Diseño de espacios de trabajo colaborativos en el interior de la Universidad Nacional de Colombia sede Manizales (página 2)

CSCW estudia como trabajan los grupos y busca
descubrir como la tecnología (sistemas
informáticos), puede ayudar al trabajo
colaborativo o de grupos. Las investigaciones
en este campo se han orientado a desarrollar aplicaciones
grupales con base en la evolución de las
tecnologías.

Reichwald et al. (1998) define el concepto de
colaboración electrónica a todos los medios de
comunicación como soporte y apoyo al trabajo
cooperativo que se desarrolló entre los empleados, las
unidades orgánicas y las diversas actividades generadas en
las organizaciones.
La colaboración electrónica se compara a menudo con
acercamientos entre las aplicaciones a nivel de software y las empresas.

En función de
lo anterior, hay que resaltar el cambio al que
apuntan las aplicaciones colaborativas, donde los usuarios pueden
conocer realmente el grado de compromiso en el proceso que
realizan, observar su carga de trabajo, tiempos de
ejecución y plazos, con el fin de mejorar la coordinación de sus planes.

Figura 1.
Sistema
colaborativo de trabajo en las empresas. (Tamayo,
2003)

Los efectos de las telecomunicaciones, de la informática y en general de lo que se
denomina nuevas
tecnologías, han tenido gran relevancia en lo que
concierne a la ciencia en
su conjunto, incluso algunos trabajos consideran que el mayor
impacto, sobre todo en lo que se refiere a la realización
de trabajos de desarrollo e
investigación, aún está por
llegar. El "Centro Investigador" del futuro, será un
centro sin paredes, donde los investigadores pueden interactuar
unos con otros independientemente de su localización
física,
compartiendo datos y
accediendo remotamente a recursos
informáticos y a la información recogida en bibliotecas
digitales.

Conociendo este antecedente, actualmente en la Universidad
Nacional de Colombia sede
Manizales, se ha desarrollado el proyecto "Parque
de Innovación Empresarial", dicho proyecto se
basa en la incubación y puesta en marcha de empresas de
base tecnológica; para su soporte el proyecto se basa en
una serie de herramientas
de trabajo colaborativo a través de Internet, estas herramientas
dan respuesta al trabajo en grupo de los
diferentes equipos de desarrollo. Las diversas herramientas
utilizadas en los entornos colaborativos (Computer Supported
Cooperative Work, CSCW), están orientadas a facilitar
el intercambio de información sin importar las plataformas
y sistemas
operativos usados. Las interfaces utilizadas son aplicaciones
basadas y desarrolladas para web, siendo
más escalable este tipo de tecnología. En el
contexto de teletrabajo,
los diferentes grupos de personas participes del proceso de
elaboración y puesta en marcha de las actividades
desarrolladas necesitan tener un soporte en la
coordinación y colaboración para la
realización de actividades. La finalidad esencial de
utilizar este tipo de herramientas es que los usuarios puedan
conocer realmente donde están involucrados en el proceso
que realizan, observar su carga de trabajo, tiempos de
ejecución y plazos, con el fin de mejorar la
coordinación de sus planes.

Basándonos en este tipo de tecnologías
podemos afirmar que el sistema propuesto está compuesto de
las siguientes áreas para la generación de un
entorno colaborativo.

• Información: Permiten a los usuarios
  conocer toda la información y documentación necesaria en el
  proyecto.
• Comunicación: Posibilitan a los
  usuarios la
  comunicación de forma rápida y fácil.
  Deben ser sencillos de usar, disponible para la mayoría
  de usuarios, no existen estructuras
  ni proceso, eventos
  aleatorios durante el proceso de comunicación.
• Colaboración: Corresponden a la
  realización de actividades individuales, de forma
  coordinada, que permiten la consecución de una tarea
  común, es decir, cualquier actividad donde los usuarios
  realizan distintas partes de una tarea común,
  uniéndose dichas partes para obtener un producto
  final. Para estos sistemas de trabajo se deben proveer un
  documento o repositorio, donde se consigna el trabajo
  colectivo y que sea fácilmente accesible por los
  miembros del equipo. El documento es la clave, ya que es
  la memoria
  del trabajo y es la manera en la que el trabajo se almacena y
  distribuye.
• Coordinación: Adicionalmente a la
  comunicación y coordinación de las personas en
  los grupos de trabajo deben ser partícipes en procesos
  estructurados, (Workflow). Para ello, es necesario realizar las
  actividades enmarcadas en la estructuración o
  semiestructuración de las actividades
  generadas.

