Técnica de cargas de trabajo (página 2)

Enviado por JUAN CARLOS VEGA MACHUCA

Partes: 1, 2

5 REPORTA A: Se coloca el nombre del cargo a
quien reporta el puesto (Jefe Inmediato)

6 MISIÓN DEL CARGO: Se solicita al
evaluado su objetivo misional del cargo y se ingresa en la
casilla, posterior se realiza una comparación de lo que
considera el evaluado como objetivo misional Vs lo que dice su
manual de descripción de cargos con la finalidad de saber
que tanto la organización a socializado el manual de
descripción y los objetivos de los cargos.

Consideraciones importantes:

a) Solicitar el manual de descripción de
cargos del evaluado para extraer su objetivo
misional
b) Si el evaluado no conoce su objetivo
misional, se coloca lo que considera la persona como objetivo
misional.
c) Si la organización no cuenta con
manuales de descripción de cargos, se construye el
Objetivo misional con las siguientes características:
Que hace (Colocar de 3 a 5 verbos en infinitivo); En que
procesos ejecuta las acciones o verbos (Colocar los procesos
en los que el evaluado está involucrado); Bajo que
directriz se mueve el cargo ( Colocar directrices del Jefe
inmediato de Departamento o Área, de calidad ISO 9000,
Direccionamiento estratégico, Normas nacionales e
internacionales si aplica, etc.); Por último escribir
el resultado general que debe lograr el cargo en
función de eficacia, eficiencia, calidad,
productividad y/o contribución.

7 OBSERVACIONES AL CARGO: Se ingresa toda aquella
información que se considere importante o que afecte el
resultado de la métrica como los análisis. Ejemplo:
actividades compartidas, tiempos de espera diferente a los
procesos, problemas de lay out, sistemas o software de bajo
desempeño, actividades no documentadas, etc.

8 ACTIVIDAD: Se ingresa las actividades del
evaluado iniciando con el verbo en infinitivo detallando la
acción por medio de las preguntas ¿Cómo?,
¿Dónde? y ¿Para qué?

Consideraciones importantes:

a) Evitar colocar dos verbos diferentes que
afecten el ciclo Deming (P.H.V.A.) Ejemplo: "Supervisar y
capacitar al personal a cargo". Esto dificulta la
clasificación posterior del P.H.V.A. al no poder
definir claramente su clasificación
(Verificación o Mejora).
b) Direccionar al evaluado para que proporcione
sus actividades de forma ordenada y secuencialmente por
procedimiento o por frecuencia, de tal forma que facilite los
análisis de las actividades Vs
Procedimientos.
c) Agrupar las acciones en una sola actividad,
de tal forma que respondan a los procedimientos. Ejemplo:
Actividad: (Recibir al cliente); Acciones: Saludar al
cliente, preguntar sus requerimientos, y ofrecer que se
siente para que sea atendido. La redacción en la
casilla debe quedar: Recibir al cliente cordialmente dentro
de las instalaciones, proporcionando información y
solución a sus requerimientos. El detalle de la
redacción debe ser a nivel de actividades y no de
acciones.

9 RELACIÓN DIRECTA CON EL OBJETIVO
MISIONAL: Se posiciona el cursor con el mouse en la casilla
que se desea evaluar la actividad con el objetivo misional y se
da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista en la
que se selecciona una de las dos opciones "SI" y "NO"

Ver Ejemplo:

Consideraciones Importantes:

a) La selección de las opciones
corresponde a un análisis entre las acciones
genéricas y el resultado del cargo Vs cada actividad,
sin embargo queda a criterio del usuario la selección,
la cual deberá ser soportado en el caso de que sea
negativa la afirmación por argumentos concretos, y
validado tanto por el evaluado como por el jefe inmediato del
evaluado.

10 PROCEDIMIENTO DONDE APLICA: Se introduce en la
casilla información del procedimiento, guía,
instructivo o documento institucional donde se refleje dicha
actividad. Si la organización no cuenta con manuales de
procedimiento, se coloca la frase "SIN DOCUMENTAR" en cada
casilla que se evalué la actividad.

Consideraciones importantes:

a) Cuando se realiza el análisis de las
actividades Vs Procedimientos, hay que verificar que
efectivamente la actividad está documentada dentro del
manual de procedimiento, de lo contrario se coloca en la
casilla la frase "SIN DOCUMENTAR" para que el sistema
contabilice todas aquellas actividades con esta
característica y genere la gráfica con dicha
información. Por otro lado, en la casilla de
observaciones se hace la referencia de que falta incluir en
el manual, con la finalidad de actualizar y mejorar la
documentación de la organización.

