Estandarización procedimientos, sistema gestión operativa (página 3)

• Revisa PB en conjunto con el Jefe de ESCO para ser
  aprobado

• Si el PB no es aprobado, corrige PB según las
  indicaciones del Jefe de ESCO. Volver al punto
  anterior.

• Si el PB es aprobado ir al siguiente
  punto.

• Si el proceso es para texto libre y el monto de la
  SOLP no es mayor a $200.000, o el proceso es para materiales
  codificados y el monto de la SOLP no es mayor a $500.000, ir
  al punto 2.35.

• Si el proceso es para texto libre y el monto de la
  SOLP es mayor a $200.000, o el proceso es para materiales
  codificados y el monto de la SOLP es mayor a $500.000, ir al
  punto 2.41.

• Prepara un Resumen Comparativo de Tarifas asociadas
  al PB, donde se expliquen las variaciones existentes para
  informar al Gerente de Planificación y
  Control.

• Envía, vía NFS, Resumen Comparativo de
  Tarifas asociadas al PB al Jefe de ESCO.

Responsable: Jefe de
ESCO.

• Recibe y revisa el Resumen Comparativo de Tarifas
  asociadas al PB.

• Envía, vía NFS, al Gerente de
  Planificación y Control, el Resumen Comparativo de
  Tarifas asociadas al PB, donde se expliquen las variaciones
  existentes.

Responsable: Gerente de
Planificación y Control.

• Recibe y revisa el Resumen Comparativo de Tarifas
  asociadas al PB.

• Notifica al Jefe de ESCO, dudas o correcciones que
  se deban realizar al PB, en caso de que surjan. Ir al punto
  2.45.

Responsable: Jefe de
ESCO.

• Organiza reunión con el Gerente de
  Planificación y Control y el Analista de ESCO, el
  siguiente sábado a las 9:00am para revisar en conjunto
  el PB.

• Revisa PB en conjunto con el Gerente de
  Planificación y Control y el Analista de
  ESCO

• Si el PB es aprobado por el Gerente de
  Planificación y Control, ir al punto 2.45.

• Si el PB no es aprobado por el Gerente de
  Planificación y Control, corrige PB según las
  indicaciones dadas. Ir al punto 2.42.

• Organiza documentos para la entrega del
  PB

• Entrega PB según la modalidad
  correspondiente

• Solicita firma de acta de entrega al Secretario de
  la CCP como constancia de recibido del PB.

• Si el proceso es:

• Un CA, envía, vía NFS, al buzón
  contratacionca@sidor.com, la constancia de entrega de
  PB

• Un CC, envía, vía NFS, al buzón
  contratacioncc@sidor.com, la constancia de entrega de
  PB

• Una CP, envía, vía NFS, al
  buzón comprasmenores@sidor.com, la constancia de
  entrega de PB

• Una CD, envía, vía NFS, al
  buzón contrataciondirecta@sidor.com, la constancia de
  entrega de PB

• Si no se debe realizar Revisión de Oferta(s),
  ir al punto 3.17.

• En caso contrario, ir al siguiente punto.

• Revisión de
  Oferta(s)

Responsable: Analista de
ESCO.

• Recibe, vía NFS, la asignación de la
  realización de la Revisión de Oferta(s) con el
  archivo de la ET vigente

• Asigna N° de proceso ESCO y registra en la base
  de datos de Control de Gestión Interna.

• Revisa información documental existente
  asociada a la(s) oferta(s)

• Revisa la ET vigente y/o anterior asociada a la(s)
  oferta(s)

• Revisa los detalles de la OC asociada a la(s)
  oferta(s)

• Revisa información existente en SAP
  (SOLP)

• Revisa oferta(s) presentada(s) por
  proveedor(es)

• Investiga antecedentes de la oferta(s)
  (negociaciones anteriores)

• Organiza información recabada

• Ir al punto 2.11.

• Prepara informe contentivo las consideraciones
  tomadas para realizar el análisis de
  oferta(s).

• Envía, vía NFS, al Jefe de ESCO, la
  Revisión de la Oferta (s) y los documentos
  soportes.

Responsable: Jefe de
ESCO.

• Recibe y evalúa la Revisión de la
  Oferta y los documentos soportes.

Responsable: Analista de
ESCO.

