Hacia la Administración Total de la Información Empresaria (página 2)
El mundo necesita cada vez más un mejor sistema para el
manejo de la información. Sin información, nada
sucede, con información correcta todo es posible. La
cuestión es, cómo y dónde buscar la
información que necesitamos, cómo obtenerla ?.
2.2. El Ambiente
Informativo.
2.2.1. Características del ambiente informativo en
la década del 80.
El ambiente informativo de la década pasada estuvo
caracterizado por el crecimento explosivo de la
información, la rapidez de la obsolescencia de la
información técnica, la aparición de nuevas
disciplinas, la superposición temática de materias,
la eliminación de las trabas al flujo informativo
determinado por las distancias y el tiempo, una
mayor dependencia a la información en la actividad
económica, una diversificación de la cantidad de
organizaciones
que se dedican a su manejo y una mayor dependencia respecto a la
informática y el teleprocesamiento para
procesar y recuperar información.
2.2.2. Los problemas del
crecimiento de la información.
Uno de los problemas clásicos que presenta el usuario
de la información es la imposibilidad de que se lea y
memorice todo lo que tiene una probabilidad
alta de ser útil en el futuro y por lo tanto, necesario de
ser recuperado en ese tiempo posterior. Otro gran problema es el
altísimo costo que
significa para un usuario u organización usuaria registrar toda la
información que muestra un
interés
potencial futuro. En general podemos incluso calificar este costo
de inalcanzable.
2.2.3. Características del ambiente informativo en
los '90.
En los años venideros se puede esperar una
reducción de la información impresa y una
disminución del esfuerzo de selección
de la información a registrar. Habrá una tendencia
creciente a registrarlo todo y a recuperar en cada momento
según la necesidad.
Posiblemente desaparezcan las revistas científicas y
técnicas, y sean reemplazadas por
artículos independientes entregados a quien los demande.
Se marchará hacia la concentración de la
información en grandes depósitos y a un correlativo
aumento de organizaciones que recuperen dicha información
para los usuarios.
Dentro de muchas organizaciones se creará el
departamento de Administración de Información, que
llamamos "Centro Informático", al cual podrán
acceder todos los integrantes de la
organización para recuperar información desde
sus terminales.
3. Qué es
un Sistema de Información Gerencial ?
Es frecuente encontrar en la literatura términos
como :
SIG (Sistemas de
Información Gerencial). IRM (Information Resources
Management o Administración de los recursos de
Información). MIS (Management Information Systems o
Sistemas de
Administración de la Información). EIS (Executive
Information Systems o Sistemas de
Información para ejecutivos). ESS (Executive Support
Systems o Sistemas de apoyo a ejecutivos). DSS (Decision Support
Systems o Sistemas de apoyo a las decisiones). MSS (Management
Support Systems o Sistemas de apoyo a la Gerencia).
En todos los casos resulta difícil terminar de
comprender si se esta hablando de un concepto, un
producto, una
teoría,
un Sistema, o una metodología.
Por ello en este trabajo vamos
a referirnos a un S.I.G. como la suma de 3 elementos :
a) Una serie de conceptos y técnicas.
b) El soporte de dichas técnicas.
c) La integración de los elementos anteriores.
La primera es la visión técnica.
La segunda es la visión tecnológica : Qué
soluciones
tecnológicas en términos de hardware, software, comunicaciones, etc. están disponibles para
llevar a la práctica estos conceptos ?
La tercera es la visión de empresa, la
visión integradora materializada a traves de de una serie
de estrategias para
llegar a un objetivo
común paso a paso.
3.1. Definición.
Un Sistema de
Información Gerencial es un conjunto extenso y
coordinado de subsistemas de información que están
racionalmente integrados y transforman los datos en una
variedad de formas para mejorar la productividad
conforme a los estilos y características de los
administradores con base a criterios de calidad
establecidos.
3.2. Objetivos de
un S.I.G.
Un Sistema de Información Gerencial tiene como objetivo
principal dar apoyo o soporte a los niveles medios y altos
de las organizaciones para mejorar la calidad en el proceso de la
toma de
decisiones. Para ello deberá contar con un eficiente
Sistema de Administración y Filtro de la
Información Total.
3.3. Management Information Systems (MIS).
En muchos aspectos, el campo de la
administración de los sistemas de información
puede ser caracterizado por una evolución en sus áreas de estudio.
La focalización inicial se orientó a la introducción y automatización de los sistemas
administrativos. Estos esfuerzos derivaron en el concepto de
MIS como un tipo de sitemas de apoyo a la gerencia.
Los MIS tienen como característica más
típica su relación con el desarrollo de
los informes
necesarios para manejar actividades estructuradas y bien
especificadas. La implementación de grandes sistemas de
transacciones, como por ejemplo ingreso de órdenes, junto
con la capacidad de extraer información para la gerencia,
representa el clásico dominio de los
MIS.
3.4. Decision Support Systems (DSS)
Una importante evolución en el estudio de los sistemas
de información se orientó a los DSS. Este tipo de
Sistemas de soporte a la gerencia apunta a decisiones
semi-estructuradas, donde los beneficios clave residen en las
mejoras cualitativas introducidas en los procesos de
decisión.
