Desarrollo sistema de costos, metodología calidad total (página 3)
PYROVEN C.A., determina y cumple con los requisitos del cliente para aumentar su satisfacción tanto los exigidos como los no exigidos pero que son necesarios para la realización del producto tales como: los requisitos técnicos, legales, reglamentarios así como cualquier requisito adicional que determine la organización con el fin de aumentar la satisfacción del cliente. Para satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa cuenta con un grupo de Ingenieros que tienen como misión desarrollar y planificar el mercadeo de los productos, manteniendo una buena relación comercial de venta y pos venta. Cabe destacar, que la empresa para garantizar la satisfacción de sus clientes todos los procesos tienen como medida de satisfacción la "Encuesta de Satisfacción al Cliente", las cuales son analizadas para su continua adecuación.
1.1.3.3 Política de la Calidad (Cláusula 5.3 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
La empresa PYROVEN, C.A., ha establecido una Política de la Calidad apropiada a los propósitos de la organización, cumpliendo y mejorando continuamente los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad y al mismo tiempo sirve de referencia para establecer y evaluar los Objetivos de la Calidad política (ver Apéndice A), la misma expresa:
""Es Política de la Calidad de la empresa PYROVEN, C.A. Comercializar, importar y fabricar materiales aislantes para altas temperaturas libres de asbestos en los sectores del aluminio y no ferrosos, vidrio, fundición de hierro y acero cumpliendo con los requisitos acordados con nuestros clientes, proveedores, trabajadores, accionistas y mejorando continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización. ""
La Política de la Calidad es revisada una vez al año por el Gerente General como representante de la dirección y revisada conjuntamente con la Gerencia de Planta y la Gerencia de Administración y Finanzas. Para asegurar su comunicación y el entendimiento la empresa utiliza diferentes medios tales como: charlas, talleres, revistas y periódicos internos, afiches, vallas, calendarios, tickets de pago y programas de inducción para el personal nuevo.
1.1.3.4 Planificación (Cláusula 5.4 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
Los procesos de Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa PYROVEN, C.A incluyen:
1.1.3.4.1 Objetivos de la Calidad (Cláusula 5.4.1 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
PYROVEN, C.A., asegura que los objetivos de la calidad, incluyendo aquellos para cumplir con los requisitos del producto, se establezcan en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización para cumplir con la política de calidad, los cuales son revisados y aprobados anualmente por el Gerente General conjuntamente con la Gerencia de Planta y la Gerencia de Administración y Finanzas. Los Objetivos de la calidad forman parte del Manual de la Calidad y a partir de los cuales la jefatura de producción y las respectivas coordinaciones de la empresa definen sus objetivos específicos, que permitan medir la eficacia de los procesos (ver Apéndice A). Los Objetivos de la Calidad de PYROVEN, C.A., expresa siguientes:
""a) Garantizar los recursos financieros y materiales para cumplir con los compromisos adquiridos; b) Gestionar la medición y mejora continua de la satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente; c) Motivar de manera continua la participación del personal en la innovación tecnológica, de los procesos y del producto para afrontar con éxito los retos actuales y futuros; d) Mejorar continuamente la infraestructura que permita preservar la integridad física del personal; e) Garantizar una relación a largo plazo de mutuo beneficio entre la organización sus clientes y proveedores; f) Proveer utilidades a los accionistas; y g) mejorar continuamente el sistema de gestión de calidad a través de las auditorias aplicadas"".
1.1.3.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad. (Cláusula 5.4.2 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
PYROVEN, C.A., ha establecido actividades y tareas en el proceso de Dirección Estratégica, con el fin de cumplir los requisitos citados en la cláusula 4.1 de los requisitos generales del Sistema de Gestión de la Calidad de la norma COVENIN –ISO 9001:2000, así como los objetivos de la calidad. La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad implementado por la empresa es un documento que enuncia las prácticas, los medios y la secuencia de las actividades ligadas a la calidad específica de los productos comprados y fabricados por la organización. Cuando se planifican e implementan cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad, la empresa los presenta para a la Revisión por la Dirección en el proceso de Dirección Estratégica para asegurar que se mantiene la integridad del mismo.
La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad en la empresa PYROVEN, C.A, es realizada del siguiente modo:
1. La planificación para garantizar el cumplimiento de los requisitos a través de los la elaboración del planes de la calidad de acuerdo al procedimiento establecido por la empresa "" Elaboración del Plan de la Calidad de PYROVEN, C.A. "" (ver Tabla 17), abarca todo el proceso productivo de la empresa, desde la presentación de la oferta de cotización hasta el servicio Postventa.
Tabla 17: Aspectos Relevantes del Procedimiento para Elaboración del Plan de la Calidad de PYROVEN, C.A. de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | ||||||||
1 | Gerente de Planta y Control de la Calidad | Definir la secuencia del proceso productivo de la empresa que incluyan: actividad, tarea, subtarea, característica o tarea a controlar, frecuencia, responsables, documentos de referencia, registros, equipo. Utilizado el formato del ""Plan de la Calidad"" | ||||||||
2 | Gerente de Planta y Control de la Calidad | Garantizar la edición y codificación de todos los documentos necesarios para cumplir con el Plan de la Calidad. | ||||||||
3 | Gerente de Planta y Control de la Calidad | Elaborar el Plan de la Calidad de acuerdo a la Norma COVENIN ISO 9001:2000 | ||||||||
4 | Gerentes, jefes y coordinadores. | Supervisar y controlar la correcta ejecución de las actividades referidas en el Plan de la Calidad. | ||||||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa PYROVEN, C.A.
2. Planificación de la Producción a través del proceso de Planificación.
3. La planificación para el cumplimiento de los objetivos a través de la Planificación de los Objetivos de la Calidad.
4. La secuencia de cada uno de los procesos en los procedimientos asociados a ellos de acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos y Manual de Instrucciones de Trabajo.
1.1.3.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación (Cláusula 5.5 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
La Responsabilidad, autoridad y comunicación del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa PYROVEN, C.A incluye:
1.1.3.5.1 Responsabilidad y Autoridad (Cláusula 5.5.1 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
Como se muestra en el Organigrama de la Empresa PYROVEN, C.A., la autoridad es delegada por el Gerente General al Gerente de Planta y al Gerente de Administración y Finanzas, estos a los jefes y coordinadores de la organización. (ver figuras 2 y 3). Las responsabilidades del personal de la empresa están definidas en las descripciones de cargos, las cuales se encuentran ubicadas en los manuales de organización de cada área. Así mismo, se pueden encontrar definidas responsabilidades en las fichas de procesos. La responsabilidad para la planificación y la realización de auditorias, para informar los resultados y mantener los registros esta definida en el procedimiento "Auditorías de Sistemas de Gestión". La responsabilidad y autoridad relacionada con el tratamiento del producto no conforme están definidas en el procedimiento "Control de los Productos No Conformes ".
Figura 2: Estructura Organizativa de la Empresa PYROVEN, C.A.
Figura 3: Organigrama Posicional Dimensionado de la Empresa PYROVEN, C.A.
