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Estandarización procedimientos, sistema gestión operativa (página 2)



Partes: 1, 2, 3

Palanquillas: Productos semi elaborados de
sección transversal cuadrada maciza, provenientes de
procesos de solidificación vía Colada Continua. Se
utilizan como materia prima en procesos de Laminación en
Caliente. (Ver figura N° 13)

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Figura N° 13.
Palanquillas

Fuente: Intranet SIDOR, 2011

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Figura N° 14.
Planchones

Fuente: Intranet SIDOR,
2011

Planchones: Producto semi terminado de acero, de
sección rectangular, obtenido por procesos de Colada
Continua para su aplicación en trenes de
laminación, en la producción de chapa Laminada en
Caliente. (ver figura N° 14)

  • Productos planos

Hoja cromada: Acero de Bajo Carbono, Laminado en
Frío a espesores finos, recubiertos con una capa de cromo
aplicada mediante un proceso electrolítico para su uso en
la industria de envases. Sectores a los cuales está
destinado: Envases, Automotriz y Transporte. (Ver figura N°
15)

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Figura N° 15. Producto de Hoja
Cromada

Fuente: Intranet SIDOR, 2011

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Figura N° 16. Producto de
Hojalata

Fuente: Intranet SIDOR,
2011

Hojalata: Acero de Bajo Carbono, Laminado en Frío
a espesores finos, recubiertos con una capa de Estaño
aplicada mediante un proceso electrolítico para su uso en
la fabricación de envases, principalmente para la
industria alimenticia. Sectores a los cuales está
destinado: Envases, Electrodomésticos, Automotriz y
Transporte. (Ver figura N° 16)

Laminados en caliente: Los productos laminados en
caliente se producen aplicando un proceso termomecánico
para reducción del espesor del planchón sometido a
altas temperaturas. Son utilizados por una variedad de
consumidores industriales en usos tales como la
fabricación de ruedas, piezas automotrices, tubos,
cilindros de gas, entre otros. También se emplean en la
construcción de edificios, puentes, ferrocarriles y chasis
de automóviles o camiones. Los productos laminados en
Caliente se pueden proveer como bobinas o láminas cortadas
a una longitud específica.

Laminados en frío (LAF crudo): Las chapas
Laminadas en Caliente son sometidas a un proceso de
Laminación en Frío donde se obtiene la
reducción de su espesor, una mayor aptitud al conformado y
un mejor aspecto superficial, obteniendo un producto apto para
una amplia gama de aplicaciones. El acero Laminado en Frío
sin recocer, posee una baja ductilidad y está destinado a
procesos posteriores de Galvanizado por inmersión en
caliente o Recocido.

  • Productos largos

Alambrón: Producto largo de sección
circular que se obtiene por Laminación en Caliente y
enrollado, a partir de las Palanquillas. El Alambrón es
comúnmente trefilado para producir alambres de diversas
calidades y también para la fabricación de pernos y
clavos. Sectores a los cuales está destinado: Industrial,
Agrícola, Construcción, Soldadura,
Trefilado.

Barras/Cabillas: Productos que se utilizan como refuerzo
de concreto. Su superficie está provista de rebordes
(corrugaciones) que inhiben el movimiento relativo longitudinal
entre la varilla y el concreto que la rodea.

Sectores a los cuales está destinado:
Construcción e Infraestructura.

  • Productos terminados

SIDOR al estar situada entre el río Orinoco y una
autopista que la conecta con el resto del país, la salida
de los productos puede efectuarse de una manera fluida y
eficiente.

Para la distribución a nivel nacional, se apoya
en empresas transportistas que le garantizan la
movilización de sus productos hacia los diversos puntos de
entrega.

Para atender sus mercados, Sidor cuenta con las
siguientes instalaciones de almacenamiento y despacho:

Almacenes

Sidor dispone de amplios y espaciosos almacenes dentro
de la planta para proteger y mantener ordenadamente tanto los
productos en proceso como los terminados. Los despachos a
clientes nacionales se efectúan desde allí,
siguiendo las normas establecidas de carga, peso, amarre y
seguridad.

Estas características le permiten a Sidor ubicar
sus productos de manera rápida y eficiente en Venezuela y
el resto del mundo.

Puerto

Para el mercado de exportación, Sidor dispone de
un puerto ubicado en la margen derecha del río Orinoco, a
la altura de la milla 195, de la desembocadura en el
Océano Atlántico. Esta ubicación asegura una
navegación fluvial de 16 horas hasta los puertos de la
zona (Matanzas), donde se procede a la carga del material con
destino a los puertos ubicados en diversos continentes. Estas
características le permiten a Sidor ubicar sus productos
de manera rápida y eficiente en Venezuela y el resto del
mundo.

Identificación del área de
pasantía

Gerencia de Planificación y Control adscrita a
la Presidencia Ejecutiva.

Tiene como objetivo asistir a la Presidencia Ejecutiva
en el control y seguimiento gestional de los planes de
producción, presupuestos, planes de inversión,
comercialización, finanzas, administración,
planeamiento ingeniaría y medio ambiente, calidad,
alertando sobres los desvíos presentados, en
términos de calidad, cantidad, oportunidad, seguridad;
así como en la elaboración de trabajos
estratégicos como soporte para, la articulación
informativa, comunicacional, con todas las direcciones, apoyo en
la coordinación y desarrollo de la reuniones de la
dirección, formulación de presupuestos e
identificar, avizorar áreas de amenazas y fortaleza,
formulando la acción para corregir desviaciones a fin de
satisfacer los requerimientos de los clientes internos, externos,
normas de calidad vigentes, garantizar los márgenes de
rentabilidad propuestos por la empresa.

Elaborar estudios de factibilidad de los proyectos de
inversiones, así como también garantizar su
ejecución mediante el seguimiento y control de los mismos,
realizando el análisis técnico de las inversiones
entre Sidor y empresas del Estado, así como también
las inversiones que parten de convenios Internacionales (Empresas
Mixtas, Proyectos de Complementariedad y Empresas
Espejo).

Garantizar el cumplimiento de las políticas
establecidas en la empresa y con la Norma de Calidad ISO 9001
vigente.

Unidad de Estimación de Costos

La Unidad de Estimación de Costos tiene como
objetivo establecer los presupuestos base para cada uno de los
procesos licitatorios que se realicen en SIDOR, de esta manera se
le da cumplimiento a la Ley de Contrataciones Públicas y
su reglamento.

A continuación se muestra la estructura
organizativa de la Gerencia de Planificación y Control
adscrita a la Presidencia Ejecutiva (Ver figura N°
17)

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Figura N° 17. Estructura
Organizativa de la Gerencia de Planificación y
Control

Fuente: Intranet SIDOR,
2011

CAPITULO III.

Diseño
metodológico

A continuación se exponen los aspectos referidos
al diseño metodológico que fueron utilizados para
el desarrollo del estudio que se propone en este proyecto, por
tanto, se indica el tipo de estudio que se desarrolló, los
instrumentos que se utilizaron y finalmente se especifica el
procedimiento que se siguió para el desarrollo del tema
"Estandarización de los principales procedimientos
involucrados en el Sistema de Gestión Operativa de la
Unidad de Estimación de Costos de SIDOR".

Tipo de Estudio

La investigación realizada se considera de tipo
proyectiva, descriptiva y evaluativa.

  • Proyectiva:

La investigación se considera proyectiva porque
consiste en la estandarización de los principales
procedimientos del sistema de gestión de operaciones, con
el cual se pretende crear un sistema de control mediante la
organización de actividades, dando cumplimiento a los
requerimientos establecidos por la política de calidad
implementada por la empresa.

  • Descriptiva:

La investigación se considera descriptiva ya que
es necesario conocer, describir, registrar y analizar toda la
información correspondiente al proceso de gestión
actual de la Unidad de Estimación de Costos, mediante la
interpretación de las distintas percepciones emitidas por
los mismos empleados que laboran en el área. Con esto se
puede aplicar los análisis de los posibles métodos
de estudio a utilizar para determinar su comportamiento, con el
fin de proponer la herramienta que mejorará la
gestión, alineada a la estrategia corporativa, que permita
conducir a la Unidad hacia los resultados deseados.