Los sistemas necesitan ser interactivos y altamente flexibles,
requiriendo diferente tecnología y
metodología de diseño.
Los DSS aún están orientados a una tarea
específica, aunque la naturaleza
semiestructurada de los procesos de decisión es la clave
del análisis más que un procedimiento
operativo standard. Estos sistemas han tenido su principal
impacto en la gerencia de nivel medio y en el staff
profesional.
3.5. Diferencias entre los DSS y los MIS.
Los D.S.S. ( Decision Support Systems – Sistemas de soporte de
las decisiones ), como los M.I.S. (Management Information Systems
– Sistemas de Administración de la Información )
son herramientas
de control.
Respaldan la toma de decisiones y la administración, si
bien no reemplazan a los gerentes ni a sus juicios ni a su
intuición, ni a su experiencia.
Existen decisiones rutinarias y otras no. El objetivo de los
DSS es ayudar a los gerentes que tienen que tomar decisiones
cuando únicamente alguno de los detalles más
importantes de las situaciones son conocidos, es decir bajo
condiciones de incertidumbre. Por lo general se conocen las
partes que forman los problemas que tienen que tratar los
gerentes a traves de un MIS, aunque quizás sus
interrelaciones no se comprendan completamente.
Un MIS puede ser descripto como una metodología para
apoyar la solución de problemas estructurados y la toma de
decisiones. Por el contrario en un ambiente de un DSS el problema
bajo estudio cambia constantemente, ya sea porque nuevos conjuntos de
condiciones representan oportunidades únicas, situaciones
no recurrentes o debido a que el problema cambia a medida que se
amplía la experiencia de las personas que toman las
decisiones. El punto es que a medida que se estudia el problema
con mayor profundidad y se recibe más información
la formulación de éste cambia.
Un DSS debe tener integrada la flexibilidad para poder
responder a las definiciones de problemas cambiantes. Los
aspectos del informe de datos
de un MIS se diseñan cuidadosamente de antemano.
En un DSS, los datos contenidos en los informes con frecuencia
los define el gerente en el
mismo momento en que los necesita y no en forma anticipada. Por
lo tanto un DSS ofrece mayor flexibilidad que un MIS. No nos
referimos a la eficiencia del
proceso sino en la forma de obtención de la
información que es adecuada para el gerente. Al principio
las preocupaciones más importantes son la rápida
ejecución y la disponibilidad de la información,
luego en las aplicaciones repetitivas se puede agregar el
procesamiento efectivo.
Un DSS está orientado al problema, a diferencia de un
MIS, que sigue los procesos de toda una organización. Como
regla general un DSS se desarrolla despues que la empresa ha
adquirido experiencia en la utilización de los Sistemas de
manejo de la Información. De esta forma los DSS son
considerados con frecuencia como una evolución natural de
los Sistemas de Información en computadoras,
y como una etapa en el movimiento
ascendente de apoyo a la información en la
jerarquía de la organización ( es decir, de los
niveles operativos, al control de las actividades y a la planificación administrativa ). Aún
cuando un DSS y un MIS difieran en sus objetivos, están
relacionados.
3.6. Executive Support Systems (ESS)
Una tercera y más reciente área de estudios se
orienta a los ESS, que son los sistemas utilizados directamente
por la alta gerencia, y que apuntan a un amplio rango de
resultados sobre la base de características
tecnológicas diferentes a los DSS. Los beneficios clave se
centran en el mejoramiento de la efectividad de la alta
gerencia.
4. Por qué
es necesario un S.I.G.? – Ventajas
Un buen Sistema de Información Gerencial debería
dar solución a los problemas actuales de los Sistemas de
Información.
Los problemas se dividen en dos grupos:
A) Referidos a las aplicaciones: Actualmente son demasiado
complejas, son inflexibles y tienen un alto costo de
mantenimiento.B) Referidas a la Tecnología: las interfaces con
los usuarios no son amigables, hay limitaciones en la carga
del trabajo, y las comunicaciones tienen un alto costo
económico.
Estos Sistemas se diseñan no tanto para ahorrar tiempo
gerencial, sino para mejorar la calidad del proceso decisorio y
la efectividad gerencial y ejecutiva. Un S.I.G. responde a
consultas espontáneas, análisis, reportes, pronósticos, análisis de
sensibilidad tipo "What if", planeamiento.
Los informes de los S.I.G. deben hacer notar lo importante,
deben ser sencillos, debiendo existir la posibilidad de la
disponibilidad de los detalles. Un S.I.G. saca provecho de los
equipos disponibles hoy, que presentan una relación
precio/rendimiento muy mejorada, en un contexto de
recursos
humanos muy restringidos.
5. Partes de un
S.I.G.
A) Un S.I.G. deberá estar soportado por un DBMS
(Administrador de Base de Datos).B) Paquete Integrado de herramientas de análisis de
datos poderoso.
El DBMS debe cumplir con lo siguiente:
Acceder a los datos desde todos los ambientes.
