Procedimiento de gestión y prevención de riesgos en las inversiones de cítricos y frutales (página 3)
I.- Objetivo: Se declara el objetivo del documento
resaltando que se trata de definir las actividades a desarrollar
para la gestión de riesgos en el proceso inversionista de
fomentos de cítricos y frutales en las etapas de
ejecución y recuperación, dirigido a fortalecer el
Sistema de Dirección y Gestión Empresarial en la
Empresa y sus Unidades Productivas.
II Alcance: el alcance en la aplicación comprende
las unidades productivas de la empresa que ejecutan este tipo de
inversiones.
III. Referencias: se especifica el marco teórico
referencial que fundamenta lo expuesto en el procedimiento como
modelo de actuación.
IV.- Definiciones: aquí se definen los
términos que se emplean en el procedimiento para que los
actores en el proceso utilicen de forma homogénea los
conceptos.
V.- Responsabilidades: Se definen las responsabilidades
respecto al cumplimiento de lo expuesto en el
procedimiento.
VI.- Desarrollo: Se explica detalladamente las acciones
requeridas para cada una de las etapas comprendidas en el
procedimiento nos referimos a la ejecución de la
inversión y la post inversión durante la cual
ocurre la recuperación del capital invertido.
Aunque pudieran existir opiniones divergentes sobre la
forma de lograr los elementos de este paso, resulta oportuno
exponer los principales criterios metodológicos que el
autor y el colectivo que trabaja en el grupo de inversiones de
esta organización comparten y ha puesto en
aplicación
Se define dos momentos metodológicamente para
desarrollar la gestión y prevención de riesgos en
las Unidades Empresariales de Base:
Primer momento
1. Revisar la formación y competencia
del personal asociado en el tema.2. Capacitar y/o entrenar al personal que lo
requiera.3. Revisar la proyección del
seguimiento, la evaluación y control dentro del
Sistema de Dirección Gestión Empresarial de los
Riesgos.
Segundo momento:
1. Programar y efectuar talleres de
discusión por inversión para evaluar e
incorporar si fuera necesario puntos de control para los
diferentes etapas2. Efectuar monitoreo y seguimiento diario
atendiendo a la programación de trabajo y a los puntos
de control identificados3. Elaborar y presentar informes
parciales de rendición de cuentas a partir de la
fundamentación del análisis de riesgos y la
propuesta de acciones para su gestión.4. Presentar al consejo de
dirección el plan de acciones para gestionar los
riesgos.
Se establecen varias etapas para prevenir riesgos
durante la ejecución y recuperación de las
inversiones de cítricos y frutales con distintos puntos de
control y posibles riesgos asociados
Se proponen como puntos de control que constituyen una
referencia para la identificación de riesgos y de los
objetivos de control, a los cuales deberá darse
seguimiento para el logro de las metas propuestas. (Anexo
1).
2.3.1 Riesgos asociados a considerar por el proceso
de dirección y control.
Tipificando la integración que se requiere en el
análisis se relacionan otros riesgos asociados como a
continuación se refiere:
1. Carencia de financiamiento para el
mejoramiento de las condiciones de trabajo2. Incumplimiento de los niveles de rendimiento
esperados por tipo de cultivos.3. Negociación y establecimiento de
relaciones contractuales con los Proveedores por otras
Unidades Empresariales de Base de la empresa.4. Imposibilidad de diversificar los
proveedores.5. Insuficiencia en cantidad, calidad y
oportunidad de suministros.6. Carencia de recursos y personal para
desarrollar la preparación a los trabajadores en el
puesto de trabajo.7. Insuficiente preparación de los Jefes
de Colectivo Agrícolas y sus reservas en
Métodos y Estilos de Dirección.8. Incumplimiento de los códigos de
conducta.9. Desconocimiento de los
trabajadores de aspectos de la tecnología del cultivo
para el cumplimiento de sus misiones10. Violación de la
legislación vigente.11. Nivel de generalidad y falta de
contextualización del Plan para Condiciones
Excepcionales. (Tiempo de Guerra, Ciclones, Intensas Lluvias
y Sequía Prolongada).12. Éxodo de Personal Clave
en los distintos puestos de trabajo.13. Inadecuado Régimen de
Uso y Explotación del Equipamiento
disponible.14. Incumplimiento de las Normas
Técnicas e Índices de Consumo en los distintos
Procesos Productivos.15. Mal manejo en la
preservación, uso y destino de los recursos
disponibles.
En el procedimiento se explica que los riesgos se
identifican atendiendo al momento de desarrollo de la
inversión considerando aquellos que pueden estar asociados
a los puntos de control como se sugieren anteriormente y otros
que surgen del análisis colectivo a partir de la
experiencia práctica, durante este paso es necesario
determinar las causas que lo originan y su impacto o efecto en la
unidad porque en correspondencia con ello se efectúa la
gestión o manejo de los mismos seleccionando las
alternativas adecuadas y posibles. (Anexo 1)
Sobre la Gestión de los riesgos en el
procedimiento se relacionan acciones de carácter general
no excluyendo la posibilidad de efectuar otras entre las que se
encuentran:
Acciones a considerar
Es imprescindible tener presente el estudio de
factibilidad realizado para tomarlo como base y decidir los
márgenes de riesgos tolerables y las alternativas en
cada caso al monitorear la ejecución y
recuperación.Aplicar herramientas informáticas para la
obtención, análisis y consolidación de
información ( ver Anexo 1)Elaboración de informes donde se establezca
correlación entre las causas que dan origen al riesgo
y las acciones previstas para su manejoEvaluar en talleres informes de los cambios
detectados que condicionan riesgos, sus causas, las posibles
manifestaciones y las alternativas propuestas presentando al
Consejo de Dirección propuestas para tomar las
decisiones más correctas en cada caso.
Se explica en el próximo paso atendiendo a la
estructura del procedimiento los requisitos que se establecen
para elaborar informes acorde al propósito y los registros
de uso obligatorio.
