El Impacto de la Implementación Tecnológica en la Administración Pública (página 2)

Sin embargo, en la otra cara de la moneda encontramos
que la simplificación de trámites y el ahorro en
tiempo y
dinero son
factores fundamentales que nos están llevando gradualmente
a un mejor bienestar ciudadano, una mejor relación con
el estado y
principalmente a una mayor transparencia. Bajo este prisma y al
igual que el rol que desempeñamos como líderes de
un grupo
familiar, debemos optar por un adecuado balance. No debemos dejar
que una búsqueda excesiva de bienestar comprometa nuestro
diario quehacer.

Podríamos enumerar una infinidad de buenos
ejemplos en esta búsqueda constante de
implementación tecnológica, no obstante nos
remitiremos a ciertos aspectos del común desempeño ciudadano que hoy en día
están constituyendo un verdadero hito.

La implementación tecnológica en materia de
procesos
documentales en la Administración
Pública nos ha llevado a mejorar de forma notable
nuestra capacidad de respuesta. Lo que antes tardaba días
y estaba supeditado a un horario de atención determinado hacían de cada
trámite una verdadera odisea, la cuál todos
sabíamos cuando comenzaba, pero nunca cuando y como
finalizaba.

La difusión de textos y documentos de
diversa índole por medio del correo
electrónico dan un énfasis extraordinario en
materia comunicacional a las organizaciones
contribuyendo en forma notable a su eficiencia,
agilidad expedición y calidad en su
gestión.

3.2 ¿En qué medida contribuyen las
TIC? s a
fomentar la eficacia y la
eficiencia en la
administración local?

La Tecnología
de Información y Comunicación en la administración local, está
beneficiando hoy en día principalmente al usuario. Es un
objetivo de
todo estamento público aquel que dice relación con
la simplificación de trámites, uno de los objetivos
primordiales de los Programas de
Mejoramiento de la Gestión ( PMG ). A través de
ellos se busca que todos los trámites del quehacer
ciudadano se optimicen, los tiempos de espera y respuesta sean
reducidos, produciendo al mismo tiempo ahorros sustanciales de
índole financiero.

El notorio incremento en cuanto a la capacidad de
respuesta nos lleva a minimizar los tiempos, haciendo mas
eficiente a las organizaciones y por ende su gestión. La
administración pública se
interioriza con mayor fluidez de la problemática ciudadana
y esta a su vez siente una mayor comprensión por parte del
estado en la
búsqueda de soluciones
concretas.

La eficacia y la eficiencia se encontrarán
entrelazadas en una ecuación directa a la racionalidad que
la
organización imponga a la correspondiente
implementación requerida. El aprovechamiento de los
medios debe
ser óptimo y para ello factores como la difusión,
la capacitación el control y
adecuado seguimiento a los objetivos planteados deben ser
prioritarios. De no hacerlo, todo esfuerzo se verá
desvanecido y sus costos
desperdiciados.

3.3 ¿Cuáles son las fuentes de
conocimiento y
cómo se gestiona el mismo en las Administraciones
Locales?

En la Administración Pública existen
ciertos paradigmas y
por esencia una tediosa resistencia al
cambio. Las causas de esto son variadas, entre ellas
quizá las mas importantes de destacar guardan
relación con el temor a lo desconocido y la falta de
instrucción o capacitación. Es aquí donde
encontraremos el punto neurálgico de atacar para lograr
nuestro objetivo.

La difusión es un aspecto esencial para la
obtención del éxito
requerido. La función
evangelizadora a nivel institucional nos permitirá romper
el paradigma de
lo desconocido. Para ello es importante que los funcionarios
conozcan de los resultados, costos y beneficios de una
gestión eficiente y ágil, ante lo cual la
capacitación es solo una herramienta para lograr un
objetivo.

La función evangelizadora o de difusión
debe ser directa, por medio de charlas claras, simples y
eficaces, motivadoras, con ejemplos concretos de administraciones
eficientes en cuanto a sus logros.

La fuente de conocimiento debe contar con el compromiso
de los directivos de la administración, de lo contrario no
se logrará la fuerza
requerida para el logro del cometido. Los directivos de una
organización se constituirán en
entes esenciales en este proceso de
evangelización.

Una vez logrado este propósito, se deben
establecer mecanismos de seguimiento y control que permitan
determinar los resultados respecto de los objetivos planteados.
Para ello será primordial el conformar una base de datos
fundamentada en los informes de
indicadores de
avance que correspondan.

3.4 ¿Cuáles son las nuevas prestaciones
que puede ofrecer la Administración Local a los ciudadanos
a partir de las TIC?s?

La implementación tecnológica
permitirá a la Administración Pública un
acercamiento con el usuario. El concepto de
ventanilla de trámite único asociado a la
atención sin restricción las 24 horas del
día, los siete días de la semana, durante todo el
año, hacen que el estado respecto del ciudadano camine por
la senda del desarrollo en
el cual este último es el principal
beneficiado.

La Tecnología de
Información y comunicación permite a
la administración la simplificación de
trámites, con lo cual son innumerables las prestaciones
que en este sentido beneficiarán al usuario.

Sólo por citar algunos de los ejemplos mas
significativos cabe mencionar la obtención de certificados
de diversa índole, datos
estadísticos, información financiera, fuente
laboral,
sistema de
compras,
información relativa a pago de impuestos,
información cultural, investigación, guía de
trámites diversos, pagos de servicios,
capacitación, etc.