Posibilidad de compartir las base de datos entre todos los
usuarios.Proveer una visión simple de los datos que pueda
ser claramente entendida.El usuario no necesita saber como se almacenan los datos,
ni como se accede a ellos, sólo tiene que especificar
qué necesita.Debe manejar volúmenes grandes de
información, realizando funciones de mantenimiento
diario como el back-up.Debe soportar un crecimiento sustancial de la carga de
trabajo, e incluir sistemas de detección y
corrección de errores.
Herramientas de análisis de datos. Funciones
básicas:
a) Capacidad para efectuar consultas simples o complejas,
incluyendo condiciones aritméticas y/o lógicas,
tabulando los datos como se necesite, proveyendo totales y
distribuciones fácilmente, con un esfuerzo
mínimo.b) Confección de reportes simples o complejos,
especificando encabezamientos, totales por fila o columna y
utilizando datos en cálculos posteriores, evaluaciones
estadísticas y modelos. Esta función
además, deberá posibilitar el uso de
formularios pre-existentes o la confección de reportes
nuevos.c) Gráficos comerciales. Hay veces que se necesita
ver algo más que la información de detalle, se
necesita ener una visión global y apreciar tendencias
y situaciones irregulares. Utilizando las facilidades
gráficas se pueden producir gráficos de lineas
simples o múltiples, nubes de puntos, histogramas
simples o múltiples, diagramas de torta, de
superficie, diagramas polares y de radar, efectos
tridimensionales y mapas.d) Análisis estadísticos. Utilizando las
funciones estadísticas, el Departamento de Finanzas
podría determinar la tasa interna de retorno de un
programa de inversión. Control de Calidad
podría estar interesado en la relación
existente entre el rango de tolerancia de fabricación
y el mantenimiento de los productos. Comercialización
podría querer averiguar si las cifras de ventas de los
años anteriores muestran alguna tendencia o
variación estacional. Para hacer posible esto
necesitamos poder contar con funciones estadísticas
básicas, funciones de regresión, rutinas de
pronósticos, funciones de cash-flow, etc.e) Planeamiento. Una función de planeamiento puede
ser empleada para definir un modelo, realizar análisis
de sensibilidad, consolidaciones, comparaciones, optimizar
variables o buscar las condiciones necesarias para producir
un resultado determinado.f) Control de proyectos: En este caso la función
debería permitir analizar con facilidad y flexibilidad
una red de tareas para poder determinar:
1. Qué hay que hacer y cuando, para terminar un
proyecto a tiempo.2. Las tareas críticas que requieren especial
atención.3. El efecto de algunas restricciones.
4. El control del avance.
5. La asignación de recursos adecuada.
6. Un Ejemplo de
Sistema de Información Gerencial:
KEOPS (c)
Es un conjunto de teorías, metodologías,
técnicas, y software.
KEOPS entre otras cosas abarca los Sistemas conocidos en el
mercado como MIS,
DSS, y ESS.
KEOPS es Ingeniería del Conocimiento e
Información Total orientados al Diseño de
Estrategias para el Cumplimiento de Objetivos.
KEOPS debe su nombre a que apuntamos a una pirámide
"con excelencia", como lo es la conocida pirámide egipcia.
La estructura de
las empresas y la
información tienen múltiples connotaciones
similares a una pirámide. Las letras que componen K E O P
S son las iniciales ( en idioma ingles ) de 5 de los conceptos
fundamentales que se reflejan y se implementan en nuestros
desarrollos :
Knowledge – Excellence – Objectives – Pyramid – Strategy.
6.1. Objetivos de KEOPS.
Los objetivos a que apunta KEOPS son :
Inter-comunicación entre las personas.
Aprovechamiento de la creatividad del personal.
Acceso al mundo exterior.
Integración de aplicaciones
informáticas.Administración de la Información Total.
Facilidad de uso por parte de todos, especialmente de los
niveles superiores.Que no exista la necesidad de aprendizajes previos.
Seguridad, confiabilidad y confidencialidad de la
información.Utilización de modelos interactivos.
Uso compartido y mejor aprovechamiento de los recursos
(personas, máquinas, información).Información resumida hacia los niveles directivos
con posibilidad de profundizarla interactivamente.Permitir la inmediatez decisional con todo el soporte
informativo, etc.
Para cumplimentar dichos objetivos debemos implementar una
gran cantidad de ideas, teorías, técnicas, y
sistemas, algunos subyacentes en este trabajo.
Por ejemplo, debemos implementar el "Centro
Informático", debemos efectuar una eficiente
administración de la información total, debemos
tener un Sistema de Telecomunicaciones, acceso a bancos de datos
en el exterior, redes de computadoras
personales, un sistema de correo
electrónico, productos de
software integrados e inteligentes que compartan datos de
aplicaciones de escritorio, planillas electrónicas,
graficadores, bases de datos.
Necesitamos sistemas con interfaces amigables, cooperativas,
inteligentes.
6.2. Características del tomador de
decisiones.
KEOPS ha sido diseñado con los ojos puestos en el
tomador de decisiones.
Esta persona
generalmente posee las siguientes características :
Poca disponibilidad de tiempo.
Abarca amplios campos de conocimiento.
Sus conocimientos no son muy profundos
(especializados).Es más bien un "generalista" que un
especialista.Necesita información correcta, precisa, resumida,
concreta, confiable, en el momento.Genera información confidencial.