• Si la Revisión de Oferta necesita
  correcciones, realiza correcciones sugeridas por el Jefe de
  ESCO. Ir al punto 3.12.

• Si la Revisión de Oferta no necesita
  correcciones, organiza documentos para la entrega de la
  revisión de oferta(s)

• Entrega la revisión de oferta(s) a la unidad
  requeriente según la fecha acordada

• Conserva el documento original como soporte del
  expediente interno en el archivo físico de
  ESCO

• Alimenta base de datos de Control de Gestión
  Interna de procesos ESCO

Diagrama de Flujo del Procedimiento Interno Propuesto de
Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de
Costos.

A continuación se presenta el diagrama de flujo
Procedimiento Interno Propuesto de Gestión Operativa
para la Unidad de Estimación de Costos. (Ver figura
N° 21)

Figura N° 21. Diagrama de Flujo
del Procedimiento Interno Propuesto de Gestión Operativa
para la Unidad de Estimación de Costos.

Fuente: Elaborado por el
autor

Continuación Figura N° 21.
Diagrama de Flujo del Procedimiento Interno Propuesto de
Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de
Costos.

Fuente: Elaborado por el
autor

Continuación Figura N° 21.
Diagrama de Flujo del Procedimiento Interno Propuesto de
Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de
Costos.

Fuente: Elaborado por el
autor

Continuación Figura N° 21.
Diagrama de Flujo del Procedimiento Interno Propuesto de
Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de
Costos.

Fuente: Elaborado por el
autor

Formatos involucrados en los Procedimientos
Propuestos

A continuación se presentan cada uno de los
instructivos de los formatos que se generaron para la
aplicación de los procedimientos propuestos en la Unidad
de Estimación de Costos:

Formato: Confirmación de recepción de
Especificación Técnica.

Instrucciones de
Llenado

Formato: Confirmación de
Recepción de Especificaciones
Técnicas

Responsable: Unidad de
Estimación de Costos

CAMPO INSTRUCCIONES

1 Escribir fecha en la que se confirma la
recepción de la Especificación
Técnica.

2 Escribir fecha en la que se estima dar
respuesta de la revisión de la Especificación
Técnica con el formato dd/mm/aa.

3 Escribir nombre del analista encargado de
realizar la revisión de Especificación
Técnica.

4 En caso de que el plazo para la entrega
de la revisión de la Especificación Técnica
sea mayor a cinco (5) días hábiles, escribir causas
de extensión de plazo o cualquier tipo de observaciones o
aclaratorias.

Formato: Devolución de recepción de
Especificación Técnica.

Instrucciones de
Llenado

Formato: Devolución de Recepción de
Especificaciones Técnicas

Responsable: Unidad de Estimación de
Costos.

CAMPO INSTRUCCIONES

• 1 Escribir fecha en la que se realiza la
  devolución de la Especificación Técnica
  con el formato dd/mm/aa.

• 2 Seleccionar con una "X" o rellenar con color
  negro si existe incumplimiento del procedimiento de
  Elaboración de Especificaciones Técnicas
  según Practica Operativa PARA SDR ABA CPR
  001.

• 3 Seleccionar con una "X" o rellenar con color
  negro si la Especificación Técnica
  incompleta.

• 4 Seleccionar con una "X" o rellenar con color
  negro si el ítem 1.DESCRIPCION GENERAL DE LA
  ESPECIFICACION: Objetivo y alcance no esta claramente
  definido.

• 5 Seleccionar con una "X" o rellenar con color
  negro si el ítem 2. RESPONSABILIDADES GENERALES:
  Instalaciones provisionales no esta claramente
  definido.

• 6 Seleccionar con una "X" o rellenar con color
  negro si el ítem 3. ESPECIFICACION DE DETALLES no esta
  claramente definido.

• 7 Seleccionar con una "X" o rellenar con color
  negro si no se realizó ajuste en la
  Especificación Técnica solicitado en la
  revisión anterior.

• 8 Seleccionar con una "X" o rellenar con color
  negro si la Especificación Técnica no posee
  Matriz de Evaluación Técnica.

Formato: Aprobación de Especificación
Técnica.

Instrucciones de
Llenado

Formato: Aprobación de
Especificación Técnica

Responsable: Unidad de
Estimación de Costos

CAMPO INSTRUCCIONES

• 1 Escribir fecha en la que se realiza la
  aprobación de la Especificación Técnica
  según el formato dd/mm/aa.