  • Evaluativa:

La investigación se considera evaluativa puesto
que el objetivo de la investigación o estudio es evaluar y
juzgar el método actual de trabajo de la Unidad de
Estimación de Costos, mediante la descripción del
mismo, y así observar la situación actual de
trabajo obteniendo las posibles situaciones donde se puedan
aplicar las mejoras al proceso que se realiza
actualmente.

Diseño de la investigación

  • Documental:

Este estudio se elaboró a través de la
consulta de textos, documentos electrónicos, publicaciones
y toda la documentación relacionada con los procesos
realizados en la Unidad de Estimación de Costos.
Considerando todos los aspectos representativos necesarios para
su argumentación.

  • De Campo:

Dado que se realizó en el lugar donde se ejecuta
el trabajo que se evaluó y en el momento en que ocurrieron
los distintos fenómenos objetos de estudio. Lo que
permitió la observación y la recolección de
datos directamente de la realidad en un ambiente cotidiano, para
luego interpretar los resultados, estableciendo relaciones de
integración.

  • No Experimental:

Porque no se pudo observar el nivel de eficacia y
organización con la que se trabajaba anteriormente al
estudio para poder conocer en que situaciones se puede o se debe
mejorar y así cumplir con todos los objetivos propuestos
por la unidad.

Población y Muestra

  • Población:

La población se definió según Arias
(2006, p. 81) quien afirma que la población es "un
conjunto finito o infinito de elementos con
características comunes para los cuales serán
extensivas las conclusiones de la investigación". En este
caso particular, la población fue finita y se refiere a
los principales procedimientos realizados en la Unidad de
Estimación de Costos, los cuales se han seleccionado como
objetivos de estudio.

  • Muestra:

En este caso la muestra es igual a la población
objeto de estudio debido a que el estudio es realizado en todos
los procesos involucrados en la gestión que se lleva a
cabo en la Unidad de Estimación de Costos. Por tanto son
coincidentes.

Técnicas e instrumentos de Recolección de
Datos

  • Observación Directa

Constituye la principal fuente de información, ya
que permitió visualizar, conocer y evaluar cada una de las
actividades de la unidad de Estimación de
Costos.

  • Entrevistas no estructuradas

Para facilitar la obtención de
información, opiniones, referencias y conocimientos
técnicos, se realizarón entrevistas no
estructuradas al Jefe de Sector de Estimación de Costos y
a los empleados en general, que permitieron la
familiarización y la obtención de
información precisa y detallada de las actividades que se
deben realizar en esta área.

Recursos

  • Recursos Físicos

Hoja o formato de Seguimiento y lápices:
Utilizado en la recolección de información durante
la observación directa de las actividades, así como
también en las entrevistas realizadas al
personal.

Software:

Microsoft Excel: Utilizado para
construcción de tablas, entre otros.

Microsoft Word: Utilizado para la
trascripción de la información necesaria en la
realización de actividades.

Microsoft Visio: Utilizado para la
elaboración de diagramas de flujos.

Memoria 512 Mb: Utilizada para almacenar toda
la información concerniente al proyecto
realizado.

  • Recurso Humano

Un (1) Asesor Académico: lng.
Industrial.

Un (1) Asesor Industrial: Ing.
Industrial.

Procedimiento

A continuación se presenta el procedimiento que
permitió llevar a cabo este estudio:

  • 1. Investigar documentaciones técnicas
    (relacionadas a la empresa) y teóricas relacionadas
    con la elaboración de un sistema de gestión
    operativa con el propósito de ahondar el conocimiento
    necesario y obtener la información precisa para el
    desarrollo del proyecto.

  • 2. Recopilar información concerniente a
    los procesos realizados por la Unidad de Estimación de
    Costos, para poder así, analizar la gestión
    llevada a cabo allí.

  • 3. Diagnosticar la situación actual por
    medio de la observación directa, para poder establecer
    los parámetros base que guiaron el desarrollo del
    estudio y permitirán esclarecer las
    problemáticas existente.

  • 4. Establecer las fortalezas, oportunidades,
    debilidades y amenazas de la Unidad de Estimación de
    Costos.

  • 5. Realizar un análisis FODA de la
    situación actual de la Unidad de Estimación de
    Costos, el cual permite definir escenarios claros para la
    empresa de acuerdo a las características encontradas
    en el diagnostico.

  • 6. Elaborar mapa general de procesos de la
    Unidad de Estimación de Costos.

  • 7. Establecer el Procedimiento Propuesto de
    Gestión Operativa para la Unidad de Estimación
    de Costos y su vinculación con otras
    áreas.

  • 8. Elaborar el diagrama de flujo del
    Procedimiento Propuesto de Gestión Operativa para la
    Unidad de Estimación de Costos y su vinculación
    con otras áreas.

  • 9. Establecer el Procedimiento Interno
    Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de
    Estimación de Costos.

  • 10. Elaborar el diagrama de flujo del
    Procedimiento Interno Propuesto de Gestión Operativa
    para la Unidad de Estimación de Costos.

  • 11. Definir la situación esperada y
    beneficios a obtener con la utilización de un Sistema
    de Gestión Operativa.

  • 12. Elaborar de propuesta de mejoras al Sistema
    de Gestión Operativa de la Unidad de Estimación
    de Costos de SIDOR.

CAPITULO IV.

Sustentación
teórica

Gestión

Es dirigir las acciones que constituyan la puesta en
marcha concreta de la política general de la empresa, es
tomar decisiones orientadas a alcanzar los objetivos
marcados

Control

Es un proceso por medio del cual se modifica
algún aspecto de un sistema para que se alcance el
desempeño deseado en el mismo.

Control De Gestión

Abarca la determinación de acciones pertinentes
para la mejora de la gestión Análisis de
Gestión Involucra la identificación de
desvíos respecto de lo esperado, a partir de la lectura
del informe.

Eficacia

Es la relación que existe entre las actividades
planificadas y los resultados obtenidos.

Eficiencia

Es la relación entre el resultado alcanzado y los
recursos utilizados.

Proceso

Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactúan, las cuales transforman elementos de
entrada en resultados con un valor añadido (expresa lo que
hay que hacer y para quién).

Procedimiento

Es la forma especificada por la organización para
llevar a cabo una actividad o un proceso (determina cómo
hay que hacerlo). Puede estar documentado o no.

Flujograma

Una de las características de todas las
herramientas básicas es que son gráficas, y por
ello ayudan a lograr una mejor comunicación en las
discusiones y el análisis. En general, una buena
gráfica facilita la comunicación.

Una gráfica que es de utilidad en toda
situación es el diagrama de flujo, el cual es un
método para describir gráficamente la secuencia
(flujo o ruta) de un proceso desde su inicio hasta su final. El
diagrama de flujo suele comenzar con los insumos, muestra la
transformación ocurridas a estos insumos y termina con el
producto final.

Este diagrama ayuda a:

  • Visualizar globalmente el proceso

  • Planear y coordinar responsabilidades en diferentes
    áreas.

  • Identificar etapas clave o potencialmente
    problemáticas.

  • Localizar actividades de control o puntos de
    medición

  • Determinar si el proceso actual se apega a los
    requerimientos del cliente (de no ser así, el diagrama
    ayuda a modificarlo y rediseñarlo)

A continuación se describen los pasos a seguir
para hacer un diagrama de flujo:

1. Definir el proceso específico para el cual se
va a elaborar el diagrama de flujo.

2. Identificar los principales componentes del proceso:
materiales, máquinas y personas que intervienen en el
flujo de las operaciones.

3. Representar la secuencia de actividades desde la
primera hasta la última, incluyendo las que se realizan de
manera simultánea.

4. Identificar cada una de las operaciones mediante los
símbolos.

Símbolos utilizados en los diagrama de flujo

La simbología utilizada es la
siguiente (ver tabla N°1)

Monografias.com
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Tabla N° 1. Símbolos del
Diagrama de Flujo

Fuente: Wikipedia, 2011

Análisis FODA

El Análisis DAFO, también conocido
como Matriz ó Análisis "DOFA" o
también llamado en algunos países "FODA", o
en inglés SWOT, es una metodología de estudio de la
situación competitiva de una empresa en su mercado
(situación externa) y de las características
internas (situación interna) de la misma, a efectos de
determinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
La situación interna se compone de dos factores
controlables: fortalezas y debilidades, mientras que la
situación externa se compone de dos factores no
controlables: oportunidades y amenazas.

Es la herramienta estratégica por excelencia
más utilizada para conocer la situación real en que
se encuentra la organización.

