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Sistemas de costos




Partes: 1, 2

  1. Introducción
  2. Definición de costos
  3. Contabilidad de costos
  4. Fines de la contabilidad de costos
  5. Sistemas de costos
  6. Elementos del costo
  7. Tipos de sistemas de costos
  8. Importancia de los costos en la toma de decisiones
  9. Modelo de un estado de costos de una empresa industrial
  10. Modelo de un estado de costos de una empresa de servicios
  11. El control de costos de mantenimiento
  12. La falta de control real
  13. El producto correcto para cada aplicación
  14. El sistema de compras
  15. El impacto de los proveedores
  16. Resumen
  17. Conclusiones
  18. Bibliografía

Introducción

Para determinar los costos de producción de un artículo en particular, no se puede estar ajenos a aquellos puntos de vista de contabilidad, referentes a que ésta debe adaptarse a la empresa, lo cual quiere decir que el Sistema de Costo de fabricación que se implante, deberá ajustarse a la forma de elaboración y necesidades de control de la industria, servicio, o comercio en cuestión.

El objetivo de este trabajo es el estudio general respectivo, para tener una visión panorámica sobre los diferentes sistemas de costos que se pueden utilizar, al combinar los procedimientos de control de las operaciones productivas, las técnicas de evaluación, y los métodos de costos, ya que posteriormente se hace un estudio de cada uno de ellos de acuerdo con el grado de profundidad que deben tener, en la empresa de fabricación.

Definición de costos

El costo, en las empresas manufactureras y en las de prestación de servicios, se define como las erogaciones y causaciones, efectuadas en el área de producción, necesarias para producir un artículo o prestar un servicio.

En las empresas de compraventa, el costo se define como la erogación o desembolso de dinero, o la obligación de incurrir en ellos, para adquirir mercancías objeto de la venta.

De acuerdo con lo anterior, en las empresas manufactureras o en las de prestación de un servicio, las erogaciones y causaciones efectuadas en cada una de las divisiones se denominan así:

En producción, se denominan costos; en Administración, se le denominan gastos y en Ventas, se le denominan gastos.

Contabilidad de costos

Herramienta de la Administración que tiene como objetivo proporcionar información a la gerencia sobre cuanto vale producir un solo artículo o suministrar un servicio.

Cuando la empresa da cuenta y razón de lo que vale producir un solo artículo o prestar un servicio, estará haciendo contabilidad de costos; de lo contrario estaría acumulando costos que no le proporcionarían información útil para el negocio.

Cuando un empresario conoce en forma detallada sus costos unitarios, clasificándolos correctamente, estará en capacidad de saber hasta donde puede bajar sus precios para no incurrir en una posible pérdida. Además estaría en una ventaja competitiva en costos frente a las demás empresas que manejan la contabilidad de costos por totales, o que registran los costos como gastos.

Fines de la contabilidad de costos

Los fines de la contabilidad de costos son:

  • Determinar el costo de producir un articulo con el fin de determinar su verdadero precio de venta.

  • Determinar el costo de los inventarios de productos terminados, para una correcta elaboración del Balance General.

  • Determinar el costo de los productos o servicios vendidos, con el fin de poder calcular la utilidad o pérdida en el periodo y poder preparar el Estado de Resultados.

  • Dotar de una herramienta útil a la administración para la planeación y control sistemático de los costos de producción.

  • Servir de fuente de información de costos para estudios económicos y toma de decisiones.

Sistemas de costos

Un Sistema de Costos es un conjunto de procedimientos y técnicas para calcular el costo de las distintas actividades, y para ello definimos lo siguiente:

Los Sistemas de Costos se clasifican de la siguiente manera:

  • 1) SEGÚN LA FORMA DE PRODUCIR.

Según la forma de cómo se elabora un producto o se presta un servicio, los costos pueden ser:

  • a) COSTOS POR ÓRDENES. Se utilizan en aquellas empresas que operan sobre pedidos especiales de clientes, en donde se conoce el destinatario de los bienes o servicios y por lo general él es quien define las características del producto y los costos se acumulan por lotes de pedido. Normalmente, la demanda antecede a la oferta, y por lo tanto a su elaboración. Por ejemplo, la ebanistería, la sastrería, la ornamentación, etc.

  • b) COSTOS POR PROCESOS. Se utiliza en aquellas empresas que producen en serie y en forma continua, donde los costos se acumulan por departamentos, son costos promedios, la oferta antecede a la demanda y se acumulan existencias. Por ejemplo, empresas de: gaseosas, cervezas, telas, etc.