1.1.3.5.2 Representante de la Dirección (Cláusula 5.5.2 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
El Gerente de Planta ha sido designado por el Gerente General de la empresa PYROVEN, C.A., como el Representante de la Dirección, (ver Apéndice B), para establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para informar a la Dirección de la empresa sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora, así como también promover la toma de conciencia de los requisitos de los clientes en todos los niveles de la organización.
1.1.3.5.3 Comunicación Interna (Cláusula 5.5.3 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
Para asegurarse que se establecen procesos de comunicación apropiados en la empresa PYROVEN, C.A., para que la comunicación se efectúe considerando la eficacia del Sistema de Gestión, mantiene la escala jerárquica, tal cual lo establece el Organigrama General. Para llevar a cabo los procesos de comunicación dentro de la organización, la empresa utiliza diferentes medios tales como: Reuniones en sitios de trabajo, reuniones conducidas por la dirección en las áreas de trabajo, circulares, publicaciones internas, correo electrónico, entrevista a los trabajadores, entre otras, para mantener la comunicación entre departamentos. Cabe destacar que toda información o base de datos requeridos para el cumplimiento de los diferentes procesos es manejada a través del Sistema de Información de la empresa, cuyo manejo se explica en el procedimiento "Manejo del Sistema de Información Computarizado"
1.1.3.6 Revisión por la Dirección (Cláusula 5.6 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
La revisión por la dirección del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa PYROVEN, C.A., incluyen:
1.1.3.6.1 Generalidades (Cláusula 5.6.1 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
El Gerente de Planta como representante de la dirección de la empresa PYROVEN, C.A., conjuntamente con el nivel gerencial revisa el desempeño general del Sistema de Gestión de la Calidad, con el objeto de asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continua. Para ello, se reúne una (1) vez al mes como mínimo para la revisión por la dirección (ver tabla 15).
1.1.3.6.2 Información para la Revisión (Cláusula 5.6.2 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
El Gerente de Planta como representante de la dirección del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa PYROVEN, C.A, elabora y envía a los Gerentes de área, Jefes y Coordinadores, la agenda de reuniones la cual incluye: Resultados de auditorias, retroalimentación del cliente, desempeño de los procesos y conformidad de los productos, estado de las acciones correctivas y preventivas, acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previa, cambios que podrían afectar el sistema de gestión de la calidad; política y objetivos de la calidad, recomendaciones para la mejora. Esto con la finalidad de analizar los siguientes puntos:
Evaluación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad para el logro de la política y los objetivos estratégicos y específicos.
Evaluación y actualización constante de los requerimientos para asegurar que el Sistema sea efectivo y conveniente.
Revisión de evidencias de auditorias internas, acciones correctivas, preventivas y quejas de los clientes, en relación a defectos de productos.
Seguimiento de las acciones derivadas de las revisiones anteriores.
1.1.3.6.3 Resultados de la Revisión (Cláusula 5.6.3 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
El Gerente de Planta elabora un informe escrito en el cual se hace referencia a las pautas inspeccionadas, y las conclusiones a las que se llegaron en cuanto a las necesidades de recursos y posibles mejoras del producto y del Sistema de Gestión de la Calidad. Dicho informe es enviado al Gerente General de la empresa y una copia a cada uno de los Gerentes, Jefaturas y Coordinadores de la Organización.
Cabe destacar, que el Gerente de Planta y Control de la Calidad, inicia, si es apropiado, las acciones correctivas de acuerdo con el procedimiento de Acciones Correctivas (ver tabla 15) y el procedimientos de ""Acciones Preventivas"" que define y establece el método para la preparación, emisión, seguimiento y cierre de las Acciones Preventivas que se aplican cuando se detecta una posible No Conformidad o para prevenir la recurrencia de una No Conformidad mayor, ya sea al producto o del sistema (ver tabla 18).
Tabla 18: Aspectos Relevantes del Procedimiento para Acciones Preventivas de la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | |||||||||
1 | Gerentes, Jefes y Coordinadores | Revisar periódicamente los registros y informes de fabricación, reportes de auditorias internas, minutas de reunión con el cliente, para detectar y analizar las posibles causas potenciales de las No Conformidades. | |||||||||
2 | Gerentes, Jefes y Coordinadores | Proponer la Acción Preventiva, registrándolas en el formato "Propuesta y Seguimiento de Acción Preventiva" (ver Apéndice B ). | |||||||||
3 | Representante de la Dirección | Recibir del Gerente de Gestión y Control de la Calidad, las propuestas de Acción Preventiva para su revisión y firma. | |||||||||
4 | Gerente de Planta y Control de la Calidad | Aprobar la propuesta de Acción Preventiva y realizarle seguimiento hasta su implantación. | |||||||||
5 | Gerente de Planta y Control de la Calidad | Llenar el formato de ""Registro de Acciones Preventivas"" (ver Apéndice B). | |||||||||
1.1.4 Gestión de los Recursos (Cláusula 6 de la norma COVENIN-ISO 9001:2000)
En cuanto a la gestión de los recursos que abarcá la cláusula 6 de la norma CONVENIN-ISO 9001:2000 (ver Apéndice A), se determinó que el Sistema de Gestión de la Calidad existe un 100% de cumplimiento de acuerdo con la norma CONVENIN-ISO 9001:2000, por lo cual se analizaron los siguientes aspectos dentro de la empresa PYROVEN, C.A.:
1.1.4.1 Provisión de Recursos (Cláusula 6.1 de la norma COVENIN-ISO 9001:2000)
PYROVEN, C.A., determina y proporciona los recursos necesarios (financieros, personal, materiales, ambiente de trabajo e infraestructura) para implementar, mantener, mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad y aumentar la satisfacción de los clientes; para ello, el Gerente General prevee recursos financieros, a través del presupuesto anual, para la formación y adiestramiento del personal dedicado a diseñar, implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad; de igual manera, invierte recursos financieros para ir alcanzando los avances tecnológicos que permita a la empresa contar con un Sistema de Gestión de la Calidad mas flexible a los cambios y mucho mas fácil de manejar por los usuarios, garantizando así la satisfacción del cliente.
1.1.4.1 Recursos Humanos (Cláusula 6.2 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
1.1.4.1 Generalidades (Cláusula 6.2.1 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
En la empresa PYROVEN, C.A., el personal es el capital intelectual más importante que tiene; por lo tanto la empresa invierte en su adiestramiento, lo cual es una estrategia clave para lograr que la misión y la Política de la Calidad de la empresa, se puedan alcanzar.
1.1.4.2 Competencia, Toma de Conciencia y Formación (Cláusula 6.2.1 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
En la empresa PYROVEN, C.A., la Coordinación de Personal conjuntamente con el Gerente de Planta y el Gerente de Administración y Finanzas y Jefes de Producción, son los responsables de determinar la competencia del personal, que labora en la empresa, basadas en educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas para desempeñar las responsabilidades de los distintos cargos en la organización. Para ello la empresa, identifica las actividades que le son de competencia necesaria al personal que realiza actividades que afectan la calidad del producto. El personal que realiza tareas especificas, identificadas en las Fichas de Procesos, es calificado a través de cursos internos y/o externos y a través de charlas.
