Elaboración del manual de procedimientos, unidad de presupuesto

Resumen

La presente investigación, fue realizada en la
empresa PDVSA, División Ayacucho, Distrito San
Tomé, específicamente en la Gerencia de Desarrollo
Urbano, con la finalidad de elaborar el manual de procedimientos
de la unidad de Presupuesto del Departamento de
Planificación, Control y Gestión, este estudio fue
necesario, pues no existe un documento donde estén
asentadas las actividades que se llevan a cabo en dicha unidad,
generando re-trabajo y mayor cantidad de tiempo a la hora de
realizar las actividades, si no se cuenta con la experiencia
suficiente. Este manual, va a permitir contrarrestar
ineficiencias garantizando un mejor desarrollo de los procesos
objeto de estudio. Con este fin, se procedió a visitar el
sitio y se utilizaron métodos tanto manuales como
mecánicos, para diagnosticar la situación actual de
la unidad de Presupuesto. La muestra escogida, fue conformada por
las dos analistas de presupuesto que se desempeñan en la
unidad. Luego de aplicar diversas herramientas, se elaboró
el manual de procedimientos donde se plasmaron las actividades
llevadas a cabo en la unidad especificando: alcance, referencias,
responsabilidades, métodos de trabajo y definiciones con
sus respectivos diagramas de flujo, anexos y formatos.

Palabras Claves: Alcance, Diagramas, Manual de
Procedimientos, Presupuesto.

Introducción

Petróleos de Venezuela, S.A (PDVSA) fue creada
por decreto gubernamental en el año 1975, gracias a la Ley
Orgánica que reserva al Estado, la Industria y el Comercio
de los Hidrocarburos, aplicándole el ejecútese ese
año para ejercer tales actividades luego de la
nacionalización de la industria petrolera, dando inicio a
sus operaciones el 1 de enero de 1976.

PDVSA fue catalogada en 2005 como la tercera empresa
petrolera a nivel mundial y clasificada por la revista
internacional Fortune como la empresa número 35 entre las
500 más grandes del mundo. Actualmente, la petrolera posee
las mayores reservas petrolíferas del planeta, alcanzando
a mediados de enero de 2011 una suma total de 297.000 millones de
barriles, sobrepasando al tradicional líder Arabia
Saudita. La empresa espera luego de la cuantificación de
las reservas de petróleo en la Faja del Orinoco
incrementar aún más esta cifra, de acuerdo con lo
estipulado en el "Proyecto Magna Reserva". Al finalizar dicho
proyecto, Venezuela deberá poseer reservas probadas con un
total cercano a 316.000 millones de barriles, la mayoría
de ellos correspondientes a crudo extrapesado.

La Faja Petrolífera del Orinoco, esta dividida en
cuatro grandes áreas: Boyacá, Junín,
Ayacucho y Carabobo. Dentro de la división Ayacucho se
encuentra el distrito San Tomé, que cuenta con una
óptima estructura organizativa, que le permite cumplir con
los objetivos planteados y trabajar productivamente. Dentro de la
misma, se encuentra la Gerencia de Desarrollo Urbano, la cual, se
encarga de proveer la infraestructura necesaria para las
operaciones de la empresa, a su vez esta cuenta con el
Departamento de Planificación, Control y Gestión
que lleva a cabo la planificación y seguimiento de los
proyectos que ejecuta la gerencia, adscrita a esta, se encuentra
la unidad de Presupuesto que se encarga del seguimiento del
presupuesto de inversiones y operaciones y una serie de
actividades referentes a este ámbito.

El presente trabajo esta orientado a la
elaboración del manual de procedimientos de la Unidad de
Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y
Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA,
distrito San Tomé, con la finalidad de que los
trabajadores de dicha unidad tengan un soporte al realizar sus
actividades, de modo que al momento de llevarlas a cabo, se
optimice el proceso, además de ayudar a aquellas personas
que no tengan la experiencia suficiente a realizar sus
actividades en el tiempo requerido.

La elaboración del manual de procedimientos,
hará posible tener un registro claro de los diferentes
procesos que se llevan a cabo en la unidad de Presupuesto, por lo
que es importante la realización de este
estudio.

