Archivo notarial

Concepto

Es un conjunto de documentos guardados de manera
ordenada y sistemática, dentro de un periodo de tiempo y
en un lugar que reúna condiciones de conservación y
seguridad.

Es el lugar donde se guardan instrumentos y documentos
de valor.

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de
su gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia. También se puede entender como la
institución que está al servicio de la
gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

El archivo del notario está formado por los
expedientes, los protocolos y los documentos que forman parte de
su archivo particular como recibos, empadronamientos,
papelería, etc.

El archivo del notario no es público, sólo
se utiliza por el notario o por la persona que lo sustituya, pues
en él se encuentran documentos que le han entregado en
forma confidencial.

El objetivo esencial de los archivos, es el de disponer
de la documentación organizada, en tal forma que la
información institucional sea recuperable para su uso de
la administración en el servicio al ciudadano y como
fuente de la historia.

DEFINICIÓN.

Es el conjunto de registros, documentos e instrumentos
propios del notario firmados en el ejercicio del cargo; tiene
carácter público, puede ser puesto de manifiesto y
el notario debe otorgar testimonios y boletas del mismo cuando se
solicite.

Es la facultad que tiene el notario, para guardar llevar
y conservar, en forma ordenada y segura, los documentos
originales de su oficina lo que intrínsicamente se
podría denominar archivamiento.

Importancia de
los archivos

Los archivos son importantes para la
Administración y la Cultura, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas
en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional.

Caracteres del
archivamiento

• 1. DIRECCION

Compete al notario determinar la forma en que
llevará su Archivo, dentro de los parámetros que la
Ley le señale

• 2. ORGANIZACIÓN

Es la preparación y estructuración formal
del Archivo.

Esta estructura organizativa de una Archivo notarial
puede ser:

• a. CONVENCIONAL

Cuando responde a un procedimiento uniforme y
estandarizado de archivamiento.

• b. TECNIFICADA.

Si el notario utiliza los avances tecnológicos,
para perfeccionar la labor archivística, tanto en la etapa
de edición o configuración jurídica, como en
la fase propiamente del ordenamiento, clasificación y
custodia de los archivos. La edición o
configuración jurídica tiene como elemento
primordial la fijación indeleble y permanente, del acto o
contrato, en un medio físico idóneo, que le sirva
de soporte físico, con caracteres de durabilidad e
inalterabilidad, aun a pesar del transcurso del tiempo

La custodia está referida a la tenencia y
posesión de los archivos, bajo condiciones, de:

• CUIDADO.

Que no es más que el celo que pone el notario
para el buen uso y manipulación de su Archivo y evitar el
deterioro y alteración del contenido de los documentos que
lo componen.

• SEGURIDAD.

Son las condiciones externas de guardería, que
eviten la pérdida, deterioro y destrucción de los
documentos, que forman un archivo.

Una notaría que ofrece servicio de bóveda,
para custodia de los archivos, garantiza en forma más
visible y efectiva, la integridad de todos sus archivos, frente a
los riesgos inesperados de robo, incendio y destrucción o
deterioro por causas naturales.

• AUTONOMIA.

Que es la capacidad de dirigir y determinar la forma en
que se va a organizar un archivo, sin que terceras personas
tengan potestad para alterarlo, salvo mandato expreso de la
ley.

Esta autonomía esta sin embargo, sujeta las
disposiciones que la ley del notariado, establece sobre la forma
que un notario debe llevar su archivo y específicamente, a
los diferentes registros que forman el protocolo notarial:
escrituras públicas, los testamentos, las actas de
protesto, las actas de transferencia de bienes muebles
registrables y otros que la ley determine

La autonomía del notariado, no debe sobrepasar
las pautas y cánones, que la ley determine, como elementos
formales obligatorios, a los deferentes registros, tanto sobre su
procedimiento, su forma, su contenido y el método
archivistico a seguirse, para la conservación de todos los
documentos originales.

Índice
cronológico y alfabético

El notario llevará índices
cronológico y alfabético de instrumentos
públicos protocolares, a excepción del registro de
actas de protestos que solo llevará el índice
cronológico.

El índice consignará los datos necesarios
para individualizar cada instrumento.

Estos índices podrán llevarse en tomos o
en hojas sueltas, a elección del notario, en el caso de
llevarse en hojas sueltas deberá encuadernarse y
empastarse dentro del semestre siguiente a su
formación.