Sobre el contenido de los informes se regula que en su
desarrollo deberá responder a los siguientes
elementos:
Correlación Riesgos – Causas
Niveles de afectación ( anexando
análisis efectuados desde el punto de vista
cuantitativo refiriendo efecto financiero y cualitativo
refiriendo el desarrollo del cultivo)Propuesta de acciones y alternativas con la
correspondiente fundamentación
Se especifica además que constituyen registros de
este procedimiento y que se conservan el tiempo establecido en el
expediente de la inversión por el responsable del
área correspondiente, los informes parciales y final de la
gestión y prevención de riesgos de la
ejecución y recuperación de la
inversión.
Aunque pudieran existir opiniones divergentes sobre la
forma de lograr los elementos de este paso, resulta oportuno
exponer los principales criterios metodológicos que el
autor y el colectivo que trabaja en el grupo de inversiones de
esta organización comparten y ha puesto en
aplicación.
De acuerdo a la cultura alcanzada y a la
preparación recibida anteriormente se desarrolla el
proceso de capacitación básica para la
asimilación de habilidades que no se poseen
correspondientes al procedimiento y el empleo de aplicaciones
informáticas.
Durante la aplicación de este procedimiento se
requiere del ejercicio y la voluntad estratégica del grupo
participante, en el afán de definir y colocar las
prioridades acorde a lo previsto y al desarrollo
organizacional.
Para gestionar el riesgo, se requiere del diseño
de acciones que permitan contrarrestar o evitar su ocurrencia.
Esto quiere decir que las acciones diseñadas para
gestionar el riesgo, también son útiles para
gestionar los indicadores del desarrollo de la inversión,
por lo que el proceso de dirección y la gestión y
prevención del riesgo se integran en un mismo proceso sin
la necesidad de diseñar acciones por separado.
2.4 Descripción de la propuesta de herramienta
informática para la identificación y
prevención de riesgos de inversiones de fomentos de
cítricos y frutales.
Para definir, diseñar y aplicar el soporte
informático se requirió de la ejecución de
sesiones de trabajo entre el autor con el grupo de inversiones de
la empresa, informáticos seleccionados para el fin
previsto y los ejecutores de las unidades productivas que
finalmente deberán aplicarlo.
Como resultado de dichas sesiones de trabajo se
arribó al consenso de cuales debían ser los
requerimientos esenciales de la herramienta informática a
diseñar entre los que se encuentran:
Contener tablas que muestren información de
los indicadores previstos para cada año de la
inversión y su ejecución por meses.La actualización de los indicadores de cada
tabla será competencia de un administrador, el cual
contará con el permiso requerido.La tabla debe permitir que los administradores
coloquen la magnitud esperada del indicador a partir del cual
los resultados se considerarán adecuados.Se utiliza mensaje para indicar distorsión
mediante la relación por formulas entre el indicador y
el resultado alcanzado.Posibilidad de incorporar nuevas tablas o
indicadores.Permitir ofrecer informes por Indicadores, meses y
años de la inversión.
Aunque existen modernos sistemas informáticos, se
valoró emplear Excel atendiendo a las
características del personal que lo emplea, en las
unidades no se cuenta con informáticos, por lo que las
herramientas deben ser diseñadas con un lenguaje que sea
del dominio de todos para garantizar la aplicabilidad.
Se selecciona Excel por ser un programa de hoja de
cálculo, un tipo de software que se puede utilizar para
grabar, presentar y analizar información cuantitativa,
permite rastrear y analizar ventas, organizar finanzas, crear
presupuestos y realizar diversas tareas empresariales en poco
tiempo, y que por formar parte de la familia de programas de
Microsoft Office 2000, es generalmente conocido para su uso en el
trabajo por el personal de las Unidades Empresariales de
Base.
El libro creado permite efectuar un seguimiento
detallado de la ejecución del presupuesto planificado en
el estudio de factibilidad durante los años previstos
hasta la recuperación del capital y por meses dentro de
cada año, así como por tipo de indicadores, esta
herramienta informática permite obtener toda la
información necesaria y se puede convertir el contenido de
datos a Access para ser empleado en lugares donde el conocimiento
sobre la aplicación de tecnologías de la
información sea mayor.
El empleo del Excel se fundamenta en la formación
del personal que lo empleara, en las bondades para el uso que
ofrece y en las posibilidades de convertir los datos a Access y
de crear tablas dinámicas, en sentido general a quienes lo
emplean posibilita:
La inserción de imágenes.
Inserción de clips multimedia.
Insertar imágenes desde cámaras o
escáner.Estilizar los textos con imágenes de
WordArt.Insertar organigramas.
Crear comentarios de celdas.
Efectuar dibujos de Autoformas.
Organizar y agrupar objetos en sus hojas de
trabajo.Crear gráficos.
Crear mapas Geográficos.
Visualización de partes de una lista con Auto
filtro.Creación de gráficos
dinámicos.
2.5 Conclusiones parciales del
capítulo:
El capítulo describe, textual y
gráficamente, los diferentes pasos y actividades
recomendados para diseñar e implementar el
procedimiento para la gestión y prevención de
riesgos en inversiones de fomentos de cítricos y
frutales, elaborado a los fines de la
investigaciónLos elementos que integran el marco conceptual
generalmente aceptado, permiten dar una adecuada
orientación teórica al diseño del
procedimiento para la gestión y prevención de
riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y
frutales.Las Tecnologías de la Informática y
las Comunicaciones ofrecen bondades para el diseño de
herramientas necesarias para el perfeccionamiento de los
procedimientos para la gestión y prevención de
riesgos.El capítulo expone detalladamente los
diferentes métodos utilizados en la
investigación, y fundamenta desde el punto de vista
teórico, la propuesta formulada para dar respuesta a
la situación problémica.La población, unidades de estudio y el
tamaño de muestra empleado, se fundamentaron
técnica y estadísticamente, y responden
satisfactoriamente a los propósitos de la
investigación.
CAPÍTULO III:
Resultados de la
investigación y aplicación
práctica
RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN Y
APLICACIÓN PRÁCTICA EN UNIDADES EMPRESARIALES DE
BASE DE LA EMPRESA CITRÍCOLA DE CIEGO DE
ÁVILA.