El informe está estructurado de la siguiente
manera:

Capítulo I: Referido al Planteamiento del
Problema, justificación, importancia, alcance,
delimitaciones y objetivos a cumplir tanto generales como
específicos.

Capítulo II: Describe las generalidades de
la empresa, se detallan la reseña histórica,
descripción de la empresa, descripción del
área de pasantía, objetivos de la
organización, misión, visión,
ubicación, estructura, entre otros.

Capítulo III: Compuesto por el Marco
Teórico, incluye todas las bases teóricas empleadas
en el desarrollo del estudio.

Capitulo IV: Se presenta la metodología
aplicada en la investigación, el tipo y diseño de
esta, unidades de análisis, las técnicas y
procedimientos utilizados para la recolección de datos,
así mismo, como se va a procesar la información, el
análisis de esa información y los pasos que se
ejecutarán para la realización del
mismo.

Capítulo V: Se fundamenta en el
diagnóstico de la situación actual de la unidad de
Presupuesto de la empresa en estudio.

Capitulo VI: Muestra los resultados de la
creación del manual de procedimientos con todas sus
explicaciones.

Finalmente se presentan las conclusiones y
recomendaciones.

CAPÍTULO I

El
problema

En el capítulo que se describe a
continuación, se presenta el planteamiento del problema a
estudiar, objetivos de la investigación, tanto general
como específicos, formulados para dar solución a
dicha situación, así como la justificación,
importancia, delimitación y alcance para la
realización del mismo.

Planteamiento del Problema

Petróleos de Venezuela S.A.
es la corporación estatal de la República
Bolivariana de Venezuela que se encarga de la Exploración,
Explotación, Producción, Refinación,
Petroquímica, Manufactura, Mercadeo y
Transporte de los Hidrocarburos de manera eficiente,
rentable, segura, transparente y comprometida con la
protección del ambiente.

Petróleos de Venezuela, S.A.
(PDVSA), fue creada por el estado venezolano en el año
1975, en cumplimiento de la Ley Orgánica que reserva al
estado, la Industria y el comercio de Hidrocarburos (Ley de
nacionalización). Sus operaciones son supervisadas y
controladas por el Ministerio del Poder Popular para la
Energía y Petróleo.

Las principales funciones de PDVSA incluyen
planificar, coordinar, supervisar y controlar las actividades de
sus empresas tanto en Venezuela como en el exterior;
adicionalmente, sus actividades también incluyen la
promoción o participación en aquellas, dirigidas a
fomentar el desarrollo integral, orgánico y sostenible del
país, incluyendo las de carácter agrícola e
industrial, elaboración o transformación de bienes
y su comercialización, y prestación de servicios,
para lograr una adecuada vinculación de los recursos
provenientes de los hidrocarburos con la economía
venezolana.

PDVSA División Ayacucho, distrito
San Tomé, dentro de su estructura organizativa cuenta con
la Gerencia de Desarrollo Urbano, que se encarga de optimizar,
adecuar y proveer la infraestructura no industrial requerida para
las operaciones del negocio, utilizando las mejores
prácticas, estándares de ingeniería y
tecnología de vanguardia, con personal calificado y
comprometido con la Corporación, mediante la
formulación y ejecución de estudios, planes y
proyectos integrales en sinergia con entes internos y externos
para brindar la mejor relación costo-beneficio al cliente,
contribuyendo al desarrollo sustentable de las comunidades donde
la Corporación tenga presencia operacional.

En la Gerencia de Desarrollo de Urbano, se
hace necesario la optimización de sus procesos a
través de la elaboración del manual de
procedimiento de la unidad de Presupuesto, del departamento de
Planificación, Control y Gestión adscrita a esta
gerencia, que contenga información detallada de las
actividades que se llevan a cabo en dicha unidad, ya que debido a
la inexistencia de este, los trabajadores en ocasiones se
desorientan en cuanto a las actividades especificas de su cargo,
generando re-trabajo, mayor cantidad de tiempo a la hora de
realizar sus tareas por no tener la información de manera
oportuna y eficaz.

La situación planteada, tiene su
origen en la falta de organización por parte de la
empresa, aunado a esto, los trabajadores del área
están siempre colmados de trabajo, lo que les dificulta
disponer de tiempo para elaborar dicho manual donde se
especifiquen con detalle las tareas y procedimientos del
área para desarrollar los proyectos de la
gerencia.

