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Archivo notarial

Enviado por FELICITA DIAZ VARGAS



  1. Concepto
  2. Importancia de los archivos
  3. Caracteres del archivamiento
  4. Índice cronológico y alfabético
  5. Partes notariales
  6. Bibliografía

Concepto

Es un conjunto de documentos guardados de manera ordenada y sistemática, dentro de un periodo de tiempo y en un lugar que reúna condiciones de conservación y seguridad.

Es el lugar donde se guardan instrumentos y documentos de valor.

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

El archivo del notario está formado por los expedientes, los protocolos y los documentos que forman parte de su archivo particular como recibos, empadronamientos, papelería, etc.

El archivo del notario no es público, sólo se utiliza por el notario o por la persona que lo sustituya, pues en él se encuentran documentos que le han entregado en forma confidencial.

El objetivo esencial de los archivos, es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

DEFINICIÓN.

Es el conjunto de registros, documentos e instrumentos propios del notario firmados en el ejercicio del cargo; tiene carácter público, puede ser puesto de manifiesto y el notario debe otorgar testimonios y boletas del mismo cuando se solicite.

Es la facultad que tiene el notario, para guardar llevar y conservar, en forma ordenada y segura, los documentos originales de su oficina lo que intrínsicamente se podría denominar archivamiento.

Importancia de los archivos

Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Caracteres del archivamiento

  • 1. DIRECCION

Compete al notario determinar la forma en que llevará su Archivo, dentro de los parámetros que la Ley le señale

  • 2. ORGANIZACIÓN

Es la preparación y estructuración formal del Archivo.

Esta estructura organizativa de una Archivo notarial puede ser:

  • a. CONVENCIONAL

Cuando responde a un procedimiento uniforme y estandarizado de archivamiento.

  • b. TECNIFICADA.

Si el notario utiliza los avances tecnológicos, para perfeccionar la labor archivística, tanto en la etapa de edición o configuración jurídica, como en la fase propiamente del ordenamiento, clasificación y custodia de los archivos. La edición o configuración jurídica tiene como elemento primordial la fijación indeleble y permanente, del acto o contrato, en un medio físico idóneo, que le sirva de soporte físico, con caracteres de durabilidad e inalterabilidad, aun a pesar del transcurso del tiempo

La custodia está referida a la tenencia y posesión de los archivos, bajo condiciones, de:

  • CUIDADO.

Que no es más que el celo que pone el notario para el buen uso y manipulación de su Archivo y evitar el deterioro y alteración del contenido de los documentos que lo componen.

  • SEGURIDAD.

Son las condiciones externas de guardería, que eviten la pérdida, deterioro y destrucción de los documentos, que forman un archivo.

Una notaría que ofrece servicio de bóveda, para custodia de los archivos, garantiza en forma más visible y efectiva, la integridad de todos sus archivos, frente a los riesgos inesperados de robo, incendio y destrucción o deterioro por causas naturales.

  • AUTONOMIA.

Que es la capacidad de dirigir y determinar la forma en que se va a organizar un archivo, sin que terceras personas tengan potestad para alterarlo, salvo mandato expreso de la ley.

Esta autonomía esta sin embargo, sujeta las disposiciones que la ley del notariado, establece sobre la forma que un notario debe llevar su archivo y específicamente, a los diferentes registros que forman el protocolo notarial: escrituras públicas, los testamentos, las actas de protesto, las actas de transferencia de bienes muebles registrables y otros que la ley determine

La autonomía del notariado, no debe sobrepasar las pautas y cánones, que la ley determine, como elementos formales obligatorios, a los deferentes registros, tanto sobre su procedimiento, su forma, su contenido y el método archivistico a seguirse, para la conservación de todos los documentos originales.

Índice cronológico y alfabético

El notario llevará índices cronológico y alfabético de instrumentos públicos protocolares, a excepción del registro de actas de protestos que solo llevará el índice cronológico.

El índice consignará los datos necesarios para individualizar cada instrumento.

Estos índices podrán llevarse en tomos o en hojas sueltas, a elección del notario, en el caso de llevarse en hojas sueltas deberá encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a su formación.

