Elaboración del manual de procedimientos, unidad de presupuesto (página 2)
DISEÑO DEL PROYECTO. La tarea de preparar
manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda
vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud
posible para no generar confusión en la
interpretación de su contenido por parte de quien los
consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en
todas y cada una de sus etapas de integración, delineando
un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos,
fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del
trabajo.
A) RESPONSABLES
Para iniciar los trabajos que conducen a la
integración de un manual, es indispensable prever que no
queda diluida la responsabilidad de la conducción de las
acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un
coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le
debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de
diseño, implantación y actualización. De
esta manera se logra homogeneidad en el contenido y
presentación de la información.
Por lo que respecta a las características del
equipo técnico, es conveniente que sea personal con un
buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la
organización en lo que concierne a sus objetivos,
estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una
organización puede nombrar a la persona que tenga los
conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo.
Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de
la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con
este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de
consultores externos.
B) DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE
ESTUDIO
Los responsables de efectuar los manuales
administrativos de una organización tienen que definir y
delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de
actuar en él; para ello, deben realizar:
ESTUDIO PRELIMINAR. Este paso es indispensable para
conocer en forma global las funciones y actividades que se
realizan en el área o áreas donde se va a actuar.
Con base en él se puede definir la estrategia global para
el levantamiento de información, identificando las fuentes
de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del
proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general,
prever las acciones y estimar los recursos necesarios para
efectuar el estudio.
3.2. Mapa de Procesos
El mapa de procesos ofrece una visión general del
sistema de gestión. En el se representan los procesos que
componen el sistema así como sus relaciones principales.
Dichas relaciones se indican mediante flechas y registros que
representan los flujos de información.
Un mapa de procesos permite tener una visión
global del sistema en este caso de lo que se denomina la
organización (la empresa). Visualiza la relación
entre la organización y las partes interesadas. Permite
obtener una primera idea sobre las operaciones, las funciones y
los procesos. Debe representar además las relaciones e
interrelaciones dentro de la organización y con las partes
interesadas.
Para realizar el mapa del proceso lo primero que debe
hacerse es lo siguiente:
Delimitar los procesos: 1) Identificar quienes son los
dueños, los clientes y los proveedores.
2) Plantear cuál es el objetivo a
alcanzar.
3) Qué y quién da impulso al
proceso.
4) Cuáles son los elementos de entrada del
proceso.
5) Cómo y a través de quien (responsable)
y con quién (interrelaciones) se ejecuta el
proceso.
6) Cuáles son los resultados del proceso
(salidas).
7) Cómo y cuándo se mide, visualiza y
evalúa la aptitud de funcionamiento.
8) Visualizar que el proceso sea claro y comprensible
(realización de un flujograma).
9) Evidenciar que el cliente está
satisfecho.
Hay que clasificar los procesos, preparar un modelo de
proceso para la empresa y preparar la documentación de los
procesos (descripción y flujograma)
3.3 Matriz FODA
Es una herramienta de análisis
estratégico, que permite analizar elementos internos o
externos de programas y proyectos. El FODA se representa a
través de una matriz de doble entrada, llamada matriz
FODA, en la que el nivel horizontal se analizan los factores
positivos y los negativos.
En la lectura vertical se analizan los factores internos
y por tanto controlables del programa o proyecto y los factores
externos, considerados no controlables:
Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos
y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros
de igual clase.Las Oportunidades son aquellas situaciones externas,
positivas, que se generan en el entorno y que una vez
identificadas pueden ser aprovechadas.Las Debilidades son problemas internos, que una vez
identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden
y deben eliminarse.Las Amenazas son situaciones negativas, externas al
programa o proyecto, que pueden atentar contra éste,
por lo que llegado al caso, puede ser necesario
diseñar una estrategia adecuada para poder
sortearla.
En síntesis:
las fortalezas deben utilizarse.
las oportunidades deben aprovecharse.
las debilidades deben eliminarse.
las amenazas deben sortearse
3.4 Proyecto
Es una planificación que consiste en un conjunto
de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas;
la razón de un proyecto es alcanzar objetivos
específicos dentro de los límites que imponen un
presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de
tiempo previamente definido.
Este consiste en reunir varias ideas para llevarlas a
cabo, es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo
limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge
como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la
organización, aunque ésta puede desviarse en
función del interés. El proyecto finaliza cuando se
obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando
desaparece la necesidad inicial, o se agotan los recursos
disponibles.
3.5 Proyecto de Inversión
Es una propuesta de acción técnico
económica para resolver una necesidad utilizando un
conjunto de recursos disponibles, los cuales pueden ser, recursos
humanos, materiales y tecnológicos entre otros. Es un
documento por escrito formado por una serie de estudios que
permiten al emprendedor que tiene la idea y a las instituciones
que lo apoyan saber si la idea es viable, se puede realizar y
dará ganancias.
Tiene como objetivos aprovechar los recursos para
mejorar las condiciones de vida de una comunidad, pudiendo ser a
corto, mediano o a largo plazo. Comprende desde la
intención o pensamiento de ejecutar algo hasta el
término o puesta en operación normal.
Responde a una decisión sobre uso de recursos con
algún o algunos de los objetivos, de incrementar, mantener
o mejorar la producción de bienes o la prestación
de servicios.
3.6 Presupuesto
Es la programación continua y detallada de las
actividades y los recursos necesarios para lograr las metas
corporativas y que producen la información necesaria para
evaluar los resultados y tomar acciones correctivas
oportunamente.
Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los
gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer
prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.
Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en
déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el
contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto
presentará un superávit (los ingresos superan a los
gastos).