El Plan de Entrenamiento y Formación del Personal se elabora anualmente, con la finalidad de proporcionar acciones formativas al personal para cubrir las competencias requeridas y por necesidades organizacionales; las cuales están relacionadas con la calidad del producto. Las acciones formativas puntuales se reciben a través de comunicaciones donde se justifican los requerimientos y por Solicitud de Entrenamiento. La Empresa proporciona formación a través del siguiente entrenamiento:
Seguridad de planta. Antes de iniciar sus actividades de trabajo, cada nuevo empleado es instruido en la Política de Seguridad de Planta.
Visión general sobre el Sistema de Gestión de la Calidad, los tópicos cubiertos incluyen la descripción del Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa y compresión de la Política de la Calidad.
Instrucción sobre habilidades y experiencia de trabajo. Los jefes y coordinadores de áreas dan la instrucción acerca de las habilidades y experiencia requeridas para ejecutar las tareas asignadas según lo establecido en el Manual de la Organización.
El Gerente de Planta y el Gerente de Administración y Finanzas, el Jefe de Producción y Coordinación de Personal, contribuyen como parte de su responsabilidad a definir las necesidades de adiestramiento, a reforzar las habilidades utilizadas por los empleados en su trabajo, a evaluar la efectividad del adiestramiento y a entrenar al personal que ellos dirigen directamente. La eficacia del adiestramiento se mide a través de un compromiso de mejora entre el adiestrado y el supervisor inmediato, el cual es registrado en el formato de "Control de Adiestramiento" (ver Apéndice B). De igual manera son los responsables de asegurar que el personal que labora en la empresa es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo las mismas contribuyen al logro de los objetivos de la calidad mediante la ejecución de charlas de sensibilización a todo el personal, así como mantenerlos informados del cumplimiento de los planes funcionales y de las acciones de mejora.
Los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia son mantenidos por la Coordinación de Personal, como unidad responsable de la actividad de adiestramiento, y para registrar y documentar esta actividad utiliza los siguientes documentos; Ficha de Proceso de Recursos Humanos Procedimiento para "Reclutamiento, selección e inducción del personal", el cual proporcionar los lineamientos que permitan realizar, de manera confiable, el Reclutamiento, Selección e Inducción del Personal requerido (ver Tabla 19); El Procedimiento para la "Detección de necesidades de adiestramiento", el cual se utiliza para detectar las necesidades de Adiestramiento del personal de la empresa, ejecutantes de actividades que afectan la calidad y establecer el seguimiento y control del mismo. (ver Tabla 20); y El Procedimiento de "Educación y adiestramiento". De igual manera, es responsabilidad del Gerente de Planta, Gerente de Administración y Finanzas y el Jefe de Producción, conservar los registros de entrenamiento de actividades específicas y documentos aplicables a estas, que se programen y ejecuten directamente, sin la participación del proceso de personal.
Tabla 19: Aspectos Relevantes del Procedimiento para Reclutamiento,
selección e inducción del personal de la Empresa PYROVEN, C.A.,
de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | ||||||||
1 | Gerentes y Jefes de Área | Realizar la solicitud del personal requerido y enviar a la Coordinación de Personal. | ||||||||
2 | Coordinador de Personal, Gerentes y Jefes de Áreas | Recibir la solicitud de personal, analizar si el cargo vacante puede ser ocupado por algún trabajador de la empresa y informar al Gerente o Jefe solicitante para llegar a un acuerdo. | ||||||||
3 | Coordinador de Personal | Iniciar el Proceso de Reclutamiento. | ||||||||
4 | Coordinación de Personal | Recibir y Preseleccionar el Curriculum Vitae de los candidatos a ocupar el cargo, tomando como base la descripción del cargo de acuerdo al manual de la organización. | ||||||||
5 | Coordinador de Personal, Gerentes y Jefes de Áreas | Revisar Curriculum preseleccionados, entrevistar a los candidatos y hacer selección definitiva de acuerdo a sus necesidades, utilizado para ello el formato de "Oferta de Servicio" (ver Apéndice B). | ||||||||
6 | Coordinador de Personal. | Tramites de ingresos de la persona seleccionada para ocupar el cargo vacante. | ||||||||
7 | Coordinador de Personal. | Diseñar y ejecutar el programa de inducción del personal reclutado. | ||||||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa PYROVEN, C.A.
Tabla 20: Aspectos Relevantes del Procedimiento Detección de necesidades de adiestramiento de la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | |||||||
1 | Gerentes de cada área y Coordinador de Personal. | Revisar y comparar las descripciones de cargo con el perfil del trabajador que desempeñe el cargo. | |||||||
2 | Gerentes de cada área y Coordinador de Personal. | Detectar las necesidades de adiestramiento para cubrir los atributos establecidos en la descripción del cargo de acuerdo al Manual de la Organización | |||||||
3 | Gerentes de cada área y Coordinador de Personal. | Detectar las necesidades de adiestramiento (ver Apéndice B, pág. 198). y el tipo de adiestramiento en base a las debilidades encontradas en el desempeño de la labor del trabajador y solicitar a la coordinación de Personal para la capacitación del personal adscrito a su unidad. | |||||||
4 | Coordinador de Personal. | Recibir las solicitudes de capacitación de cada gerencia y preparar el programa anual de adiestramiento, tomando como base la detección de necesidades de adiestramiento. | |||||||
5 | Coordinador de Personal. | Coordinar la programación de cursos, según los requerimientos de cada gerencia. | |||||||
Continuación Tabla 20 | |||||||||
6 | Gerentes y Jefes de cada área | Recibir de la Coordinación de Personal la programación de los cursos previstos. | |||||||
7 | Gerentes de cada área y Coordinador de Personal. | Coordinar con el Gerente y jefes de cada área las actividades de capacitación del personal a su cargo de acuerdo a la disponibilidad del mismo. | |||||||
8 | Coordinador de Personal. | Informar al Gerente General los nombres de las distintas personas que requieren adiestramiento, el contenido programático y el grado de prioridad del mismo, para su aprobación. | |||||||
9 | Coordinador de Personal. | Notificar por escrito al trabajador sobre la fecha de ejecución de los cursos. | |||||||
10 | Personal Entrenado | Entregar al Coordinador de Personal una copia del certificado del curso realizado. | |||||||
11 | Gerentes y Jefes de cada área | Entrevistar al personal a su cargo, el cual propone y establece acciones de mejora en el desempeño de su labor una vez recibida la capacitación. | |||||||
12 | Gerentes y Jefes de cada área | Realizar seguimiento al adiestramiento del personal a su cargo y verificar el cumplimiento del compromiso adquirido en las acciones de mejora. | |||||||
13 | Coordinador de Personal. | Archivar el expediente del empleado copia del certificado recibido Detectar las necesidades de adiestramiento (ver Apéndice B). | |||||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa PYROVEN, C.A.