Para poder ofrecer
un proceso eficiente en la incubación de ideas es
primordial contar con un sistema de E-learning
(aprendizaje a
través de Internet), el cual debe dar respuesta desde el
punto de vista formativo a una serie de procesos de I+D
(Investigación y Desarrollo) de nuevos productos
tecnológicos, es por ello que cada una de los proyectos se
soportan en una serie de cursos de formación a
través de la incorporación de una herramienta de
aprendizaje dinámica e interactiva que permite acceder
de una manera más eficaz al conocimiento y
desarrollo de habilidades a través de Internet,
permitiendo la interacción de sus miembros de manera
flexible.

Los cursos propuestos están caracterizados por
ofrecer información adicional y actual a cada una de los
proyectos, la metodología empleada para este tipo de
cursos está enmarcada en un sistema de autoaprendizaje
soportado por una plataforma tecnológica compuesta por una
serie de herramientas de comunicación y enseñanza a través de Internet. Las
características enmarcadas por las aulas virtuales, es la
de promover la interacción de los alumnos a través
de grupos de trabajos virtuales, es por ello que hemos descrito
los procesos y herramientas utilizados por los grupos
virtuales

CLASIFICACIÓN DE GRUPOS
VIRTUALES

Los grupos virtuales existen en dos formas: Abiertos o
Cerrados. Los grupos abiertos son sistemas que pueden cooperar y
actuar recíprocamente entre los miembros del grupo y los
diferentes grupos que indirectamente afectan a nuestro grupo base
creando relaciones y complementariedad entre ambos. En los grupos
cerrados los miembros pueden cooperar y actuar
recíprocamente usando medios de
comunicación entre sí a nivel interno dentro
del grupo; independiente de que sea un grupo abierto o cerrado,
se pueden distinguir los tipos de grupos según sea la
estructura
interior que poseen. En un grupo uniforme, todas las unidades
funcionales del grupo están en el mismo nivel, siendo
ideal la decisión colectiva necesaria para la
generación de los procesos. El otro caso es el grupo
jerárquico, aquí existe un coordinador el cual
cumple funciones de
guía en la comunicación y puede llegar a tomar
decisiones para todo el grupo. La comunicación
sincrónica de los grupos de trabajo permite que los
integrantes se integren y construyan en consenso su actividad,
pueden ser cara a cara (mismo lugar) o distribuido (diferente
lugar), además deben estar conectados en el mismo momento.
Manejan gran intercambio de datos y la interfaz debe permitir la
interacción de los participantes. Algunas aplicaciones
son:

• Edición concurrente de documentos.
• Whiteboards interactivos.
• Aplicaciones tipo Chat.
• Aplicaciones tipo talk.
• Teleconferencias.
• Videoconferencias.
• Conferencias de datos.

Basándonos en los niveles de funcionalidad en las
comunicaciones, podemos clasificar los mensajes en
los siguientes tipos: sistemas de mensajes, editores
multiusuarios, sistemas de apoyo a decisiones grupales, salas de
reuniones electrónicas, conferencias por computador en
tiempo real,
teleconferencias, videoconferencia, conferencias de escritorio,
agentes inteligentes, sistemas de coordinación,
etc.

Sistemas de mensajes: Es el ejemplo más
común de Groupware, los cuales proveen de intercambios
asíncronos de mensajes textuales entre grupos de
usuarios.

Editores multiusuario: Los miembros de un grupo pueden
usar un editor para componer y editar juntos un documento. Este
trabajo puede ser del tipo síncrono en el que todos los
participantes operan simultáneamente sobre el mismo
documento; pero también puede realizarse de forma
asíncrona, donde cada participante es responsable de una
parte del documento; finalmente el documento es revisado por un
coordinador.