Desea poder profundizar rápida y facilmente en
cualquier punto del ciclo informativo.Sus decisiones son más intuitivas que
racionales.Disimula la ignorancia.
No debe depender de lo que no entienden.
Están orientados a la gente.
Cambia frecuente de prioridades.
Trabaja en forma fragmentada.
Debe evitar las sorpresas.
Con respecto a la actividad que desarrollan existen diversos
mitos :
Los gerentes son planificadores, reflexivos,
sistemáticos.El administrador eficiente no ejecuta actividades con
regularidad.Necesita información detallada.
Utiliza los medios formales para obtenerla.
La administración se esta convirtiendo en una
ciencia y una profesión.
Tareas del Ejecutivo-Jefe:
Analizar el negocio.
Desarrollar y fijar objetivos generales.
Tomar decisiones básicas que se necesitan para
alcanzar estos objetivos.Comunicar los objetivos y decisiones a su personal
gerencial.
Estadísticas sobre el uso del tiempo de un Administrador
indican que del 100% de su tiempo dedicado laboralmente,
utiliza:
52,8% a reuniones programadas
19,4% a trabajos de escritorio
12,5% a reuniones no programadas
9,7% a comunicaciones telefónicas
5,6% a visitas
6.3. Conceptos fundamentales.
Para comprender KEOPS debemos describir primeramente una serie
de conceptos :
Información, Conocimiento, Ingenieria del Conocimiento,
Pirámide, Estrategia,
Objetivo, Análisis de Procesos, Software Inteligente,
Centro Informático y Excelencia.
Vamos a considerar el ciclo: percepción-datos-información-conocimiento-decisión.
Percepción: Percibir es ingresar datos del mundo
exterior a la mente humana por medio de los sentidos.
Datos: Los datos provienen del medio
ambiente. Son todas las señales
que son disparadas en él, y provienen de la naturaleza, de
los seres humanos, de las organizaciones, y demás
elementos que afecten al medio. Son los antecedentes necesarios
para el
conocimiento de algo. Podría ser llamada tambien
"información cruda" ( sin análisis ). El nivel
inferior trata con datos numéricos y cualitativos (
relaciones, esquemas ).La captura es automática o manual.Cuando es
manual esto trae aparejado algunos inconvenientes ( errores,
imposibilidad de concentrar esa información). Los datos
pueden ser históricos o presupuestados. Pueden ser
geográficamente locales, remotos o dispersos.
6.3.1. Información.
Información es el resultado del procesamiento de los
datos.
El Ciclo de la información en una Empresa.
Sintetizando la realidad, el Medio Ambiente desde este punto
de vista esta formado entre otros elementos por los proveedores,
los clientes, y la
competencia.
Estos generan continuamente información. Estos datos
recibidos del Medio Ambiente deberán ser captados por
nuestro "Centro Informático". Mediante diversos procesos
estos se convierten en Información y luego en
Conocimiento. Este Conocimiento sera la fuente para la Toma de
Decisiones para la fijación de políticas
y normas referidas
al funcionamiento general de la Organización, para cumplir
y hacer cumplir los objetivos impuestos,
utilizando las estrategias diseñadas. Las Decisiones, las
Políticas, los Objetivos y las Estrategias, se implementan
mediante los Procesos Organizacionales, los que influyen en el
Medio Ambiente (retroalimentación o feed-back), dando
comienzo a un nuevo ciclo de la información.
Información Total.
Consideramos a la Información Total como la suma de
todos los tipos de información existente. Para ello
realizamos distintos tipos de clasificaciones. Si se desea
manejar la Información Total, se debe tener en cuenta
todas ellas.
Clasificación de Información.
Por su estructura la dividimos en estructurada y no
estructurada.Por su origen o ubicación geográfica en
interna (local) o externa (remota,dispersa).Por su canal de comunicación en formal e
informal.Por su temporalidad en histórica, actual y
futura.Por su naturaleza en homogénea y
heterogénea.Por su nivel de análisis, en datos,
información y conocimiento.Por sus fines en administrativa y política.
Información estructurada
Definimos como estructurada a áquella
información, que tiene reglas precisas, para su
selección, registro y
recuperación. Ejemplos: Partes de producción, informes de ventas,
listados de planificación financiera.
Información no estructurada
Si analizamos detenidamente la definición que dimos de
información, podemos deducir que la mayor parte de la
información no posee una estructura fija, no son datos
prefijados con anterioridad, reconocibles fácilmente por
un nombre, un formato y una periodicidad en el tiempo
(ésta es información estructurada).
La Información Total, es además de ésta,
información textual, es decir conceptos explicados
más o menos en forma extensa.
En la oficina de un
hombre de
negocios,
aparecen cartas, memos,
libros,
artículos, descripciones técnicas, folletos,
discursos,
leyes,
reglamentos, informes, catálogos, resoluciones, etc. Esto
es Información No Estructurada. De esta voluminosa
maraña de información deberán surgir 3 o 4
puntos claves que fundamenten la toma de decisiones. El empresario de
la década del 90 debería dejar de decidir
sólo en base a su olfato profesional o su intuición
personal.