11 TIPO DE COMPETENCIA: Se posiciona el cursor
con el mouse en la casilla que se desea evaluar la actividad con
el tipo de competencia y se da clic izquierdo al mouse para que
despliegue una lista en la que se selecciona una de las
competencias ingresadas en el cuadro de competencias que se
explica en el punto de referencia número 12

Consideraciones importantes:

a) Si la organización no cuenta con la
Gestión por competencias, se construye por medio de un
diccionario de competencias internacionales, colocando
aquellas competencias que ayuden a obtener y mejorar el
resultado de cada actividad en el cuadro de referencia
número 12. Con ello el sistema despliega la lista de
acuerdo a dicha información.
b) Si la organización cuenta con la
Gestión por competencias, se coloca en el cuadro de
referencia número 12 aquellas competencias que el
manual de descripción de cargos de la
organización destino para el puesto y el
análisis se realiza comparando actividad por actividad
Vs Competencia de acuerdo al manual de descripción del
cargo. Si dentro de la comparación no se encuentra una
relación coherente entre las actividades Vs
Competencias, se selecciona la frase "FALTA COMPETENCIA
COHERENTE", que está incluida dentro del cuadro, para
que el sistema contabilice todas aquellas actividades con
dicha característica.

Ver Ejemplo:

12 CUADRO DE COMPETENCIAS: En este cuadro se
ingresan todas aquellas competencias que se contiene en el manual
de descripción del cargo de la organización. El
cuadro tiene la opción de ingresar hasta 13 competencias,
las cuales están programadas para que puedan salir en la
lista que despliega el cursor que se menciona en el punto
anterior.

Consideraciones importantes:

a) Si no se ocupan todas las celdas del cuadro
de competencias, se les coloca un punto ".", para que las
gráficas puedan representar información solo de
aquellas competencias que son utilizadas en cada
actividad
b) Si una actividad se considera que pueda
tener más de una o varias competencias al mismo
tiempo, la regla es colocar aquella competencia que
más tiempo ocupe para proporcionar el
resultado.
c) La selección de las competencias
basadas en un diccionario de competencias internacionales es
a criterio del usuario, la cual justificara con sus
argumentos la selección propia, y validara con los
jefes inmediatos del cargo o en su caso con el área de
talento humano o responsables del tema, para su correcto
análisis y evaluación.

Ver Ejemplo:

13 TIPO DE ESFUERZO: Se posiciona el cursor con
el mouse en la casilla que se desea evaluar la actividad con el
tipo de esfuerzo y se da clic izquierdo al mouse para que
despliegue una lista en la que se selecciona un tipo de esfuerzo
basado en los riesgos psicosociales que le aplica a cada
actividad.

Consideraciones importantes:

a) Si una actividad se considera que pueda
tener más de uno o varios tipos de esfuerzo al mismo
tiempo, la regla es colocar aquel tipo de esfuerzo que
más tiempo ocupe dentro de la actividad.

Ver Ejemplo:

14 TIPO DE TRABAJO: Se posiciona el cursor con el
mouse en la casilla que se desea evaluar la actividad con el tipo
de trabajo y se da clic izquierdo al mouse para que despliegue
una lista en la que se selecciona un tipo de trabajo que le
aplica a cada actividad basada en la metodología de
Gestión Integral.

Consideraciones importantes:

a) Si una actividad es considera como
básica no podrá tener información de
tiempo de espera, ya que el sistema está programado
para qué prorratee el % de tiempo que se le dedica a
cada actividad y contabiliza el tiempo de dicado a los
procesos y procedimientos.
b) Si una actividad es considerada como Alto
Impacto (Actividades que están directamente
relacionadas a los procesos y procedimientos y contienen
tiempos de espera), pero el cargo ejecuta otras acciones o
actividades mientras se dan los tiempos de espera, se debe
colocar como básica y en la casilla de observaciones
se indica el tiempo de espera y los posibles efectos que la
producen.
c) Si una actividad es considerada como Tiempo
Muerto, verificar que no sean pausas activas, ya que el
sistema tiene programada el 10% de tiempo muerto recomendado
por la Organización Mundial de Trabajo.
d) Si una actividad es considerada como Bajo
Impacto, está por lo regular no debe estar inmersa, ni
documentada en los procedimientos, por lo que hay que revisar
en las casillas de procedimiento donde aplica para corregir
posibles desviaciones al análisis.

Ver Ejemplo:

16 FRECUENCIA: Se posiciona el cursor con el
mouse en la casilla que se desea evaluar la actividad con la
frecuencia con que se realiza dicha actividad, y se da clic
izquierdo al mouse para que despliegue una lista en la que se
selecciona la frecuencia que va desde diario hasta anual. El
sistema está programado para que todas las actividades las
lleven y contabilice a diario, con la finalidad de obtener el
resultado diario de la carga de trabajo. Esto es, que si una
actividad se realiza mensualmente, el sistema divide esta
actividad entre 20 días (se eliminan sábados y
domingos del mes) para que se obtengan los resultados a diario y
se compara con el tiempo y horario de trabajo establecido por la
organización, como si todos los días tendría
que utilizar un lapso de tiempo para completar en el mes el
tiempo que le dedica a dicha actividad.

Consideraciones importantes:

a) Si una actividad no cuenta con una
frecuencia estable en un lapso de tiempo, se sube a la
frecuencia siguiente para tener una información
más fiable. Ejemplo: Cuando una actividad se realiza
el lunes, posterior el martes, luego el viernes y con volumen
diferente en cada día, entonces la frecuencia se sube
de diario a semanal y se suma el volumen de todos los
días involucrados para registrarlos
semanalmente.

