Diseño de un sistema de gestión automatizado para la medición y análisis de la productividad total

Resumen

En el presente Trabajo de Grado se muestra el estudio
que tuvo como propósito el diseño de un sistema de
gestión automatizado para la medición y
análisis de la productividad total para dar respuestas a
los continuos problemas que se presentan en la Superintendencia
de Operaciones de Procesamiento de Mineral de Hierro de C.V.G
Ferrominera Orinoco C.A. Dicha superintendencia no cuenta con un
sistema que englobe toda la información referente al
comportamiento de que toman las diferentes variables involucradas
en su proceso. Para la elaboración del presente trabajo se
planteo como objetivo general diseñar de un sistema de
gestión automatizado para la medición y
análisis de la productividad total de la superintendencia
de operaciones de P.M.H en C.V.G Ferrominera Orinoco C.A. Para
ello se utilizó como modelo el subsistema de
medición y análisis de la productividad y el modelo
de productividad total. Se procedió de la siguiente
manera: a) Revisión y análisis de las referencias
bibliograficas, b) diagnostico la situación actual de la
Superintendencia de Operaciones de P.M.H en torno a: entradas y
salidas de los procesos, actividades, control de gestión,
manejo de información y recursos, c) Determinación
de los requerimientos de los usuarios, para incorporarlos al
nuevo sistema, d) Identificación los factores que afectan
la productividad, e) Definir los indicadores de gestión,
f) Desarrollar el sistema propuesto, elaborando un prototipo, que
satisfaga los requerimientos de la Superintendencia, g)
Elaboración del manual del usuario con el objeto de llevar
un registro detallado de los procesos que conforman el sistema
desarrollado. El estudio se enmarcó dentro de las
líneas de investigación de Calidad y Productividad
por cuanto el diseño del sistema de gestión
automatizado para la medición y análisis de la
productividad total que se elaboró con este estudio tiene
como finalidad proveer información sobre el valor que
toman los diversos indicadores de gestión y su
comportamiento en el tiempo, así como también
suministrar información que permita orientar las
decisiones dirigidas explícitamente a mejorar la
productividad, así como evaluar la eficacia de dichas
decisiones.

PALABRAS CLAVES: Sistema, Gestión,
Indicadores, Productividad.

Introducción

C.V.G Ferrominera Orinoco C.A., empresa del Estado
Venezolano, tiene como responsabilidad la explotación de
la industria del mineral de hierro y derivados con productividad,
calidad y competitividad, de forma sostenible y sustentable, para
abastecer oportuna y suficientemente a la industria
siderúrgica nacional y aquellos mercados internacionales
que resulten económicos y estratégicamente
atractivos, garantizando la rentabilidad de la empresa y
contribuir al desarrollo económico del
país.

La participación de la Superintendencia de
Operaciones de Procesamiento de Mineral de Hierro (P.M.H) en la
empresa, está basada en aseguramiento del cumplimiento de
los programas de producción establecidos por la gerencia
de P.M.H., tanto en los procesos de producción como en el
de transferencia y despacho en términos de calidad,
oportunidad y costos. Actualmente la Superintendencia de
Operaciones de P.M.H., está constituida por dos (2)
Jefaturas: la Jefatura de Turno Operaciones y la Jefatura de
Área Servicio de Limpieza, cada una de ellas dividida en
unidades.

En la actualidad la tecnología de la
información ha aumentado la complejidad y la velocidad de
respuesta, por lo que la planeación estratégica y
un control equilibrado tienen gran importancia para hacer que la
dirección de las áreas funcionales concuerde con
los objetivos de la empresa en su conjunto. La consecuencia de
ello es una constante demanda de información confiable y
oportuna por parte de los directivos. Un sistema de
medición y análisis de la productividad requiere
que dicha demanda sea satisfecha por dicho sistema.

La Superintendencia de Operaciones P.M.H, ha propuesto
optimizar su gestión a partir de la utilización de
herramientas que le permitan controlar la información y
manejarla de forma automatizada y continua, como lo es un sistema
de gestión automatizado para la medición y
análisis de la productividad total, el cual englobe toda
la información sobre el valor que toman los diversos
indicadores de productividad y su comportamiento en el tiempo,
suministrar información que permita orientar las
decisiones dirigidas explícitamente a mejorar su
gestión, así como, evaluar la eficacia de sus
decisiones.

En este Trabajo de Grado, se utilizó como modelo
la estructura básica de los sistemas de medición y
análisis de la productividad y el modelo de productividad
total. Para ello se procedió de la siguiente manera:
revisión y análisis de las referencias
bibliográficas, diagnostico de situación actual de
la Superintendencia de Operaciones de P.M.H en torno a: entradas
y salidas de los procesos y actividades, elaboración del
diseño del sistema de gestión automatizado para la
medición y análisis de la productividad total y por
ultimo elaboración del informe final.

