Plan de mejoramiento institucional

La ruta para el
mejoramiento institucional

Una condición necesaria para poner en marcha los
procesos de mejoramiento escolar es que el equipo de
gestión– conformado por diversos integrantes de la
comunidad educativa y liderada por el director – se
organice para realizar cada una de las actividades previstas.
Esta tarea comprende: la organización de grupos de trabajo
y la determinación de responsables, como con el
establecimiento de las tareas y el establecimiento de tiempos y
plazos para realizarlas.

Para apoyar este trabajo en los establecimientos
educativos, de manera que sea muy eficiente y productivo, se
propone una ruta de tres etapas que se repetirán
periódicamente, puesto que son parte del ciclo del
mejoramiento continuo. Éstas contienen, a su vez, pasos y
actividades, cuya realización debe conducir a resultados
precisos que permitirán avanzar a la etapa
siguiente.

La primera etapa de la ruta del mejoramiento continua es
la autoevaluación institucional. Este es el momento en el
que el establecimiento educativo recopila, sistematiza, analiza y
valora información relativa al desarrollo de sus acciones
y los resultados de sus procesos en cada una de las cuatro
áreas de gestión. Con ello es posible elaborar un
balance de las fortalezas y oportunidades de mejoramiento, las
cuales serán la base para la formulación y
ejecución del plan de mejoramiento.

La segunda etapa consiste en la elaboración del
plan de mejoramiento. Se recomienda que éste tenga un
horizonte de tres años para los cuales se definirán
objetivos, actividades, tiempos y responsables de cada tarea, de
manera que se logren los propósitos acordados para cada
una de las áreas de gestión.

Finalmente, la tercera etapa consiste en el seguimiento
periódico al desarrollo del plan de mejoramiento, con el
propósito de establecer cuáles fueron los
resultados obtenidos, las dificultades y retrasos en la
ejecución, los recursos utilizados y las razones por las
cuales no se realizaron ciertas actividades. Esto
permitirá revisar el logro de las metas y de los
objetivos, así como efectuar los ajustes
pertinentes.

Además, el seguimiento permite recopilar
información para llevar a cabo un nuevo proceso de
autoevaluación, que a su vez dará las bases para la
elaboración de un nuevo plan de mejoramiento, al cual
también será necesario hacerle
seguimiento.

PRIMERA ETAPA: AUTOEVALUACIÓN
INSTITUCIONAL

Este es el momento en el que el establecimiento
educativo recoge, recopila, sistematiza, analiza y valora toda la
información relacionada con el desarrollo de sus acciones
y sus resultados en cada una de las cuatro áreas de
gestión. La autoevaluación permite a la
institución identificar sus fortalezas y oportunidades,
con lo que podrá definir y poner en marcha un plan de
mejoramiento en la siguiente etapa.

La autoevaluación debe ser liderada por el
director, quien dirige el proceso, coordina los recursos y los
equipos, asigna funciones y tareas, y responde por la calidad de
los resultados. Para esto debe contar con el apoyo del equipo de
gestión institucional y del consejo directivo, así
como con la activa participación de representantes de
todos los estamentos de la comunidad educativa.

SEGUNDA ETAPA: ELABORACIÓN DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO

El plan de mejoramiento es un conjunto de medidas
establecidas por el rector o director y su equipo de
gestión para producir, en un período determinado,
cambios significativos en los objetivos estratégicos de la
institución.

Para que los esfuerzos de las personas involucradas en
la elaboración y ejecución del plan de mejoramiento
sean fructíferos y lleven a los resultados esperados es
fundamental que todos sepan a dónde se quiere llegar y
compartan estos propósitos. Por lo tanto, es recomendable
que esta etapa se realice con la participación de todos
los integrantes de la institución, pues cuando se consulta
y se tiene en cuenta el punto de vista de las personas,
éstas asumen sus responsabilidades con altos niveles de
compromiso.

El plan de mejoramiento contiene objetivos, metas,
resultados esperados, actividades que se realizarán y sus
responsables, así como el cronograma, los recursos
necesarios para llevarlo a cabo y los indicadores para hacer
seguimiento a su ejecución. El plan debe mantener una
estrecha relación con el PEI, puesto que contribuye a su
consolidación.