Debemos contar con software que permita recolectar, y
fundamentalmente, recuperar, el fluir anárquico de
información, pensamientos, ideas, sugerencias, rumores,
notas, reflexiones, proyectos.
Un Software Administrador de Información No
Estructurada es, entre otras cosas, una fascinante manera de
navegar en nuestras propias mentes.
La Informática nos provee los medios para manejar la
información estructurada disponible en la empresa,
fundamentalmente en forma de tablas o archivos de
datos. Lo que nosotros proponemos es proveer los medios para
organizar y administrar la Información Total de la
empresa. Llamamos Información Total a la suma de la
información estructurada más la información
no estructurada.
Las decisiones empresarias correctas son tomadas, en promedio,
basándonos en un 90 % de información no
estructurada, y el 10 % restante en información
estructurada. Debemos ser concientes de que sobre la primera
basamos nuestras principales decisiones.
Otros tipos de información
Información interna es información cuya fuente
original es el interior de la empresa, dicha información
fue generada dentro de éste ámbito.
Información externa significa lo contrario, pudiendo
ser una orden de compra (información que influye
directamente en el flujo administrativo) o información
acerca de un posible comprador extranjero de nuestra
mercadería conocida a traves de un banco de datos en
el exterior.
Formal es cuando la información fluye "formalmente" a
traves de la papelería normal o los canales
comúnmente utilizados, memorándums, órdenes
verbales del jefe, etc.
Informal es la información que no utiza dichos canales
como por ejemplo, rumores escuchados en el café,
una sugerencia de un amigo del club, o un comentario de la
secretaría de la competencia.
Histórica es información recolectada en el
pasado, utilizable para realizar un análisis de lo actuado
durante cierto tiempo.
Actual es la información perteneciente al
período actual de proceso.
Futura es información proyectada hacia adelante, por
ejemplo presupuestos.
Homógenea es información referente a una
sóla unidad temática, por ejemplo
información contable.
Heterógenea es cuando la información se refiere
a distintos temas, por ejemplo información
económica, de ingeniería y de psicología.
Datos,Información y Conocimiento, por su importancia lo
explicaremos más adelante.
6.3.2. Conocimiento.
Consideramos al Conocimiento como un eslabón
crítico en el ciclo:
percepción-datos-información-conocimiento-decisión
Definimos al Conocimiento como el resultado del procesamiento
de la información, siendo este proceso realizado por
herramientas (razonamiento, lógica,
analogías, inducción, deducción, aprendizaje,
experiencia, heurísticas, modelización, simulación, coordinación, combinación,
referencias cruzadas, etc.) para obtener capacidad de generar
autónomamente (sin fuentes de
información adicional) nueva información. El
conocimiento es información más valor
agregado.
6.3.3. Ingeniería del Conocimiento.
Tradicionalmente la Ingeniería del Conocimiento
(Knowledge Engeneering) se ha visto desde el punto de vista del
Diseño y Construcción de Sistemas
Expertos. Sin embargo, consideramos que la Ingeniería
del Conocimiento, es mucho más que eso. Es la Ciencia que
se ocupa del Diseño del Conocimiento. Si este conocimiento
pertenece a un experto humano y se intentará automatizarlo
en un Sistema Computado, podemos decir que estamos frente a la
visión tradicional de esta nueva disciplina.
Pero creeemos que existen otros aspectos :
El Conocimiento puede ser generado automáticamente
por una computadora.El Conocimiento puede ser general y no pertenecer a un
experto en un campo determinado.
Un caso particular de conocimiento, el más
difícil de automatizar, es el conocimiento del mundo, o
sentido común.
Redefinición de Ingeniería del Conocimiento.
Por lo tanto, consideramos a la Ingeniería del
Conocimiento, como la disciplina que estudia la
Construcción y Diseño de herramientas que permitan
generar automáticamente nueva información. Se
considera nueva información como información
desconocida hasta el momento, dentro del medio ambiente en que
estamos situados.
6.3.4. Centro Informático.
Para garantizar el éxito
de un Sistema como el que estamos planteando debe proveerse una
estructura de soporte adecuada para el usuario final conocida
como "el Centro Informático". Su misión es
proveer servicios a
los usuarios. Estos servicios consisten en herramientas,
técnicas, y soporte que le permitan a los usuarios finales
acceder a los datos en sus propios términos.
Debe entenderse como un concepto abstracto.
Abarca lugares físicos, más diversas
metodologías y técnicas, herramientas de hardware,
Software, Comunicaciones, entre otras cosas. A diferencia del
tradicional Centro de Cómputos, el Centro
Informático pone especial atención en la información "No
Estructurada".
Sus objetivos fundamentales son:
Crear un usuario final autosuficiente.
Aumentar su productividad.
Mejorar la calidad del proceso de decisión.
Componentes:
Abarca al tradicional Centro de Cómputos.
Es el recinto físico de las empresas,
organizaciones, etc. donde se encuentran centralizados los
soportes de la información ( Ej. Biblioteca ).Abarca Técnicas de Registro y Recuperación
de información y Administración de Bases
Documentales.Incluye una serie de Software específico.