• 2 Escribir nombre del servicio que contiene la
  Especificación Técnica.

• 3 Escribir nombre del analista que
  realizó la revisión de la Especificación
  Técnica.

• 4 Escribir teléfono de contacto del
  analista encargado de realizar la revisión de
  Especificación Técnica.

• 5 Escribir el N° de proceso ESCO

• 6 Escribir el N° de ET ESCO

• 7 Escribir nombre del analista que
  realizó la revisión de la Especificación
  Técnica.

• 8 Escribir nombre del Jefe de la Unidad de
  Estimación de Costos, el cual aprueba la
  Especificación Técnica.

Formato: Solicitud de Elaboración de Presupuesto
Base

Instrucciones de
Llenado

Formato: Solicitud de Elaboración de
Presupuesto Base

Responsable: Unidad de Estimación de
Costos.

CAMPO INSTRUCCIONES

• 1 Escribir fecha en la que se realiza la
  aprobación de la Especificación Técnica
  según el formato dd/mm/aa.

• 2 Escribir nombre del servicio del proceso de
  contratación.

• 3 Escribir N° de SOLP.

• 4 Escribir el nombre del comprador asignado al
  proceso.

• 5 Marcar con una "X" si el proceso es
  Contratación Directa.

• 6 Marcar con una "X" si el proceso no es
  Contratación Directa.

• 7 Escribir el nombre de la unidad
  usuaria.

