AGENDA: Definición General de Presupuesto Funciones de los
Presupuestos Ventajas y limitaciones de los Presupuestos
Técnicas Presupuestarias Consideraciones del Control
Presupuestario El Presupuesto de Ventas El Presupuesto de
Producción Análisis de Variación
Presupuestaria Los Presupuestos en la Toma de Decisiones
¿Por Qué suelen fracasar los presupuestos?
Conclusiones
DEFINICIÓN GENERAL DE PRESUPUESTO: Hacer el cómputo
anticipado del costo, de los gastos e ingresos o rentas de un
negocio. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta
prevista, expresada en términos financieros que, debe
cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas. Presentación ordenada de los resultados
previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. Se realizan
en base al conocimiento acumulado que la organización
tiene de la actividad concreta de la empresa
FUNCIONES PRINCIPALES DE LOS PRESUPUESTOS: Una herramienta
analítica, precisa y oportuna. Las funciones que
desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la
propia dirección de la empresa, pero se busca que
proporcione: El soporte para la asignación de recursos. La
capacidad para controlar el desempeño real en curso.
Advertencias de las desviaciones respecto a los
pronósticos. Capacidad para emplear el desempeño
pasado como guía o instrumento de aprendizaje. Indicios
anticipados de las oportunidades o de los riesgos
venideros.
VENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS: Presiona a que la alta gerencia
defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa.
Es un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una
organización para ejercitar su creatividad y criterio
profesional a fin de mejorar la empresa. Facilita la
coparticipación e integración de las diferentes
áreas de la compañía Ayuda a lograr mayor
eficiencia en las operaciones Obliga a realizar un
autoanálisis periódico
LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS: Están basados en
estimaciones Debe ser adaptado a los cambios de importancia que
surjan Su ejecución no es automática No debe tomar
el lugar de la administración Toma tiempo y costo
prepararlos No se deben esperar resultados inmediatos
TÉCNICAS PRESUPUESTARIAS: Existen, principalmente, dos
técnicas presupuestarias: Los Presupuestos Incrementales y
los Presupuestos de Base Cero En los presupuestos incrementales
las cifras se basan en aquellos gastos reales del año
anterior, con un porcentaje añadido por el aumento de la
inflación del próximo año. En los
presupuestos de base cero, las cifras pasadas no se utilizan como
punto de partida. El proceso presupuestario en este caso empieza
a partir de cero con las actividades propuestas para el
año.
CONSIDERACIONES DEL CONTROL PRESUPUESTARIO: Todo lo que ha sido
objeto de una programación debe ser objeto de control.
Toda desviación entre programas y ejecución del
presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede
deberse a una falla en la programación, en la
ejecución o a ambas. Toda desviación debe ser
asignada a un responsable, que requerirá llevar a cabo un
análisis minucioso de dicha desviación. Las
desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es
decir, el fin último del control presupuestario no es
transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las
deficiencias producidas y sugerirles acciones correctivas.
PRESUPUESTO DE VENTAS: El pronóstico de ventas es el punto
de apoyo del cual dependen todas las fases del plan de
utilidades. Existe una multitud de factores que afectan las
ventas, como las políticas de precio, el grado de
competencia ínter e intraindustrial, el ingreso
disponible, la actitud de los compradores, la aparición de
nuevos productos, las condiciones económicas, etc.
Previsión de ventas Es el primer punto a establecer dentro
del presupuesto integral, ya que constituye la definición
del nivel de actividad en que la empresa va a desenvolverse. La
determinación de que productos se van a vender, que
cantidades, y a que precios; son algunos de los objetivos
prioritarios.