Además de todo el software utilizado tradicionalmente
para administración de información estructurada, el
software que puede ser necesario utilizar en este "Centro
Informático" orientado a información no
estructurada abarca:
Procesadores de texto
Administradores de Tesauros
Software de Registro y Recuperación de
InformaciónAdministradores de Bases Documentales
Sistemas de Hipermedios e Hipertexto
Monitoreo de Documentos
Software para Acceso a Bancos de Datos
Reconocedores Opticos de Caracteres
Sistemas Expertos para Indización automática
y Diseño de Bases DocumentalesAdministradores de Fuentes de Información
Procesadores e Interfaces de Lenguaje Natural
Interfaces Inteligentes
Traductores de Idiomas.
6.3.5. Objetivos.
Nuestra teoría nos lleva a definir la empresa a partir
de su estructura de objetivos. Como los sectores son sólo
agrupamientos físicos, la estructura de la empresa (tanto
jerárquica como funcional) pasa a un segundo plano, siendo
lo fundamental, el análisis de los procesos para el logro
de los objetivos.
6.3.6. Análisis de Procesos.
Definimos un proceso como el conjunto de tareas y actividades
que se necesitan desarrollar para el logro de un objetivo.
Para poder obtener la consecución del objetivo con el
mejor aprovechamiento de los recursos disponibles, se hace
necesario realizar un exhaustivo análisis. Este
análisis lo denominamos "Análisis de Procesos".
El objetivo del "Análisis de Procesos" es lograr un
enfoque integral del tema y efectivizar el logro de los
objetivos. Para ello, primeramente debemos descomponer cada
objetivo en procesos, y estos a su vez en tareas. Cada tarea
deberá llevar implícito la función
que la lleva a cabo, los tiempos, los recursos que necesita,
etc.
Luego, es fundamental realizar un análisis detallado
del modelo, para
rediseñarlo por diversas circunstancias. Un proceso se
analiza, revisa, replantea, o rediseña por diversas
causas. Porque no funciona, porque es demasiado costoso, porque
insume demasiados recursos, porque su calidad es inadecuada,
porque buscamos optimizarlo, para encontrar errores de
diseño, etc.
6.3.7. Estrategia.
Definiciones de Estrategia:
Arte de dirigir, combinar y coordinar las acciones
necesarias y de obrar para alcanzar un objetivo.Aplicación global y planificada de medidas para
alcanzar un objetivo central o a ventajas fundamentales para
obtenerlo.
La estrategia concibe y formula los planes de las operaciones,
abarca todo el conjunto y determina su marcha.
La táctica enseña la manera de ejecutar los
planes de la estrategia. La estrategia contempla las cosas desde
un punto de vista más elevado y en forma más
general que la táctica.
Se deben tener en cuenta los propósitos a los que
sirve, así como tambien el potencial de los oponentes, si
los hubiera, ya que son fundamentales la cantidad de medios con
que se dispondrá para llevarla a cabo.
Tanto la táctica, como la logística, influyen en la
determinación de los objetivos de la estrategia, dado que
hay recursos que limitan el alcance de las posibilidades
estratégicas.
El Diseño de estrategias es sin duda un "arte" que
requiere un sinnúmero de cualidades para su creador, es
decir el estratega.
Si tenemos en claro el objetivo final, conocemos las
características de donde nos encontramos actualmente (es
decir el estado
inicial), cuales son las variables
involucradas, esto es los recursos, y una fiel descripción del escenario (el medio
ambiente), es posible realizar el diseño de estrategias
para el logro del objetivo propuesto.
Los campos en donde se aplica especialmente estas ideas, son
en general donde se necesita llegar al logro de objetivos lo
mejor posicionado posible : Marketing,
Juegos,
Guerras,
etc.
En ellos se podría trabajar con un Sistema Experto en
Diseño de Estrategias, puesto que es en estos campos donde
mejor se pueden aplicar teorías de la denominada ciencia de la
Inteligencia
Artificial.
6.3.8. El concepto de "Pirámide".
Desde nuestro punto de vista, el concepto de "pirámide"
es sumamente clarificador. Podemos comprender y graficar en forma
de "pirámide" diversos aspectos de la realidad. Podemos
representar así a la estructura jerárquica y
funcional, las categorías de los objetivos, procesos y
tareas, las necesidades y uso de la información, y el
modelo mental de las aplicaciones.
Gráfico de la pirámide :
C
B
A
En cualquiera de los aspectos tenemos 3 (tres) niveles, y los
mencionaremos desde el inferior al superior.
6.3.8.1. Estructura Jerárquica y funcional.
A) operativo.
B) ejecutivo, directivo o gerencial.
C) estratégico.
Decisiones :
Las decisiones cuentan con dos componentes : racionales e
intuitivos. En la actualidad los decisores, al no poder contar
con toda la información racional que necesitan, deben
recurrir a su intuición personal, para la toma de
decisiones.
Si bien estamos de acuerdo en la importancia del elemento
"intuición", consideramos que éste se basa en
conocimiento implícito dentro del esquema mental del
individuo. Con
esto queremos decir que, cuanto con más información
y conocimiento cuente el individuo, menor será la brecha
entre su "intuición personal" y la realidad.
El objetivo será entonces, no aumentar el componente
racional y disminuir el componente intuitivo, sino aumentar la
información para disminuir la brecha entre la realidad y
nuestro posicionamiento
frente a ella. Cuanto menor sea esta brecha, mayor será el
exito
obtenido.
