Presupuesto de Efectivo

Introducción

Nuestro tema de investigación ser refiere al
"Presupuesto de Efectivo". Una de las principales
responsabilidades de la administración es planificar,
controlar y salvaguardar los recursos de la empresa. Son dos
clases de recursos los que fluyen a través de muchos
negocios: el efectivo y los activos distintos del efectivo. La
planificación y el control de las entradas de efectivo, de
las salidas de efectivo y el correspondiente financiamiento,
constituyen una importante función en todas las empresas.
La presupuestación del efectivo es una forma eficaz de
planificar y controlar las salidas de éste, de evaluar las
necesidades del mismo y de hacer uso provechoso de su
excedente.

Además, La administración de las
disponibilidades monetarias constituye un punto medular de la
gestión financiera, de ella dependen la
planificación y el control de la inversión, y que
al momento que se requiera del efectivo este tenga una
disponibilidad inmediata.

Es por esto que hemos decido realizar esta
investigación sobre el presupuesto de efectivo y su
importancia en el proceso productivo.

Con este trabajo de investigación nuestro grupo,
ya establecida la importancia que tiene el presupuesto de
efectivo en una empresa, dedicara su esfuerzo a explicar en que
consiste el presupuesto de efectivo, como se puede delinear los
conceptos y formas de establecer un presupuesto de efectivo que
abarque la empresa en su totalidad.

Hemos decidido dividir nuestro trabajo en breves temas
que abarcan todos los aspectos que envuelven un presupuesto de
efectivo y terminar con un ejemplo de un presupuesto de efectivo
ya elaborado y que ilustra cuan fácil de hacer y provecho
puede ser este presupuesto para una empresa.

Esperamos que este trabajo ayude a los lectores a
comprender y valorar un presupuesto de efectivo tanto como nos
ayudo a nosotros.

Objetivos

Objetivo General

Nuestro objetivo general, al realizar este trabajo
consiste en analizar de una forma exhaustiva las teorías
existentes en la literatura empresarial concerniente con el
presupuesto de efectivo, ver la importancia que tiene para una
empresa utilizar este presupuesto, indagar sobre sus componentes
y ver como cada uno de ellos ayuda a formar el esqueleto del
presupuesto y finalmente elaborar un presupuesto sencillo de una
empresa hipotética.

Objetivos
Específicos

• 1) Exponer las generalidades sobre el
  presupuesto de efectivo que hasta ahora conocemos

• 2) Mencionar las teorías generalmente
  aceptadas que gobiernan un presupuesto de efectivo bien
  elaborado.

• 3) Ver como se planea la obtención y el
  manejo de efectivo

• 4) Analizar los componentes que forman un
  presupuesto de efectivo

• 5) Enumerar los pasos que se deben seguir para
  alcanzar la elaboración de un presupuesto de efectivo
  que será eficaz y productivo para la
  empresa.

Generalidades
sobre la Planificación del Efectivo

El presupuesto de efectivo, también conocido como
flujo de caja proyectado, es el presupuesto que muestra el
pronóstico de las futuras entradas y salidas de dinero
(efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo
determinado.

El presupuesto de efectivo es un informe de las entradas
y salidas de efectivo planeadas de la empresa que se utiliza para
calcular sus requerimientos de efectivo a corto plazo, con
particular atención a la planeación en vista de
excedentes y faltantes de efectivo. Una empresa que espera un
excedente de efectivo puede planear inversiones a corto plazo, en
tanto que una empresa que espera faltantes de efectivo debe
disponer del financiamiento a corto plazo.

La mayor parte de las compañías deben
desarrollar planes, tanto de largo plazo, como de mediano y corto
plazo, sobre su flujo de efectivo, para esto, las empresas
desarrollan, entre otras cosa, un presupuesto de efectivo (o
caja) el cual muestra los flujos de entradas y de salidas de
efectivo, así como la posición final, por
sub-periodos, para un lapso especifico.

