Proporcionar información oportuna,
actualizada y relevante que apoye la adecuada gestión
del Programa de Inversión Pública de la UAGRM y
que permita el seguimiento del ciclo de vida de los proyectos
de inversión.Fortalecer la capacidad gerencial del Estado,
apoyando la toma de decisiones que promuevan la
asignación y administración eficiente de los
recursos públicos para inversión, evitando la
superposición de esfuerzos y/o sobre asignación
de recursos, y promuevan los proyectos complementarios y la
coordinación entre las entidades
públicas.Posibilitar el análisis del Programa de
Inversión Pública, detectando oportunamente si
responde a la demanda de los beneficiarios de los
proyectos.Posibilitar la programación, seguimiento y
control de la ejecución física y financiera de
los proyectos de inversión pública, en las
fases y etapas que corresponda.Servir como instrumento de transparencia de la
gestión universitaria, promoviendo la responsabilidad
de las máximas autoridades ejecutivas, permitiendo dar
cuenta de la asignación y uso de los recursos
públicos y de los resultados obtenidos.
3. ASPECTOS BASICOS
El SISIN es un sistema de uso obligatorio para el
procesamiento de la información relacionada con los
proyectos de inversión, en todas las dependencias del
Gobierno Autónomo Municipal de Sorata.El SISIN se debe vincular y compatibilizar con el
Sistema Integrado de Información Financiera del Sector
Público (SIIF)El SISIN está estructurado a partir de una
base de datos central de información a nivel del
Órgano Rector del SNIP, y base de datos
descentralizada en el GAMS.
4. REGISTRO DE PROYECTOS EN EL SISIN
Todos los proyectos de inversión pública
se registrarán en el SISIN, desde su identificación
como idea en las bases de datos descentralizadas y deberán
ser remitidos oportunamente a la base de datos central del
sistema. El registro de los proyectos en el SISIN constituye
requisito para su incorporación en el Programa de
Inversión Pública.
El procedimiento para el registro de proyectos en el
SISIN deberá observar lo establecido en el Reglamento
Básico de Operaciones del SISIN, aprobado mediante
Resolución Ministerial de Nº 612 de
27-06-97.
Subsistemas del SISIN
Los Subsistemas del SISIN son:
1. Registro de Ficha de Proyectos
2. Registro de Dictámenes
a) Subsistema de Registro de Proyectos
Permite la incorporación de los proyectos al
SISIN WEB, asignándole un código de
identificación, marcando la fase y etapa del ciclo de vida
en que se encuentra y registrando la información
financiera y no financiera más relevante.
Proporciona al usuario la información
básica de los proyectos de inversión
pública, para una identificación única e
inequívoca del proyecto. Debe registrarse la
información fundamental, debiendo consignar el nombre del
proyecto, el sector al que pertenece, la fase del ciclo de vida
en la que se encuentra, sus indicadores de rentabilidad y el
costo total estimado del proyecto.
b) Subsistema de Registro de
Dictámenes
Registra la información contenida en los
dictámenes emitidos por la Máxima Autoridad
Ejecutiva del Gobierno Autónomo Municipal de Sorata, para
la asignación de recursos y establecimiento de
responsabilidades.
Este dictamen certifica que el proyecto de
inversión pública:
a. Responde a una identificación y
programación resultante de un proceso de
planificación.b. Se enmarca en el ámbito de su
competencia.c. Cuenta con estudios y evaluaciones que
recomiendan la asignación de recursos a la fase o
etapa del ciclo de vida que corresponda.d. Es sostenible en la fase de
operación.
c) Responsables del Suministro de
Información
Las Dirección Técnica que tiene a cargo la
ejecución de proyectos de inversión pública,
en cualquiera de sus fases o etapas del ciclo de vida del
proyecto, tienen la obligación de suministrar en forma
oportuna y veraz la información que les sea requerida por
el Responsable de Operación del SISIN WEB.
h) Formulario Único del SISIN WEB
Es el instrumento de recopilación de
información, éste consta de las siguientes
partes:
1. Registro de Proyecto
2. Dictamen del proyecto
(Los formularios de SISIN WEB se adjuntan en
anexos)
CAPITULO VII
Procedimiento de la
fase de preinversión
1. ETAPA DE PREINVERSION
Consiste en el proceso de elaboración y
evaluación del proyecto que se llevaría a cabo para
resolver el problema o atender la necesidad que le da origen, la
Pre inversión se desagrega en las siguientes
etapas:
a) Idea
En esta etapa, se identifica el problema a la necesidad
que se va a satisfacer y se identifican las alternativas
básicas mediante las cuales se resolverá el
problema.
b) Estudio de Identificación
(EI)
Se define la relación problema-proyecto, a
través de la elaboración del diagnóstico de
una situación objetivo basado en indicadores y necesidades
técnicas, sectoriales y beneficiarios locales; en el marco
del Plan Nacional de Desarrollo (PND), planes departamentales y
municipales.
En la preparación del proyecto se realiza el
planteamiento de las alternativas técnicas de
solución al problema, la selección de la
alternativa técnica más adecuada desde el punto de
vista técnico, económico, social, ambiental y
legal, y la evaluación socioeconómica y financiera
privada del proyecto
c) Estudio Técnico
Económico Social y Ambiental (TESA)
Se realiza la preparación basándose en la
alternativa técnica seleccionada en el EI y la
evaluación socioeconómica y financiera privada del
proyecto, para obtener indicadores de rentabilidad y tomar
decisiones sobre la inversión del proyecto de
inversión pública.
d) Importancia de Realizar los Estudios
de Pre inversión
Los estudios de pre inversión facilitan un
proceso de evaluacion-decision orientado a verificar la
pertinencia viabilidad y conveniencia del proyecto antes de
asignarle los recursos solicitados. Entre otros, por lo menos
tres aspectos deben ser verificados.
Que el proyecto es una buena
solución al problema planteado.Que la alternativa seleccionada es
más conveniente que desechada y que no hay a
disposición otra alternativa mejorQue el proyecto demuestra
estándares técnicos e indicadores de
rentabilidad eficientes respecto a proyectos
similares.
En relación con un proyecto, generalmente
intervienen diversos protagonistas (personas, entidades) y cada
quien deseara que proyecto responda razonablemente a sus
intereses u objetivos institucionales los cuales no siempre son
coincidentes entre ellos. Cada cual mira al proyecto desde su
propia perspectiva y conveniencia y, por tanto, puede aplicar sus
propios criterios de valoración.
Así, por ejemplo, el promotor, el
diseñador, el ejecutor, entidad financiera, concejo
municipal la comunidad beneficiaria y los usuarios constituyen un
conjunto de entes directos o indirectamente asociados al
desarrollo del proyecto.
Como fruto del proceso de evaluación
podrán introducirse modificaciones al proyecto elaborado,
podrá decidirse su aplazamiento podrá integrarse o
fusionarse con otro proyecto que pretenda objetivos
complementarios, podrá negarse su autorización por
estimar inconveniente o injustificacion, o podrá aprobarse
sin ninguna reformulación.
PROCEDIMIENTO DE LA
PREINVERSION
El Gobierno Autónomo Municipal de Sorata
ejecutara sus proyectos de inversión en sus diferentes
fases o etapas de su ciclo de vida, ya sea por
administración directa o por administración
delegada.
a) Solicitud de demanda
Los Estudio de Pre inversión de proyectos se
inicia con la solicitud de demanda de obras o servicios por parte
de la comunidad beneficiaria, dirigido al señor alcalde
Municipal, posteriormente con el visto bueno de la MAE se remite
a la Dirección Técnica para su conocimiento y su
posterior ejecución de la misma.
b) Dirección de Área
Técnica
El Jefe de la Dirección Técnica Verifica
que la solicitud de proyecto se encuentre inscrita en el POA y
autoriza el inicio de elaboración del estudio pre
inversión por administración directa para los
proyectos que están inscritos como inversión y
aquellos proyectos con techos presupuestarios mayores a 500.000,0
Bolivianos el estudio se realiza por administración
delegada bajo el concurso de consultores por producto.
c) Administración Directa
La Fase de pre inversión de los proyectos se
podrá ejecutar por Administración Directa, cuando
los proyectos cuentan con un techo presupuestario inferior a
200.000,0 Bs. sin requerir el concurso de profesionales
especializados y otros servicios conexos.
El procedimiento para la elaboración de estudios
de pre inversión por administración directa es lo
siguiente:
-Relevamiento de Información Primaria y
Secundaria
El proceso de formulación o diseño del
proyecto de inversión pública, se inicia con: la
identificación del problema y termina con la
redacción del informe técnico para la transferencia
de fondos.
