euro de la barra de formato.

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    Vamos a utilizar primero la
    función Autosuma que conocemos para
    calcular los totales. Para sumar la primera columna la
    función quedaría
    =SUMA(B4:B7)

    Independientemente del
    cálculo anterior vamos a calcular el mes y la zona
    al que corresponden la ventas más bajas utilizamos
    la función Mínimo que se designa por
    MIN. 

    Vamos a calcular el mínimo
    de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto
    el  argumento es  la zona de datos sobre la que
    deseamos calcular el mínimo. Es decir desde B4 a
    C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7)

    La función queda
    =MIN(B4:C7)

    Escribimos la función en la
    celda B11

    Y el resultado se muestra en la
    siguiente imagen.

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     Una de las
    cuestiones más interesantes de las Hojas de
    Cálculo es que nos permite cambiar los datos y las
    funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta
    los nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el
    número 122,00 que aparece en la celda C7 por el
    número 350 y comprobaremos como afecta a la suma
    de su columna y al resultado mínimo de
    ventas.

    Y el resultado es que la suma de la
    columna de febrero refleja el cambio que hemos efectuado
    y la función mínimo
    también.

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    Capcitación
    24ªInsertar Función

     El programa Excel cuenta con
    gran número de funciones predefinidas a las que se
    accede fácilmente partiendo del botón
    Pegar Función.

    • Nos situamos en la celda donde
      queremos colocar la fórmula y donde se
      mostrara el resultado de la función. en
      nuestro ejemplo vamos a calcular la media
      aritmética de los valores introducidos en las
      celdas A4, B4, C4 y D4 y el resultado queremos que
      aparezca en E4. La media aritmética suma los
      números y los divide entre el número de
      elementos sumados. Por tanto nuestra función
      realizará la operación
      matemática de sumar 4+6+2+10 y dividir por
      cuatro. 

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    • En la Barra Estándar
      pulsamos sobre el botón Pegar
      Función

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    • Nos aparece un cuadro en el que
      tenemos primero que seleccionar el grupo en que se
      encuentra la función que deseamos utilizar, es
      decir pulsamos sobre una Categoría de la
      función
      . En nuestro ejemplo la
      función media aritmética se encuentra
      dentro la Categoría de funciones
      Estadísticas.

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    • Y una vez seleccionada la
      Categoría de la función nos queda
      seleccionar a la derecha del cuadro el Nombre de
      la función,
      el nombre que designa a la
      media aritmética es PROMEDIO

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    • Pulsamos Aceptar y nos
      aparece otro cuadro. En nuestro ejemplo es el cuadro
      correspondiente a la función promedio. Ahora
      se trata de especificar los argumentos de la
      función PROMEDIO. En nuestro caso consiste en
      especificar las celdas que contienen los
      números a los que queremos calcular la media
      aritmética. El programa automáticamente
      asume que son los números que se encuentran a
      la izquierda de la casilla donde estamos
      introduciendo la fórmula. Si el programa no
      pone correctamente las celdas que queremos utilizar
      para el cálculo cambiamos los nombres de las
      celdas donde pone Número1.

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    Y en la celda marcada se coloca la
    función y nos muestra el resultado de aplicar
    dicha función a los argumentos seleccionados. En
    nuestro ejemplo la media aritmética da cinco y
    medio como se muestra en la celda E4 donde hemos
    introducido la fórmula

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    Capacitación
    25ªCrear series

                 
    Si necesitamos escribir una serie de números o una
    serie de términos como Enero, Febrero, Marzo,
    Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la
    creación de modo muy rápido de la
    serie.

    Vamos a generar la serie con los
    meses del año.

    • Escribimos Enero en la celda
      donde deseamos que comience la serie.

    • Nos situamos en la esquina de
      la celda.

    • Cuando aparece una crucecita
      negra
      manteniendo pulsado el botón del
      ratón nos desplazamos a las celdas donde
      queremos que se escriba el resto de la
      serie.

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    Y el resultado cuando soltamos el
    botón será una serie con tantos
    términos como casillas marcamos. En nuestro
    ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero igual
    podemos escribir todos los meses del año de forma
    automática.