En el ámbito del comercio, presupuesto es
también un documento o informe que detalla el coste que
tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza
el presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo
si el cliente acepta el servicio.
El presupuesto se puede cobrar o no, en caso de no ser
aceptado. El presupuesto puede considerarse una parte del
clásico ciclo administrativo que consiste en planear,
actuar y controlar (o, más específicamente, como
una parte, de un sistema total de
administración.
3.7 Formulación
Es programar detalladamente la ejecución
física y financiera de cada actividad y/o proyecto para
cumplir con las metas establecidas.
3.8 Aprobación
Es el proceso mediante el cual se ratifica o respalda el
presupuesto por las instancias aprobatorias
respectivas.
3.9 Ejecución
Presupuestaria
Es el procedimiento de aprobación mediante el
cual se autoriza efectuar desembolsos con cargos a actividades /
partidas presupuestarias aprobadas para dar cumplimiento a las
metas operativas y financieras establecidas en los
presupuestos.
3.10 Control Presupuestario
El control y revisión del presupuesto es un
proceso continuo de comparación y evaluación de los
resultados operativos y financieros contra lo pronosticado, esto
permite evaluar el grado de cumplimiento de la ejecución
física y financiera, identificando desviaciones y sus
causas, medir impactos y tomar las acciones correctivas para
lograr las metas corporativas.
Uno de los aspectos más importantes del control
presupuestario consiste en la comparación crítica,
en forma continua durante el año, del progreso
físico de las obras en progreso y del nivel de desembolso
reales efectuados hasta la fecha, con respecto a la
programación de la ejecución de las obras y a los
desembolsos estimados.
3.10.1 Objetivo del control
presupuestario
El control presupuestario tiene por objeto medir que tan
eficiente ha sido la ejecución presupuestaria. Para ello
es necesario hacer un análisis comparativo
periódico con el fin de detectar el cumplimiento del
presupuesto en las diferentes áreas funcionales,
investigar las causas y buscar los posibles correctivos para las
variaciones significativas.
3.10.2 Factores Endógenos y
Exógenos
3.11 Análisis de las
variaciones
La variación no es lo importante; la causa que lo
origina si. Este análisis permite:
Tomar decisión especifica de la gerencia,
dada cierta situación para mejorar o afrontar
contingencias.Medir efecto de los factores "no controlables" que
pueden identificarse.Detectar cargos erróneos o no contabilizados
en la ejecución real.El interés primordial e investigación
detenida debe centrarse en aquellas variaciones cuyas "causas
fundamentales o causas raíces" no se
conocen.Identificar Sub/sobre-estimaciones en el proceso de
formulación del presupuesto.
3.11.1 Criterios de validación de
Explicaciones
Dar respuesta a los tres (3) ¿Por
qué?
Responder para que cualquiera lo
entienda.¿Se responde con certeza la causa principal?
(ultimo nivel de por qué).Haciendo énfasis en mencionar las acciones y
fechas que se van a tomar para subsanar la
situación.
Detallar Estimado Vs Real
¿Cuántos metros de línea, H/H,
u otros parámetros se realizan Vs. Estimados para el
mes?Mostrar las nuevas fechas de ejecución Vs.
Estimada.¿Se está comparando con el
último perfil estimado?Demostrar consistencia de ejecución del
perfil (último aprobado).Enfatizar en lo posible la inclusión de
detalles.Los cambios de alcance deben justificarse
plenamente.
Consistencia en la aceptación
Se concertan las explicaciones
(custodio-ejecutor).La verdad es calidad.
CAPÍTULO IV
Marco
metodológico
Para el desarrollo del presente trabajo de
investigación se hace necesario enmarcar el mismo dentro
de un contexto metodológico, permitiendo así,
situar al detalle, las técnicas aplicadas en lo que
respecta al proceso de recolección de los datos requeridos
en la misma. En este capítulo se determinará el
tipo y diseño de la investigación, así como
las unidades de análisis, eventos o variables, las
técnicas o instrumentos de recolección utilizadas,
el procedimiento de la recolección de datos, el
procesamiento de la información y el análisis de la
misma.
4.1 Tipo de Investigación
La investigación aplicada es de tipo descriptiva,
debido a que esta trabaja sobre realidades de hechos,
caracterizada fundamentalmente por presentar una
interpretación precisa acerca de la necesidad de optimizar
las actividades de la Unidad de Presupuesto del Departamento de
Planificación, Control y Gestión de la Gerencia de
Desarrollo Urbano de PDVSA distrito San Tomé, a
través de la elaboración del manual de
procedimientos de dicha unidad, que contenga las especificaciones
de las actividades a seguir que permitan ejecutar los proyectos
de la gerencia.
El estudio corresponde al tipo de investigación
descriptiva, ya que permitió comprender la
descripción, registro y análisis de la naturaleza
actual, de los diferentes procedimientos a seguir para la
ejecución de los proyectos, es decir, de la
situación de las diferentes variables involucradas,
así como las actividades que se llevan a cabo en el
respectivo departamento.
Según Arias (1999), la investigación
descriptiva "consiste en la caracterización de un hecho o
fenómeno con establecer su estructura o comportamiento".
(P.20). Con referencia a lo citado anteriormente los estudios
descriptivos miden de forma independiente las variables, para
llegar a conocer situaciones logrando así, aportar
soluciones, mejoras, recomendaciones entre otros.