Ver Ejemplo:

VOLUMEN: Se posiciona el cursor con el mouse en
la casilla que se desea evaluar la actividad con el volumen y se
captura manualmente con número el volumen que se realiza
en la frecuencia establecida y de dicha actividad.

Ver Ejemplo:

17 TIEMPO ESTIMADO/ OBSERVADO POR UNIDAD
(MINUTOS):Se posiciona el cursor con el mouse en el cuadro de
control de la casilla que se desea evaluar la actividad con el
tiempo estimado u observado y se le da clic a las flechas del
cuadro de control para que en automático el sistema vaya
incrementado por minuto el tiempo en la casilla.

Consideraciones importantes:

a) El tiempo estimado u observado que se coloca
en la casilla debe corresponder al tiempo en que tarda en
hacerse una sola vez la actividad (Por unidad), ya que
el sistema esta formulado para multiplicar dicho tiempo por
el volumen establecido y generar en automático de
acuerdo a la frecuencia los tiempos de ciclo.
b) Si se tienen cuentan con actividades que los
tiempos no sean estándares (Contestación de
correos electrónicos que pueden tener diferentes
tiempos), la técnica y el sistema permite llevarlo al
nivel que se desea y para esos casos se tiene que abrir la
actividad en varios ítem, para que el resultado sea
más aproximado. Ejemplo: Contestación de
correos de alta complejidad "mayores a 10 minutos";
Contestación de correos de mediana complejidad
"mayores de 5 y menores de 10 minutos"; Contestación
de correos de baja complejidad "mayores de 3 y menores de 5
minutos"; Lectura de correos informativos "menores a 3
minutos". También se puede generar un promedio entre
los tiempos de las actividades cuando el sesgo no sea muy
alto que afecte el resultado de la métrica.
c) El sistema permite colocar el número
manualmente, sin necesidad de utilizar los cuadros de
control, con la finalidad de agilizar su captura. Asimismo si
las actividades se dan en segundos, la métrica permite
ingresar el dato en segundos dividiendo los segundos entre 60
para que el sistema pueda contabilizar y hacer los
cálculos correspondientes y definir los tiempos de
ciclo de la actividad.

Ver Ejemplo:

18 TIEMPO DE ESPERA POR UNIDAD (MINUTOS): Se
posiciona el cursor con el mouse en el cuadro de control de la
casilla que se desea evaluar la actividad con el tiempo de espera
y se le da clic a las flechas del cuadro de control para que en
automático el sistema vaya incrementado por minuto el
tiempo en la casilla. Se aplican las mismas consideraciones del
punto anterior.

Ver Ejemplo:

19 TIEMPO TOTAL DEL CICLO: El sistema en
automático genera el resultado, al multiplicar el volumen
de la actividad por la frecuencia llevada a día y el
tiempo que se le dedica a la actividad (Estimado u observado
más el de espera.)

Consideraciones importantes:

a) El sistema está relacionado y
formulado con el tipo de trabajo, de tal forma que si el
usuario coloca un tipo de trabajo "Básico" y le coloca
que existe tiempo de espera, el sistema no tomara la
información de la casilla de tiempo de espera
generando inconsistencias en el resultado, al igual pasa si
se selecciona un tipo de trabajo "Alto Impacto", el sistema
reconocerá los tiempos de espera y si el usuario no
coloco tiempos de espera, se generara inconsistencias en el
resultado. Solo en el caso de que se seleccione el tipo de
trabajo "Bajo Impacto", el sistema toma los valores estimados
y de espera sin afectar el resultado de la
métrica

Ver Ejemplo:

20 % TIEMPO APLICADO A LA ACTIVIDAD: El sistema
esta formulado para que en automático genere el resultado,
al prorratear el porcentaje individual de los tiempos de ciclo de
las actividades, entre el total de las actividades.

Ver Ejemplo:

21 P.H.V.A. Se posiciona el cursor con el mouse
en la casilla que se desea evaluar la actividad con el P.H.V.A. y
se da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista
programada en la métrica, que permite seleccionar el
concepto del ciclo Deming.

Ver Ejemplo:

22 SUBCLASIFICACIÓN P.H.V.A. Se posiciona
el cursor con el mouse en la casilla que se desea evaluar la
actividad con la sub clasificación P.H.V.A. y se da clic
izquierdo al mouse para que despliegue una lista que se programa
en el sistema al colocar los conceptos en la tabla de sub
clasificación P.H.V.A. que se hace referencia en el punto
24 de este instructivo. Esto permite seleccionar el concepto
colocado en dicha tabla.

Consideraciones importantes:

a) La selección de la sub
clasificación P.H.V.A. tiene que tener una coherencia
con el ciclo Deming. Esto es, que si se seleccionó
"Revisar" dentro de la sub clasificación del P.H.V.A,
dicho concepto corresponda a la VERIFICACIÓN del Ciclo
Deming y no a la Planeación, Ejecución o
Mejora.
b) La selección de las opciones
corresponde a un análisis entre el P.H.V.A. y su Sub
clasificación, sin embargo queda a criterio del
usuario la selección, la cual deberá ser
soportado por argumentos concretos en el caso de que surjan
diferencias en el concepto o la afirmación, y debe ser
validado tanto por el evaluado como por el jefe inmediato del
evaluado.

