La Comunicación en la Gestión de Proyectos

Resumen

Reflexiones acerca de la comunicación en los
proyectos socioculturales como eje transversal en todo el proceso
del proyecto para facilitar de toma de decisiones, las relaciones
con las instituciones y las relaciones interpersonales de los
involucrados en el proyecto

Palabras clave: proyectos socioculturales
–diagnóstico–comunidad
–actores-estrategias

Introducción

La década de los noventa significó cambios
sustanciales en la sociedad cubana y como parte de ellos, el
trabajo comunitario adquirió una dimensión
particular, porque propiciaba la participación social y la
autogestión como vías para la solución de
problemas puntuales en el ámbito local y a los que el
Estado no podía ofrecer una atención
inmediata.

La complejidad de las condiciones conllevó la
búsqueda de vías que permitían la
búsqueda de alternativas para el mejoramiento de la
calidad de vida de los ciudadanos y de sus escenarios vivenciales
A partir de esta situación los proyectos socioculturales
ocuparon un espacio importante en las posibilidades de cambio en
las comunidades

La comunidad paso a ser el principal escenario para
realizar diferentes experiencias que al generar propuestas,
estaban encaminadas hacia la defensa de los valores y principios
del sistema social cubano.

La gestión de proyectos ´socioculturales es
una de las alternativas para satisfacer necesidades, y lograr
dinamizar y materializar los procesos de transformación
que apuntan al desarrollo ciudadano en los diferentes espacios de
convivencia

Los proyectos sociales y culturales se caracterizan, por
tener a la comunidad como espacio donde se encuentran las
unidades sociales con ciertas características entre las
que se destacan: su organización, un lugar establecido,
todos los elementos de la vida social y sus instituciones,
jerarquías e intereses, así como manifestaciones de
la conciencia social, entre las que se señalan el sentido
de pertenencia y el de comunión.

Los proyectos socioculturales son entendidos como un
conjunto de acciones planificadas que involucran y articulan a
personas interesadas en provocar cambios o transformaciones en su
realidad y en sus modos de actuación.

La forma en que son planificados e implementados algunos
de los proyectos nos remite a una propuesta metodológica
conocida como gestión de proyectos que se orienta hacia la
solución de problemas concretos y que contribuyen al
desarrollo humano Esta propuesta se caracteriza por estimular
procesos participativos con una concepción
dialéctica e integral, al tiempo que privilegia la
construcción colectiva del conocimiento, el trabajo
articulado y grupal; ubica a los actores involucrados como
sujetos de su propia transformación potencia y desarrolla
capacidades; prioriza varias dimensiones como: la educativa
comunicativa,ambiental,economico-financiera, investigativa,
ética, estética, artística directiva,
humanista y de género.

Los proyectos se nutren de procesos endógenos; es
decir, que nacen de la propia comunidad, además
contribuyen al fortalecimiento de redes sociales y al
establecimiento de relaciones entre las instituciones y
organizaciones que están presentes en la comunidad y fuera
de ella.

Todo esto hace que las personas cambien, desarrollen
capacidades y habilidades que les permiten gestionar soluciones a
sus problemas y con ello hacer sostenibles sus proyectos en la
base y como parte de estos procesos se encuentra la
comunicación como elemento clave, no sólo porque es
imprescindible la relación interpersonal, sino porque se
trabaja en grupo.

Consideraciones
acerca de la dimensión comunicativa en la gestión
de proyectos

La comunicación es inherente al ser humano, ya
sea en la trasmisión de información, como
reguladora de los comportamientos y para canalizar los estados
afectivos. En los proyectos socioculturales es una
dimensión que se genera de forma natural.

Si pensamos en la información, por ejemplo,
considerada como un componente esencial en el proceso de
comunicación, nos percatamos de cuán útil
puede ser contar con información oportuna y pertinente en
cada fase del ciclo de vida de un proyecto, porque permite ser
más conscientes a los participantes de las actividades y
procesos, tomar decisiones más certeras, ofrecer un
tratamiento acorde con los problemas y disminuir los
riesgos.