El contenido del capítulo incluye la
presentación del análisis y validación de
los resultados.
3.1 Análisis de los resultados.
La eficiencia es el criterio económico que revela
la capacidad administrativa de producir el máximo de
resultados con el mínimo de recurso, energía y
tiempo por lo que la aplicación de este procedimiento con
una herramienta asociada permitirá tomar decisiones
oportunas para la gestión y prevención de riesgos
de inversiones de fomentos de cítricos y frutales,
contribuyendo a disminuir el impacto negativo de estos riesgos al
ser gestionados oportunamente en el proceso inversionista de la
Empresa Citrícola de Ciego de Ávila.
Constituirá sin lugar a dudas un modelo
referencial para especialistas, técnicos y dirigentes con
similares funciones y características pertenecientes al
Grupo Empresarial Frutícola.
El organismo donde se ha introducido experimentalmente
el mismo es la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila
en las Unidades Empresariales de Base de producción de
frutales y producción de Piña, con posibilidades de
ser generalizado al resto de las unidades y a las unidades
Básicas de Producción Cooperativas dedicadas al
cultivo de cítricos y frutales y otras entidades que
realizan inversiones de similar naturaleza.
En la base productiva tres factores han posibilitado la
asimilación y aplicación del procedimiento, en
primer lugar, la necesidad de responder de modo particular a las
exigencias en el campo de la gestión empresarial a las
normas y regulaciones estatales a partir de lo legislado
inicialmente en la Resolución 297 del Ministerio de
Finanzas y Precios y recientemente en la Resolución 60 de
la Contraloría General de la República.
En segundo lugar el proceso de dirección y
control, la dirección de la empresa se ha ido
perfeccionando y a través del grupo de inversiones ha
incrementado la participación de la base productiva en el
análisis periódico de las inversiones en proceso,
el nivel de informatización ha permitido la
aplicación de la herramienta diseñada.
Se puede apreciar a partir de la introducción del
procedimiento y aplicación de la herramienta
informática como resultados preliminares los
siguientes:
Se da respuesta a la situación
problémica presente en dicha entidad desde el
año 2003 en la gestión y prevención de
riesgos en las inversiones de fomentos de cítricos y
frutales con una aplicación práctica para las
Unidades Empresariales de Base que desarrollan esta
actividad.Permite la actuación coherente y
homogénea de la alta dirección de la Empresa
Citrícola de Ciego de Ávila.Se dotó al personal de un modelo de
actuación para gestionar y prevenir riesgos con mayor
calidad.Desde el punto de vista funcional de la
organización permite delimitar las funciones y
responsabilidades para gestionar, prevenir e identificar los
riesgos, a través de controles y sistemas de
información diseñados, definiendo quienes
están a cargo de dichas verificaciones, y la
frecuencia con que se realizan.Garantiza jerarquizar los problemas según la
importancia relativa de los distintos puntos,
otorgándoles la prioridad de control y
corrección.Se modelo una herramienta informática
sencilla para ser aplicada en el proceso de análisis
de datos agilizando el proceso de identificación de
riesgos y la toma de decisiones acorde con el nivel de los
técnicos que lo usarán.Se elevó la profundidad y calidad de los
análisis en el proceso de gestión y
prevención de riesgos general de la
empresa.El procedimiento define al director de la unidad
productiva como el máximo responsable de la
gestión de regulación pero involucra a todos
los actores sin exclusión de ningún
tipo.Configura una terminología, un lenguaje a
emplear lo que facilita la comunicación entre todos
los miembros de la empresa y sus unidades productivas ya que
se trabaja con los mismos indicadores y se emplea la misma
denominación para relacionarlos, tributa de una forma
sencilla y rápida a efectuar análisis durante
la gestión y prevención de riesgos.
3.2 Resultados de la validación del
procedimiento.
Tal y como fue expuesto en el capítulo 2 para la
validación del Procedimiento fueron aplicadas diferentes
herramientas, cuyos resultados se comentan
seguidamente:
3.2.1 Resultados de la validación por criterio
de especialistas.
Los resultados de las encuestas aplicadas a los
especialistas seleccionados para la validación del
procedimiento, evidenciaron un consenso generalizado a favor de
los atributos sobre los que se centró la
investigación, tal y como puede observarse en la siguiente
ilustración:
Figura 5 Validación del
procedimiento por criterio de especialistas.
La media de los resultados de las encuestas
ascendió a 19.6, lo que representa el 98 % de
aceptación, en tanto la desviación estándar
resultó de 0.49.
Leyenda:
1) Facilita a las organizaciones la manera de
poner en práctica la gestión y
prevención de riesgos en inversiones de fomentos de
cítricos y frutales2) Permite a la organización
incorporarle otros elementos en función de los cambios
internos y externos.3) Aplica la mejora continua mediante la
utilización del ciclo Deming o PDCA
(planificar-hacer-comprobar-ajustar).4) Presenta un modo de actuación
oportuno con el empleo de la información automatizada
que facilita que la gestión y prevención de
riesgos transcurra asociada a las actividades las
organizacionales5) Promueve la elaboración de
procedimientos como proyectos de innovación
tecnológica.6) Responde a los requerimientos de la
legislación7) Favorece la comprensión de los
trabajadores acerca de su papel en la organización, a
través de la información y las acciones de
capacitación en torno a las actividades incluidas en
el alcance.
Los comentarios manifestados por los participantes en
las preguntas abiertas formuladas se presentan a
continuación:
El 97% coinciden en plantear que se requiere resaltar
dentro del procedimiento, la necesidad de elevar la
preparación de los integrantes de la alta
dirección, lo que es expresión de que existe
conciencia de que para la implantación exitosa del
procedimiento es imprescindible un alto liderazgo y compromiso de
la dirección como factor condicionante.
El 93% opina que el procedimiento es aplicable y ofrece
posibilidades de mejoras, orienta las acciones de modo sencillo y
simplificado y reduce la complejidad para su implantación
de manera integrada con el resto de los sistemas de la
empresa.