Sistemas de apoyo a las decisiones: Proporcionan apoyo
informático a la exploración de problemas no
estructurados en un grupo de trabajo. Su objetivo es
mejorar la productividad,
calidad y
rapidez de los procesos de toma de
decisiones. Comúnmente son implementados como sala de
reuniones electrónicas que contienen varias estaciones de
trabajo conectadas en red con pantallas
controladas por computador y equipamiento de audio y
vídeo.

Conferencias por computador: Las conferencias por
computador en tiempo real permiten a grupos de usuarios, reunidos
en una misma sala o distribuidos en diferentes lugares,
interactuar de forma síncrona a través de
computadores personales. Este tipo de conferencias no ofrece la
opción de vídeo, en cambio sí ofrece la
opción de teleconferencia y de videoconferencia, pero como
inconvenientes se puede señalar que requieren de salas
especiales, operadores entrenados, etc.

Agentes inteligentes: Permiten la incorporación
de agentes no humanos a un grupo de personas, por ejemplo los
juegos. En
general son responsables por un conjunto específico de
tareas, siendo la interfaz con el usuario la que refleja sus
acciones ante
el resto de los usuarios.

Sistemas de coordinación: Permiten a un individuo ver
sus acciones y las del resto de los miembros del grupo dentro del
contexto de un objetivo general. Estos sistemas pueden activar
automáticamente acciones, alertas etc., informando a los
usuarios del estado del
sistema.

Aplicaciones para el manejo de reuniones: Estos sistemas
incluyen el manejo de técnicas o
estrategias para
el manejo de la reunión. Por lo general se asignan roles,
se coordina la reunión, se clarifican posiciones, se
resuelven conflictos,
etc.

DIRECCIÓN DE GRUPOS

EL rol de los directores de grupo se basa en la
creación y terminación de grupos de trabajo.
También pueden llegar a controlar la inserción
dinámica y cancelación de diferentes miembros de
los grupos de trabajo. Un gerente de
grupo centralizado puede comprenderse como un servidor de grupo
individual. El servidor del grupo mantiene un banco de datos
central donde maneja información del grupo y la
participación de todos sus miembros. Un gerente de grupo
descentralizado maneja el nuevo tipo de grupos modernos, no hay
ningún servidor de grupo central. Aquí, un nuevo
miembro puede participar en un grupo en particular, envía
un multicast a todos los miembros del grupo en cuestión.
Análogamente, un miembro que quiere dejar un grupo puede
enviar un multicast (donde él declara su intención
para dejar el grupo) a los miembros restantes de su grupo. Las
decisiones sobre aceptar estas demandas son tomadas por todo el
grupo.

Roles

Un Rol es un conjunto de privilegios y responsabilidades
atribuidas a una persona o a veces
a un módulo de sistema, en este último caso, el Rol
realizado por un software se denomina Agente.

Los roles pueden ser atribuidos formal o informalmente.
Por ejemplo, a una persona a la que le guste hablar y
relacionarse con muchas personas podría informalmente
tomar el Rol de Guardián de la información; el jefe
de un grupo podría oficialmente tomar el Rol del Director
del grupo.

Una complicación importante a la hora del
diseño
de Groupware es que dentro de un mismo grupo un individuo puede
tomar distintos roles, en un momento puede ser emisor y en otro
receptor, lo mismo puede ocurrir con supervisor-subordinado,
orador-oyente, etc.

Un software de este tipo debe ser capaz, no solo de
soportar a varios usuarios trabajando en una misma tarea, sino
que además debe soportar diferentes roles. Está
claro entonces que en la dinámica que se establece en el
trabajo en grupo, es un factor importante (a la hora del
diseño de la aplicación) el soporte de varios roles
diferentes.

HERRAMIENTAS DE APOYO DE LOS GRUPOS
VIRTUALES

Sistema de teleconferencias a través del
computador como soporte a los grupos virtuales:

Sistema de conferencia
asíncronomo: Mientras el email normalmente permite
efectuar la conexión entre dos individuos, conferencias
sincrónicas a través de computador dan soporte a la
comunicación de grupo para más de dos usuarios. La
comunicación de grupo es una extensión lógica
de sistemas del email tradicionales.