Ver Ejemplo:

23 CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES: Es un
cuadro informativo que contiene un diccionario de la sub
clasificación P.H.V.A. para ser utilizado en la matriz de
clasificación y sub clasificación del P.H.V.A.
referido en el punto 24.

Consideraciones importantes:

a) Este cuadro es una guía que puede ser
utilizado para facilitar la sub clasificación, sin
embargo el usuario puede considerar otros conceptos que no
están incluidos dentro de este diccionario para
programar el sistema en automático.

Ver Ejemplo:

24 MATRIZ DE SUB CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES
P.H.V.A.: Se posiciona el cursor con el mouse en las casillas
y se ingresan los conceptos que se consideren puede aplicarse al
análisis de la sub clasificación P.H.V.A. La
métrica contiene casillas para ingresar 2 actividades
básicas de planeación, 3 actividades básicas
de Ejecución, 3 actividades básicas de
Verificación y 2 actividades básicas de Mejora.
Esto permite que la métrica se programe
automáticamente para que se genere y se despliegue una
lista de opciones que se menciona en el punto 22 de este
instructivo.

Consideraciones importantes:

a) En caso de requerir más opciones de
lista de actividades en el P.H.V.A., se pueden agrupar dos o
tres tipos de actividades en cada casilla. Ejemplo:
"Trasladar y/o informar", con la finalidad de contar con
mayor información para el análisis.
b) Es importe que las actividades que se
ingresen a la matriz de sub clasificación estén
en las casillas correspondientes de su P.H.V.A., debido a que
la métrica está programada para que contabilice
el número de actividades P.H.V.A. así como su
tiempo por medio de su posición en la matriz de sub
clasificación.

Ver Ejemplo:

25 INFLUENCIA EN EL ENTORNO: Se posiciona el
cursor con el mouse en la casilla que se desea evaluar la
actividad con la influencia en el entorno y se da clic izquierdo
al mouse para que despliegue una lista en la que se selecciona un
tipo de influencia en el entorno que le aplica a cada
actividad.

Consideraciones importantes:

a) La selección de las opciones
corresponde a un análisis de ergonomía, sin
embargo queda a criterio del usuario la selección, la
cual deberá ser soportado por argumentos concretos en
el caso de que surjan diferencias en el concepto o la
afirmación, y debe ser validado tanto por el evaluado
como por el jefe inmediato del evaluado.

Ver Ejemplo:

26 MATRIZ DE RIESGOS ERGONOMETRICOS: Se posiciona
el cursor con el mouse en las casillas y se ingresan los
conceptos que se consideren puede aplicarse al análisis de
riesgos ergonométricos, que comprenden la influencia en el
entorno y posible daños en la salud. La métrica
contiene casillas para ingresar hasta 7 conceptos de influencia
en el entorno y 7 conceptos de posibles daños en la salud.
Esto permite que la métrica se programe
automáticamente para que se genere y se despliegue una
lista de opciones que se menciona en el punto 25 y 27 de este
instructivo.

Consideraciones importantes:

a) En caso de requerir más opciones de
conceptos para las actividades, se pueden agrupar dos o tres
tipos de conceptos en cada casilla. Ejemplo: "Ruido /
iluminación", con la finalidad de contar con mayor
información para el análisis.
b) Los conceptos son colocados por el usuario
consultando una guía de riesgos ergonométricos
para su aplicación.

Ver Ejemplo:

27 POSIBLES DAÑOS EN LA SALUD: Se
posiciona el cursor con el mouse en la casilla que se desea
evaluar la actividad con los posibles daños en la salud y
se da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista en la
que se selecciona un posible daño en la salud que le puede
aplicar a cada actividad.

Consideraciones importantes:

a) La selección de las opciones
corresponde a un análisis de ergonomía, sin
embargo queda a criterio del usuario la selección, la
cual deberá ser soportado por argumentos concretos en
el caso de que surjan diferencias en el concepto o la
afirmación, y debe ser validado tanto por el evaluado
como por el jefe inmediato del evaluado.
b) Los conceptos son colocados por el usuario
consultando una guía de riesgos ergonométricos
para su aplicación y la investigación u
observación del riesgo
ergonométrico.

Ver Ejemplo:

28 COSTOS ABC POR ACTIVIDAD Y POR UNIDAD: El
sistema esta formulado para que en automático genere el
resultado del costo por actividad, multiplicando el porcentaje de
tiempo que le dedica diario a la actividad por el costo diario
del empleado. Para obtener el costo por unidad el sistema
está programado para que divida el costo por actividad
entre el volumen que realiza de esa actividad.

Ver Ejemplo:

29 TOTALES DE COSTOS ABC: En la casilla de
salario base mensual se descarga manualmente la
información proporcionada por la organización,
sobre el salario base que el trabajador percibe por sus
funciones, y el sistema esta formulado para que en
automático genere los cálculos del costos y se
obtengan la suma de los costos de las actividades diarias e
individuales, la cual debe coincidir con la casilla de salario
base diario, que esta formulado para dividir el salario mensual
entre 30 días. Así corroboramos que la
información es correcta.