Este es una investigación no experimental que en
su primera fase es descriptivo y en su segunda fase es aplicado,
partiendo del diagnostico de la situación actual, se
desarrolló conceptualmente un sistema de gestión
automatizado para la medición y análisis de la
productividad total en la Superintendencia de Operaciones de
P.M.H perteneciente a la empresa C.V.G Ferrominera Orinoco
C.A.

El correcto uso del Sistema de Gestión
automatizado para la medición y análisis de la
productividad total propuesto, le permite a la Superintendencia,
evaluar su desempeño, conocer las causas de las
desviaciones que se presenten, así como también le
garantiza la toma de decisiones de manera oportuna y
efectiva.

Este Trabajo de Grado consta de los siguientes
capítulos: Capítulo 1: donde se expone el problema
objeto de este estudio. Capítulo 2: en él se expone
los aspectos teóricos, donde se desarrolla los aspectos
referidos a la revisión de literatura, bases
teóricas, sistema de preguntas de investigación y
sistemas de operacionalización de las variables que
sustentan el estudio. En el capítulo 3: se explica el
diseño metodológico bajo el cual se
desarrolló este estudio. En el Capítulo 4: Se
describe la situación actual de la Superintendencia de
Operaciones de P.M.H. En el Capítulo 5: se presenta el
diseño del sistema de gestión automatizado para la
medición y análisis de la productividad total
propuesto y finalmente se presentan las conclusiones,
recomendaciones, bibliografía, apéndices y
anexos.

CAPÍTULO 1

El
problema

Los sistemas de medición y análisis de la
productividad, representa para las organizaciones el sistema de
información para gerenciar la productividad, este objetivo
no tendría sentido sino se llevan a cabo las mediciones
correspondientes. Sin embargo, hay que tener muy en cuenta que
para mejorar la productividad, hay que gerenciarla y para
gerenciarla efectivamente, se debe controlar, dicho control debe
ser consistentemente por lo cual requiere medirse y definirse con
precisión, para que esto ocurra se debe
cuantificar.

Las organizaciones tienen la responsabilidad de
determinar el comportamiento de sus procesos, el nivel de
desempeño e incidencia de factores que puedan afectar su
producción, es por ello que se requieren el uso de
indicadores que les permitan medir y evaluar el desempeño
total de la organización, dicha magnitud, al ser comparada
con algún nivel de referencia permite conocer la
desviación entre el valor programado y el alcanzado, con
la finalidad de tomar acciones necesarias, bien sean preventivas
o correctivas para ir hacia la mejora los resultados que
garanticen su continuidad operativa.

Una organización, departamento o unidad
funcional, puede contar con muchos datos, sobre las causas de un
efecto o fenómeno relacionado con su proceso productivo,
pero si no se tiende a clasificarlos, a estudiar su frecuencia,
aislar los principales y establecer sus relaciones, con la
finalidad de poner bajo control el proceso de mejorar su
desempeño de poco servirán dichos datos sin una
medición oportuna.

C.V.G Ferrominera Orinoco C.A., empresa tutelada del
holding de la Corporación Venezolana de Guayana (CVG), es
la encargada de realizar la explotación, procesamiento y
comercialización del mineral de hierro y sus derivados, ya
que es la responsable de toda la actividad minera del Hierro en
el territorio nacional, para satisfacer oportunamente con sus
productos a la industria siderúrgica tanto nacional como
internacional. Sus negociaciones de ventas se han extendido desde
Europa, América del Norte, Asia y Venezuela, contando con
un número aproximado de veinticinco (25) clientes, siendo
los principales: CORUS UK, COROS STAAL, ACERALIA, SIDMAR Y
KREMIKOVTSI En Europa. NIPÓN KOKAN (NKK) En Asia y SIDOR,
ORINOCO IRON, COMSIGUA, VENPRECAR, OPCO, MATESI y La PLANTA DE
PELLAS de la propia Ferrominera en Venezuela, contribuyendo
así de esta manera a la consolidación del Complejo
Siderúrgico de Ciudad Guayana.

Para Ferrominera, el posicionamiento alcanzado
actualmente en mercados globalizados y altamente competitivos, ha
requerido de la puesta en marcha de altos niveles de calidad y
productividad que estimulen y hagan posible encontrar iniciativas
que lleven al interior de sus unidades productivas, medidas que
les permitan mejorar su gestión de manera de lograr ser
los más eficientes posible en la gestión de los
recursos y procesos internos. Por ello, asume el reto de ser una
empresa de clase mundial obteniendo la re-certificación
bajo el enfoque de la norma Covenin ISO 9001:2000 en todos sus
procesos, meta que alcanzó en abril del 2.004. La ISO
9001:2000 le garantiza a Ferrominera un funcionamiento
óptimo en todos sus procesos, a través del
mejoramiento continuo de la eficacia del Sistema de
Gestión de la Calidad.