No crear el manual de procedimiento del
área de planificación y presupuesto de la Gerencia
de Desarrollo Urbano, contribuiría a continuar con el
descontrol en las actividades, generando en muchos casos retrasos
en la entrega de los avances de los proyectos, por no tener
definidas las actividades que deben ejecutar cada uno de los
trabajadores.

Si los procedimientos no son establecidos,
podrían presentarse además problemas a largo plazo,
cuando existan gran cantidad de proyectos de envergadura en la
gerencia, o entre nuevo personal y requiera realizar su trabajo
eficazmente, por lo que, con la elaboración del manual de
procedimientos esta información estaría asentada,
facilitando el trabajo.

Entonces, por lo descrito anteriormente, es
importante plantearse la siguiente interrogante ¿Es
posible elaborar el manual de procedimientos de la unidad de
Presupuesto del departamento de Planificación, Control y
Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA,
Distrito San Tomé? y de esta forma tener un registro que
permita mejorar las actividades llevadas a cabo en este
departamento.

Justificación

La presente investigación tiene como fin
optimizar las actividades de planificación y presupuesto
de los proyectos de inversión, en la Gerencia de
Desarrollo Urbano de PDVSA San Tomé, a través de la
elaboración de un manual de procedimientos que contenga
información detallada de las actividades que el personal
debe cumplir para la ejecución de sus funciones, lo que
permitirá contrarrestar ineficiencias garantizando un
mejor desarrollo de los procesos objeto de estudio.

Para la unidad de Presupuesto del departamento de
Planificación, Control y Gestión es de mucha
utilidad el estudio realizado, debido a que proporcionará
información precisa de los procedimientos para llevar a
cabo los proyectos, facilitando a los trabajadores herramientas
básicas para la realización de sus
actividades.

Por lo tanto, la creación del manual de
procedimiento permitirá tener un conocimiento y
seguimiento al día de las actividades a realizar para la
ejecución de sus tareas y cualquier otro requerimiento
importante para el departamento, teniendo esta a la mano de forma
oportuna, haciendo el proceso más eficiente y
productivo.

Al realizar este estudio se contará con una
metodología que proporcione información
básica para la unidad de Presupuesto, contribuyendo a
mejorar la eficiencia de las actividades y el correcto suministro
de información a la Gerencia y a todas las organizaciones
que lo requieran.

Importancia del Trabajo

Este trabajo va a permitir solventar problemas de
desorganización en el área Presupuesto del
departamento de Planificación, Control y Gestión de
la Gerencia de Desarrollo Urbano, de PDVSA distrito San
Tomé, propiciando que las actividades se lleven a cabo de
una manera óptima, para cumplir con las tareas asignadas
en el menor tiempo posible. Además con la
realización de este manual se sentará la base
(primer paso) para poder crear en un futuro un software que
contenga la información de todos los proyectos de la
gerencia, facilitándoles a los trabajadores la
elaboración de los informes de avances de los
proyectos.

Alcance

La investigación está orientada a la
elaboración del manual de procedimientos de la unidad de
presupuesto del departamento de Planificación, Control y
Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA,
distrito San Tomé que permita optimizar las actividades, a
fin de aumentar la productividad de esta área.

Delimitaciones

El presente trabajo se realizará en
PDVSA, en el espacio de la Gerencia de Desarrollo Urbano,
específicamente en la unidad de Presupuesto del
Departamento de Planificación, Control y Gestión,
ubicado en la comunidad Los Próceres, oficina 12-66 en San
Tomé, municipio Freites del estado Anzoátegui,
durante dieciséis semanas, con la finalidad de contribuir
con el mejoramiento del control de las actividades que se llevan
a cabo en dicha gerencia.

Objetivos

• Objetivo General

Elaborar el manual de procedimientos de la unidad de
Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y
Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA,
Distrito San Tomé.

1.6.2 Objetivos
Específicos

• Caracterizar los procesos principales de la Gerencia
  de Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito San
  Tomé.

• Describir las actividades de la unidad de
  Presupuesto del Departamento de Planificación, Control
  y Gestión perteneciente a la Gerencia de Desarrollo
  Urbano.

• Diagnosticar la situación actual de la unidad
  de Presupuesto del departamento de Planificación,
  Control y Gestión, de la Gerencia de Desarrollo
  Urbano.