1.1.4.2 Infraestructura (Cláusula 6.3 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
La empresa PYROVEN, C.A., determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye:
Espacio Físico: Galpones de Producción, Galpones de Almacén, Áreas de Oficinas.
Equipos para los procesos: Tornos, Fresadoras, maquinas de coser, equipos de computación, Software, herramientas y otros, necesarios para garantizar para garantizar la conformidad de los productos.
El mantenimiento de la infraestructura, equipos y herramientas se lleva a cabo mediante mantenimiento preventivo y correctivo.
1.1.4.3 Ambiente de Trabajo (Cláusula 6.4 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
PYROVEN, C.A., para asegurar la influencia del ambiente de trabajo en la satisfacción y desempeño del personal, realiza actividades con la finalidad de crear un ambiente de trabajo seguro. Estas actividades toman en consideración: Las normas de seguridad, incluyendo el uso de equipos de protección, formulación y ejecución de los Programas de Seguridad Industrial en todas las áreas, ejecución de los Programas de Inspección de Higiene y limpieza, para que la conformidad del producto no se ve afectada por las condiciones ambientales.
1.1.5 Realización del Producto (Cláusula 7 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
En cuanto a la realización del producto que abarcá el capitulo 7 de la norma ISO CONVENIN 9001:2000 (ver apéndice A), se determinó que el Sistema de Gestión de la Calidad existe 100% de cumplimiento de acuerdo con la norma ISO CONVENIN 9001:2000, por lo cual se analizaron los siguientes aspectos dentro de la organización:
1.1.5.1 Planificación de la Realización del Producto (Cláusula 7.1 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
PYROVEN, C.A., planifica y desarrolla los procesos de Producción y Ventas como procesos de realización del producto. La planificación de la realización del producto es coherente con los requisitos del resto de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa. Durante la planificación de la realización del producto, la empresa determina:
Los Objetivos de la Calidad o metas a lograr para el producto, así como los requisitos del mismo.
Los documentos tales como: Procedimientos (ver Tablas 9 y 10), Prácticas Operativas (ver Tabla 11 y 12), Formatos (ver Tabla 13), el plan de la calidad (ver Tabla 16), mapa de proceso (ver fig. 1); y por último los recursos específicos para el producto.
Las tareas de verificación, seguimiento, inspección y ensayo o pruebas específicas, realizadas por control de calidad, que permite garantizar la calidad de las materias primas e insumos, así como de los materiales o productos adquiridos, en proceso o terminados así como los criterios para la aceptación de los mismos de acuerdo a los establecido en los procedimientos de control de calidad (ver Tabla 10)
El sistema computarizado de información, la documentación utilizada y los registros derivados de la aplicación de los procedimientos (ver Tabla 10 y 13), proporcionan la evidencia de que los procesos de realización y el producto cumpla con los requisitos establecidos. En los registros se identifican la función que tiene la autoridad para la liberación del producto.
El resultado de la planificación queda registrado en los diferentes planes de las actividades de realización del producto, la cual es planeada de acuerdo a las interacciones de los procesos identificadas en el mapa de proceso (ver Fig. 1 ) y en el procedimiento "Elaboración del plan de la calidad" (ver Tabla 16), lo cual abarca todo el proceso productivo de la empresa, desde la presentación de la oferta hasta el servicio postventa; además de ello, el plan de la calidad enuncia las prácticas, los medios y la secuencia de las actividades ligadas a la calidad específica del producto.
1.1.5.2 Procesos Relacionados con el Cliente (Cláusula 7.2 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
1.1.5.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto (Cláusula 7.2.1 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
La empresa PYROVEN, C.A., ha establecido actividades y tareas a través de Ventas para la determinación con los Clientes de los requisitos relacionados con los productos especificados en la solicitud de cotización, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y posventa. La Jefatura de Producción, determina los requisitos no especificados por el cliente pero que son necesarios para la utilización prevista del producto. Entre estos requisitos se encuentran los relativos a: cantidad, calidad, período de entregas, transporte.
Por su parte, el Gerente de Planta y Control de la Calidad, certifica que los productos suministrados por la empresa, cumplen con todos los requisitos establecidos en el Manual de la Calidad y los establecidos por el cliente en la Orden de Compra (O/C), la O/C es el documento o contracto que regula la negociación establecida entre la empresa y el cliente y contiene en forma clara y precisa todos los requisitos especificados por el cliente, incluyendo requisitos legales y/o reglamentarios para el producto. Además, debe determinar cualquier requisito adicional que resulte necesario o conveniente para la organización.
1.1.5.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto. (Cláusula 7.2.2 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
En la empresa PYRVOVEN, C.A., a través de Ventas conjuntamente con la Jefatura de Producción, se revisan los requisitos relacionados con el producto. Esta revisión se efectúa antes que la empresa se comprometa a suministrar el producto al cliente, debido a que la empresa no acepta ninguna orden de compra, que establezcan requerimientos que no puedan ser satisfechas.
Durante la revisión la organización se asegura que: están definidos los requisitos del producto, están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos de la orden de compra y los expresados previamente, y que la organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos. Entre estos requisitos se encuentran los relativos a: cantidad, calidad, tiempo de entrega, programas y capacidad de producción, códigos industriales especificados requerimientos especiales de empaque y envío solicitado por el cliente. Los resultados de la Revisión del Contrato o orden de compra es documentada y registrada por Ventas, que evidencian los resultados de esta revisión, así como las acciones relacionadas a la misma.
La empresa ha establecido que los pedidos verbales no serán atendidos hasta que los mismos no estén respaldados con una orden de compra que evidencie la existencia de un acuerdo entre las partes. Cualquier orden verbal o cambio a órdenes existentes serán acordados y anotados claramente en los registros del cliente antes de su aceptación. A los requerimientos del cliente, se le puede hacer seguimiento, a todas esas ordenes, mediante correspondencia confirmatoria.
Las modificaciones de los contratos u órdenes de compras son acordados, documentados y comunicados a todos los departamentos afectados, de acuerdo al procedimiento "Modificación de Contrato" (ver Tabla 21), donde se establecen los pasos a seguir para los cambios o modificaciones de los términos de una orden de compra, con el objeto de cumplir el nuevo requerimiento del cliente. Este procedimiento se extiende a todas las Ordenes de Compra (contrato) formalizados con los clientes sobre aquellos productos requieran una modificación.