  • c) COSTOS POR ENSAMBLE. Es utilizado por aquellas empresas cuya función es armar un producto con base en unas piezas que lo conforman, sin hacerle transformación alguna. Por ejemplo, ensamblaje de automóviles, de bicicletas, etc.

  • 2) SEGÚN LA FECHA DE CÁLCULO.

Los costos de un producto o un servicio, según la época en que se calculan o determinan, pueden ser:

  • a) COSTOS HISTÓRICOS. Llamados también reales, son aquellos en los que primero se produce el bien o se presta el servicio y posteriormente se calculan o determinan los costos. Los costos del producto o servicio se conocen al final del período.

  • b) COSTOS PREDETERMINADOS. Son aquellos en los que primero se determinan los costos y luego se realiza la producción o la prestación del servicio. Se clasifican en Costos Estimados y Costos Estándares.

COSTOS ESTIMADOS. Son los que se calculan sobre una base experimental antes de producirse el artículo o prestarse el servicio, y tienen como finalidad pronosticar, en forma aproximada, lo que puede costar un producto para efectos de cotización. No tienen base científica y por lo tanto al finalizar la producción se obtendrán diferencias grandes que muestran la sobre aplicación o sub aplicación del costo, que es necesario corregir para ajustarlo a la realidad. Los costos de un artículo o servicio se conocen al final del período.

COSTOS ESTÁNDARES. Se calculan sobre bases técnicas para cada uno de los tres elementos del costo, para determinar lo que el producto debe costar en condiciones de eficiencia normal. Su objetivo es el control de la eficiencia operativa. Los costos de un artículo o servicio se conocen antes de iniciar el período.

Los costos, según la metodología que utilice la empresa para valorizar un producto o servicio, pueden clasificarse así:

  • a) COSTO REAL. Es aquel en el cual los tres elementos del costo (costos de materiales, costos de mano de obra y costos indirectos de fabricación) se registran a valor real, tanto en el débito como en el crédito.

Este método de contabilización presenta inconvenientes, ya que para determinar el costo de un producto habría que esperar hasta el cierre del ejercicio para establecer las partidas reales después de haberse efectuado los ajustes necesarios.

  • b) COSTO NORMAL. Es aquel en el cual los costos de materiales y mano de obra se registran al real y los costos indirectos de fabricación con base en los presupuestos de la empresa. Al finalizar la producción, habrá que hacer una comparación de los costos indirectos de fabricación cargados al producto mediante los presupuestos y los costos realmente incurridos en la producción, para determinar la variación, la cual se cancela contra el costo de ventas.

Este método de costo surge por los inconvenientes que se presentan en el costeo real.

La principal desventaja del costo normal es que si los presupuestos de la empresa no han sido establecidos en forma seria, los costos del producto quedarían mal calculados.

  • c) COSTO ESTÁNDAR. Consiste en registrar los tres elementos (costo de materiales, costo de mano de obra y costos indirectos de fabricación) con base en unos valores que sirven de patrón o modelo para la producción.

Este método de costo surge, debido a que se hizo la consideración de que si los costos indirectos de fabricación se podían contabilizar con base en los presupuestos, siendo un elemento difícil en su tratamiento, ¿Por qué no se podía hacer lo mismo con los materiales y la mano de obra? Se podría decir que el costo normal fue el precursor del costo estándar.

  • 4) SEGÚN TRATAMIENTO DE LOS COSTOS INDIRECTOS.

El costo de un producto o de un servicio prestado puede valorarse dependiendo del tratamiento que se le den a los costos fijos dentro del proceso productivo. Se clasifica así:

  • a) COSTO POR ABSORCIÓN. Es aquel en donde tanto los costos variables y fijos entran a formar parte del costo del producto y del servicio.

  • b) COSTO DIRECTO. Llamado también variable o marginal, es aquel en donde los costos variables únicamente forman parte del costo del producto. Los costos fijos se llevan como gastos de fabricación del período, afectando al respectivo ejercicio.

  • c) COSTO BASADO EN LAS ACTIVIDADES. Es aquel en donde las diferentes actividades para fabricar un producto consumen los recursos indirectos de producción y los productos consumen actividades, teniendo en cuenta unos inductores de costos para distribuirlos.

Elementos del costo

Todo bien producido o servicio prestado, está compuesto por tres elementos que son: material directo, mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. En el caso de la prestación de un servicio, éstos, en la mayoría de los casos, tienen únicamente costos de mano de obra directa y costos indirectos de prestación del servicio.