• Identificar la secuencia de las actividades que
  deben seguir los trabajadores de la unidad de presupuesto
  para el desarrollo de sus funciones.

• Validar los procedimientos que deben seguir los
  trabajadores de la unidad de Presupuesto para la
  ejecución de sus funciones de manera
  eficiente.

• Elaborar el manual de procedimientos que permita
  conocer las actividades y pasos a seguir en la unidad de
  Presupuesto del Departamento de Planificación, Control
  y Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano, PDVSA
  distrito San Tomé.

CAPÍTULO II

Generalidades de la
Empresa

En el presente capítulo se desarrollará un
resumen de la descripción de PDVSA, empresa donde se
realizó la investigación, así como
también del área donde se llevó a cabo el
estudio.

2.1 Reseña
Histórica

En Venezuela, PDVSA, la principal industria petrolera,
tiene a su cargo el conjunto de actividades operativas y
económicas asociadas a la extracción y manejo de
los recursos petroleros del país, ha asumido oportunamente
el reto de mantenerse competitiva y rentable frente a los nuevos
tiempos. Para ello, ha puesto en marcha la transformación
de su estructura corporativa, con el propósito fundamental
de redefinir el papel de la casa matriz y consolidar la
estructura operativa.

El inicio de esta actividad se remonta al año
1.914, en Mene Grande con la perforación del pozo Zumaque
I con una producción de 250 mil barriles diarios
aproximadamente. Años mas tarde, en 1.945, la empresa
Shell Caribean Petroleum Company perfora el primer pozo petrolero
en las aguas del Lago de Maracaibo con excelentes resultados,
hecho que puso de manifiesto la gran riqueza de nuestros
yacimientos permitiendo el desarrollo de la explotación
lacustre a gran escala. Hasta estos momentos la actividad
petrolera estaba en manos de las compañías
extranjeras que operaban en los campos a través de
concesiones y no fue sino hasta el 1° de enero de 1.975 que
se lleva a cabo la nacionalización del
petróleo.

2.2 Descripción de la
empresa

PDVSA (Petróleos de Venezuela S.A.), es una
empresa matriz, propiedad de la República Bolivariana de
Venezuela que se encarga del desarrollo de la industria
petrolera, petroquímica y carbonífera.

Esta corporación lleva adelante actividades en
materia de exploración y producción para el
desarrollo de petróleo, gas y crudo pesado;
producción, manufactura de orimulsión y
explotación de los yacimientos de
carbón.

La empresa a escala estratégica de
producción se divide en tres grandes sectores, que son los
siguientes:

• PDVSA Exploración y
  Producción

Esta es responsable por la explotación del
petróleo, gas, carbón y la manufactura de
orimulsión; la misma esta compuesta por las siguientes
unidades de negocio: PDVSA Exploración, PDVSA
Producción, PDVSA Faja, Bitor-Carbozulia y CVP.

• PDVSA Manufactura y Mercadeo

Esta sección de PDVSA esta a cargo de las
actividades de refinación de crudos, así como de la
manufactura de productos y su comercialización y
suministro para el mercadeo nacional e internacional.
Además, se encarga de la comercialización del gas
natural y cumple funciones de transporte marítimo. Esta
organización está constituida por: PDVSA
Refinación y Comercio, Deltaven, PDVSA Marina, Interven y
PDVSA Gas.

• PDVSA Servicios

Esta división es responsable del suministro de
servicios integrados, especializados y competitivos, a toda la
corporación. Su área de gestión incluye una
amplia gama de especialidades, entre las cuales se destacan:
suministro de bienes y materiales, servicios técnicos,
consultoría y asesoría profesional,
informática e ingeniería y proyectos, PDVSA
Administración y Servicios, Consultoría
Jurídica, Recursos Humanos, Finanzas y Asuntos
Públicos.

PDVSA es una empresa eficiente, que tiene objetivos
estratégicos que van más allá de la mera
rentabilidad. Estos objetivos incluyen:

• La redistribución de riqueza del
  petróleo a la sociedad en general.

• Contribuir con propósitos claves de la
  política exterior venezolana como el fomento la
  cooperación integral con aliados estratégicos y
  la integración latinoamericana en un contexto de
  transición hacia la multipolaridad.