Todo esto no hace mas que acortar la brecha entre el
estado y el ciudadano ofreciendo a estos últimos una
amplia gama de alternativas de ahorro en tiempo y
dinero.

3.5 Cuál es el grado de conocimiento de los
responsables de las administraciones públicas sobre el
impacto y el potencial de las TIC?s?

Resulta vital en este proceso el compromiso del
estamento directivo. Para ello se debe de incluir a este
conglomerado en el proceso evangelizador de la
administración en cuanto a la implementación
tecnológica. Es primordial que los directivos, como
responsables estén inmersos en cada uno de los procesos
propuestos, de tal forma que tras una adecuada asesoría,
las decisiones finales sean, además de responsables, de
común consenso en busca de un único objetivo,
dentro del marco de la modernización.

En el proceso de capacitación deberán
estar incluidos los directivos, quienes indirectamente por medio
de los indicadores correspondientes, serán responsables de
la eficiencia en la gestión impuesta a la
organización.

Serán los directivos normalmente quienes
darán cuenta de los logros obtenidos, recursos y medios
empleados al estamento superior, por lo tanto por un lado deben
tener pleno conocimiento del acontecer y por otro contribuir a la
evangelización de sus subordinados para lograr un mejor
cometido.

3.6 ¿Son las TIC?s un aliado o una carga para
el responsable de la administración local?

Las TIC, así como se ha mencionado son un
beneficio para el usuario respecto de la Administración
Pública.

De la misma forma deben constituirse en un aliado para
el ente responsable en una organización. La simple
retirada de la hoy en día objetable cultura del
papel, ha provocado en importantes empresas ahorros
tremendamente significativos en dinero y recurso humano. La
implementación tecnológica por sí sola
provoca involuntariamente un ordenamiento a diversos procesos de
gestión, con lo cual la organización se ve en un
muy corto tiempo beneficiada.

No obstante lo anterior los aspectos que guardan
relación con el seguimiento y el control se deben tomar
seriamente en cuenta para no perder en ningún momento el
objetivo, desde un principio trazado.

4. Conclusiones

Los conceptos anteriormente analizados en consecuencia
deberán obedecer a una Planificación
Estratégica del Desarrollo Informático, la
cuál deberá considerar al menos lo siguiente
:

La información constituye un recurso
estratégico y de alto costo de las
Instituciones
y, como tal, debe ser planificado y administrado. Es fundamental
planificar el desarrollo informático para evitar serios
problemas de
un desarrollo descontrolado que podría transformar la
Institución en una torre de Babel, en que el riesgo mayor no
es de tipo electrónico, sino
informático.

Es posible prevenir los problemas e identificar una base
estable que resista las reorganizaciones y las nuevas demandas de
información, sobre la cual se puede fundar una arquitectura de
sistemas y
bases de
datos.

Desde el punto de vista informático, se puede
deducir un plan ideal de
desarrollo, que puede ser adaptado a las estrategias de la
Institución y al estado actual.

Los criterios de elección de hardware y software, siendo
importantes, son propios del Plan Tecnológico y escapan al
propósito del plan informático
conceptual.

Las iniciativas de nuevos proyectos,
además del Plan Informático, pueden surgir de
diversas instancias (usuarios, autoridades, la Jefatura,
ejecutivos, clientes,
proveedores,
resto del personal, etc.)
pero debieran ser evaluadas y coordinadas con el Plan para evitar
la multiplicidad de información o de funciones.

En caso de iniciativas no contempladas en el Plan
Informático, es recomendable la realización de un
rápido anteproyecto que
aclare y recomiende una solución (que puede consistir en
un sistema de informaciones, en medidas administrativas, en una
combinación de sistema y medidas administrativas o en la
llamada solución cero, es decir, no innovar y seguir como
antes).

El Plan Informático debe basarse y ser coordinado
con el Plan
Estratégico de la Institución, con el Plan
Tecnológico, el de recursos
humanos y el de Organización.

Todo es importante en la cadena del desarrollo que va
desde la Planificación estratégica hasta la
implementación de sistemas y es fundamental trabajar con
modelos y
métodos
probados (los primeros orientan sobre qué hacer, mientras
los segundos señalan cómo lograrlo).

Un buen método,
además de ser estructurado, considera los modelos, la
forma y organización del trabajo, la
calidad y define claramente el papel de usuarios y expertos en la
organización.

Tenemos una cadena de métodos que cubren desde la
Planificación estratégica hasta el desarrollo e
implementación de sistemas, pasando por la eventual
adquisición de sistemas estándar.

5. Referencias

De la Introducción

Necesidad de un Plan Informático

Hernán Isakon Eiler, Ing. Civil Universidad de
Chile

Jefe del Departamento de Informática

Comunidad Informática Gubernamental

Del Contenido

Roberto Vargas Zamorano

Implementación Tecnológica en la
D.G.A.C

Dirección General de Aeronáutica –
Chile

Asesor en Gobierno
Electrónico

Comunidad Informática Gubernamental

De las Conclusiones

Primer Congreso Informático Gubernamental
Chileno

Santiago de Chile

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"Este artículo es obra original de Roberto Vargas
Zamorano y su publicación inicial procede del II Congreso
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