Durante la etapa de planificación
estratégica y a partir del análisis DOFA se debe
poder contestar cada una de las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo se puede explotar cada
    fortaleza?

  • ¿Cómo se puede aprovechar cada
    oportunidad?

  • ¿Cómo se puede detener cada
    debilidad?

  • ¿Cómo se puede defender de cada
    amenaza?

Este recurso fue creado a principios de la década
de los setenta y produjo una revolución en el campo de la
estrategia empresarial. El objetivo del análisis DAFO es
determinar las ventajas competitivas de la empresa bajo
análisis y la estrategia genérica a emplear por la
misma que más le convenga en función de sus
características propias y de las del mercado en que se
mueve.

El análisis consta de cuatro pasos:

  • Análisis Externo (también conocido
    como "Modelo de las cinco fuerzas de Porter")

  • Análisis Interno

  • Confección de la matriz DAFO

  • Determinación de la estrategia a
    emplear

Análisis Externo

La organización no existe ni puede existir fuera
de un ambiente, fuera de ese entorno que le rodea; así que
el análisis externo permite fijar las oportunidades y
amenazas que el contexto puede presentarle a una
organización.

El proceso para determinar esas oportunidades o amenazas
se puede realizar de la siguiente manera:

a- Estableciendo los principales hechos o eventos del
ambiente que tiene o podrían tener alguna relación
con la organización. Estos pueden ser:

De carácter político:

  • Estabilidad política del
    país.

  • Sistema de gobierno.

  • Relaciones internacionales.

  • Restricciones a la importación y
    exportación.

  • interés de las instituciones
    públicas.

De carácter legal:

1. Tendencias fiscales

  • Impuestos sobre ciertos artículos o
    servicios.

  • Forma de pago de impuestos.

  • Impuestos sobre utilidades.

2. Legislación

  • Laboral.

  • Mantenimiento del entorno.

  • Descentralización de empresas en las zonas
    urbanas.

3. Económicas

  • Deuda pública.

  • Nivel de salarios.

  • Nivel de precios.

  • Inversión extranjera.

De carácter social:

  • Crecimiento y distribución
    demográfica.

  • Empleo y desempleo.

  • Sistema de salubridad e higiene.

De carácter tecnológico:

  • Rapidez de los avances
    tecnológicos.

  • Cambios en los sistemas.

b- Determinando cuáles de esos factores
podrían tener influencia sobre la organización en
términos de facilitar o restringir el logro de objetivos.
Es decir, hay circunstancias o hechos presentes en el ambiente
que a veces representan una buena OPORTUNIDAD que la
organización podría aprovechar, ya sea para
desarrollarse aún más o para resolver un problema.
También puede haber situaciones que más bien
representen AMENAZAS para la organización y que puedan
hacer más graves sus problemas.

Oportunidades

Las oportunidades son aquellos factores, positivos, que
se generan en el entorno y que, una vez identificados, pueden ser
aprovechados.

Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que
contribuyen en el desarrollo son:

¿A qué buenas oportunidades se enfrenta la
empresa?

¿De qué tendencias del mercado se tiene
información?

¿Existe una coyuntura en la economía del
país?

¿Qué cambios de tecnología se
están presentando en el mercado?

¿Qué cambios en la normatividad legal y/o
política se están presentando?

¿Qué cambios en los patrones sociales y de
estilos de vida se están presentando?

Amenazas

Las amenazas son situaciones negativas, externas al
programa o proyecto, que pueden atentar contra éste, por
lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una
estrategia adecuada para poder sortearlas.

Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que
contribuyen en el desarrollo son:

¿A qué obstáculos se enfrenta la
empresa?

¿Qué están haciendo los
competidores?

¿Se tienen problemas de recursos de
capital?

¿Puede alguna de las amenazas impedir totalmente
la actividad de la empresa?

Análisis Interno

Los elementos internos que se deben analizar durante el
análisis DAFO corresponden a las fortalezas y debilidades
que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de
capital, personal, activos, calidad de producto, estructura
interna y de mercado, percepción de los consumidores,
entre otros.

El análisis interno permite fijar las fortalezas
y debilidades de la organización, realizando un estudio
que permite conocer la cantidad y calidad de los recursos y
procesos con que cuenta el ente.

Para realizar el análisis interno de una
corporación deben aplicarse diferentes técnicas que
permitan identificar dentro de la organización qué
atributos le permiten generar una ventaja competitiva sobre el
resto de sus competidores.

Fortalezas

Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y
positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de
igual clase.

Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que
contribuyen en el desarrollo son:

¿Qué ventajas tiene la empresa?

¿Qué hace la empresa mejor que cualquier
otra?

¿A qué recursos de bajo coste o de manera
única se tiene acceso?

¿Qué percibe la gente del mercado como una
fortaleza?

¿Qué elementos facilitan obtener una
venta?

Debilidades

Las Debilidades se refieren, por el contrario, a todos
aquellos elementos, recursos, habilidades y actitudes que la
empresa ya tiene y que constituyen barreras para lograr la buena
marcha de la organización. También se pueden
clasificar: Aspectos del Servicio que se brinda, Aspectos
Financieros, Aspectos de Mercado, Aspectos Organizacionales,
Aspectos de Control.

Las Debilidades son problemas internos, que, una vez
identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y
deben eliminarse.

Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que
contribuyen en el desarrollo son:

¿Qué se puede mejorar?

¿Que se debería evitar?

¿Qué percibe la gente del mercado como una
debilidad?

¿Qué factores reducen las ventas o el
éxito del proyecto?

Matriz FODA

Fortalezas

Debilidades

AnálisisInterno

Capacidades distintasVentajas naturalesRecursos
superiores

Recursos y capacidades escasasResistencia al
cambioProblemas de motivación del
personal

Oportunidades

Amenazas

AnálisisExternos

Nuevas tecnologíasDebilitamiento de
competidoresPosicionamiento estratégico

Altos riesgos – Cambios en el entorno

Tabla N° 2. Guía de
Análisis FODA

Fuente: Wikipedia, 2011

De la combinación de fortalezas con oportunidades
surgen las potencialidades, las cuales señalan las
líneas de acción más prometedoras para la
organización.

Las limitaciones, determinadas por una
combinación de debilidades y amenazas, colocan una seria
advertencia.

Mientras que los riesgos (combinación de
fortalezas y amenazas) y los desafíos (combinación
de debilidades y oportunidades), determinados por su
correspondiente combinación de factores, exigirán
una cuidadosa consideración a la hora de marcar el rumbo
que la organización deberá asumir hacia el futuro
deseable.

Estandarización de Procedimientos.

Se conoce como estandarización al proceso
mediante el cual se realiza una actividad de manera standard o
previamente establecida. El término estandarización
proviene del término standard, aquel que refiere a un modo
o método establecido, aceptado y normalmente seguido para
realizar determinado tipo de actividades o funciones. Un
estándar es un parámetro más o menos
esperable para ciertas circunstancias o espacios y es aquello que
debe ser seguido en caso de recurrir a algunos tipos de
acción.

El término de estandarización tiene como
connotación principal la idea de seguir entonces el
proceso standard a través del cual se tiene que actuar o
proceder. Al mismo tiempo, esta idea supone la de cumplir con
reglas que, si bien en ciertos casos pueden estar
implícitas, en la mayoría de las oportunidades son
reglas explícitas y de importante cumplimiento a fin de
que se obtengan los resultados esperados y aprobados para la
actividad en cuestión. Esto es especialmente así en
el caso de procedimientos de estandarización que se
utilizan para corroborar el apropiado funcionamiento de
maquinarias, equipos o empresas de acuerdo a los
parámetros y standards establecidos.

Sin embargo, estandarización también puede
hacer referencia a la idea de que un elemento, producto,
conocimiento o forma de pensar se iguala a los demás.
Aquí entra en juego la idea de globalización y
mundialización, que supone que un producto o bien de
consumo es fabricado de acuerdo a determinadas reglas de
estandarización y por tanto se realiza de igual manera en
Japón, en Brasil o en la India. La estandarización,
entonces, es en este sentido el fenómeno mediante el cual
los diferentes procesos de fabricación globales convergen
hacia un único estilo que predomina a nivel mundial y que
busca establecer similitudes entre cada ítem sin importar
de dónde provengan estos o hacia donde vayan. Esta
visión del término estandarización ha
recibido importantes críticas por representar la
anulación de la diversidad a nivel global.