Formato: Acta de Entrega de Presupuesto Base

Instrucciones de
Llenado

Formato: Acta de Entrega de Presupuesto
Base

Responsable: Unidad de
Estimación de Costos

CAMPO INSTRUCCIONES

1 Escribir fecha en la que se realiza la
entrega del Presupuesto Base en formato dd/mm/aa.

2 Escribir hora en la que se entrega el
Presupuesto Base.

3 Escribir nombre del proceso de
contratación correspondiente al presupuesto
base.

4 Escribir modalidad de contratación
(concurso abierto, concurso cerrado, consulta de precios o
contratación directa).

5 Escribir el código de proceso que
corresponde al Presupuesto Base.

6 Escribir código de SOLP asociado
al Presupuesto Base.

7 Escribir nombre y apellido de la persona
que entrega el Presupuesto Base.

8 Escribir N° de cedula de la persona
que entrega el Presupuesto Base.

9 Escribir firma de la persona que entrega
el Presupuesto Base.

10 Escribir nombre y apellido de la persona
que recibe el Presupuesto Base.

11 Escribir N° de cedula de la persona
que recibe el Presupuesto Base.

12 Escribir firma de la persona que recibe
el Presupuesto Base.

Formato: Solicitud de Revisión de Oferta

Instrucciones de
Llenado

Formato: Solicitud de Revisión de
Oferta

Responsable: Unidad de
Estimación de Costos

CAMPO INSTRUCCIONES

1 Escribir fecha en la que se realiza la solicitud de
Revisión de Oferta en formato dd/mm/aa.

2 Escribir hora en la que se realiza la solicitud de
Revisión de Oferta.

3 Escribir nombre del proveedor que presentó la
oferta.

4 Escribir el nombre del proceso de contratación
asociado a la oferta a revisar.

4 Escribir modalidad de contratación (concurso
abierto, concurso cerrado, consulta de precios o
contratación directa).

5 Escribir el código de proceso que corresponde a
la Revisión de Ofertas.

6 Escribir código de SOLP asociado al proceso de
contratación.

7 Escribir nombre y apellido de la persona que realiza
la solicitud de revisión de oferta.

8 Escribir N° de cedula de la persona que realiza la
solicitud de revisión de oferta.

9 Escribir firma de la persona que realiza la solicitud
de revisión de oferta.

Formato: Acta de Entrega de Revisión de Oferta

Instrucciones de
Llenado

Formato: Acta de Entrega de
Revisión de Oferta

Responsable: Unidad de
Estimación de Costos

CAMPO INSTRUCCIONES

1 Escribir fecha en la que se entrega la
Revisión de Oferta en formato dd/mm/aa.

2 Escribir hora en la que se entrega la
Revisión de Oferta.

3 Escribir nombre del proceso de
contratación asociado a la oferta revisada.

4 Escribir modalidad de contratación
(concurso abierto, concurso cerrado, consulta de precios o
contratación directa).

5 Escribir el código de proceso que
corresponde a la Revisión de Ofertas.

6 Escribir código de SOLP asociado
al proceso de contratación.

7 Escribir nombre del proveedor que
realizó la oferta.

8 Escribir nombre y apellido de la persona
que entrega la Revisión de Oferta.

9 Escribir N° de cedula de la persona
que entrega la Revisión de Oferta.

10 Escribir firma de la persona que entrega
la Revisión de Oferta..

11 Escribir nombre y apellido de la persona
que recibe la Revisión de Oferta.

12 Escribir N° de cedula de la persona
que recibe la Revisión de Oferta.

13 Escribir firma de la persona que recibe
la Revisión de Oferta.

La estandarización de los procedimientos de la
Unidad de Estimación de Costos se debe realizar, con el
fin de dar cumplimiento al manual de calidad interno de SIDOR
C.A, el cual exige la definición de prácticas en
pro de dejar por escrito todo lo que se hace, tal cual lo exige
la norma ISO 9000.

Conclusiones

Una vez obtenidos los resultados de la
estandarización de los procedimientos de la Unidad de
Estimación de Costos de SIDOR C.A., se plantean las
siguientes conclusiones:

• 1. La Unidad de Estimación de Costos de
  SIDOR C.A. fue creada en el mes de junio de 2011, y como
  consecuencia no cuenta con procedimientos estándares
  bien definidos para la realización de sus tareas, por
  lo cual no existe un control adecuado de las actividades que
  se llevan a cabo en esta unidad.

• 2. Se determinó que los procedimientos
  de trabajo y lineamientos laborales no se encuentran
  completamente definidos y documentados.

• 3. Se determinó que la Unidad de
  Estimación de Costos ha asumido el 33,33% del total de
  funciones establecidas para involucrar a dicha unidad en el
  proceso de compras de SIDOR C.A.

• 4. Desde su incorporación desde el 1 de
  enero de 2012, la Unidad de Estimación de Costos ha
  revisado un total de 66 Especificaciones Técnicas, lo
  que representa un 15% para la contratación de
  servicios en SIDOR C.A. De igual manera ha entregado un total
  de 56 presupuestos base, lo que representa 14%. Estos
  porcentajes están en base a los 400 servicios
  establecidos en el Addedum a las Providencias Administrativas
  Nos. 0002-2011 y 0003-2011.

• 5. Se analizó tanto el ámbito
  externo como el ámbito interno de la Unidad de
  Estimación de Costos, determinándose las
  fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas presentes
  en el entorno organizacional de la compañía,
  permitiendo así el desarrollo de estrategias para cada
  una de las interacciones posibles.

• 6. Se identificaron las actividades medulares
  que realiza la Unidad, para detallar de manera clara los
  diversos puntos de control y establecer las vías de
  acción en el sistema de gestión operativa
  propuesto.

• 7. Para conocer la situación actual de
  la Unidad, se realizó un análisis de toda la
  información disponible, así como su
  análisis FODA, con la finalidad de establecer las
  bases con las cuales se podría comenzar a desarrollar
  la metodología.

• 8. Una vez conocida la situación actual,
  podemos decir, que la metodología propuesta
  podrá incorporar mejoras importantes debido a que
  está basada en las estrategias necesarias para la
  Unidad de Estimación de Costos, la cual
  permitirá incrementar su desempeño,
  demás de incrementar el proceso de
  retroalimentación y aprendizaje en la
  organización.

Recomendaciones

Para garantizar la culminación de esta
investigación y con base al interés de lograr
mejoras considerables en el Sistema de Gestión Operativa
en la Unidad de Estimación de Costos de SIDOR C.A., se
recomienda:

• 1. Implantar la metodología propuesta,
  pues estos representan el camino que debe seguir la Unidad
  para la realización de sus actividades de forma ordena
  en el tiempo.

• 2. Instalar el software SICOST o similar para
  realizar los estimados de costos correspondientes.

• 3. Crear, organizar y mantener en el tiempo
  base de datos relacionadas a control de gestión,
  precios de mercados, estructuras de costos, posibles
  proveedores, entre otras, con toda la información
  necesaria para el desarrollo actividades establecidas para en
  la Unidad de Estimación de Costos para todos los
  procesos de compras de SIDOR C.A.