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     CREAR SERIES
    NUMERICAS

    Con Excel es fácil crear
    series numéricas.

    Vamos a generar la serie
    numérica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en
    la hoja de cálculo solo el 2 y el 4.

    • Escribimos 2 en la casilla
      donde queremos que comience la serie y 4 en la
      siguiente.

    • Marcamos las dos casillas y nos
      situamos en la esquina de las celdas marcadas y
      aparece una crucecita negra.

    • manteniendo pulsado el
      botón del ratón nos desplazamos a las
      celdas donde deseamos que se escriba la
      serie.

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    Y el resultado es la
    generación rápida y automática de
    una serie numérica

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     Capacitación
    26ªUtilizar nombres de rango en las
    funciones

          Hemos aprendido
    en anteriores lecciones la importancia de los rangos y
    como dar nombre a los rangos. En esta lección
    aprenderemos la utilidad de aplicar los rangos a las
    funciones.

    Vamos a verlo con un
    ejemplo

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    Crearemos un rango para cada mes y
    también para cada articulo, como ya sabemos,
    simplemente seleccionando las celdas que deseemos y
    dándole el nombre de su titulo

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    Y también para el
    articulo

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    Ahora crearemos una formula que que
    sume las compras realizada en Enero. Para ellos solo
    tendremos que teclear en la celda correspondiente al
    siguiente formula "=Suma(Enero)"

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    Como podemos ver Excel ha calculado
    el resultado del sumatorio del rango de Enero, sin tener
    que introducir las celdas de inicio y final.

    Podemos darle el nombre que
    queramos a los rangos, por ejemplo es mas fácil
    identificar el rango SumaComprasEnero, que simplemente
    Enero.

    Los rangos tienen una peculiaridad
    mas, son referencias absolutas. Por ejemplo:

    Si copiamos la formula de enero en
    febrero, al contrario de lo que ocurre en otras
    ocasiones, la formula no se actualizara con los datos de
    su nueva columna.

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    Si no que el resultado sigue
    haciendo referencia al contenido del rango que hemos
    definido como Enero.

    La principal utilidad de esto es
    que podemos utilizar facilmente las rangos de las
    funciones en cualquier parte de la hoja de
    cálculo, sin preocuparnos por celdas, ni casillas.
    Simplemente tendremos que haber definido bien el rango
    como por ejemplo "ComprasEnero"

    Capacitación
    27ªCopiar

             La
    secuencia para copiar el contenido de una o varias
    celdas, en las que la información ya esta
    introducida y reproducirlas en otras:

    • Lo primero es seleccionar las
      celdas que vamos a copiar. Marcamos la celda o las
      celdas donde se encuentra la información que
      deseamos copiar.

    • Emplear el comando
      Copiar. Disponemos de varias opciones para
      llegar al comando copiar.

    • Partiendo del Comando
      Edición de la Barra de
      menú

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    • Pulsando el Botón
      DERECHO del ratón.

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    • Seleccionar el área
      donde se copiara el contenido.

    • Seleccionamos
      Edición en la Barra de
      menú.

    • Y pulsamos sobre
      Pegar

    Igualmente podemos acceder a los
    comandos Copiar y Pegar utilizando la
    Barra de Formato.

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     EJEMPLO

    Vamos a escribir la palabra
    "gastos" en la celda A2 y a continuación en vez de
    escribir la palabra de nuevo la vamos a copiar en las
    celdas A4, A5 y A6.

    • Escribimos gastos en la celda
      A2 y pulsamos Enter.

    • Pulsamos con el ratón
      sobre la celda A2 y la marcamos.

    • Pulsamos el botón
      DERECHO del ratón y del menú que
      aparece seleccionamos Copiar. El contorno de
      la celda se pone intermitente.

    • En la celda A4, pulsamos para
      marcarla como lugar de destino de la
      copia.

    • Pulsamos el botón
      DERECHO del ratón y del menú que
      aparece seleccionamos pegar.

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    • Marcamos la celda A5 y pulsando
      el botón DERECHO del ratón, en el 
      menú que aparece, seleccionamos
      Pegar.

    • Repetimos la operación
      en la celda A6.

    • Pulsamos la tecla de Escape
      "Esc", que se encuentra en la esquina superior
      izquierda.

