Gestión de documentos

INTRODUCCIÓN La Gestión de Documentos potencia todas las áreas de la organización para utilizar más eficazmente la información basada en documentos, a la vez que permite una mejor localización y recuperación de los mismos. Cuando hablamos de gestión documental nos estamos refiriendo a la aplicación de la tecnología y también de los procedimientos que van a permitir la gestión y la unificación de la información que es generada por la organización 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 1


Beneficios de la gestión documental: Permite establecer un espacio que es compartido entre la empresa y el cliente. Incrementa considerablemente el valor informativo de la empresa. Evita que se dupliquen las tareas como también los tiempos que se tarda en la búsqueda de la información interna de la organización. También incrementa la calidad de servicio y la productividad dentro de la empresa. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 2


Gestión documental En la definición más simple y más auténtica del término, es un sistema utilizado para gestionar documentos, cualquiera sea el formato en que se encuentren sistematizados 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 3


Documento Según el concepto de Michael Buckland: Un contenedor de información, es decir, aquello que hace posible organizar, presentar y gestionar información relativa a un hecho, una persona o una temática determinada. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 4


Documento Según la NC-ISO 9000:2005, 3.7.2: Es información (datos que poseen significado) y su medio de soporte, ejemplo Registro (3.7.6), especificación (3.7.3), procedimiento documentado, plano, informe, norma. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 5


Documento NOTA 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. NOTA 2: Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación". NOTA 3: Algunos requisitos (3.1.2) (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable). 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 6


Antecedentes Herramientas manuales básicas: Libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 7


Antecedentes En los años 60 del siglo XX Se crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Bases de datos, procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y archiveros 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 8


Sistemas de Gestión Empresarial SubDocumentación 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 9


Sistemas de Gestión Empresarial Sistema de gestión de la calidad, conforme a lo establecido en la norma NC ISO 9001: 2008. Sistema de gestión para la competencia de los laboratorios de calibración, conforme a lo establecido en la norma NC ISO IEC 17025: 2005. Sistema de gestión para la competencia de los órganos de inspección, conforme a lo establecido en la norma NC ISO IEC 17020: 1999 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, conforme a lo establecido en la norma NC 18001: 2005. Sistema de gestión integrado para la competencia del capital Humano, conforme a lo establecido en la norma NC 3001: 2005 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 10


Sistemas de Gestión Empresarial Sistema de gestión ambiental, conforme a lo establecido en la norma NC ISO 14001: 2004. Sistema control interno conforme a lo establecido en la resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios. Manual para la Dirección y Organización Técnica de la Producto (en el MINBAS). Perfeccionamiento Empresarial conforme a lo establecido en Decreto-Ley 252 del Consejo de Estado Sobre la continuidad y fortalecimiento del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Cubano. Decreto-Ley 281 del Consejo de Ministro Reglamento para la implantación y consolidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Estatal Sistema de gestión energético, conforme a lo establecido en la norma NC ISO 50001: 2011 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 11


Normativa 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 12


Reglas para la Elaboración Primera regla: Realismo Segunda regla: Evitar el exceso de detalle Tercera regla: Usar gráficos y diagramas de flujo Cuarta regla: Usar referencias a otros documentos Quinta regla: Utilizar modelos cuando sea apropiado Sexta regla: Aprovechar la documentación ya existente 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 13


NC ISO 9001: 2008 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 14 4 FORMULARIOS Y REGISTROS FORMULARIOS EN BLANCO FORMULARIOS CON INFORMACIÓN (REGISTROS) POLÍTICA DE CALIDAD IMPLEMENTACIÓN DE LAS POLÍTICAS (FUNCIONES OPERATIVAS) APLICACIÓN DE LAS FUNCIONES OPERATIVAS TRIANGULO DE DOCUMENTACIÓN EN UN SISTEMA DE CALIDAD BASADO EN NORMAS ISO 9000 DOCUMENTACIÓN REVISABLE 1 MANUAL 2 PROCEDIMIENTOS 3 INSTRUCCIONES DE TRABAJO


NC ISO 9001: 2008 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 15 4.2.1 Generalidades “ EXTENSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN “ Tamaño de la organización Tipo de actividades Complejidad de los procesos Interacción de los procesos Competencia del personal


Errores Frecuentes Subestimar la importancia del compromiso de la alta dirección El manual interminable Asignar equivocadamente la responsabilidad del proyecto Permitir que la participación degenere en el caos Copiar impunemente lo que han hecho otras empresas 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 16


Errores Frecuentes La verborrea inútil Sucumbir ante la "calidad - ficción" Exagerar el volumen de la documentación Los circuitos de aprobación y distribución Dejar toda la tarea en manos de un asesor 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 17


Etapas de la Gestión Documental SubDocumentación 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 18


Etapas identificadas 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 19


1. Determinación de las necesidades de documentación Objetivo: Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organización para garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas. Tareas: 1. Estudiar las Normas que rigen los Sistemas de Gestión aplicados en la organización. 2. Estudiar regulaciones específicas del sector. 3. Determinar los tipos de documentos que deben existir 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 20


Tipos de documentos Así tenemos que usualmente las organizaciones tendrán que contar con: Carpeta Legal Manuales de Procedimientos Procedimientos generales y específicos Plan de Prevención Expediente de Acciones de Control Registros Además podrán existir otros documentos como: Planes de inspección y ensayo. Expedientes maestros de los productos Informes Planos Dibujos, esquemas Etiquetas Certificados Prospectos Reglamentos Facturas Tarjetas de almacenamiento Modelos Instrucciones 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 21