Modelo de Gestión Operacional

El propósito de implementar un Modelo de
Gestión Operacional es lograr la mejor articulación
entre el entendimiento de los procesos, el uso de la
tecnología y el desempeño de las personas que
interactúan con la organización (internas y
externas), de manera que se cuente con una herramienta que le
permita trasladarse de las prácticas actuales a las
deseadas.

Un buen Modelo de Gestión Operacional tiene
inmersa la definición de roles y responsabilidades de las
personas que interactúan con los procesos con el fin de
generar un buen sistema de información que beneficie el
producto y/o servicio suministrado.

CAPITULO V

Situación
actual

En este capítulo se presenta la
descripción de la situación actual de la Unidad de
Estimación de Costos de la Gerencia de
Planificación y Control de SIDOR. Pues antes de comenzar a
definir cuáles son los estándares de procedimiento
para esta unidad, es necesario conocer toda la información
pertinente a las actividades que se realizan y toda el material
que se pueda utilizar como base para el desarrollo del
procedimiento final, que nos permitirá dar una perspectiva
de la actualidad de la unidad a evaluar.

Justificación del Seguimiento

SIDOR, C.A. es una gran empresa, la cual tiene mucho
tiempo dentro de la industria siderúrgica nacional e
internacional. Esta empresa ha tenido que ir adaptando su
estructura organizativa de acuerdo a las leyes y lineamientos
impuestos por cada gobierno a lo largo de tiempo. En esta
oportunidad, existe una nueva adaptación en la Ley de
Contrataciones Públicas y su reglamento. El
artículo 39, de la mencionada ley, reza lo
siguiente:

Para todas las modalidades de selección de
contratistas establecidas en la presente Ley, el órgano o
ente contratante debe preparar un presupuesto base de la
contratación, cuyo contenido será confidencial
hasta que se produzca la notificación oficial del
resultado de la selección del contratista, salvo que en el
pliego de condiciones se establezca el empleo de éste como
criterio para el rechazo de ofertas, en cuyo caso se dará
lectura al valor en el definido, al inicio del acto de apertura
de los sobres contentivos de las ofertas. Una vez divulgado el
presupuesto base se incorporará al expediente de la
contratación respectiva. En ningún caso se
podrá emplear el presupuesto base como criterio de
evaluación de ofertas.

En SIDOR, con el fin de dar cumplimento a esta nueva
adaptación de la Ley, se creó la Unidad de
Estimación de Costos, la cual se encuentra en un periodo
transitorio de incorporación en la estructura organizativa
de SIDOR C.A. Por esta razón, no existe un procedimiento
estándar detallado que enlace o vincule a esta unidad con
las demás áreas o que simplemente establezca los
procedimientos de trabajo interno en la Unidad de
Estimación de Costos. En consecuencia, para la
implementación de nuevos y detallados procedimientos se
realizará el seguimiento a la Unidad de Estimación
de Costos por ser la responsable de generar los Presupuestos Base
para los procesos de contratación en SIDOR C.A.

Descripción de la Situación Actual de la
Unidad de Estimación de Costos

La unidad objeto de estudio cuenta con una
información propuesta para su organización para el
desarrollo de sus actividades, es de aquí que se
partirá para la estandarización de los
procedimientos principales involucrados en la gestione operativa
de la Unidad de Estimación de Costos, teniendo siempre
como meta los objetivos estratégicos y así cumplir
con las políticas de la empresa.

A continuación se presenta la siguiente
información con la que es regida la Unidad de
Estimación de Costos de la Gerencia de
Planificación y Control de SIDOR.

Procesos Medulares de la Gerencia de
Planificación y Control de Sidor.

La Gerencia de Planificación y Control adscrita a
la Presidencia Ejecutiva tiene como objetivo:

  • 1. Asistir a la Presidencia Ejecutiva en el
    control y seguimiento gestional de los planes de
    producción, presupuestos, planes de inversión,
    comercialización, finanzas, administración,
    planeamiento, ingeniería y medio ambiente, calidad,
    alertando sobres los desvíos presentados, en
    términos de calidad, cantidad, oportunidad,
    seguridad.

  • 2. Elaborar trabajos estratégicos como
    soporte para, la articulación informativa,
    comunicacional, con todas las direcciones, apoyo en la
    coordinación y desarrollo de las reuniones de la
    dirección, formulación de
    presupuestos.

  • 3. Identificar y avizorar áreas de
    amenazas y fortaleza, formulando acciones para corregir
    desviaciones a fin de satisfacer los requerimientos de los
    clientes internos, externos, normas de calidad vigentes,
    garantizar los márgenes de rentabilidad propuestos por
    la empresa.

  • 4. Elaborar estudios de factibilidad de los
    proyectos de inversiones, así como también
    garantizar su ejecución mediante el seguimiento y
    control de los mismos, realizando el análisis
    técnico de las inversiones entre Sidor y empresas del
    Estado, así como también las inversiones que
    parten de convenios Internacionales (Empresas Mixtas,
    Proyectos de Complementariedad y Empresas Espejo).

  • 5. Garantizar el cumplimiento de las
    políticas establecidas en la empresa y con la Norma de
    Calidad ISO 9001 vigente.

Actividades que se realizan en la Unidad de
Estimación de Costos

De igual manera, dentro de la Gerencia de
Planificación y Control de adscrita a la Presidencia
Ejecutiva, se encuentra la Unidad de Estimación de Costos,
en la cual se realizan todas las actividades relacionadas al
seguimiento de los procesos de contratación de SIDOR C.A.,
las cuales se mencionan a continuación:

  • Revisar las Especificaciones Técnicas
    realizadas por los usuarios, donde se detallan los servicios
    a contratar por SIDOR C.A y validar que cumplan con el
    Formato de Especificaciones Técnicas que exige el
    Sistema Normativo de Sidor.

  • Realizar visitas técnicas a las áreas
    usuarias de SIDOR C.A con la finalidad de validar la
    verdadera necesidad de sus requerimientos y la
    información contenida en las Especificaciones
    Técnicas.

  • Realizar visitas técnicas a los proveedores
    de los servicios que SIDOR C.A requiere, con el fin de
    levantar la información suficiente para la
    elaboración de los presupuestos base.

  • Establecer los presupuestos base para cada uno de
    los procesos licitatorios que se realicen en SIDOR
    C.A.

  • Elaborar informes contentivos de todas las
    consideraciones tomadas por la Unidad de Estimación de
    Costos para la realización de los Presupuestos Base,
    llamado Resumen de Proceso.

  • Realizar seguimiento a la adjudicación de
    cada uno de los procesos de compras, así como el
    análisis de la tarifa adjudicada.

  • Realizar revisiones de ofertas hechas por
    proveedores en caso de que la Comisión de
    Contrataciones Publicas de Sidor así lo solicite. Esto
    aplica única y exclusivamente cuando las ofertas
    realizadas por los proveedores presentan variaciones
    considerables con respecto a la tarifa presentada en el
    Presupuesto Base.

Diagrama de Flujo del Procedimiento Actual

Procedimiento: Solicitud y entrega del
Presupuesto Base.

Inicio: Solicitud de participación a ESCO
en un proceso dado.

Fin: Alimenta Base de Datos de Gestión de
Procesos ESCO

Método: Actual

Fecha: 01/01/2012

Seguimientos: Unidad de Estimación de
Costos.

Figura N° 18. Diagrama de Flujo
del procedimiento actual de la Unidad de Estimación de
Costos

Fuente: Intranet SIDOR,
2011

Monografias.com

Continuación de figura N°
18. Diagrama de Flujo del procedimiento actual de la Unidad de
Estimación de Costos

Fuente: Intranet SIDOR,
2011

Aplicación de la Técnica del Interrogatorio a
la Unidad de Estimación de Costos

1. Propósito

1.1 ¿Qué se hace?

Se realizan todas las actividades relacionadas a la
elaboración de los Presupuestos Bases para los procesos de
contratación de SIDOR C.A, así como las actividades
para elaborar revisión de ofertas.

1.2 ¿Por qué se hace?

La finalidad es dar cumplimiento a la Ley de
Contrataciones Publicas y su reglamento, así como generar
un control previo en los procesos de contratación de SIDOR
C.A, estableciendo así un control en los gastos que se
deben incurrir.