    Y el resultado muestra las tres
    celdas donde hemos copiado el contenido de la A2. En la
    imagen la celda activa es la A6 como se muestra
    también en la Barra de fórmulas que muestra
    el nombre de la celda activa y su contenido.

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    Otra forma de copiar el contenido
    de una celda en otras es:

    • Marcar la celda

    • Nos situamos en la esquina de
      la celda para que aparezca una crucecita
      negra.

    • Manteniendo pulsada nos movemos
      a las siguientes celdas donde se reproduce la
      información.

     EJEMPLO

    Introducimos la palabra ingresos en
    la celda C2 y vamos a copiar la palabra a las celdas C3,
    C4, C5 y C6.

    • Introducimos la palabra
      ingresos en la celda C2 y pulsamos
      Enter

    • Marcamos la celda C2 y nos
      situamos en la esquina de la celda.

    • Cuando aparece la crucecita
      negra, manteniendo pulsado el botón del
      ratón nos movemos hasta C6.

    • Soltamos el botón y
      aparece el resultado de copiar la celda.

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    Y el
    resultado 

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    Capacitación
    28ªCopiar Fórmulas

                
    Una operación frecuente cuando se trabaja con una
    Hoja de Cálculo es copiar las fórmulas
    introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de
    Cálculo.

    Para copiar una fórmula se
    emplea el mismo método de Copiar y Pegar. Por
    tanto:

    • Seleccionamos las celdas donde
      se encuentra la fórmula que deseamos
      copiar.

    • Pulsamos el comando
      Edición y Copiar

    • Marcamos las celdas donde
      queremos copiar la fórmula

    • Pulsamos Edición
      Pegar

     EJEMPLO

    Tenemos unos números en la
    columna A que queremos sumar a los números de la
    columna B. 

    Se trata de sumar el número
    de la celda A1 y el número de B1 y el resultado
    ponerlo en C1. Sumar el número de la celda A2 y la
    celda B2 y el resultado ponerlo en la C2. Y así
    con todas las filas de números.

    Partimos de los números que
    se muestran en la primera imagen.

    • En la celda C1 vamos a
      introducir la fórmula para sumar los dos
      números de la primera fila. Escribimos
      =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado escribiendo el
      signo igual "=" que indica al programa que se trata
      de una fórmula. A continuación
      escribimos la operación matemática que
      queremos hacer que en nuestro ejemplo es SUMA. Y
      entre paréntesis las celdas sobre las que se
      realiza la operación. Vamos a sumar las celdas
      A1 y la B1, por lo que escribimos A1 indicando donde
      comienzan los datos, dos puntos y B1 indicando donde
      terminan los datos.  

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    • Pulsando Enter aparece
      el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece un 9
      en la celda C1.

    • Pulsamos sobre la celda
      C1

    • Y pulsando en el botón
      DERECHO del ratón seleccionamos Copiar.
      El contorno de la celda se poner
      intermitente.

    • Marcamos desde la celda C2 a la
      C6 y pulsando el botón DERECHO del
      ratón seleccionamos Pegar. Y pulsamos
      "Esc".

    Y el resultado que aparece es el
    siguiente

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    Es importante observar que no hemos
    copiado el número 9 que estaba en la celda C1 sino
    la fórmula que estaba en esa celda..

    Y es importante comprender que la
    copia de la fórmula es una copia relativa y no
    absoluta. Es decir hemos copiado la fórmula
    =SUMA(A1:B1) y lo que aparece en C2 es
    =SUMA(A2:B2).

    Al copiar la fórmula una
    fila más abajo el programa por defecto asume que
    los números que queremos sumar son también
    de la fila siguiente.

    Si queremos que al copiar la
    fórmula en otra celda el resultado se mantenga y
    el programa no cambie el rango de celdas sobre el que se
    realiza la suma debemos emplear una copia
    absoluta.

    Tenemos que escribir el signo del
    dólar "$" antes de las letras y los
    números que corresponden a las celdas. De esta
    forma la copia será absoluta y no
    relativa.