Según el 96% del total de los encuestados con la
propuesta de esta investigación se abre el camino para
diseñar otras herramientas complementarias atendiendo a la
formación del personal y los niveles de
automatización con que se cuente, lo que a nuestro juicio
significa que se contribuyó a fomentar un cambio de
mentalidad que busca el uso más eficiente de las
tecnologías con que se dispone y la intención de
incorporar el desarrollo de las tecnologías de la
informática y las comunicaciones en la introducción
de mejoras al proceso productivo y/o de prestación de
servicios.
El 94% reconoce como positivo la posibilidad que brinda
esta propuesta para ser aplicada directamente por los equipos de
de dirección de las empresas con, un mínimo de
asesoría.
Para introducir mejoras al procedimiento, el 83% de los
encuestados recomiendan organizar modalidades de
capacitación sobre el tema gestión y
prevención de riesgos en inversiones de fomentos de
cítricos y frutales.
El 100 % de los encuestados coinciden en expresar, que
se debería ir aplicando paulatinamente en el resto de las
Unidades Empresariales de Base que desarrollan este tipo de
inversiones en la empresa, para que el proceso de mejora sea
genuino.
Un 91% evalúa que se debe tener en cuenta la
ampliación del alcance, por ser de gran impacto en la
aplicación de los lineamientos y la protección de
los recursos de la empresa.
Del total encuestado el 97% recomienda que el
procedimiento por su aporte se generalice a otras empresas de
similar naturaleza dentro del Grupo Empresarial Frutícola
para incorporarle otros elementos propios de experiencias
prácticas.
3.2.2 Resultados de la validación del
procedimiento por grupo de discusión.
Los resultados aportados por los participantes en el
trabajo en grupo desarrollado para obtener criterios y
jerarquizar los diferentes atributos del procedimiento se resumen
en:
Criterios:
Se considera como experiencia muy positiva su
aplicación en las Unidades Empresariales de Base de
producción de frutales y Producción de Piña
de la Empresa Citrícola de Ciego de Ávila, ya que
no se contaba con un modelo propio de actuación como el
procedimiento diseñado. Tiene un elevado nivel de
aplicabilidad, en particular en las empresas agrícolas que
desarrollan los fomentos de cítricos y frutales, por lo
que se puede proceder a su generalización. Se le concede
un alto nivel de originalidad y se considera conveniente
organizar en el futuro eventos relacionados con la
elaboración de procedimientos para la gestión de
riesgos en las inversiones y el diseño de herramientas
asociadas.
La aceptación por parte de los participantes en
el trabajo grupal, acerca de los diferentes atributos del
procedimiento sometidos a su consideración, se presenta en
la figura 6.
Figura 6 Aceptación de los
atributos del Procedimiento.
La media de los resultados de las encuestas
ascendió a 22.45 lo que representa el 97.6 % de
aceptación, en tanto la desviación estándar
resultó de 0.55.
Los criterios de jerarquía otorgada para la
caracterización del procedimiento, fueron en el orden
expuesto, los siguientes:
1. Aplicabilidad.
2. Nivel de Generalidad.
3. Nivel de pertinencia
4. Originalidad.
5. Validez.
6. Posibilidad de
Generalización
3.2.3 Resultados de la validación por
taller.
Como parte de las actividades desarrolladas en las
Unidades Empresariales de Base para la generalización y
análisis de buenas prácticas asociadas a los
procesos y actividades fundamentales, en la propuesta del autor
de la presente tesis, fue organizado un taller sobre
gestión y prevención de riesgos en las inversiones
de fomentos de cítricos y frutales, al que asistieron
técnicos, especialistas y jefes de colectivos
agrícolas de las Unidades Empresariales de Base
involucrados en el tema, el taller tenía como
propósito exponer las experiencias y promover un
intercambio en torno al procedimiento diseñado y su
aplicación.
En el taller se aplicó una encuesta dirigida a
conocer el nivel de consenso de los especialistas participantes,
y corroborar si el procedimiento satisface los aspectos que a
continuación se relacionan:
1. Facilita a las organizaciones la manera de
gestionar y prevenir riesgos en las inversiones de fomentos
de cítricos y frutales.2. Aplica la mejora continua mediante la
utilización del ciclo Deming o PDCA
(planificar-hacer-comprobar-ajustar).3. Posibilita el desarrollo análisis con
la información óptima y oportuna.4. Promueve el diseño de procedimientos
como proyectos de innovación
tecnológica.5. Responde a los requerimientos de la
Legislación y regulaciones vigentes.6. Es factible de utilizar por otras
organizaciones de similar naturaleza.
En total 23 de los participantes fueron encuestados y
los resultados evidenciaron un alto nivel de consenso en cuanto a
las bondades del procedimiento objeto de evaluación, tal y
como se muestra en el siguiente gráfico:
Figura 7 Resultados de la encuesta taller
sobre el Procedimiento.
La media de los resultados fue 24.17 lo que representa
el 96.7% de aceptación, por tanto la desviación
estándar resultó de 1.0.
3.2.4 Resultados de la validación de la
implantación del procedimiento para la gestión y
prevención de riesgos en inversiones de fomentos de
cítricos y frutales en la Empresa Citrícola de
Ciego de Ávila.
La Empresa Citrícola de Ciego de Ávila
implantó el procedimiento para la gestión y
prevención de riesgos de inversiones de fomentos de
cítricos y frutales en las Unidades Empresariales de Base
Producción de frutales y producción de piña.
El referido procedimiento tiene por alcance además de las
unidades empresariales de base dedicadas a los fomentos de
cítricos y frutales todas las Unidades Básicas de
Producción Cooperativa que tienen este tipo de
producción y las comercializan con la empresa.
El Procedimiento implantado satisface los requerimientos
establecidos en las normativas que regulan las actividades
incluidas en el alcance.
Desde el punto de vista documental describe los aspectos
a considerar como objetivos de control y el "cómo" se
lleva a cabo las diferentes acciones, instrucciones de trabajo, y
los resultados alcanzados se evidencian mediante
registros.
