- Introducción
- Definición de
formulario - Partes
de un formulario - Requerimientos del analista y dibujante de
formularios - Clasificación
- Consideraciones generales para la
elaboración de un formulario - Diseño del formulario
- Análisis de
formularios - Sistemas de control de
formularios - El
índice funcional - Clasificación de
formularios - Modelos de formulario
- Conclusión
Debido a la división del trabajo y la resultante
especialización de funciones, las necesidades primordiales
de recursos humanos para la organización, sea en cantidad
o en calidad, se establecen mediante una representación de
descripción y determinación de cargos.
La descripción del cargo señala los
quehaceres, los deberes y las responsabilidades del cargo, en
tanto que las determinaciones del cargo se ocupan de los
requisitos que el ocupante necesita ejercer. Por tanto los cargos
se abastecen de acuerdo con estas delineaciones y esas
especificaciones.
El ocupante del cargo debe tener características
compatibles con las especificaciones del cargo, en tanto que la
actuación que deberá desempeñar es el
contenido del cargo explorado o registrado en la
descripción.
Es necesario que se describan y analicen los cargos para
conocer su contenido y sus especificaciones, con el fin de
administrar los recursos humanos empleados en ellos; El cargo se
debe conocer en su totalidad y para esto es importante la
descripción y el análisis de cargos, es el mejor
camino.
Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo
tanto si éstos no son funcionales y no están
diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les
da, pueden entorpecer e impedir la operación del
procedimiento o sistema en el cual está involucrado,
ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los
procedimientos y sistemas diseñados con un alto grado de
perfección. Por otra parte, la ventaja de los formularios
es que al rediseñarlos o simplificarlos, se puede llegar a
producir un mejoramiento notable; por ello, el análisis,
diseño y control de formularios es indispensable en toda
organización para garantizar una adecuada
sintetización del flujo de documentos en las diferentes
dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la
creación, impresión y almacenamiento de los
formularios, así como su procesamiento y
circulación.
Es una pieza de papel que contiene datos y
espacios en blanco para registrar información variable, el
cuál tendrá diferente utilización
según el área funcional a la cual pertenezca. Puede
considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo
objetivo es trasportar información para simplificar y
facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En
ellos se imprime información constante y que tiene una
serie de espacios para asentar información variable. Es
todo papel que contenga información, texto,
epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos
posteriormente.. Los formularios presentan una visión
ordenada de múltiple información sobre algo, y son
útiles para llenar bases de datos
TIPOS DE FORMULARIO
Son formas impresas que contienen una información
fija o de concepto (la que ya viene impresa) y otra
información variable (la que se escribe sobre la forma)
para ser utilizados en una actividad determinada.
Su uso esta orientado a la simplificación del
trabajo en las organizaciones, aunque a veces se abusa de ellos,
generando una gran cantidad de papelería y archivos,
problema que debe ser solucionado con una eficiente
administración de los mismos.
Existen diferentes tipos de formularios, de acuerdo a
las necesidades de los usuarios:
Breves: se utilizan para registrar poca
información (talones, tickets, etc.)Eventuales: se utilizan para casos especiales
(encuestas, investigaciones)Pilotos: sirven para probar un futuro formulario. Es
la corrida de prueba del definitivo.Permanentes: son los que ya han sido debidamente
probados y se ha decidido su implantación.
Identificación:
Es la parte donde se indica el nombre de la entidad,
titulo del formulario, fecha, código.
Instrucciones:
Indica como se debe llenar el formulario, su
distribución (al final).
Cuerpo:
Incluye toda la información necesaria para que el
formulario una vez completado cumpla su objetivo. Los conceptos
dentro del cuerpo deben estar organizados según lo
establezca el procedimiento para el cual el formulario ha sido
diseñado.
Conclusión:
Esta conformada por todos los datos que validen el
contenido del formulario, tales como firmas y sellos.
Objetivo:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son
aquellos medios para alcanzar un fin.
Objetivos específicos,
Facilitar el flujo de información y el
procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los
procedimientos, sintetizar y relacionar información y por
ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones.
Importancia:
Su importancia radica en que sirven de soporte a las
transacciones y los empleados trabajan guiándose por los
formularios, además cualquier acto administrativo se
refleja en un formulario.
Uso de los formularios.
Se utilizan para garantizar la uniformidad de
información, dar precisión y para eliminar la
necesidad de copiar a mano.
Presentación.
De acuerdo a la presentación se pueden encontrar
formularios como: talonarios, juego-listo o snap-out, formas
continuas, autocopiante químico, físico o
carbonizado, y cuaderno.