TERCERA ETAPA: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS
RESULTADOS DEL PLAN DE

MEJORAMIENTO

El seguimiento requiere de la participación
responsable y comprometida de las diferentes instancias del
establecimiento educativo, bajo el liderazgo del rector o
director y su equipo de gestión. Esto, por sí
sólo, contribuye al fortalecimiento de las relaciones
profesionales, a la consolidación de mecanismos
organizados de participación democrática, a la
generación de aprendizajes y a la construcción de
conocimiento alrededor de nuevas prácticas.

Hay diferentes formas de valorar un plan de
mejoramiento. Cuando esta labor se realiza durante su
implementación, se habla de seguimiento o
evaluación de proceso. Su propósito principal es
detectar oportunamente aquellos factores que facilitan o limitan
el logro de los resultados. Por lo tanto, lo que se busca es
establecer en qué medida son adecuadas las acciones para
lograr los objetivos propuestos.

A su vez, la evaluación de resultados pretende
comparar lo logrado en el desarrollo del plan con lo propuesto
inicialmente; la de impacto busca establecer si, como
consecuencia de la ejecución del mismo, los beneficiarios
de un proyecto y el equipo gestor presentan cambios
duraderos.

PLAN DE MEJORAMIENTO: MARCO
LÓGICO

El Plan de mejoramiento construido participativamente en
las Instituciones Educativas se enmarca dentro de un proceso de
integración que significa un reto para autoconocerse y
redefinirse de tal modo que se logre alcanzar los resultados
esperados en los estudiantes ,lo cual sólo es posible
dentro de una gestión integral que permita su
fortalecimiento mediante procesos sistemáticos de trabajo
que apunten a la prestación de un servicio educativo con
criterios de eficiencia ,calidad y equidad ;pues, el plan de
mejoramiento no es otra cosa que la proposición de operar
el Proyecto Educativo Institucional de forma mejorada.

La concepción de mejoramiento de la
Institución, se concreta a partir de las acciones
realizada en el proceso de integración desde las gestiones
administrativa, pedagógica y directiva; el apoyo de la
planeación estratégica para el diseño de la
ruta del plan de mejoramiento y la aplicación de
metodologías como del Marco Lógico.

Marisabel Maldonado et al (2007) sostiene que la
técnica del Marco Lógico es una herramienta
metodológica, que puede ser aplicada en organizaciones
educativas, por cuanto permite focalizar una problemática,
cuyo tratamiento contribuye a la mejora de la escuela y en la
creación de una cultura para el cambio. El empleo de esta
técnica posibilita la identificación de una
necesidad de mejora, integrando expectativas, intereses,
emociones y opiniones de los involucrados en la escuela
estudiada. Los resultados se expresan en una serie de
instrumentos: Análisis de los Involucrados, Árbol
de Problemas, Árbol de Objetivos, Análisis de
Alternativas y Matriz del Marco Lógico. Esta
técnica para fomentar el consenso y compromiso de los
actores en torno a los problemas que atenderán, las
acciones a emprender y los resultados que desean
obtener.

La herramienta del Marco Lógico sirve para
detectar necesidades de mejoramiento. Para lograr este
propósito se aplican cinco instrumentos, en la secuencia
siguiente: Análisis de los Involucrados, Análisis
de los Problemas, Análisis de los Objetivos,
Análisis de Alternativas y Matriz del Marco
Lógico:

• IDENTIFICACIÓN DE
  INVOLUCRADOS

Involucrados son todas las personas y organizaciones que
tienen injerencia en el abordaje de determinado problema o cuyos
intereses pueden verse afectados positiva o negativamente al
buscarle solución.

Según Héctor Medina (2009) es un
análisis que consiste en identificar a todos los
individuos, grupos y organizaciones que afectan o son afectados
por los problemas (u oportunidades) de la situación
considerada.

Eduardo Aldunate (2004) recomienda la necesidad para el
buen desarrollo de un plan de mejoramiento reconocer a todos los
involucrados, examinar sus intereses y expectativas con el fin de
aprovechar y potenciar el apoyo de los involucrados, disminuir la
oposición y conseguir el apoyo de los
indiferentes.

Para la identificación de involucrados se utiliza
las herramientas siguientes: el mapa de relaciones, el juego de
roles y la tabla de expectativas fuerza.