El presupuesto de efectivo de corto plazo, forma parte
del plan anual de utilidades. Este presupuesto de efectivo debe
de constar básicamente de dos partes:

• 1) Los ingresos de efectivos (flujo de
  entradas) de efectivo planificados

• 2) Los desembolsos (flujo de salidas) de
  efectivo planificados

Los principales propósitos del presupuesto de
efectivo son:

• 1) Determinar la probable posición de
  caja al fin de cada periodo, como resultado de las
  operaciones planificadas

• 2) Identificar los excedentes o déficits
  de efectivo por periodos

• 3) Establecer la necesidad de financiamiento
  y/o la disponibilidad de efectivo ocioso para
  inversión

• 4) Coordinar el efectivo con:

a) el total del capital de trabajo,

b) los ingresos por las ventas,

c) los gastos,

d) las inversiones y

e) los pasivos

• 5) Establecer una base solida para la
  vigilancia continua de la posición de caja

La preparación del presupuesto de caja se basa
casi exclusivamente en los demás presupuestos; por lo
tanto, el tesorero, quien es usualmente el encargado de la
preparación del presupuesto de caja debe trabajar muy
cerca con los demás gerentes, cuyas decisiones puedan
afectar de manera directa a los flujos de efectivo. Un programa
que abarca de una manera total la planificación y control
de las utilidades, crea las bases para un presupuesto realista de
efectivo (o caja).

Es esencial, en la preparación de un presupuesto
de efectivo, que halla un equilibrio entre el efectivo disponible
y las actividades que requieren de efectivo (operaciones,
desembolsos de capital y otros), ya que con demasiada frecuencia,
no se percibe la necesidad de efectivo adicional sino hasta que
la situación alcanza un grado de emergencia.

Periodos de
Tiempo en la Planificación y control del
Efectivo

El presupuesto o planificación de efectivo
así como su control debe cubrir tres diferentes periodos
de tiempo:

• 1. El de largo plazo

• 2. El de corto plazo

• 3. El de horizonte inmediato

Presupuesto de efectivo a largo plazo. El
presupuesto de efectivo a largo plazo debe ser congruente con las
dimensiones de tiempo de:

• a) El plan estratégico de utilidades de
  largo plazo y

• b) Los proyectos de desembolsos de
  capital

Planificar los flujos de entradas de efectivo a largo
plazo (principalmente por conceptos de ventas, servicios y
financiamientos), así como los flujos de salidas de
efectivo a largo plazo (principalmente por gastos, desembolsos de
capital y pago de la deuda), es fundamental para las sanas
decisiones financieras y para el uso optimo del efectivo se
enfoca sobre los flujos de entradas de efectivo mas
relevantes.

Presupuesto de efectivo a corto plazo. El
presupuesto de efectivo a corto plazo naturalmente debe ser
congruente con el plan táctico de utilidades a corto
plazo. La planificación del efectivo para este horizonte
del tiempo exige planes detallados para los flujos de entradas y
salidas de efectivo, que se relacionan de manera directa con el
plan anual de utilidades (es decir, el efectivo derivado de las
ventas y el efectivo requerido para pagar el nuevo equipo). El
presupuesto de caja a corto plazo se desarrolla principalmente
con base en las distintas partes del presupuesto que son
incluidas en el plan anual de utilidades.

Presupuesto de efectivo inmediato. El presupuesto
de efectivo inmediato se emplea en muchas empresas,
principalmente para estimar, controlar y administrar los flujos
de entradas y salidas de efectivo, a menudo sobre una base diaria
continua.

• El objetivo principal del presupuesto de efectivo
  inmediato es asegurar que no se creen déficits ni
  saldos excedentes de efectivo.

• El presupuesto de efectivo inmediato minimiza el
  costo de los intereses mediante el aprovechamiento de todos
  los descuentos por pronto pago sobre la cuentas por pagar y
  el cumplimiento de todas las fechas de vencimiento de los
  desembolsos de efectivo

• El presupuesto de efectivo minimiza, también,
  el costo de oportunidad de los saldos de excedentes de
  efectivo, al permitir las oportunas inversiones del efectivo
  a medida que este se vaya acumulando.