Ver Ejemplo:

30 TOTALES DE ACTIVIDADES SIN COMPETENCIAS
COHERENTES: Esta casilla esta formulado para que el sistema
en automático proporcione el número de actividades
que literalmente lleve el concepto "FALTA DE COMPETENCIA
COHERENTE", así como el registro de las competencias
establecidas y colocadas dentro de la métrica, permitiendo
obtener los gráficos en automático.

31 TOTALES DE ACTIVIDADES DOCUMENTADAS Y SIN
DOCUMENTAR: Estas casillas están formuladas para que
el sistema en automático proporcione el número de
actividades que literalmente lleven el concepto "SIN DOCUMENTAR",
y en automático el sistema proporciona resultados de las
actividades documentadas mediante una formulación,
generando los resultados totales y su grafica
correspondiente

32 TOTALES DE TIPO DE ESFUERZO: Estas casillas
están formuladas para que el sistema en automático
proporcione el número de actividades que literalmente
lleven los conceptos "MENTAL, FÍSICO y EMOCIONAL", y en
automático el sistema proporciona resultados de los
esfuerzos mediante una formulación, generando los
resultados totales y su grafica correspondiente

33 TOTALES DE TIEMPOS: En la casilla de tiempo
promedio diario se tiene que ingresar manualmente el
número de horas que se trabaja, el cual es proporcionada
por la organización y el sistema esta formulado para que
en automático proporcione la diferencia entre el tiempo
promedio establecido por la organización y el tiempo total
trabajado distribuido en el día. Este último es la
suma de los tiempos llevados a diario de todas las actividades,
los cuales están formulados dentro del sistema para que en
automático genere el resultado.

34 TOTALES % TIEMPO DE TIPOS DE TRABAJO: Estas
casillas están formuladas para que el sistema en
automático proporcione el % de tiempo que se aplica a cada
actividades que literalmente lleven los conceptos "BÁSICO,
ALTO IMPACTO, BAJO IMPACTO y TRABAJO IMPRODUCTIVO", y en
automático el sistema proporciona los resultados en tiempo
de los conceptos mediante una formulación, generando los
resultados totales y su gráfica correspondiente

35 TOTALES DE TIEMPO DE TRABAJO DENTRO Y FUERA DE LOS
PROCESOS DISTRIBUIDO EN EL DIA: Estas casillas están
formuladas para que el sistema en automático proporcione
el tiempo que las actividades le dedican a los procedimientos,
mediante la suma de las actividades que correspondan al tipo de
trabajo "BÁSICO Y ALTO IMPACTO", y en automático el
sistema proporciona los resultados en tiempo dedicado a los
procesos. Asimismo el sistema en automático genera los
resultados de los tiempos fuera de los procesos, mediante la suma
de las actividades que correspondan al tipo de trabajo de "BAJO
IMPACTO. Por otro lado, con esta información se genera en
automático las gráficas
correspondientes.

36 TOTAL % DE TIEMPO APLICADO A LA ACTIVIDAD:
Esta casilla está formulada para que el sistema en
automático proporcione la suma del % total del tiempo de
las actividades llevadas a diario. Este siempre tendrá que
dar 100% para corroborar que la información suministrada
en la métrica es correcta.

37 TOTAL DE ACTIVIDADES Y TIEMPOS DEDICADOS AL
P.H.V.A.: Estas casillas están formuladas para que el
sistema en automático proporcione la suma de las
actividades clasificadas dentro del ciclo Deming, así como
los tiempos en horas dedicados al P.H.V.A. Por otro lado, con
esta información se genera en automático las
gráficas correspondientes.

38 TOTAL DE ACTIVIDADES Y TIEMPOS DEDICADOS A LA
SUBCLAFICICACIÓN P.H.V.A.: Estas casillas están
formuladas para que el sistema en automático proporcione
la suma de las actividades sub clasificadas dentro del ciclo
Deming, así como los tiempos en horas dedicados a la Sub
clasificación P.H.V.A. Por otro lado, con esta
información se genera en automático las
gráficas correspondientes.

39 TOTAL DE ACTIVIDADES CON RIESGOS
ERGONOMETRICOS.: Estas casillas están formuladas para
que el sistema en automático proporcione la suma de las
actividades que contienen influencia en el entorno y generen un
posible daño a la salud Por otro lado, con esta
información se genera en automático las
gráficas correspondientes.

40 DÍAS PROMEDIO.: En la casilla de
días promedio se tiene que ingresar manualmente el
número de días que se trabaja mensualmente, el cual
es proporcionada por la organización y el sistema esta
formulado para que en automático genere los
cálculos en conjunto con el volumen promedio del I.C.V. en
el sistema de métrica para el dimensionamiento del
personal. Esto significa que sin esta información, la hoja
de cálculo "I.C.V." no funciona.

41 I.C.V.: En la casilla de I.C.V. se tiene que
ingresar manualmente el concepto o identificación del
Indicador Clave de Volumen de la métrica, con la finalidad
de identificar la estadística necesaria para el
dimensionamiento y generación de estructuras
organizacionales.