4.2 Diseño de la
investigación
La investigación corresponde al diseño de
campo no experimental y documental. Es de campo ya que los datos
fueron recolectados visitando el área de trabajo (unidad
de Presupuesto del departamento de Planificación, Control
y Gestión), y no experimental pues solo se observó
el fenómeno en estudio. Documental, debido a que la
información se tomó de la unidad de Presupuesto de
la gerencia de Desarrollo Urbano.
Según Picón y Saud (1987), la
investigación documental, "representa el proceso a
través del cual el investigador parte de un problema
claramente definido y orienta su atención a la
planificación de estrategias que lo conduzcan a recopilar
datos documentales que confirmen o rechacen las conjeturas
planteadas". (P.25). Tomando en cuenta la opinión del
autor, se nota la relevancia de esta actividad investigativa,
pues representa la base de todo trabajo escrito y el principio de
la conceptualización teórica de toda
investigación.
Sabino (2000), señala que la investigación
de campo, "se basa en informaciones obtenidas directamente de la
realidad, permitiéndole al investigador cerciorarse de las
condiciones reales en que se han conseguido los datos" (P.36). En
otras palabras, el investigador efectúa una
medición de los datos, con esto, se puede decir que el
tipo de investigación de campo, se realiza en el sitio
objeto de estudio.
Hernández y otros (1991), definen la
investigación no experimental como "Aquella que se realiza
sin manipular deliberadamente las variables. Es la
investigación en donde no se modifican intencionalmente la
(s) variable (s) independiente (s)". (P.23) Con esto se quiere
decir que solo se observa el fenómeno sin realizar
alteraciones a ella.
4.3 Unidades de Análisis
Actualmente en el departamento de Planificación,
Control y Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de
PDVSA distrito San Tomé, laboran cinco personas (Ver tabla
1), las cuales conforman la población en
estudio.
Tabla 1. Población del
estudio
CARGO | FUERZA LABORAL |
Superintendente del departamento de | 1 |
Supervisor del departamento de | 1 |
Analistas del Departamento de | 3 |
TOTAL | 5 |
Fuente: Elaboración
Propia
Una vez definido el universo de estudio de manera
precisa y homogénea, se establece la muestra, que es una
parte representativa de la población en estudio, cuyas
características se reproducen en ella lo más
exactamente posible. La muestra a estudiar esta conformada por
dos personas (Analistas de Presupuesto de la división
Ayacucho y división Junín de la región sur
de la Faja Petrolífera del Orinoco) perteneciente al
Departamento de Planificación, Control y Gestión de
la Gerencia de Desarrollo Urbano (Ver tabla 2).
Se tomó la muestra igual a dos, pues son dos los
analistas que conforman la unidad de Presupuesto, por lo que se
realizará el seguimiento de sus actividades para luego
plasmarlas en el manual de procedimientos.
Tabla 2. Muestra del
estudio
CARGO | FUERZA LABORAL | |
Analista de Presupuesto | 2 |
Fuente: Elaboración
Propia
4.4 Técnicas e Instrumentos de
Recolección de Datos
Para la optimización de las actividades, a
través de la elaboración de un manual de
procedimiento para el Departamento de Planificación,
Control y Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de
PDVSA distrito San Tomé, se emplearon las siguientes
técnicas, orientadas a alcanzar los fines
propuestos:
Observación Directa
La observación directa permitió conocer
las actividades llevadas a cabo en la unidad de Presupuesto del
departamento de Planificación, Control y Gestión
así como también los diferentes pasos que se siguen
en el desarrollo de los proyectos de inversión de la
Gerencia de Desarrollo Urbano. La misma es útil para
evaluar y describir los seis objetivos específicos que
persigue el trabajo.
Entrevistas No Estructuradas
Se realizaron entrevistas no estructuradas al personal
administrativo, con el fin de aclarar inquietudes y de igual
manera obtener información precisa y detallada del
estudio. Según Fidias Arias (2006), la entrevista no
estructurada "Es una modalidad que no dispone de una guía
de preguntas elaboradas previamente. Sin embargo se orienta por
unos objetivos preestablecidos, lo que permite definir el tema de
la entrevista". (P.74). Tomando en cuenta las palabras del autor
el entrevistador debe poseer una gran habilidad para formular las
interrogantes sin perder la coherencia.
Las entrevistas no estructuradas sirven de soporte para
dar respuesta a los siguientes objetivos
específicos:
– Caracterizar los procesos principales de la Gerencia
de Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito San
Tomé.
– Describir las actividades de la unidad de presupuesto
del departamento de Planificación, Control y
Gestión perteneciente a la Gerencia de Desarrollo
Urbano.
– Diagnosticar la situación actual de la unidad
de Presupuesto del departamento de Planificación, Control
Y Gestión, de la Gerencia de Desarrollo Urbano.
– Identificar la secuencia de las actividades que deben
seguir los trabajadores de la unidad de presupuesto para el
desarrollo de sus funciones.
Revisión de Material
Bibliográfico
La revisión de material bibliográfico
consistió en consultas de manuales de normas y
procedimientos, acceso al portal electrónico interno de la
empresa, revisión de textos, con la finalidad de obtener
la información necesaria para complementar los diversos
fundamentos teóricos para la elaboración del
presente informe técnico. Igualmente utilizando esta
técnica de recolección de información se
pudo caracterizar las actividades del departamento, así
como obtener información importante de los proyectos para
la posterior elaboración del manual de procedimientos, que
será de gran utilidad para los trabajadores de la unidad
de Presupuesto.
Materiales y Equipos
Recursos Físicos:
– Bolígrafos y lápices
– Libreta de notas y hojas
– Computadora
– Pen Drive
– Calculadora
– Impresora
Otros Recursos:
– SAP y SEE.