El índice es la libreta donde se asientan, en
orden alfabético los nombres de las personas que han
intervenido en los instrumentos autorizados por el notario. Por
cada juego de libros de protocolo se lleva un índice por
duplicado, en el que se anota los nombres de las personas,
naturaleza del acto o hecho, el volumen y página del
instrumento, así como su fecha.

 "Los notarios tendrán obligación de
llevar por duplicado y por cada juego de libros, un índice
de todos los instrumentos que autoricen, por orden
alfabético de apellidos de cada otorgante y de su
representado, en su caso, con expresión de la naturaleza
del acto o hecho, el libro y número de páginas y el
número y fecha de la escritura o acta".

 Al entregarse los libros del protocolo al Archivo
Notarial, se acompañará un ejemplar de dicho
índice, el otro lo conservará el
notario".

El notario responderá del buen estado de
conservación de los índices.

INSTRUMENTOS PÚBLICOS Y
PROTOCOLARES.

1.-ANTECEDENTE HISTORICO.

En el derecho romano y en el canónico era
instrumento todo aquello con lo cual podía integrarse una
causa. En este último se hablaba además de
instrumento en sentido estricto, se refería a cualquier
escritura, en especial a la pública, que hace fe por
sí misma.

2.-DEFINICION.

Motivo de profundización y estudio para los
procesalistas, es el instrumento público por ser el medio
de prueba más contundente y eficaz en los procedimientos
judiciales.

 El término instrumento proviene del
latín instruere que significa instruir,
enseñar, dar constancia, y se refiere a todo aquello que
sirve para conocer o fijar un acontecimiento. Se denominan
monumentos a los instrumentos expresados en imágenes, como
estatuas, películas, fotografías, e inclusive las
cintas magnetofónicas. Cuando el instrumento consiste en
signos escritos se llama documento. Así, el género
es el instrumento, y la especie el monumento y
documento.

 Esta distinción se conoce desde la
antigüedad. En el derecho romano y en el canónico era
instrumento todo aquello con lo cual podía integrarse una
causa. En este último se hablaba además de
instrumento en sentido estricto, se refería a cualquier
escritura, en especial a la pública, que hace fe por
sí misma.

 3.-CONCEPTO.

Es un instrumento público considerado por los
estudiosos del derecho (especialmente por los procesalistas) como
el medio de prueba más eficaz que existen los procesos
judiciales. Para el Maestro, Pérez Fernández del
Castillo "El término instrumento proviene del latín
instruere que significa instruir, enseñar, dar constancia,
y se refiere a todo aquello que sirve para conocer o fijar un
acontecimiento". Cuando el instrumento consiste en signos
escritos se llama documento.

El maestro Giménez-Arnau establece
un concepto de instrumento público, el cual dice: "Es el
documento público, autorizado por notario, producido para
probar hechos, solemnizar o dar forma a actos o negocios
jurídicos y asegurar la eficacia de sus efectos
jurídicos".El maestro argentino Gattari concibe al
Instrumento notarial de la siguiente manera: "Es aquella especie
de documento jurídico público, en el cual una
persona singular con el oficio de autenticar, conocida por
notario, escribano o su equivalente procede a dar fe de los
hechos y dichos emitidos en acuerdo por los comparecientes en
asuntos de derecho privado y de los hechos y dichos propios con
el fin de darle forma, constituirlos y probarlos para los
interesados ante la comunidad". Por otra parte el mismo Gattari
indica que el notario "No puede autenticar fuera del instrumento
en el cual procede a dar su fe; una vez autorizado, éste
se convierte en auténtico, como emitido por tal oficial
público determinado, autenticante de los dichos y hechos
de las partes percibidos por el notario y autenticado pasivamente
porque sus hechos y dichos también lo son, no pudiendo
contradecir, variar ni alterar su contenido". En este sentido
podemos entender para que el notario pueda autenticar un hecho o
un acto, es necesario que lo haga por medio del instrumento
notarial, ya que por sí solo no podrá hacerlo;
así que es necesario que el notario se apoye en el
instrumento para dar plena autenticidad al acto o al hecho de que
se trate. El instrumento público es también un
medio legal por medio del cual se hace ejecutiva la
obligación contenida en él. Es en el instrumento
público, donde las partes manifiestan su voluntad
dándole forma impresa a sus pensamientos.Para
Giménez-Arnau, nos indica que el instrumento
público pretende fundamentalmente crear y dar forma a los
negocios jurídicos; probar la realización de un
hecho o en su caso, que ha nacido un negocio jurídico; y
como ya se mencionó, busca dar eficacia al acto o al hecho
que fue plasmado en el propio instrumento.