2. Diagnóstico de la situación de la documentación Objetivo: Conocer la situación de la documentación en la organización comparando lo que existe con las necesidades determinadas en la etapa anterior Tareas: 1. Elaborar la guía para el diagnóstico 2. Ejecutar el diagnóstico 3. Elaborar y presentar el informe de diagnóstico 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 22


3. Diseño del sistema documental Objetivo: Establecer todos los elementos generales necesarios para la elaboración del Sistema Documental. Tareas: 1. Definir la jerarquía de la documentación. 2. Definir autoridad y responsabilidad para la elaboración de la documentación a cada nivel. 3. Definir estructura y formato del Manual. 4. Determinar los procesos de la documentación. 5. Establecer el flujo de la documentación. 6. Confeccionar el Plan de elaboración de doc. 7. Planificar la capacitación del personal implicado 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 23


Determinar los procesos de la documentación 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 24 Gestión de la documentación técnica Utilización de la documentación


Planificación de la elaboración Entradas: información sobre la necesidad de documentación y la posibilidad real de satisfacer esta necesidad. Salidas: Plan de elaboración de documentos Procesos unitarios: 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 25 (Gp:) Determinación de las necesidades de documentación (Gp:) Asignación de responsabilidades y recursos (Gp:) Determinación de prioridades (Gp:) Elaboración y aprobación del Plan


Elaboración Entradas: Plan de elaboración de documentos Salidas: Proyecto de documento 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 26 (Gp:) Búsqueda de información actualizada (Gp:) Confección del draff del documento (Gp:) Revisión y corrección por el elaborador


Revisión Entradas: Proyecto de documento Salidas: Proyecto de documento corregido y listo para aprobar 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 27 (Gp:) Recepción del draff por la persona designada (Gp:) Revisión e información de los resultados al elaborador (Gp:) Acuerdo entre el elaborador y el que revisa (Gp:) Corrección del draff de documento


Aprobación Entradas: Proyecto de documento revisado Salidas: Documento aprobado 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 28 (Gp:) Revisión del draff por la persona designada (Gp:) Revisión final y comunicación de los resultados al elaborador


Identificación Entradas: Documento aprobado. Salidas: Documento identificado con un código. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 29 (Gp:) Recepción del documento (Gp:) Asignación del código (Gp:) Registro del código asignado


Reproducción Entradas: Documento aprobado e identificado. Salidas: Documento reproducido en el número de copias necesarias. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 30 (Gp:) Recepción del documento (Gp:) Determinación del número de copias necesarias (Gp:) Reproducción del documento (Gp:) Colocación de las firmas y cuños pertinentes Registro de reproducción


Distribución Entradas: Documento a distribuir. Salidas: Documento distribuido en las áreas. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 31 (Gp:) Recepción del documento (Gp:) Entrega del documento a las personas autorizadas (Gp:) Registro de entrega


Archivo Entradas: Documento a archivar. Salidas: Documento archivado. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 32 (Gp:) Recepción del documento (Gp:) Colocación en el archivo (Gp:) Actualización del índice de archivo


Comprobación Entradas: Documento vigente. Salidas: Documento comprobado. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 33 (Gp:) Revisión del documento vigente (Gp:) Comprobación de la adecuación del documento (Gp:) Decisión sobre modificar, derogar o mantener vigente


Modificación Entradas: Documento vigente. Salidas: Documento modificado. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 34 (Gp:) Recepción de la solicitud de modificación (Gp:) Aprobación de la solicitud por personal competente (Gp:) Ejecución de la modificación


Derogación Entradas: Documento obsoleto. Salidas: Documento derogado y/o destruido. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 35 (Gp:) Recepción del documento obsoleto (Gp:) Archivo de una copia en archivo histórico (Gp:) Destrucción del documento derogado (Gp:) Actualización del registro de Control de Documentos


Consulta Entradas: Solicitud de consulta. Salidas: Documento devuelto al archivo. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 36 (Gp:) Solicitud de consulta (Gp:) Aprobación de la solicitud (Gp:) Recuperación del documento (Gp:) Consulta (Gp:) Devolución


Liberación (para los registros) Entradas: Registros llenos. Salidas: Registros revisados. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 37 (Gp:) Recepción del registro lleno (Gp:) Comprobación de los datos y revisión (Gp:) Solución de los problemas detectados (Gp:) Emisión de notificación de liberación


4. Elaboración de la documentación. Objetivo: Elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel. Tareas: 1. Capacitar al personal implicado. 2. Elaborar los procedimientos generales. 3. Elaborar Manuales 4. Elaborar otros documento según Plan. 5. Revisar y aprobar todos los documentos 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 38


Implantación del Sistema Documental Objetivo: Poner en práctica lo establecido en los documentos elaborados. Tareas: Definir el cronograma de implantación. Distribuir la documentación a todos los implicados Determinar las necesidades de capacitación y actualizar el plan de capacitación Poner en práctica lo establecido en los documentos. Recopilar evidencia documentada de lo anterior 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 39


Mantenimiento y mejora Objetivo: Mantener la adecuación del sistema a las necesidades de la organización a través de la mejora continua. Tareas: Realizar auditorías internas para identificar oportunidades de mejora. Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no conformidades en la documentación. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 40


Estructura de los Procedimientos Generales según NC ISO 10013 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 41