El 80% de la información se encuentra establecida
sólo en soporte digital, la cual es proporcionada a los
usuarios de la misma, por parte del proceso que corre a cargo del
control de la documentación, la documentación se
encuentra protegida, para el caso de los últimos, se toman
en consideración las regulaciones del plan de seguridad
informática de la empresa.
La implementación del procedimiento se lleva
acabo a través del Comité de Calidad que cuenta con
el reglamento para su funcionamiento y está a cargo de los
proyectos de innovación asociados al Sistema de
Dirección y Gestión Empresarial
A los efectos de conocer los criterios de la empresa en
torno al sistema integrado de gestión, implantado en la
misma sobre la base del procedimiento, le fue solicitado a la
alta dirección un aval, en el que se reconoce que como
resultado de la implantación del procedimiento, la
organización ha logrado elevar la calidad de la
gestión y prevención de riesgos en las inversiones
de fomentos de cítricos y frutales.
De igual forma a los principales directivos,
técnicos y especialistas de las unidades empresariales de
base de la empresa, les fue aplicada una encuesta, a los efectos
de obtener información sobre las experiencias adquiridas
en la puesta en práctica del procedimiento y evaluar el
nivel de compromiso con el mismo.
Estas valoraciones resultaron de gran utilidad, para la
confirmación de la validez del trabajo desarrollado y la
consolidación y mejoras al mismo.
Los aspectos abordados en la encuesta estuvieron
dirigidos a conocer si:
1. El procedimiento ha sido convenientemente
divulgado y es comprendida por los integrantes de la
organización.2. El procedimiento aplica la mejora continua
como filosofía de trabajo.3. Considera que el procedimiento eleva el
desempeño de la organización.4. El Procedimiento facilita la gestión
de las actividades incluidas en el alcance.5. La aplicación del procedimiento
posibilita el seguimiento al desempeño de las
diferentes actividades incluidas en el alcance y ofrece
información sobre los resultados obtenidos.6. Considera que la aplicación del
procedimiento posibilita dirigir las acciones con el empleo
de la información suficiente y necesaria para tomar
decisiones oportunas.7. El procedimiento favorece la
comprensión de los trabajadores acerca de su papel en
la organización a través de la
información y las acciones de capacitación en
torno a las actividades incluidas en el alcance.
Los criterios de los encuestados acerca de los aspectos
antes mencionados, se realizaron asumiendo que:
Si Coincide con el planteamiento
NO No comparte el planteamiento
NC No dispone de criterios suficientes para emitir
un juicio sobre el planteamiento.
La aceptación por parte de los directivos y
técnicos y especialistas de las Unidades Empresariales de
Base de la empresa, respecto a los atributos del procedimiento
sometidos a su consideración, ascendió a un 97.1%,
lo cual que corresponde a una media de 22.3, con una
desviación estándar de 1.03, el cual se presenta en
la figura 8.
Figura 8 Resultados indagación
acerca de la implantación del procedimiento.
La indagación acerca de la implantación
del procedimiento, incluyó como interrogante
¿cómo valora el nivel de compromiso de los
integrantes de la organización con el procedimiento?, y
los criterios para las respuestas se establecieron como alto,
medio y bajo.
Como se aprecia en el gráfico, el 73% le
concedió una valoración de alto lo que significa
que el procedimiento es aceptado, se le da la importancia que
tiene y cuenta con el respaldo de la alta dirección para
su implementación exitosa, el 27% lo valora de medio lo
que opinamos se debe a que todavía no todos lo dominan y
lo han estudiado.
Los resultados obtenidos se presentan en la
siguiente figura
Figura 9 Nivel de compromiso de los
integrantes de la organización con e la
implantación del procedimiento.
3.3 Conclusiones del capítulo.
La validación del Procedimiento para la
gestión y prevención de riesgos en inversiones
de fomentos de cítricos y frutales, se llevó a
cabo con el empleo de tres herramientas, (criterio de
especialistas, encuestas y grupo de discusión), y el
procesamiento de los resultados demostró la validez de
la propuesta.Este procedimiento es aplicable a cada
inversión de fomentos en los diferentes niveles por lo
que con su aplicación las unidades productivas de la
organización quedan en capacidad para que cada cual
gestione sus propios riesgos.La validación de la
implantación del procedimiento en las Unidades
Empresariales de Base Producción de Frutales y
Producción de Piña de la Empresa
Citrícola de Ciego de Ávila, cuenta con el aval
otorgado por la dirección y se sustenta en la
aplicación de encuestas a directivos y técnicos
y especialistas de la entidad
Conclusiones
Al finalizar la investigación se
arriba a las conclusiones siguientes:
1. El procedimiento diseñado dota a
los dirigentes administrativos de una potente herramienta para el
control del proceso inversionista con la cual no se contaba
anteriormente.
2. En el procedimiento se tienen en cuenta
tanto los aspectos cualitativos mediante la gestión de
riesgos como los aspectos cuantitativos a través de la
herramienta informática.
3. El hecho de considerar tanto los
aspectos cualitativos como cuantitativos garantiza mayor
integralidad en el proceso de control de las inversiones en
función de la toma de decisiones.
4. El procedimiento diseñado cuenta
con una alta aceptación por parte de los directivos en la
empresa y se corresponde con las exigencias de la política
actual del país.
Recomendaciones
Expuestas las conclusiones se recomienda a
la dirección de la empresa:
1. Incluir a los planes de capacitación
de la empresa, la preparación de los directivos para
el uso consecuente del procedimiento.2. Considerar la falta de preparación de
los directivos para el uso del procedimiento como un riesgo
de alta prioridad para ser incluido en el plan de
prevención.3. Alinear la implementación de la
resolución 60 del 2011 con la gestión de los
riesgos identificados en el procedimiento.4. Integrar el procedimiento al proceso de
Auditoria de Gestión.5. Desarrollar otras aplicaciones
informáticas que garanticen mayores posibilidades
informativas para la toma de decisiones.
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Ciego de Ávila. 2004.
ORTIZ GUERRERO, N. Cómo elaborar proyectos de
investigación. Colombia: UNICOM, 1998.