4.5 Procedimiento de la recolección
de datos
El procedimiento que se utilizó para la
recolección de datos fue manual y mecánica
(computadora). Primeramente al llegar a la Gerencia de Desarrollo
Urbano, específicamente a la unidad de Presupuesto del
departamento de Planificación, Control y Gestión
ubicado en la empresa, se establecieron diferentes objetivos para
diagnosticar la situación y poder lograr la
optimización de las actividades a través de la
elaboración del manual de procedimientos, para ello se
siguió el siguiente procedimiento de recolección de
información:
Se anotó en una libreta (manual) todas las
observaciones vistas en el área, que permitirán
diagnosticar la situación actual de la unidad de
Presupuesto.Para la creación del manual de
procedimientos, se solicitó toda la información
disponible de las actividades llevadas a cabo en esta unidad
del departamento de Planificación, Control y
Gestión, los cuales se anotaron en una libreta
(manual) y se transcribió en la computadora
(mecánica).Igualmente se solicitó toda la
información disponible de los proyectos de
inversión que lleva la Gerencia y de archivos
relacionados con el tema, se guardó en un pen drive
(mecánica) y luego en una computadora.
4.6 Procesamiento de la
información
Los datos obtenidos de las actividades que se realizan
en la unidad de Presupuesto del Departamento de
Planificación, Control y Gestión de la Gerencia de
Desarrollo Urbano, fueron tabulados mecánicamente
(computadora), para poder visualizarlos y posteriormente
ordenarlos para crear el manual de procedimientos. Se utilizaron
herramientas como matriz foda y mapas de procesos que permitieron
comprender las actividades que se llevan a cabo para la
realización de los proyectos, logrando así
identificar las tareas necesarias que debe ejecutar el personal
para posteriormente plasmarlas en dicho manual, logrando
así la optimización las actividades de esta
unidad.
4.7 Análisis de la
información
La información recolectada se analizó de
forma descriptiva, lo que permitió diagnosticar la
situación actual de la unidad de presupuesto de la
gerencia de Desarrollo Urbano, diseñando el manual de
procedimientos de la mencionada unidad que permita optimizar las
actividades. Los datos se analizaron a través de un
proceso de clasificación, registro y
codificación.
4.8 Procedimiento de la
investigación
Para realizar la investigación y dar cumplimiento
a los objetivos, se efectuaron los siguientes pasos:
1. Charlas de inducción, donde se
conoció el proceso llevado a cabo en la Gerencia, las
instalaciones de la empresa y los procesos que maneja la
misma.2. Obtención y revisión de
informes anteriores de manuales de diversas áreas de
PDVSA distrito San Tomé.3. Reconocimiento del área de estudio,
se realizó una observación directa de toda la
Unidad, lo que permitió estar en contacto directo con
los involucrados en la investigación, y tener una
mejor perspectiva de cómo se realizan las actividades,
obteniéndose así, un enfoque directo del
problema y describiendo la situación actual del
departamento.4. Obtención y registro de
información acerca de la Gerencia de Desarrollo Urbano
de PDVSA distrito San Tomé, referente a las
condiciones que influyen en realización de los
proyectos.5. Análisis de los datos e informaciones
suministradas de los proyectos llevados a cabo por la
gerencia.6. Análisis de la planificación
del presupuesto asociado a los proyectos llevados por la
gerencia.7. Seguimiento y determinación de las
tareas y actividades del personal que labora en la unidad de
Presupuesto.8. Aplicación de las técnicas
para la elaboración del manual de
procedimiento.9. Comparación de los resultados con la
situación actual, a fin de concluir y recomendar
mejoras en el lugar del estudio, que permitan solucionar la
problemática.10. Validación de los procedimientos y
actividades que siguen los trabajadores de la unidad de
Presupuesto para finalmente plasmarlos en el
manual.11. Elaboración del manual de
procedimientos de la unidad de Presupuesto.
CAPÍTULO V
Situación
actual
En este capítulo se presenta una
descripción general de la unidad de presupuesto, donde se
realizó el estudio, definiendo las actividades que se
llevan a cabo, la descripción del proceso y la
situación presente en cuanto a las actividades del
personal del departamento de Planificación, Control y
Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA,
distrito San Tomé.
5.1 Descripción de los Procesos de
la Gerencia de Desarrollo Urbano
Básicamente los procesos que se llevan a cabo en
la Gerencia de Desarrollo Urbano para que se ejecute un proyecto,
consiste primeramente en la solicitud de los clientes (Gerencias
de PDVSA o la Gerencia Distrital), luego el departamento de
ingeniería estudia si es factible la ejecución del
proyecto o no, se solicita el presupuesto a la Gerencia
Distrital, una vez lista la ingeniería de detalle se pasa
a contratación y de allí a servicios
técnicos para la entrega de planes de seguridad y calidad
de la contratista, y así iniciar la implantación
del proyecto (construcción). En la figura 18, se muestran
cada una de las fases a seguir para la ejecución de los
proyectos.
Figura 18. Metas de cada Fase del
proceso de ejecución de Proyectos
Fuente: Manual de Gerencia de
Proyectos PDVSA 2008.
En los siguientes mapas de procesos se muestran con
detalle cada una de las fases o etapas que debe superar el
proyecto para poder ejecutarse, estas son: visualizar (Figura
19), conceptualizar (Figura 20), definir (Figura 21), implantar
(Figura 22) y operar (Figura 23).
Figura 19. Mapa de Proceso de la Fase
Visualizar
Fuente: Manual de Gerencia de
Proyectos PDVSA 2008.