Para el análisis de formularios es necesario
conocer la estructura y funciones de la organización, y
los sistemas administrativos. Tener capacitación en
técnicas de diseño y, en el diseño y
análisis de formularios. Conocer las técnicas de
impresión y los tipos de papel y tinta.
Para el dibujo se requiere capacitación en
técnicas de dibujo, diseño e impresión,
destreza en el manejo de equipos de dibujo y experiencia en el
diseño de formularios.
Se pueden clasificar según su uso como breves,
eventuales, pilotos y definitivos; según su aspecto
funcional pueden presentarse como convenios, reclamos,
solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos
estimados, acuses de renta, entre otros;
Según su diseño pueden ser líneas,
recuadros y columnas.
De acuerdo a su forma de utilización pueden ser
de posición o estadísticos, los que se conocen como
ficheros; Y de relación o dinámicos los cuales se
utilizan para dar información circular por varios
servicios.
Según su ámbito de aplicación
pueden ser básicos de una dependencia, o temporales los
cuales se aplican en momentos determinados como lo son las
encuestas.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un
formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es
realizar una revisión y determinar la necesidad del
formulario y si existen formularios que compartan en mismo
objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar
de papel y letra adecuada para el diseño e
impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la
formación que contendrá el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la
mejor distribución de estos, de acuerdo con los
responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina,
evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de
zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisión se procede a
poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si
cumple su objetivo.
Requisitos Básicos:
Antes de llevar a cabo la elaboración del
formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas
personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo
debe presentar el método más sencillo y
cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo
facilitar el uso de la información una vez que ha sido
registrada en la respectiva forma.
Es muy importante tomar en cuenta la economía en
papel e impresión de la forma, sin sacrificar la
eficiencia en su uso.
Para la composición se debe seleccionar el tipo
de letra, a fin de combinar las líneas y letras para
concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la
descripción de los datos.
El proceso de elaboración del formulario comienza
con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el
desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la
fase del pre-diseño, diseño y
post-diseño.
Fases para el diseño.
Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una
lista de comprobación y determinar con detalles las
necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los
requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas
para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a
realizar la fase del diseño.
¿Se determinó la necesidad de la
existencia del impreso?
¿Son necesarios todos los elementos recogidos por
el mismo?
¿Son necesarias todas las copias
previstas?
¿Es lógica la secuencia de los
datos?
¿La cantidad de escritura requerida para
registrar los datos esta reducida al mínimo?
¿Esta autorizado el diseño del
formulario?
¿Cuál es el departamento
origen?
¿Cuál es la finalidad del
formulario?
¿Tienen relación el nombre del formulario
con la finalidad?
¿Es necesario un subtitulo?
¿Está la cantidad a imprimir, relacionada
con el uso que se va a hacer del formulario?
¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado
al impresor?
¿Con qué frecuencia se va a usar el
formulario?
¿Debe tener el formulario un número de
serie?
¿Este formulario elimina la necesidad de
algún otro?
¿Puede afectar de alguna forma previsible, la
aparición de este formulario a los ya
existentes?
Fase del diseño:
En esta fase se busca ordenar lógicamente los
datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que
se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5
mm por carácter, para las entradas que se van a hacer con
máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se
introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para
cada entrada de los datos.
Determinar el tamaño, la anchura del impreso
vendrá determinada por la línea de mayor longitud;
de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor
número de líneas en sentido vertical,
determinará la altura del formulario. Añadir los
tamaños de los márgenes necesarios para tener el
tamaño total.
Ajuste, decidir el tamaño del papel que se va a
utilizar empleando medidas estándar y realizando los
ajustes necesarios para que encaje en el mismo.
Trazado, dibujar todas las líneas que crucen
completamente el impreso de arriba abajo. Completar la red
dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como
horizontales.
Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos,
incluyendo las instrucciones a un tamaño aproximado al
real.
Instrucciones, una vez realizado el diseño, se
debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Si
es necesario, dar especificaciones adicionales para el
impresor.
Lista de comprobación del diseño: El
formulario debe responder afirmativamente a alas siguientes
preguntas, para poder pasar a la próxima fase:
¿Indica el titulo claramente la naturaleza y
función del formulario?
¿Se encuentra en una posición
adecuada?
¿Los datos fijos se comprenden
fácilmente?
¿El lenguaje es claro?
¿Están las instrucciones
específicas próximas al lugar de los datos a que se
refieren?
¿Están las instrucciones generales
ubicadas adecuadamente?
¿Las líneas son las adecuadas?
¿Se han aplicado las líneas
adecuadamente?
¿Se han aprovechado por completo todas las
posibilidades de las casillas?