Tabla 21: Aspectos Relevantes del Procedimiento ""Modificación de Contrato""
de la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | ||||||||
1 | Coordinación de Comercialización y Ventas | Recibir por escrito la solicitud de cambio a la orden de compra emitida por parte del cliente y verificar que la información suministrada por el cliente este clara y completa. | ||||||||
2 | Coordinación de Comercialización y Ventas | Analizar la solicitud de cambio, y convocar a las áreas involucradas a una reunión aclaratoria para determinar la aceptación o no de la nueva especificación o modificación. | ||||||||
3 | Coordinación de Comercialización y Ventas | Si el cambio no es aceptado, proceder a elaborar memorándum al cliente expresado las razones de la no aceptación del cambio solicitado, manteniendo el diálogo entre ambas partes. (ver Apéndice B). | ||||||||
4 | Coordinación de Comercialización y Ventas | Si el cambio es aceptado, elaborar memorándum dirigido al Gerente General con copia a la jefatura de Producción, Gerente de Planta, Control de la Calidad y Administración, especificando las modificaciones. (ver Apéndice B). | ||||||||
5 | Jefatura de Producción | Realizar la modificación, en el formato de "Control de Ordenes de Trabajo" (ver Apéndice B). | ||||||||
6 | Coordinación de Comercialización y Ventas | Si el cambio es originado por PYROVEN, C.A., Informar al cliente la naturaleza del cambio, para que apruebe o repruebe la solicitud. | ||||||||
7 | Coordinación de Comercialización y Ventas | Informar a los departamentos involucrados, si el cambio fue aprobado por el cliente. | ||||||||
8 | Jefatura de Producción | Realizar la modificación, si lo amerita en el formato de "Control de Ordenes de Trabajo" (ver Apéndice B). | ||||||||
9 | Ventas | Si la modificación no es aprobada por el cliente se anula la orden de compra o el contrato. | ||||||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa PYROVEN, C.A.
1.1.5.2.3 Comunicación con el cliente. (Cláusula 7.2.3 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
La empresa PYROVEN, C.A., mantiene una estrecha relación con sus clientes a través de las actividades de asistencia técnica realizadas por los Ingenieros de Ventas, las cuales permiten la difusión de las características y requerimientos técnicos de los productos. Además, de ello la asistencia técnica permite que exista una continua retroalimentación del cliente, incluyendo los reclamos, al mismo tiempo las quejas y reclamos de los clientes y usuarios son manejadas y controladas a través del procedimiento "Control y Seguimiento de Quejas y Reclamos"" (ver Tabla 22)
Tabla 22: Aspectos Relevantes del Procedimiento ""Control y Seguimiento de Quejas y Reclamos"" de la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | |||||||||
1 | Coordinación de Comercialización y Ventas | Visitar periódicamente a los clientes y recoger todas sus quejas en el formato "Quejas y reclamos de los clientes" (ver Apéndice B). | |||||||||
2 | Coordinación de Comercialización y Ventas | Comunicarse con el usuario o cliente directo para diagnosticar la falla detectada que presenta el producto. | |||||||||
3 | Coordinación de Comercialización y Ventas | Proponer acción correctiva y programar visita para ejecutar la misma. | |||||||||
4 | Gerente de Planta | Revisar, evaluar, y modificar, si es necesario, la acción correctiva propuesta, antes de aprobarla. | |||||||||
5 | Coordinación de Comercialización y Ventas | Realizar informe de visita técnica, en el formato "Reporte de visita técnica a clientes" (ver Apéndice B) | |||||||||
6 | Gerente de Planta y Control. de la Calidad | Hacer seguimiento y garantizar cumplimiento de la acción correctiva propuesta. | |||||||||
7 | Gerente de Planta y Control. de la Calidad | Suministrarle y solicitarle al cliente que llene el "Encuesta de satisfacción del cliente" (ver Apéndice B) | |||||||||
8 | Gerente de Planta y Control. de la Calidad | Analizar las respuestas del cliente y en función de ello proponer acciones de mejora continua. | |||||||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa PYROVEN, C.A.
1.1.5.3 Diseño y Desarrollo. (Cláusula 7.3 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
Queda excluido la cláusula 7.3 en su totalidad del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa PYROVEN, C.A., tal como lo expresa el Manual de la Calidad, debido a que no existe un proceso dentro de la organización para actividades de diseño y desarrollo, puesto que cualquier diseño o desarrollo es realizado directamente por la casa matriz Pyrotek Inc; la cual esta ubicada en la ciudad de Spokane, estado de Washington de los Estados Unidos de América.
1.1.5.4 Compras (Cláusula 7.4.1 de la Norma CONVENIN-ISO 9001:2000)
1.1.5.4.1 Proceso de Compras (Cláusula 7.4.1 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
La empresa PYROVEN, C.A., ha establecido actividades y tareas en el proceso de compras para la evaluación y el control de los productos comprados, de acuerdo con los requisitos especificados, según procedimiento de Compras (ver Tabla 23), el cual establece que todos aquellos productos, materias primas e insumos, activos entre otros que se adquieran, cumplan con los requisitos de los usuarios y las políticas económicas y administrativas de la empresa.
Tabla 23: Aspectos Relevantes del Procedimiento "Compras" de la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | ||||||
1 | Jefatura de Producción | Mantener actualizada la lista de Proveedores. | ||||||
2 | Jefatura de Producción | Recibir del usuario las requisiciones de compras aprobadas por la Gerencia correspondiente y aprobada por el Gerente General (ver Apéndice B) | ||||||
3 | Jefatura de Producción | Revisar el contenido de la requisición en cuanto al contenido y claridad de las especificaciones del material, insumos o producto a comprar y los servicios Sub-Contratados | ||||||
4 | Jefatura de Producción | Seleccionar a los Proveedores de acuerdo a listado de Proveedores aprobados | ||||||
Continuación tabla 23 | ||||||||
5 | Jefatura de Producción | Enviar la solicitud de cotización a los Proveedores selecciona- dos. (ver Apéndice B) | ||||||
6 | Jefatura de Producción | Recibir las cotizaciones vaciar la información en el formato de Evaluación de Ofertas (ver Apéndice B) | ||||||
7 | Jefatura de Producción | Elaborar la Orden de Compra, en la cual se detalla: descripción y codificación del material, producto o insumo a comprar, cantidad, especificaciones técnicas, tiempo de entrega, El tipo, clase, modelo, grado o cualquier otra identificación precisa del producto. | ||||||
8 | Jefatura de Producción | Revisar y aprobar Orden de Compra. | ||||||
9 | Jefatura de Producción | Enviar la Orden de Compra a la Gerencia de Planta para la revisión y aprobación de especificaciones técnicas y de calidad. | ||||||
10 | Jefatura de Producción | Enviar Orden de Compras a las áreas involucradas, de acuerdo a la siguiente distribución: a) Original: Proveedor; b) Copia azul: Jefatura de Producción (expediente de Proveedores); c) Copia Verde: Administración; d) Copia Rosada: Control de la Calidad; e) Copia Rosada: Almacén; y Copia Rosada: Jefatura de Producción (Consecutivo). | ||||||
11 | Jefatura de Producción | Hacer solicitud de cheque, solo si es de contado o por el 50% de adelanto. Las compras por caja chica, se efectúan sólo si el monto es menor a 400.000,00 Bs. | ||||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa PYROVEN, C.A.
Los Proveedores de todos los materiales críticos, piezas, partes sub-ensamblajes y servicios que afectan la seguridad o la confiabilidad para ser seleccionados, incluidos y mantenidos dentro de la Lista de Proveedores de la empresa, son evaluados al menos una vez al año por el Gerente de Planta, y Control de Calidad conjuntamente con el Jefes de Producción, según procedimiento "Selección y Evaluación de Proveedores" (ver Tabla 24). En este proceso se mantienen los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas.