• Garantizar la seguridad energética,
  incluyendo el suministro doméstico de
  combustible.

• Fomento del desarrollo socio-económico a
  través de la industrialización y
  políticas de equidad social.

• Promoción de la soberanía
  tecnológica y desarrollo de recursos humanos altamente
  capacitados y motivados.

Aunque los objetivos sin fines de lucro de PDVSA son
sumamente importantes para los objetivos nacionales, estos no
interfieren con su capacidad de producir en un nivel
técnicamente eficiente, maximizando el valor total que
teóricamente podría ser obtenido de sus recursos
petroleros.

2.3 PDVSA Exploración y
Producción

El negocio de Exploración y Producción de
PDVSA cuenta con un equipo comprometido con la
valorización de los recursos hidrocarburíferos y su
uso racional, con el fin de promover el desarrollo sustentable y
el mejoramiento de la calidad de vida del pueblo
venezolano.

Las operaciones de exploración y
producción se encuentran desplegadas en todo el territorio
nacional, tanto en tierra como en territorio lacustre (Lago de
Maracaibo) y Costa Afuera, con un sentido nacionalista y en
línea con las políticas de soberanía
petrolera. La presencia del negocio se distribuye en cuatro
divisiones: Occidente, Oriente, Centro Sur y Costa Afuera; las
cuales a su vez están conformadas por 9 Distritos
Sociales: 4 en Occidente; 3 en Oriente; y 2 en Centro
Sur.

Las dimensiones de este negocio lo posicionan como la
actividad medular de la Corporación, siendo responsable de
los primeros eslabones de la cadena de valor del negocio
petrolero en aquellas áreas asignadas por parte del
Ministerio del Poder Popular para la Energía y
Petróleo.

La exploración de hidrocarburos de PDVSA se
orienta hacia la búsqueda de yacimientos con grandes
volúmenes de reservas hidrocarburíferas, cuyo
descubrimiento hará más rentable, desde el punto de
vista económico, a otros de menor cantidad en cuanto a
reservas. En Venezuela se estima que hay cuantiosos
volúmenes de recursos de crudo y gas por descubrir, y un
75% del área petrolera cuenta con información
escasa o prácticamente virgen respecto al conocimiento
geológico que se tiene de ella.

La producción de hidrocarburos de PDVSA se
concentra en la explotación racional de las reservas de
petróleo y gas natural de los yacimientos, cumpliendo con
las leyes, estándares ambientales, normas de seguridad y
fortalecimiento de la soberanía
tecnológica.

Asimismo, EyP orienta sus esfuerzos para ser el eje
fundamental que motoriza el desarrollo social y económico
del país, valorando la explotación de los recursos
de hidrocarburos con una visión de desarrollo sustentable
y articulando los planes operacionales con los sectores
productivos y sociales para asegurar el éxito del proyecto
país. De esta manera, los 9 Distritos Sociales
están apoyando las misiones sociales e impulsando el
crecimiento de Núcleos de Desarrollo Endógeno, lo
que ha permitido generar empleos directos e indirectos y crear
Empresas de Producción Social (EPS). Por consiguiente, se
están abriendo oportunidades y consolidando iniciativas de
participación social en el sector de hidrocarburos, lo que
potencia el nuevo modelo económico de equilibrio entre
Estado, sector privado y economía popular.

Cabe destacar la importancia que EyP tiene en el
contexto general de la Corporación, pues cuenta con un
presupuesto de inversión y de operación,  que
representan el 48% y el 56% del presupuesto de PDVSA,
respectivamente. Aunado a esto, la fuerza laboral constituye un
51% de la fuerza laboral de PDVSA.

Los líderes pertenecientes a EyP tienen el rol de
dirigir y conducir la definición de estrategias y la
elaboración de planes, así como la ejecución
y rendición de cuentas de las actividades de
exploración y producción bajo la responsabilidad de
PDVSA; conformando un equipo humano altamente motivado,
innovador, profesional y comprometido con la responsabilidad de
gerenciar la industria petrolera nacional.

2.4 Faja Petrolífera del
Orinoco

La Faja Petrolífera del Orinoco, fuente de
reservas de hidrocarburos líquidos más grande del
mundo, comprende una extensión de 55.314 km2 y un
área de explotación actual de 11.593 km2, ubicada
al sur de los estados Guárico, Anzoátegui y
Monagas.