    La anterior función
    quedaría
    =SUMA($A$1:$B$1) 

    Capacitación
    29ªCopiar el número de una celda pero no la
    fórmula

             
    Hemos visto que por el procedimiento más sencillo
    de copiar y pegar si una celda tiene una fórmula
    lo que se copia es la fórmula y no el valor o el
    resultado de la fórmula.

    En ocasiones deseamos copiar el
    resultado de una fórmula que esta en una celda
    pero no la fórmula en si.

    Los pasos a seguir para copiar el
    valor de la celda son:

    • Marcamos la celda que deseamos
      copiar. Por ejemplo la misma que anteriormente la
      C1

    • Pulsamos Edición
      y Copiar

    • Seleccionamos la celda donde
      vamos a copiar el valor. Por ejemplo la C2

    • Seleccionamos Edición y
      Pegado Especial. Igualmente pulsando el botón
      DERECHO del ratón.

    • En el cuadro Pegado
      Especial
      que aparece marcamos
      Valores. 

    • Y se pulsa Aceptar y la
      tecla Escape

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    Y el resultado es que ahora en la
    celda C2, en vez de aparecer la suma de los dos
    números anteriores de la fila, aparece el
    número 9 que hemos copiado de la celda
    C1.

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     Capacitación
    30ªCopiar Formato

            
    Otra opción de copiado consiste en copiar el
    formato de una celda a otras. Por ejemplo si tenemos
    definido un cierto tipo de letra, fondo, tamaño de
    la letra, negrita en una celda y queremos utilizar el
    mismo formato en otras.

    • Seleccionamos
      Edición y Copiar, una vez
      marcada la celda de donde queremos tomar el
      formato.

    • Seleccionamos
      Edición y Pegado
      especial

    • En el cuadro de Pegado Especial
      que aparece marcamos Formatos.

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    Igualmente podemos copiar el
    formato utilizando el botón Copiar Formato
    de la Barra de Formato.

    • Marcamos la celda que tiene el
      formato que deseamos copiar.

    • Pulsamos sobre el botón
      Copiar Formato de la Barra de
      Formato.

    • Y pulsamos sobre la celda a la
      que queremos aplicar el nuevo formato.

     EJEMPLO

    En la celda A1 tenemos escrito Casa
    con un formato de tipo de letra, tamaño, negrita y
    fondo amarillo. Queremos copiar esas
    características de formato a las celdas A2, A3 y
    A4 sin tener que repetir todos los pasos para dar formato
    a cada celda.

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     Y el resultado
    es que hemos puesto el formato de la celda A1 a las
    restantes

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    Capacitación
    31ªMover

            
    Para quitar la información que hemos introducido
    en una zona de la Hoja de cálculo y ponerla en
    otra, podemos utilizar el comando Cortar.

    Para mover la información
    introducida en celdas, columnas o filas.

    • Seleccionamos el grupo de
      celdas, la columna o la fila que deseamos cambiar de
      ubicación.

    • Pulsamos Edición
      en la Barra superior

    • Pulsamos sobre
      Cortar

    • Marcamos donde queremos que se
      coloque la información que estamos
      moviendo.

    • Pulsamos
      Pegar

    Podemos utilizar directamente los
    botones de la Barra de formato para cortar y
    pegar

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     Si pegamos sobre
    una zona que contiene información, la misma la
    borramos al pegar una nueva información
    encima.

    Si nos hemos equivocado al pegar o
    en cualquier otra acción, un botón muy
    útil y seguramente uno de los más
    utilizados es el botón de Deshacer que
    encontramos a continuación en la barra
    Estándar.

    Monografias.com

     EJEMPLO

     Vamos a mover el contenido de
    la columna A y colocarlo en la columna
    C. 

    • Marcamos la columna A, pulsamos
      Edición y Cortar.

    • Marcamos la columna C y
      pulsamos Pegar

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     Capacitación
    32ªLos Gráficos

     Es fácil realizar
    gráficos partiendo de unos datos con el
    Asistente de gráficos.

    • Partimos de los datos que se
      muestran en la primera imagen.

    • Marcamos los datos que vamos a
      utilizar para el gráfico.

    • En la Barra Estándar pulsamos sobre el
      botón Asistente de
      gráficos

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    Partes: 1, 2, 3
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