Tabla 24: Aspectos Relevantes del Procedimiento "Selección y Evaluación de Proveedores" de la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | ||||||||
1 | Gerencia de Planta, Control de la Calidad y Jefatura de Producción | La evaluación y el comportamiento de los proveedores nuevos y habituales y el seguimiento de su gestión, se realizará a través del registro de No conformidades; según se indica en los formatos: "Evaluación de proveedores. (ver Apéndice B) | ||||||||
Continuación Tabla 24 | ||||||||||
2 | Gerencia de Planta, Control de la Calidad y Jefatura de Producción | Analizar los resultados obtenidos en la evaluación (ver Apéndice B, pág. 229 ), se clasifica a los Proveedores de acuerdo al siguiente criterio:
| ||||||||
3 | Gerencia de Planta, Control de la Calidad y Jefatura de Producción | Si por falta de opciones en el mercado se debe recurrir a una empresa de categoría C como Proveedor, se deberán complementar todos los requerimientos exigidos por el Sistema de Gestión de la Calidad implementado en PYROVEN, C.A., junto con una rigurosa inspección de recepción. | ||||||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la Empresa PYROVEN, C.A.
1.1.5.4.1 Información de las Compras (Cláusula 7.4.2 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
El Jefe de Producción como responsable de las compras, verifica que los documentos de compra: las Requisiciones de compra (ver Apéndice B) y Orden de Compra (ver tabla 23, paso 7), describen las características y/o detalles de los productos, materiales y servicios a comprar, de acuerdo a los lineamientos especificados por el área solicitante, antes de ser enviado al proveedor.
1.1.5.4.2 Verificación de los Productos Comprados (Cláusula 7.4.3 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
El Jefe de Producción como responsable de las compras, realiza inspecciones para asegurarse de que los productos, servicios, materiales y insumos comprados cumplen con los requisitos especificados en la las Requisiciones de compra (ver Apéndice B) y Orden de Compra (ver Tabla 23, paso 7).
PYROVEN, C.A., como política Interna permite que los clientes visiten las instalaciones de la empresa o la del proveedor que le suministra el material o el producto para inspeccionar y verificar que el producto cumple con los requerimientos establecidos en las Órdenes de Compra. De igual manera, cuando la empresa PYROVEN, C.A., requiere llevar a cabo verificación, en las instalaciones del proveedor, del material o producto adquirido, lo establece en la Orden de Compra o en el Contrato de Servicios adjunto a la misma la verificación pretendida.
1.1.5.5 Producción y Prestación del Servicio (Cláusula 7.5 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
1.1.5.5.1 Control de la Producción y de la Prestación del Servicio (Cláusula 7.5.1 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
La empresa PYROVEN, C.A., planifica y lleva a cabo la producción bajo condiciones controladas, las cuales incluyen:
La disponibilidad de información que describe las características del producto; corresponde a Ventas suministrar a la Jefatura de Producción toda la información requerida sobre la fabricación del Producto de acuerdo a las especificaciones del cliente.
La disponibilidad de instrucciones de trabajo requeridas en los distintos procesos se encuentran registradas en el Manual de Instrucciones de Trabajo.
El uso del equipo adecuado; Los operadores eligen las máquinas adecuadas para la realización de los diferentes procesos.
Disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medición; control de calidad selecciona los instrumentos a usar y define las cotas para realizar la inspección en cada uno de los procesos.
Implantación de actividades de liberación entrega y posventa; el procedimiento de Inspección de despacho (Ver Tabla 25), asegura que el material a despachar cumpla con los requerimientos del cliente en cuanto a calidad y cantidad, en cuanto a las actividades posventa, estas son manejadas por la coordinación de Comercialización y Ventas de acuerdo al procedimiento de Servicios de Posventa (Ver Tabla 26)
Tabla 25: Aspectos Relevantes del Procedimiento de Inspección de despacho de la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | ||||||||
1 | Almacén | Preparar para despacho (en cajas o paletas), el material que se encuentra aprobado por Control de Calidad. | ||||||||
2 | Control de Calidad | Inspeccionar el Producto de torneria, Costura en la paleta y cajas antes de flejar, y los productos de pintura en cuñetes antes de ser colocadas las tapas. | ||||||||
2 | Control de Calidad | Elaborar el formato de "Certificado de Control Final" (ver Apéndice B) | ||||||||
4 | Control de Calidad | Verificar y firmar el formato de "Certificado de Control Final" (ver Apéndice B), anexándolo a las copias de los Certificados de Calidad, al producto, cuando el cliente así lo exige. | ||||||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa PYROVEN, C.A.
Tabla 26: Aspectos Relevantes del Procedimiento de Servicios de Posventa de la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | |||||||||
1 | Coordinación de Comercialización y Ventas | Tramitar las solicitudes de servicio post venta realizadas por los clientes a través de los Representantes de Ventas. | |||||||||
2 | Gerencia de Planta, Jefatura de Producción y Control de la Calidad | Realizar la visita técnica al cliente y levantar una minuta con los puntos tratados y/o trabajos realizados. | |||||||||
3 | Coordinación de Comercialización y Ventas | Realizar visitas periódicas de seguimiento al producto y detectar necesidades que el cliente pueda presentar en lo que respecta a Asistencia Técnica. (ver Apéndice B) | |||||||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa PYROVEN, C.A.
1.1.5.5.2 Validación de los Procesos de la Producción y de la Prestación del Servicio (Cláusula 7.5.2 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000).
Se excluye del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa PYROVEN, C.A., debido a que todos los productos y su procesamiento son verificados completamente mediante inspección y ensayos en todas las etapas de la producción, es decir al inicio, en proceso y al final del mismo, no existen procesos donde las deficiencias se hagan aparentes únicamente después de que el producto esté siendo utilizado por el Cliente.
1.1.5.5.3 Identificación y Trazabilidad (Cláusula 7.5.3 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000).
La empresa PYROVEN, C.A., establece y mantiene métodos para identificar las materias primas, productos en procesos, productos terminados, insumos, a través de planos, especificaciones y otros documentos, en todas las etapas de la producción y de las entrega. La identificación del producto es mantenida y controlada mediante el procedimiento ""Identificación de Productos, Materias Primas y Insumos"" (ver Tabla 27).
Tabla 27: Aspectos Relevantes del Procedimiento de Identificación de Productos, materias primas de la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Fuente: Manual de Procedimientos de la Empresa PYROVEN, C.A.
1.1.5.5.4 Propiedad del Cliente (Cláusula 7.5.4 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000).
Se excluye del Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa PYROVEN, C.A., debido a que la organización sólo utiliza materias primas, productos o insumos, suministrados por sus proveedores aprobados, por lo tanto en los procesos no intervienen bienes que son propiedad de los clientes para ser incorporados a los suministros o a las actividades relacionadas.