  • a) MATERIALES DIRECTOS. Representa el costo de los materiales que pueden ser identificados, cuantificados (medidos) y valorizados exactamente en una unidad de producto terminado, o en un servicio prestado. Por ejemplo, la madera en los muebles, el cuero en el zapato, la tela en un vestido.

  • b) MANO DE OBRA DIRECTA. Son los salarios y prestaciones y demás pagos que la empresa hace por los operarios que realizan labores reales o propias de producción, o de prestación de un servicio. Por ejemplo, el cortador, el pulidor, el ensamblador, el pintor, en el caso de la manufactura; el asesor, en el caso de la prestación de servicios.

  • c) COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN. Llamados también carga fabril, o gastos generales de fabricación, son aquellos que no se pueden identificar, en la mayoría de las veces, ni cuantificar y valorizar exactamente en una unidad de producto terminado o en un servicio prestado, y entran a formar parte del costo del producto en forma de prorrateo. Está compuesto por:

COSTOS DE LOS MATERIALES INDIRECTOS. Son aquellos que no se pueden identificar algunas veces, ni cuantificar y valorizar exactamente en una unidad producida o en un servicio prestado. Por ejemplo, la lija, la pintura, la laca, etc.

COSTOS DE MANO DE OBRA INDIRECTA. Son los salarios y prestaciones y demás pagos que se hacen por el empleado que no realiza labores el supervisor, secretarias, etc.

OTROS COSTOS. Son aquellos diferentes a los materiales indirectos y a la mano de obra indirecta, como por ejemplo, costos por depreciación, servicios, amortizaciones, arrendamientos, seguros, mantenimientos, etc.

De acuerdo con lo anterior, para fabricar una mesa en madera, referencia X, los elementos del costo serían:

  • a) COSTO DE LOS MATERIALES DIRECTOS. La madera, la fórmica y los tornillos (cantidad exacta por mesa).

  • b) COSTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA. Salarios y prestaciones y demás pagos (Caja de compensación y seguridad social) que se hacen por: el cortador, el pulidor, el ensamblador, el pintor, etc.

  • c) COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN:

COSTO DE LOS MATERIALES INDIRECTOS. Laca, pintura, lija, pegante, etc.

COSTO DE LA MANO DE OBRA INDIRECTA. Salarios y prestaciones y demás pagos que se hacen por: el jefe de planta, el contador de costos, las secretarias de la planta, el mensajero de la planta, los supervisores, etc.

OTROS COSTOS INDIRECTOS. Servicios públicos de la planta (energía, agua y teléfono), depreciaciones de la planta (de la maquinaria, del edificio, muebles y enseres, vehículos), seguros de la planta, arrendamientos, amortizaciones, impuestos de la planta, mantenimientos (correctivos y preventivos).

Sin estos elementos, en nuestros tiempos, no habría producción.

FÓRMULAS BÁSICAS DEL COSTO

En el tratamiento de los costos de fabricación de un producto, o en la prestación de un servicio, se manejan una serie de fórmulas, las cuales se utilizan para elaborar en forma adecuada el Estado de Costo de Ventas. Ellas son:

  • 1. COSTO PRIMO. Es la sumatoria de los costos de material directo y la mano de obra directa. Se llama primo por cuanto son primeros en la producción. Su fórmula es:

C P = Costo del material directo + Costo de mano de obra directa.

Costo del material directo $ 800.000

Costo de mano de obra directa 2.500.000

Costo primo= $ 3.300.000.

  • 2. COSTO DE CONVERSIÓN. Es la sumatoria de los costos de mano de obra directa y la carga fabril o costos indirectos de fabricación. Se le llama así porque la mano de obra directa y la carga fabril transforman a los materiales en un producto totalmente terminado y apto para la venta. Su fórmula es:

C de C = Costo de mano de obra directa + Carga fabril (CIF)

Costos de mano de obra directa $ 2.500.000

Carga fabril (CIF) 3.950.000

Costos de conversión= $ 6.450.000

  • 3. COSTOS DE PRODUCCIÓN. Es la sumatoria de los tres elementos del costo incurridos en un período determinado, y son: Materiales directos, mano de obra directa y carga fabril (CIF). Su fórmula es:

C de P = Material directo + Mano de obra directa + Carga fabril, ó

C de P = Costo primo + Carga fabril, ó

C de P = Costo de materiales directos + Costos de conversión.

Costo de material directo $ 800.000

Costo de mano de obra directa 2.500.000

Carga fabril (CIF) 3.950.000

Costos de producción= $ 7.250.000.

  • 4. COSTO TOTAL DE PRODUCTOS EN PROCESO. Es la sumatoria de los costos de producción y los costos del inventario inicial de productos en proceso.