Este gran reservorio petrolero fue dividido en cuatro
grandes áreas, siendo estas de oeste a este:
Boyacá, Junín, Ayacucho y Carabobo, y a su vez
segmentado en 29 bloques de 500 km2 cada uno
aproximadamente.

En las siguientes figuras, se visualizan los recursos
que posee la Faja Petrolífera del Orinoco (Figura 1),
así como la historia y desarrollo a lo largo de los
años (Figura 2).

Figura 1. Recursos de la Faja
Petrolífera del Orinoco

Fuente: Intranet PDVSA.

Figura 2. Historia Desarrollo de la
Faja Petrolífera del Orinoco

Fuente: Intranet PDVSA.

2.4.1 Orientación
Estratégica

Convertir a la faja en un eje impulsor del desarrollo
económico, social, industrial, tecnológico y
sustentable del país; mediante la valorización y
desarrollo óptimo de sus recursos de hidrocarburos dentro
del marco legal vigente y el plan de desarrollo de la
nación. En la figura 3, se muestran las reservas de
hidrocarburos de Venezuela con respecto a otros continentes, al
ser contadas las de la Faja Petrolífera del
Orinoco.

Figura 3. Reserva de Hidrocarburos:
Visión Global

Fuente: Intranet PDVSA.

En las figuras 4 y 5 se muestra un mapa con
la ubicación de la faja, así como la
división de la misma.

Figura 4. Mapa de la Faja
Petrolífera del Orinoco

Fuente: Intranet PDVSA

Figura 5. División de la Faja
Petrolífera del Orinoco

Fuente: Intranet PDVSA.

2.5 PDVSA División Ayacucho,
Distrito San Tomé

Estructura Organizativa Gerencial del Distrito San
Tomé

PDVSA Distrito Social San Tomé, presenta un
organigrama como el que se muestra en la figura 6, donde se
describe 3 niveles de jerarquía. En el primer nivel se
encuentra la gerencia distrital, el cual recibe apoyo
(Líneas de staff) de 6 departamentos: Asuntos
Públicos, Planificación y Gestión,
Auditoria, PCP, Desarrollo Social y Asuntos Jurídicos;
siendo estos a la vez asesores de todos los departamentos que
conforman las 2 grandes Sub- Gerencias del Distrito: Sub-
Gerencia Operativa y la Sub- Gerencia Administrativa, que
corresponden al segundo nivel jerárquico. La Sub Gerencia
Operativa Distrital tiene Autoridad sobre siete (7) Gerencias:
Yacimientos, Perforación, Infraestructura y Proceso de
Superficie, Mantenimiento, Operaciones de Producción y
Servicios Eléctricos, los cuales son asesorados por:
Ambiente e Higiene Ocupacional, Seguridad Industrial, Gerencia
del Dato, Propiedades y Catastro, Proyectos Mayores, relaciones
Gubernamentales y AIT.

Por otro lado, la Sub-Gerencia Administrativa Distrital,
se encuentra apoyada por las gerencias de: Recursos humanos,
Salud, Finanzas, Desarrollo Urbano, Procura, Serv.
Logístico, Tecnología aplicada, Ing. De
Costo.

Figura 6. Estructura Organizativa
Distrito San Tomé

Fuente: Archivos de Desarrollo
Urbano, PDVSA distrito San Tomé.

2.6. Descripción de la Gerencia de
Desarrollo Urbano

2.6.1 Misión

Optimizar, adecuar y proveer la infraestructura no
industrial requerida para las operaciones del negocio, utilizando
las mejores prácticas, estándares de
ingeniería y tecnología de vanguardia, con personal
calificado y comprometido con la Corporación, mediante la
formulación y ejecución de estudios, planes y
proyectos integrales en sinergia con entes internos y externos
para brindar la mejor relación costo-beneficio al cliente,
contribuyendo al desarrollo sustentable de las comunidades donde
la Corporación tenga presencia operacional.

2.6.2 Visión

Ser la organización líder por su
excelencia en el desarrollo de instalaciones no industriales de
la corporación, comprometida con el desarrollo regional
con planes, programas y proyectos autogestionables y
sustentables, con una posición fortalecida en el entorno
por la constancia en una inversión social de
calidad.

