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Administración general

Enviado por jorge marconi



Partes: 1, 2

  1. Concepto, objetivos, importancia y características de la Administración
  2. Elementos administrativos
  3. Tipos de administración
  4. Principios administrativos de Fayol
  5. El proceso administrativo
  6. Valores institucionales de la administración
  7. El estado de Administración de empresas
  8. Componentes de la organización o empresa
  9. Habilidades y roles administrativos
  10. Conclusiones
  11. Bibliografía

Concepto, objetivos, importancia y características de la Administración

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Figura 1: El concepto de administración fue practicado por los egipcios en la construcción de sus pirámides

Cuando el hombre empezó a trabajar en grupo surgió entonces la administración,y, en este aspecto, los antiguos egipcios fue ron excelentes administradores, dado que organizaron y controlaron a más de cien mil trabajadores por más de veinte años en la construcción de sus pirámides (1).

Etimología y concepto. El termino Admi nistración proviene de los vocablos latinos Ad (dirección, tendencia), y Minister (obe diencia, subordinación), significando por

lo tanto "aquel que realiza una función pa ra otro o aquel que presta un servicio a o tro" (2).

Varios entendidos han conceptualizado esta disciplina según su propio criterio, de tal manera que en la actualidad existen va rias definiciones al respecto. La administración es " el esfuerzo humano coordinado para obtener la optimización de los todos los recursos a través del proceso adminis - trativo, a fin de lograr los objetivos constitucionales (3). Otros autores sostienen que es " el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos

específicos" (4); o bien que "consiste en planear, organizar dirigir, y controlar diversas actividades

que permite a cualquier organización alcanzar el o los objetivos mediante la optimización de los re

cursos humanos, técnicos, materiales y económicos" (5).

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Figura 2: El francés Henri Fayol (1841-1925), padre de la administración moderna

En cierta bibliografía se define a la Administra -ción como " la manera en que se van a lograr los objetivos o las metas propuestas con el esfuerzo de los miembros de la organización, con la ayuda de recursos tecnológicos, financieros y físicos a través de un proceso de planeación,organización, dirección y control (6). Henry Fayol, el padre de la Administración moderna, afirmo que administrar es simplemente "prever, organizar, mandar, coor- dinar y controlar" (1). Este personaje ejerció e interpreto la Administración como una manera de prever o ver el futuro y trazar la acción, organizar o construir el orga nismo material y social, dirigir o guiar al personal, coordinar o ligar todos los actos, y controlar o verificar que todo suceda según lo previsto o planificado.

Objetivos. Toda ciencia, disciplina y proyecto plantea sus objetivos, y la Administra- ción pretende alcanzar los siguientes (7):

- Eficacia. Para que la empresa alcance sus metas.

- Eficiencia. Para lograr los objetivos con el mínimo de recursos.

- Permitir a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se de-

sarrolla.

- Asegurar que la empresa produzca y/o preste sus servicios.

Importancia. Mediante el ejercicio de la Administración, la humanidad ha logrado de sarrollo económico, político y social; por lo que es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, pues simplifica el trabajo para lograr mayor productividad, rapidez y efectividad; e incluso, en la vida diaria es necesaria la administración (3).

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Figura 3: Tipos de desarrollo que genera la Administración

Resulta innegable la trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre, por lo que es necesario apuntar la importancia de esta disciplina (8):

- Universalidad. Esto valida que la Administración es imprescindible para el adecuando funciona -miento de cualquier organismo social.

- Simplificación del Trabajo. Esto se logra al establecer principios, métodos y procedimientos para lograr mayor rapidez y efectivi - dad.

- Productividad y Eficiencia. Am- bas están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

- Bien común. Con los principios de administración se contribuye al bienestar de la comunidad, pues ello proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, mejorar las relaciones humanas y generar empleos.

Características. La administración posee las siguientes características que la diferencian de otras disciplinas (3):

- Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que en el ejército, en un hospital, etc.

- Valor instrumental. Como su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: a través de esta se busca obtener determinados resultados.

