Procedimiento para el piloto de una solución informática (página 2)

1. Diagnóstico Inicial

2. Gestión
de riesgos

3. Pruebas de
implantación y aceptación

4. Planificación del plan de
implantación para la generalización.

Conceptos
fundamentales:

Despliegue: "transición exitosa del sistema
desarrollado a sus usuarios. Incluido los artefactos como
materiales de
entrenamiento
y los procedimientos de
la instalación" (RATIONAL, 2003)

Piloto: Proceso de
pruebas que se desarrolla como parte de las actividades que se
realizan en el despliegue, donde se toma como muestra un
cliente cuyas
condiciones objetivas y subjetivas permitan implementar una
Solución Informática con todas las variantes
posibles de ejecución de la solución en tiempo
real.

Solución Informática: Integración de uno o varios productos
software, el
equipamiento técnico, el mobiliario, los sistemas de
comunicación, la documentación y recursos
humanos.

Principios por los cuales debe regirse el piloto de una
Solución Informática:

1. Validar la Solución Informática propuesta a
partir de la validación de todos los artefactos que la
integran, realizando el máximo de pruebas que reflejen
todo el proceso real.

2. Gestionar los riesgos.

3. Mantener el paralelismo del proceso actual real en
correspondencia con el proceso propuesto en la Solución
Informática para determinar la efectividad de la
misma.

4. Establecer la cultura
organizativa y de distribución del equipamiento acorde a las
exigencias de la Solución Informática.

Principales
responsables del piloto

En la realización del piloto participan
fundamentalmente las siguientes personas u entidades:

1. Clientes:

· Encargados de garantizar las condiciones
físicas en la unidad seleccionada para el piloto.

· Llenar las plantillas de no conformidades.

· Realizar las pruebas de aceptación

· Firmar formalmente el acta de aceptación de la
Solución.

2. Empresa
proveedora:

· Representada por especialistas de las diferentes
materias. Los cuales se encargan de velar por el desarrollo del
proceso y buen funcionamiento de la Solución

· Configuran e Instalan los servidores.

· Instalan la Solución en cada uno de los
puestos de trabajo.

· Tienen el control de las
incidencias que se presentan diariamente, y llenan la plantilla
de incidencias.

· Se encuentran permanentemente durante el piloto en la
unidad seleccionada, brindando soporte a la Solución.

· Resuelven las no conformidades aprobadas en el
período.

· Realizan las actualizaciones de las versiones de los
productos, incluyendo las modificaciones en los manuales de
usuario y de entrenamiento.

· Preparan a los usuarios finales, sobre el
funcionamiento de la Solución y el uso de las herramientas
que se utilizan.

3. Terciarios:

· Las empresas que
intervienen en la realización del piloto (ejemplo
COPEXTEL, Desoft, Etecsa, CEDISAP, etc). Estos serán los
encargados de garantizar el equipamiento técnico, el
mobiliario y otras actividades necesarias.

· Están al frente del Soporte Técnico de
los equipos informáticos, de los servicios
eléctricos entre otros.

Procedimiento general
para el piloto de una Solución
Informática

Objetivo:

Trazar las pautas para la planificación, organización y desarrollo del piloto para
alcanzar el éxito
en el despliegue de una Solución Informática.

Alcance:

A las empresas productoras de software y a las personas o
entidades que participen en el piloto de una Solución
Informática.

1. Selección
de la muestra

La selección de la muestra para realizar el piloto debe
ser en conjunto entre el cliente y el proveedor para garantizar
una muestra más confiable.

El cliente según los conocimientos que tenga de cada
una de sus entidades realizará sus propuestas pero los
proveedores
deben tener presente los aspectos que a continuación se
mencionan:

· Equipamiento con que cuenta la institución
para la puesta en marcha de la aplicación.

· Existencia de redes en los locales de
automatización o análisis de las condiciones físicas
para determinar el tipo de red a utilizar.

· Posible distribución de las computadoras
en los diferentes locales.

· Distancia que hay entre cada una de las entidades
donde el cliente necesita instalar la Solución y la unidad
central de control de la información.

· Preparación que tienen el personal que
hará uso del sistema en computación o en el trabajo con
programas
similares.

· Análisis del flujo de trabajo en cada una de
las entidades.

· Análisis de la logística (transporte,
alimentación, alojamiento), que
estén a disposición para realizar el pilotaje.

· Medición de la intensidad del trabajo y la
variabilidad del trabajo con el fin de medir la cantidad de
pruebas posibles a realizar.