Para cumplir a cabalidad con sus planes de
producción y comercialización y venta, consta de
dieciséis (16) gerencias, entre las cuales se encuentra la
Gerencia de Procesamiento de Mineral de Hierro (P.M.H), la cual
cuenta con la Superintendencia de Operaciones P.M.H, que es la
encarga de asegurar el cumplimiento de los programas de
producción establecidos por la gerencia de P.M.H., tanto
en los procesos de producción como en el de transferencia
y despacho en términos de calidad, oportunidad y
costos.

Las actividades del proceso productivo produce una gran
cantidad de información la cual es manejada por la
Sección de Control de Gestión, adscrita a la
gerencia de P.M.H, para ello genera indicadores de gestión
básicos de los procesos, dentro de los cuales se puede
mencionar: el grado de disponibilidad de un equipo
(mecánica, operacional, uso efectivo del mismo),
relación horas trabajadas, disponibilidad del sistema,
vagones volteados, toneladas de mineral triturado, toneladas de
mineral cernido, toneladas de mineral apilado, costos unitario,
toneladas/horas-hombres, entre otros. Sin embargo, dentro de la
Superintendencia de Operaciones, la evaluación y
medición del desempeño, productividad del recurso
humano, así como también, indicadores que permitan
medir los índices de seguridad industrial dentro de las
distintas áreas que conforman la Superintendencia, se
evalúan de manera muy subjetivas, ya que para los mismos
no se ha desarrollado medios cuantificables para ser medidos,
verificados y evaluados a través de datos y
gráficas. Aunado a esto no se evalúa la
productividad laboral en los diferentes turnos.

La productividad requiere su propio sistema de
medición y análisis el cual relacione y vincule
todos los niveles de la empresa bajo un mismo enfoque y lenguaje
homogéneo. En ese sentido, la Superintendencia de
Operaciones de P.M.H no posee: a) un sistema de medición y
análisis de la productividad, donde el mismo incluya la
medición de requerimientos unitarios (mano de obra,
números de accidentes, ausentismo, sobretiempo, entre
otros), a este nivel requiere indicadores de productividad
expresados en términos físicos, b) indicadores de
productividad laboral que constituya la referencia para comparar
y evaluar los resultados que se obtienen en la ejecución,
esto es, la productividad real, c) indicadores que reflejen el
comportamiento de los grupos de trabajo, d) indicadores que
reflejen la productividad total.

La situación anteriormente planteada
conllevó a la realización del presente estudio que
permitió dar respuesta al siguiente planteamiento
problemático: La desinformación existente sobre el
uso y manejo de la información generada en la
Superintendencia de Operaciones de P.M.H, a la hora de la toma de
decisiones, aunado a esto, la carencia de indicadores que midan
la productividad, la necesidad de conocer la productividad
laboral y la productividad total de la misma, esta influyendo en
la gestión de la unidad, ya que no poseen un sistema de
gestión automatizado que le permita medir, controlar y
analizar su gestión que constituya una base sólidas
para que la Superintendencia pueda volcar sus esfuerzos hacia una
mejor utilización de los recursos, para mantener y
incrementar los márgenes de beneficios, orientados hacia
el logro del mejoramiento sostenido de la productividad, esta
problemática trajo como consecuencia la realización
de esta investigación a fin de diseñar un sistema
de gestión automatizado para la medición y
análisis de la productividad total para la
Superintendencia de Operaciones P.M.H, el cual satisfaga todas
las debilidades que actualmente posee.

Esta investigación es importante, debido a que le
proporciona a la Superintendencia de Operaciones P.M.H, un
sistema de gestión automatizado el cual permite tomar
decisiones adecuadas, bien sea para corregir restableciendo la
estabilidad deseada del sistema, prevenir y tomar decisiones
antes que se produzca la anormalidad deseada o más
aún, para diseñar incorporando elementos que
impidan que las características deseadas se salgan fuera
de los limites de control.

El sistema de gestión automatizado para la
medición y análisis de la productividad total,
permite estudiar la estructura de los indicadores formulados y
las causas de sus comportamiento de tal manera de poder
identificar oportunidades de mejoras especificas y mostrar los
efectos que tienen sobre la productividad y proporcionar
información para orientar la toma de decisiones en cuanto
a productividad se refiere.

Simultáneamente, estará dirigido a
recopilar y organizar datos que ayuden a encontrar respuestas a
las siguientes interrogantes: ¿Qué valores toman
los diversos indicadores?, ¿Cuál es el
comportamiento en el tiempo de los indicadores?,
¿Cuál es la productividad de los diferentes turno?,
¿Cuál es la productividad mensual, semestral y
anual de la Superintendencia?, ¿Cuál es la
productividad total de la Superintendencia?, ¿Cuál
ha sido el porcentaje de cumplimiento de las metas establecidas?,
¿Cuánto a sido el número de accidentes
registrados en el mes?, toda esta información se genera y
se actualiza diariamente con la finalidad de obtener un resumen
del comportamiento que ha tenido los procesos que se llevan a
cabo en la Superintendencia en los diferentes turno en las cuales
labora, y con ello servir de forma rápida y eficiente al
proceso de toma de decisiones dentro de las áreas
dependientes de la Superintendencia.