Las principales actividades que deben desarrollarse en
este proceso son:
-Elaboración de instrumentos técnicos para
la recolección de información secundaria (Fichas
Técnicas de encuesta, formulario para tomar datos,
etc.)
-Realización del Diagnostico que consiste en
identificar potencialidades y limitaciones de la comunidad, donde
se llegar obtener una información primaria relacionados
con datos socioeconómicos, mensuras de terreno,
medición de caudales, etc.
-Elaboración de Perfiles
mínimos
Consiste en sistematizar la información primaria
obtenida en el trabajo de campo, para la formulación de
perfil mínimo del proyecto, que está constituido de
la siguiente manera:
1) Nombre del Proyecto
2) Ubicación
3) Justificación del proyecto
4) Objetivos
5) Metas
6) Impacto
7) Identificación de Impactos
ambientales
8) Descripción de proyecto
9) Programación de Ejecución
Fisca
10) Costo del Proyecto
11) Cronograma de desembolsos
12) Índice Característica de la
Obra
13) Acciones para Sostenibilidad del Proyecto
Una vez concluido la elaboración de perfil
mínimo del proyecto con documentos de respaldo de
especificaciones técnica, Cronograma de ejecución,
Presupuestos, planos de construcción, posteriormente se
procede a formar carpetas de proyectos.
-Elaboración de Carpetas
Para la ejecución de los proyectos de
inversión inscrita en el Programa de Operaciones Anual se
deben elaborar las "carpetas de inversión", que contiene
la siguiente información:
a) Perfil Mínimo del proyecto, b)
Especificaciones Técnicas, c) Presupuesto, d) Cronograma
de Ejecución, e) Planos, f) Plano de Localización y
detalle de equipo técnico, Términos de referencia y
métodos de selección adjudicación
definida.
Una vez elaborada las carpetas de inversión, el
responsable remite el documento al jefe de Dirección
Técnica para su evaluación Técnica y su
posterior aprobación.
-Evaluación Técnica
Una vez recepcionado el jefe de la Dirección
Técnica procede a revisar el contenido de carpeta de
inversión (Especificaciones Técnicas, Planos de
Construcción, Precio Referencial, Cronograma de
ejecución, método de selección asignado y
Perfil Mínimo) y si cumple los requisito el documento
aprueba la carpeta, si no cumple devuelve al responsable de
elaboración.
Una vez subsanada la observación el jefe de la
Dirección Técnica remite los documentos
técnicos al RPA o RPC para iniciar el proceso de
contratación correspondiente.
d) Administración
Delegada
Se considera Administración Delegada, cuando el
Gobierno Municipal contrate los servicios de terceros para la
elaboración de los estudios de pre inversión, que
requiere del concurso de profesionales y/o entidades
especializadas para proyectos menores o mayores a 1.000.000,0(Un
Millón 00/100 Bolivianos)
e) Elaboración de documentos para
la contratación
Para realizar los Estudios de Identificación y
Estudio Técnico Social y Ambiental con techos
presupuestarios mayores o iguales a 1.000.000,0 (Un Millón
00/100 Bolivianos), se realizara el siguiente procedimiento para
la contratación de consultores por producto:
a) La Dirección de Área Técnica
realiza las actividades previas, al inicio de solicitud del
proceso de contratación de consultores, elaborando los
términos de referencia de acuerdo al formato de Sistema de
Inversión Pública, con precio referencial y
método de selección y
adjudicación.
d) La Dirección Técnica, solicita la
certificación presupuestaria y verifica su registro en el
POA en base al precio referencial estimado y solicita la
autorización del inicio de proceso de contratación
de Consultor con el visto bueno de la MAE.
d) El RPA verifica que la solicitud de
contratación de Servicio de Consultoría, se
encuentren registrados en el POA y en el PAC así mismo que
cuente con la certificación presupuestaria y aprueba el
inicio del proceso mediante nota.
e) La Dirección Administrativa Financiera, adecua
el DBC.
f) El RPA aprueba el DBC elaborado por la
Dirección Administrativa Financiera mediante formulario
establecido.
g) La Dirección Administrativa Financiera,
publica el DBC y la convocatoria en el SICOES y la convocatoria
mesa de partes.
h) El RPA de acuerdo a la naturaleza de la
contratación y cuyo número guardará
relación con el objeto y magnitud de la
contratación, nombrará al responsable de
evaluación o la comisión de calificación,
conformada por la unidad administrativa y la unidad
solicitante.
i) La Dirección Administrativa Financiera
recepcionará las consultas escritas en coordinación
con la unidad solicitante.
j) La Dirección Administrativa Financiera
conformará una comisión, para la reunión
informativa de aclaración, en coordinación con la
unidad solicitante y se llevará a cabo de acuerdo a
cronograma de actividades. Todas las consultas recibidas hasta la
fecha establecida sobre el DBC serán tratadas en la
reunión informativa de aclaración y se
emitirá el acta correspondiente.
k) La Dirección Administrativa Financiera, una
vez cumplidos los procedimientos y plazos establecidos para la
presentación de propuestas, remite el proceso de
contratación al responsable de evaluación o
comisión de calificación, acto seguido el
responsable de evaluación o la comisión de
calificación, realiza en acto público la apertura
de propuestas, dando lectura de precios ofertados y
revisión de la documentación solicitada,
deberá verificar sí se recibió al menos una
(1) propuesta, sí es así, continua el proceso
remitiendo la documentación a Asesor Legal, para la
revisión y emisión de informe de evaluación
sobre la legalidad de documentos presentados por los
proponentes.
l) Una vez elaborado el informe de evaluación
sobre la legalidad y licitud de documentos presentados por los
proponentes solicitados en el DBC, el Asesor Legal remite el
informe de evaluación y los documentos al responsable de
evaluación o la comisión de
calificación.
m) El responsable de evaluación o la
comisión de calificación evalúa con el
método y lineamientos especificados en el DBC y elabora el
informe de recomendación de adjudicación o
declaratoria desierta en el plazo establecido en la convocatoria,
para su posterior aprobación del RPA. En caso de
requerirse alguna aclaración de las propuestas la
comisión, convocará a todos los proponentes que
presentaron sus propuestas y elaborará un acta.
n) El RPA verifica la documentación presentada y
que el informe de recomendación de adjudicación o
declaratoria desierta cumpla con todo lo estipulado en el DBC,
sí cumple aprueba el informe, si no cumple devuelve a la
comisión de calificación.
o) Con la aprobación del RPA del informe de
adjudicación, la Dirección Administrativa
Financiera elabora nota de adjudicación y solicita
documentación al proponente adjudicado y comunica el
resultado a los proponentes no favorecidos, que presentaron sus
propuestas para contrataciones entre Bs. 20.001.- (Veinte mil un
00/100 Bolivianos) y Bs. 200.000.- (Doscientos mil 00/100
Bolivianos).
p) Con la aprobación del RPA del informe de
adjudicación, la Dirección Administrativa
Financiera remite el proceso al Asesor Legal, para la
elaboración de la Resolución Administrativa de
adjudicación. La Dirección Administrativa
Financiera realiza la notificación de la Resolución
Administrativa en el SICOES (En un plazo máximo de dos (2)
días hábiles computados a partir de la fecha de
emisión de la Resolución) y a los proponentes que
presentaron sus propuestas para contrataciones entre Bs.
200.001.- (Doscientos mil un 00/100 Bolivianos) y Bs. 1.000.000.-
(Un millón 00/100 Bolivianos).
q) Una vez agotado el periodo de interposición
(tres (3) días hábiles computables a partir de la
fecha de publicación de la Resolución impugnable en
el SICOES) de Recursos administrativos de impugnación a la
Resolución Administrativa de adjudicación (para
contrataciones entre Bs. 200.001.- (Doscientos mil un 00/100
Bolivianos) y Bs. 1.000.000.- (Un millón 00/100
Bolivianos), la Dirección Administrativa Financiera,
elabora la nota solicitando al proponente adjudicado la
presentación de documentos requeridos en el
DBC.
r) Una vez recibidos los documentos por parte del
proponente adjudicado (plazo establecido DBC), la unidad
administrativa remite los documentos a la comisión de
calificación, para que efectúe la
verificación técnica de los documentos presentados
por el proponente adjudicado, emitiendo un acta de
verificación documental.
s) Revisados los documentos, la Dirección
Administrativa Financiera solicita la elaboración del
contrato, al Asesor Legal.
t) El Asesor Legal elabora el contrato y remite a la
Dirección Administrativa Financiera, en el plazo
establecido en la convocatoria.
u) La Dirección Administrativa Financiera,
gestiona la suscripción del contrato, orden de compra u
orden de servicio, entre el proponente adjudicado y la MAE, y la
publicación respectiva en el SICOES (En el plazo de
máximo cinco (5) días hábiles computados a
partir de la fecha de suscripción del
contrato).
v) El RPA designará (cuando corresponda) al
responsable de recepción o la comisión de
recepción.
w) Una vez suscrito el contrato, orden de compra u orden
de servicio, el responsable de recepción o comisión
de recepción (en el plazo establecido para la entrega)
emite el acta de recepción provisional por la
recepción del bien o prestación del
servicio.
f) Elaboración de
Estudios
La Entidad Consultora o Consultor Individual inicia el
trabajo de elaboración de estudio de pre inversión,
de acuerdo al formato establecido por el Reglamento Básico
de Pre inversión de Sistema Nacional de Inversión
Pública SNIP.