· Seguridad con que
cuentan los locales donde se instalará el sistema dentro
de la entidad.

· Validación de las condiciones
eléctricas. Verificar que exista el aterramiento en la
institución.

· Verificación de la climatización de los
locales donde se instalará el software.

· Disponibilidad de la dirección para acometer el proceso
piloto.

2. Diagnóstico inicial

El diagnóstico inicial se debe realizar en dos
momentos.

· Visitar las entidades seleccionadas para el piloto
para informar a la dirección administrativa las
condiciones que deben garantizarse para la puesta en marcha de la
Solución, debe quedar definida la fecha limite para lograr
las condiciones necesarias.

· Chequear que las condiciones necesarias para la
realización del piloto estén creadas, en este
momento podemos encontrar tres variantes:

1. La entidad está lista para la realización del
piloto.

2. No todas las condiciones están creadas, pero por
acuerdo entre ambas partes se decide iniciar el proceso.

3. No existen las condiciones mínimas necesarias que
garanticen el éxito del piloto. En este caso es
imprescindible realizar un reajuste en los cronogramas.

3. Conformación de la Solución
informática

En este momento es necesario adaptar el producto a las
necesidades específicas del cliente. Una vez adaptado el
producto con la documentación actualizada y el diagnostico
inicial realizado, se define la tecnología, el
mobiliario y los recursos humanos
que se necesitarán en la transición de la
Solución Informática. Se le informa a los
terciarios involucrados las condiciones, servicios o equipamiento
que deben garantizar, acordándose la fecha de
cumplimiento.

4. Gestión de riesgo

Un factor importante para garantizar el éxito del
piloto y el despliegue, es la gestión de
riesgos. Los riesgos deben seguirse sistemáticamente.
Según Tom Gilb "Si no atacas activamente a los riesgos,
ellos te atacarán activamente a ti".

En el piloto de una solución Informática se debe
profundizar en los riesgos relacionados con:

· Producto de la Solución: riesgos asociados con
la calidad del
producto que integra la Solución Informática.

· Características del cliente: riesgos asociados
con la sofisticación del cliente y la habilidad del
desarrollador para comunicarse en los momentos oportunos.

· Entorno piloto: riesgos asociados con las
características y condiciones de la institución de
muestra.

· Recursos humanos: riesgos asociados con la plantilla
y preparación del personal que trabajará
directamente con el producto.

· Redes y Comunicaciones: riesgos asociados con la
conectividad interna y externa de la unidad seleccionada.

· Equipamiento técnico: riesgos asociados con la
disponibilidad del equipamiento y sus características para
el piloto.

· Mobiliario: riesgos asociados con el mobiliario para
la puesta en marcha de la Solución.

· Documentación: riesgos asociados con la
documentación de la Solución.

5. Elaboración de los procedimientos
específicos

Según las características del cliente que
necesite la Solución Informática, es necesario
elaborar los procedimientos específicos para cada una de
las actividades.

Ejemplo de algunos procedimientos específicos.

· Procedimientos de adiestramiento
por puestos de trabajo.

· Procedimiento de
adiestramiento del equipo piloto.

· Procedimiento de instalación de los
servidores.

· Procedimiento para la compra de la
tecnología

6. Instalación de la tecnología

Se realiza la instalación de los componentes de la
Solución, incluidos los procedimientos y manuales
automáticos, de acuerdo al plan de implantación y a
su ubicación física. Se deben
tener en cuenta los estándares y normativas por los que se
rige la
organización en cada una de las unidades de
muestra.

Así mismo, se prepara el entorno de datos
identificando los sistemas de
información que forman parte de la Solución
objeto de la implantación.

Una vez comprobada la correcta instalación del nuevo
sistema, se activan los procedimientos de operación, de
administración del sistema, de seguridad y
de control de acceso. Incluyen el arranque y cierre del sistema
según la frecuencia establecida, la planificación
de trabajos, su recuperación y reanudación, las
autorizaciones de acceso al sistema según los distintos
perfiles de usuario, etc.

Asimismo, si es necesaria una migración
de datos se activarán también los procedimientos
asociados.

7. Configuración de la aplicación

Se configura el producto software una ves se encuentre
instalado en las entidades seleccionadas para el piloto. Se
introducen los datos necesarios para su funcionamiento teniendo
en cuenta las características de la institución y
del entorno donde se encuentre ubicada. Si en las entidades se
utilizaba otro producto se reutilizarán los datos
almacenados haciendo un traspaso a la base de datos
realizada para el nuevo producto implantado. Se establecen los
permisos de los usuarios a la base de datos según el rol
que desempeñen en la entidad.