PÉREZ B., ARMANDO y C. DÍAZ LLORCA, Lo que
todo Empresario Cubano debe Conocer., Ciencias Sociales,
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PÉREZ – CARBALLO VEIGA. J. 1990. "Control de
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RUIZ IGLESIAS, M. La competencia investigadora:
Entrevista sobre tutoría a investigaciones educativas.
Ciudad de la Habana: s/f.
Solano, A. Los principios y requisitos de un
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(consultado en fecha 20 de noviembre del 2010).
http://www.uclv.edu.cu(consultado en fecha 20 de
noviembre del 2010).
www.monografias.com. El Control Interno.
(Consultado en fecha 20 de febrero de 2011).
Anexo
ANEXO 1
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN Y
PREVENCION DE RIESGOS EN LAS INVERSIONES DE FOMENTO DE
CÍTRICOS Y FRUTALES
Índice de | Pág. | |||||||||||||||
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN | ||||||||||||||||
1 | Objetivo……….………………………………………………………….. | 2 | ||||||||||||||
2 | Alcance | 2 | ||||||||||||||
3 | Referencias……………..…………………………………………………………….. | 2 | ||||||||||||||
4 | Definiciones…….……………………………………………………………………… | 3 | ||||||||||||||
5 | Responsabilidades……………………………………………………………. | 4 | ||||||||||||||
5.1 | Del Director General | 5 | ||||||||||||||
5.2 | De los Directores UEB | 5 | ||||||||||||||
5.3 | De los Jefes Técnicos | 5 | ||||||||||||||
5.4 | De los Jefes de Colectivos | 5 | ||||||||||||||
6 | Requisitos del | 5 | ||||||||||||||
7 | Generalidades | 6-18 | ||||||||||||||
6.4 | Elaboración del Informes de | 18 | ||||||||||||||
7 | Registros.…….…………..…………………………….……………………………… | 18 | ||||||||||||||
Anexos | 19 | |||||||||||||||
A | Correlación | 19 | ||||||||||||||
B | Herramienta | 20 |
1. Objetivo
Definir las actividades a desarrollar para la
Gestión de Riesgos en el proceso Inversionista de fomentos
de cítricos y frutales en las etapas de ejecución y
recuperación, dirigido a fortalecer el Sistema de
Dirección y Gestión Empresarial en la Empresa y sus
Unidades Productivas.
2. Alcance
El presente procedimiento deberá ser utilizado en
el Proceso Inversionista por los directivos de la Empresa
Citrícola de Ciego de Ávila, así como en las
unidades productivas que tengan por objeto la implantación
en sus distintas etapas del mismo. Atendiendo a la complejidad de
este proceso, el procedimiento puede aplicarse de manera
independiente para las diferentes etapas que lo
conforman.
3. Referencias
Para la elaboración de este procedimiento se han
sido tenidos en cuenta los siguientes documentos:
Decreto Ley No. 252 sobre la continuidad y el
fortalecimiento del sistema de dirección y
gestión empresarial cubano.Decreto No. 281 Reglamento para la
implantación y consolidación del sistema de
dirección y gestión empresarial
estatal.NC-ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la
Calidad. Requisitos.Metodología para la elaboración de los
estudios de factibilidad del Ministerio de Economía y
Planificación .1998Resolución 60 de la Contraloría
General de la Republica del 3 de marzo de 2011 publicada en
la Gaceta Extraordinaria No 13.Resolución 91 Proceso Inversionista del
Ministerio de Economía y
Planificación.
4.Definiciones.
A los efectos del presente procedimiento se aplican los
siguientes términos y definiciones:
Política: Intenciones globales y
orientación de una organización en la actividad
sobre la que se traza la misma, expresada formalmente por el
más alto nivel de dirección
Eficacia: Grado en que se realizan las
actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados (NC ISO 9000:2005).
Sistema: conjunto de elementos mutuamente
relacionados o que interactúan (NC ISO
9000:2005).
Gestión: actividades coordinadas para
dirigir y controlar una organización (NC ISO
9000:2005).
Sistema de Gestión: Sistema para
establecer la política y los objetivos y para lograr
dichos objetivos. (NC ISO 9000:2005).
Riesgos de Inversión: Combinación
de factores y de condiciones internos y externos que pueden
afectar al logro de los objetivos de una organización en
el comportamiento de la ejecución y recuperación de
las inversiones.
Gestión de Riesgos: Conjunto de
actividades coordinadas en una organización para dirigir y
controlar el proceso de identificación y análisis
de los riesgos, la determinación de los objetivos de
control y su prevención.
Prevención de riesgos: Es el conjunto de
acciones de carácter ideológico, técnico
,organizativo y de control, dirigidas de modo consciente a
eliminar o reducir al mínimo posible las causas y
condiciones que propician riesgos internos y externos, hechos de
indisciplinas e ilegalidades que continuadas y en un clima de
impunidad, propician manifestaciones de corrupción
administrativa.
Objetivos de Control: Resultados o
propósitos que se desean alcanzar, se corresponde con la
política y estrategia de la organización, y es el
fin a que se dirigen o encaminan uno o varios procedimientos o
acciones de control para evitar las manifestaciones
negativas.
5.Responsabilidades
Del Director General:
Es el máximo responsable de la aplicación
de este procedimiento.
De los Directores de
UEB:
Cumplir, controlar y exigir el cumplimiento
de lo establecido en este procedimiento.
Proporcionar la documentación y
otros recursos necesarios para su aplicación
Del Jefe de
Producción
Participar directamente en la Asesoria y el
control de la ejecución y recuperación de las
inversiones, con apego a las regulaciones establecidas en el
presente procedimiento.
De los Jefes de Colectivos
Laborales
Aplicar el Procedimiento durante la ejecución y
recuperación de la inversión
Requisitos del Personal
El personal que lo aplica, deberá poseer la
competencia necesaria para el procesamiento y análisis de
información, la utilización de los sistemas
automatizados y la elaboración de variantes para la toma
de decisiones en correspondencia con las funciones que le hayan
sido asignadas, incluida en los casos necesarios, las habilidades
para desarrollar acciones de formación en las materias en
cuestión.
