Manual de las 5`s en las Industrias (página 2)

Partes: 1, 2

Ejemplo de Tarjeta
Amarilla

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¿Qué es
SEIKETSU?

SEIKETSU – ESTANDARIZAR

PRESERVAR ALTOS NIVELES DE
ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIMPIEZA

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Seiketsu es la metodología que nos permite
mantener los logros alcanzados con la aplicación de las
tres primeras "S". Si no existe un proceso para conservar los
logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a
tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada
con nuestras acciones.

Un operario de una empresa de productos de consumo que
ha practicado TPM por varios años manifiesta:

Seiketsu implica elaborar estándares de
limpieza y de inspección para realizar acciones de
autocontrol permanente. "Nosotros" debemos preparar
estándares para nosotros". Cuando los estándares
son impuestos, estos no se cumplen satisfactoriamente, en
comparación con aquellos que desarrollamos gracias a un
proceso de formación previo.

Desde décadas conocemos el principio escrito
en numerosas compañía y que se debe cumplir cuando
se finaliza un turno de trabajo: "Dejaremos el sitio de trabajo
limpio como lo encontramos". Este tipo frases sin un correcto
entrenamiento en estandarización y sin el espacio para que
podamos realizar estos estándares, difícilmente nos
podremos comprometer en su cumplimiento.

Seiketsu o estandarización pretende…

? Mantener el estado de limpieza alcanzado con
las tres primeras S
? Enseñar al operario a realizar normas
con el apoyo de la dirección y un adecuado
entrenamiento.
? Las normas deben contener los elementos
necesarios para realizar el trabajo de limpieza, tiempo
empleado, medidas de seguridad a tener en cuenta y
procedimiento a seguir en caso de identificar algo
anormal.
? En lo posible se deben emplear
fotografías de como se debe mantener el equipo y las
zonas de cuidado.
? El empleo de los estándares se debe
auditar para verificar su cumplimiento.
? Las normas de limpieza, lubricación y
aprietes son la base del mantenimiento autónomo (Jishu
Hozen).

BENEFICIOS DEL SEIKETSU

? Se guarda el conocimiento producido durante
años de trabajo.
? Se mejora el bienestar del personal al crear
un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo
en forma permanente.
? Los operarios aprender a conocer en
profundidad el equipo.
? Se evitan errores en la limpieza que puedan
conducir a accidentes o riesgos laborales
innecesarios.
? La dirección se compromete más
en el mantenimiento de las áreas de trabajo al
intervenir en la aprobación y promoción de los
estándares
? Se prepara el personal para asumir mayores
responsabilidades en la gestión del puesto de
trabajo.
? Los tiempos de intervención se mejoran
y se incrementa la productividad de la planta.

COMO IMPLANTAR LA LIMPIEZA
ESTANDARIZADA

Seiketsu es la etapa de conservar lo que se ha logrado
aplicando estándares a la práctica de las tres
primeras "S". Esta cuarta S está fuertemente relacionada
con la creación de los hábitos para conservar el
lugar de trabajo en perfectas condiciones.

Para implantar Seiketsu se requieren los siguientes
pasos:

Paso 1. Asignar trabajos y responsabilidades
.

Para mantener las condiciones de las tres primeras `s,
cada operario debe conocer exactamente cuáles son sus
responsabilidades sobre lo que tiene que hacer y cuándo,
dónde y cómo hacerlo. Si no se asignan a las
personas tareas claras relacionadas con sus lugares de trabajo,
Seiri, Seiton y Seiso tendrán poco significado.

Deben darse instrucciones sobre las tres `s a cada
persona sobre sus responsabilidades y acciones a cumplir en
relación con los trabajos de limpieza y mantenimiento
autónomo. Los estándares pueden ser preparados por
los operarios, pero esto requiere una formación y
práctica kaizen para que progresivamente se vayan
mejorando los tiempos de limpieza y métodos.

Las ayudas que se emplean para la asignación de
responsabilidades son:

? Diagrama de distribución del trabajo
de limpieza preparado en Seiso.
? Manual de limpieza
? Tablón de gestión visual donde
se registra el avance de cada S implantada.
? Programa de trabajo Kaizen para eliminar las
áreas de difícil acceso, fuentes de
contaminación y mejora de métodos de
limpieza.

PASO 2. Integrar las acciones Seiri, Seiton y Seiso en
los trabajos de rutina.

El estandar de limpieza de mantenimiento autónomo
facilita el seguimiento de las acciones de limpieza,
lubricación y control de los elementos de ajuste y
fijación. Estos estándares ofrecen toda la
información necesaria para realizar el trabajo. El
mantenimiento de las condiciones debe ser una parte natural de
los trabajos regulares de cada día.