42 DÍAS PROMEDIO.: En la casilla de
volumen promedio se tiene que ingresar manualmente el promedio
del I.C.V. identificado previamente de la persona y que debe
estar contenida en la información ingresada en la
métrica en el punto 16 de este instructivo. El volumen
promedio tiene que ser mensual de lo contrario se tiene que
convertir para que se obtengan adecuadamente los
resultados.

43 DOCUMENTO CLAVE.: En la casilla de documento
clave se tiene que ingresar manualmente aquel documento donde se
tiene registros del Indicador Clave de Volumen, de tal forma que
se pueda visualizar el documento donde se puede extraer la
estadística e información para el dimensionamiento
del personal.

CONTENIDO DEL SISTEMA DE METRICAS PARA
APLICAR LA TÉCNICA DE ANÁLISIS DE EQUILIBRIO EN LAS
CARGAS DE TRABAJO

44 SECUENCIA DE ACCIONES:

ACTIVIDADES: En estas casillas el sistema
está programado para que en automático traslade las
actividades de la métrica de carga de trabajo a la hoja de
cálculo de análisis de carga. Tanto la
Métrica como la hoja de análisis contienen 65
celdas de registro de actividades.

45 RELACIÓN DIRECTA CON EL OBJETIVO
MISIONAL: En estas casillas el sistema está programado
para que en automático traslade los resultados ingresados
de la relación directa de la actividad con el objetivo
misional de la métrica de carga de trabajo, a la hoja de
cálculo de análisis de carga, con el objetivo de
identificar aquellas actividades que se tienen que trasladar a
otro cargo y así equilibrar u optimizar la carga de
trabajo.

46 TIPO DE COMPETENCIA PARA REALIZAR LA
ACTIVIDAD: En estas casillas el sistema está
programado para que en automático traslade los resultados
de las competencias ingresados en la métrica de carga de
trabajo, a la hoja de cálculo de análisis de
carga.

47 ANÁLISIS DE TIEMPO DE CICLO (TIEMPO TOTAL
POR ACTIVIDAD): En estas casillas el sistema está
programado para que en automático traslade los resultados
del tiempo de ciclo calculados previamente en la métrica
de carga de trabajo a la hoja de cálculo de
análisis de carga, con la finalidad de visualizar las
actividades con tiempo de espera y generar alternativas que se
puedan aplicar para eliminar o disminuir dichos tiempos
espera.

48 ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO: Se
posiciona el cursor con el mouse en las casilla que se desea
evaluar la actividad con los posibles conceptos (basados en la
Matriz de Harrington), que se consideren como valor agregado, y
se da clic izquierdo al mouse para que despliegue una lista en la
que se selecciona "SI o NO" para definir si tiene valor agregado,
la cual se aplica a cada actividad.

Consideraciones importantes:

a) El concepto "necesario para el output", se
refiere a que si la actividad es necesaria para darle salida
al procedimiento. Esto significa que si esta actividad se
elimina, el procedimiento se para y no podría
continuar, por lo que este concepto otorga el nivel de
detalle de la documentación de los procedimientos y
por ende toda actividad que sea necesaria para el output
deberá estar o ser documentada en los manuales de
procedimientos, los demás conceptos de valor agregado
quedan a consideración del usuario para proponer
documentar o quitar.
b) El concepto "Contribuye a los requerimientos
del cliente", se refiere a las actividades que otorgan la
satisfacción al cliente y que son importantes para
proporcionar el producto y servicio.
c) El concepto "Necesario para la empresa", se
refiere a las actividades que la empresa requiere para
controlar, administrar y darle seguimiento a los productos y
servicios.
d) El resultado de valor agregado está
programado para que en automático siga la siguiente
regla: Si cualquiera de las tres opciones es "SI", entonces
la actividad tiene Valor Agregado. Solo si las tres opciones
es "NO", entonces la actividad no tiene valor
agregado
e) Se tiene que llenar por completo las
casillas de valor agregado, para que el sistema genere la
suma de los resultados totales de cada concepto.

49 ANÁLISIS DE CORRELACIÓN: Se
posiciona el cursor con el mouse en las casillas que se desea
evaluar la actividad con los posibles conceptos de
análisis de correlación, y se da clic izquierdo al
mouse para que despliegue una lista en la que se selecciona "SI o
NO" para definir su concepto, la cual se aplica a cada
actividad.

Consideraciones importantes:

a) El concepto "Existe Repetición de
Actividad o Información en otra Área o Cargo",
sirve para identificar posibles actividades que se repitan en
otros cargos, que normalmente se dan al final e inicio de los
procedimientos. Ejemplo: Tesorería revisa lo que
Contabilidad ya reviso. En este sentido, el análisis
radica en definir los límites y responsabilidades del
cargo, los cuales pueden ayudar a equilibrar y optimizar la
carga de trabajo, al definir a quien le corresponde realizar
la actividad que se repite en dos cargos liberando a uno de
la actividad y su tiempo.
b) El concepto "Registro en Sistema o
Documento", ayuda a identificar la trazabilidad de las
actividades dentro de los procedimientos y la
organización, su función es verificar que
actividades no cuentan con trazabilidad para generar las
acciones necesarias para que dichas actividades se vean
reflejadas dentro de los procedimientos u
organización. Además sirven para poder
construir los Sistemas Gerenciales de Información que
ayuden a optimizar y controlar la
operación.
c) El concepto "Actividad Manual" ayuda a
identificar aquellas actividades que se pueden optimizar por
medio de una sistematización (WORKFLOW) que permita
proponer reducir los tiempos de ejecución liberando y
equilibrando los tiempos en la carga de trabajo del
evaluado.
d) El concepto "Existe elemento de Control"
Ayuda a identificar aquellas actividades que carecen de
control, para proponer y generar mejoras al interior del
cargo; entendiendo el control como toda aquella
información que permite evaluar el desempeño de
las acciones y generar toma de decisiones para su
mejoramiento continuo. Esto significa que si la
información es solo informativa y no se generan
acciones al respecto, entonces se carece de un buen
control.