Una vez concluido el estudio de pre inversión el
contratatista remite el documento del proyecto a la
Dirección Administrativa Financiera para correspondiente
Recepción del producto y suscripción del Acta de
Cumplimiento.
g) Evaluación Técnica
– Socioeconómica
Una vez recepciona la documentación del proyecto
de la Dirección Administrativa Financiera, el
Técnico asignado por el Área Técnica del
Municipio procede a revisar el contenido del proyecto de
inversión pública, tomando en fases en aspecto
técnico de la ingeniería del proyecto, estudio
detallado de alternativa seleccionada(ingeniería
Básica y diseño de estructuras),diseño de
obras, cómputos métricos, Presupuesto,
especificaciones técnicas, organización para la
implementación, Estudios de Evaluación de Impacto
Ambiental(EEIA),Evaluación Socio económica,
Financiera y Análisis de Sensibilidad del
proyecto.
Finalmente cuando el estudio cumple los requisitos
exigidos en el reglamento de Pre inversión se aprueba si
no cumple devuelve al consultor o entidad consultora para que
subsane las observaciones realizadas por el Supervisor asignado
por el Municipio.
Una vez subsanada la observación el Supervisor
asignado por la Dirección Técnica aprueba el
estudio de Pre inversión para su posterior
ejecución.
h) Inscripción en el SISIN WEB
Todos los proyectos de pre inversión inscrita en
Programa Operativo Anual (POA) del Gobierno Municipal deben estar
registrados en el SISIN WEB desde su identificación como
idea en las bases de datos y deberán ser remitidos a la
base de datos central del sistema. El registro de los proyectos
en el SISIN WEB constituye requisito para su incorporación
en el Programa de Inversión
Pública.
A efectos de asegurar el adecuado funcionamiento del
SISIN WEB y la disponibilidad de información sobre el
proceso de inversión pública, cada entidad
pública que integra el SNIP designará en forma
permanente, a través de la máxima autoridad
ejecutiva, un funcionario que actuará como responsable de
mantener el vínculo entre la misma y el Órgano
Rector del SNIP. Este funcionario deberá:
a) Asegurar que la información de los Proyectos
de Inversión Pública de su respectiva entidad se
encuentre permanentemente actualizada en el SISIN WEB.
b) Asegurar que la información que figure en el
SISIN sobre los proyectos de su respectiva entidad, cumpla con
los requisitos y cualidades definidas por el Órgano Rector
del SNIP.
CAPITULO VIII
La inversión y
procedimiento en la gestión financiera de
proyectos
1. FASE DE INVERSION
La fase de inversión constituye el proceso en el
que se implementa el proyecto. Está compuesta por las
etapas de Programación y Ejecución de la
Inversión.
a) Etapas de Inversión
1) Programación de la
Inversión
En la etapa de programación de la
ejecución del proyecto, debe realizarse la
programación física y financiera en base a las
metodologías de administración de proyectos. Para
tal efecto se aplicará el Sistema de Gerencia de Proyectos
(SGP), instrumento técnico establecido por el
Órgano Rector del SNIP.
La programación de la ejecución
física y financiera permite incorporar en un solo
análisis los factores tiempo y costo, para definir el
punto óptimo de ejecución de cada actividad (ruta
crítica) en función tanto de la disponibilidad de
recursos físicos, humanos, financieros y de tiempo, como
de mínimo costo de ejecución.
La Dirección Técnica del Gobierno
Autónomo Municipal de Sorata, será la encargada de
realizar la programación de la ejecución
física y financiera de cada uno de los proyectos que se
encuentran en la fase de ejecución.
1.1 SISTEMA DE GERENCIA DE PROYECTO
a) Concepto
Es un instrumento técnico del Sistema Nacional de
Inversión Pública, que sirve para sistematizar la
información de programación y ejecución
física y financiera de un proyecto, además apoya al
seguimiento y control de proyectos para una adecuada
ejecución y toma de decisiones.
b) Identificación del Proyecto
La parte de identificación se registra la
información general del proyecto, relacionado con el
Nombre del Proyecto, Código SISIN, Clasificación
Sectorial, Localización, Fases a ejecutar, Costos y
fechas, Resumen del proyecto en el Marco
Lógico.
c) Programación y ejecución
física
El componente Programación y Ejecución
Fisca expresa los resultados (metas) priorizadas que el proyecto
tiene previsto alcanzar a lo largo de su
ejecución.
También expresa el tiempo y costo previsto para
la ejecución de cada resultado, además determina
fechas de inicio y termino, finalmente la programación de
ejecución física mensual por resultado
(100%)
d) Programación y Ejecución
Física
El componente proporciona la información de
Avance Físico programado y ejecutado en porcentaje,
además proporciona la información de Avance
Financiero Programado y desembolsos Totales
Ejecutados.
d) Programación de caja de la
Implementación del proyecto
Se identifica las fuentes de financiamiento de ingresos
y se programan de forma mensual. Además se identifican las
fuentes de financiamiento de gasto por resultado y se programan
de forma mensual.
e) Ejecución de caja de la
implementación del proyecto
Se registran información mensual de ingresos por
fuente de financiamiento y organismo financiador. Además
se registra la información mensual de gastos por fuente de
financiamiento y organismo financiador.
f) Registro de Contratos
En esta planilla se registra la información
referida a la Identificación del Contrato, Nombre del
contratista, Condiciones generales del contrato y
garantías.
g) Seguimiento a la Ejecución de
Contratos
En el siguiente formulario se registra la
información del seguimiento a la ejecución de
contratos como; Presentación de planillas de avance, los
pagos efectuados y los pagos pendientes.
j) Registro de Informes de
Supervisión/Evaluación
En este formulario se registra la información
relacionado con el nombre del proyecto, Numero de contrato,
Nombre del contratista, fecha de suscripción, informes de
supervisión y otros datos requeridos.
El detalle de los formularios de Sistema de Gerencia de
Proyecto (SGP) se adjunta en anexos.
2) Ejecución de la
Inversión
En la etapa de ejecución de la inversión,
debe tomarse en cuenta el plan de ejecución del proyecto y
la organización necesaria para el efecto, que comprende la
estimación del plazo de ejecución y las metas de
avance físico en dicho plazo.
Con este fin el plan de ejecución debe
incluir:
a. La definición detallada de las
actividades, tareas, y métodos de
implementación y operación requeridos para
ejecutar el proyecto.b. El balance de recursos necesarios para cada
actividad con una estimación de los flujos financieros
implícitos, que considere los rendimientos adecuados
para cada ítem.c. El análisis de las posibles
dificultades que se presenten durante la ejecución del
proyecto, el transporte de los insumos y otros
imprevistos.d. El análisis de la ruta critica, de
las holguras y las probabilidades para los tiempos de
ejecución.e. La estructura organizada necesaria para la
ejecución del proyecto, que especifique tanto el
personal técnico superior para la dirección,
como el personal calificado y no calificado para la
construcción, montaje y puesta en marcha del
proyecto.f. El equipo mínimo requerido para la
ejecución del proyecto.
Por otra parte, se debe abordar el presupuesto de costos
del proyecto tanto de inversión como de operación,
ajustado en base a la información resultante de los puntos
anteriores. El presupuesto de costos de inversión debe
realizarse con base en el análisis de precios unitarios
para cada uno de los ítems que componen el proyecto a
ejecutar, que a su vez, deberán incluir:
1. El análisis de costos directos e
indirectos con base en los rendimientos de materiales, mano
de obra, maquinaria y equipo.2. El detalle de los gastos generales y
utilidades.3. El presupuesto general resultante de los
costos unitarios calculados, aplicados a cada uno de los
cómputos de cada etapa del proceso de las actividades
complementarias requeridas para la ejecución del
proyecto.4. El cronograma de desembolsos.
El presupuesto de los costos de operación, debe
detallar las actividades, métodos y requerimientos de
recursos físicos y humanos para la operación del
proyecto a ejecutar.