La investigación se realizó en cada unidad
adscrita a la Superintendencia de Operaciones de P.M.H, dentro de
las cuales abarca: Jefatura de Turno Operaciones
(Supervisión de Operaciones – Línea de
Producción y Supervisión de Operaciones –
Línea de Transferencia y Despacho) y a la Jefatura de
Área Servicio de Limpieza (Supervisión de Limpieza
– Línea de Producción y Supervisión de
Limpieza – Línea de Transferencia y Despacho), la misma
incluye el proceso seguido y el personal asignado.

Para el desarrollo del sistema propuesto se
utilizó la herramienta para desarrollo en Windows como lo
es Excel, a fin de garantizar una excelente interacción
con los demás sistemas existente en la empresa, logrando
obtener un sistema confiable, flexible, de fácil manejo y
en consecuencia sirva como una herramienta en el proceso de toma
de decisiones en la Superintendencia.

El estudio que se expone en el presente trabajo de grado
se desarrollo a través de una investigación no
experimental, que en su primera fase es descriptiva y en su
segunda fase es aplicada, ya que permitió el diseño
un sistema de gestión automatizado para la medición
y análisis de la productividad total de la
Superintendencia de Operaciones P.M.H en C.V.G Ferrominera
Orinoco C.A.

La situación anteriormente planteada sirve de
sustento para el desarrollo del presente trabajo de grado, cuyos
objetivos de presentan a continuación.

1 OBJETIVOS

A continuación se presentan los objetivos que
fueron logrados en el presente estudio:

1.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un sistema de gestión automatizado
para la medición y análisis de la productividad
total de la Superintendencia de Operaciones de Procesamiento de
Mineral de Hierro en C.V.G Ferrominera Orinoco C.A.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.2.1 Analizar los fundamentos teóricos sobre
productividad total, indicadores de gestión, sistemas de
control de gestión, indicadores y sistemas de
medición y análisis de la productividad.

1.2.2 Diagnosticar la situación actual de la
Superintendencia de Operaciones de P.M.H en torno a: entradas y
salidas de los procesos, actividades, control de gestión,
manejo de información y recursos.

1.2.3 Identificar los factores que afectan la
productividad en la Superintendencia de Operaciones de
P.M.H.

1.2.4 Determinar los requerimientos de los usuarios,
para incorporarlos al sistema de gestión
propuesto.

1.2.5 Realizar los diferentes diagramas de flujo de
datos del sistema de gestión propuesto.

1.2.6 Definir los indicadores de gestión que
permitan medir las diferentes variables que intervienen en las
actividades de la Superintendencia de Operaciones
P.M.H.

1.2.7 Diseñar el sistema de gestión
propuesto, elaborando un prototipo, que satisfaga los
requerimientos de los usuarios.

1.2.8 Elaborar el manual del usuario del sistema de
gestión propuesto.

CAPÍTULO 2

Marco
teórico

En el presente capítulo se expone la
revisión de la literatura, las bases teóricas, el
sistema de variables y las preguntas de investigación que
permitieron la evaluación de la situación actual de
la Superintendencia de Operaciones de P.M.H de C.V.G Ferrominera
Orinoco C.A., y fundamentaron el diseño del sistema de
gestión automatizado para la medición y
análisis de la productividad total.

1 REVISIÓN DE LITERATURA

La primera vez que se menciono la palabra productividad
a nivel mundial fue en un artículo del periódico
estadounidense Quesnay en el año de 1.776. Desde ese
entonces, surgieron definiciones más concretas como la
expresada por Littre quien definió la productividad en el
año de 1.883 como: Facultad de producir. No fue sino mucho
tiempo después cuando la productividad fue adquiriendo un
sentido económico exacto ya para los inicios del siglo XX,
fue en ese entonces que obtuvo un significado preciso, se
definió: como una relación entre lo producido y los
medios empleados para hacerlo.

En 1.946, MEASURES GLOBALES OF PRODUCTIVITY(1)
reveló que el 50 porciento de las empresas estadounidenses
cuentan con los elementos necesarios para medir y analizar su
productividad, y la mitad que sí podría medirla no
lo hace.

La productividad no se desarrolló en forma igual
en todos los países y todas las

regiones. A partir de 1.950 en Europa, la
ORGANIZACIÓN PARA LA COOPERACIÓN
ECONÓMICA EUROPEA(2) se dedicó integralmente a
promover el conocimiento sobre productividad, ofreciendo
así una definición más formal de la
productividad: Productividad es el cociente que se obtiene de
dividir la producción por uno de los factores de la
producción.