8. Adiestramiento del personal

Para garantizar un uso adecuado de la Solución es
necesario que el personal que trabaje con ella la utilice
correctamente, por este motivo es imprescindible que los
proveedores de la Solución brinden un servicio de
adiestramiento para el personal que trabajará directamente
con la Solución y para el personal administrativo de la
entidad.

Para el adiestramiento se recomienda el uso de videos,
posters, manuales específicos para entregar a los usuarios
etc. Es recomendable que la preparación sea especializada,
realizando grupos por cada
uno de los módulos de las aplicaciones.

9. Puesta en marcha

Una vez creadas las condiciones anteriores se pone en
funcionamiento la Solución Informática. Para la
puesta en marcha de la Solución es necesario determinar un
cronograma, no todas las aplicaciones que integran la
Solución tienen que comenzar a funcionar en paralelo, el
proceso de puesta en marcha se realiza según las
necesidades de la institución.

10. Realización de las pruebas

Las pruebas en la etapa piloto comienzan a realizarse desde la
puesta en marcha de la Solución, constantemente el cliente
está velando por el buen funcionamiento del producto. El
proveedor en el período piloto tiene que velar porque se
cumpla lo siguiente.

· Realización del paralelismo: Este es un
proceso sumamente importante que no se debe de violar. Hay que
garantizar que por los estados que transite la información
en el proceso actual sean los mismos por los que transitaba en el
proceso anterior, siendo necesario medir el flujo de
información de uno con respecto al otro para evaluar las
facilidades o desventajas del sistema actual respecto al
anterior, lo que constituye un factor importante para tomar una
decisión sobre la aceptación de la
Solución.

· Registro de
incidencias diarias y no conformidades: Las incidencias son
registradas por el personal de la entidad proveedora a cargo de
la actividad. Esta actividad se realiza diariamente utilizando la
plantilla de incidencias diarias, el control de opciones, es
necesario recoger los errores relacionados con los productos que
conforman la solución y con la integridad de la misma. Las
no conformidades y los errores que se presenten en los puestos de
trabajo que constituya una incidencia, son registradas por los
usuarios finales a los cuales hay que preparar para que sean
capaces de llevar el registro con el mayor número de
detalle posible y ayude a su posterior solución. Las no
conformidades se registran a medida que el usuario las vaya
detectando.

· Realización de la prueba de validación
final: Esta prueba es realizada por el cliente para asegurar que
las funcionalidades definidas por él se hayan alcanzado,
una vez culminada esta prueba, el cliente estará en
condiciones de aceptar el producto.

11. Firma del acta de aceptación

Este constituye un paso formal en el cual se firma un
documento con carácter legal en el cual el cliente decide
si acepta la Solución. Si la Solución
Informática es aceptada entonces se ha liberado su
versión final para pasar a la generalización.

Para la liberación de la Solución
Informática es necesario tener actualizado cada uno de los
elementos que la conforman.

· Actualización de las guías y manuales
de usuario y de entrenamiento, y el cronograma actualizado para
la capacitación de los diferentes niveles.

· Equipamiento tecnológico disponible para las
unidades a implantar y el cronograma de entrega y almacenamiento
del equipamiento.

· Revisión (si es necesario) de la matriz de
riesgos realizada para el piloto y el plan de contingencia.

· Plan de implantación.

El proceso piloto culmina con la propuesta del plan para la
implantación de la Solución Informática a
las restantes unidades si fuera necesario.

El plan de implantación, al igual que el procedimiento
para el piloto, es especifico para cada uno de los despliegues y
pilotos de la Solución, dependiendo de las
características de cada Solución y del proceso
piloto implementado, mientras más específico sea el
piloto mayor calidad se obtendrá en el despliegue y menos
gastos
realizará la empresa.

Para conformar el plan de implantación debemos tener en
consideración las experiencias obtenidas durante el
piloto, por que se tienen definido un grupo de
elementos como son equipamiento técnico necesario, una
estimación de los insumos a utilizar, definición de
cronogramas para la implantación, etc.

12. Preparar el plan de implantación de la
generalización.

Este constituye el último paso del procedimiento
propuesto. Se realiza a partir de las experiencias obtenidas
durante el piloto. Los cronogramas se definen con más
exactitud, se realiza una mejor estimación de los recursos
a utilizar y del personal necesario. El piloto es la base para la
generalización.