Importancia del
Presupuesto de Efectivo

La importancia del presupuesto de efectivo, consiste en
que éste nos permite prever la futura disponibilidad del
efectivo: saber si vamos a tener un déficit o una falta de
efectivo, o si vamos a tener un excedente; y, de acuerdo a ello,
tomar decisiones, por ejemplo, si prevemos que vamos a tener un
déficit o va a ser necesario contar con un mayor efectivo,
podemos:

• solicitar oportunamente un
  financiamiento.

• solicitar el refinanciamiento de una
  deuda.

• solicitar un crédito comercial (pagar las
  compras al crédito en vez de al contado) o, en todo
  caso, solicitar un mayor crédito.

• cobrar al contado y ya no al crédito o, en
  todo caso, otorgar uno menor crédito.

Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo,
podemos, por ejemplo:

• invertirlo en la adquisición de nueva
  maquinaria o equipos.

• invertirlo en adquirir mayor
  mercadería.

• invertirlo en la expansión del
  negocio.

• usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por
  ejemplo, invertirlo en acciones.

Por otro lado, el presupuesto de efectivo es importante
porque nos permite conocer el futuro escenario de un proyecto o
negocio: saber si el futuro proyecto o negocio será
rentable (cuando los futuros ingresos sean mayores que los
futuros egresos); o saber si seremos capaces de pagar
oportunamente una deuda contraída.

Así también, el presupuesto de efectivo es
importante porque nos proporciona información que podemos
presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar la
rentabilidad del futuro negocio (por ejemplo, ante potenciales
inversionistas); o al querer demostrar que seremos capaces de
pagar oportunamente una deuda contraída (por ejemplo, al
solicitar un préstamo a alguna entidad
financiera).

Planeación
del efectivo

La información necesaria para el proceso de
planeación financiera a corto plazo es él
pronostico de ventas, este pronostico es la predicción de
las ventas de la empresa correspondiente a un periodo especifico,
que proporciona el departamento de mercadotecnia al gerente
financiero. Con base en este pronostico, el gerente financiero
calcula los flujos de efectivo mensuales que resultan de las
ventas proyectadas y de la disposición de fondos
relacionada con la producción, el inventario y las
ventas.

Tipos de Pronósticos. Los
pronósticos de ventas se deben basar en un análisis
de los datos externos o internos o en una combinación de
ambos.

• Pronósticos externos: Se basa en la
  relación que existe entre las ventas de la empresa y
  ciertos indicadores económicos externos importantes
  como el PIB entre otros.

• Pronósticos internos: Se basan en una
  acumulación de pronósticos de ventas obtenidos
  de los propios canales de ventas de la empresa.

• Pronósticos combinados: Por lo
  general, las empresas utilizan una combinación de
  datos sobre pronósticos externos e internos para
  realizar él pronóstico de ventas final. Datos
  internos proporcionan una idea de las expectativas de ventas
  y los datos externos ofrecen un medio para ajustar estas
  expectativas de acuerdo con los factores económicos
  generales.

Componentes del
presupuesto de efectivo

Los componentes del presupuesto de efectivo
son:

• Ingreso de efectivo: Son todas las entradas
  de efectivo de una empresa que ocurren en un periodo
  financiero determinado.

• Desembolso de efectivo: Son todos los gastos
  de efectivo que realiza la empresa durante un periodo
  financiero específico, los más comunes
  son:

• 1) Compras en efectivo

• 2) Liquidación de cuentas
  por pagar

• 3) Pagos de renta

• 4) Sueldos y salarios

• 5) Pagos de impuestos

• 6) disposiciones de fondos para
  activos fijos

• 7) Pagos de intereses

• 8) Pagos de dividendos en
  efectivo

• 9) Pagos del principal

• 10) Recompras o retiros de
  acciones

• Flujo de efectivo neto: Es la diferencia
  matemática entre los ingresos de efectivo de la
  empresa y sus desembolsos de efectivo en cada
  periodo

• Efectivo Final: Es la suma inicial de la
  empresa y su flujo de efectivo neto del periodo.