• ANÁLISIS DEL
  PROBLEMA

El análisis de involucrados es fundamental para
poder obtener información sobre los intereses, problemas
percibidos, recursos, intereses en una estrategia y conflictos
esenciales. A partir de esta información se identifica el
problema central, sus causas y consecuencias. El análisis
del problema consiste en examinar de manera precisa, clara y
completa, los problemas existentes, además, identificar el
problema central, con las causas que lo provocan y los efectos
que produce.

Para realizar el análisis del problema se utiliza
la herramienta del árbol de problema. El cual es un
instrumento que ayuda a comprender la problemática y
expresar la relación que existe entre el problema, las
causas que lo originan y los efectos que provoca.

Ricardo Muller (2010) recomienda los siguientes pasos
para elaborar el Árbol de problemas:

• Colocar el problema principal en el centro. La
  descripción de éste debe lograrse por consenso
  entre los participantes y debe estar formulado en pocas
  palabras.

• Identificar los otros problemas que son causas
  directas del problema principal (que son las causas
  inmediatas) y colocarlos debajo del problema de desarrollo,
  las cuales están basadas en la cadena de valor o en el
  proceso productivo de cada propuesta.

• Seguir colocando otros problemas con el mismo
  principio: que sean causas de los problemas anteriormente
  encontrados (causas mediatas o de segundo nivel). Proseguir
  hasta llegar a las causas que son raíces.

• Identificar los efectos del problema principal,
  tanto los inmediatos como los mediatos, y colocarlos por
  encima de éste.

• ANÁLISIS DE LOS
  OBJETIVOS

El modo más práctico de definir un
objetivo es analizar la situación deseada, es decir de la
situación del problema solucionado.

Edgar Ortegón et al (2005) sostienen que los
objetivos son las guías del estudio y constituyen la
proyección al futuro de una situación que los
afectados consideran deseable. A partir de la
identificación del problema es posible determinar el
objetivo general, que corresponde, frente al problema, en
términos de una acción positiva con el fin de
contar con un punto de referencia para la definición de
propósitos más específicos y la
búsqueda de posibles alternativas de solución.
También es necesario describir los objetivos
específicos, estos son las soluciones concretas que el
proyecto debe alcanzar en un tiempo determinado. El objetivo
específico es el logro de una situación
deseable.

Para el análisis de los objetivos se utiliza la
herramienta de árbol de objetivos. El cual es una
herramienta que sirve para mostrar la situación que se
alcanzaría cuando sean solucionadas todas las situaciones
negativas incluidas en el Árbol de Problemas. Expresa una
relación Medio-Fin. En este sentido, la palabra medio
significa la acción más conveniente para hacer
realidad un motivo al que se le denomina fin.

Iván Silva (2003) sugiere seguir los siguientes
pasos para elaborar el árbol de objetivos:

• Cambiar todas las condiciones negativas del
  árbol de problemas a condiciones positivas que se
  estime que son deseadas y viables de ser alcanzadas. Al hacer
  esto, todas las que eran causas en el árbol de
  problemas se transforman en medios en el árbol de
  objetivos, los que eran efectos se transforman en fines y lo
  que era el problema central se convierte en el objetivo
  central o propósito del proyecto. Haciendo el
  símil con el revelado de una fotografía, el
  árbol de problemas es el negativo y el árbol de
  objetivos es el positivo que se obtiene a partir de aquel.
  Como se puede comprender, si el segundo no es más que
  poner en blanco el primero, es muy importante haber
  confeccionado bien el árbol de causas y efectos, para
  poder llegar a buenos fines y medios. La importancia,
  además, radica en que de este último se deben
  deducir las alternativas de solución para superar el
  problema.

• Una vez que se ha construido el árbol de
  objetivos es necesario examinar las relaciones de medios y
  fines que se han establecido para garantizar la validez e
  integridad del esquema de análisis. Si al revelar el
  árbol de causas y efectos se determinan
  inconsistencias es necesario volver a revisarlo para detectar
  las fallas que se puedan haber producido. Si se estima
  necesario, y siempre teniendo presente que el método
  debe ser todo lo flexible que sea necesario, se deben
  modificar las formulaciones que no se consideren correctas,
  se deben agregar nuevos objetivos que se consideren
  relevantes y no estaban incluidos y se deben eliminar
  aquellos que no eran efectivos.

• IDENTIFICACIÓN DE LAS
  ALTERNATIVAS (ACCIONES DE SOLUCIÓN)

Después de elaborar el árbol de objetivos
se procede al análisis de las alternativas. Este consiste
comparar las diferentes alternativas y escoger la alternativa
más viable.