CTPP = Costo de producción + Costo Inv. Inicial de productos en proceso

CTPP = CP + CIF + CIIPP

CTPP = CC + CMD + CIIPP

Costos de producción $ 7.250.000

Inventario inicial de productos en proceso 500.000

Costo total de productos en proceso= $ 7.750.000

  • 5. COSTO DEL PRODUCTO TERMINADO. Es la sumatoria de los costos de producción con el costo del inventario inicial de productos en proceso, menos el costo del inventario final de productos en proceso. Su fórmula es:

CPT = C de P + CIIPP CIFPP

CPT = CP + CIF + CIIPP – CIFPP

CPT = CC + CMD + CIIPP – CIFPP

CPT = CMD + CMOD + CIF + CIIPP - CIFPP

Costo total de productos en proceso $ 7.750.000

Menos:

Costo inventario final de productos en proceso 700.000

Costo del producto terminado= $ 7.050.000

  • 6. COSTO TOTAL DE PRODUCTOS TERMINADOS. Es la sumatoria del costo del producto terminado con el costo del inventario inicial de productos terminados. Su fórmula es:

CTPT = CPT + CIIPT, ó

CTPT = C de P + CIIPP - CIFPP + CIIPT, ó

CTPT = CC + CMD + CIIPP - CIFPP + CIIPT, ó

CTPT = CMD + CMOD + CIF + CIIPP- CIFPP + CIIPT

Costo del producto terminado $ 7.050.000

Costo inventario inicial de productos terminados 800.000

Costo total de productos terminados= $ 7.850.000

  • 7. COSTO DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS (COSTO DE VENTAS). Es la sumatoria del costo del producto terminado con el costo del inventario inicial del producto terminado, menos el costo del inventario final de producto de terminado. Su fórmula es:

CV = CPT + CIIPT - CIFPT, ó

CV = C de P + CIIPP - CIFPP + CIIPT - CIFPT, ó

CV = CC + CMD + CIIPP - CIFPP + CIIPT - CIFPT, ó

CV = CMD + CMOD + CIF + CIIPP- CIFPP + CIIPT - CIFPT

Costo total de productos terminados $ 7.850.000

Menos:

Costo inventario final de productos terminados 600.000

Costo de los productos vendidos= $ 7.250.000

  • 8. PRECIO DE VENTAS. Para establecer el precio de ventas, la administración de la empresa utiliza las fórmulas del costo, agregándole a los costos los gastos de operación y la utilidad deseada, pero siempre teniendo como referencia el precio del mercado, ya que realmente el que determina el precio de un producto es el mercado. Se calcula así:

COSTO TOTAL DE PRODUCCIÓN Y VENTAS. Es la sumatoria del costo de ventas con los gastos de operación. Su fórmula es:

CTPV = CV +GO, ó

CTPV = CPT + CIIPT - CIFPT + GO, ó

CTPV = C de P + CIIPP - CIFPP + CIIPT - CIFPT + GO, ó

CTPV = CC + CMD + CIIPP - CIFPP + CIIPT - CIFPT + GO, ó

CTPV = CMD + CMOD + CIF + CIIPP- CIFPP + CIIPT - CIFPT + GO

Costo del producto vendido $ 7.250.000

Gastos generales de operación 2.500.000

Costo total de producción y ventas= $ 9.750.000

PRECIO DE VENTAS. Es la sumatoria del costo de ventas, de los gastos de operación y la utilidad deseada del productor. Su fórmula es:

PV = CV + GO +U, o

PV = CPT + CIIPT - CIFPT + GO +U, ó

PV = C de P + CIIPP - CIFPP + CIIPT - CIFPT + GO + U, ó

PV = CC + CMD + CIIPP - CIFPP + CIIPT - CIFPT + GO + U, ó

PV = CMD + CMOD + CIF + CIIPP- CIFPP + CIIPT - CIFPT + GO + U

Costo de ventas $ 7.750.000

Gastos de operación 2.000.000

Utilidad 2.400.000

Precio de venta= $ 12.150.000

Tipos de sistemas de costos

Para la determinación de un sistema de costos en cualquier empresa específica, es necesario tomar en cuenta varios factores, entre estos están:

  • El tipo de mercado que abastece y su posición dentro de él.

  • La naturaleza de sus procesos fabriles.

  • El grado de complejidad en las etapas de elaboración.

  • El surtido de artículo que se fabrica.

Las modalidades de producción en cuanto a si se trabaja sobre la base de pedidos especiales ó se almacenan inventarios para las ventas.