• Financiamiento total requerido: Es la
  cantidad de fondos que requiere la empresa si el efectivo
  final del periodo es menor que el saldo de efectivo
  mínimo deseado; comúnmente, esta representada
  por documentos por pagar.

• Saldo de efectivo excedente: Es la cantidad
  disponible que tiene la empresa para invertir si el efectivo
  final del periodo es mayor que el saldo de efectivo
  mínimo deseado.

Procedimiento
para enfrentar la incertidumbre del presupuesto de
efectivo

Además de cuidar la preparación de los
pronósticos de ventas y de otros cálculos incluidos
en el presupuesto de efectivo, existen formas de enfrentar la
incertidumbre del presupuesto de efectivo. Una consiste en
preparar varios presupuestos de efectivo: uno basado en un
pronóstico pesimista, otro basado en el pronóstico
más probable y otro basado en un pronóstico
optimista. A partir de esta gama de flujos de efectivo, el
gerente de finanzas es capaz de determinar la cantidad de
financiamiento necesario para afrontar la situación
más adversa. El uso de varios presupuestos de efectivo,
cada uno basado en suposiciones distintas, también debe
proporcionar al gerente de finanzas una idea del riesgo de las
alternativas, de tal manera que pueda tomar decisiones
financieras a corto plazo más inteligentes. Este
análisis de sensibilidad se utiliza a menudo para examinar
los flujos de efectivo en diversas circunstancias posibles. Las
computadoras y las hojas de cálculo electrónicas se
usan con frecuencia para simplificar el análisis de
sensibilidad.

Cuentas por
Cobrar

Selección de Crédito. Por lo
general, el gerente financiero controla las cuentas por cobrar
mediante el mantenimiento y la administración de la
política de crédito, que incluye la
determinación de la selección, las normas y las
condiciones de crédito, y la política de
cobro.

Las cuentas por cobrar representan la concesión
de crédito de la empresa a sus clientes. La
concesión de crédito a los clientes es un costo por
hacer negocios. Al mantener su dinero inmóvil en cuentas
por cobrar, la empresa pierde el valor del dinero en el tiempo y
corre el riesgo del incumplimiento por parte de los clientes. A
cambio de incurrir en estos costos, la empresa puede ser
competitiva, atraer y conservar clientes y además mantener
y mejorar las ventas y las utilidades.

Factores de créditos. Los análisis
de créditos usan frecuentemente 5 factores de
crédito para centrar su análisis en los aspectos
principales de la solvencia del crédito del solicitante,
estos son:

• Reputación: Consta del historial de
  pagos anteriores así como cualquier juicio legal o
  pendiente, se utilizan para evaluar su
  reputación.

• Capacidad: Es la posibilidad que tiene el
  solicitante para rembolsar el crédito
  requerido

• Capital: La solidez financiera del
  solicitante que se refleja por su posición de
  propietario

• Garantía colateral: La cantidad de
  activos que el solicitante tiene disponible para asegurar el
  crédito

• Condiciones: El ambiente de negocios y
  económico actual, así como cualquier
  circunstancia peculiar que afecte a alguna de las partes de
  la transacción de crédito.

Obtención de información
de crédito. Cuando un cliente desea que una empresa le
otorgue condiciones de crédito, el departamento de
crédito comienza el proceso de evaluación pidiendo
al solicitante que llene varias formas que requieren
información y referencias de crédito y financieras.
A partir de la solicitud, la empresa obtiene datos adicionales
sobre otras fuentes. Si concedió un crédito
anterior al mismo solicitante, la empresa contara con su propia
información sobre el historial de pago de este. Las
principales fuentes externas de información de
crédito son las siguientes:

• Estados Financieros: Con esto la
  empresa analiza las condiciones de liquidez, actividad, deuda
  y rentabilidad de la empresa solicitante.