Estos son, pues, los tres fines principales del
instrumento público. Para Lavandera, quien considera que
de los fines mencionados surgen otros como son: "hacer ejecutiva
la obligación, sustituir a la tradición real y
garantizar a los terceros". El instrumento notarial lo constituye
el acta y la escritura pública. Antes de entrar a su
estudio, es conveniente analizar los elementos que el notario
necesita para su confección. Unos son esenciales como el
protocolo, apéndice, sello y notaría; y otros
secundarios, como oficina, archivo, guía, índice, y
rótulo.

El instrumento público deberá reflejar la
técnica jurídica y la legalidad del acto; al
momento de estar plasmado el instrumento por medio de la
escritura se prolonga su existencia en el tiempo, además
de que puede ser guardado en los medios modernos conocidos. Debe
ser también un medio de garantía de terceros,
porque al contar con la fe pública las declaraciones
contenidas en él tendrán validez frente a todos
aquellos interesados.

El instrumento público pretende fundamentalmente
crear y dar forma a los negocios jurídicos; probar la
realización de un hecho o en su caso, que ha nacido un
negocio jurídico; y como ya se mencionó, busca dar
eficacia al acto o al hecho que fue plasmado en el propio
instrumento. Estos son, pues, los tres fines principales del
instrumento público, de acuerdo con Giménez-Arnau.
Este autor incluye las afirmaciones de Lavandera, quien considera
que de los fines mencionados surgen otros como son: "hacer
ejecutiva la obligación, sustituir a la tradición
real y garantizar a los terceros".

Pensamos que esta definición abarca en general
los elementos y los fines que persigue el instrumento
público, por lo que concordamos con la misma

PROTOCOLO.

1.-ANTECEDENTES.

El Protocolo surge de la necesidad de los hombres de
materializar en un escrito la voluntad creadora de sus derechos,
de materializar la prueba, de recurrir a la grabación
gráfica sobre un elemento físico que hiciera
visible y perpetua su consideración, de esa manera los
hombres idearon que al emitirse la voluntad se hiciera entre
solemnidades y quedara grabada gráficamente sobre un
objeto material impregnado de la voluntad creadora, guardador de
una primera decisión del espíritu, conservador de
una creación del hombre; a esa primera fuente de la
génesis del acto jurídico llamaron
Protocolo.

2.-ETIMOLOGIA.

Etimológicamente, de acuerdo con el Diccionario
de la Lengua Española, el término protocolo
está compuesto por dos palabras de origen griego:
prótos, primero y coláo, pegar.
Según el diccionario de la legislación de
Joaquín Escriche… "Entre los romanos protocolum
era lo que estaba escrito a la cabeza del papel de donde
solía ponerse el tiempo de su
fabricación".

3.- DEFINICION.

Los protocolos se constituyen en la actualidad por la
serie de libros registros, archivos y las normas que las rigen
para dar certeza de los actos registrados, existen dos tipos de
protocolos, ordinario y especial

La palabra protocolo se utiliza para designar a todos
los libros utilizados en una notaría y así se habla
de "los protocolos de la Notaría número.", o para
referirse a un volumen determinado "protocolo
número."

En Guatemala, se conoce como Protocolo, al tomo
empastado de los instrumentos autorizados durante un periodo de
tiempo; también al papel sellado especial que se vende
exclusivamente a los notarios para fraccionar escrituras; y al
conjunto de escritura que se llevan fraccionadas en el año
que transcurre. La definición legal de Protocolo se
encuentra comprendida en el artículo 8 del Código
de Notariado, que reza: "el Protocolo es la colección
ordenada de las escrituras matrices, de las Actas de
protocolación, razones de legalización de firmas y
documentos que el Notario registra de conformidad con esta
Ley".

4.-TRASLADOS INSTRUMENTALES.

El notario podrá expedir traslados de
instrumentos públicos notariales no inscritos o con la
constancia de estar en trámite su
inscripción.

5.-TESTIMONIO.

El testimonio contiene la transcripción
íntegra del instrumento público notarial con la fe
que da el notario de su identidad con la matriz, la
indicación de su fecha y foja donde corre, la constancia
de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por
él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con su
sello, signo y firma, con mención de la fecha en que lo
expide.