Tras años de investigación sobre el
incremento de la productividad, llevaron a un gran número
de organizaciones y expertos ha determinar por qué las
empresas persiguen medir su productividad, lo que ha originado,
la aparición de diversas teorías o planteamientos
que posteriormente han ido evolucionando con el tiempo. Esto
trajo como consecuencia, que las empresas estén utilizando
herramientas o sistemas de control de gestión basado en
indicadores para observar el comportamiento que han tenido en un
determinado período.

En la década de los 80, la productividad fue la
palabra de moda, para aquel entonces ya que la misma era
utilizada tanto a nivel industrial como en la rutina diaria de
las personas. Actualmente la productividad ha tomado un nuevo
auge dentro de las organizaciones, se considera que el
mejoramiento de la productividad es el motor que esta
detrás del progreso económico y de las utilidades
de una organización, como parte esencial para incrementar
los salarios y el ingreso personal. Esta estrechamente
relacionada con la calidad vida de la personas, es por ello que
un país que no persiga las posibilidades de mejorar su
productividad a la larga redundara en la reducción de su
estándar de vida.

En Venezuela, específicamente en las empresas, la
calidad y productividad son frecuentemente consideradas como dos
temas marcadamente diferentes, con muchos significados y hasta
cierto punto la productividad no se define ni se mide. El
término de productividad comienza a generalizarse debido
al proceso de perfeccionamiento empresarial, donde empresas tanto
públicas como privadas, comienzan a trazarse estrategias
en todos los sistemas que conforman sus procesos claves, los
mismo están compuestos con el objetivo de ser eficientes,
eficaz y cada vez más competitivo.

En el ámbito local, son muchas empresas han
tomado conciencia paulatinamente sobre los beneficios que aportan
los sistemas de gestión a la gerencia aportándoles
información actualizada y oportuna de sus indicadores, ya
que estos les permiten mejorar sus procesos de toma de decisiones
y la aplicación de acciones correctivas al presentarse
cualquier desviación del proceso.

C.V.G Ferrominera Orinoco C.A., no escapa de ese entorno
para lograr mantener su nivel de competitividad en el mercado,
requiere suministrar sus productos de forma óptima en
términos de calidad, oportunidad y costos, para la
consecución de estos objetivos ha requerido estudio de
aplicación de la productividad, los cual se cita a
continuación:

ORTIZ (1.998)(3), desarrollo el diseño de
un sistema de medición y análisis de la
productividad en C.V.G Ferrominera Orinoco C.A, el cual expresa
el funcionamiento de los procesos de tres (3) de las gerencias
operativas (Minería, Ferrocarril y P.M.H) de la empresa,
en términos de relación insumo-producto, la
formulación por unidad de análisis de los
indicadores de productividad más adecuados para cada
proceso y la determinación de sus valores
planeados.

MORALES (2.001)(4), desarrollo un subsistema de
estadísticas generales y específicas del sistema
informático de gestión administrativa de la
gerencia de sistema C.V.G Ferrominera Orinoco C.A, el cual fue
creado para controlar óptimamente la construcción y
manejo de indicadores estadísticos del sistema integral de
gestión administrativa para ofrecer información
relevante y actualizada acerca de las actividades diarias del
departamento de apoyo a usuarios y redes, perteneciente a la
gerencia de sistema de Ferrominera.

En el año 2.004, la Gerencia de Sistema de
Ferrominera Orinoco, a través de PINTO(5),
desarrollo el sistema de generación de indicadores de
gestión, el cual facilita a la gerencia, así como a
los departamentos, unidades o analistas, dependientes de esta,
obtener indicadores estadísticos tabulados y
gráficas de los sistemas de información recibidos y
atendidos por la gerencia de sistema en un lapso de tiempo
determinado, así como mostrar su evolución en
cuanto al cumplimiento de las metas establecidas.

La diferencia entre la primera referencia anteriormente
citada con respecto al presente estudio es que fue realizado con
la finalidad de establecer un sistema que emitiera el
funcionamiento de los proceso solamente en tres (3) gerencias
operativas de la empresa, a través de un análisis
de la relación insumo-producto, el cual permitió
estudiar la estructura de los indicadores y las causas de su
comportamiento.

Entre tanto, el segundo y tercer estudio fueron trabajos
realizados específicamente para la gerencia de sistema,
con la finalidad de controlar la construcción, manejo de
indicadores para agilizar los procesos administrativos y
operacionales referentes a recopilación,
organización y cálculos de datos, permitiendo de la
minimización de los procesos manuales, logrando obtener
respuesta en el tiempo requerido y con la calidad exigida,
favoreciendo así al personal que labora en la gerencia de
sistema en el manejo de la información recopilada trayendo
como beneficio el incremento de la eficiencia
operativa.