Finalmente, la documentación necesaria para la
licitación de las obras, que comprende las
especificaciones generales, administrativas, técnicas y
específicas para la ejecución del proyecto, que
permitan realizar la supervisión técnica y
administrativa en forma adecuada.
b) Entidades que Supervisan la
ejecución
La Dirección Técnica del Gobierno
Municipal de Sorata tiene la facultad de realizar el seguimiento
y evaluación del avance físico y financieros de las
obras y servicios de consultoría en el ámbito
municipal.
Asimismo realizan la supervisión del avance
físico del proyecto las entidades
financiadoras.
2. PROCEDIMIENTO DE LA FASE DE INVERSION
(EJECUCION)
Esta fase comprende la decisión de ejecutar el
Proyecto de Inversión Pública, extendiéndose
hasta su implementación y estando en condiciones de
iniciar la fase de operación.
En esta fase se deberá elaborar el expediente de
licitación para concretar la ejecución, realizar la
programación física-financiera de la
ejecución y ejecutar físicamente el proyecto bajo
la modalidad más adecuada.
El Gobierno Municipal de Sorata ejecutará sus
proyectos en la fase de inversión, por
administración directa o por administración
delegada.
a) Administración Directa: Los Proyectos
de Inversión Pública serán ejecutados por la
Administración Directa, cuando demuestren capacidad
técnica y recursos humanos idóneos y suficientes
para llevar adelante la ejecución de los
proyectos.
Las condiciones que deben cumplir la Dirección
Técnica para la ejecución de proyectos bajo esta
modalidad son las siguientes:
Disponer de capacidad técnica especializada
para ejecutar el proyecto.Disponer de capacidad administrativa.
Disponer de infraestructura adecuada para la
ejecución del proyecto.
b)Administración Delegada: Concluida la
fase de pre inversión, la Dirección Técnica
del Gobierno Municipal competente elaborará el expediente
de licitación del proyecto, al cual anexará la
certificación presupuestaria y la documentación
requerida y establecida por el presente Reglamento, para
solicitar al Responsable del Proceso de Contratación para
las modalidades vigentes, autorice el inicio del proceso de
contratación correspondiente, cumpliendo con lo que
disponen las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios(SABS).
c) Elaboración de Planes de
Ejecución
Una vez revisado el documento del proyecto se debe
elaborar un plan operativo que abarque el período del
proyecto en su totalidad. Esto significa que hay que delinear las
actividades requeridas para lograr los resultados esperados,
indicando su secuencia y cronograma y definiendo las fechas en
que deben
Alcanzarse los resultados indicados. Un plan operativo
simplificado y condensado se puede organizar de la siguiente
manera:
d) Elaboración de documentos para el proceso
de contratación
Para realizar la ejecución de proyectos de
inversión pública de Estudios de
Identificación y/o Estudio Técnico Social y
Ambiental, se realizara el siguiente procedimiento para la
contratación de obras, adquisición de bienes y
otros.
a) La Dirección Técnica realiza las
actividades previas, al inicio de solicitud del proceso de
contratación y/o adquisición de bienes, elaborando
las especificaciones técnicas o términos de
referencia debidamente firmados, señalando el
método de selección y adjudicación y precio
referencial, tomando en cuenta que los bienes y servicios a ser
contratados, deben reunir condiciones de calidad para cumplir con
efectividad los fines para los cuales son requeridos, tomando en
cuenta criterios de economía para la obtención de
mejores precios en el mercado.
b) La unidad solicitante realiza la solicitud de
contratación y/o adquisición de bienes, incluyendo
las especificaciones técnicas o términos de
referencia.
c) La unidad solicitante, solicita la
certificación presupuestaria y verifica su registro en el
POA en base al precio referencial estimado y solicita la
autorización del inicio de contratación y/o
adquisición de bienes.
d) El RPC verifica que la solicitud de
contratación y/o adquisición de bienes, se
encuentren registrados en el POA y en el PAC así mismo que
cuente con la certificación presupuestaria y aprueba el
inicio del proceso, mediante formulario establecido.
e) La Dirección Administrativa Financiera, adecua
el DBC.
f) El RPC aprueba el DBC, elaborado por la unidad
administrativa mediante formulario establecido.
g) La unidad administrativa, publica el DBC y la
convocatoria en el SICOES y la convocatoria en la mesa de
partes.
h) El RPC de acuerdo a la naturaleza de la
contratación y cuyo número guardará
relación con el objeto y magnitud de la
contratación, nombrará a la comisión de
calificación.
i) La Dirección Administrativa Financiera cuando
sea necesaria una inspección previa, conformará una
comisión en coordinación con la unidad solicitante,
emitiendo el acta correspondiente.
j) La Dirección Administrativa Financiera
recepcionará las consultas escritas en coordinación
con la unidad solicitante.
k) La Dirección Administrativa Financiera
conformará una comisión, para la reunión
informativa de aclaración, en coordinación con la
unidad solicitante y se llevará a cabo de acuerdo a
cronograma de actividades. Todas las consultas recibidas hasta la
fecha establecida sobre el DBC, serán tratadas en la
reunión de aclaración y se emitirá el acta
correspondiente.
l) El RPC aprobará el DBC mediante
Resolución Administrativa, después de la
reunión de aclaración, con las enmiendas que
correspondan (si es que las hubiere).
m) El Asesor Legal elabora la Resolución
Administrativa de aprobación del DBC en el plazo
establecido en la convocatoria y la unidad administrativa realiza
la notificación de la Resolución Administrativa en
el SICOES (En un plazo máximo de dos (2) días
hábiles computados a partir de la fecha de emisión
de la Resolución) a los potenciales proponentes que
recogieron el DBC de la entidad y los participaron en la
reunión de aclaración y se registraron en la
entidad convocante.
n) Una vez agotado el periodo de interposición de
Recursos administrativos de impugnación a la
Resolución Administrativa de Aprobación del
Documento Base de Contratación, la unidad administrativa
realiza las actividades previas a la presentación de
propuestas.
o) La Dirección Administrativa Financiera una vez
cumplido los procedimientos y plazos establecidos para la
presentación de propuestas, remite los documentos a la
comisión de calificación, acto seguido la
comisión de calificación, realiza en acto
público la apertura de propuestas, dando lectura de
precios ofertados y revisión de la documentación
solicitada, deberá verificar sí se recibió
al menos una (1) propuesta, sí es así, continua el
proceso remitiendo la documentación a la Unidad
Jurídica, para la revisión y emisión de
informe de evaluación sobre la legalidad de documentos
presentados por los proponentes.
p) Una vez elaborado el informe de evaluación
sobre la legalidad y licitud de documentos presentados por los
proponentes solicitados en el DBC, la Unidad Jurídica
remite el informe de evaluación y los documentos al
responsable de evaluación o la comisión de
calificación.
q) La comisión de calificación
evalúa con el método y lineamientos especificados
en el DBC y emite el informe de recomendación en el tiempo
establecido en la convocatoria, y su posterior aprobación
del RPC La comisión de calificación ante alguna
aclaración en la propuesta, convocará a todos los
proponentes que presentaron sus propuestas y elaborará un
acta (no se aceptarán modificaciones a las propuestas
presentadas).
r) El RPC verifica la documentación presentada y
que el informe de recomendación de adjudicación o
declaratoria desierta cumpla con todo lo estipulado en el DBC,
sí cumple aprueba el informe, si no cumple devuelve a la
comisión de calificación.
s) Con la aprobación del RPC del informe de
adjudicación, la unidad administrativa remite el proceso a
la Unidad Jurídica elabora la Resolución
Administrativa de adjudicación (deberá contener
mínimamente la nómina de participantes, precios
ofertados, resultados de la calificación, causales de
rechazo y/o descalificación, etc.) y la unidad
administrativa realiza la notificación de la
Resolución Administrativa en el SICOES (En un plazo
máximo de dos (2) días hábiles computados a
partir de la fecha de emisión de la Resolución) a
los proponentes que presentaron sus propuestas.
t) Una vez agotado el periodo de interposición de
Recursos administrativos de impugnación a la
Resolución Administrativa de adjudicación, la
unidad administrativa elabora la nota respectiva y solicita al
proponente adjudicado la presentación de documentos
requeridos en el DBC.
u) Una vez recibidos los documentos por parte del
proponente adjudicado, (plazo establecido DBC), la unidad
administrativa remite los documentos a la comisión de
calificación, para que efectúe la
verificación técnica de los documentos presentados
por el proponente adjudicado, emitiendo un acta de
verificación documental.
v) Adjudicado el proceso de contratación la MAE,
el RPC, la Comisión de Calificación y el proponente
adjudicado, podrán acordar mejores condiciones
técnicas de contratación, si la magnitud y
complejidad de la contratación así lo amerita. La
concertación de mejores condiciones técnicas, no
dará lugar a ninguna modificación del monto
adjudicado.