PRESUPUESTO DE VENTAS: (Plan de Utilidades I – Presupuesto
de Operación) Su correcto cálculo facilita a largo
plazo la elaboración de un programa de inversiones y
financiación; a corto plazo permite la ejecución de
un presupuesto de producción en función de una
política de inventarios, y la obtención de un
presupuesto de compras y de gastos comerciales, así como
de gastos financieros. El presupuesto de ventas se puede resumir
así: Presupuesto de Ventas = volumen de ventas estimado x
precio unitario esperado
PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN: (Plan de Utilidades II –
Presupuesto de Operación) El presupuesto de
producción determina el número de unidades por cada
producto a fabricarse para satisfacer las ventas planeadas a
través de niveles de inventarios apropiados y a los costos
que permitan obtener beneficios esperados. Debe existir un
equilibrio entre ventas, inventarios y producción para que
el presupuesto cumpla con el objetivo de proveer los bienes o
servicios en condiciones óptimas de cantidades y
costos.
PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN: Los pasos a seguir en la
planificación de la producción pueden ser:
Determinar el nivel de inventario por producto de acuerdo al plan
de ventas y las necesidades de rotación de inventarios.
Necesidad de producción total y por producto
Análisis de capacidad de producción Determinar la
complejidad y duración de los procesos de
fabricación Revisar las condiciones de instalaciones de la
fábrica Elaborar el presupuesto de materia prima Elaborar
el presupuesto de mano de obra Elaborar el presupuesto de Gastos
de Fabricación Elaborar el presupuesto de inversiones
(compras de maquinaria, respuestos)
ANÁLISIS DE VARIACIONES: Al analizar un estado de
resultados proyectado y compararlo con los resultados reales de
un año, se observarán generalmente variaciones en
la utilidad bruta, esta variación se debe principalmente a
variaciones de volumen, precio y mezcla de producto. VARIACIONES
DE VOLUMEN VARIACIONES DE PRECIO VARIACIONES DE MEZCLA DE
PRODUCTOS
TOMA DE DECISIONES: Alargar lo máximo posible el pago de
los compromisos a fin de pagarlos con moneda que ha perdido el
poder adquisitivo (pasivos monetarios). Acortar el plazo de cobro
de cuentas y efectos por cobrar, a fin de recuperar el dinero
rápido y poder utilizarlo en inversiones rentables.
Mantener saldos mínimos de caja. Vender activos
improductivos, pues a pesar de ser partidas no monetarias
(protegidas en inflación), en Venezuela el impuesto a los
activos empresariales se determina en función de los
valores ajustados de los activos y, a mayor antigüedad mayor
monto a pagar. El presupuesto maestro como herramienta
útil para la planificación, el control y la toma de
decisiones, permite incorporar políticas establecidas por
las empresas que contribuyan a generar una estructura financiera
adecuada en un contexto inflacionario (nuestro caso), como pueden
ser entre otras:
¿POR QUÉ SUELEN FRACASAR LOS PRESUPUESTOS?: Cuando
no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se
presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los
colaboradores para el logro de las metas. Cuando no existe un
sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando se
tiene la "ilusión del control" es decir, que los
directivos se confían de los presupuestos y se olvidan de
actuar en pro de los resultados. Cuando no se tienen controles
efectivos respecto de la presupuestación. Cuando
sólo se estudian las cifras y cuadros del momento sin
tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
Cuando no está definida claramente la responsabilidad
administrativa de cada área y sus responsables no
comprenden su papel en el logro de las metas.
CONCLUSIONES: 4.- El presupuesto debe ser objeto de
adaptación constante, siendo un medio de
evaluación, proporcionando las pautas de posibles
deficiencias así como señalando los objetivos que
se persiguen con el mismo 5.- El presupuesto debe constituir un
instrumento de apoyo a la actividad de planificación,
contribuyendo a que la misma sea más objetiva. 6.- El
presupuesto conforma una de los principales instrumentos
estratégicos de toda organización que permite
identificar desviaciones y oportunidades de mejora. 1.- El
elemento base del éxito en una empresa es la habilidad de
la dirección para planificar y controlar las actividades
de la organización. 2.- Un presupuesto es un plan de
operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr
en un cierto período los objetivos propuestos y se expresa
en términos monetarios. 3.- La presupuestación
implica la necesidad de una etapa previa de previsión y
planificación.