En cuanto a los comportamientos, permite la convivencia
y la comprensión necesarias para la relación grupal
y por ultimo el aspecto afectivo propicia sentimientos de
unión, de amor por lo que se realiza y a las personas con
quienes se comparte, lo que es muy importante a la hora de
involucrar y persuadir en aras de lograr cooperación para
las diferentes acciones de beneficio común.

La comunicación, en sentido general, contribuye a
desarrollar procesos de sensibilización y
articulación entre los distintos actores involucrados.
Permite identificar fortalezas, oportunidades, amenazas y
debilidades que pueden viabilizar o entorpecer el camino del
proyecto y crear un clima favorable de trabajo al interior del
grupo gestor. Esta dimensión constituye un enlace
necesario entre las demás dimensiones y propicia la
participación. . .

En el orden del crecimiento personal, la
comunicación contribuye al desarrollo de las capacidades y
habilidades que deben tener los gestores de proyectos, como son:
habilidad de diálogo, coordinación,
elaboración y estructura de mensajes, mediación de
conflictos, escucha, conocimiento del interlocutor, dominio de la
comunicación extraverbal, por solo mencionar algunos
elementos que constituyen pequeños pilares que forman la
base de los futuros procesos de participación,
articulación y gestión.

La comunicación es un complemento útil
para el proyecto y es posible incorporarla conscientemente como
una dimensión; se puede ofrecer un tratamiento integral a
los problemas de comunicación con el objetivo de
fortalecer el funcionamiento del grupo gestor, la
articulación de actores, estimular la
participación, así como la promoción y la
divulgación Sin embargo, no es recomendable diseñar
e implementar un conjunto de acciones de comunicación a
ciegas, primero es necesario conocer los problemas y profundizar
en otros elementos a través de un diagnóstico de
comunicación con carácter participativo.

Una mirada a las
fases del proyecto desde la comunicación: El
diagnóstico

Un acercamiento al diagnostico de comunicación
nos revela las posibilidades de conocer cono es el comportamiento
de los procesos de comunicación en la comunidad, en las
instituciones y sobre todo entre las personas, de esta manera l
se evidencia la comunicación comunitaria, institucional e
interpersonal respectivamente.

El diagnóstico de comunicación en el
proyecto sociocultural, permite profundizar en los problemas,
mediante un análisis de causa y efecto; posibilita valorar
a las relaciones personales y grupales que se establecen al
interior del grupo gestor; indaga en experiencias de
comunicación vividas por los habitantes de la comunidad;
profundiza en las necesidades informativas de los individuos,
grupos y actores claves, así como en las
características de la población; permite establecer
las relaciones de las instituciones, las personales y de poder;
además, considera en qué medida y cómo la
comunicación actuará en los procesos que el
proyecto genere.

Una de las cuestiones que se hace necesario puntualizar
es identificar la presencia y actividad de líderes
formales e informales, quienes a veces coinciden con ser
líderes de opinión y gozan de prestigio e
influencia en determinados grupos. Estos líderes pueden
servir como portavoces para socializar informaciones que por
otros canales serian más difíciles de
trasmitir.

También se encuentran las fuentes formales e
informales generadoras de mensajes. En el espacio
geográfico de la comunidad coexisten diversas
instituciones sociales, las cuales se convierten en fuentes
generadoras de mensajes e información con un
carácter oficial y están presentes en ellas los
grupos informales y amigos que pueden, en un momento determinado,
ser fuentes trasmisoras de información.

Algunas de las instituciones también intervienen
directamente en el diagnóstico ya que pueden tener
identificados determinados tipos de públicos necesarios
para el proyecto.