El índice es la libreta donde se asientan, en orden alfabético los nombres de las personas que han intervenido en los instrumentos autorizados por el notario. Por cada juego de libros de protocolo se lleva un índice por duplicado, en el que se anota los nombres de las personas, naturaleza del acto o hecho, el volumen y página del instrumento, así como su fecha.

 "Los notarios tendrán obligación de llevar por duplicado y por cada juego de libros, un índice de todos los instrumentos que autoricen, por orden alfabético de apellidos de cada otorgante y de su representado, en su caso, con expresión de la naturaleza del acto o hecho, el libro y número de páginas y el número y fecha de la escritura o acta".

 Al entregarse los libros del protocolo al Archivo Notarial, se acompañará un ejemplar de dicho índice, el otro lo conservará el notario".

El notario responderá del buen estado de conservación de los índices.

INSTRUMENTOS PÚBLICOS Y PROTOCOLARES.

1.-ANTECEDENTE HISTORICO.

En el derecho romano y en el canónico era instrumento todo aquello con lo cual podía integrarse una causa. En este último se hablaba además de instrumento en sentido estricto, se refería a cualquier escritura, en especial a la pública, que hace fe por sí misma.

2.-DEFINICION.

Motivo de profundización y estudio para los procesalistas, es el instrumento público por ser el medio de prueba más contundente y eficaz en los procedimientos judiciales.

 El término instrumento proviene del latín instruere que significa instruir, enseñar, dar constancia, y se refiere a todo aquello que sirve para conocer o fijar un acontecimiento. Se denominan monumentos a los instrumentos expresados en imágenes, como estatuas, películas, fotografías, e inclusive las cintas magnetofónicas. Cuando el instrumento consiste en signos escritos se llama documento. Así, el género es el instrumento, y la especie el monumento y documento.

 Esta distinción se conoce desde la antigüedad. En el derecho romano y en el canónico era instrumento todo aquello con lo cual podía integrarse una causa. En este último se hablaba además de instrumento en sentido estricto, se refería a cualquier escritura, en especial a la pública, que hace fe por sí misma.

 3.-CONCEPTO.

Es un instrumento público considerado por los estudiosos del derecho (especialmente por los procesalistas) como el medio de prueba más eficaz que existen los procesos judiciales. Para el Maestro, Pérez Fernández del Castillo "El término instrumento proviene del latín instruere que significa instruir, enseñar, dar constancia, y se refiere a todo aquello que sirve para conocer o fijar un acontecimiento". Cuando el instrumento consiste en signos escritos se llama documento.

El maestro Giménez-Arnau establece un concepto de instrumento público, el cual dice: "Es el documento público, autorizado por notario, producido para probar hechos, solemnizar o dar forma a actos o negocios jurídicos y asegurar la eficacia de sus efectos jurídicos".El maestro argentino Gattari concibe al Instrumento notarial de la siguiente manera: "Es aquella especie de documento jurídico público, en el cual una persona singular con el oficio de autenticar, conocida por notario, escribano o su equivalente procede a dar fe de los hechos y dichos emitidos en acuerdo por los comparecientes en asuntos de derecho privado y de los hechos y dichos propios con el fin de darle forma, constituirlos y probarlos para los interesados ante la comunidad". Por otra parte el mismo Gattari indica que el notario "No puede autenticar fuera del instrumento en el cual procede a dar su fe; una vez autorizado, éste se convierte en auténtico, como emitido por tal oficial público determinado, autenticante de los dichos y hechos de las partes percibidos por el notario y autenticado pasivamente porque sus hechos y dichos también lo son, no pudiendo contradecir, variar ni alterar su contenido". En este sentido podemos entender para que el notario pueda autenticar un hecho o un acto, es necesario que lo haga por medio del instrumento notarial, ya que por sí solo no podrá hacerlo; así que es necesario que el notario se apoye en el instrumento para dar plena autenticidad al acto o al hecho de que se trate. El instrumento público es también un medio legal por medio del cual se hace ejecutiva la obligación contenida en él. Es en el instrumento público, donde las partes manifiestan su voluntad dándole forma impresa a sus pensamientos.Para Giménez-Arnau, nos indica que el instrumento público pretende fundamentalmente crear y dar forma a los negocios jurídicos; probar la realización de un hecho o en su caso, que ha nacido un negocio jurídico; y como ya se mencionó, busca dar eficacia al acto o al hecho que fue plasmado en el propio instrumento.