1.1.5.5.5 Preservación del producto (Cláusula 7.5.5 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000).
La empresa PYROVEN, C.A. los productos o materiales son manipulados a través de los montacargas y/o carretas, dependiendo del tipo de productos, los cuales son previamente colocados en paletas, cajas o cuñetes para su protección durante la manipulación. Para almacenar el producto o material, estos son colocados en estantes en áreas designadas para tal fin, garantizando su protección contra el deterioro o daño.
Control de Calidad es responsable de evaluar periódicamente la condición del material almacenado, para garantizar la prevención de su daño o deterioro. Todos los productos y materias primas son embalados por el almacenista, apropiadamente y marcados de manera que permitan identificarlos fácilmente. En el caso de productos de torneria y costuras, se colocan en paletas y/o las cajas de madera o de cartón y están cubiertas con plástico, y los productos de pinturas en cuñetes colocados en paletas en una distribución de 10 cuñetes por paleta y cubiertos con plásticos. De igual manera, se mantienen instructivos de trabajo, para la preservación de aquellos productos y materias primas, con el objeto de contrarrestar los efectos de la temperatura o humedad.
1.1.5.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y de Medición (Cláusula 7.6 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000).
El Gerente de Planta y Control de la Calidad son los responsables de asegurar que todos los equipos utilizados para realizar las inspecciones, las mediciones y pruebas en las diferentes etapas de producción, estén controlados, calibrados y mantenidos, lo cual asegura la certificación en la precisión de cada instrumento de inspección, de acuerdo a los procesos de Metrología, de tal manera que se puedan demostrar en una forma precisa y consistente que el producto cumple con todos los requerimientos determinados, lo cual le permite a la organización de manera confiable tomar decisiones con respecto a la calidad en el proceso de producción
Una vez verificado el equipo o instrumento de medición y ensayo, se le coloca una etiqueta auto adhesiva donde se indica la fecha de calibración, responsable y fecha de la próxima calibración y es registrado en el reporte de ""Calibración de los Instrumentos de Medición"". Cabe destacar, que los instrumento de medición y ensayo son almacenados en archivos metálicos que se encuentran en una área asignada para tal fin, dentro de Control de Calidad.
Los equipos o instrumentos de medición y ensayo que no se encuentran calibrados o estén dañados, se desincorporan de uso y se colocan en un lugar definido en Control de Calidad, hasta que se disponga al respecto. De igual manera, es responsabilidad de cada persona que use dichos equipos o instrumentos, alertar o informar a control de calidad de la eventualidad de daño accidental ocasionado o de cualquier irregularidad entre las calibraciones.
1.1.6 Medición, Análisis y Mejora (Cláusula 8 de la norma ISO COVENIN 9001:2000)
En cuanto al análisis y mejora que abarcá el capítulo 8 de la norma ISO CONVENIN 9001:2000 (ver apéndice A), se determinó que el Sistema de Gestión de la Calidad existe un 100% de cumplimiento de acuerdo con la norma ISO CONVENIN 9001:2000, por lo cual se analizaron los siguientes aspectos dentro de la organización:
1.1.6.1 Generalidades (Cláusula 8.1 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
PYROVEN, C.A., Planifica e implementa procesos de seguimiento, medición, análisis necesarios para la mejora de la calidad, lo cual consiste en el establecimiento de "normas de control" que permitan garantizar que los "niveles de control", siempre que sean mejor que la competencia en calidad, costos, tiempo de entrega para los productos y procesos de la empresa. Esto a su vez permitirá demostrar la conformidad del cliente con el producto, del Sistema de Gestión de la Calidad y la mejora continua del sistema.
1.1.6.2 Seguimiento y Medición (Cláusula 8.2 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
1.1.6.2.1 Satisfacción del Cliente (Cláusula 8.2.1 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
Con la finalidad de realizar un seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de PYROVEN, C.A., a través de Venta se realizan visitas técnicas, comunicaciones directas con los clientes, se revisan quejas de clientes, empleando para ello el formato de "Encuesta de Satisfacción al Cliente"" (ver Apéndice B) y los resultados obtenidos son analizados por el del Gerente de Planta y Control de Calidad para aplicar las acciones pertinentes.
1.1.6.2.2 Auditoría Interna (Cláusula 8.2.2 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
En PYROVEN, C.A., mensualmente se realiza auditorias internas, para monitorear que todas las actividades relacionadas con la Calidad cumplen con procedimientos escritos, que permite medir la efectividad global del Sistema de Gestión de la Calidad. La auditoria es programada, dándole prioridad a las áreas de problemas potenciales, de acuerdo al procedimiento de ""Auditoría Interna del Sistema de Gestión de la Calidad"" (ver Tabla 28), este procedimiento permite asegurar el cumplimiento de la auditoria interna del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001:2000. El equipo de Auditoría Interna esta conformado por el Gerente de Planta, el jefe de Producción y Control de Calidad; esto con la finalidad que sea independiente de las áreas auditadas. Al momento de realizar las auditorías, son acompañados por un representante del área auditada.
Tabla 28: Aspectos Relevantes del Procedimiento de la Auditoría Interna del Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | ||||||||
1 | Gerente de Planta. | Planificar y Coordinar las actividades de las auditorías internas. | ||||||||
2 | Gerente de Planta. | Comunicar al Gerente General, para su aprobación la realización de la auditoria Interna del Sistema de Gestión de la Calidad. | ||||||||
3 | Gerente de Planta | Informar a los Gerentes y jefatura de las distintas áreas involucradas de la realización de la auditoria interna. | ||||||||
4 | Gerente de Planta, Jefe de Producción Control de Calidad. | Realizar la auditoría, conjuntamente con el coordinador o jefe del área involucrada, del Sistema de Gestión de la Calidad, dando cumplimiento a lo establecido en la norma COVENIN-ISO 9001:2000. | ||||||||
5 | Gerente de Planta. | Revisar las No Conformidades encontradas en las auditorias y revisar las acciones correctivas formuladas por el área afectada. | ||||||||
6 | Gerente de Planta | Elaborar informe de la revisión realizada y emitir de ser necesario, recomendaciones para la mejora continua. | ||||||||
7 | Gerente de Planta | Enviar informe de la revisión y recomendaciones al Gerente General, para su aprobación | ||||||||
8 | Área involucrada. | Iniciar acciones correctivas de ser necesario. | ||||||||
9 | Gerente de Planta y Control de Calidad. | Hacer seguimiento a la ejecución e implantación de la Acción Correctiva. | ||||||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la Empresa PYROVEN, C.A.
1.1.6.2.3 Seguimiento y medición de los procesos (Cláusula 8.2.3 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
PYROVEN, C.A., a través de cada una de la Gerencias, Jefaturas y Coordinaciones realiza seguimiento y medición de los procesos del Sistema de Gestión de la calidad de acuerdo a los Objetivos de Calidad formulados, los cuales se analizan e informan de su cumplimiento mensual a la Gerencia General. Cuando no se alcanzan los resultados planificados se llevan a cabo correcciones y acciones para asegurar la conformidad del producto de acuerdo al procedimiento ""Medición y Seguimiento de los Procesos"" (ver Tabla 29). Este procedimiento se aplica a todos los procesos tanto productivos como administrativos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad, lo cual permite demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Este procedimiento se aplica a todos los procesos tanto productivos como administrativos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad (ver Tabla 29).