Figura 20. Mapa de Procesos Fase
Conceptualizar, Nivel 0
Fuente: Manual de Gerencia de
Proyectos PDVSA 2008.
Figura 21. Mapa de Procesos Fase
Definir, Nivel 0
Fuente: Manual de Gerencia de
Proyectos PDVSA 2008.
Figura 22. Mapa de Procesos Fase
Implantar, Nivel 0
Fuente: Manual de Gerencia de
Proyectos 2008.
Figura 23. Mapa de Procesos Fase
Operar, Nivel 0
Fuente: Manual de Gerencia de
Proyectos 2008.
5.2 Descripción de la unidad de
Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y
Gestión
La unidad de Presupuesto del departamento de
Planificación, Control y Gestión adscrita a la
gerencia de Desarrollo Urbano, lleva a cabo todas las actividades
relacionadas con el manejo, seguimiento y control del
presupuesto, asociada a la cartera de proyectos aprobados
anualmente.
Esta unidad maneja dos tipos de presupuesto el de
inversión (activos), donde se encuentran todos los
proyectos que la gerencia ejecuta para el año en
cuestión y el de operación, que son los gastos en
los que incurre la gerencia (equipos, materiales de oficina,
entre otros).
Esta unidad presenta problemas puesto que no cuenta con
un manual de procedimientos, lo que origina que los trabajadores
no tengan sus tareas definidas, por ello se pretende elaborar un
manual de procedimiento para la unidad de Presupuesto del
departamento de Planificación, Control y Gestión,
que permita en un futuro cercano sentar las bases para
automatizar los procedimientos, con miras a la creación de
un software que contenga toda la información de los
proyectos y a la hora de elaborar los informes de avances de los
proyectos, los datos que actualmente se encuentran en diferentes
archivos se unifiquen en dicha base de datos, facilitando el
trabajo al personal.
5.3 Actividades de los trabajadores de la
unidad de Presupuesto del departamento de Planificación,
Control y Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de
PDVSA, distrito San Tomé.
En líneas generales, las actividades que llevan a
cabo los trabajadores de la unidad de Presupuesto del
departamento de Planificación, Control y Gestión de
la Gerencia de Desarrollo Urbano, son las siguientes:
Elaboración de anteproyecto de
inversión a someterse anualmente.Seguimiento y control de presupuesto de inversiones
y operaciones.Elaboración de la cartera de
proyectos.Elaboración de las fichas de los proyectos de
inversión.Elaboración y tramitación de
acumulaciones mensuales y anuales.Elaboración y tramitación de
traspasos, recobros y reclasificaciones de costos por cargos
mal adjudicados.Planificación de desembolsos anuales de los
proyectos de inversión.Planificación de desembolsos del presupuesto
de gastos de la gerencia.
5.4 Proyectos que actualmente lleva la
Gerencia de Desarrollo Urbano
Como información adicional, actualmente la
Gerencia de Desarrollo Urbano lleva a cabo doce proyectos los
cuales se especifican a continuación: (Ver tabla
3)
Tabla 3. Proyectos que actualmente
ejecuta la Gerencia de Desarrollo Urbano
NOMBRE DEL | ALCANCE | |
Adecuación de las | Adecuar y ampliar el edificio de oficinas en las | |
Reubicación y | El proyecto contempla la construcción de un | |
Adecuación y mejoras de | Realizar las adecuaciones y mejoras del centro | |
Ampliación y | El proyecto contempla la remodelación y | |
Adecuación de Edificio | Las obras a ejecutarse consisten en la | |
Adecuación y mejoras al | La obra consiste en la construcción de un | |
Adecuación de Edificio | Comprende el suministro, transporte e | |
Adecuación de Edificio | Comprende la remodelación del edificio, | |
Reacondicionamiento y mejoras | Comprende las adecuaciones mayores en las | |
Construcción/Ampliación Oficinas San | Consiste en la construcción de la | |
Construcción de red de | El alcance general del proyecto contempla la | |
Adecuación y | Ampliación de la farmacia del hospital de |
Fuente: Archivos de Desarrollo
Urbano.
CAPÍTULO VI
Resultados
En este capítulo se muestran los resultados
obtenidos, para la realización del manual de
procedimientos de la unidad de Presupuesto del Departamento de
Planificación, Control y Gestión de la Gerencia de
Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito San Tomé,
además de presentar el diseño del mismo con todas
sus especificaciones.
6.1. Presentación de los
Resultados
Los resultados que se muestran a continuación se
presentan de acuerdo a los objetivos específicos
planteados en el estudio, conectándolos con la
metodología que sustenta el mismo, logrando así dar
respuesta a la problemática originada en la unidad de
Presupuesto de Desarrollo Urbano, PDVSA, San Tomé, debido
a las deficiencias del proceso, a efectos de cumplir con el
objetivo general de este estudio.
Caracterizar los procesos principales de la Gerencia
de Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito San
Tomé.
La gerencia de Desarrollo Urbano, se encarga de proveer
la infraestructura que requiere la empresa para realizar sus
procesos. La caracterización del proceso que lleva a cabo
esta gerencia, identifica los factores que intervienen y describe
sus características, de igual forma, está orientado
a adoptar un enfoque basado en el ámbito de calidad para
así mejorar dicho proceso, resaltando solo las etapas mas
importantes que dan eficiencia a este.
Estos elementos son: Proveedores, Entrada, Proceso,
Salida, Usuarios. Cabe destacar que los elementos ya mencionados
están definidos de acuerdo a lo siguiente:
Proveedores: Persona o tercero que suministra el
servicio.Entrada: Producto, servicio, información,
directriz u objeto de transformación necesaria para el
inicio del proceso.Proceso: Actividades desarrolladas.