¿Los datos fijos se encuentran el ángulo
superior izquierdo?
¿Se identifican todas las copias del
formulario?
¿Esta el formulario identificado mediante un
código numérico?
Posterior a esto, se debe realizar una lista de
comprobación del cumplimiento del formulario, donde se
deben responder afirmativamente las siguientes
preguntas:
¿Se ha reducido al mínimo la cantidad de
escritura necesaria?
¿Se encuentran los datos fijos en el orden
más lógico?
¿Se dispone de espacio suficiente para cada dato
variable?
¿Son correctos los espaciados horizontales y
verticales?
¿Se han especificado correctamente los
márgenes?
¿Los títulos, números y colores
facilitan el seguimiento, despacho y manejo del
formulario?
¿Viene el formulario identificado con un
número impreso?
¿Están identificadas las copias del
impreso para hacer posible su autoseguimiento?
¿Se usan casillas "A" y "Desde"?
Se debe prestar mucha atención al formulario y
comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un
formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al
igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer
en un impreso externo.
Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se
debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la
tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para
el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de
ser el caso, dirección de datos, márgenes,
numeración, numero de ejemplares, fecha de entrega e
impresión continua.
Partes de un instructivo
Todo formulario debe ir acompañado de su
respectivo instructivo, el cual agiliza la implementación
de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y
preciso.
El instructivo esta divido en:
– Titulo del formulario
– Objetivos (razón de la
situación)
– Generalidades
– Modo de llenado (maquina o a mano)
– Medio de obtención
– Tiempo estimado
´Características de
impresión:
– Numero de copias
– Papel (color, marca y base del original y
copias)
– Tinta, color de tinta.
– Márgenes (lado y ancho para
archivar)
– Indicar si lleva perforaciones.
– Encuadernación (hojas sueltas o
cosidas)
– Juego (desglosables o sueltos)
– Encolados
– Indicar lado
– Lomo abierto o cubierto
– Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u
otro
– Instrucciones de cómo llenar los espacios en
blanco
Consideraciones generales sobre el análisis de
formularios:
Es una operación que requiere la habilidad y
experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es
recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos
formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de
los formularios anteriores e implantar los nuevos.
Requisitos básicos para un buen
análisis.
Todo formulario, bien analizado, debe contener una
agrupación lógica de los datos, orden de llenado,
de lectura, orden conceptual y orden de importancia.
Distribución de espacio, títulos claros que definan
su función dentro de la forma, instrucciones claras y
correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien
proporcionada y mejor seleccionado.
Los datos más solicitados, como lo son los
totales, bolívares, pesos, entre otros, deben destacarse,
debe presentar una escogencia y correcta aplicación de las
líneas, debe facilitar su labor personal que trabaje con
ellas correcta definición de márgenes bien
espaciados. Estandarización del tamaño del papel.
Selección del papel de acuerdo a la función que va
a desempeñar la forma y su duración. Correcto
numero de copias indicando en cada uno, su destino.
Combinación y rediseño de
formularios
Aquellos formularios que tienen un objetivo similar,
pueden fusionarse y pueden servir al propósito alcanzado
por cada uno separadamente.
Al hacer el rediseño propuesto, hay que
determinar si es el más adecuado para obtener o recoger la
información con claridad y precisión con que lo
venia haciendo el formulario anterior. Si se ha utilizado el
papel adecuado, orden lógico, espacios apropiados,
términos y palabras de significado común, para que
el formulario continúe suministrando a los usuarios los
datos e información que venía obteniéndose
con los formularios en uso, como influye el nuevo formulario en
los procedimientos en los cuales estaban inmersos los formularios
fusionados. Debe elaborarse el formulario necesario para revisar
gráficamente como circulara el nuevo
formulario.
Es un plan o método usado por la gerencia para
guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la
normalización del flujo de papeles, donde se detecta la
necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en
forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada
formulario implantado.
Consideraciones generales de los sistemas de
control
Eliminar los formularios innecesarios y evitar su
creación, consolidar formularios que se complementen,
rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y
disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de
formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado
para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en
coordinación con el departamento de compras para evitar la
adquisición de formularios no autorizados. Revisar
muestras de los formularios antes de su impresión final a
fin de lograr del impresor lo que se quiere.
Nivel de
organización.
El control de formularios se debe centrar en un lugar
suficientemente alto dentro de la organización como para
dar una visión amplia, necesaria para la revisión,
coordinación y mejora de la instalación de los
formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del
analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide
cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide
cuáles son los datos necesarios.
Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el
establecimiento de un programa de control como política de
la empresa y la comprensión de los factores que componen
el problema. Debe existir relación entre el control y, los
sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este
programa deben ser la función que efectúa la forma,
el tema principal de la forma y el tema secundario.