- Unidad temporal. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente. Es decir, que las etapas del proceso administrativo se dan todas al mismo tiempo y no de manera aislada.

- Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.

- Especificidad. Aunque se auxilia de otras ciencias, tiene características propias que le dan un carácter específico; por lo que no puede confundirse con otras disciplinas afines.

- Interdisciplinariedad. La administración se apoya de las ciencias sociales y es a fin a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia del trabajo.

- Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican, la rigidez en la administración es ineficaz.

CARACTERÍSTICAS

DESCRIPCIÓN

Universalidad

Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicar-

se lo mismo en una empresa industrial, el ejército, un hospital, una escuela, etc.

Valor Instrumental

Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la adminis tración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca obtener un resultado.

Unidad Temporal

Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que exis tan aisladamente. Todas las partes del proceso administrativo existen simultáneamente.

Amplitud de ejercicio

Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organi -zación formal.

Especificidad

Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técni- cas, tiene características propias que le proporcionan su carác ter específico.

Interdisciplinariedad

La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.

Flexibilidad

Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.

Figura 4: Matriz de las características de la Administración

Elementos administrativos

El fin de todo empresario es obtener utilidades, pero el de la empresa es producir a partir de sus componentes de producción (9):

- Bienes materiales. Es la infraestructura de la empresa.

- Hombres. Son los recursos humanos de la empresa.

- Sistemas. Son los procesos de entradas y salidas; sistemas contable, administrativo y de producción.

Con estos componentes, la empresa establece todo un aparato productivo que es direccionado por los elementos administrativos siguientes (3):

- Objetivo. La administración siempre está enfocada a lograr determinados fines o resultados.

- Eficacia.Los objetivos se deben lograr satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo.

- Eficiencia. Esto es hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad.

- Grupo social. Es necesario que exista un grupo social para que se dé la administración.

- Coordinación de recursos. En la administración se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.

- Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.

Lo anterior confirma que la administración es el proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.

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Figura 5: Elementos del proceso administrativo

Tipos de administración

Ciertos autores clasifican todos los tipos de Administración en dos grandes grupos: Administración Publica y Administración Privada. Pero dado que la Administración o- pera en distintos ámbitos empresariales y organizacionales, estos tipos han ido ampliandose cada vez más a medida que se avance en el aprendizaje de conocimientos, habilidades y destrezas que el administrador puede poner en juego para lograr que la administración alcance un alto grado de eficiencia. Por esto, existen distintos tipos de administración y su significado va de acuerdo al calificativo que lo acompañe, como los siguientes (10):

- Administración Internacional. Se centra en la operación de empresas internacionales en países extranjeros. Trata temas administrativos que se relacionan con el flujo de personas, mercancías y dinero con el propósito final de administrar en mejor forma.

- Administración por objetivos. Se practica en todo el mundo; sin embargo, y a pesar de sus extensas aplicaciones no siempre resulta claro lo que significa. Algunos autores siguen considerándola con una herramienta de evaluación; otros la contemplan como una técnica de motivación; por ultimo hay quienes la consideran como un dispositivo de planeación y control. En otras palabras, las definiciones y aplicaciones

de la administración por objetivos varían ampliamente y, por consiguiente es importante destacar los conceptos desarrollados por lo tanto se puede definir como un sistema administrativo completo que integra muchas actividades administrativas fundamentales de manera sistemática , dirigido conscientemente hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales.

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Figura 6: Fines de la Administración internacional, comparativa y por objetivos.

- Administración comparativa. Se define como el estudio y análisis de la administración en diferentes ambientes, así como de las razones por las que las empresas obtienen resultados dos diferentes en diversos países. La administración es un elemento importante para el crecimiento económico y el mejoramiento de la productividad.

- Administración Pública. Se refiere tanto al aparato del Estado, es decir, al ente Estado como a los demás entes departamentales, municipales y del sector descentralizado. También denota el conjunto de procesos y operaciones administrativos del sector público y frecuentemente referido al conjunto de funcionarios que trabajan en las instituciones oficiales.