RESULTADOS
OBTENIDOS

El procedimiento propuesto ha sido adaptado a la empresa
Softel y se ha probado en los pilotos de Banco de Sangre,
Hospitales y Policlínico. De igual modo fue utilizado por
el equipo de desarrollo del proyecto CCV en
Venezuela.
Algunos de los resultados obtenidos por las empresas con la
utilización del procedimiento son los siguientes:

· Se han reducido los tiempos y se han cumplido con
mayor exactitud las fechas de entrega a los clientes aunque es
uno de los aspectos que más afectan a la empresa en este
momento.

· El plan de la generalización es más
preciso y contiene menos errores.

· Se ha logrado una mejor estimación en los
costos de los
recursos para la generalización.

· Se ha logrado una mayor colaboración de los
clientes, sintiéndose satisfechos.

· Se ha logrado una mejor organización en el
piloto y en el despliegue.

· La Dirección de Servicios Informáticos
de Softel brinda servicios de mayor calidad al tener el trabajo
más organizado y presentar una mejor claridad de las
actividades a realizar.

CONCLUSIONES

En el presente trabajo se formula un procedimiento, para la
realización de los pilotos en el despliegue de las
soluciones
informáticas. El procedimiento se obtuvo a través
de un profundo estudio bibliográfico y las experiencias de
empresas productoras de software como ICID, SOFTEL, DESOFT y la
UCI.

El procedimiento ha sido utilizado por la empresa Softel
permitiendo el éxito del piloto y el despliegue de sus
Soluciones Informáticas en un tiempo menor y con una mayor
precisión. Actualmente es el procedimiento que se
encuentra vigente en la empresa.

RECOMENDACIONES

Se recomienda que el procedimiento sea acogido y adaptado a
las necesidades de las empresas productoras de software del
país, para lograr mejorar la calidad de los servicios de
la Industria
Nacional de Software logrando una inserción más
profunda en el mercado
mundial.

BIBLIOGRAFÍA

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  from Tenrox Software Deployment Services. [Online] [Cited:
  Enero 21, 2007.]
  http://www.tenrox.com/en/services/deployment.htm.

• 2. Implantación de Software.
  [Online]
  http://www.psl.com.co/esp_servicios_implementacion_software.htm.

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  [Cited: enero 21, 2007.]
  http://www.cisco.com/univercd/cc/td/doc/systems/unified/unified1/sysdesc/sdmth.htm.

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  2002. Ingeniería de software orientado a objetos. s.l.
  : Prentice Hall-Pearson Educación., 2002.

• 5. Hower, Rick. 1996-2007. The complete
  Guide to softwrae testing. [Online] 1996-2007. [Cited: Marzo
  24, 2007.] http://www.softwareqatest.com/.

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  el piloto de una Solución Informática
  desarrollada en Softel" Ciudad de la Habana. Cuba. 2007.

• 7. Pressman, Roger. 2002.
  Ingeniaría del Software un enfoque práctico.
  s.l. : McGraw-Hill/Interamericana de España, 2002.

• 8. Rational 2003. Rational Unifices
  Proccess. 2003.

Autores:

Yudier Cervantes
Puga

Título universitario: Ingeniero en Ciencias
Informáticas

Grado científico: Ingeniero

Categoría Docente y/o de Investigador: Instructor
Recién graduado.

Institución a la que pertenece: Universidad de
las Ciencias Informáticas

Dirección postal:

Número de teléfono 07 835 8294

FAX:

Breve descripción de su labor actual: Profesor de
programación, jefe de solución de
software, proyecto CCV.

Juniedi García Vejerano

Título universitario: Ingeniero en Ciencias
Informáticas

Grado científico: Ingeniero

Categoría Docente y/o de Investigador: Instructor
Recién graduado.

Institución a la que pertenece: Universidad de las
Ciencias Informáticas

Dirección postal:

Número de teléfono 07 837 3162

FAX:

Breve descripción de su labor actual: Profesora de
matemática
subgerente de un proyecto de desarrollo de software.

Regla María Silva Calderón.

Título universitario: Licenciada en Cibernética.

Grado científico: Licenciada

Categoría Docente y/o de Investigador: Profesor
Auxiliar.

Institución a la que pertenece: SOFTEL

Dirección postal:

Número de teléfono

FAX:

Breve descripción de su labor actual: Profesora de la
Universidad de las Ciencias Informáticas, líder
de desarrollo de software.

Universidad de las Ciencias Informáticas

Ciudad de la Habana

Cuba – 2008