En caso de ser necesaria mayor información, se
puede hacer referencia al manual de limpieza preparado para
implantar Seiso. Los sistemas de control visual pueden ayudar a
realizar "vínculos" con los estándares, veamos su
funcionamiento. Si un trabajador debe limpiar un sitio complicado
en una máquina, se puede marcar sobre el equipo con un
adhesivo la existencia de una norma a seguir. Esta norma se
ubicará en el tablón de gestión visual para
que esté cerca del operario en caso de necesidad. Se debe
evitar guardar estas normas en manuales y en armarios en la
oficina. Esta clase de normas y lecciones de un punto deben estar
ubicadas en el tablón de gestión y este muy cerca
del equipo.

¿Qué es
SHITSUKE?

SHITSUKE – DISCIPLINA

CREAR HÁBITOS BASADOS EN LAS 4'S
ANTERIORES

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Shitsuke o Disciplina significa convertir en
hábito el empleo y utilización de los
métodos establecidos y estandarizados para la limpieza en
el lugar de trabajo. Podremos obtener los beneficios alcanzados
con las primeras "S" por largo tiempo si se logra crear un
ambiente de respeto a las normas y estándares
establecidos.

Las cuatro "S" anteriores se pueden implantar sin
dificultad si en los lugares de trabajo se mantiene la
Disciplina. Su aplicación nos garantiza que la seguridad
será permanente, la productividad se mejore
progresivamente y la calidad de los productos sea
excelente.

Shitsuke implica un desarrollo de la cultura del
autocontrol dentro de la empresa. Si la dirección de la
empresa estimula que cada uno de los integrantes aplique el Ciclo
Deming en cada una de las actividades diarias, es muy seguro que
la práctica del Shitsuke no tendría ninguna
dificultad. Es el Shitsuke el puente entre las 5S y el concepto
Kaizen o de mejora continua. Los hábitos desarrollados con
la práctica del ciclo PHVA se constituyen en un buen
modelo para lograr que la disciplina sea un valor fundamental en
la forma de realizar un trabajo.

Shitsuke implica:

? El respeto de las normas y estándares
establecidas para conservar el sitio de trabajo
impecable.
? Realizar un control personal y el respeto por
las normas que regulan el funcionamiento de una
organización.
? Promover el hábito de autocontrolar o
reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas
establecidas.
? Comprender la importancia del respeto por los
demás y por las normas en las que el trabajador
seguramente ha participado directa o indirectamente en su
elaboración.
? Mejorar el respeto de su propio ser y de los
demás.

BENEFICOS DE APLICAR SHITSUKE

? Se crea una cultura de sensibilidad, respeto
y cuidado de los recursos de la empresa.
? La disciplina es una forma de cambiar
hábitos.
? Se siguen los estándares establecidos
y existe una mayor sensibilización y respeto entre
personas.
? La moral en el trabajo se
incrementa.
? El cliente se sentirá más
satisfecho ya que los niveles de calidad serán
superiores debido a que se han respetado íntegramente
los procedimientos y normas establecidas.
? El sitio de trabajo será un lugar
donde realmente sea atractivo llegara cada
día.

PROPOSITO

La práctica del Shitsuke pretende logra el
hábito de respetar y utilizar correctamente los
procedimientos, estándares y controles previamente
desarrollados.

Un trabajador se disciplina así mismo para
mantener "vivas" las 5´S, ya que los beneficios y ventajas
son significativas. Una empresa y sus directivos estimulan su
práctica, ya que trae mejoras importantes en la
productividad de los sistemas operativos y en la
gestión.

En lo que se refiere a la implantación de las 5S,
la disciplina es importante porque sin ella, la
implantación de las cuatro primeras 5´s se deteriora
rápidamente. Si los beneficios de la implantación
de las primeras cuatro 5´s se han mostrado, debe ser algo
natural asumir la implantación de la quinta o
Shitsuke.

COMO IMPLANTAR SHITSUKE

La disciplina no es visible y no puede medirse a
diferencia de la clasificación, Orden, limpieza y
estandarización. Existe en la mente y en la voluntad de
las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin
embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la
práctica de la disciplina.

Visión compartida.

La teoría del aprendizaje en las organizaciones
(Peter Senge) sugiere que para el desarrollo de una
organización es fundamental que exista una convergencia
entre la visión de una organización y la de sus
empleados. Por lo tanto, es necesario que la dirección de
la empresa considero la necesidad de liderar esta convergencia
hacia el logro de mentas comunes de prosperidad de las personas,
clientes y organización. Sin esta identidad en objetivos
será imposible de lograr crear el espacio de entrega y
respeto a los estándares y buenas prácticas de
trabajo.