- Administración de Negocios. Indica los principios y técnicas administrativas aplicables en las actividades de carácter mercantil y en general a esa numerosa variedad de transacciones en asuntos comerciales.

- Administración de Empresas. Son el conjunto de principios y técnicas administrativas aplicables tanto a la organización como a los procesos operativos en las empresas de toda clase, como las industriales, ganaderas, agrícolas, de servicios, etc.

- Administración Municipal. La que compete a los municipios.

- Administración Militar. Es el conjunto de órganos y procesos destinados a la organización y funcionamiento del ejército.

- Administración de Justicia. Referido al conjunto de órganos y procesos a través de los cuales se ejerce la acción de los tribunales y jueces.

- Administración en la tecnología. En el interior de cada empresa coexisten la tarea ejecutada, la teoría que establece el flujo de trabajo, los métodos y procesos operacionales y toda la maquinaria utilizada para desempeñar la tarea.

Podría seguirse en una enumeración interminable de denominaciones de este tipo como Administración hospitalaria, Administración escolar, Administración universitaria, etc.

Principios administrativos de Fayol

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Figura 7: Personajes de la Administración

El alemán Maximilian Weber (1864 - 1920), el norteamericano Frederick Taylor (1856-1915), y el francés Henri Fayol (1841-1925), entre otros, interpretaron o enfoca - ron la práctica administrativa y la plasmaron en sus respectivas teorías

El modelo administrativo de Fayol se basa en tres aspectos fundamentales (11):

- La división del trabajo.

- La aplicación de un proceso administrativo.

- La formulación de los criterios técnicos que deben orientar la función administrativa.

Para Fayol (11), la función administrativa se centra en el cuerpo social de la organización, mientras que las otras funciones inciden sobre la materia prima y las máquinas; la función administrativa sólo obra sobre el personal de la empresa. Fayol resumió el resultado de sus investigaciones en una serie de principios que toda empresa debía aplicar: la división del trabajo, la disciplina, la autoridad, la unidad y jerarquía del mando, la centralización, la justa remuneración, la estabilidad del personal, el trabajo en equipo, la iniciativa, el interés general, etc.

Fayol estableció 14 principios de administración, los que son flexibles y susceptibles de adaptarse a las distintas necesidades de las organizaciones (3):

1. División del trabajo. Referido a la especialización de tareas para producir más con el mismo esfuerzo.

2. Autoridad y responsabilidad. Ambas son complementarias y de contrapeso. Un jefe bueno debe tener autoridad siempre y cuando lo respalde la responsabilidad.

3. Disciplina. Son normas de obediencia y respeto.

4. Unidad de mando. Un colaborador no debe recibir órdenes de más de un superior, pues no sabrá a quien obedecer. Para no generar conflictos, deberá existir una sola unidad de mando.

5. Unidad de dirección. Debe haber un solo jefe y un solo programa para coordinar el conjunto de operaciones que persiguen un mismo fin.

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Figura 8: Los 14 principios de la Administración moderna, según Fayol.

6. Subordinación del interés individual al general. El interés general o de grupo debe ser antepuesto al interés personal.

7. Remuneración al personal. El trabajador debe recibir pago, y que sea justo, según sea las jornadas de tiempo, tarifas por tarea o por trabajo a destajo.

8. Descentralización vs. Centralización. Los jefes pueden delegar funciones en sus subordinados en la medida de lo posible. Cuando un jefe confía en sus fuerzas, su inteligencia y su experiencia, puede extender su acción personal y reducir a sus empleados a simples agentes de ejecución (centralización); y en otras ocasiones recurre a la experiencia de sus colaboradores (descentralización).

9. Jerarquía. Debe de haber una cadena de mando, niveles de comunicación y autoridad, que deben de ser respetados, para evitar conflictos e ineficiencias. Pero el abuso de este elemento puede provocar lentitud administrativa o burocracia.

10.Orden. En una organización debe de haber un lugar para cada persona y una persona en cada lugar.

11.Equidad. Todo superior debe ser justo y equitativo.

12.Estabilidad del personal. Debe de haber estabilidad en el personal para que se dé el desarrollo del empleado.