Generalidades
La Gestión de Riesgos en las inversiones es un
proceso relativamente largo y complejo, que implica el
cumplimiento de las regulaciones legales, en el que intervienen
diferentes actores que van desde la dirección de la
Empresa, estructuras de base y los propios trabajadores hasta los
OACE, CAP , la Delegación Provincial de la Agricultura ,
el Grupo Empresarial Frutícola.
Las regulaciones del presente procedimiento están
dirigidas a las etapas fundamentales del mismo, las actividades
vinculadas a la realización del control de la
ejecución y las propias del proceso de recuperación
de la inversión, durante las cuales es preciso disponer de
información oportuna para Gestionar Riesgos y tomar
decisiones.
En correspondencia con las etapas, el procedimiento
agrupa las acciones a desarrollar, lo que presupone la
aplicación de las normativas y métodos de control
existentes según se requieran.
En la Gestión y prevención de riesgos
constituyen aspectos esenciales: la identificación de los
mismos, la determinación de las posibles manifestaciones
negativas asociadas en ambas etapas, así como la
evaluación y selección de las alternativas y tareas
requeridas para gestionarlos, en tal sentido deben considerarse
básicamente las siguientes acciones
Primer momento
1. Revisar la formación y competencia del
personal asociado en el tema.
2. Capacitar y/o entrenar al personal que lo
requiera
3. Revisar la proyección del seguimiento, la
evaluación y control dentro del Sistema de
Dirección y Gestión Empresarial de los
Riesgos.
Segundo momento
1. Programar y efectuar talleres de
discusión por inversión para evaluar e
incorporar si fuera necesario puntos de control para los
diferentes etapas2. Efectuar monitoreo y seguimiento diario
atendiendo a la programación de trabajo y a los puntos
de control identificados3. Elaborar y presentar informes
parciales de rendición de cuentas a partir de la
fundamentación del análisis de riesgos y la
propuesta de acciones para su gestión.4. Presentar al Consejo de
Dirección el plan de acciones para Gestionar los
riesgos.
Se establecen varias etapas para prevenir riesgos
durante la ejecución y recuperación de las
inversiones de cítricos y frutales con distintos puntos de
control y posibles riesgos asociados
Se proponen como puntos de control que constituyen una
referencia para la identificación de riesgos y de los
objetivos de control, a los cuales deberá darse
seguimiento para el logro de las metas propuestas los
siguientes:
SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS
ASOCIADOS
Carencia de criterios por el desconocimiento del
Estudio de Factibilidad y de los proyectos de
inversión.Insuficiente nivel de conocimientos o destrezas para
analizar, interpretar y sintetizar información
relevante.
SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS
ASOCIADOS
Carencia de personal idóneo para puestos
claves.No tener preparada la reserva o sustituto de puestos
claves.Carencia de alternativas previstas para el
entrenamiento y capacitación del personal en el puesto
de trabajo.Insuficiente agilidad y niveles de
información de la variación de los
precios.Mora en la contratación de
suministrosIncumplimiento de los proveedores en términos
de oportunidad, precio y calidad
SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS
ASOCIADOS
Insuficiente experiencia de
dirección.No tener formación o destrezas en el empleo
de la informática aplicada a sus funciones.No disponer de experiencia en el desarrollo de
inversiones de cítricos y frutales.No solicitar y corroborar la experiencia y el
currículo de los asesores externos
contratados.
SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS
ASOCIADOS
No efectuar estudios previos sobre la calidad del
suelo.Deficiente roturación del terreno.
No verificar las condiciones del manto
freático.
SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS
ASOCIADOS
No poseer la formación y experiencia para
interpretar la documentación.Carecer de habilidades o condiciones físicas
para el ensamblaje del sistema.Deficiente montaje del sistema provocando gastos
innecesarios y demoras.Averías imprevistas que provoca demora en la
siembra.
SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS
ASOCIADOS
No participar en el montaje del sistema de
riego.Carecer de conocimientos para interpretar la
documentación.Abandonar el puesto de trabajo (la estación
de Bombeo).Incorrecta manipulación de la pizarra de
control automático.
REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS
ASOCIADOS
No solicitar certificado de calidad de las
posturasNo muestrear antes del cargue la calidad de las
posturasNo evaluar la correspondencia de los precios
previstos en el estudio de factibilidad y las ofertas
existentes en el mercado.No evaluación de las características
del transporte requerido para el traslado de las posturas y
la distancia desde el vivero hasta el campo.
SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS
ASOCIADOS
Incorrecta actualización de la carta
tecnológica.Carencia de información oportuna de
pronósticos meteorológicos específicos
para las áreas donde se ejecutan las
inversiones.Insuficiente disponibilidad de productos para el
control de las plagas y enfermedades que regularmente atacan
los cítricos y frutales.Insuficiente experiencia para efectuar la
poda.Inadecuado Empleo de tijeras y sierras al tipo
cultivo y etapa de desarrollo.
SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS
ASOCIADOS
Ausencia o abandono del puesto de trabajo de obreros
agrícolas en función de la seguridad de la
producción.Incumplimiento de las medidas de
seguridad.Abandono de la ética y los valores del
colectivo.Incorrecta manipulación del fruto durante la
cosecha y traslado.
SE REQUIERE OBSERVAR COMO RIESGOS
ASOCIADOS
Falta de nivel de conocimientos para la
determinación la información necesaria y
relevante.Insuficiente nivel de conocimientos para determinar
con la celeridad requerida. Desviaciones a partir del
análisis de la información.Carencia de herramientas para obtener
información oportuna.Resistencia al empleo de herramientas automatizadas
para obtener información tales como aplicaciones
informáticas, boletines meteorológicos para el
monitoreo de datos.Falta de establecer prioridad a acciones operativas
que comprometen las de carácter
estratégico.
Se recomienda observar al realizar el análisis la
interrelación de los procesos y los riesgos asociados a
cada uno de ellos que inciden en la ejecución y
recuperación de la inversión tal como se
ejemplifica a continuación.