w) Revisados los documentos, la unidad administrativa
solicita la elaboración de contrato a la Unidad
Jurídica.
x) El Asesor Legal elabora el contrato y remite a la
unidad administrativa, en el plazo establecido en la
convocatoria.
y) La unidad administrativa, gestiona la
suscripción del contrato, entre el proponente adjudicado y
la MAE, y la publicación respectiva en el SICOES (En el
plazo de máximo cinco (5) días hábiles
computados a partir de la fecha de emisión del
contrato).
z) El RPC designará a la comisión de
recepción.
aa) Una vez suscrito el contrato, la comisión de
recepción (en el plazo establecido para la entrega) emite
el acta de recepción provisional por la recepción
del bien o prestación del servicio.
bb) Después de realizar las pruebas respectivas
de los bienes y/o servicios contratados y la verificación
de aspectos técnicos y administrativos solicitados en el
proceso de contratación, la comisión de
recepción emite el acta de conformidad definitiva, para el
respectivo pago. (En caso de consultorías la
Dirección Administrativa Financiera emite la conformidad
respectiva, previo informe del funcionario que tenía bajo
su dependencia al consultor o consultoría
realizada).
cc) La Dirección Administrativa Financiera
registra la recepción de los bienes en el SICOES (En el
plazo máximo de cinco (5) días hábiles
computables a partir de la fecha de emisión del acta de
conformidad definitiva) y finaliza el proceso de
contratación.
e) Seguimiento y Supervisión
Para los proyectos que se encuentran en la etapa de
ejecución por administración delegada, la
Dirección Técnica del Gobierno Municipal asignara
un supervisor en cada proyecto (obra) para realizar el
seguimiento y supervisión. El detalle de todo esto se
encuentra a continuación.
Después de realizar la planificación de la
supervisión se va ha proceder a la ejecución de las
obras que compone el proyecto y el contratista tiene la
obligación de garantizar el cumplimiento del Plan
elaborado y de esta manera garantizar el logro de los objetivos
del proyecto, para lo cual se realizara las siguientes
actividades:
Seguimiento
Control
Toma de decisiones oportunas
Monitoreo del efecto de las decisiones
tomadasProceso de conclusión del
proyecto.
1) Seguimiento
El seguimiento es la recolección de
información sobre los tres elementos que componen el
objetivo de la supervisión, vale decir sobre:
El producto(las obras)
El tiempo
El costo
El levantamiento de información debe hacerse de
manera absolutamente periódica, vale decir:
Diario; En lo relativo a la producción
diaria de cada uno de los frentes de trabajo o de cada una de
las actividades programadas para el día que se
está informando. Con este propósito se usara el
formulario DISemanal; En lo relativo a la
producción semanal de cada uno de los frentes de
trabajo o de cada una de las actividades programadas para la
semana que se esta informando. Con este propósito se
usara el formulario S2Mensual; En lo relativo a la producción
mensual de cada uno de los frentes de trabajo o de cada una
de las actividades programadas para el mes que se está
informando. Con este propósito se usaran los
formularios S3 y general de Obra.
Para su aplicación, en anexo se presentan los
formularios requeridos por el seguimiento
2) Control
Controlar el avance del proyecto significa comparar lo
efectivamente ejecutado por el contratista con lo programado para
el periodo que se está analizando. Es así que se
controlara:
El producto: En cuanto a la calidad de la obras.
Esto se hará con el uso de las informaciones surgidas
de los ensayos del laboratorio respectivo, los resultados de
los levantamientos topográficos y toda
información relacionada a la calidad del producto que
se esta construyendo. La comparación será hecha
con las especificaciones técnicas del contrato
respectivo.El tiempo: En cuanto al avance de las obras, se
determinara cuales son las actividades iníciales, las
que se encuentra en curso de ejecución y las
actividades concluidas, se comparan estos eventos con la
planificación de las mismas actividades, los
porcentajes de avance determinándose las desviaciones
en el uso del variable tiempo. La comparación
será hecha con el uso del MS Project.El costo; En cuanto al cumplimiento de los costos
comparados con el presupuesto del contrato de
construcción, determinándose los probables
incrementos de costos por actividades y totales. Esto se
realizara con la comparación de los costos en
función del tiempo, el avance en función del
tiempo y el método costo – avance.
El proyecto completo será controlado siempre en
la misma a fecha, vale decir los controles diarios siempre al
final de la jornada laboral, los controles semanales siempre el
mismo día de la semana, y los controles mensuales siempre
en la misma fecha.
Par realizar esta actividad se usar las informaciones
producidas en los informes del seguimiento.
3) Toma de decisiones oportunas
DE los controles del proyecto surgirán
desviaciones que tengan menores o mayores consecuencias para el
cumplimiento de los Objetivos de la Supervisión y
dependiendo de la misma, la dirección de la
supervisión debe tomar decisiones oportunas, vale decir
sin demora. Estas decisiones deben ser analizadas en cuanto a sus
posibles consecuencias en tiempo, costo y calidad de las obras,
discutidas con los niveles que corresponda y una vez adoptadas
serán comunicadas al propietario y al
contratista
f) Cierre Técnico y
Administrativo
Tiene la finalidad de establecer los procedimientos para
el cierre administrativo de proyectos con el objetico de ordenar
su implementación y poder contar al final de una
gestión municipal con información que respalde
adecuadamente las inversiones en el proyecto.
El cierre de proyectos es el propósito de
conciliación y revisión de la documentación
generada en el proyecto. Consiste en conformar una carpeta
única con toda la documentación generada, la cual
sirve como respaldo de la inversión y la ejecución
del proyecto. La información incluye toda la
documentación de los contratos referidos al proyecto, ya
sea contratos de supervisión y contratos de obras informes
de avance y otros.
La documentación de cada contrato está
referida a los documentos de invitación, proyecto
formulado o términos de referencia para los contratos de
consultoría, pagos realizados, ordenes de cambio
ampliación de plazos, actas de inicio, actas de
recepción provisional y definitiva, informes, actas de
aprobación, multas y/o documentación de
resolución de contrato cuando corresponda.
f.1) Cierre Técnico del
Contrato
El cierre técnico es realizado por la
Dirección de Área Técnica por el personal
que es encargado de proyectos con la colaboración del
Supervisor. Esta labor se efectúa durante el periodo
comprendido entre la recepción provisional y definitiva
del proyecto realizando las siguientes actividades.
1) Conciliación de Pagos:
Para la conciliación de pagos, basados en la
última estimación se determina si es que existen
pagos pendientes, multas, ordenes de cambio o ampliaciones de
plazo no procesados. Como resultado se determina los montos
desembolsados y los pendientes por desembolsar, o montos a
retener o recuperar.
De la misma manera se revisan los pagos realizados y
pendientes de los contratos de Obras. Obtenida esta
información se realizan los pagos finales
pertinentes.
2) Informe del Cierre del Supervisor:
Como parte del balance de la ejecución, el
Supervisor presenta el informe final que muestra la
información sobre las acciones que se tomaron en el
transcurso de la ejecución del proyecto y el resumen de la
parte financiera. Al mismo tiempo este informe es
condición para realizar el último pago en el caso
de que sea un consultor externo.
3) Revisión del Expediente:
El encargado del proyecto con la colaboración
del Supervisor revisa el expediente del proyecto para identificar
que la información de la formulación y
aprobación del proyecto este completa y todo lo referente
al proceso de ejecución. En esta etapa se revisa: la
existencia de los documentos del proyecto formulado, los planos
de obra, especificaciones técnicas y otros cuando fuere el
caso los documentos generados en la ejecución como las
estimaciones ordenes de cambio, actas de inicio, recepción
provisional y definitiva.
4) Cierre Técnico del
Expediente:
Durante la revisión de la documentación se
verifica que está este completa, que cuente con todas las
firmas correspondientes y una vez mas que los desembolsos
estén en orden y tengan todo los respaldos
correspondientes. Concluida la revisión y
complementación de la información esta es situada
en un solo expediente para ser transferida a la instancia
administrativa correspondiente. La aprobación del trabajo
concluido la translada al jefe de la Unidad Técnica, con
lo que concluye el cierre técnico
f.2 Cierre Administrativo
1) Revisión de la Documentación
Administrativa:
Después de la recepción definitiva del
proyecto la documentación referida a pagos y ajustes
presupuestarios mediante órdenes de cambio es revisada. Se
controla que todos los pagos realizados al proyecto cuenten con
los respaldos administrativos correspondientes como los
comprobantes de egreso. Complementariamente se revisa que el
proyecto contablemente este conciliado con la información
de desembolsos proporcionada por la Unidad
Técnica.