13.Iniciativa. Es muy importante la creatividad para lograr el desarrollo de la organización. La iniciativa de los colaboradores debe ser aprovechada pues de lo contrario la organización se estancara y será superada por otra. Por ello es importante que los jefes sepan fomentar la iniciativa de su personal.

14.Espíritu de grupo o unión del personal. Debe haber unión en el personal para que se pueda crear un espíritu de grupo, pues la unión hace la fuerza. La armonía y la unión del personal de una empresa constituyen una gran fuerza para ella.

El proceso administrativo

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas para llevar a cabo una actividad, y en el proceso administrativo se distinguen fases o etapas sucesivas a través de las cua- les se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Tales etapas son: planificación, organización, dirección y control (4).

a. Planeación (12). Es la obtencion de una visión del futuro, en donde es posible de terminar y lograr los objetivos mediante la elección de un curso de acción. Los puntos que aquí sobresalen son:

*Propiciar el desarrollo de la empresa.

*Reducir riesgos al maximo.

*Maximizar el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.

Algunas características de esta etapa son:

- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de recursos.

- Reduce los niveles de incertidumbre que se puede presentar en el futuro, más no los elimina.

- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, y con mayores garantías de éxito.

- Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.

- Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.

- La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos.

- Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

Al momento de planificar se deben contestar las interrogantes siguientes (4):

- ¿Cuáles son las metas de la organización a largo plazo?

- ¿Qué estrategias son las mejores para lograr los objetivos establecidos?

- ¿Qué objetivos se deben de formular a corto plazo?

- ¿Quiénes deben de formular la planeación?

b. Organización (12).Es la creación de una estructura que determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

Existen interrogantes que ayudan en esta etapa (4):

- ¿Qué nivel de centralización o descentralización debe adoptarse?

- ¿Cómo deben diseñarse las tareas y los puestos?

- ¿Quiénes son las personas idóneas para ocuparlos?

- ¿Qué métodos y procedimientos deben ser utilizados?

- ¿Cuál es el diseño del trabajo?

c. Dirección(12).Con este elemento,y por medio de decisiones directas tomadas por el administrador, se logra la realización efectiva de todo lo planeado.

La comunicación es parte fundamental de esta etapa, aunque va implícita en todo el proceso administrativo. Las siguientes interrogantes auxilian al administrador en el éxito de la etapa de Dirección:

- ¿Cómo dirigir el talento de las personas?

- ¿Qué estilo de conducción es el adecuado?

- ¿Qué nivel de autoridad o responsabilidad asignar a cada persona?

- ¿Cómo orientar a las personas hacia el cambio?

- ¿Cómo solucionar los problemas y los conflictos?

- ¿Cómo se deben tomar las decisiones?

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Figura 9: Las etapas del proceso administrativo y sus respectivas tareas.

d. Control (12).El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeños se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. Este término control tiene una connotación negativa para la mayoría de las personas, pues se le asocia con restricción, imposición, delimitación, vigilancia o manipulación.

Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente". En tanto que James Stoner manifiesta que es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas (12).

Las interrogantes que surgen en esta etapa son (4):

- ¿Qué actividades necesitan ser controladas?

- ¿Qué criterios deben aplicarse para determinar los resultados?

- ¿Qué medios de control deben de utilizarse para controlar?

- ¿Qué herramientas o técnicas se pueden utilizar para medir el desempeño?

- ¿Qué actividades relevantes deben controlarse?

Valores institucionales de la administración

La administración es de carácter social, y se rige por valores que le proporcionan é tica y validez moral ante la población. La observación de estos valores influye directa mente en el Incremento de la eficiencia en cualquier grupo social (8).

Los valores institucionales de la administración son (13):

a. Social. Estos son de mayor importancia, ya que contribuyen a bienestar de la sociedad a través de:

- El mejoramiento de la calidad y el precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano.

- El mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.

- El cumplimiento de obligaciones físicas que permiten sostener a los gobiernos locales y federales.

- Evitar la competencia desleal.

- Promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.

- Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.

b. Organizacional. Aquellos que tienden a mejorar la organización de los recursos con que cuenta el grupo social:

- Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológico.

- Optimizar la coordinación de recursos.

- Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.

- Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

c. Económico. Son los que se orientan a la obtención de beneficios económicos:

- Generar riqueza.

- Máxima obtención de utilidades.

- Manejo adecuado de los recursos financieros.

- Desarrollo económico del grupo social.

- Promover la inversión.

El estado de Administración de empresas

El estado de administración de empresas puede resumirse en cinco etapas diferentes, cada una de las cuales destacan un aspecto importante de la administración, las cuales son (13):

Tarea. Es un enfoque microscópico implementado en todo trabajo del obrero y no en la totalidad de la empresa y mecanicista porque involucra un conjunto de factores (estudio de tiempos y movimientos, selección científica del obrero, aplicación del método planeado racionalmente, medidas para reducir o neutralizar la fatiga, estableci -miento de estándares de producción, etc.), como si cada uno de ellos contribuyese de manera determinista a lograr la máxima eficacia; como si fuesen piezas de un engranaje mayor.

El énfasis en las tareas del obrero representa el primer enfoque administrativo, aun que miope, limitado y reducido a unas cuantas variables de la realidad empresarial.

Personas. Es la fase en que administrar es, sobre todo, tratar con personas. Este en foque de la teoría administrativa intenta destacar las personas dentro de las empresas y es en segundo plano la estructura y las tareas, y por ello se le denomina enfoque humanista y se puede dividir en dos escuelas o teorías: la escuela de las relaciones humanas y la teoría del comportamiento en las organizaciones.

Tecnología. Es la fase en que el administrar significa emplear la tecnología para obtener la máxima eficiencia posible. Con la llegada de la cibernética, la mecanización la automatización la computación y más recientemente la robótica la tecnología de la información puesta al servicio de la empresa empezó a moldear su estructura y a -condicionar su funcionamiento. Por increíble que parezca, una de las más recientes áreas de estudio de la teoría administrativa en el papel de la tecnología en la determinación d la estructura y del funcionamiento de las empresas.

La tecnología se toma como variable independiente y la estructura organizacional de la empresa que utiliza, como variable dependiente. aun dentro de la línea inglesa, la corriente de Tavistock empezó a concebir la empresa como un énfasis socio técnico en el que interactúan dos subsistemas estrechamente interdependientes: el sub sistema social o humano ( compuesto de equipos y tareas), la teoría situacional se encarga de concentrarse en la tecnología, preocuparse por el ambiente y definir un enfoque más amplio respecto al diseño organizacional: una manera más reciente de concebir la forma y la estructura organizacional y sus funcionamiento.

Ambiente. Es la fase en que administrar es en especial enfrentar las demandas del ambiente y obtener la máxima eficacia en la empresa. Debido a la influencia de la teoría de sistemas en la teoría administrativa, se comprobó que estudiando solo las variables internas (variables endógenas) no se lograba una amplia comprensión de la estructura y el comportamiento organizacional. En consecuencia fue necesario estudiar las variables exógenas, situadas fuera de los límites de la empresa, que influyen profundamente en sus aspectos estructurales y de comportamientos. Las relaciones de la interrelación de las empresas y sus ambientes explicaron mejor ciertos aspectos de la estructura organizacional y los procesos operacionales utilizados por las empresas.

Las características estructurales se explican mejor mediante las características ambientales que las determinan. Las variables ambientales son variables independientes y los aspectos de estructura organizacional son variables dependientes las empresas exitosas son aquellas que logran adaptarse de manera adecuada a las de -mandas ambientales.

Estructura. En esta fase, administrar se refiere sobre todo a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, y dirigir y controlar sus actividades. Se comprueba que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de la eficiencia de sus trabajadores, y que ello debe alcanzar mediante la racionalidad, es decir, la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se de sea alcanzar. La preocupación por la estructura de la organización constituye una e - norme ampliación del objetivo de estudio de la teoría administrativa. El micro enfoque en que la tarea de cada obrero se amplía a la estructura organizacional de toda la empresa.