TIPOS DE SISTEMAS DE COSTOS:

  • 1) SISTEMAS DE COSTOS POR ÓRDENES ESPECÍFICAS: en este sistema se necesita una orden numerada de los productos que se van a producir y se van acumulando la mano de obra directa, los gastos indirectos correspondientes y los materiales usados. Este sistema es aplicado en las industrias que producen unidades perfecta identificadas durante su período de transformación, siendo así más fácil determinar algunos elementos del costos primo que corresponden a cada unidad y a cada orden. Este sistema también nos brinda ventajas y desventajas.

Entre las ventajas tenemos:

  • Da a conocer con todo el detalle el costo de producción de cada artículo.

  • Pueden hacerse estimaciones futuras con base a los costos anteriores.

  • Pueden saberse que órdenes han dejado utilidad y cuales pérdidas.

  • Se conoce la producción en proceso, sin necesidad de estimarla.

Entre las desventajas tenemos:

  • Su costo de operación es muy alto, debido a que se requiere una gran labor para obtener todos los datos en forma detallada.

  • Se requiere mayor tiempo para obtener los costos.

  • Existen serias dificultades en cuanto al costo de entregas parciales de productos terminados, ya que el costo total no se obtiene hasta la terminación de la orden.

  • 2) SISTEMAS DE COSTOS POR PROCESOS: Este sistema se utiliza en las empresas cuya producción es continua y en grandes masas, existiendo uno ó varios procesos para la transformación de la materia. Este tipo de sistemas se diferencia con el de orden específica en que en este no se identifica los elementos del material directo y la mano de obra directa, hasta que no esté terminada la producción completa.

  • 3) SISTEMAS DE COSTOS POR DEPARTAMENTO: Es muy parecido al sistemas de costos por procesos, pero con la diferencia que este sistema depende de los departamentos por lo cuales ha tenido que pasar el producto.

Importancia de los costos en la toma de decisiones

Los costos constituyen un ente muy importante, ya que son una herramienta de la gerencia en las grandes, medianas y pequeñas empresas, en cuanto se refiere a la toma de decisiones. Los costos son empleados en las tomas de decisiones para:

  • Determinar los precios de los productos, lo cual constituye un proceso muy complicado, puesto que involucra consideración, como son la naturaleza. Generalmente el gerente de ventas de la empresa emplea los costos del producto para determinar en que artículo obtiene mayor ganancia bruta o en cuáles se pierde. Además, los costos le facilitan al gerente de ventas poder presentar presupuesto a los clientes en base al costo estimado del trabajo. También existen ciertos factores ajenos al costo en la toma de decisiones, tales como la necesidad del producto, las condiciones económicas, la situación financiera de la empresa y los costos de producción o venta de un artículo, debiendo estos ser seleccionados con miras a resolver un problema específico que se esté considerando.

  • Permitir a la gerencia medir la ejecución del trabajo, es decir, comparar el costo real de fabricación de un producto, de un servicio o de una función con un costo previamente determinado, este último puede obtenerse realmente en fecha reciente o puede ser un cálculo de que el costo debe representar cuando el trabajo se ejecuta bien.

  • Evaluar y controlar el inventario; la valorización del inventario tiende a ser más complicada en las empresas manufactureras, puesto que éstas, generalmente, requieren de tres tipos de inventarios: materiales o sustancias, de los cuales se fabrica el artículo, el trabajo en proceso, o sea, el producto en distintas etapas de terminación. A la fecha en que se toma el inventario y el de artículos terminados listos para su venta. La valorización del artículo terminado comprende la combinación de los materiales, mano de obra y gastos de fabricación, en proporciones adecuadas para cada producto que forma el inventario; el trabajo en proceso sigue los mismos principios usados para los artículos terminación.

  • El control de inventario se refiere a mantener en existencia las cantidades adecuadas de los distintos productos en la proporciones necesarias para la venta, pues, si las cantidades resultan demasiado reducidas, pueden perderse ventas o interrumpirse la producción; si por el contrario, el inventario es muy elevado, resulta que tendremos capital de trabajo inmovilizado surgiendo la necesidad de gastarlos de una u otra forma.

  • La inversión del capital y de selección de posibles inversiones, lo cual implica conocer las alternativas de producción, pronóstico de mercado y determinar los precios de los productos para la toma de decisiones y financiamiento.

Modelo de un estado de costos de una empresa industrial

COMPAÑÍA EXITRÓN, S.A.