Tabla 29: Aspectos Relevantes del Procedimiento de ""Medición y Seguimiento de los Procesos. "" del Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | ||||||||
1 | Gerencias, Jefatura y Coordinaciones Involucradas. | Identificar el Problema: los problemas se generan a partir de las metas de mejoras originadas de la satisfacción de las necesidades del cliente, supervivencia de la empresa y de las anomalías crónicas del trabajo del día a día. | ||||||||
2 | Gerencias, Jefatura y Coordinaciones Involucradas. | Realizar un análisis del problema, para que las características de este puedan ser reconocidas. | ||||||||
3 | Gerencias, Jefatura y Coordinaciones Involucradas. | Realzar un análisis del proceso, para determinar las causas fundamentales del problema, aplicado diagrama causa –efecto. | ||||||||
4 | Gerencias, Jefatura y Coordinaciones Involucradas. | Establecer un plan de Acción, es decir aplicar medidas con el fin de bloquear las causas fundamentales del problema. El plan de acción deberá indicar: Qué será hecho; Quién lo hará; Cuando será hecho; Donde será hecho; Porque será hecho; Como será hecho. | ||||||||
5 | Gerencias, Jefatura y Coordinaciones Involucradas. | Realizar la recolección de datos que serán utilizados para el análisis de la etapa siguiente. | ||||||||
6 | Gerencias, Jefatura y Coordinaciones Involucradas | Verificar la confirmación de la efectividad de la acción de bloqueo adoptada. Si el bloqueo no fue efectivo y la meta de mejora no fue cumplida, debemos retornar a la fase 1,2,3,4 y 5, pero antes debe emitirse un informe con la siguiente información: a) Lo que fue planeado (pasado); b) Lo que fue ejecutado (pasado); c) Los resultados (presente); d) Puntos problemáticos (presente) y e) Propuesta o plan (para resolver futuros problemas) | ||||||||
7 | Gerencias, Jefatura y Coordinaciones Involucradas | Estandarizar el trabajo repetitivo que debe ser ejecutado para alcanzar la meta, para ello se define los indicadores de gestión que se observaran y su fija estándar como nivel de control. | ||||||||
Continuación tabla 29 | ||||||||||
8 | Gerencias, Jefatura y Coordinaciones Involucradas | Diseñar procedimientos operacionales estándar necesarios para el mantenimiento de resultados. | ||||||||
9 | Gerencias, Jefatura y Coordinaciones Involucradas | Ejecutar el paso 8, cada trabajador de la empresa debe estar bien entrenado de acuerdo a los procedimientos operacionales estándar en las tareas que realiza en el día a día. El operario deberá ser entrenado en el procedimiento para la recolección de datos y su importancia para el control de procesos. | ||||||||
10 | Gerencias, Jefatura y Coordinaciones Involucradas | Verificar el paso 8, lo cual Consiste en monitorear o evaluar si la meta fue alcanzada o no, la verificación es hecha sobre el resultado final del proceso. | ||||||||
11 | Gerencias, Jefatura y Coordinaciones Involucradas | Aplicar Acción Correctiva sobre el desvío detectado (anomalía), de la siguiente manera: a) Relato de la anomalía; b) Remoción del síntoma; c) Análisis de la anomalía seguido de la adopción de contramedidas sobre las causas inmediatas y de la emisión de los relatos de las anomalías; y d) Revisión diaria, seguida de la adopción de contramedidas adicionales. | ||||||||
12 | Gerencias, Jefatura y Coordinaciones Involucradas | Se revisan todas las actividades que se han realizado para concluir y se planea el trabajo futuro. | ||||||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la Empresa PYROVEN, C.A.
1.1.6.2.4 Seguimiento y Medición del Producto (Cláusula 8.2.4 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
PYROVEN, C.A., ha identificado el proceso de Inspección y Prueba para hacer seguimiento y medir las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos de este. El seguimiento se lleva a cabo en cada etapa del proceso productivo de acuerdo con lo especificado en el plan de la calidad; para ello, se aplica el procedimiento "Medición y seguimiento del producto" (ver Tabla 30), cuyo objetivo es asegurar el seguimiento y la medición de las características del producto para garantizar que se cumplen los requisitos del mismo.
Tabla 30: Aspectos Relevantes del Procedimiento de ""Medición y Seguimiento del Producto. "" Del Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa PYROVEN, C.A., de acuerdo a los requerimientos de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000
Paso No. | Responsables | Acción | ||||||
1 | Jefatura de Producción | Describir todas las fases del proceso de fabricación de los distintos productos en las carpetas de fabricación, detallado cada una de las operaciones que se realizaran y las medidas que deben tomar tanto los operadores de fabricación, como control de calidad. | ||||||
2 | Jefatura de Producción | Colocar los sellos de control respectivos. | ||||||
3 | Jefatura de Producción | Entregar la carpeta de producción al operador | ||||||
4 | Jefatura de Producción r | Programar los equipos: Tornos, Fresadoras o Maquina de Coser de acuerdo a producto a fabricar. | ||||||
5 | Jefatura de Producción | Fabricar la primera pieza de acuerdo a la carpeta de fabricación y notificar a Control de Calidad | ||||||
6 | Control de Calidad | Medir todas las dimensiones de la primera pieza, las cuales están expresadas en la carpeta de fabricación, para verificar que el producto elaborado este dentro de los requerimientos de la carpeta de fabricación y especificaciones del Cliente. | ||||||
7 | Control de Calidad | Realizar una inspección visual para verificar si hay alguna anormalidad si la pieza que se está fabricando presenta algún tipo de desperfecto, se levanta una no conformidad. Si la pieza que está en proceso cumple con todas dimensiones y especificaciones requeridas, se aprueba y continúa el proceso de fabricación. Después que se aprueba la primera pieza las demás son inspeccionadas de acuerdo a un plan estadístico de muestreo. | ||||||
8 | Control de Calidad | Genera la acción correctiva de la no conformidad y se la entrega al Gerente de Planta. | ||||||
9 | Gerente de Planta | Revisa y aprueba la acción correctiva propuesta por control de calidad. | ||||||
Fuente: Manual de Procedimientos de la empresa PYROVEN, C.A.
Por último, en los registros se identifica la función que tiene la autoridad para la liberación del producto una vez se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas. En el caso contrario cuando corresponda, el cliente puede autorizar la liberación del producto.
1.1.6.3 Control de Producto no Conforme (Cláusula 8.3 de la Norma COVENIN-ISO 9001:2000)
En la empresa PYROVEN, C.A., la sección Control de la Calidad, es la responsable de mantener el procedimiento "Control del Producto no Conforme" (ver Tablas 31 y 32). A través de este procedimiento la empresa asegura que el producto que no cumple con los requerimientos establecidos, es identificado y separado hasta que se realice una inspección detallada y se determinen las causas de la no conformidad, esto con la finalidad que el producto sea usados o enviado al cliente.
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