Pantalla compartida y conexión del audio:
Cada participante se sienta en su propio ambiente (en
su oficina, por
ejemplo). A través de ambos, una conexión del audio
(como en una conferencia de teléfono) y un eslabón del datos, se
puede comunicar y actuar recíprocamente con otros
participantes. Cada participante tiene computador personal en su
escritorio que despliega información idéntica y se
propagan modificaciones a las demás pantallas en una
pantalla individual. Basado en los Sistemas de apoyo decisional a
las organizaciones (GSM), los
requisitos para este tipo de conferencia es la existencia de
redes de
computadores las cuales conectan a personas
geográficamente distantes.

Agentes y participantes: Un agente es una
aplicación de software que interactúa en una
discusión de grupo como un participante activo. El agente
puede tener funciones especiales, buscar información
demandada por los participantes, además de
filtrarla.

Conferencia en realidad
virtual (VR): Los participantes se encuentran
indirectamente en una zona 3D realidad virtual. Cada participante
se representa por una animación que identifica al
participante. Este acercamiento innovador está basado en
la presencia de todos los usuarios del grupo. Algunas de las
investigaciones desarrolladas para esta modalidad de aplicaciones
se están efectuando en el Fraunhofer Institute en Alemania, el
Laboratorio de
Ishida, la Sección de Ciencia de
Información, Universidad de Kyoto, Japan, Palo Alto EE.UU,
presentando prototipos muy adelantados de este tipo de
conferencias en VR.

Apoyo entre reuniones: El desarrollo de
aplicaciones de software para la coordinación y planificación de tareas, tiene como
objetivo el apoyo de los proyectos supervisados por dirección. Los miembros del equipo aportan
información para la creación y continuidad del
proyecto dirigido por su jefe. La comunicación entre los
miembros del equipo es asincrónica, El gerente usa el
sistema para dirigir el plan del proyecto
que logra la supervisión y descubrimiento de los
posibles problemas que se pueden presentar en el proyecto. Para
ello es obligatorio que todos los miembros del proyecto usen el
sistema y así tener las tareas al corriente, además
del seguimiento del trabajo generado por cada uno de los miembros
del proyecto.

Dirección del calendario para los grupos:
El sistema maneja un calendario electrónico para los
miembros del grupo. Se presenta un sistema de horarios
individuales además de un calendario compartido. La
información del calendario facilita la selección
de tiempos de la reunión y la planificación en la
realización de tareas del proyecto, permitiendo optimizar
los tiempos de desarrollo. Todos los miembros deben cumplir con
sus horarios y tareas programadas.

Autorización de trabajo para grupos:
Varias personas distribuidas trabajan en un documento compartido.
Los miembros del equipo generan nuevas secciones, ponen al
día información y anotaciones. Los permisos de
autorización del grupo en la creación de
documentos, genera coordinación y complemento en la
calidad en los textos.

Vestíbulo electrónico: Modelar
reuniones espontánea, es importante ya que se intercambia
a menudo información durante estos encuentros. El
vestíbulo electrónico utiliza varios medios de
comunicación como datos, audio y video. Salones de
descanso que se asemejan a recintos de ocio en las empresas como
la cafetería o la máquina de café,
promoviendo la comunicación informal.

CONCLUSIÓN

• El potencial de la colaboración
  electrónica va más allá del los limites de
  espacio físico y de tiempo. Conociendo este tipo de
  conceptos y las necesidades inherentes de los sistemas de
  trabajo colaborativo; el proyecto "Parque de Innovación
  Empresarial", ha adaptado sus sistemas de capacitación virtual y seguimiento de
  proyectos a las necesidades de los proyectos incubados desde
  tres conceptos fundamentales: colaboración,
  coordinación y comunicación.
• Las bondades que presentan los entornos colaborativos
  para el desarrollo de actividades dentro de las organizaciones
  están orientadas a facilitar el intercambio de
  información sin importar las plataformas y sistemas
  operativos usados. Uno de los sistemas más conocidos
  de trabajo es a través de grupos, consistente en un
  grupo de personas que trabajan para alcanzar un objetivo
  común. En el contexto de tele-trabajo los diferentes
  grupos de personas partícipes del proceso de
  elaboración y puesta en marcha de las actividades
  desarrolladas necesitan tener un soporte en la
  coordinación y cooperación para la
  realización de actividades.

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Johnny Tamayo

"Este artículo es obra original de Alonso Tamayo Alzate;
Johnny Tamayo y su publicación inicial procede del II
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