Existen también decisiones rutinarias y no
rutinarias.
Las tareas, los procesos, y los objetivos pueden ser
categorizados y descompuestas sucesivamente.
A) tarea
B) Proceso
C) Objetivo
Los objetivos se dividen en:
Según su importancia :
Objetivo Principal.
Objetivos Secundarios.
Según los recursos :
Objetivos de mínima.
Objetivos de máxima.
Según el tiempo que demandan :
Objetivos de corto plazo.
Objetivos de mediano plazo.
Objetivos de largo plazo.
Jerarquia de objetivos:
Cada paso hacia abajo en la estructura jerárquica de la
empresa consistirá en alcanzar las metas expuestas en el
nivel inmediato superior.
Para llevar a cabo los objetivos, se diseñan
estrategias que llevan a la implementación de diversos
procesos. Estos procesos se subdividen a su vez en tareas. El
límite entre proceso y tarea es la individualidad de la
función que los lleva a cabo. Esto significa que si la
función ( representada por un departamento, sector,
grupo o
persona individual ) es lo suficientemente compleja para
necesitar llevarse a cabo por más de una persona, la
llamamos Proceso, en caso contrario, Tarea.
6.3.8.3. Necesidades y uso de la
información.
A) Datos.
Procesamiento : Los datos percibidos del medio ambiente son
procesados y generan nueva información.
B) Información.
Toma de decisiones directivas: La información generada
por el procesamiento de los datos lleva a la toma de decisiones
para el cumplimiento de los objetivos fijados, utilizando las
estrategias diseñadas. La implementación de las
decisiones, afectan al medio ambiente.
C) Conocimiento.
Fijación de Objetivos, políticas y Diseño
de Estrategias : El procesamiento de la información,
genera conocimiento. El conocimiento generado y elaborado es
utilizado para la fijación de los objetivos de corto y
largo plazo, el diseño de estrategias para el cumplimiento
de los mismos, y la fijación de políticas y normas
referentes al funcionamiento general de la
organización.
6.3.8.4. Modelo mental de una aplicación.
A) Estímulo y respuesta.
B) Estructura y funcionalidad.
C) Propósito.
Modelos mentales :
El mundo real forma Sub-sistemas Reales. Un sub-conjunto del
mundo real es el medio ambiente, es decir la porción de la
realidad que se encuentra en contacto con nosotros. De ellos se
desprenden Sistemas de Información que se construyen a
partir de la realidad.
Los sistemas de información reflejan, con mayor o menor
certeza, los sub-sistemas reales. El ser humano construye en su
mente modelos
mentales a partir de los sistemas de información que
aprehende, maneja y administra.
Nuestras decisiones las tomamos en base a estos Sistemas de
Información, es decir nuestro Conocimiento de la
realidad.
Los modelos mentales están conformados por ideas y
estructuras
conceptuales, que son representaciones del mundo real con el cual
interactuamos. Nuestras ideas son representaciones mentales de
cosas concretas.
Un modelo mental completo de una aplicación abarca su
propósito, su estructura y funciones, y su comportamiento
dinámico (estímulos, respuestas).Un modelo mental
completo debería tener todos estos constituyentes.
La probabilidad del
éxito en la toma de decisiones será mayor cuanto
menor brecha exista entre el Sistema Real y el Sistema de
Información elaborado.
6.3.9. Software Inteligente.
La tendencia del mercado mundial del Software es hacia la
facilitación de las tareas del usuario.
El usuario no debe necesitar horas de arduo y difícil
entrenamiento
para el aprendizaje de
la utilización del computador o
de un software particular.
Las computadoras, gracias a software cada vez más
inteligente, más cooperativo, mas amigable, más
fácil de utilizar, más intuitivo, con una mayor
interacción a un nivel más profundo
con el usuario, serán en un futuro cercano, utilizables
por cualquier ser humano sin experiencia previa.
De esta forma, el usuario mismo necesitado de
información se sentará frente a una computadora y
solicitará la información que necesita. En una
amable conversación, intercambiará ideas, para que
finalmente el computador "comprenda" lo que él
necesita.
Algunas características deseables de este tipo de
software son :
* Inteligencia
Artificial : Es deseable que los productos de software de la
nueva generación cuenten con razonamiento y
características lo más similares posibles a la
forma humana. Para ello, hace más de 40 años se
investiga una disciplina llamada Inteligencia Artificial.
* Interfaces gráficas y de manipulación directa :
Esta característica se refiere a que se busca que el
usuario perciba representaciones de elementos de la realidad, ej.
planillas, mapas, formularios,
planos, calendarios, objetos tridimensionales, etc. La mente esta
preparada para entender gráficos mejor que textos. El usuario
debería ver los objetos que esta acostumbrado a ver en la
realidad (o lo que se corresponda con ello). De aquí surge
la tecnología WIMP (Windows,
Iconos, Mouse,
Pull-Down Menues) implementada en Macintosh, y Windows.