1.3 ¿Qué otra cosa podría
hacerse?

En esta unidad es indispensable, cumplir con la Ley de
Contrataciones Publicas y su reglamento, sin embargo, es
necesario cuidar todos y cada uno de los detalles en la
vinculación con las unidades usuarias así como cada
uno de los pasos para la elaboración de presupuestos base,
estableciendo tiempos limites en las revisiones de las ofertas y
parámetros la entrega de la información.

1.4 ¿Qué debería
hacerse?

Se debería crear una serie de pasos que permita
llevar a cabo todo el proceso de seguimiento a los procesos de
contratación y a la elaboración de presupuesto
base.

2. Lugar

2.1 ¿Dónde se hace?

La Unidad de Estimación de Costos presta el
servicio en el piso 4 del Edificio Administrativo II de SIDOR
C.A.

2.2 ¿Por qué se hace
allí?

Porque es el espacio físico establecido por el
Departamento de Ingeniería de Medio Ambiente,
después de realizar un proyecto de para la
ubicación de la unidad.

2.3 ¿En que otro lugar podría
hacerse?

La unidad en cuestión podría realizar sus
actividades en cualquier oficina ubicada en los edificios
administrativos, siempre y cuando este espacio físico
cuente con las herramientas necesarias para lograr un
desempeño exitoso de sus empleados.

2.4 ¿Dónde debería
hacerse?

Debería hacerse en cualquier oficina
administrativa que cuente con todas las herramientas y medios
necesarios. Por lo que podemos deducir que el espacio
físico donde se encuentra la Unidad de Estimación
de Costos actualmente es un lugar apto para realizar el
trabajo.

3. Sucesión

3.1 ¿Cuándo se hace?

El proceso comienza a justo cuando la unidad usuaria
hace una solicitud formal a la Unidad de Estimación de
Costos para que revise una especificación técnica
asociada al servicio que debe contratarse.

3.2 ¿Por qué se hace?

Se hace porque SIDOR C.A debe cumplir con la Ley de
Contrataciones Publicas y su reglamento.

3.3 ¿Cuándo podría
hacerse?

Cuando la Unidad de Estimación de Costos comienza
la revisión de la especificación
técnica.

3.4 ¿Cuándo debería
hacerse?

Debería hacerse cuando la unidad usuaria hace una
solicitud formal a la Unidad de Estimación de Costos para
que revise una especificación técnica asociada al
servicio que debe contratarse.

4. Persona

4.1 ¿Quién lo hace?

Los responsables de llevar a cabo el proceso son las
unidades usuarias y la Unidad de Estimación de Costos,
tanto el jefe como los analistas, así como la
Dirección de Abastecimiento y Archivo y
Correspondencia.

4.2 ¿Por qué lo hace esa
persona?

Porque son las áreas encargadas de según
la Ley de Contrataciones Publicas, para realizar estas
actividades.

4.3 ¿Qué otra persona podría
hacerlo?

Podría hacerlo cualquier profesional en el
área de Estimación de Costos.

4.4 ¿Quién debería
hacerlo?

Las personas que se consideren aptas y eficientes, y
cumplan con los requerimientos en el área de
Estimación de Costos.

5. Medios

5.1 ¿Cómo se hace?

Se realiza mediante la utilización de
computadoras conectadas en red, herramientas sistemáticas
como Microsoft Excel y medios de comunicación como
teléfonos e Internet.

5.2 ¿Por qué se hace de ese
modo?

Porque ese fue el método que se implanto desde el
principio, siguiendo lineamientos del Departamento de
Estimación de Costos de PDVSA.

5.3 ¿De que otro modo podría
hacerse?

Podría hacerse mediante la utilización del
software especializados para la Estimación de
Costos.

5.4 ¿Cómo deberían
hacerse?

El proceso de elaboración de presupuesto base
debería realizar con orden, estableciendo tiempos
límites y almacenando documentos respaldo de cada uno de
los participantes del proceso.

CAPITULO VI

Situación
propuesta

El presente capítulo muestra la propuesta
diseñada, donde se presenta el análisis resultante
y los procedimientos estandarizados para el control de la
Gestión Operativa de la Unidad de Estimación de
Costos. Este capitulo consta de las siguientes etapas:

  • 1. Estructurar un análisis FODA, para
    determinar estrategias que permitan tomar decisiones acordes
    con los objetivos de la Unidad de Estimación de Costos
    de SIDOR.

  • 2. Elaborar el Procedimiento de Gestión
    Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su
    vinculación con otras áreas.

  • 3. Elaborar el Procedimiento Interno de
    Gestión Operativa para la Unidad de Estimación
    de Costos.

En función de cumplir cada una de las etapas, se
estructuró un análisis FODA de la situación
actual de la Unidad de Estimación de Costos, planteando
estrategias para el comportamiento de las variables internas y
externas de la unidad objeto de nuestro estudio. (Ver tabla
N° 3)

Monografias.com

Tabla N° 3 Análisis FODA de
la Unidad de Estimación de Costos

Fuente: Elaborado por el
autor.

En función del análisis FODA anterior (tabla
N° 3), y según la información se recabada
durante el análisis de la situación actual, a
continuación se presenta un mapa de procesos de la Unidad
de Estimación de Costos donde se puede apreciar de manera
general cada uno de los aspectos involucrados en dicho proceso,
creando así una visión mas clara de lo que se debe
representar en cada uno los procedimientos que serán
propuestos en la presente investigación.

Figura N° 19. Mapa General de
Procesos de la Unidad de Estimación de
Costos.

Fuente: Elaborado por el
autor

Definiciones y Abreviaturas

A continuación se presentan distintas
definiciones y abreviaturas involucradas en cada uno de los
procedimientos.

ARCO: Archivo y
Correspondencia.

Comisión de Contrataciones
Públicas (CCP):
Es la encargada de velar por la
ejecución de contrataciones de obras, bienes y servicios,
regidos por la Ley de Contrataciones Públicas. Está
conformada por un número impar de personas, sujeta a la
Ley.

Concurso Abierto (CA): Es la modalidad de
selección publica del contratista, en la que pueden
participar personas naturales y jurídicas nacionales y
extranjeras, previo cumplimiento de los requisitos establecidos
en la Ley de Contrataciones Públicas, su Reglamento y las
condiciones particulares inherentes al pliego de
condiciones.

Concurso Cerrado (CC): Es la modalidad de
selección del contratista en la que al menos cinco (5)
participantes son invitados de manera particular a presentar
ofertas por el órgano o ente contratante, en base en su
capacidad técnica, financiera y legal.

Consulta de Precios (CP): Es la modalidad de
selección del contratista en la que, de manera
documentada, se consultan precios a por lo menos tres (3)
proveedores de bienes, ejecución de obras o
prestación de servicios.

Contratación Directa (CD): Es la modalidad
excepcional de adjudicación que realiza el órgano o
ente contratante, que podrá realizarse de conformidad con
la Ley de Contrataciones Públicas y su
Reglamento.

DIAB: Dirección de
Abastecimiento.

ESCO: Estimación de Costos

ET: Especificación
Técnica

LCP: Ley de Contrataciones
Públicas.

Modalidades de Contratación: Son las
categorías que disponen los sujetos de la LCP y RLCP,
establecidas para efectuar la selección de contratistas
para la adquisición de bienes, prestación de
servicios y ejecución de obras.

NFS: Nota de Fondo de Seguridad

OC: Orden de Compra (se debe cumplir con lo
establecido en el Art. 132 del RLCP).

Órgano o Ente Contratante: Todos los
sujetos señalados en el Artículo 3 de la Ley de
Contrataciones Públicas, en este caso Sidor.

PEA: Presupuesto Económico
Anual.

Presupuesto Base (PB): Constituye la
estimación de costos razonable de la contratación.
Su contenido será confidencial hasta que se produzca la
notificación oficial del resultado de la selección
del contratista. En caso de establecerse su empleo como criterio
para el rechazo de ofertas en los pliegos o condiciones de
contratación, se dará lectura al valor en él
definido, al inicio del acto de apertura de los sobres
contentivos de las ofertas. Una vez divulgado, el presupuesto
base se incorporará al expediente de la
contratación respectiva. En ningún caso se
podrá emplear el presupuesto base como criterio de
evaluación de ofertas.

RLCP: Reglamento de la Ley de Contrataciones
Públicas.