La principal diferencia es que el presente trabajo de
grado, se centra solamente en una unidad específica de la
empresa, como lo es la Superintendencia de Operaciones P.M.H, por
posee procesos claves y estar estrechamente vinculada al proceso
productivo de la empresa, este estudio se realizo el
diseño de un sistema de gestión automatizado para
la medición y análisis de la productividad total,
haciendo uso de la estructura básica de un sistema de
medición y análisis de la productividad, enfocada
en el subsistema de medición y análisis en las
diversas unidades de la empresa, y el modelo de productividad
total, el diseño del sistema suministra información
confiable y oportuna sobre el comportamiento que toman los
distintos indicadores de gestión, los factores que afectan
su productividad, la productividad laboral en cada turno, cual ha
sido su productividad total, toda esta información
suministrada le permite a la Superintendencia volcar sus
esfuerzos hacia una mejor utilización de los recursos
disponibles, conllevando a mantener e incrementar su
productividad, orientados las decisiones destinadas a mejorar la
productividad, así como, evaluar la eficacia de dichas
decisiones.

2 BASES TEÓRICAS

2.1 Concepto de Productividad

Productividad no se refiere a la producción, no
es despachar el producto tan pronto como sea posible sin tomar en
consideración la seguridad y calidad del mismo, tampoco es
el desempeño, ni los resultados esperados, estos aspectos
anteriormente nombrados tan solo forman parte del componente del
esfuerzo de productividad. Es muy común que la
mayoría de las personas asocien el término de
productividad con producción y manufactura, porque
precisamente en este punto es donde se hace más visible,
tangible y medible.

Según SUMANTH (citado por Sánchez.
2.001)(6), define la productividad como:

El cociente que se obtiene al dividir la
producción por uno de los factores de producción.
De esta forma es posible hablar de la productividad del capital,
de la inversión de la materia prima según si lo que
se produjo se toma en cuenta respecto al capital, a la
inversión o a la cantidad de materia prima,
etc.

PORTER (citado por Alzate. 2.002)(7)
señala que: "La productividad debe ser la base para
llevar la idea de humanidad al proceso de
producción".

Mientras que KOPELMAN (citado por Alzate.
2.002)(8) define la productividad como: "La relación
que existe entre algunas salidas y algunas entradas del
sistema".

De acuerdo con definiciones anteriormente citadas y para
efecto del presente estudio se entenderá el concepto de
productividad como: Medida del uso óptimo de los recursos
de la Superintendencia de Operaciones de P.M.H, para el logro de
un conjunto de resultados. El logro de este conjunto de
resultado, es la efectividad con que se cumple la misión o
un logro planificado sin tomar necesariamente en cuenta los
costos incluidos. El uso óptimo de los recursos, es la
eficiencia con que se logran los resultados, con el costo
mínimo de éstos recursos.

El enfoque sistémico incluido en esta
conceptualización, permite evaluar cualquier proceso o
actividad de transformación de bienes o de
prestación de servicios, que se llevan a cabo dentro de la
Superintendencia, identificando las variables de entrada
(recursos utilizados) y las variables de salidas (recursos
obtenidos).

2.2.1 Tipos de productividad

2.2.1.1 Productividad parcial

Es la razón entre la producción obtenida y
un solo tipo de insumo. Según PORTER (citado por
Alzate. 2002)(9) define a la productividad parcial como: "El
cociente entre la producción y la cantidad de uno de los
factores utilizados". La productividad parcial se calcula
para un periodo específico, mide la eficiencia de las
operaciones en ese plazo, o se puede comparar con otros
porcentajes según transcurra el tiempo, como una medida de
los avances o retrocesos de la productividad. La productividad
parcial cuenta con las siguientes ventajas: a) permite conocer el
desempeño de cada factor individual, b) es de fácil
compresión, c) la obtención de datos es igualmente
fácil, d) permite calcular fácilmente los
índices de productividad. Dentro de sus limitaciones
están: a) no permite visualizar el aumento en los costos
totales, b) tiende a señalar a las áreas no
controladas como responsable de problemas de
productividad.

2.2.2.1 Productividad total

La productividad total resulta una herramienta de
diagnostico valiosa a nivel de

unidad operativa o de la empresa, una familia de
productividades parciales puede ser una herramienta prescriptiva
para el mejoramiento de la productividad. PORTER (citado
por Alzate. 2002)(10) indica que: "La productividad total, se
define como el cociente entre la producción total y la
suma de todos los factores incluidos en el proceso
productivo". El cálculo de la productividad total
exige agregar diferentes factores, lo cual introduce una
dificultad extra. Para poder sumar factores diferentes, una
alternativa es sumar directamente las unidades físicas,
sumar los valores del stock o del flujo de cada factor, o una
combinación de unidades físicas y monetarias,
dependiendo de la información disponible.

La productividad total cuenta con las siguientes
ventajas: a) refleja el panorama económico real de la
empresa. b) ayuda de manera efectiva a los gerentes, c) se
relaciona con los costos. Entre sus principales limitaciones
están: a) posee dificultad en la recolección de
datos a nivel de producción y cliente, b) no utiliza los
factores intangibles de la producción e insumos, c) el
cálculo exige agregar diferentes factores, lo cual
introduce una dificultad extra.