2) Cierre Administrativo del Proyecto:
Revisado los pagos realizados, conciliadas las cuentas y
complementada la documentación se procede al cierre
administrativo previa aprobación del Director
Administrativo Financiero. Toda esta documentación
entonces es colocada en un expediente de respaldo
administrativo.
3) Archivo del Expediente:
Concluidos los procesos de cierre Técnico y
Administrativo, la Dirección Administrativa Financiera, en
coordinación con la Dirección de Área
Técnica, se encargan de unir los expedientes de cierre
técnico y administrativo para a si conformar la carpeta de
cierre del proyecto. Esta carpeta es sellada y lacrada por el
Director Administrativo Financiero y Director de Área
Técnica quienes dan fe de que la documentación
sellada es la que fue revisada y que no existió ninguna
substracción de documentación en el intermedio.
Finalmente las carpetas cerradas son colocadas en un archivo
Municipal y quedan en custodia del encargado de archivos y bajo
la supervisión del alcalde por el tiempo establecido por
ley.
CAPITULO IX
Fase de
operación del proyecto de inversión
pública
1. FASE DE OPERACION
La fase de operación comprende las acciones
relativas al funcionamiento del proyecto, a efectos de que el
mismo genere los beneficios identificados y estimados durante la
fase de pre inversión, siendo esta responsabilidad de la
entidad operadora del proyecto. En esta fase se debe considerar
dos etapas muy importantes: Operación y mantenimiento de
la infraestructura y Evaluacion ex post, estos dos etapas se
explican en el siguiente párrafo.
1.1 OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
El objetivo de esta etapa es de establecer los
procedimientos para Operación y Mantenimiento de los
proyectos donde la población usuaria del proyecto cuenta
con una alta responsabilidad y participación.
La Operación y Mantenimiento de proyectos, es
realizado mediante un acuerdo entre el Gobierno Municipal y la
Comunidad Beneficiaria. La organización beneficiaria se
responsabiliza de velar por el mantenimiento de la Obra. El
gobierno Municipal, según sea el caso, asigna los recursos
correspondientes, coordina el proceso y supervisa el
mantenimiento realizado. Con este propósito realiza las
siguientes actividades:
1.1.1Conformación de la Organización
Responsable de O y M
Durante el proceso de ejecución del proyecto los
futuros usuarios se organizan y conforman la Organización
Responsable de O y M. Esta organización reconoce a una de
las instancias ya existentes como ser: Comité de Agua,
Comité de regantes, Comité de
electrificación, etc. O cualquier otra que decida asumir
la responsabilidad de velar por la O y M del Proyecto.
La Organización para la O y M, es electa en
Asamblea de la Comunidad Beneficiaria y una vez electa y
juramentada de acuerdo a los usos y costumbres de la comunidad,
participa de la capacitación para la sostenibilidad del
proyecto atraves del cual recibe los fundamentos básicos
sobre los temas de: Desarrollo Organizacional, Mecanismos
Administrativos y Financieros, Operación y Mantenimiento
de la Obra.
La Capacitación recibida en este proceso es la
base sobre la cual la Organización responsable de
Operación y Mantenimiento preparara y ejecutara el Plan de
O y M de la obra si fuere el caso. Esta Capacitación es
realizada por el Facilitador asignado por la Dirección de
Área Técnica del Gobierno Municipal.
1.1.2 Determinación del Costo de
Operación y mantenimiento
Al finalizar la ejecución de la Obra y la
capacitación para la sostenibilidad, los miembros de la
Organización Responsable de O y M habrán elaborado
una estimación de costos de O y M tomando como base las
actividades que se realizara en esta etapa.
1.1.3 Elaboración del Cronograma
Anual
Al mismo tiempo de la estimación de costos
anuales, la organización responsable de Operación y
Mantenimiento, debe elaborar un cronograma anual, sobre la base
de actividades trimestrales.
1.1.4 Financiamiento de Operación y
Mantenimiento:
El financiamiento del Plan de Operación y
Mantenimiento de obras se realizara atraves de aporte comunal y
de los recursos propios del Gobierno Municipal.
1.1.5 Compromiso del Gobierno
Municipal:
Después de realizar la aprobación de los
recursos para el Plan de O y M de obras el Alcalde Municipal
firma una Acta de Compromiso de esta forma adquiriendo la
categoría de obligación del Municipio para apoyar
los costos de O y M, durante el periodo y en el monto que se
defina.
Para ello la autoridad municipal, establece compromisos
con cada Organización Responsable de O y M en dichos
compromisos que deberán quedar suscritos tanto la
comunidad como el Gobierno Municipal, se estipulan los aportes y
el cronograma de ejecución de financiamiento, según
lo aprobado por el Concejo Municipal.
1.1.6 Ejecución de Operación y
Mantenimiento(O y M)
La Dirección Técnica del Gobierno
Municipal, ejercerá la supervisión de acciones y
promoción de buenas prácticas de Operación y
Mantenimiento en todas las obras construidas. Par ello cuenta con
el instrumento de Plan de O y M y el compromiso de aportes de las
comunidades beneficiarias, el cual servirá de soporte para
el seguimiento financiero y físico. Para esto el Gobierno
Municipal asigna un Técnico que efectué las visitas
de supervisión in situ, quien además desarrollara
funciones de promoción con el Comité de
Gestión de O y M.
1.2 EVALUACION DESPUES DE EJECUCION
El control ex post de los proyectos está
orientado a procurar la sostenibilidad de las inversiones
públicas, mediante una calidad óptima de obras de
proyectos, contribuyendo a un proceso de mejoramiento continuo de
calidad del quehacer institucional. Entre los objetivos que se
espera lograr están:
Detectar a tiempo casos de garantía de
calidad (vicios ocultos) para evitar que se pierda la
posibilidad de recuperar un porcentaje importante de la
inversión para eventuales reparaciones y
correcciones.Detectar deficiencias de formulación que
permitan la correcta funcionalidad de los proyectos y
realizar las correcciones requeridas, asi como contribuir con
datos calificados sobre la actuación de los
formuladores, ejecutores, evaluadores y supervisores que
participaron en la ejecución de proyecto.Aprender del proceso de gestión de proyectos,
encontrar puntos débiles y desarrollar propuestas para
la capacitación en gestión de proyectos para
mejorar las diferentes etapas del ciclo de los mismos para
impulsar un proceso de mejoramiento continuo de la
gestión interna del Gobierno Municipal.Detectar deficiencia de operación y
mantenimiento y tomar medidas como reforzamiento de
capacitaciones.Contribuir con datos a las evaluaciones de impacto
(evaluación ex post de proyectos) importantes para el
gobierno municipal y para las entidades
financiadoras.
La responsabilidad de la evaluación ex -post
está a cargo de la Dirección de Área
Técnica del Gobierno Municipal
1.2.1 Evaluación Post.
Corresponde con la finalización inmediata de la
ejecución del proyecto, detectando, registrando y
analizando los resultados tempranos. En esta etapa después
de concluir la obra se realiza los siguientes pasos a
seguir.
a) Solicitud de Acta de Cierre
Una vez terminado el proyecto y recibida
físicamente la obra que este pudiere con llevar, el
ejecutor debe presentar y tramitar el Acta de cierre del proyecto
de acuerdo a los plazos establecidos en el contrato. La
Dirección Técnica, es quien la recibe revisa y es
responsable de su seguimiento.
b) Visita de Control Ex Post
El Técnico asignado revisa la carpeta del
proyecto y en el campo evaluara aspectos: Técnicos,
legales de operación y mantenimiento, aspectos
económicos. SE analiza los problemas encontrados
según criterios de garantía criterios de
corrección y criterios de resultados. La visita termina
con una asamblea comunitaria de los beneficiarios en la cual se
informa ala comunidad sobre los resultados y sobre los pasos a
seguir. Esta visita debe realizarse antes de la Recepción
definitiva de la Obra.
c) Aviso de Defectos Identificados y
Corrección
Basado en los informes de las visitas, la
Dirección Técnica, si hay defectos en la
ejecución del proyecto, particularmente en las
construcciones que el mismo pudiere con llevar, imputables al
ejecutor, le dará el aviso oficial correspondiente por
escrito, en el cual se desglose las actividades necesarias para
subsanar los problemas encontrados y la forma en que el ejecutor
deberá hacerlo.
d) Defectos no Imputables al
Contratista.
En caso que la deficiencia se debe a problemas
imputables al incumplimiento de las obligaciones adquiridas por
parte de la comunidad y/o Gobierno Municipal, la Dirección
Técnica comunicara los problemas encontrados a la
comunidad y al Gobierno Municipal, informando sobre las medidas
de corrección a adoptar.
e) Proyectos con problemas de
Infraestructura:
Basado en el informe de la Dirección
Técnica se le entrega al contratista el desglose las
actividades necesarias para subsanar los problemas encontrados y
la forma en que el ejecutor deberá hacerlo, para lo cual
el ejecutor tendrá quince días para realizarlas.