Formación.

Las 5S no se trata de ordenar en un documento por
mandato "Implante las 5S"Tiempo. Es necesario educar e introducir
mediante el entrenamiento de "aprender haciendo" cada una de las
S´s. No se trata de construir "carteles" con frases,
eslóganes y caricaturas divertidas como medio para
sensibilizar al trabajador. Estas técnicas de marketing
interno servirán puntualmente pero se agotan
rápidamente. En alguna empresa fue

necesario eliminar a través de acciones Seiri,
los "carteles y anuncios" ya que eran innecesario y habían
perdido su propósito debido a la costumbre.

El Dr. Kaoru Ishikawa manifestaba que estos procesos de
creación de cultura y hábitos buenos en el trabajo
se logran preferiblemente con el ejemplo. No se le puede pedir a
un mecánico de mantenimiento que tenga ordenada su caja de
herramienta, si el jefe tiene descuidada su mesa de trabajo,
desordenada y con muestras de tornillos, juntas, piezas y
recambios que está pendiente de comprar.

Tiempo para aplicar las 5S.

El trabajador requiere de tiene para practicar las 5S.
Es frecuente que no se le asigne el tiempo por las presiones de
producción y se dejen de realizar las acciones. Este tipo
de comportamientos hacen perder credibilidad y los trabajadores
crean que no es un programa serio y que falta el compromiso de la
dirección. Es necesita tener el apoyo de la
dirección para sus esfuerzos en lo que se refiere a
recursos, tiempo, apoyo y reconocimiento de logros.

El papel de la Dirección

Para crear las condiciones que promueven o favorecen la
Implantación del Shitsuke la dirección tiene las
siguientes responsabilidades:

? Educar al personal sobre los principios y
técnicas de las 5S y mantenimiento
autónomo.
? Crear un equipo promotor o líder para
la implantación en toda la planta.
? Asignar el tiempo para la práctica de
las 5S y mantenimiento autónomo.
? Suministrar los recursos para la
implantación de las 5S.
? Motivar y participar directamente en la
promoción de sus actividades.
? Evaluar el progreso y evolución de la
implantación en cada área de la
empresa.
? Participar en las auditorías de
progresos semestrales o anuales.
? Aplicar las 5S en su trabajo.
? Enseñar con el ejemplo para evitar el
cinismo.
? Demostrar su compromiso y el de la empresa
para la implantación de las 5S.

El papel de trabajadores

? Continuar aprendiendo más sobre la
implantación de las 5S.
? Asumir con entusiasmo la implantación
de las 5S.
? Colaborar en su difusión del
conocimiento empleando las lecciones de un punto.
? Diseñar y respetar los
estándares de conservación del lugar de
trabajo.
? Realizar las auditorías de rutina
establecidas.
? Pedir al jefe del área el apoyo o
recursos que se necesitan para implantar las 5S.
? Participar en la formulación de planes
de mejora continua para eliminar problemas y defectos del
equipo y áreas de trabajo.
? Participar activamente en la promoción
de las 5S.

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EVALUACIÓN DEL
GENBA

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Beneficio de las
5´S

La implementación de una estrategia de 5'S es
importante en diferentes áreas, por ejemplo, permite
eliminar despilfarros y por otro lado permite mejorar las
condiciones de seguridad industrial, beneficiando así a la
empresa y sus empleados. Algunos de los beneficios que genera la
estrategias de las 5'S son:

Mayores niveles de seguridad que redundan en una mayor
motivación de los empleados

Reducción en las pérdidas y mermas por
producciones con defectos

Mayor calidad

Tiempos de respuesta más cortos

Aumenta la vida útil de los equipos

Genera cultura organizacional

Acerca a la compañía a la
implantación de modelos de calidad total y aseguramiento
de la calidad

Una empresa que aplique las 5'S:

*Produce con menos defectos,

*Cumple mejor los plazos,

*Es más segura,

*Es más productiva,

*Realiza mejor las labores de mantenimiento,

*Es más motivante para el trabajador,

*Aumenta sus niveles de crecimiento….

Las 5'S son un buen comienzo hacia la calidad total y no
le hacen mal a nadie, está en cada uno aplicarlas y
empezar a ver sus beneficios.