2.3 FACTORES DE PRODUCTIVIDAD EN UNA
ORGANIZACIÓN

Los factores de productividad de una organización
son aquellos que determinan el valor que pueden tomar sus
diferentes indicadores de productividad. Si se plantea mejorar la
productividad es requisito indispensable identificar primero
tales factores. Los factores de la productividad pueden ser
agrupados de diversas maneras. Una clasificación puede
ser, por ejemplo, factores tecnológicos (capacidad de
producción determinada por las maquinarias y equipos,
diseño de productos y procesos); factores técnicos
– organizativos (los diversos sistemas administrativos,
métodos, normas y procedimientos que existen en la
organización) y los factores motivacionales.

Los niveles de productividad están determinados
por un conjunto de factores: la capacidad de maquinarias y
equipos, el diseño de los productos y los procesos, los
métodos de trabajo existente, las normas y procedimientos,
los conocimientos y habilidades del personal, las
características cualitativas de los materiales. Así
como otros que impiden cumplir en un momento dado con los niveles
estándar de productividad.

2.4 MEDICION EN LA EMPRESA

La medición permite planificar con mayor certeza,
confiabilidad y discernir con mayor precisión la
oportunidades de mejora de un proceso dado, además de
explicar como han sucedido los hechos. Según el
DICCIONARIO ENCICLOPÉDICO UNIVERSAL AULA (1998)(11)
define medición como: "Acción y efecto de
medir", sin medición es imposible adelantar con
rigurosidad y de manera sistemática las actividades del
proceso de mejoramiento: evaluar, planificar, diseñar,
prevenir, corregir, mantener e innovar.

2.4.1 Medición y conocimiento

La medición permite que se pueda comparar una
cosa con otra, lo cual ayuda a planificar con mayor certeza y
confiabilidad. Es necesaria e indispensable para conocer a fondo
los procesos ya sean administrativos o técnicos, de
producción o de apoyo que se dan en la empresa y para
gerenciar su mejoramiento acorde con la exigente competencia
actual.

2.4.2 Criterios de mediciones
significativas

Entre los criterios de mediciones significativas
están: a) validez: refleja con precisión los
cambios en la productividad, b) totalidad: toma en cuenta todos
los componentes, tanto de la producción como del insumo,
de un determinado índice de productividad, c)
comparabilidad: permite la exacta medición del cambio en
la productividad entre un período y otro, d) exclusividad:
toma en cuenta y mide por separado la productividad de todas las
actividades, e) oportunidad: asegura que la información se
comunica a los directivos con suficiente prontitud para que
puedan tomarse las acciones correctivas en cuanto surgen los
problemas, f) efectividad en costos: consigue mediciones de modo
que cause el menor número de interrupciones a los procesos
productivos continuos de la organización.

2.5 ATRIBUTOS DE UNA BUENA
MEDICIÓN

2.5.1 Pertenencia

El grado de pertinencia debe revisarse
periódicamente por la relatividad en el uso de recursos,
las capacidades disponibles y la dirección que se tenga en
un momento determinado.

2.5.2 Precisión

Refleja la magnitud del hecho que se desea analizar o
confirmar. Para ello, se debe tener en cuenta una buena
definición operativa, donde estén fijadas con
claridad las características de las unidades de escala de
la medición, el número y la selección de las
muestras, el cálculo de las estimaciones, las holguras o
tolerancias, un buen instrumento y un aseguramiento de que el
dato arrojado por el instrumento de medición sea bien
registrado por la persona encargada.

2.5.3 Oportunidad

La medición como información que es debe
darse en el momento y en el espacio mismo en que se requiere,
para que permita corregir y prevenir debilidades en los sistemas,
así como diseñar elementos que accedan a
mantenerlas dentro de las tolerancias permitidas.

2.5.4 Confiabilidad

Ofrece la seguridad a la gerencia de que lo que se mide
ya es la base adecuada

para la toma de decisiones y la que hace que las
mediciones en las organizaciones no se hagan una sola vez, por
esa necesidad periódica de confirmar su validez con
auditorias permanentes que permitan detectar deformaciones en las
lecturas de los instrumentos, en las tolerancias, las
frecuencias, en las definiciones operativas.

2.5.5 Economía

La proporcionalidad entre los costos de la
medición y los beneficios obtenidos por ella, deben ser
importantes, sin detrimento en un momento dado de la calidad o la
productividad. Para obtener economías y
retroalimentaciones inmediatas, es buena política que el
ejecutor de los procesos sea la misma persona que haga la
medición.

2.6 INDICADOR DE GESTIÓN

Es la forma particular (normalmente numérica) en
la que se mide o evalúa cada uno de los criterios. Un buen
indicador tiene la ventaja de que comunica con claridad los
objetivos estratégicos, motiva y centra los esfuerzos de
todos y sobre todo permite saber por dónde
vamos.