ESTADO DE COSTO DE VENTAS (01 ENERO - 31 DICIEMBRE 200X)

COSTO DE LOS MATERIALES DIRECTOS $800.000

Inventario inicial de materiales y suministros $500.000

Compras netas $1.700.000

Compras brutas $1.000.000

Fletes $300.000

Impuestos de nacionalización $600.000

Devoluciones ($200.000)

Total materiales disponibles $2.200.000

Inventario final de materiales y suministros ($800.000)

Total de materiales y suministros utilizados $1.400.000

Materiales indirectos utilizados ($600.000)

COSTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA $2.500.000

Nómina de la fábrica $4.000.000

Mano de obra indirecta utilizada ($1.500.000)

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN $3.950.000

Materiales indirectos utilizados $600.000

Mano de obra indirecta utilizada $1.500.000

Otros costos $1.850.000

Depreciación $300.000

Servicios $700.000

Arrendamientos $500.000

Impuestos $300.000

Seguros $50.000

COSTO DE PRODUCCIÓN $7.250.000

Inventario inicial de productos en proceso $500.000

Costo total de productos en proceso $7.750.000

Inventario final de productos en proceso ($700.000)

COSTO DEL PRODUCTO TERMINADO $7.050.000

Inventario inicial de productos terminados $800.000

Costo total de productos terminados $7.850.000

Inventario final de productos terminados ($600.000)

COSTO DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS $7.250.000

Modelo de un estado de costos de una empresa de servicios

COMPAÑÍA SERVIS S.A

ESTADO DE COSTO DE VENTAS (01 ENERO – 31 DICIEMBRE 200X)

COSTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA $2.500.000

Nómina del servicio $400.000

Mano de obra indirecta utilizada ($1.500.000)

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN $3.950.000

Materiales indirectos utilizados $600.000

Mano de obra indirecta utilizada $1.500.000

Otros costos $1.850.000

Depreciación $ 300.000

Servicios $700.000

Arrendamientos $500.000

Impuestos $300.000

Seguros $50.000

COSTO DEL SERVICIO DEL PERÍODO $6.450.000

Costo inicial de servicio en proceso $500.000

Costo total del servicio en proceso $6.950.000

Costo final de servicio en proceso ($700.000)

COSTO DE LOS SERVICIOS PRESTADOS $6.250.000

Fuente: Curso de costos - UNISALLE

El control de costos de mantenimiento

por Richard Widman

El sector de mantenimiento en la planta o en la empresa puede ser considerado por algunos gerentes como un gasto, para otros como una inversión en la protección del equipo físico, y para algunos como un seguro de producción. La actitud del gerente pasará a sus empleados (sean mecánicos u operarios) afectando directamente en los resultados.

La verdad es que es fácil recortar los gastos inmediatos de mantenimiento, ordenando el uso de aceites y repuestos baratos o solo rellenando una pieza donde se debería reemplazarla con una nueva, pero a lo largo, éstas decisiones afectan la rentabilidad del equipo y posiblemente la producción de la empresa. Es fácil encontrar aceites a $US 0.50 por litro más barato que los mejores, pero cuales son los efectos:

  • Tenemos estudios que demuestran la diferencia en reductores donde un aceite que es 25% mas caro reduce el 10% en consumo de energía, extiende cuatro veces el intervalo entre cambios, y reduce el 99% de desgaste. ¿Quién puede justificar la compra del aceite barato?

  • Los análisis de aceite usado en motores de combustión interna demuestran que el aceite de última generación, API grupo II, puede resistir el doble o triple de vida útil con mucho menos desgaste por kilómetro. ¿Quién quiere cambiar aceite y reparar motores con mayor frecuencia?

La falta de control real

Una parte del problema resulta de la falta de control efectivo de los productos comprados. Pocos días atrás visitamos una planta donde habían cambiado de marca de aceites porque no querían pedir una extensión de su crédito con el primer proveedor. El inventario de ciertos aceites en su almacén sobrepasaba a un año de consumo, y tenían productos que habían comprado más de dos años atrás. Estaban mezclando productos inferiores de dos marcas con los buenos productos anteriores, reduciendo el rendimiento de los mismos. ¿Por qué no controlan su inventario en lugar de buscar extensiones de créditos y productos baratos?

Conocemos a un administrador que tiene la norma de controlar el combustible autorizando dos tanques por semana por vehículo. Sin considerar la distancia recorrida, las horas trabajadas, el tipo de vehículo, etc. No tiene idea de las pérdidas, robos, ni gastos por falta de mantenimiento. No entiende que su actitud limita sus ventas y las de sus vendedores por falta de combustible.

Analizando el Kardex de otra empresa, que tiene un almacenero para controlar los productos, se muestra que la idea es la documentación de los gastos, no del control de los mismos.