SOLP (Solicitud de Pedido): Identifica el
documento mediante el cual la unidad usuaria o la
Dirección de Abastecimiento emite el requerimiento para la
adquisición de un determinado bien, servicio u
obra.

Unidad Contratante: Es la unidad responsable de
solicitar y analizar las ofertas, preparar el informe de
recomendación y solicitar el otorgamiento de la
adjudicación para la adquisición de bienes,
prestación de servicios y ejecución de obras en las
modalidades de Consulta de Precios, Contratación Directa y
de los procedimientos excluidos de la aplicación de las
modalidades.

Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de
efectuar las actividades previas a la contratación,
formular el requerimiento a la Unidad Contratante, administrar el
contrato y evaluar la actuación y desempeño del
contratista durante su ejecución, en la
contratación para la adquisición de bienes,
prestación de servicios y ejecución de obras en las
modalidades de selección de Contratistas previstas en la
Ley de Contrataciones Públicas y en los procedimientos
excluidos de la aplicación de las modalidades de
selección.

Documentos Referencias

  • Constitución de la República
    Bolivariana de Venezuela.

  • Ley de Contrataciones Públicas.

  • Reglamento de Ley de Contrataciones
    Públicas.

  • Ley Orgánica de la Contraloría General
    de la República y del Sistema Nacional de Control
    Fiscal.

  • Ley Orgánica de Procedimientos
    Administrativos

  • Ley contra la Corrupción.

  • Ley de Simplificación de Trámites
    Administrativos.

  • Ley Orgánica de la Administración
    Pública.

  • Procedimiento PRO SDR ABA CPR 001 Compras Modalidad
    Concurso Abierto y Concurso Cerrado.

  • Procedimiento PRO SDR ABA CPR 002 Compras mediante
    la Modalidad de Consulta de Precios.

  • Procedimiento PRO SDR ABA CPR 003 Compras Modalidad
    de Contratación Directa y Exclusiones de las
    Modalidades.

  • Práctica PRA SDR ABA CPR 001
    Elaboración de Especificaciones
    Técnicas.

Procedimiento Propuesto de Gestión Operativa para la
Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con
otras áreas.

A continuación se presenta la situación
propuesta para el Procedimiento de Gestión Operativa
para la Unidad de Estimación de Costos y su
vinculación con otras áreas
, donde se
presentarán distintos puntos tales como: objetivo,
alcance, aspectos normativos, descripción y diagrama de
flujo respectivo.

Objetivo: Establecer las normas y el proceso a
seguir para la solicitud de Elaboración del Presupuesto
Base a la Unidad de Estimación de Costos por parte de la
Unidad Usuaria con ocasión de los procesos de compras para
la prestación de servicios y ejecución de obras, en
Sidor C.A, para todas las modalidades de contratación de
acuerdo con lo establecido en la Ley de Contrataciones
Públicas y su Reglamento.

  • Alcance: Cubre el proceso desde que el
    área requeriente (Unidad Usuaria) inicia la
    Elaboración de las Especificaciones Técnicas
    para un servicio u obra hasta que el área de
    Estimación de Costos entrega el Presupuesto Base a la
    Comisión de Contrataciones Públicas o al
    Comité de Compras Menor según la modalidad. Los
    aspectos procedimentales no previstos en este procedimiento
    se rigen por la Ley de Contrataciones Públicas y su
    Reglamento.

  • Aspectos Normativos:

Generales:

Todos los procesos de compras para la prestación
de servicios para su análisis de oferta deben poseer el
presupuesto base emitido por la unidad de ESCO.

De haberse entregado el presupuesto base a la CCP o al
Comité de Compras Menor y no haberse abierto por cualquier
causa, el mismo debe ser regresado a ESCO.

Unidad Usuaria:

La Unidad Usuaria, al momento de generar la SOLP,
debe:

  • a. Haber realizado la Especificación
    Técnica del Servicio.

  • b. Haber solicitado la revisión de la ET
    al área de ESCO.

  • c. Obtener la aprobación de la ET a ESCO
    para continuar con el proceso de compras
    respectivo.

Todo lo anterior, de acuerdo a la práctica
operativa PRA SDR ABA CPR 001 Elaboración de
Especificaciones Técnicas.

La Especificación Técnica, para que sea
recibida por ESCO, debe contener la Matriz de Evaluación
Técnica, y solo de esta manera obtendrá la
aprobación para su ingreso a revisión en ESCO, de
lo contrario será devuelta.

Por cada corrección a la Especificación
Técnica que realice la Unidad Usuaria, se genera un nuevo
ingreso en la base de datos de Control de Gestión Interna
del área de Estimación de Costos, y por cada
ingreso, ESCO tiene cinco (5) días hábiles para su
revisión. La extensión de plazo de días se
dará en función de la criticidad del proceso o de
la carga de trabajo del Analista de ESCO y se notificara
vía correo electrónico al usuario
solicitante.

La Especificación Técnica deberá
ser revisada tantas veces como sea necesario por parte de ESCO,
sin embargo esto no garantiza que sea aprobada, de no realizarse
las correcciones indicadas.

No será recibida una Especificación
Técnica después de la primera revisión, si
ESCO evidencia que no se realizaron las correcciones sugeridas en
la revisión anterior.

Descripción del Procedimiento Propuesto de
Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de
Costos y su vinculación con otras áreas.

  • Solicitud de Revisión de
    ET

Responsable: Unidad
Usuaria.

  • Prepara la Especificación Técnica
    asociada al servicio requerido siguiendo la Practica
    Operativa PRA SDR ABA CPR 001 Elaboración de
    Especificaciones Técnicas.

  • Solicita, vía e-mail, al Jefe de ESCO, su
    participación en la revisión de la
    Especificación Técnica, adjuntando el archivo
    de la misma.

Responsable: Jefe de
ESCO.

  • Recibe solicitud de revisión de ET de la
    Unidad Usuaria.

  • Realiza la revisión previa de la
    ET.

  • Revisa carga de trabajo del analista de ESCO en la
    base de datos de Control de Gestión Interna ubicada en
    la carpeta I ( ESCO ( Control de Gestión ( Tablero de
    Gestión.

  • Envía, vía e-mail, (máximo un
    (1) día hábil después de la
    recepción) aceptación o devolución de la
    ET al área usuaria siguiendo el formato
    "Confirmación de Recepción de ET" o
    "Devolución de Recepción de ET" según
    sea el caso.

  • En caso de la "Confirmación de
    Recepción de ET", deberá informar el analista
    asignado al proceso y la fecha en la cual se brindará
    una respuesta a la Unidad Usuaria acerca de la
    revisión, de tardarse más de cinco (5)
    días hábiles, se deberá explicar las
    causas que lo sustentan.

Responsable: Analista de
ESCO.

  • Recibe y registra el N° de proceso de
    revisión de ET y la fecha de ingreso en la base de
    datos de Control de Gestión Interna, ubicada en la
    carpeta I ( ESCO ( Control de Gestión ( Tablero de
    Gestión(Control de ET (Procesos de revisión de
    Especificaciones técnicas.)

  • Revisión de la
    ET

Responsable: Analista de
ESCO.

  • 2.1. Revisa la ET de acuerdo a la
    Práctica Operativa PRA SDR ABA CPR 001
    Elaboración de Especificaciones
    Técnicas.

  • 2.2. Revisa formato y contenido de la ET. Se
    deberán revisar los siguientes puntos
    críticos:

  • Estimado de renglones.

  • Especificaciones de detalles.

  • Matriz de evaluación
    técnica.

  • 2.3. Identifica las correcciones o aclaratorias
    que son necesarias para la aprobación de la
    ET.

  • 2.4. En caso de que se requiera visita
    técnica, se realiza ésta en conjunto con la
    unidad usuaria los días previos a la fecha que ESCO
    debe dar respuesta según la confirmación con el
    área usuaria, se elabora minuta de los puntos
    tratados, haciendo especial énfasis en las
    correcciones y/o modificaciones detectadas en la ET. En caso
    contrario, ir al siguiente punto.

Responsable: Jefe de
ESCO.

  • 2.5. Revisa la ET en conjunto con el Analista
    de ESCO para ser aprobada.

  • 2.6. Si la ET no es aprobada, valida las
    correcciones que se solicitaron a las áreas usuarias
    en conjunto con el Analista de ESCO, aprobándolas para
    su envío. Ir al punto 2.8.