Estos son, pues, los tres fines principales del instrumento público. Para Lavandera, quien considera que de los fines mencionados surgen otros como son: "hacer ejecutiva la obligación, sustituir a la tradición real y garantizar a los terceros". El instrumento notarial lo constituye el acta y la escritura pública. Antes de entrar a su estudio, es conveniente analizar los elementos que el notario necesita para su confección. Unos son esenciales como el protocolo, apéndice, sello y notaría; y otros secundarios, como oficina, archivo, guía, índice, y rótulo.

El instrumento público deberá reflejar la técnica jurídica y la legalidad del acto; al momento de estar plasmado el instrumento por medio de la escritura se prolonga su existencia en el tiempo, además de que puede ser guardado en los medios modernos conocidos. Debe ser también un medio de garantía de terceros, porque al contar con la fe pública las declaraciones contenidas en él tendrán validez frente a todos aquellos interesados.

El instrumento público pretende fundamentalmente crear y dar forma a los negocios jurídicos; probar la realización de un hecho o en su caso, que ha nacido un negocio jurídico; y como ya se mencionó, busca dar eficacia al acto o al hecho que fue plasmado en el propio instrumento. Estos son, pues, los tres fines principales del instrumento público, de acuerdo con Giménez-Arnau. Este autor incluye las afirmaciones de Lavandera, quien considera que de los fines mencionados surgen otros como son: "hacer ejecutiva la obligación, sustituir a la tradición real y garantizar a los terceros".

Pensamos que esta definición abarca en general los elementos y los fines que persigue el instrumento público, por lo que concordamos con la misma

PROTOCOLO.

1.-ANTECEDENTES.

El Protocolo surge de la necesidad de los hombres de materializar en un escrito la voluntad creadora de sus derechos, de materializar la prueba, de recurrir a la grabación gráfica sobre un elemento físico que hiciera visible y perpetua su consideración, de esa manera los hombres idearon que al emitirse la voluntad se hiciera entre solemnidades y quedara grabada gráficamente sobre un objeto material impregnado de la voluntad creadora, guardador de una primera decisión del espíritu, conservador de una creación del hombre; a esa primera fuente de la génesis del acto jurídico llamaron Protocolo.

2.-ETIMOLOGIA.

Etimológicamente, de acuerdo con el Diccionario de la Lengua Española, el término protocolo está compuesto por dos palabras de origen griego: prótos, primero y coláo, pegar. Según el diccionario de la legislación de Joaquín Escriche... "Entre los romanos protocolum era lo que estaba escrito a la cabeza del papel de donde solía ponerse el tiempo de su fabricación".

3.- DEFINICION.

Los protocolos se constituyen en la actualidad por la serie de libros registros, archivos y las normas que las rigen para dar certeza de los actos registrados, existen dos tipos de protocolos, ordinario y especial

La palabra protocolo se utiliza para designar a todos los libros utilizados en una notaría y así se habla de "los protocolos de la Notaría número.", o para referirse a un volumen determinado "protocolo número."

En Guatemala, se conoce como Protocolo, al tomo empastado de los instrumentos autorizados durante un periodo de tiempo; también al papel sellado especial que se vende exclusivamente a los notarios para fraccionar escrituras; y al conjunto de escritura que se llevan fraccionadas en el año que transcurre. La definición legal de Protocolo se encuentra comprendida en el artículo 8 del Código de Notariado, que reza: "el Protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las Actas de protocolación, razones de legalización de firmas y documentos que el Notario registra de conformidad con esta Ley".

4.-TRASLADOS INSTRUMENTALES.

El notario podrá expedir traslados de instrumentos públicos notariales no inscritos o con la constancia de estar en trámite su inscripción.

5.-TESTIMONIO.

El testimonio contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial con la fe que da el notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y foja donde corre, la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con su sello, signo y firma, con mención de la fecha en que lo expide.