Otros elementos que pueden ser diagnosticados son las
relaciones que se establecen entre instituciones e individuos y
los flujos de comunicación entre ellos, además de
los espacios comunicacionales formales e informales que se
generan en su interacción, es decir, cómo circula
la información en la comunidad.

Se diagnostican también de manera importante, las
necesidades comunicativas e informativas de los actores
involucrados en el proyecto, cuestión imprescindible para
el trabajo en grupo, en cuanto a la comprensión de las
tareas a asumir y el conocimiento preciso y oportuno de las
diferentes situaciones que se suceden en la comunidad.

En otro sentido resulta válido poder establecer ,
el papel de los medios de comunicación más
efectivos en la comunidad, ya que mediante estos puede fluir una
comunicación que ayude a entender los beneficios del
proyecto y las acciones que el mismo propone al escenario
comunitario

Resulta necesario entre las técnicas e
instrumentos metodológicos para realizar el
diagnóstico de comunicación, incluir los
instrumentos cualitativos y cuantitativos. que propiciarán
una mirada integradora del objeto de estudio La
información obtenida se ordena, se procesa y se analiza
con el fin de llegar a conclusiones que allanen el camino del
proyecto en su dimensión comunicativa

Identificación

En la fase de identificación las comunicaciones
han de crear las condiciones que permitan sensibilizar, motivar y
comprometer a todos y para ello es vital la realización
del diagnóstico que facilita el análisis de la
realidad en la que se actúa, los entornos sociales, los
sistemas de relaciones y los recursos para la consecución
de los objetivos propuestos entre otros aspectos a
considerar.

Desde la planificación

Después de realizado el diagnostico de
comunicación, en la fase de planificación, se deben
realizar los ajustes correspondientes para poder trabajar con los
resultados y si es posible integrarlos en una estrategia de
comunicación. que tendrá en cuenta las otras fases
del proyecto

La planificación considera a la
comunicación como facilitadora de los procesos grupales
necesarios para la toma de decisiones relacionadas con la
organización del trabajo, en esta fase hay que tener en
cuenta que la estrategia de comunicación debe integrar
todas las herramientas comunicacionales: promoción ,
relaciones públicas, protocolo, publicidad etc alrededor
de los objetivos y las acciones, de forma que el proyecto genere
confianza y credibilidad en los públicos ,logrando una
coherencia en su discurso–acción.

Son importantes los públicos los mensajes y los
medios. Los públicos ya estarán bien identificados
y caracterizados, los mensajes han de ser tratados con un enfoque
creativo, y serán dinámicos, entendibles,
construidos desde y para los públicos involucrados La
estrategia de medios deberá contribuir a la
utilización de los canales más usados para
garantizar su efectividad

La
comunicación y la ejecución del
proyecto

En esta fase el sentido de comunicar se
articulará a los diferentes actores viabilizando la
cooperación y la integración en aras del desarrollo
de todo lo propuesto La integración de todas las acciones
requiere de un sistema de comunicación que posibilite el
intercambio de significados entre los involucrados de manera
satisfactoria.

En este momento se refuerzan las relaciones con
instituciones y personalidades que apoyan al proyecto para que
pueda cumplir su misión. Se hace imprescindible que todos
los canales determinados en el diagnostico , sean utilizados, ya
que las acciones planificadas comienzan a sucederse con una
dinámica que requiere un flujo de comunicación
interno y externo efectivo para que todos los involucrados
estén en sintonía y no surjan barreras que puedan
entorpecer los objetivos y su cumplimiento .

¿Control de la comunicación o
comunicación en el control?

En esta fase la dimensión comunicativa no
deberá ser evaluada por sí sola, sino en
función del proyecto. Es decir se debe medir la eficiencia
y eficacia de la comunicación en función del
proyecto. La comunicación asegura la
retroalimentación a los gestores, y contribuye a la
reflexión colectiva entre lo programado y lo ejecutado,
los cumplimientos de los objetivos y los resultados
alcanzados.