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Figura 10: Los estados de la Administración y sus respectivas tareas.

Componentes de la organización o empresa

La administración funciona en cualquier grupo social (educativo, militar, comercial, etc.); sin embargo, su campo de acción más representativo es la empresa, que surge para atender las necesidades de la sociedad y crear satisfacciones a cambio de una retribución que compense el riesgo de los inversionistas. En ella todos los recursos son decisivos y la administración establece los fundamentos para lograr armonizar a estos entre si y con los numerosos intereses de los accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores (3).

En la empresa existe una serie de componentes indispensables que atienden a su objetivo principal. Por lo tanto, es racional que a fin de hacer el mejor trabajo, en el menor tiempo, con un mínimo esfuerzo y al más bajo costo posible, cada componen- te debe de ser utilizado con máxima eficiencia (14).

Los componentes básicos de una empresa que tienden a su objetivo son: personal, material, sistemas y equipos. He aquí sus descripciones (14):

Personal. Se refiere a todos los grupos humanos de los demás componentes, siendo el más importante porque es el que utiliza los materiales y sigue paso a paso los procedimientos y también opera el equipo. El personal se clasifica en:

- Los obreros. Estos pueden ser clasificados según requieran tener conocimientos o pericia especiales antes de ingresar a sus puestos.

- El empleado. Su trabajo requiere mayor trabajo intelectual y de servicio; estos pueden dividirse en clasificados y no clasificados.

- Los supervisores. Su función es vigilar el cumplimiento exacto de los planes, ordenes, instrucciones señaladas. Su característica es el predominio e igualdad de las funciones técnicas sobre las administrativas.

- Los técnicos. Son aquellas personas que con base en un conjunto de reglas o principio científico aplican la creatividad.

- Altos ejecutivos. Es todo aquel personal que predomina la función administrativa sobre la técnica.

- Directores o Administradores. Son aquellas personas cuyas funciones principales son las de fijar objetivos, políticas, planes generales y revisar los resultados finales, podría decirse que son los orquestadores de cual organismo socioeconómico.

Materiales. Se refiere a las cosas que se procesan y combinan para producir, el servicio, la información o el producto final, pueden clasificarse en:

- Bienes materiales. Constituido por los bienes muebles e inmuebles ligados a la empresa: edificios, instalaciones, terrenos, etc., y que tienen por objeto multiplicar la capacidad productiva en el trabajo

- Materias primas. Los elementos corpóreos que han de salir transformados en productos, por ejemplo: madera, hierro, harina, etc. existen también materias auxiliares es decir aquellas que no forman parte del producto, pero son necesarias para la producción, como el combustible, lubricante, abrasivos, etc. Los productos terminados normalmente se tratan de vender cuanto antes, es claro que casi siempre hay que

tener en inventario a fin de satisfacer periodos o para tener siempre en el mercado, puesto que forman parte del capital deben considerarse parte de materia prima.

- Dinero. La empresa necesita y cuenta con efectivo, es decir lo que tiene como disponible para pagos diarios y/o urgentes; además posee como representación del valor de los bienes anteriores un capital formado por valores, obligaciones, acciones y otros.

Sistemas. Comprende todo el cuerpo orgánico de procedimientos, métodos, etc. por medio de los cuales se logran los objetivos de la empresa. estos deben de estar coordinados con el elemento personal y este con aquellos por ejemplo:

- De planeación. Se enfocan a la actividad de proyectar la vida de la empresa a lo largo de la empresa, no solo en una dirección sino buscando nuevos cambios y adaptando su existencia a la de los sistemas de los cuales viven. Por ejemplo: planeación de recursos humanos, recursos materiales, de recursos tecnológicos, etc.

- Organizativo. Consiste en la forma de cómo debe estar estructurada la empresa; es decir separación de funciones, numero de niveles jerárquicos, grado de delegación, descentralización.

- De información. Es aquel en que a través de sus componentes, toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración al proceso de la decisión. planeación, relación, operación, control y gestión de investigación, etc.