  • 2.7. Si la ET es aprobada, envía,
    vía e-mail, la aprobación de la ET al analista
    de ESCO. Ir al punto 3.1

Responsable: Analista de
ESCO.

  • 2.8. Envía, vía e-mail, a la
    Unidad Usuaria con copia al Jefe de ESCO el archivo de ET
    adjunto, las correcciones que son estrictamente necesarias
    para garantizar un adecuado presupuesto base.

Responsable: Unidad Usuaria.

  • 2.9. Recibe por parte de ESCO y corrige la ET
    en función de las correcciones recibidas.

  • 2.10. Envía nuevamente, vía
    e-mail, la ET con las modificaciones solicitadas por ESCO al
    analista.

Responsable: Analista de ESCO.

  • 2.11. Realiza nuevamente los puntos 1.4 hasta
    el 2.5.

  • Aprobación de la
    ET

Responsable: Analista de ESCO.

  • 3.1. Informa, vía e-mail, mediante el
    formato de "Aprobación de Especificación
    Técnica" al área usuaria con copia al Jefe de
    ESCO.

  • 3.2. Registra en la base de datos de Control de
    Gestión Interna la fecha de la aprobación
    definitiva de la ET.

Responsable: Unidad Usuaria.

  • 3.3. Imprime versión definitiva de la
    Especificación Técnica.

  • 3.4. Solicitar las firmas de aprobación
    del Jefe de ESCO y de los niveles supervisorios
    correspondientes.

  • 3.5. Genera SOLP en SAP utilizando el detalle y
    las cantidades descritas en el Estimado de Renglones de la
    Práctica Operativa PRA SDR ABA CPR 001
    Elaboración de Especificaciones Técnicas y las
    tarifas PEA más actualizadas a la fecha de
    elaboración.

  • Solicitud de Elaboración de
    Presupuesto Base

Responsable: Unidad Usuaria.

  • Envía, vía e-mail con NFS, a Jefe de
    ESCO/ABA, la ET aprobada y N° de SOLP solicitando
    elaboración del PB por ESCO.

Responsable: Jefe de ESCO.

  • Recibe y confirma la recepción de la
    solicitud de elaboración de PB por parte del
    área usuaria, vía e-mail, junto con N° de
    SOLP y Especificación Técnica debidamente
    aprobada.

  • Revisa la carga de trabajo del analista de ESCO en
    la base de datos de Control de Gestión Interna, la
    cual está ubicada en la carpeta I ( ESCO ( Control de
    Gestión ( Tablero de Gestión.

  • Asigna el proceso, vía NFS, al analista de
    ESCO

  • Elaboración del Presupuesto
    Base

Responsable: Analista de ESCO.

  • 5.1. Recibe la información por parte del
    Jefe de ESCO (N° de SOLP y Especificación
    Técnica aprobada).

  • 5.2. Verifica, vía SAP, el N° de
    SOLP generada y valida la estructura de la SOLP con el
    apartado de Especificaciones de Detalles de la ET. En caso de
    tener inconsistencias, informa a la unidad usuaria con copia
    a los niveles supervisorios correspondientes para que realice
    las correcciones.

  • 5.3. Asigna N° Proceso ESCO y registra en
    la base de datos de Control de Gestión Interna, la
    cual está ubicada en la carpeta I ( ESCO ( Control de
    Gestión ( Tablero de Gestión(En proceso
    (Procesos Activos para elaboración de Presupuesto
    Base.)

  • 5.4. Ejecuta procedimiento Interno para la
    estimación del PB de ESCO.

  • 5.5. Realiza seguimiento a la liberación
    de la SOLP.

  • 5.6. Cuando la SOLP esté liberada,
    solicita al comprador/ARCO el número y cronograma del
    proceso.

  • 5.7. En caso contrario, ir al punto
    5.5

Responsable: Comprador/ARCO.

  • 5.8. Envía al Analista de ESCO el
    cronograma del proceso, una vez realizado.

  • 5.9. Envía cualquier variación
    del cronograma del proceso, al Analista de ESCO en caso de
    existir alguna modificación.

Responsable: Analista de Estimación de
Costos.

  • 5.10. Recibe cronograma y registra fecha de
    entrega del PB en base de datos de Control de Gestión
    Interna, la cual está ubicada en la carpeta I ( ESCO (
    Control de Gestión ( Tablero de Gestión (En
    proceso (Procesos activos para elaboración de
    Presupuesto Base.)

  • 5.11. Publica en el calendario de procesos
    ESCO, el día de la entrega del PB.

  • 5.12. Confirma, vía e-mail, al
    buzón correspondiente, según la modalidad de
    contratación, fecha de entrega del PB con copia al
    Jefe de ESCO.

  • 5.13. Los buzones de correo en función
    del tipo de modalidad de compra son los
    siguientes:

CD: contrataciondirecta@sidor.com

CP: comprasmenores@sidor.com

CC: contratacioncc@sidor.com

CA: contratacionca@sidor.com

  • 5.14. Prepara documentos para la entrega del PB
    según procedimiento interno de ESCO.

  • 5.15. Si la CCP o el Comité de Compras
    Menor notifica que el proceso es declarado desierto o
    terminado previo a la entrega del PB, se informa al
    buzón correspondiente de la modalidad de
    contratación, que no se entrega el PB en vista de que
    el proceso se declaro desierto o terminado.

  • 5.16. Si el proceso es:

  • Un CA o CC, en fecha prevista, 30 min. antes del
    acto público de recepción de oferta(s) entrega
    en sobre cerrado a la CCP, para realizar el análisis
    de oferta(s), el PB, los documentos soporte y acta de
    entrega.

  • Si el proceso es un CP o CD, se entregará el
    PB según procedimientos PRO SDR ABA CPR 002 y PRO SDR
    ABA CPR 003.

  • 5.17. Solicita la firma del acta de entrega al
    Secretario CCP o al responsable de la recepción por
    parte del Comité de Compras Menor, como constancia de
    recibido del PB.

  • 5.18. Envía en NFS al buzón
    correspondiente, según la modalidad de
    contratación, la constancia de entrega del PB en
    digital.

CD: contrataciondirecta@sidor.com

CP: comprasmenores@sidor.com

CC: contratacioncc@sidor.com

CA: contratacionca@sidor.com

  • Solicitud de Revisión de
    Oferta.

Responsable: CCP/Comité de Compras
Menor.

  • 6.1. Realiza el análisis de la(s)
    oferta(s).

  • 6.2. Si existen diferencias considerables entre
    la tarifa del PB y las ofertas de los proveedores, ir al
    siguiente punto. En caso contrario, fin del
    proceso.

  • 6.3. Solicita, vía e-mail,
    Revisión de Oferta a ESCO mediante el formato
    "Solicitud de Revisión de Oferta"

Responsable: Jefe de ESCO.

  • 6.4. Recibe solicitud de revisión de
    oferta y confirma la recepción, vía
    e-mail.

  • 6.5. Revisa carga de trabajo del analista de
    ESCO en la base de datos de Control de Gestión
    Interna

  • 6.6. Publica en calendario de procesos ESCO, el
    día de la entrega de la revisión de
    oferta

  • 6.7. Asigna, vía e-mail, la
    revisión de la oferta al analista de ESCO quien se
    encargará del proceso.

  • Revisión de
    Oferta.

Responsable: Analista de ESCO.

  • 7.1. Recibe y registra el N° de proceso de
    revisión de oferta y la fecha de ingreso en la base de
    datos de Control de Gestión Interna.

  • 7.2. Ejecuta procedimiento interno para la
    revisión de oferta(s)

  • 7.3. Prepara documentos para la entrega de la
    revisión de oferta según procedimiento interno
    de ESCO

  • 7.4. Entrega la revisión de oferta al
    solicitante (CCP/Comité de Compras Menor) según
    la fecha acordada.

  • 7.5. Solicita firma de acta de entrega
    revisión de oferta al solicitante (CCP/Comité
    de Compras Menor) como constancia de recibida la
    revisión de oferta.

Diagrama de Flujo del Procedimiento Propuesto de
Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de
Costos y su vinculación con otras áreas.

A continuación se presenta el diagrama de flujo
Procedimiento Propuesto de Gestión Operativa para la
Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con
otras áreas
. (Ver figura N° 20)

Monografias.com

Figura N° 20. Diagrama de Flujo
del Procedimiento Propuesto de Gestión Operativa para la
Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con
otras áreas.