2.6.3 Cadenas de Valor

En la figura 7, se muestra la cadena de
valor que sigue Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito San
Tomé.

Figura 7. Cadenas de Valor de
Desarrollo Urbano, distrito San Tomé

Fuente: Archivos de Desarrollo
Urbano, PDVSA distrito San Tomé.

2.6.4 Objetivos de la
Organización

• Visualizar, desarrollar, planificar y construir
  instalaciones no industriales que permitan apalancar las
  operaciones del negocio.

• Lograr el mejoramiento continuo y la calidad de
  gestión, interactuando con las demás gerencias;
  con la asimilación y aplicación de las mejores
  prácticas y estándares de ingeniería y
  construcción; urbanismo; seguridad, higiene y
  ambiente; tecnología de vanguardia e innovaciones; la
  actualización de políticas organizacionales,
  normas y procedimientos; mejoras de procesos, procura de
  materiales y equipos.

• Apoyar en las relaciones institucionales entre PDVSA
  y Organismos regionales (Monagas, Anzoátegui,
  Bolívar y Delta Amacuro) y Nacionales, en
  relación con proyectos y construcción de obras
  sociales y urbanísticas.

• Promover desarrollos inmobiliarios para los
  trabajadores brindándoles soluciones habitacionales
  (PDVSA, Organizaciones Comunitarias de Viviendas – Consejos
  Comunales), Asesoría Inmobiliaria (Oportunidades del
  Mercado, Financiamiento, Promoción Interna de
  Inmuebles).

2.6.5 Estructura de la Gerencia de Desarrollo
Urbano

En los siguientes organigramas, se muestra la estructura
general de la Gerencia de Desarrollo Urbano (Figura 8),
así como de los diferentes departamentos que la conforman:
Planificación, Control y Gestión (Figura 9),
Contratación y Administración de Contratos (Figura
10), Servicios Técnicos (Figura 11), Ingeniería
(Figura 12), Implantación (Figura 13), Proyectos
Especiales (Figura 14).

Figura 8. Estructura Organizativa
General de Desarrollo Urbano.

Fuente: Archivos de Desarrollo
Urbano, PDVSA San Tomé

Figura 9. Estructura Organizativa del
Departamento de Planificación, Control y
Gestión

Fuente: Archivos de Desarrollo
Urbano, PDVSA distrito San Tomé

Figura 10. Estructura Organizativa del
Departamento de Contratación y Administración de
Contratos

Fuente: Archivos de Desarrollo
Urbano, PDVSA distrito San Tomé

Figura 11. Estructura Organizativa del
Departamento de Servicios Técnicos

Fuente: Archivos de Desarrollo
Urbano, PDVSA distrito San Tomé.

Figura 12. Estructura Organizativa del
Departamento de Ingeniería

Fuente: Archivos de Desarrollo
Urbano, PDVSA San Tomé.

Figura 13. Estructura Organizativa del
Departamento de Implantación

Fuente: Archivos de Desarrollo
Urbano, PDVSA San Tomé.

Figura 14. Estructura Organizativa del
Departamento de Proyectos Especiales

Fuente: Archivos de Desarrollo
Urbano, PDVSA San Tomé

2.7 Ubicación
Geográfica

PDVSA, esta ubicada en San Tomé, municipio
Freites del estado Anzoátegui (Figura 16) en la comunidad
Los Próceres, antiguo Campo Norte. (Figura 17).

Figura 15. Mapa de
Venezuela

Fuente:
http://www.patriagrande.com.ve

Figura 16. Mapa del estado
Anzoátegui

Fuente:
http://www.a-venezuela.com

Figura 17. Mapa de San
Tomé

Fuente:
http://maps.google.es/

CAPÍTULO III

Marco
teórico

En el siguiente capítulo se definirán
términos básicos que servirán de sustento
para la elaboración de la investigación, tales como
manuales de procedimientos, proyecto, presupuesto, mapa de
proceso, entre otros.

3.1 Manual de Procedimiento

Un manual de procedimientos es el documento que contiene
la descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa,
o de dos ó más de ellas.

El manual incluye además los puestos
o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación. Suelen contener
información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa.En él
se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la
información básica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoria, la evaluación y control interno y su
vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que
el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.