Es importante medir la comunicación grupal al
interior del grupo gestor, cómo circula la
información y cómo es su relación con los
colaboradores más activos de la comunidad; también
es necesario valorar en esta etapa final si se ha favorecido o no
el proceso de articulación de actores con la
implementación de acciones de
comunicación.

Otros elementos que merecen ser evaluados son: la
elaboración de productos comunicativos; la
recepción de mensajes (incluyendo las distorsión,
decodificación e interpretaciones realizadas); la
pertinencia de los medios empleados las acciones de Relaciones
Publicas. Además, se puede incluir en la mirada
evaluativa, el nivel de información que tiene la
población sobre el proyecto y su relación con la
participación y la cooperación

Para realizar la evaluación es muy útil
contar con un conjunto de variables e indicadores que resumen lo
que es necesario evaluar. Estas herramientas deberán estar
expresadas en la estrategia de comunicación e integradas a
todas las fases del proyecto

Los diseños comunicacionales en cada fase marcan
sus propias acciones y armonizan y hacen coherente la
gestión

Las estrategias
de comunicación en un proyecto
sociocultural

Cuando se concluye el procesamiento de la
información obtenida durante el diagnóstico,
podemos decir que contamos con el mapa de comunicación del
proyecto, donde se describe cómo funciona el proyecto y la
comunidad.

Este documento contiene todos los elementos necesarios
para crear una estrategia de comunicación que
facilitará el desarrollo del proyecto. Es aquí
donde se percibe la relación entre la información
obtenida durante el diagnóstico y la estrategia de
comunicación como propuesta alternativa La estrategia
resume la intención y el cómo se quiere orientar el
terna de comunicación no sólo hacia la comunidad,
sino también hacia el interior del propio
proyecto.

La estrategia o estrategias del proyecto son un conjunto
de acciones programadas y planificadas que se implementan a
partir de ciertos intereses y necesidades en un espacio de
interacción humano y en un tiempo determinado, para lo que
se necesita disponer de determinados recursos.

Debe tenerse en cuenta en el momento de diseñar
una estrategia de comunicación participativa, la
definición clara y precisa de los objetivos comunicativos
y los coprotagonistas de la estrategia. Este es uno de los
aspectos que legitima el carácter participativo de este
conjunto de acciones. Una representación de los pobladores
de la comunidad y algunos miembros del grupo gestor deben
diseñar e implementar la estrategia de
comunicación. En la elaboración de los productos
comunicativos también debe estar una representación
de la comunidad; son ellos quienes dominan los códigos de
lenguaje para llegar a la comunidad, pues son parte de
ella.

A modo de
cierre

La comunicación debe reconocerse como una
dimensión importante en el desarrollo de un proyecto
sociocultural y como un elemento que ayuda a tener una
visión más integral de la transformación de
lo que se pretende cambiar.

La dimensión comunicativa, constituye la base de
importantes procesos que garantizan el éxito del proyecto
como son: la articulación de actores, la
participación, la capacitación, la
integración y fortalecimiento del grupo gestor, el
conocimiento y difusión de información sobre el
proyecto y la relación proyecto- comunidad.

La estrategia de comunicación forma parte de un
conjunto de estrategias que marchan paralelas al proyecto. Sin
embargo, una estrategia comunicativa diseñada con un
sentido integrador puede llegar a convertirse en un sistema de
comunicación que acompaña y facilita el desarrollo
del proyecto y su éxito

Bibliografía

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Ciudad de La Habana, Cuba, 2000

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__________________: "Trabajo Comunitario.
Selección de lecturas". Asociación de Pedagogos de
Cuba. CIE «Graciela Bustillos», Cuba,
1999.

Autor:

Lic. Santa Muguercia Ortiz

Esp. Juana Irene Horman Fure.

Profesoras Asistente, de la Carrera de
Comunicación Social de la Universidad Jesús
Montané Oropesa, de la Isla de la Juventud.
Cuba