* Interfaces inteligentes : Cuando mencionamos "Interfaces
inteligentes" nos referimos a aquellas que enseñan,
ayudan, y guían, adaptándose al usuario y
recolectan información a medida que el usuario va
interactuando con la aplicación. Anticipan las intenciones
del usuario y le facilitan la tarea. Incorporan mecanismos de
enseñanza por retroalimentación.
* Funcionalidad : Tiene que ver con las funciones disponibles
para que el usuario pueda realizar sus tareas. El producto debe
tener un amplio conjunto de funciones, como por ejemplo ayudas en
contexto, menues en contexto, búsquedas no estructuradas
de información, copias de resguardo automáticas,
facilidades de edición, posibilidad de retrotraerse a una
versión anterior del proceso, procedimientos de
seguridad,
control y auditoría, información registral y
estadística del uso y explotación,
etc.
* Usabilidad : Tiene que ver con la comodidad con que el
usuario realiza sus tareas. El usuario debe sentirse comprendido
por la aplicación, debe sentir que él gobierna la
situación y no que la computadora
lo sobrepasa, se debe sentir competente, confiar en que
podrá seguir gobernando al sistema en el futuro, aprender
facilmente, asimilar funciones avanzadas y tratar de explorar y
explotar los aspectos más potentes del sistema.
Fundamentalmente se debe apropiar del sistema, hacerlo suyo,
disfrutar su uso, y mostrarlo orgulloso a terceros.
Cuando el sistema no es usable, los síntomas son :
aburrimiento en el mejor de los casos, pánico,
confusión, frustración, incomodidad, y si el
usuario tiene otra alternativa, lo deja de usar.
7. Cómo
construir KEOPS en nuestra Empresa.
KEOPS es un proyecto que se
desarrolla a medida de cada empresa. Por ello se hace muy
difícil dar recetas de cómo debe implementarse.
KEOPS se puede construir de arriba hacia abajo (TOP-DOWN) o de
abajo hacia arriba (BOTTOM-UP). TOP-DOWN significa partir del
nivel máximo de la organización, dándole a
este nivel las herramientas para poder administrar o consultar la
información total, a cualquier nivel de profundidad.
En base a esta información total, al fijar o redefinir
objetivos, políticas y estrategias se realimenta el medio
ambiente y las fuentes de
información. BOTTOM-UP significa ir consolidando de abajo
hacia arriba los distintos puestos de trabajo en lo que respecta
a la información. Finalmente el último paso
será consolidar todas las herramientas en el puesto de
trabajo de máximo nivel.
Administración de tres pantallas.
Para solucionar el problema del mar de información a
que están expuestos los gerentes, KEOPS incorpora un
Sistema de "filtro de la información", en donde cada
gerente accede ( en primera instancia ) solamente a tres
planillas o informes.
El informe de enfoque : que trata sobre la
información clave acerca de lo que uno hace.El informe de realimentación : las buenas y malas
noticias acerca de lo que uno hace.El informe de gerencia : las buenas y malas noticias
acerca de lo que hace el personal a cargo.
8.
Excelencia.
Finalmente, un punto que deje para el final, es el de la
Excelencia. Todo lo que describimos con anterioridad debe poseer
"excelencia" y todo debe poder resumirse en ésta
mágica palabra. Llamo Excelencia a un estilo de
vida, un estilo de trabajo, que se refleja en KEOPS.
Excelencia es el cuidado excesivo en los detalles. Es la
pasión por lo sobresaliente. Todo debe ser perfecto o por
lo menos tender a ello.
Si queremos ser exitosos, debemos realizar "planes excelentes"
para lograr nuestros "objetivos excelentes", para ello debemos
proponernos tomar "decisiones excelentes" gracias a contar con
"información excelente" procesada con "herramientas
excelentes" apoyadas en "técnicas excelentes" y
"teorías excelentes". Debemos disponer de la menor
cantidad de recursos, pero ellos deberán ser "excelentes",
y fundamentalmente debemos rodearnos de "gente excelente".
9.
Conclusión.
Con este trabajo hemos querido presentar un panorama de la
situación del empresario de la década del 90 frente
al desafío de la era de la información, donde el
recurso más valioso será el Conocimiento. En los
países más avanzados esto ya es moneda corriente, y
dentro de poco tiempo veremos como se cierran las "fronteras
informativas", y ya no podremos acceder a los países
generadores de información. En ese momento tendremos dos
opciones, mirar hacia adentro y contar con el conocimiento que
tengamos, o comprar unas hermosas "latitas" de conocimiento
envasado a precios que no
sé si podremos pagar.
Para llegar a ese momento lo mejor posicionado posible,
debemos empezar a prepararnos ya. Para ello necesitamos
concientizarnos de la importancia de esto, y comenzar a trabajar
con la mira puesta en el objetivo de tener las herramientas y la
tecnología disponible para contar con el conocimiento
necesario en el momento preciso.
Sabemos que es un proyecto sumamente ambicioso, pero no por
eso debemos dejarlo de lado. Aunque no lo encaremos en una
totalidad, debemos considerar la importancia de "marchar hacia",
lo que significa mentalizarnos e ir diseñando e
implementando el proyecto paulatinamente.
Nota: Este artículo fue escrito en 1993.-
Autor:
Lic. Daniel Martín
WebSite: www.daniel-martin.com.ar
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