Según SUMANTH (citado por Sánchez.
2001)(12) define a los indicadores de gestión
como:

Expresión cuantitativa del comportamiento o
desempeño de una empresa o de un departamento, cuya
magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia
permite conocer la desviación entre el valor programado y
el alcanzado, a fin de tomar las acciones necesarias y mejorar
los resultados que garanticen la continuidad operativa de la
organización.

De acuerdo con el autor anteriormente citado, los
indicadores de gestión permiten analizar que tan bien se
está administrando la empresa o unidad, en áreas
como uso de recursos, cumplimiento del programa, errores de
documentos. Para crear un indicador de gestión, es
necesario contar con los siguientes elementos: definición,
objetivos, niveles de referencia, responsabilidad, puntos de
lectura, periodicidad, sistema de procesamiento y toma de
decisión, las consideraciones de gestión. Cada vez
que se establecer un indicador nuevo o se revisan los existentes,
se debe chequear los anteriores elementos para garantizar su
adecuado uso.

2.6.1 Definición de indicador

Expresión conceptual y matemática que
determina el estado de la característica o hecho que se
desea controlar. La definición debe ser expresada de la
manera más específica posible, evitando incluir las
causas y soluciones en la relación. La definición
debe contemplar sólo la característica o hecho ha
observar y medir. Se puede medir cantidades físicas,
proporciones, lapsos de tiempo, entre otros.

2.6.2 Objetivo de un indicador

El objetivo debe expresar el ¿para qué? se
desea gerenciar el indicador seleccionado. Expresa el lineamiento
político, la mejora que se busca y el sentido de esa
mejora. Permite seleccionar y combinar acciones preventivas y
correctivas en una sola dirección. Esta combinación
dependerá de la magnitud de los problemas y el momento
(oportunidad) de intervención. El objetivo
permitirá tener claridad sobre lo que significa mantener
un estándar en niveles de excelencia y adecuarlo
permanentemente ante los diversos cambios, así como
proponerse nuevos retos.

2.6.3 Niveles de referencia de un
indicador

El acto de medir se realiza a través de la
comparación y ésta no es posible sino se cuenta con
una referencia o meta contra la cual contrasta el valor de un
indicador. Esta desviación es la que realmente se nos
transforma en el problema a resolver. Existen diversos niveles de
referencia; histórico, teórico, competencia,
requerimientos del usuario, planificado. A continuación,
profundizaremos cada uno de los niveles de referencia usados en
este estudio:

2.6.3.1 Nivel de referencia
histórico

El nivel de referencia histórico se determina a
partir del análisis que se haga de la serie de tiempo de
un indicador, este da la manera como ha variado en el tiempo. Con
esa información y aplicando las técnicas de
análisis y proyección adecuadas, se puede proyectar
y calcular un valor esperado para el período que se
está gerenciando bajo la premisa de que nada
cambiará. El valor histórico señala la
variación de los resultados de la unidad de
análisis, su capacidad real, actual y probada. El valor
histórico dice que se ha hecho peor, no dice el potencial
alcanzable, aunque dependiendo del grado de control, algunos
valores pueden estar indicando capacidades del sistema, si se
eliminan las llamadas causas especiales.

2.6.3.2 Nivel de referencia
teórico

El nivel teórico se utiliza fundamentalmente como
referencia de los indicadores vinculados a capacidades de
máquinas y equipos en cuanto a producción consumo
de materiales, fallas esperadas. El nivel de referencia
teórico es un dato que da el fabricante del equipo. Este
da la máxima capacidad del sistema con una
maquinaría y equipos determinados, cuya operación
sólo puede ser superada si se mejora, modifica, innova o
sustituye la tecnología del mismo. Su incumplimiento
está refiriendo a causas múltiples asociadas a los
sistemas, normas, métodos, recursos humanos, materiales,
con que se operan dichos equipos.

2.6.3.3 Nivel planificado

Los diversos niveles de referencia con método de
calculó específico, el cual tienen utilidad para
establecer responsabilidades por la mejora a diferentes niveles,
o para tipificar las causas particulares. También se ha
mencionado en sentido inverso a lo que se pudiera llamar la
pirámide de los niveles de referencia para los indicadores
de gestión, comenzando en la base con el histórico
y concluyendo en la cúspide con la referencia
política.

2.6.3.4 Responsabilidad

Se refiere a la necesidad de especificar y clarificar a
quién(es) le corresponde actuar en cada momento y en cada
nivel de la organización, frente a la información
que nos está suministrando el indicador y su posible
desviación respecto a las referencias
escogidas.

2.6.4 Punto de lectura e instrumentos

Especifica cómo se obtienen y conforman los
datos, ¿en qué sitio se hacen las observaciones?,
¿con qué instrumentos se harán las medidas?,
¿quién hace las lecturas?, ¿cuál es
el procedimiento de obtención de la muestra?, Las
respuestas a estas preguntas permiten establecer con claridad, la
manera de obtener precisión, oportunidad y confiabilidad
en las medidas que hagamos.