Salida: Producto, servicio, información,
directriz u objeto que es generado como resultado de la
ejecución de las actividades del proceso.Usuarios: Persona o tercero que recibe el producto o
servicio que ha salido.
Mediante la caracterización y/o
descripción del proceso llevado a cabo en la Gerencia de
Desarrollo Urbano, el personal que participa en la
realización de las actividades, podrá adquirir una
visión integral y a su vez una mejor comprensión de
las diferentes tareas que individualmente se ejecutan, por lo
tanto, fortalece el trabajo en equipo y la comunicación;
por consiguiente, favorece de manera contundente el
servicio.
Ante esta situación, es necesario recordar que
los procesos ya existen dentro de una organización, de
manera que el esfuerzo se debería centrar en
identificarlos y gestionarlos de manera apropiada; por lo cual se
han tomado los elementos más significativos del proceso ya
mencionado con su respectivo nivel de detalle, de forma que
facilite la determinación e interpretación de las
interrelaciones existentes entre los mismos (Ver Fig. 24
Caracterización de los procesos principales de la Gerencia
de Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito San Tomé y las
actividades detalladas que se encuentran dentro de este proceso
Fig.25, Fig.26 y Fig. 27).
Figura 24. Caracterización de
los procesos principales de la Gerencia de Desarrollo Urbano de
PDVSA, distrito San Tomé.
Fuente: Elaboración
Propia
Figura 25. Actividades de la Fase de
Ingeniería y Procura del Proyecto
Fuente: Guía de Gerencia de
Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC)
Figura 26. Actividades del Proceso de
Contratación
Fuente: Guía de Gerencia de
Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC)
Figura 27. Actividades de la Fase de
Construcción (Implantación) del
Proyecto
Fuente: Guía de Gerencia de
Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC)
Describir las actividades de la unidad de Presupuesto
del Departamento de Planificación, Control y
Gestión perteneciente a la Gerencia de Desarrollo
Urbano.
La unidad de Presupuesto se encarga de realizar las
actividades mostradas en la tabla 4 (las cuales fueron plasmadas
en el manual de procedimientos, con sus respectivas
especificaciones):
Tabla 4. Actividades de la Unidad de
Presupuesto.
ACTIVIDAD | PROPÓSITO DE LA | |
Formulación del | Formular el Presupuesto de Inversiones tiene como | |
Evaluación | Efectuar la evaluación económica de | |
Explicación del | Controlar y presentar los recursos humanos y | |
Formulación del | La formulación del presupuesto de | |
Explicación del | Conocer las causas que originan las variaciones | |
Mejor Visión de | Da un estimado a una determinada fecha de lo que | |
Mejor Visión de | Da un estimado a una determinada fecha de lo que | |
Elaboración del informe | Muestra el avance financiero mensual de los | |
Acumulaciones | Reflejar los registros firmes en la contabilidad | |
Cancelación de | Tiene como fin cerrar proyectos que por diversas | |
Monitoreo de Cargos reales en | Se realiza con el fin de detectar cargos | |
Traspasos o | Los traspasos se realizan con el fin adjudicar a | |
Planificación de Costos | El propósito de este procedimiento es | |
Planificación de Costos | Cargar en SAP el presupuesto aprobado para los |
Fuente: Elaboración
Propia
Diagnosticar la situación actual de la unidad
de Presupuesto del Departamento de Planificación, Control
y Gestión, de la Gerencia de Desarrollo
Urbano.
En busca de optimizar los procesos de la unidad de
Presupuesto, primeramente, es necesario diagnosticar la
situación actual, para ello, se recolectó la
información requerida durante la estadía en la
gerencia. Para vaciar la información se utilizó
como herramienta una matriz FODA, que permitió analizar la
información y elaborar estrategias para solventar las
debilidades y afrontar las amenazas que afectan a la unidad. (Ver
tabla 5).
Tabla 5. Matriz FODA. Unidad de
Presupuesto
FORTALEZAS (F) | DEBILIDADES (D) | |
| Falta de organización de la No están establecidos los pasos a seguir No existe delegación de Falta de planeación en la Falta de conocimientos técnicos el | |
OPORTUNIDADES (O) | ESTRATEGIAS (FO) | ESTRATEGIAS (DO) |
| Tomar decisiones oportunas que encaminen a la Ofrecer servicios de calidad a los Utilizar los recursos financieros para seguir | Establecer los procedimientos para llevar a cabo Delegar las funciones a cada uno de los Crear un sistema para ordenar la |
AMENAZAS (A) | ESTRATEGIAS (FA) | ESTRATEGIAS (DA) |
| Crear un manual de procedimientos que especifique Aprovechar el conocimiento del personal y proponer | Designar tareas y actividades específicas a Mejorar el seguimiento y control en la Mantener una comunicación eficaz con las |
Fuente: Elaboración
Propia
Para afrontar las debilidades y amenazas a las que esta
expuesta la unidad, es necesario poner en práctica las
estrategias extraídas de la matriz FODA.
Estrategias FO:
Realizar reuniones con el personal para buscar las
soluciones mas acertadas, con el fin de solventar los
problemas a medida que se presenten.Utilizar el presupuesto que se asigna cada
año para las capacitaciones del personal, realizando
cursos, dependiendo del área en la que se
desempeñe cada miembro, bien sea en presupuesto o
aplicando esta herramienta en las diversas áreas que
conforman la gerencia, tales como seguridad, calidad,
administración de personal, planificación de
proyectos, ingeniería.Para ofrecer un servicio de calidad, se debe cuidar
cada uno de los detalles durante las diversas fases de la
realización de los proyectos, para ello, se deben
seguir los lineamientos de la GGPIC y normas de
PDVSA.