50 TIEMPO DE CICLO FINAL: Se posiciona el cursor
con el mouse en las casillas "Optimización de tiempo" y se
digita con numero el tiempo que se considera y se propone
optimizar, una vez realizado los diverso análisis
(Objetivo Misional, Tiempo de Ciclo, Valor Agregado y
Correlación). Con ello el sistema está programado
para que reste la optimización al tiempo de ciclo inicial
proporcionando al final el resultado del equilibrio u
optimización de la carga de trabajo.

Consideraciones importantes:

a) Para el caso de la automatización de
las actividades, queda a consideración del usuario las
estimaciones en tiempo que se podrían lograr aplicando
software (Workflow)
b) Todas las recomendaciones que se realicen a
las cargas de trabajo, quedan bajo criterio del usuario,
así como su implementación.
c) Esta hoja de análisis es una
herramienta que ayuda a planificar y orientar las acciones
necesarias para equilibrar las cargas de trabajo, sin embargo
los resultados pueden variar en función de aspectos
exógenos o diferentes al sistema de trabajo en el que
se evaluó al individuo.

51 RESULTADOS TOTALES: El sistema proporciona
resultados en automáticos al sumar cada concepto
desarrollado dentro de la métrica de análisis, para
obtener una visión general y global del
análisis.

Consideraciones importantes:

a) Para el caso del resultado de la
Relación Directa con el Objetivo Misional, la
métrica suma y proporciona el total de todas las
actividades que se consideran que "NO" tienen una
Relación Directa con el Objetivo Misional del
Cargo.
b) Para el caso del tipo de Competencias el
resultado al final de la métrica, suma y proporciona
el total de todas las actividades que contienen el siguiente
literal "FALTA COMPETENCIA COHERENTE"
c) Para los tiempos de ciclo del proceso, la
métrica suma y proporciona el total del tiempo de
todas las actividades expresados en las casillas del formato
y los divide entre 60.
d) Para el caso del análisis de valor
agregado, el sistema suma y proporciona el total de todas las
actividades que contienen el literal "NO"
e) En lo que se refiere al análisis de
correlación, el sistema suma y proporciona el total de
todas las actividades que contienen el literal "SI" para los
conceptos de: "Existe repetición de actividad o
información en otra área o cargo" y "Actividad
Manual"; para los conceptos de: "Registro en sistema o
documento" y "Existe elemento de control" el sistema suma y
proporciona el total de todas las actividades que contienen
el literal "NO".
f) Para el Total del Tiempo de Ciclo
optimizado, el sistema suma y proporciona el total del tiempo
de todas las actividades descargadas en las casillas y las
divide entre 60, reflejando la diferencia del Tiempo de Ciclo
Inicial al Final.

CONTENIDO DEL SISTEMA DE METRICAS PARA
APLICAR LA TÉCNICA DE DIMENSIONAMIENTO BASADO EN LAS
CARGAS DE TRABAJO/

SECUENCIA DE ACCIONES:

52 CONCEPTOS GENERICOS: En estas casillas el
sistema está programado para que en automático
traslade la información de la primera métrica de
cargos (Nombre; Departamento; Puesto; Documento Fuente; I.C.V.) a
la métrica de Dimensionamiento I.C.V. La casilla con
nombre "Estándar" está formulada para que
proporcione la relación entre el volumen promedio del
I.C.V. y el Total de las Horas Hombre Requeridas, lo que
significa que el sistema genera el estándar de
producción o de servicio.

53 PERIODO BASE: Este cuadro está
constituido por 5 conceptos que ayudan a que el sistema genere
los resultados mediante la programación y
formulación que contiene la métrica de
Dimensionamiento I.C.V. El primer concepto es el "MES" el cual el
usuario tiene que posicionar el cursor con el mouse en las
casillas y digitar los meses que serán evaluados para
general el resultado. El segundo concepto es el de "VOLUMEN",
donde el usuario tiene que posicionarse con el cursor en las
casillas correspondientes y digitar con numero el volumen mensual
del Indicador Clave de Volumen previamente identificado. El
tercer concepto se refiere a los "DIAS", en el cual se digita el
número de los días que contiene el mes en estudio
posicionándose con el cursor en las casillas
correspondientes. El cuarto concepto es el de "PROM. DIARIO", el
cual esta formulado para que el sistema realice una
operación aritmética al dividir el volumen mensual
entre los días del mes. El quinto concepto es el de
"PROMEDIO", el cual el sistema está programado para que
obtenga el promedio de cada concepto.