• Data Crédito: Es la
  agencia de información mercantil más
  importante, y provee a sus subscriptores la evaluación
  de crédito y la capacidad financiera general de miles
  de personas.

• Oficinas de intercambio de información de
  crédito: Es una red de oficinas de créditos
  que intercambian información sustentada en hechos y no
  en análisis.

Una vez obtenida toda la información necesaria se
procede a realizar un análisis de crédito con el
fin de establecer una línea de crédito para el
cliente que no es más que la cantidad máxima de
crédito que el cliente puede adeudar a la empresa
vendedora en cualquier momento

Política
de cobro

La política de cobro de la empresa
consiste en su procedimiento para recuperar las cuentas por
cobrar, cuando estas se vencen. La eficiencia de esta
política se evalúa, en parte, observando el nivel
de gastos por deudas de cobro dudoso. Este nivel depende no solo
de la política de cobro, sino también de la
política de crédito de la empresa. Si uno supone
que el nivel de deudas de cobro dudoso, atribuible a la
política de crédito, es relativamente constante, se
espera que el aumento de los gastos de cobranza reduzcan las
deudas de cobro dudoso.Entre los procedimientos que se utilizan
con mayor frecuencia para evaluar las políticas de
crédito y cobro está la razón del periodo
promedio de cobro y la antigüedad de las cuentas por
cobrar.

Antigüedad de las cuentas por cobrar: Es una
técnica que indica la proporción del saldo de las
cuentas por cobrar que ha estado pendiente durante un periodo de
tiempo específico. Esta técnica requiere que las
cuentas por cobrar de la empresa se dividan en grupos basados en
el momento de su origen. Esta división se realiza en
periodos de un mes, retrocediendo tres o cuatro meses.

Elaboración de un Presupuesto de
Efectivo

Para elaborar un presupuesto de efectivo es necesario
contar con los demás presupuestos de la empresa; sin
embargo, veamos a continuación un ejemplo de cómo
elaborar uno al contar con la siguiente
información:

Supongamos que debemos elaborar el presupuesto de
efectivo de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la
compra y venta de productos) para el periodo de los cuatro
primeros meses del año; los datos que tenemos son los
siguientes:

• se pronostica ventas de 300 unidades para el mes
  enero, y aumento del 10% a partir de febrero.

• el precio de venta es de $20.

• el cobro de las ventas se realiza el 60% al contado
  y el 40% al crédito a 30 días.

• se pronostica compras de mercadería de 310
  unidades para el mes de enero, y un aumento del 10% a partir
  de febrero.

• el precio de compra es de $15.

• los proveedores permiten pagar la mercadería
  el 50% al contado y el 50% restante a crédito a 30
  días.

• se estiman gastos por remuneraciones del personal
  administrativo, alquileres, seguros y servicios por $250
  mensuales (gastos administrativos).

• se estiman gastos por remuneraciones del personal de
  ventas, comisiones, promoción y publicidad por $230
  mensuales (gastos de ventas).

• el negocio cuenta con mobiliario y equipo que se
  deprecia en $50 al mes.

• se obtiene un préstamo por $2 100 el cual
  debe ser pagado a partir de febrero en amortizaciones
  constantes de $700 e intereses de $504 en febrero, $336 en
  marzo, y $168 en abril.

• el pago por impuestos por concepto de renta es del
  2% de la utilidad disponible.

Para este ejemplo, antes de elaborar el presupuesto de
efectivo, es necesario elaborar los presupuestos de ventas y
cobros, ya que las ventas no se cobran el mismo mes en que se
realizan, sino que se cobran un 60% en el mes que se realizan, y
el 40% restante al mes siguiente; y el presupuesto de efectivo
muestra el efectivo que realmente ingresa o sale de la
empresa.

Presupuesto de ventas

Nota: las ventas empiezan en 300 unidades en enero, y
luego tiene un aumento constante del 10%.

Presupuesto de cobros

Nota: de las ventas de $6 000 hechas en enero, cobramos
el 60% ($3 600) al contado, y el 40% ($2 400) al crédito a
30 días; lo mismo para los demás meses.