Estrategias DO:
Elaborar y poner en práctica el manual de
procedimientos de la unidad de presupuesto, teniendo
así un conocimiento sistemático de las
actividades, logrando capacitar en un menor tiempo a nuevos
ingresos y sirviendo de guía a los
trabajadores.Para ordenar la información de la unidad, que
se encuentra en diferentes archivos y causa un poco de
descontrol cuando se requiere la búsqueda
rápida de algún dato, se propone la
creación de una base de datos, con toda la
información que maneja el Departamento de
Planificación, Control y Gestión, siendo de
gran utilidad a los trabajadores.
Estrategias FA:
En el manual de procedimientos establecer cada uno
de los pasos a seguir para realizar las diferentes
actividades, evitando así demoras y re-trabajo al
cumplir con las tareas asignadas.
Estrategias DA:
Realizar mesas de trabajo con todas las áreas
de la organización encargadas de llevar a cabo los
proyectos con el objetivo de que cada trabajador exponga sus
ideas y explique el avance de los proyectos en sus diferentes
fases. Además de asignar responsables de las
actividades que surjan de estas reuniones.
Identificar la secuencia de actividades que deben
seguir los trabajadores de la unidad de Presupuesto para el
desarrollo de sus funciones.
Para el desarrollo de las diferentes funciones de los
trabajadores de la unidad de presupuesto, es de gran importancia
contar con una guía, con este fin, cada vez que se
solicitaba alguna actividad a los analistas de presupuesto, se
obtenía la explicación de la misma y se observaba
el proceso, anotando la secuencia, una vez obtenida esta
información, fue plasmada en el manual con detalles, pasos
a seguir, diagramas de flujo y pueden observarse en el
apéndice "A": "Manual de Procedimientos de la unidad de
Presupuesto DDUU STM (Desarrollo Urbano San
Tomé)".
Validar los procedimientos que deben seguir los
trabajadores de la unidad de presupuesto para la ejecución
de sus funciones de manera eficiente.
Una vez obtenida la información de las diferentes
actividades que se realizan en la unidad de Presupuesto,
así como sus respectivos lineamientos, se procedió
a validar los procedimientos para incluirlos en el manual, con
este fin se realizó una revisión minuciosa por
parte de la fuerza laboral de la Unidad de Presupuesto, quienes
dieron su aprobación para proceder a la elaboración
del manual de procedimientos.
Elaborar el manual de Procedimientos que permita
conocer las actividades y pasos a seguir en la unidad de
Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y
Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA,
distrito San Tomé.
Una vez definidos los procedimientos llevados a cabo en
la unidad de Presupuesto, se realizaron los siguientes
pasos:
1. Se elaboró el formato para vaciar la
información recolectada en el área.2. Se estructuró el manual en varias
secciones:
Información general del manual: Donde se
especifica:
Objetivo del manual.
Estructura del manual.
Formato del manual.
Mantenimiento del manual.
Información general de la empresa:
Contiene información teórica de PDVSA y de la
Gerencia de Desarrollo Urbano.
Descripción de la empresa.
Objetivos de la empresa.
Funciones de la empresa.
Descripción de la gerencia de Desarrollo
Urbano.
– Misión.
– Visión.
– Objetivos de la organización.
– Descripción de la unidad de
presupuesto.
– Ubicación geográfica.
Procedimientos: Cada uno de los procedimientos
que se llevan a cabo en la unidad de Presupuesto, especificando
alcance, referencias, responsabilidades, métodos de
trabajo, definiciones o términos de uso frecuente que se
emplean en cada una de las actividades. Estos procedimientos son
los siguientes:
Formulación del Presupuesto de
InversionesEvaluación Económica de los Proyectos
de Inversión de Capital y elaboración de
Soportes para aprobación del Presupuesto.Explicación del Presupuesto de
Inversiones.Formulación del Presupuesto de
OperacionesExplicación del Presupuesto de
Operaciones.Mejor Visión de Operaciones.
Mejor Visión de Inversión.
Elaboración del Informe de Gestión de
los Recursos Financieros.Acumulaciones.
Cancelación de órdenes.
Monitoreo de cargos reales en SAP.
Traspasos o Reclasificaciones.
Planificación de costos primarios en
órdenes internas- Presupuesto de
Inversiones.Planificación de costos primarios en centros
de costos- Presupuesto de Operaciones.
3. Se anexaron los formatos, instructivos de
llenado e informaciones importantes, tomadas de los archivos
de Desarrollo Urbano.
Ver manual de procedimientos de la Unidad de Presupuesto
DDUU STM, apéndice "A".