Paradigmas que
imposibilitan la implantación de las 5S

En una empresa han existido y existirán
paradigmas que imposibilitan el pleno desarrollo de las 5S. La
estrategia de las 5S requiere de un compromiso de la
dirección para promover sus actividades, ejemplo por parte
de los supervisores y apoyo permanente de los jefes de los sitios
de trabajo. El apoyo de la dirección con su mirada atenta
permanente de la actuación de sus colaboradores, el
estímulo y reconocimiento es fundamental para perpetuar el
proceso de mejora. La importancia que los encargados y
supervisores le den a las acciones que deben realizar los
operarios será clave para crear una cultura de orden,
disciplina y progreso personal.

Sin embargo, existen paradigmas habituales para que las
5S no se desarrollen con éxito en las empresas
son:

PARADIGMAS DE LA DIRECCIÓN

Estas son algunas de las apreciaciones de directivos
ante el programa 5S:

PARADIGMA 1.

Es necesario mantener los equipos sin parar.

La dirección ante las presiones de entregar
oportunamente y en cantidades suficientes los productos que se
fabrican, no acepta fácilmente que en un puesto de trabajo
es más productivo cuando se mantiene impecable, seguro, en
orden y limpio. Se considera que la limpieza es una labor que
consume tiempo productivo, pero no se aprecia los beneficios de
esta de ayudar a eliminar las causas de averías como el
polvo, lubricación en exceso y fuentes de
contaminación.

PARADIGMA 2.

Los trabajadores no cuidan el sitio.

Para que perder tiempo la dirección considera que
el aseo y limpieza es un problema exclusivo de los niveles
operativos. Si los colaboradores no poseen los recursos o no se
establecen metas para mejorar los métodos, será
difícil que el operario tome la iniciativa. Es seguro que
los trabajadores apreciarán los beneficios, ya que son
ellos los que se ven afectados directamente por la falta de las
5S.

PARADIGMA 3.

Hay numeroso pedidos urgentes para perder tiempo
limpiando

Es frecuente que el orden y la limpieza se dejen de lado
cuando hay que realizar un trabajo urgente. Es verdad que las
prioridades de producción a veces presionan tanto que es
necesario que otras actividades esperen, sin embargo, las
actividades de las 5S se deben ver como una inversión para
lograr todos los pedidos del futuro y no solamente los puntuales
requeridos para el momento.

PARADIGMA 4.

Creo que el orden es el adecuado no tardemos tanto
tiempo…

Algunas personas consideran sólo los aspectos
visibles y de estética de los equipos son suficientes. Las
5's deben servir para lograr identificar problemas profundos en
el equipo, ya que es el contacto del operario con la
máquina la que permite identificar averías o
problemas que se pueden transformar en graves fallos para el
equipo. La limpieza se debe considerar como una primera etapa en
la inspección de mantenimiento preventivo en la
planta.

PARADIGMA 5.

¡Contrate un trabajador inexperto para que realice
la limpieza…sale más barato¡

El trabajador que no sabe operar un equipo y que es
contratado únicamente para realizar la limpieza, impide
que el conocimiento sobre el estado del equipo sea aprovechado
por la compañía y se pierda. El contacto cotidiano
con la maquinaria ayuda a prevenir problemas, mejorar la
información hacia los técnicos expertos de
mantenimiento pesado y aumenta el conocimiento del operario sobre
el comportamiento de los procesos.

PARADIGMA DE LOS OPERARIOS

La aplicación de las 5S tiene sus barreras en
ciertos pensamientos de los operarios:

PARADIGMA 1.

Me pagan para trabajar no para limpiar.

A veces, el personal acepta la suciedad como
condición inevitable de su estación de trabajo. El
trabajador no se da cuenta del efecto negativo que un puesto de
trabajo sucio tiene sobre su propia seguridad, la calidad de su
trabajo y la productividad de la empresa.

PARADIGMA 2.

¿Llevo 10 años… porqué debo
limpiar?

El trabajador considera que es veterano y no debe
limpiar, que esta es una tarea para personas con menor
experiencia. Por el contrario, la experiencia le debe ayudar a
comprender mejor sobre el efecto negativo de la suciedad y
contaminación si control en el puesto de trabajo. Los
trabajadores de producción asumen a veces que su trabajo
es hacer cosas, no organizarlas y limpiarlas. Sin embargo, es una
actitud que tiene que cambiar cuando los trabajadores empiezan a
comprender la importancia del orden y la limpieza para mejorar la
calidad, productividad y seguridad.

PARADIGMA 3.

Necesitamos mas espacio para guardar todo lo que
tenemos.