- De Control. El control es la escénica del funcionamiento de la empresa como sistema. Lo más significativo de las decisiones adoptadas y de las modificaciones consiste en actuar sobre comportamientos determinados, a fin de reducir una desviación percibida.

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Figura 11: Los componentes fundamentales de la organización empresarial

Equipo. Equipó es el nombre del conjunto de los activos fijos que no incluyen el ter -reno ni las instalaciones físicas de una compañía. Es la colección de utensilios, ins - trumentos y aparatos especiales para un fin determinado. Aquí se consideran el equi po operante o de manufactura (maquinaria), de almacenamiento, de mercadeo (trans porte, etc.

Habilidades y roles administrativos

La administración es la principal actividad que marca diferencia en el grado que las organizaciones les sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener una organización al alcanzar sus objetivos, y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes . Si los gerentes realizan debidamente su trabajo es pro bable que la organización alcance sus metas, ya que sobre ellos cae la responsabilidad de administrar todos los recursos con los cuales cuenta la empresa (13).

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Figura 12: Habilidades que debe presentar o adquirir todo administrador.

Habilidades administrativas. La cantidad y el tipo de habilidades requeridas por los integrantes de una organización varían de acuerdo al lugar que ocupa cada uno de ellos dentro de la misma. Se observa que en los cargos directivos deben predominar las habilidades conceptuales por sobre las habilidades técnicas. A medida que se desciende en la pirámide organizacional predominan las habilidades técnicas sobre las conceptuales (15).

Entre estas habilidades están (13):

- Habilidad Conceptual. Es la capacidad de ver la imagen del conjunto, de reconocer los elementos importantes en una situación y comprender las relaciones entre ellos - Habilidad De Diseño. Es la capacidad para solucionar problemas en forma tal que la empresa se beneficie; sirve para ser eficiente, en particular, en los niveles organizacionales más altos. Los gerentes deben estar en posibilidad de ser algo más que ver el problema; necesitan tener además la habilidad de un buen ingeniero de diseño para encontrar una solución práctica para él

- Habilidad Humana Es la capacidad para trabajar con personas; es el esfuerzo cooperativo; es el trabajo en equipo o la creación de un ambiente en que las personas se sienten segura y libres para expresar sus opiniones.

- Habilidad Técnica. Es el conocimiento y pericia para realizar actividades que incluyen métodos, proceso y procedimiento. Por lo tanto, representa trabajar con determinadas herramientas y técnicas, por ejemplo los mecánicos trabajan con herramientas y sus supervisores deben tener la capacidad de enseñarle cómo usarla.

Roles. Un administrador debe conocer cómo se prepara un presupuesto de gastos o una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la planificación y el control de producción, entre otros, ya que estos conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo lo más importante y fundamental es saber cómo utilizarlos y en qué situaciones aplicarlos de manera adecuada (16).

El canadiense Henry "el mosquito" Mintzberg (1939-…), realizo un estudio sobre la realidad del trabajo de un manager con la teoría empresarial, y concluyó que "lejos de un trabajo ordenado, enfocado y lineal, el trabajo diario de los gerentes eficientes implicaba un manejo de las situaciones caóticas, imprevisibles y desordenadas, don- de no resulta sencillo distinguir lo trivial de lo esencial; en realidad, el trabajo de un gerente implica adoptar diferentes roles en diferentes situaciones, para aportar cierto grado de orden al caos que reina en las organizaciones humanas" (17).

Mintzberg llegó a conclusión de que los administradores desempeñan diez diferentes roles que están muy relacionados entre sí. El término roles administrativos se refiere a categorías específicas de comportamiento administrativo (13).

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Figura 13: Características de los roles del administrador

- Roles Interpersonales. Las funciones de un administrador deben de ser de natura leza ceremonial y simbólica, pues son líderes y ello incluye la contratación, capacita -ción, motivación, y disciplina de los empleados. Este rol es el contacto de fuentes ex ternas que proporcionan información al administrador, como individuos o grupos fue- ra de la unidad del administrador y pueden encontrarse dentro o fuera de la organiza ción (13).

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