Fuente: Elaborado por el
autor

Monografias.com

Continuación figura N° 20.
Diagrama de Flujo del Procedimiento Propuesto de Gestión
Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su
vinculación con otras áreas.

Fuente: Elaborado por el
autor

Monografias.com

Continuación figura N° 20.
Diagrama de Flujo del Procedimiento Propuesto de Gestión
Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su
vinculación con otras áreas.

Fuente: Elaborado por el
autor

Continuación figura N° 20.
Diagrama de Flujo del Procedimiento Propuesto de Gestión
Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su
vinculación con otras áreas.

Fuente: Elaborado por el
autor

Procedimiento Interno Propuesto de Gestión Operativa
para la Unidad de Estimación de Costos.

A continuación se presenta la situación
propuesta para el Procedimiento Interno de Gestión
Operativa para la Unidad de Estimación de Costos,

donde se presentarán distintos puntos tales como:
objetivo, alcance, aspectos normativos, descripción y
diagrama de flujo respectivo.

Objetivo: Establecer las normas y el proceso a
seguir para la elaboración del Presupuesto Base o
Análisis de Oferta por parte de la Unidad de
Estimación de Costos para la prestación de
servicios y ejecución de obras, en Sidor C.A, para todas
las modalidades de contratación de acuerdo con lo
establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su
Reglamento.

  • Alcance: Cubre el proceso desde que la Unidad
    de Estimación de Costos recibe la solicitud de
    Elaboración del Presupuesto Base o Revisión de
    Oferta, hasta que entrega dichos documentos al área
    requeriente, a la Comisión de Contrataciones
    Públicas o al área delegada en SIDOR para
    realizar el Análisis de la Oferta. Los aspectos
    procedimentales no previstos en este procedimiento se rigen
    por la Ley de Contrataciones Públicas y su
    Reglamento.

  • Aspectos Normativos:

Generales:

Todos los PB que sean entregados para Análisis de
Oferta, deben ser revisados y aprobados por el Jefe de
Estimación de Costos.

Los PB, cuyos montos de SOLP deben ser liberados por el
Presidente Ejecutivo, (Nivel 6), deben ser revisados y aprobados
por el Gerente de Planificación y Control antes de su
entrega formal a la CCP o a la comisión de compras
menores.

Las reuniones de aprobación del PB con el
Analista y Jefe de ESCO, en conjunto con el Gerente de
Planificación y Control, se deben realizar una (1) semana
antes de a la fecha de entrega del PB.

Los presupuestos base que sean entregados para el
Análisis de Oferta, deben ser archivados en la Carpeta
Compartida I, archivos formato PDF para los documentos soportes y
archivos Excel (editable pero protegido) con el PB.

De haberse entregado el presupuesto base al
órgano encargado de realizar el Análisis de Oferta,
y no haberse abierto por cualquier causa, el mismo debe ser
regresado a ESCO.

Descripción del Procedimiento Interno Propuesto de
Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de
Costos

  • Solicitud de Elaboración de
    PB o Revisión de Oferta.

Responsable: Jefe de
ESCO.

  • 1.1. Recibe, vía NFS, el N° de SOLP
    con la solicitud de elaboración de PB o
    realización de Revisión de Oferta por parte de
    la Unidad Usuaria.

  • 1.2. Revisa carga de trabajo del analista de
    ESCO en la base de datos de Control de Gestión
    Interna, ubicada en la carpeta compartida I(
    Estimación de Costos( Control de Gestión (
    Tablero de Gestión

  • 1.3. Asigna proceso, vía NFS, al
    analista de ESCO.

Responsable: Analista de
ESCO.

  • 1.4. Si se debe elaborar un PB, ir al punto
    2.1.

  • 1.5. Si se debe elaborar una Revisión de
    Oferta, ir al punto 3.1.

  • Elaboración de
    PB

Responsable: Analista de
ESCO.

  • Recibe, vía NFS, la asignación de la
    Elaboración del PB con el archivo de la ET vigente
    asociada al servicio requerido por parte del Jefe de
    ESCO.

  • Ubica en la base de datos de Control de
    Gestión Interna ubicada en la carpeta compartida I, el
    analista de ESCO responsable de la ET asociada al
    proceso.

  • Ubica la ET a través del correo inicial o con
    la unidad usuaria.

  • Asigna N° de proceso ESCO y registra en la base
    de datos de Control de Gestión Interna ubicada en la
    carpeta compartida I ( Estimación de Costos ( Control
    de Gestión ( Tablero de Gestión(En proceso
    (Procesos Activos para elaboración de Presupuesto
    Base).

  • Si no hay procesos similares a este, estudiados con
    anterioridad, ir al punto 2.10

  • En caso contrario, busca en la base de datos de
    Control de Gestión los soportes del PB asociado al
    servicio.

  • Si hay variaciones en la nueva ET, adapta el PB a
    las variaciones de la nueva ET.

  • Si no hay variaciones en la nueva ET, y los precios
    tienen mas de 6 meses, ir al punto 2.13

  • Si no hay variaciones en la nueva ET, y las tarifas
    están actualizadas, ir al punto 2.22.

  • Lee detenidamente la ET del proceso a analizar y
    busca la ultima OC activa para el proceso
    solicitado.

  • Organiza la información existente en la ET e
    identifica los recursos a utilizar (materiales, equipos y
    mano de obra) y compara con:

  • La estructura de SOLP generada en la ET (estimado de
    renglones).

  • La estructura de la última OC
    asociada.

  • Aclara con Jefe de ESCO, la estructura del PB y la
    metodología de cálculo.

  • Investiga precios de los recursos y del proceso
    global (según aplique), solicitando cotizaciones
    (mínimo 3 por cada recurso) a distintos proveedores
    del rubro.

  • Selecciona la cotización donde el recurso se
    adapte a los requerimientos técnicos de la ET. Compara
    tarifas recibidas tomando como referencia el promedio de las
    mismas, a menos que su inconveniencia se sustente con un
    análisis.

  • Vacía, en una hoja de cálculo de
    Microsoft Office Excel, la información recabada en las
    cotizaciones y en la ET según Formato de
    PB.

  • Realiza los cálculos correspondientes, para
    generar el PB, en función de las líneas de la
    SOLP/ET tomando en cuenta las unidades de medidas para el
    rendimiento del PB

  • Genera archivo Excel correspondiente al
    PB.

  • Si se elaboró PB, ir al punto 2.20

  • Si se elaboró Revisión de Oferta, ir
    al punto 3.11.

  • Realiza el Resumen de Proceso que será
    entregado en conjunto con el PB con las consideraciones
    tomadas en la realización de los cálculos y las
    premisas tomadas en cuenta que no hayan sido establecidas en
    la ET.

  • Prepara presentación de la hoja de
    cálculo donde se muestra la metodología para el
    cálculo del CAS. En caso que existan distintos cargos,
    solo se entrega un modelo.

  • Realiza revisión periódica del estatus
    de liberación de la SOLP

  • Cuando la SOLP sea liberada Solicita al
    comprador/ARCO el cronograma del proceso con fecha de
    recepción de oferta(s) para la entrega de PB de
    acuerdo a los procedimientos de compras de las distintas
    modalidades.

  • En caso contrario, volver al punto 2.22.

Responsable:
Comprador/ARCO.

  • Envía al Analista de ESCO el cronograma del
    proceso, una vez realizado.

  • Envía cualquier variación del
    cronograma del proceso, al Analista de ESCO en caso de
    existir alguna modificación.

Responsable: Analista de
ESCO.

  • Recibe cronograma y registra en base de datos de
    Control de Gestión Interna.

  • Publica en calendario de procesos ESCO el día
    de la entrega del PB

  • Si el proceso es:

  • Un CA, confirma, vía e-mail, al buzón
    contratacionca@sidor.com, la fecha de entrega de
    PB.

  • Un CC, confirma, vía e-mail, al buzón
    contratacioncc@sidor.com, la fecha de entrega de
    PB.

  • Una CP, Confirma, vía e-mail, al buzón
    comprasmenores@sidor.com, la fecha de entrega de
    PB.

  • Una CD, Confirma, vía e-mail, al buzón
    contrataciondirecta@sidor.com, la fecha de entrega de
    PB.

Partes: 1, 2, 3
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