¿Cómo es que piensan que esta hoja controla el consumo de combustible? No tiene ninguna referencia de kilómetros recorridos, kilómetros por litro u otro factor que podría ayudarles a controlar el gasto, no solo documentarlo.

En otra empresa donde existe un control del combustible, saben cuantos kilómetros se recorre por día y por litro de diesel. (Tienen otra columna para comentarios, viajes, etc.). Pueden identificar un problema de inyectores o combustión que requiere mantenimiento por el bajo rendimiento. También pueden identificar si algún chofer hace facturar más de lo que entró al tanque. En esta hoja, los kilómetros por litro se marcan en rojo si están fuera de las normas de la gerencia. Cualquier baja en rendimiento tiene que tener una causa.

Cuando hablamos de vehículos y maquinaria pesada, frecuentemente encontramos la excusa que "no funcionan los horómetros o velocímetros." Les puedo asegurar que el costo de la reparación o reemplazo de estos instrumentos es mucho menor que el costo de mantenimiento cuando no funcionan. Una de nuestras pólizas es no rembolsar combustible ni reparaciones a empleados cuyos velocímetros no funcionen. Así nunca lo encontramos roto.

Vemos nuevamente la empresa donde se documenta los gastos en lugar de controlarlos. No tienen idea del uso real, el uso necesario, el movimiento o cuanto hay en exceso de salidas. Solamente documentan los gastos. ¿Si no sabemos cuantos litros, filtros, rodamientos u otro insumo necesitamos por mes, como podremos comprarlos con eficiencia? Puede ser que el aceite es 10% mas barato por tambor, que por balde, pero si consumimos un tambor cada 18 meses, perdemos dinero en la compra por tambor, además de arriesgar la contaminación y pérdida.

El producto correcto para cada aplicación

El mes pasado, el dueño de una empresa de desmonte me explicó que los operadores y mecánicos son tan descuidados que no vale la pena poner buenos aceites, igual van a estropear sus orugas, por eso pone aceite de motor en todo para que no se equivoquen. Aunque creemos que la educación es una buena parte del programa de reducción de costos en mantenimiento, el aceite correcto para la transmisión de las orugas tiene un coeficiente de fricción que no permite que ningún operador haga patinar los embragues. Con un aceite de motor en la transmisión, un operador descuidado puede acabar los embragues en 3,000 horas o menos. El uso del aceite correcto no permite esa destrucción, garantizando 18,000 a 24,000 horas de vida útil a los embragues, sin contar con los talentos del operador.

Todas las semanas encuentro gente que me dice que aceites buenos no pueden ser usados en equipos viejos. Que merman, evaporan, limpian mucho, etc. ¿Cuando será que se le cobre a esta gente el daño que hace colocando aceites de poca calidad en los equipos? ¿Cuando se contratará a mecánicos que estudian, se actualizan o escuchan? Los aceites nacionales continúan llenando los motores de depósitos, sin importar el año de fabricación. Estos aceites evaporan más, forman carbón que raspa los cilindros, agripa los anillos, y cubren todo con barniz y lodo que evita el enfriamiento del motor.

El sistema de compras

Los sistemas de compras de muchas empresas demuestran que frecuentemente la administración prefiere limitar el costo por ítem que entender la necesidad del ítem o las características técnicas. Cuando se combina este concepto con los proveedores que no saben lo que venden, tenemos un peligro.

Esta semana recibimos una solicitud de cotización para "aceite para motor diesel 15W-40", sin ninguna característica técnica, pidiendo solo el precio. De esta manera terminarán con un aceite API grupo I de varias generaciones atrás y con aceite básico volátil y débil, sin considerar que lo necesitan para camionetas Nissan® año 2005 y equipos CAT®. La pérdida de viscosidad en los primeros kilómetros causará daños significativos y deberá cambiarse a 2,000 kilómetros o 200 horas con alto desgaste. Podían haber solicitado "aceite para motor API CI-4/SL, con aceite básico API grupo II, que cumple con la especificación CAT ECF-1. Así tendría un aceite que mantiene su viscosidad, permite muy poco desgaste, cumple con las normas de los fabricantes y se cambia en camionetas con 6,000 kilómetros y equipo pesado a las 400 horas o mas. Por incluir la especificación API SL en su solicitud, podrían utilizar el mismo aceite en vehículos a gasolina, reduciendo su costo de inventario. Podrían pagar el doble para un buen aceite y todavía ahorrar dinero.

Nota: Max-Syn® es marca registrada de aceite básico API Grupo II sintetizado de American Petroleum Co. Inc.