3.1.1 Utilidad del manual de
procedimiento

Permite conocer el funcionamiento interno
por lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y responsables de su
ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto
y al adiestramiento y capacitación del personal ya que
describen en forma detallada las actividades de cada puesto.Sirve
para el análisis o revisión de los procedimientos
de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal que
se desee emprender tareas de simplificación de trabajo
como análisis de tiempos, delegación de autoridad,
etc.

Para establecer un sistema de
información o bien modificar el ya existente.Para
uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteración arbitraria. Determina en forma
más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control
interno y su evaluación. Aumenta la eficiencia de los
empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben
hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar
duplicidades. Construye una base para el análisis
posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.

3.1.2 Conformación del manual de
procedimiento

• A) IDENTIFICACIÓN

Este documento debe incorporar la siguiente
información:

• Logotipo de la organización.

• Nombre oficial de la organización.

• Denominación y extensión. De
  corresponder a una unidad en particular debe anotarse el
  nombre de la misma.

• Lugar y fecha de elaboración.

• Número de revisión (en su
  caso).

• Unidades responsables de su elaboración,
  revisión y/o autorización.

• Clave de la forma. En primer término, las
  siglas de la organización, en segundo lugar las siglas
  de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por
  último, el número de la forma. Entre las siglas
  y el número debe colocarse un guión o
  diagonal.

B) ÍNDICE O CONTENIDO

Relación de los capítulos y páginas
correspondientes que forman parte del documento.

C) PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN

Exposición sobre el documento, su contenido,
objeto, áreas de aplicación e importancia de su
revisión y actualización. Puede incluir un mensaje
de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en
el manual.

D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Explicación del propósito que se pretende
cumplir con los procedimientos.Los objetivos son uniformar y
controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por
fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; la
evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto
los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se
está realizando adecuadamente; reducir los costos al
aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas
adicionales.

E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS
PROCEDIMIENTOS

Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública federal los
procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito
de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos
macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o
sectoriales.

F) RESPONSABLES

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en
los procedimientos en cualquiera de sus fases.

G) POLÍTICAS O NORMAS DE
OPERACIÓN

En esta sección se incluyen los criterios o
lineamientos generales de acción que se determinan en
forma explícita para facilitar la cobertura de
responsabilidad de las distintas instancias que participaban en
los procedimientos. Además deberán
contemplarse todas las normas de operación que precisan
las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la
operación de los procedimientos. A continuación se
mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su
planteamiento:

• Se definirán perfectamente las
  políticas y/o normas que circunscriben el marco
  general de actuación del personal, a efecto de que
  esté no incurra en fallas.

• Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a
  fin de que sean comprendidos incluso por personas no
  familiarizadas con los aspectos administrativos o con el
  procedimiento mismo.

• Deberán ser lo suficientemente
  explícitas para evitar la continua consulta a los
  niveles jerárquicos superiores.

H) CONCEPTO (S)

Palabras o términos de carácter
técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales,
por su significado o grado de especialización requieren de
mayor información o ampliación de su significado,
para hacer más accesible al usuario la consulta del
manual.

I) PROCEDIMIENTO (descripción de las
operaciones).

Presentación por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un
procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo,
cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo
se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
Cuando la descripción del procedimiento es general, y por
lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se
trata de una descripción detallada dentro de una unidad
administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada
operación. Es conveniente codificar las operaciones para
simplificar su comprensión e identificación, aun en
los casos de varias opciones en una misma
operación.

J) FORMULARIO DE IMPRESOS.

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las
cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como
apéndices. En la descripción de las operaciones que
impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de
éstas, empleando para ello números indicadores que
permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden
adicionar instructivos para su llenado.

K) DIAGRAMAS DE FLUJO.

Representación gráfica de la
sucesión en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde
se muestran las unidades administrativas (procedimiento general),
o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada
operación descrita. Además, suelen hacer
mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los
diagramas representados en forma sencilla y accesible en el
manual, brinda una descripción clara de las operaciones,
lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es
aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos
simplificados.

L) GLOSARIO DE TÉRMINOS.

Lista de conceptos de carácter técnico
relacionados con el contenido y técnicas de
elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven
de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la
elaboración de manuales administrativos