Es la copia fiel de la escritura matriz, acta de
protocolización o razón de legalización,
qué se expide al interesado el notario que lo
autorizó o quien este facultado por la ley para hacerlo,
en el Testimonio se cubre el impuesto a que esta afecto el acto o
negocio que contiene.

 Testimonio es la copia en la que se transcribe
íntegramente una escritura o acta notarial y se transcribe
o se incluyen reproducidos los documentos anexos que obran en el
apéndice, con excepción de los estuvieren
redactados en idioma extranjero, a no ser que se les incluya en
fotocopia, con su respectiva traducción y los que se hayan
insertado en el instrumento.

 No será necesario insertar en el testimonio
los documentos ya mencionados en la escritura que ha servido
solamente para la satisfacción de requisitos
fiscales.

 El testimonio será parcial cuando se
transcriba en él solamente una parte, ya sea de la
escritura o del acta, o de los documentos del apéndice.
Las hojas que integran un testimonio irán numeradas
progresivamente y llevarán al margen la rúbrica y
el sello del notario.

 No deberá expedirse testimonio parcial
cuando la parte omitida pueda causar perjuicio a tercera
persona".

Naturaleza jurídica del testimonio. Por lo que
hace a la naturaleza de los testimonios, éstos son
documentos públicos con pleno valor probatorio, así
lo determina el Código de Procedimientos
Civiles.

 Existe una apariencia jurídica de certeza,
tiene validez probatoria plena, mientras judicialmente no sea
declarado nulo.

 "Para que el juicio ejecutivo tenga lugar se
necesita un título que lleve aparejada
ejecución.

Partes
notariales

El parte contiene la transcripción íntegra
del instrumento público notarial con la fe que da el
notario de su identidad con la matriz, la indicación de su
fecha y con la constancia de encontrarse suscrito por los
comparecientes y autorizado por él, rubricado en cada una
de sus fojas y expedido con su sello y firma, con la
mención de la fecha en que lo expide.

No requiere ser expedido en duplicado, bastando se
agregue al parte una foja firmada por el notario que contenga la
mención de la fecha del instrumento público
notarial, el nombre de los otorgantes y el acto o contrato que
contiene, para la devolución por el Registro
Público, con la anotación de la inscripción
o la denegatoria de la misma.

7.-COPIAS CERTIFICADAS.

 Es el valor probatorio que es semejante al
testimonio. Pero hay una diferencia fundamental entre el
testimonio y la copia certificada: el primero se refiere a un
documento autorizado definitivamente por el notario, mientras que
la segunda, carece de esta característica. Así el
primero es copia fidedigna de un acta o una escritura autorizadas
definitivamente y la segunda sólo se expide haciendo
constar actas o escrituras públicas que no han sido
autorizadas en forma definitiva. Los testimonios son
títulos ejecutivos y las copias certificadas no. Estas no
son inscribibles pues al documento que amparan le falta la
autorización definitiva.

 8.-COPIA SIMPLE.

El notario además de los testimonios y las copias
certificadas expide copias simples, las cuales pueden ser
impresas, en fotostáticas. Sirven sólo para
información de los interesados y como presunción de
la celebración del acto, carecen de valor probatorio
pleno. La Ley vigente no las prevé, pero en la
práctica es frecuente que los clientes las
soliciten.

 El notario expedirá copia certificada que
contenga la transcripción literal o parte pertinente de
actas y demás documentos, con indicación, en su
caso, de la legalización del libro u hojas sueltas, folios
de que consta y donde obran los mismos, número de firmas y
otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal
de su contenido.

9.-BOLETA.

La boleta expresará un resumen del contenido del
instrumento público notarial o transcripción de las
cláusulas o términos que el interesado solicite y
que da el notario, con designación del nombre de los
otorgantes, naturaleza del acto jurídico, fecha y foja
donde corre y la constancia de encontrarse suscrito por los
comparecientes y autorizado por él, rubricada en cada una
de sus fojas y expedida con su sello y firma, con mención
de la fecha en que la expide.

El notario, cuando lo considere necesario,
agregará cualquier referencia que dé sentido o
complete la transcripción parcial solicitada.

Bibliografía

HERRERA CAVERO Victorino, Nueva Ley de
Derecho Registral .Editorial Edimssa.- 1990

PANTIGINOSO QUINTANILLA, Manuel. "La
Función Notarial" Editorial Rodhas Edición
-1995

LEY DEL NOTARIADO. 26002 "Gaceta
Jurídica"

www.gaceta juridica.com

Autor:

Felicita Diaz Vargas