Es la principal herramienta en la unidad de control,
contiene los formularios agrupados de acuerdo con el
propósito a que sirven. El índice funcional es para
uso exclusivo de quienes son responsables del control de
formularios. Los formularios destinados a propósitos
similares pueden ser analizados para determinar cuál puede
ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente
usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente
con los propósitos de acordar autorizar, facturar,
instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.
Pasos para la
elaboración
Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente
agrupar los formularios por los que se hayan escogido, así
como las subdivisiones de esos temas, y codificar por temas,
agrupar por función, codificar por función,
preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una lista
tabulada con la información del número y nombre del
formulario, y el número de índice funcional que le
corresponde.
Determinar para cada caso cuál
clasificación es más conveniente a los fines de
control que se persiguen y a la empresa en que se
aplica.
Número correlativo:
Asignar un número de código a todos los
formularios. Éste es poco flexible y se desactualiza
constantemente por lo que es ideal para empresas
pequeñas.
Por área emisora:
Asignar a cada departamento un millar de
números, de códigos o una centena de acuerdo a
la magnitud.
Compras: 0000 al 0999
Contabilidad 1000 al 1999
Ventas 2000 al 2999
Asignar los dígitos característicos a
cada área y un número correlativo.
Compras 01 – XXXX
Contabilidad 02 – XXXX
Ventas 03 – XXXX
Por el procedimiento en que
interviene:
Es el que presenta mayores ventajas por la fácil
ubicación del formulario por parte del usuario.
PROCEDIMIENTO CARACTERISTICA
Liquidación de haberes 11
Control de gestión 20
Movimientos de fondos 30
Debemos considerar la importancia que representan los
formularios, y los cargos dentro de una organización, ya
que la mayor parte de las funciones de la ésta giran
alrededor de estos elementos. El desarrollo de cada uno de esos
procesos no solo están interrelacionados entre sí,
sino que también se relacionan con los objetivos de la
empresa, de hecho, su elaboración y desarrollo se realizan
en base a los objetivos de la organización a la cual
representan.
La descripción de cargo es un proceso que
consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo
diferencian de los demás cargos de la empresa; es la
enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo,
la periodicidad de la ejecución, los métodos
aplicados para la ejecución de las funciones o tareas y
los objetivos del cargo.
Aquel que ocupa el cargo debe tener
características compatibles con las especificaciones del
mismo, desempeñando el contenido del cargo explorado o
registrado en la descripción.
El análisis y la descripción de cargos
constituyen la base de cualquier programa de recursos humanos,
determinan las escalas salariales, según la
posición de los cargos en la empresa y el nivel de los
salarios en el mercado de trabajo, como base para la
administración de salarios.
Los formularios representan un papel importante dentro
de la empresa ya que están representados en papeles o
documentos que contienen información, texto,
epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos
posteriormente. Su objetivo principal es facilitar el flujo de
información y el procesamiento de datos, imprimir
uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar
información y por ultimo, dar valor legal a determinadas
transacciones.
Para el análisis de formularios es necesario
conocer la estructura y funciones de la organización, y
los sistemas administrativos. Tener capacitación en
técnicas de diseño y, en el diseño y
análisis de formularios.
El proceso de elaboración del formulario comienza
con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el
desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la
fase del pre-diseño, diseño y
post-diseño.
REPUBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA
EDUCACION SUPERIOR
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS
LLANOS OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA
UNELLEZ AMBIENTE MANUEL PALACIO
FAJARDO
PROFESOR:
Luis Dávila
BACHILLERES:
Mildred Peña (5)
C.I. 17.987.862
Víctor Martínez
(5)
C.I. 22.985.254
Cherry Sosa (3)
C.I. 23.027.075
Barinas, Enero 2012
Realizar un programa en pascal que lea los
nombres de cinco (5) estudiantes de un salón de clase
y calcular la nota de cada uno.Realizar un programa en pascal que permita
calcular el promedio en números de alumnos de un aula
de clase y pueda leer el nombre de los
alumnos.Realizar un programa en pascal el cual permita
leer el promedio de venta de números de productos
vendidos en una tienda de dulces.Hacer un programa en pascal que realice el
cálculo del producto mas vendido en el mes de una
tienda de aceite para carros teniendo en cuenta el nombre del
producto y la venta semanal.Realizar un programa en pascal que lea el nombre,
la nota y el promedio de un alumno, teniendo en cuenta que el
promedio es de 10 puntos, y corroborar si el alumno
aprobó el año.
Autor:
Natali Estrada