Una vez elaborados los presupuestos de ventas y cobros,
debemos elaborar los presupuestos de compras y pagos, ya que,
igualmente, las compras no se pagan el mismo mes en que se
realizan, sino que se pagan un 50% en el mes que se realizan, y
el 50% restante al mes siguiente.

Presupuesto de compras

Nota: las compras empiezan en 310 unidades en enero, y
luego tienen un aumento constante del 10%.

Presupuesto de pagos

Nota: de las compras de $4 650 hechas en enero, pagamos
el 50% ($2 325) al contado, y el 50% restante ($ 2 325) al
crédito al crédito a 30 días; lo mismo para
los demás meses.

Una vez elaborados los presupuestos de compras y pagos,
pasamos a elaborar el presupuesto operativo (estado de resultados
proyectado), ya que es necesario determinar el monto que se debe
pagar por concepto de impuestos.

Presupuesto operativo (estado de resultado
proyectado)

Presupuesto de efectivo

Y, finalmente, asegurándonos de que ya contamos
con toda la información necesaria, pasamos a elaborar el
presupuesto de efectivo.

Conclusión

Al finalizar este trabajo, podemos concluir diciendo
que, el presupuesto de efectivo, como parte de un presupuesto
general de una empresa, es de vital importancia para la empresa,
sin el manejo bien planeado y efectivo de un presupuesto de
efectivo, la empresa puede caer en el error de no contar con
suficiente recursos económicos para realizar sus
operaciones o por el contrario, aunque no sea tan grave como no
contar con suficientes recursos económicos para operar, la
empresa puede no darse cuenta de que tiene demasiado efectivo
ocioso que podría ser utilizado para generar mas rica a la
empresa. Ambas situaciones no son aconsejables dentro de un buen
desempeño empresarial y se pueden evitar con el manejo
adecuado del presupuesto de efectivo.

Recomendación

Después de haber investigado sobre el presupuesto
de efectivo, nuestro grupo recomienda a todos aquellos envuelto
en el manejo de una empresa, ya sea esta una pequeña
empresa, no importa que esta esté compuesta por uno o
varios miembros, o una empresa compuesta por cientos de personas,
elaborar un presupuesto general, el cual incluya un presupuesto
de efectivo. Creemos que un presupuesto bien elaborado es la
espina dorsal de todo negocio, sin un presupuesto, la empresa,
como un ser humano sin espina dorsal, se arrastraría sin
fuerza ni control por el suelo.

Bibliografía

Libro de Texto:

Burbano Ruiz, J. E. (2005) "Presupuesto.
Enfoque de Gestion, Planificacion y Control de Recursos".
Tercera Edicion. McGraw Hill, Mexico.

Recursos de Internet.

"El presupuesto de efectivo" 

www.crecenegocios.com/el-presupuesto-de-efectivo/

"Presupuesto de efectivo" – Documentos – Rincón
del Vago 

html.rincondelvago.com/presupuesto-de-efectivo.html

"Planeación del efectivo: Presupuesto de
efectivo" – Monografias.com 

www.monografias.com ›
Economía

"Presupuestos De Efectivo" 

www.slideshare.net/jofragov/presupuestos-de-efectivo –
Estados Unidos

"El presupuesto de caja" |
GestioPolis 

www.gestiopolis.com/canales/financiera/…/presupuestocaja.htm

"PRESUPUESTO DE EFECTIVO" –
Eco-finanzas 

www.eco-finanzas.com/…/PRESUPUESTO_DE_EFECTIVO…

"Presupuesto De Efectivo" – Mi
Tecnológico 

www.mitecnologico.com/Main/PresupuestoDeEfectivo

"Presupuesto de Efectivo" – Emprendaria –
Finanzas 

www.emprendaria.com/nota.php?id_not=458

"Flujo de Caja" 

www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/…/FlujodeCaja.ht…

"Presupuesto" – Wikipedia, la enciclopedia
libre 

es.wikipedia.org/wiki/Presupuesto

Autor:

Nelson Ramos