Una vez terminadas las actividades el ejecutor debe presentar a
la Dirección de Área Técnica un acta firmada
por la organización responsable del mantenimiento,
confirmando que ha llevado a cabo las actividades previstas.
Contando con el acta la Dirección de Área
Técnica verifica en campo si el ejecutor ha subsanado los
problemas. En caso que el ejecutor no presente el acta firmada
dentro del plazo de tiempo determinado y la Dirección
Técnica determina en su visita de verificación que
el problema no ha sido subsanado deberá proceder a rematar
la garantía de calidad y con la recuperación de
fondos se corrige los defectos encontrados.
1.2.2 Evaluacion Ex -Post
Esta evaluación se realiza algún tiempo
después (meses o años) de concluida la
ejecución, evalúa los resultados mediatos y
alejados, consolidados en el tiempo y se centra en los impactos
del proyecto.
Por otro lado las instituciones internacionales, propone
otra terminología con base a su propia
clasificación a través del ciclo de vida del
proyecto que finalmente, es muy coincidente en cuanto a los
objetivos de cada momento evaluativo. En este sentido considera
dos tipos de evaluaciones como principales, la formativa en la
etapa de preparación y ejecución del proyecto y la
sumativa, que se realiza al terminar y después de
terminado el proyecto.
Teniendo en cuenta esta terminología, podemos ver
esquemáticamente estos momentos o tipos de
evaluación asociados con las herramientas formales y los
productos esperados como resultados del proceso de
evaluación.
El cuadro anterior hace referencia a herramientas
aplicables en las distintas fases y los resultados que se
esperan, lo cual refleja la necesidad de asegurar un buen
desempeño de los proyectos, cuestión que hace
necesario esfuerzos de evaluación en cada fase. La
evaluación no tendrá mucho impacto en el
mejoramiento del desempeño de los proyectos a menos que se
planifique, administre e integre en todas las etapas del ciclo
del proyecto. Si se respalda adecuadamente y se administra como
es debido, la evaluación debería producir una mejor
participación de la responsabilidad ejecutiva y del
desempeño de proyectos y programas".
El mejorar el desempeño de los proyectos, de
acuerdo a lo anterior, se concibe como un proceso continuo de
evaluación que se asegura a través de las
diferentes fases. De este modo la evaluación en cada fase
del ciclo tiene ciertos objetivos.
Queda claro en el cuadro anterior que el objetivo de las
evaluaciones, a lo largo del ciclo del proyecto, buscan una
mejora continua, lo que en definitiva redunda en un mejor
aprovechamiento de los recursos asignados para llevarlo a
cabo.
Por su lado, se ha establecido una formalidad que
está implícita en sus metodologías, lo cual
va también de la mano con el ciclo de proyectos; se inicia
con la idea de proyecto y como se ha indicado anteriormente,
considera tres fases.
En la etapa de pre inversión se distinguen dos
tipos de análisis, el de preparación de proyectos,
que corresponde al desarrollo conceptual del proyecto, donde se
define el problema que se pretende solucionar, se buscan
alternativas de solución, se define la población
objetivo, se calcula tamaño, localización y define
tecnología, etc. y un segundo análisis que es la
evaluación del proyecto, que es la aplicación de
instrumentos económicos para determinar eficiencia o
rentabilidades de las alternativas.
De acuerdo a esta tipología por evaluación
ex ante se entenderá la comparación,
numérica, de los costos y beneficios que se estima generar
un proyecto si es ejecutado. En el lenguaje de proyectos se
utilizan por lo menos tres expresiones respecto de los tipos de
evaluación: evaluación financiera,
evaluación económica, y evaluación social.
No existiendo consenso en cuanto a las respectivas denominaciones
de evaluación, para el caso de este texto diremos que hay
evaluaciones a precios privados y evaluaciones a precios
sociales. Donde la evaluación a precios privados indica
que se usan los precios de mercado y la evaluación a
precios sociales hace una corrección de precios en
consideración a la existencia de imperfecciones en el
mercado lo que no permite reflejar el verdadero precio de los
bienes.
La evaluación financiera o privada de proyectos,
o análisis costo–beneficio, se realiza valuando la
corriente de costos e ingresos que el proyecto genera a precios
de mercado sin corrección. Las evaluaciones
Económica y Social persiguen medir el impacto del proyecto
sobre la economía como un todo. Tienen como objetivo
considerar todos los efectos del proyecto. En este caso se trata
de valuar e identificar beneficios y costos en mercados
imperfectos, y por tanto, introducir correcciones a los precios
de mercado para obtener los llamados precios sombras o precios de
cuenta que reflejen el verdadero valor que tiene para la
economía el consumir y producir distintos
bienes.
En la etapa de inversión, se lleva a cabo el
monitoreo o seguimiento físico-financiero, el cual se
realiza en términos del avance de las obras o acciones
(construcción de canales de riego, agua potable, aulas,
postas sanitarías, superficies de cultivo y plantaciones),
cronograma y recursos empleados. Este tipo de evaluación
corresponde a una supervisión por parte de la gerencia y
técnicos de seguimiento del proyecto que controla los
aspectos de tiempo, costos, calidad, cantidad de obras. En
concreto lo que se realiza es una comparación de estas
variables tal y como fueron establecidas en la
planificación (ex- ante), con el momento en que el
proyecto está en ejecución, se estima por lo tanto
si hay o no desviación respecto de lo planificado y si es
necesario, en caso de existir desviaciones, tomar medidas
correctivas.
El informe de término de proyecto, en la etapa de
diseño y ejecución se realiza un seguimiento del
gasto y el tiempo necesario para terminar con el proyecto. Este
informe debe contener: los resultados del seguimiento, más
la descripción de los problemas detectados, la
solución que se les dio, la información necesaria
para evaluar la eficiencia y efectividad con que se
desarrolló la ejecución del proyecto y
además sugerir las variables que será conveniente
controlar en el estado de operación a objeto de poder
realizar más tarde la evaluación
ex-post.
Por evaluación ex-post se entiende al proceso
encaminado a determinar sistemática y objetivamente la
pertinencia, eficiencia, eficacia e impacto de todas las
actividades desarrolladas a la luz de los objetivos planteados en
un proyecto. Es así, que con el propósito de cerrar
el ciclo de proyectos se hace un seguimiento posterior de
aquellas variables que puedan mostrar si efectivamente el
proyecto o programa está alcanzando o alcanzó lo
estimado en la evaluación ex ante, esta evaluación
se concibe en términos de retroalimentar
metodologías y corregir desviaciones de un proyecto en la
etapa de operación.
CAPITULO X
Glosario de
términos
Actividades: Las acciones en el marco de la
programación, que son necesarias y suficientes y a
través de las cuales se movilizan las contribuciones
(recursos financieros, humanos, técnicos y materiales)
para obtener productos específicos o contribuir a lograr
un efecto dado. Las actividades también se pueden
denominar "intervenciones para el desarrollo".
Administración Conjunto
ordenado y sistematizado de principios, técnicas y
prácticas que tiene como finalidad apoyar la
consecución de los objetivos de una
institución.
Atribuciones: Competencias delegadas por los
cuerpos decisorios de la institución u organización
a cada Unidad Organizacional, y por las cuales éstas deben
responder.
Auditoría: Examen o valoración que
juzga e informa sobre la medida en que una circunstancia, un
proceso o un desempeño se ajusta a criterios o normas,
política y procedimientos preestablecidos. Debe ser una
actividad objetiva e independiente concebida para valorizar y
mejorar las operaciones de la organización. Ayuda a una
organización a lograr sus objetivos al utilizar un enfoque
sistemático y disciplinado para analizar y mejorar la
eficacia de la gestión de riesgos, los procesos de control
y gobernabilidad.
Beneficiarios: Personas y/o instituciones cuya
situación se pretende mejorar (los destinatarios) y otros
cuya situación puede mejorar. Asimismo, se aplica a un
grupo limitado de interesados que se beneficiarán directa
o indirectamente de un proyecto.
Ciclo de Proyectos: es un sistema que abarca los
diversos elementos de un desarrollo de programas y proyectos
(identificación, planificación, monitoreo,
evaluación y aplicación
práctica).
Coordinación: Relaciones entre partes para
obtener recursos, establecer acuerdos de cooperación,
buscar la integración y armonía en el desarrollo de
las funciones y procesos encomendados a las Unidades.
Desarrollo de capacidades: Proceso por el cual
personas, grupos, organizaciones y países desarrollan,
mejoran y organizan sus sistemas, recursos y conocimientos, todo
ello reflejado en sus capacidades (individuales y colectivas), de
desempeñar funciones, resolver problemas, establecer
objetivos y cumplirlos. También se lo denomina
construcción o fortalecimiento de la capacidad.