Los criterios que pueden manejarse para la
valoración de las diferentes alternativas detectadas son
muy variados:

• Recursos disponibles, tanto en lo que hace
  referencia a los recursos materiales –financieros –
  como a los recursos humanos –capacidades.

• Tiempo estimado para el logro de los distintos
  objetivos que se valoran.

• Adecuación a las prioridades de cada una de
  las partes implicadas en el proceso.

• Riesgos identificados en cada una de las
  alternativas/Probabilidades de logro de los
  objetivos.

• Contribución de las diferentes alternativas
  al logro de objetivos de carácter más
  general.

• Posibles efectos generados por el logro de los
  diferentes objetivos valorados.

• Vinculación entre las distintas alternativas
  y los colectivos seleccionados como beneficiarios
  prioritarios.

• Posibilidades de viabilidad de cada una de las
  alternativas.

• MATRIZ DEL MARCO
  LÓGICO

El marco lógico se presenta como una
matriz cuatro por cuatro: una tabla de cuatro
columnas

y cuatro filas.

Las columnas suministran la siguiente
información:

• Un resumen narrativo de los objetivos y las
  actividades, jerárquicamente
  estructuradas.

• Los indicadores o expresión
  cuantitativa de los objetivos.

• Los medios de verificación de los
  indicadores.

• Los supuestos o factores externos que
  plantean riesgos u oportunidades al proyecto.

Las filas de la matriz presentan
información acerca de los objetivos, indicadores, medios
de verificación y supuestos en cuatro momentos
diferentes de la vida prevista del proyecto:

• La primera fila contiene el Fin al cual el proyecto
  contribuirá de manera significativa, luego de que haya
  estado en funcionamiento por un período
  razonable.

• La segunda fila contiene el Propósito logrado
  cuando la ejecución del proyecto haya
  concluido.

• La tercera fila contiene los Productos/Resultados,
  que serán conseguidos en el transcurso de la
  ejecución del proyecto.

• La cuarta fila contiene las Actividades requeridas
  para producir los productos o resultados.

Heidrun Derflinger et al (2007) proponen una matriz
de Marco Lógico y la definición de sus
elementos:

Para complementar la metodología del Marco
Lógico hay que añadir un cronograma de actividades
y el presupuesto del plan de mejoramiento.

Esquema de un
plan de mejoramiento

1. Datos generales

1.1. Denominación del Plan

1.2. Institución Educativa

1.3. Visión

1.4. Misión

1.5. Objetivos estratégicos

1.6. Responsables del Plan

• Directivo

• Profesor(a)

• Alumno (a)

• Padres de familia

1.7. Inicio

1.8. Termino

2. Situación actual

2.1. Análisis de involucrados

2.2. Análisis de los problemas

3. Situación deseable

3.1. Análisis de los objetivos

4. Estrategias para alcanzar el
objetivo

5. Matriz del Plan

6. Cronograma de actividades

7. Presupuesto

Fuentes
consultadas

• ALDUNATE, Eduardo. (2004). Metodología del
  marco lógico. Chile: ILPES.

• DERFLINGER, Heidrun et al (2007). Manual para
  Formulación de Proyectos aplicando la
  Metodología del Marco Lógico. Dinamarca:
  ADD.

• MALDONADO, Marisabel et al. (2007) .El marco
  lógico y las organizaciones educativas
  Contribución metodológica para la mejora de la
  escuela. SAPIENS, dic. 2007, vol.8, no.2,
  p.147-167

• MEDINA, Héctor. (2009). Diseño de
  proyectos de inversión con el enfoque de marco
  lógico. San José: IICA.

• MULLER, Ricardo. (2010). Manual para la
  presentación de proyectos. Lima:
  FONDOEMPLEO.

• SILVA, Iván. (2003) .Preparación y
  Evaluación de Proyectos de Desarrollo Local, Chile:
  ILPES.

• ORTEGÓN, Edgar et al (2005).
  Metodología general de identificación,
  preparación y evaluación de proyectos de
  inversión pública. Chile: CEPAL.

• VALDERRAMA, James et al. (2008).Guía para el
  mejoramiento institucional Colombia: Ministerio de
  Educación Nacional.

Autor:

Profesor: Segundo Casimiro Hoyos
Rivas