• 4. Utilizar las siguientes referencias para
  obtención de costos: APV Obras, GRC
  Construcción, Data Construcción, Colegio de
  Ingenieros, Lulo Win, IP3, Matches.

• 5. Proporcionar los recursos necesarios para la
  implementación y mejora de los procedimientos del
  Sistema de Gestión Operativa.

• 6. Tomar acciones para que el personal
  reconozca que la implementación de dicho sistema
  requiere de un trabajo constante de seguimiento.

• 7. Realizar un proceso de capacitación
  del personal con respecto a las actividades que deben
  realizarse en la unidad, con el fin de lograr una mejor
  compresión del enfoque a implementar y así
  facilitar su consecución.

• 8. Utilizar incentivos y retribución,
  como elementos motivacionales que mejoran el clima laboral.
  El diseño de un plan de incentivos acorde con las
  expectativas de los propios trabajadores puede ser un factor
  condicionante de éxito importante. Un empleado
  motivado con la combinación adecuada de habilidades y
  herramientas que se desenvuelven en un clima organizativo
  pensado para mantener las mejoras, son los elementos clave
  para impulsar las mejoras de los procesos.

• 9. Establecer con todas las áreas
  usuarias de SIDOR C.A, que deben cumplir de manera correcta
  cada uno de los procedimientos estandarizados, puesto que
  esto le sirve a la empresa a mantener una alineación
  con la planificación estratégica.

• 10. Se deben establecer nuevos procedimientos
  en la Unidad de Estimación de Costos, tanto para la
  exclusión de modalidades, como lo indica la Ley de
  Contrataciones Publicas, así como para involucrar a la
  unidad en los procesos de compras de materiales, bienes,
  insumos y materias primas en SIDOR C.A.

• 11. Se recomienda la creación de un
  manual de contrataciones de SIDOR C.A.

• 12. Se recomienda establecer un cronograma de
  actividades en caminado a que la Unidad de Estimación
  de Costos absorba cada una de las actividades faltantes, como
  son los procesos de comprar de materiales, bienes, insumos y
  materias primas.

Referencias
bibliográficas y electrónicas

ARIAS, Fidias. (2006). El proyecto de la
investigación. Introducción a la metodología
científica. Caracas, Venezuela, Episteme.

HERNÁNDEZ, Roberto. (1999). Metodología
de la Investigación. México, Mc. Graw
Hill

SABINO, Carlos. (1991). El Proceso de la
Investigación. Caracas, Venezuela, Panapo

ROJAS DE NARVÁEZ, Rosa. Orientaciones
Prácticas para la Elaboración de Informes de
Investigación. (1997). Ediciones UNEXPO. 2da
Edición. Venezuela

Héctor Luis Ávila Baray (2006).
[Página Web en línea]. Consultado el 12

de enero del 2012. Disponible en:

http://www.eumed.net/libros/2006c/203/2k.htm

Monografías. [Página Web en línea].
Consultado el 30 de Agosto del

2011. Disponible en:
http://www.monografias.com/

[URL 1] Intranet [Página Web en
línea]. Consultado del 5 de diciembre al 2011. Disponible
en: http://sidornet/

Wikipedia. La Enciclopedia Libre (2007). [Página
Web en línea].

Consultado el 15 de diciembre del 2011. Disponible
en:

http://es.wikipedia.org/wiki/Análisis_DAFO.

AGRADECIMIENTO

Quisiera extender estas palabras de agradecimiento
a:

A Dios, por ser quien soy y por la vida que me ha
regalado.

A mis padres, por darme el apoyo incondicional y las
herramientas para elegir mis caminos.

A mi hermana, por ser mi amiga y compañera
incondicional.

Al Ing. Consolacion Rojas, por su guía y apoyo
durante todo el periodo de la práctica
profesional.

Al MSc. Ing. Iván Turmero, por su apoyo y por
cada una de las recomendaciones dadas.

Finalmente, a cada uno de los Analistas de la Unidad de
Estimación de Costos de SIDOR C.A. por su absoluta
paciencia, dedicación y apoyo sincero.

DAYANA CASTILLO

Autor:

Castillo, Dayana

Enviado por:

Tutor Académico:

MSc. Ing.Turmero,
Iván

Tutor Industrial: Ing. Rojas,
Consolación

Fecha: Febrero 2012

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA
INDUSTRIAL

PRÁCTICA PROFESIONAL