RIESGOS ASOCIADOS A CONSIDERAR POR EL PROCESO DE
DIRECCIÓN Y CONTROL
1. Carencia de financiamiento para el
mejoramiento de las condiciones de trabajo2. Incumplimiento de los niveles de rendimiento
esperados por tipo de cultivos.3. Negociación y establecimiento de
relaciones contractuales con los proveedores por otras UEB de
la empresa.4. Imposibilidad de diversificar los
Proveedores.5. Insuficiencia en cantidad, calidad y
oportunidad de suministros.6. Carencia de recursos y personal para
desarrollar la preparación a los trabajadores en el
puesto de trabajo.7. Insuficiente preparación de los Jefes
de Colectivo Agrícolas y sus reservas en
Métodos y Estilos de Dirección.8. Incumplimiento de los Códigos de
Conducta.9. Desconocimiento de los
trabajadores de aspectos de la tecnología del cultivo
para el cumplimiento de sus misiones10. Violación de la
Legislación Vigente.11. Nivel de generalidad y falta de
contextualización del Plan para Condiciones
Excepcionales. (Tiempo de Guerra, Ciclones, Intensas Lluvias
y Sequía Prolongada).12. Éxodo de Personal Clave
en los distintos Puestos de Trabajo.13. Inadecuado Régimen de
Uso y Explotación del Equipamiento
disponible.14. Incumplimiento de las Normas
Técnicas e Índices de Consumo en los distintos
Procesos Productivos.15. Mal manejo en la
Preservación, Uso y Destino de los Recursos
Disponibles.
Los riesgos se identifican atendiendo al momento de
desarrollo de la inversión considerando aquellos que
pueden estar asociados a los puntos de control como se sugieren
anteriormente y otros que surgen del análisis colectivo a
partir de la experiencia practica , durante este paso es
necesario determinar las causas que lo originan y su impacto o
efecto en la unidad porque en correspondencia con ello se
efectúa la gestión o manejo de los mismos
seleccionando las alternativas adecuadas y posibles. (Anexo A
).
Gestión de
Riesgos.
Acciones a considerar
Es imprescindible tener presente el estudio de
factibilidad realizado para tomarlo como base y decidir los
márgenes de riesgos tolerables y las alternativas en
cada caso al monitorear la ejecución y
recuperación.Aplicar herramientas informáticas para la
obtención, análisis y consolidación de
información (Anexo B).Elaboración de informes donde se establezca
correlación entre las causas que dan origen al riesgo
y las acciones previstas para su manejoEvaluar en talleres informes de los cambios
detectados que condicionan riesgos, sus causas, las posibles
manifestaciones y las alternativas propuestas presentando al
Consejo de Dirección propuestas para la toma de las
decisiones más correctas en cada caso.
La elaboración, circulación de informes y
el desarrollo de talleres constituye un elemento vital para la
adecuada participación en la exposición y
análisis de variantes o alternativas que efectuados en
equipos constituidos por obreros, técnicos, jefes de
colectivos agrícolas donde las propuestas se enriquecen
con los conocimientos y experiencias colectivas
Elaboración del Informes sobre la
Gestión de Riesgos en las Inversiones.
El contenido de los informes en su desarrollo
deberá responder a los siguientes elementos:
Correlación Riesgos – Causas
Niveles de afectación ( anexando
análisis efectuados desde el punto de vista
cuantitativo refiriendo efecto financiero y cualitativo
refiriendo el desarrollo del cultivo)Propuesta de acciones y alternativas con la
correspondiente fundamentación
Registros
Constituyen registros de este procedimiento que se
conservan el tiempo establecido en el expediente de la
Inversión por el responsable del área
correspondiente:
Informes parciales y final de la Gestión y | Firma: | Fecha: | |||
Revisado: Orlaida Pérez Especialista en Calidad | Firma: | Fecha: | |||
Aprobado: Nelson Paz Fernández Director General | Firma: | Fecha: |
Anexos
ANEXO A CORRELACIÓN RIESGO-CAUSAS-
EFECTO
No | CAUSAS | No | RIESGO | |||||||||||
EVALUACIÓN DEL IMPACTO
NIVEL DE | CLASIFICACIÓN DEL RIESGO | DESCRIPCIÓN |
5 | ALTO | Afectación significativa de |
4 | MEDIO | Pérdidas de |
3 | TOLERABLE | Afectan la obtención de |
2 | BAJO | Se pueden recuperar aunque diminuyen niveles de |
1 | INSIGNIFICANTE | Pueden ser asumidas sin afectar las |
NOTA
Se evalúa fundamentalmente el impacto atendiendo
a:
Distorsión de los indicadores de gasto
planificados.Afectación de las utilidades.
Incidencia en el desarrollo del
cultivo.
ANEXO B Herramienta
Informática.
Presupuesto por años e indicadores
de la inversión
Comportamiento de por años de la
inversión de los indicadores
Resumen del comportamiento de los
indicadores por años de la inversión
Anexo 2
ANEXO 3
Planificación del diseño y desarrollo
del Procedimiento
ANEXO 4
ENCUESTA
Criterios de
especialistas
Nombre y apellidos
_____________________________________
Centro de trabajo _____________________
cargo ______________________ Nivel cultural: Dr. en Ciencias ___
Master ___ Ing. ___ Lic. ___ T. Medio ___ Experiencias
relacionadas con temáticas afines en:
Impartir docencia Sí ___ No ___ Ofrecer
asesorías Sí ___ No ___Inspecciones: Sí ___ No ___ Investigaciones:
Sí ___ No ___Ponencias: Sí ___ No ___ Producción o
prestación
de servicios Sí ___ No ___
ENCUESTA
En relación con el procedimiento para la
gestión y prevención de riesgos en inversiones de
fomento de cítricos y frutales exprese sus consideraciones
marcando con una equis (x), asumiendo que:
SÍ Coincide con el planteamiento
NO No comparte el planteamiento
NC No dispone de criterios suficientes para emitir
un juicio sobre el planteamiento.
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