Es la copia fiel de la escritura matriz, acta de protocolización o razón de legalización, qué se expide al interesado el notario que lo autorizó o quien este facultado por la ley para hacerlo, en el Testimonio se cubre el impuesto a que esta afecto el acto o negocio que contiene.

 Testimonio es la copia en la que se transcribe íntegramente una escritura o acta notarial y se transcribe o se incluyen reproducidos los documentos anexos que obran en el apéndice, con excepción de los estuvieren redactados en idioma extranjero, a no ser que se les incluya en fotocopia, con su respectiva traducción y los que se hayan insertado en el instrumento.

 No será necesario insertar en el testimonio los documentos ya mencionados en la escritura que ha servido solamente para la satisfacción de requisitos fiscales.

 El testimonio será parcial cuando se transcriba en él solamente una parte, ya sea de la escritura o del acta, o de los documentos del apéndice. Las hojas que integran un testimonio irán numeradas progresivamente y llevarán al margen la rúbrica y el sello del notario.

 No deberá expedirse testimonio parcial cuando la parte omitida pueda causar perjuicio a tercera persona".

Naturaleza jurídica del testimonio. Por lo que hace a la naturaleza de los testimonios, éstos son documentos públicos con pleno valor probatorio, así lo determina el Código de Procedimientos Civiles.

 Existe una apariencia jurídica de certeza, tiene validez probatoria plena, mientras judicialmente no sea declarado nulo.

 "Para que el juicio ejecutivo tenga lugar se necesita un título que lleve aparejada ejecución.

Partes notariales

El parte contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial con la fe que da el notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y con la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con su sello y firma, con la mención de la fecha en que lo expide.

No requiere ser expedido en duplicado, bastando se agregue al parte una foja firmada por el notario que contenga la mención de la fecha del instrumento público notarial, el nombre de los otorgantes y el acto o contrato que contiene, para la devolución por el Registro Público, con la anotación de la inscripción o la denegatoria de la misma.

7.-COPIAS CERTIFICADAS.

 Es el valor probatorio que es semejante al testimonio. Pero hay una diferencia fundamental entre el testimonio y la copia certificada: el primero se refiere a un documento autorizado definitivamente por el notario, mientras que la segunda, carece de esta característica. Así el primero es copia fidedigna de un acta o una escritura autorizadas definitivamente y la segunda sólo se expide haciendo constar actas o escrituras públicas que no han sido autorizadas en forma definitiva. Los testimonios son títulos ejecutivos y las copias certificadas no. Estas no son inscribibles pues al documento que amparan le falta la autorización definitiva.

 8.-COPIA SIMPLE.

El notario además de los testimonios y las copias certificadas expide copias simples, las cuales pueden ser impresas, en fotostáticas. Sirven sólo para información de los interesados y como presunción de la celebración del acto, carecen de valor probatorio pleno. La Ley vigente no las prevé, pero en la práctica es frecuente que los clientes las soliciten.

 El notario expedirá copia certificada que contenga la transcripción literal o parte pertinente de actas y demás documentos, con indicación, en su caso, de la legalización del libro u hojas sueltas, folios de que consta y donde obran los mismos, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido.

9.-BOLETA.

La boleta expresará un resumen del contenido del instrumento público notarial o transcripción de las cláusulas o términos que el interesado solicite y que da el notario, con designación del nombre de los otorgantes, naturaleza del acto jurídico, fecha y foja donde corre y la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por él, rubricada en cada una de sus fojas y expedida con su sello y firma, con mención de la fecha en que la expide.

El notario, cuando lo considere necesario, agregará cualquier referencia que dé sentido o complete la transcripción parcial solicitada.

Bibliografía

HERRERA CAVERO Victorino, Nueva Ley de Derecho Registral .Editorial Edimssa.- 1990

PANTIGINOSO QUINTANILLA, Manuel. "La Función Notarial" Editorial Rodhas Edición -1995

LEY DEL NOTARIADO. 26002 "Gaceta Jurídica"

www.gaceta juridica.com

 

 

Autor:

Felicita Diaz Vargas


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