Consideraciones importantes:

a) Es importante que las estadísticas
para el periodo base sean las más recientes a la fecha
de estudio y como sugerencia el último trimestre hacia
atrás.
b) El sistema puede admitir estadísticas
de proyección o de periodos estacionales donde se
conoce que el volumen fluctúa diferente al promedio
del año, con la finalidad de obtener resultados que
ayuden a pronosticar el número de personas que se
requerirán para desarrollar las actividades
c) El volumen tiene que estar dado por
números y/o cantidades numéricas para que el
sistema pueda generar los resultados adecuados.
d) La información de los días
tienen que ser los efectivos y ejecutados por lo empleados,
de tal forma que se verifica el calendario para descontar los
días feriados, sábados y domingos que no se
laboren al interior de la organización si es el
caso.

54 CODIGO: En estas casillas se posiciona con el
cursor y se digita manualmente para identificar a cada una de las
actividades, con ellas se puede identificar a las actividades que
se quieran en el futuro sistematizar facilitando la
interacción de las actividades dentro de los
procedimientos. Se puede aplicar una regla muy sencilla para
codificar:

1. Colocar las 2 primeras letras del tipo de
evaluación que se realiza (CARGAS DE TRABAJO)
"CT"
2. Colocar las 2 primeras letras del cargo
evaluado (ANALISTA DE OPERACIONES) "AO
3. Colocar las 3 primeras letras del Proceso en
el que interviene el evaluado (Proceso de TANCIÓN A
CLIENTES) "PAT"
4. Colocar un consecutivo a cada actividad 1,2,
3,4, etc.

El código finalmente quedaría de la
siguiente forma para la primera actividad: CTAOPAT-01 y
así sucesivamente hasta llegar a la última
actividad CTAOPAT-10

55 ACTIVIDAD: En estas casillas el sistema
está programado para que en automático traslade la
información de la primera métrica de cargos
(ACTIVIDAD) a la métrica de Dimensionamiento
I.C.V.

56 PUESTO: En estas casillas el sistema
está programado para que en automático traslade la
información de la primera métrica de cargos
(PUESTO) a la métrica de Dimensionamiento
I.C.V.

57 UNIDAD DE MEDIDA: Se posiciona el cursor con
el mouse en las casillas "Unidad de Medida" y se digita
literalmente la unidad de medida que se considera será
comparada la actividad. Ejemplo: Si la actividad desarrollada es
"Contestar correos electrónicos"; la Unidad de medida
serán CONTESTACIONES. Esto significa que la actividad
será medida por el número de contestaciones que
realice a los correos electrónicos, ya que pueden haber
muchos correos que solo sean informativos y que si aplicamos como
unidad de medida correos electrónicos, el punto de
medición obtendría un sesgo que puede afectar el
resultado.

58 UNIDADES POR HORA: En estas casillas el
sistema está programado para que en automático
proporcione el número de vez que puede hacer la actividad
en una hora, esto de acuerdo al tiempo estimado con que tarda en
hacer una vez dicha actividad.

59 HORAS HOMBRE REQUERIDAS: En estas casillas el
sistema está programado para que en automático
proporcione la relación entre el volumen promedio de un
periodo base, multiplicado por un coeficiente de I.C.V. y
dividido por las unidades por hora.

60 PERSONAS EQUIVALENTES: En estas casillas el
sistema está programado para que en automático
proporcione la relación entre las horas hombre requerido,
entre los días promedio trabajados durante el periodo
base, multiplicado por el número de horas total
trabajadas.

61 CONCEPTOS: El sistema cuanta con unos cuadros
de control que permiten incrementar por unidad los días
que por concepto de vacaciones los empleados tienen dentro de la
organización, así como los días de
ausentismo e incapacidades que en promedio tiene la
organización, además el sistema aplica el 10% de
tiempo muerto recomendado por la Organización Mundial de
Trabajo para los Paros Activos (Descansos, baño, etc.). El
sistema en automático genera los coeficientes de
vacaciones y ausentismo al dividir el número de
días entre 365 días que contiene el año, lo
cual los aplica al resultado final para el dimensionamiento del
personal.

62 HORAS TRABAJADAS POR DIA: El sistema cuenta
con un cuadro de control que interactúa con la
formulación del sistema, haciendo que de acuerdo al
número de horas trabajadas por el evaluado, el sistema
ejecute los resultados sin afectar la programación. Este
cuadro permite planificar el recurso, al proporcionar
información al sistema del tiempo con que se desea
terminar con las actividades y en automático el sistema
arroja los resultados del número de recurso humano que se
requiere para satisfacer en ese tiempo dichas
actividades.

63 CUADRO DE CONTROL AUMENTO Y PORCENTAJE: El
sistema cuenta con otro cuadro de control que interactúa
con la formulación del sistema, haciendo que de acuerdo a
un aumento gradual de 5% en el volumen de la estadística
del I.C.V., el sistema proporcione el dimensionamiento de
personal en automático sin necesidad de variar el volumen
de los meses. Este cuadro se aplica cuando se cuentan con
operaciones estacionales, donde se sabe que en ciertas fechas del
año se incrementa el volumen de la operación en un
porcentaje.