El impacto de los proveedores

Conocemos un proveedor que logró convencer a una empresa del estado que el Aceite Hidráulico Industrial ISO 32 remplaza al Aceite Hidráulico SAE 10W para uso en equipos CAT®. La verdad es que este aceite tiene solo el 30% de los aditivos anti-desgastes necesarios para las altas presiones de trabajo, y 0% (cero) del detergente que requiere CAT® para mantener las servoválvulas libres de barniz, además de otras diferencias, que están explicadas en nuestra página www.widman.biz y el sitio de CAT® www.cat.com . El estado esta comprando este aceite aunque causará daños severos e invalida las garantías de CAT®. El comprador cree que esta cumpliendo con las leyes de compra de lo mas barato, pero esta causando la muerte prematura del equipo, aumentando reparaciones y reduciendo el servicio a las comunidades.

También encontramos plantas donde las decisiones son tomadas en oficinas lejanas a las plantas, con negociaciones por gente que ni conoce las plantas, sus condiciones operativas, sus empleados, etc. Esto resulta en inventarios inadecuados para el equipo real y empleados que no saben donde aplicar los aceites enviados. Conocemos varias plantas donde utilizan aceites con aditivos EP de azufre/fósforo cuando tienen reductores de bronce. Compran o fabrican piezas de bronce cada semana, pero continúan utilizando aceites dañinos que reciben por orden de la oficina central.

Algunos proveedores muestran que sus productos son sponsor de autos de carrera, que gozan de fama internacional, o esgrimen otras razones poco técnicas para influir en la decisión de compra. Pero la decisión en empresas responsables y exitosas se basa en las especificaciones técnicas de los productos.

Resumen

El primer paso para controlar los gastos de mantenimiento es involucrar a todo el personal en el proceso. La explicación a nuestro personal que estamos interesados en los resultados, sus opiniones, y su participación normalmente dará un resultado positivo.

El segundo paso es introducir procedimientos que realmente pueden determinar la durabilidad de reparaciones, repuestos, aceites y equipos basados en producción real.

El proveedor de equipos, repuestos o aceites toma un papel importante en los resultados.

  • El proveedor de equipo original tiene un gran interés en los resultados del mismo, aunque a veces el distribuidor local prefiere vender mas repuestos y aceites que la propia maquinaria. Siempre se debe revisar los catálogos del equipo para conocer las especificaciones. Si es un equipo de un modelo anterior o no tiene su catálogo debe buscar las guías y recomendaciones actualizadas en el Internet.

  • En muchos de nuestros países, requerimos proveedores con un buen conocimiento de la operación y construcción de los equipos, ya que muchos de nuestros equipos vienen con recomendaciones locales de países donde no hay lubricantes de calidad, o los fabricantes no entienden mucho de lubricación.

  • El proveedor de repuestos debería poder proveer una certificación que garantice que ese repuesto está certificado por el fabricante original o que realmente cumple en todo aspecto con lo requerido.

  • El proveedor de lubricantes debería tener conocimiento íntimo de su planta, su equipo, su personal, las condiciones de almacenaje y trabajo, además del control y de los procedimientos de lubricación. Debería tener productos que cuidan las maquinas, certificados por el API o la agencia responsable. Debería tener argumentos técnicos y respaldados para sus recomendaciones. Debería cuestionar el uso inadecuado de productos y recomendar lo correcto con responsabilidad y conocimiento técnico.

  • Si un proveedor de lubricantes le vende una grasa sin aditivos EP para el equipo pesado o vehículo, debería ser eliminado de su lista de proveedores. Obviamente no tiene el menor interés en evitarle sus costos de mantenimiento, le falta actitud de servicio, conocimiento técnico o ambas. Si le vende un aceite SAE 40 (Especial 40) para su equipo CAT®, camionetas, autos, Volvos, etc. está incidiendo directamente en aumentar sus gastos de mantenimiento, será por falta de conocimiento técnico o tiene interés solamente en su bolsillo.

  • El proveedor que esta interesado en reducir sus gastos de mantenimiento visitará su planta y recomendará productos y procedimientos adecuados para reducir los costos y proteger a sus vehículos y maquinaria. Debería poder ofrecer detalles de programas que funcionan y ejemplos reales de sus resultados.

  • Las solicitudes de compras tienen que ser especificas:

  • Por ejemplo, si estamos cotizando Coca Cola®, podemos comparar cotizaciones fácilmente ya que la empresa Coca Cola® controla la calidad de sus productos.

  • Partes: 1, 2

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