Diagnóstico del desempeño: Estudio
externo o autoevaluación por parte de las unidades de
programa, comprendiendo los efectos, el programa, el seguimiento
de proyecto o individual, exámenes, informe anual,
informes final de proyecto, análisis institucionales y/o
estudios especiales.
Eficiencia: La eficiencia compara la
utilización de los medios (personal, finanzas, y tiempo)
con los resultados obtenidos.
Efecto: Cambio real o buscado en las condiciones
de desarrollo que las intervenciones tratan de apoyar. Describe
un cambio en las condiciones de desarrollo entre el momento en
que los productos se han completado y el momento de
impacto.
Eficacia: Grado en el que se logra un efecto en
materia de desarrollo mediante intervenciones.
Grado en el que un programa o proyecto logra sus
resultados planeados, es decir, objetivos, propósitos y
productos, y en qué medida contribuye a los
efectos.
Eficacia de desarrollo: Grado en el que una
institución o intervención ha producido cambios en
un país o en la vida de un beneficiario individual. Es
influenciada por diversos factores, desde la calidad del
diseño de proyecto hasta la pertinencia y sustentabilidad
de los resultados deseados.
Enfoque de marco lógico:
Metodología que establece una relación
lógica entre los elementos principales del diseño
de un programa o proyecto y ayuda a asegurar que la
intervención tenga probabilidades de lograr resultados
medibles. La "matriz de marco lógico" se puede utilizar
para resumir y armonizar los resultados, productos, actividades e
insumos y para identificar los riesgos o supuestos importantes.
También se conoce como metodología de
gestión y de planificación de programas orientados
a resultados. Este enfoque ayuda a identificar elementos
estratégicos (insumos, productos, propósitos,
objetivos) de un programa, sus relaciones causales y los factores
externos que pueden influir en el éxito o fracaso del
programa. El enfoque abarca el establecimiento de indicadores de
desempeño que se utilizarán para efectuar el
seguimiento y evaluar el logro de los objetivos de un
programa.
Estrategia: Idea o grupo de ideas que
señalan el camino a seguir para alcanzar un
fin.
Equipo de Evaluación: grupo de personas
responsables de la realización de una
evaluación
Evaluación Participativa: Equipo de
evaluación que está compuesto de expertos
independientes, contrapartes locales o representantes de la
población, que participan en la realización del
proyecto.
ERR/RRA (Evaluación Rural
Rápida): Un procedimiento para
recolectar
Información a nivel de la comunidad que involucra
la utilización de diversas técnicas de
recolección de información destinadas a ayudar a
los ejecutores de programas a comprender de manera rápida
y progresiva, aspectos sobre el conocimiento y las
prácticas comunitarias. El procedimiento fue desarrollado
para ser utilizado en las áreas de agricultura y
desarrollo rural, en la década de 1980.
Evaluación: Ejercicio sujeta a un plazo
determinado dirigido a evaluar sistemática y objetivamente
la relevancia, desempeño y éxito de proyectos y
programas en curso y terminados. La evaluación
también puede tratar efectos u otras cuestiones de
desarrollo.
La evaluación se realiza selectivamente para
responder preguntas específicas para guiar a los
responsables de tomar decisiones o gerentes de programas y
proveer información acerca de la validez de teorías
y supuestos utilizados en programas de desarrollo, qué ha
funcionado y qué no y por qué. Normalmente, la
evaluación apunta a determinar la relevancia, eficiencia,
eficacia, impacto y sustentabilidad. La evaluación es un
medio de obtener lecciones intersectoriales de la experiencia de
las unidades operativas y determinar la necesidad de modificar el
marco de resultados estratégicos. La evaluación
debe proveer información fidedigna y útil y
permitir la integración de las lecciones aprendidas en el
proceso de toma de decisiones. Véase asimismo
"evaluación de proyectos" y "evaluación de
efectos".
Evaluación a mitad de período: Tipo
de evaluación que se realiza durante la
implementación de un proyecto o programa. Su objetivo
principal es evaluar el progreso logrado, a fin de obtener
conclusiones preliminares para gestionar el programa o proyecto y
formular recomendaciones para el resto del período de
ejecución. Se ocupa de cuestiones operacionales
relacionadas con la pertinencia y el desempeño y extrae
lecciones aprendidas iníciales. A veces se la denomina
evaluación "en curso".
Evaluación conjunta: Evaluación a
la que contribuyen diversos organismos donantes y/o socios. Hay
varios niveles de "conjunción" según el grado en
que cada asociado coopera en el proceso de evaluación,
integra sus recursos para evaluación y coordina los
informes de la evaluación. La evaluación conjunta
puede contribuir a superar los
Problemas de atribución al evaluar la eficacia de
programas y estrategias, el grado en que los esfuerzos apoyados
por los diferentes socios son complementarios, la calidad de la
coordinación de la asistencia, etc.
Evaluación de impacto: Tipo de
evaluación que se centra en el impacto o los resultados
más amplios y a largo plazo, previstos o imprevistos, de
un programa o efecto. Por ejemplo, la evaluación de
impacto puede revelar que la reducción de la tasa promedio
de mortalidad infantil es resultado directo de un programa
diseñado para brindar atención prenatal y postnatal
de alta calidad y partos con asistencia de profesionales de salud
calificados.
Véase asimismo "valoración del impacto a
nivel de país".
Evaluación de efecto: Evaluación que cubre
un conjunto de estrategias, programas y proyectos conexos cuyo
objetivo es producir un efecto determinado. Una evaluación
de efecto valora cómo y por qué se logran (o no se
logran) efectos en el contexto de un país determinado y
cuál es la contribución del PNUD en productos para
lograr ese efecto.
También ayuda a esclarecer los factores
subyacentes que explican que se haya logrado un efecto (o falta
de efecto), destacar consecuencias imprevistas (tanto positivas
como negativas) de las intervenciones y recomendar acciones para
mejorar el desempeño de los ciclos de programación
futuros así como generar lecciones aprendidas.
Evaluación de proyecto: Evaluación
de un proyecto o intervención específica en materia
de desarrollo para alcanzar objetivos establecidos, en un plazo
determinado y de conformidad con un plan de acción
establecido. La base de la evaluación debe consignarse en
el documento de proyecto. En el contexto del PNUD, también
incluye las evaluaciones de programas descriptos en los
Documentos de Apoyo al Programa.
Evaluación ex-post: Tipo de
evaluación resumen de una intervención que
normalmente se realiza dos años o más
después que ha sido terminada. Su propósito es
estudiar en qué medida la intervención (o el
programa o proyecto) cumplió sus objetivos y extraer
conclusiones que sirvan para intervenciones análogas en el
futuro.
Evaluación externa: Evaluación
realizada por personas que no participan en la
formulación, implementación y/o gestión del
objeto de la evaluación. Normalmente la llevan a cabo
personas ajenas a las organizaciones interesadas
(Sinónimo: "evaluación independiente".)
Evaluación final: Evaluación realizada en
la etapa final de un proyecto o programa, para medir los efectos,
demostrar la eficacia y pertinencia de las intervenciones y
estrategias, indicar las señales iníciales de
impacto y recomendar qué intervenciones deben promoverse o
abandonarse.
Evaluación de los productos: Un
tipo de evaluación de programa que tiene por objetivo
evaluar los logros del programa en contraste con los objetivos y
actividades planificadas. Este tipo de evaluación se
enfoca, en términos cuantitativos, sobre el número
de objetivos y actividades que han sido alcanzados.
Evaluación de proceso: Un tipo de
evaluación de programa dirigida a tratar de entender la
forma en que las actividades del programa fueron
Implementadas, básicamente en términos
cualitativos. Sin embargo, puede incluir la recolección de
algunos elementos de información cuantitativa. Las
evaluaciones de proceso buscan determinar los procedimientos
utilizados, los problemas que se encontraron, las estrategias
utilizadas exitosamente y su razón.
Evaluación de programa: El
análisis de las estrategias, implementación
y
productos de un programa con la finalidad de determinar
la manera de mejorar la efectividad del programa. Estas
evaluaciones pueden ser realizadas durante la ejecución
del programa o al final del mismo.
Finalidad: Objetivo último de la
institución u organización y de cada una de las
Unidades que la integran.
Fuentes de información
secundaria: Información que es obtenida a partir
de fuentes previamente existentes, tales como informes,
registros, archivos, etc.
Esta información es utilizada para contrastar,
cruzar o complementar la Información obtenida de manera
directa a través de encuestas, entrevistas, observaciones,
etc.
Funciones: Conjunto de actividades orientadas a
la consecución de los objetivos de cada Unidad
Organizacional.
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