Conclusiones
Una vez culminada la investigación se concluyen
los siguientes aspectos:
Al caracterizar los procesos principales llevados a
cabo en la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito
San Tomé, se determinó que en este intervienen
elementos tales como: Proveedores, Entrada, Proceso, Salida y
Usuarios, todo comienza con la generación de la
solicitud y a través de sus diferentes departamentos
se realiza el proceso necesario hasta obtener la
infraestructura requerida que será utilizada por las
gerencias de PDVSA o por la comunidad.La unidad de Presupuesto realiza diversas
actividades tales como: Formular el presupuesto de
operaciones e inversiones, explicar el presupuesto de
inversiones ejecutado y el presupuesto de operaciones
gastado, realizar la mejor visión del presupuesto de
inversión y de operaciones, elaborar el informe de
gestión de los recursos financieros, acumulaciones de
facturas y valuaciones que no han sido reflejadas en SAP,
cancelación de ordenes de proyectos, monitoreo de
cargos reales en SAP, traspasos o reclasificaciones,
planificación de costos primarios en ordenes internas
del presupuesto de inversiones y planificación de
costos primarios en centros de costos del presupuesto de
operaciones, todos estos procedimientos con sus respectivas
descripciones y especificaciones fueron plasmadas en el
manual de procedimientos.Una vez diagnosticada la situación actual de
la unidad de Presupuesto, se evidenciaron deficiencias,
básicamente en cuanto a la falta de
organización de la información, inexistencia de
procedimientos establecidos, por lo que muchas veces tienen
mas trabajo de lo que en realidad corresponde.La secuencia para realizar las diferentes
actividades no estaban establecidas para esta unidad, por lo
que para cada procedimiento fueron elaboradas y asentadas en
el manual de procedimientos.Los procedimientos fueron revisados por los
analistas de la unidad y jefes inmediatos, quienes aprobaron
los mismos.Se elaboró el manual de procedimientos,
estableciendo así una guía de gran utilidad
para la unidad de Presupuesto de la Gerencia de Desarrollo
Urbano.
Recomendaciones
Tomando en cuenta las conclusiones antes mencionadas, se
recomienda lo siguiente:
1. Dotar de un ejemplar del manual de
procedimientos a cada uno de los trabajadores de la unidad de
presupuesto, para que cuenten con una guía de apoyo al
realizar las actividades.2. Actualizar cada cierto tiempo el manual, con
el fin de que la información se mantenga al
día, por si existen modificaciones en los procesos
existentes o se incorporan nuevos procedimientos.3. Utilizar la información del manual
para establecer métodos que permitan ordenar la
información de la unidad de presupuesto, optimizando
de esta forma las actividades llevadas a cabo en la
unidad.4. Acatar los lineamientos y procedimientos
establecidos para contribuir con el mejoramiento de las
actividades.5. Implementar las estrategias aportadas por el
análisis FODA, para la optimización de la
unidad de presupuesto.
Referencias
bibliográficas
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Investigación: Introducción a la Metodología
Científica. Caracas, Venezuela. 5ta
Edición.
Balestrini, Mirian (1997): Como se elabora el Proyecto
de Investigación. Caracas, Venezuela. Editorial Texto,
C.A.
Faja Petrolífera del Orinoco. Consultado el 01 de
Diciembre de 2011, disponible en
http://www.pdvsa.com/.
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Guías de Gerencia para Proyectos de
Inversión de Capital (GGPIC). PDVSA. Septiembre
2000.
Guía para la elaboración de
explicación de variaciones PDVSA.
Manual de Emisión de Rendición de Cuentas
Mensual. PDVSA, Octubre 2009.
Manual de Procedimiento. Consultado el 30 de Noviembre
del 2011. Disponible en
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PDVSA Exploración y Producción. Consultado
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http://www.pdvsa.com/.
Proyecto, Proyectos de Inversión. Consultado el
30 el Noviembre de 2011. Disponible en
http://es.wikipedia.com
Reseña histórica de PDVSA. Consultado el
01 de Diciembre de 2011, disponible en
http://www.pdvsa.com/.
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a mis padres Odalys y
Ramón, quienes día a día me motivan y
apoyan para alcanzar nuevos logros, por confiar en mí y
por todo su esfuerzo para poder alcanzar mi carrera
profesional.
A mi hermana Oriannie, por apoyarme en todo
momento, brindarme su cariño y ayuda.
A mi Abuelo, por apoyarme y estar pendiente de
mis estudios y a Nenita, quien durante su vida me
demostró su gran amor.
ORIANA CORREA
AGRADECIMIENTOS
A Dios, por guiarme siempre y darme la fuerza y
fortaleza necesaria para alcanzar cada una de mis
metas.
A mis Padres y Hermana, los seres más
importantes en mi vida, por estar siempre a mi lado, brindarme su
cariño, apoyarme e impulsarme a ser cada día
mejor.
A mis amigas de la residencia, Alcybel, Arianna,
Eveliany, Yuli, Soiret y Francirith, por brindarme su amistad y
compañía en todo momento.
A mis amigos y compañeros de clase, por
recorrer este camino junto a mí.
A mi prima Deysi Ruiz, por ayudarme a conseguir
mi práctica profesional.
A Iván Turmero, Tutor académico,
por su apoyo y orientación durante la realización
de este proyecto.
A Erika Pereira, Tutor Industrial, por brindarme
su ayuda, tiempo y dedicación para lograr la
realización de este trabajo.
A las Chicas de Desarrollo Urbano, por la
amabilidad y cariño manifestado, haciendo agradable mi
estadía en la Gerencia.
A todas las personas que aportaron un grano de arena
para que esta investigación se convirtiera en
realidad.
Gracias ! …
ORIANA CORREA
Autor:
Correa Ruiz, Oriana
Delignel
Trabajo de investigación que se presenta ante el
Departamento de Ingeniería Industrial de la UNEXPO
Vicerrectorado Puerto Ordaz como requisito académico para
aprobar la Práctica Profesional.
MSc. Ing. Iván
Turmero
(Tutor Académico)
ING. ERIKA PEREIRA
(Tutor Industrial)
Ciudad Guayana, Marzo 2012
Autor: Correa, Oriana
Tutor Académico: MSc. Ing.
Turmero, Iván
Tutor Industrial: Ing. Pereira,
Erika
Fecha: Marzo 2012
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA
"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"
VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA
INDUSTRIAL
PRÁCTICA
PROFESIONAL
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