Esto sucede cuando al explicar las 5 `s a los
trabajadores, su primera reacción ante la necesidad de
mejorar el orden es la pedir más espacio para guardar los
elementos que tienen. El frecuente comentario es "…….jefe
necesitamos un nuevo armario para guardar todo
esto…."

Es posible que al realizar la clasificación y el
ordenamiento de los elementos considerados, sobre espacio en los
actuales armarios y la mayoría de los elementos sean
innecesarios.

PARADIGMA 4.

No veo la necesidad de aplicar las 5's

Puede ser muy difícil implantar las 5's en
empresas que son muy eficientes o muy limpias como en el caso de
las fábricas de productos personales o farmacia. Sin
embargo, no todo tiene que ver con la eliminación de polvo
o contaminación. Las 5's ayudan a mejorar el control
visual de los equipos, modificar guardas que no dejan ver los
mecanismos internos por guardas plásticas de seguridad que
permitan la observación del funcionamiento de los equipos;
o la aplicación de las 5's en el cuidado de nuestras mesas
de trabajo y escritorios…

DE LA 6ª A LA 9ª
"S"

RELACIONADAS CON LA MEJORA DE USTED
MISMO

6. SHIKARI – CONSTANCIA

Es la capacidad de una persona para mantenerse
firmemente en una línea de acción. La voluntad de
lograr una meta. Existe una palabra japonesa konyo que
en castellano traduce algo similar a la entereza o el estado de
espíritu necesario para continuar en una dirección
hasta lograr las metas.

La constancia en una actividad, mente positiva para el
desarrollo de hábitos y lucha por alcanzar un objetivo.
Todo esto es Shikari.

7. SHITSUKOKU – COMPROMISO

Es cumplir con lo pactado. Los procesos de
conversación generan compromiso. Cuando se empeña
la palabra se hace todo el esfuerzo por cumplir. Es una
ética que se desarrolla en los lugares de trabajo a partir
de una alta moral personal.

Algunas personas logran ser disciplinadas y constantes
(5ª S y 6ª S). Sin embargo, es posible que las personas
no estén totalmente comprometidas con la tarea.

Shitsukoku significa perseverancia pala el logro de
algo, pero esa perseverancia nace del convencimiento y
entendimiento de que el fin buscado es necesario, útil y
urgente para la persona y para toda la sociedad.

RELACIONADAS CON LA ORGANIZACION Y
EMPRESA

8. SEISHOO – COORDINACION

Esta S tiene que ver con la capacidad de realizar un
trabajo con método y teniendo en cuenta a las demás
personas que integran el equipo de trabajo. Busca aglutinar los
esfuerzos para el logro de un objetivo establecido. Se trata de
lograr que los músicos de una orquesta logren la mejor
interpretación para el público, donde los
instrumentos principales y secundarios actúan bajo una
sincronización perfecta de acuerdo a un orden establecido
en la partitura.

Esto mismo debe ser el trabajo en una empresa. Los
equipos deben tener métodos de trabajo, de
coordinación y un plan para que no queda en lo posible
nada a la suerte o sorpresa. Los resultados finales serán
los mejores para cada actor en el trabajo y para la
empresa.

9. SEIDO – SINCRONIZACION

Para mantener el ritmo de la interpretación
musical, debe existir una partitura. En el trabajo debe existir
un plan de trabajo, normas específicas que indiquen lo que
cada persona debe realizar. Los procedimientos y
estándares ayudarán a armonizar el trabajo. Seido
implica normalizar el trabajo.

NECESIDAD DE IMPLANTAR
"9S"

NECESIDAD DE "9S"

El modelo integral de gestión en el puesto de
trabajo utilizado en empresas japonesas considera la
aplicación de 9S. Estas están clasificadas de
acuerdo a tres propósitos concretos.

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El modelo original japonés considera la necesidad
aplicar cuatro "S" adicionales utilizadas para estimular al
individuo con el propósito de que mantenga los buenos
hábitos y la aplicación práctica de las 5S
sean una realidad en el lugar de trabajo.

El konyo o entereza debe ser un valor que debe
inspirar a un trabajador para lograr lo mejor de sí para
su propio beneficio y para la sociedad donde trabaja.

Creemos que Shikari y Shitsokoku son principios
fundamentales para reforzar los buenos hábitos personales
que un individuo debe practicar en el lugar de
trabajo.

Seishoo y Seido son hábitos que están
relacionados con la buena integración de los equipos,
camaradería, compañerismo y realizar un trabajo
disciplinado.

Estas 4`s complementarias desafortunadamente no se
aplica en las empresas y esto conduce al fracaso o deficiente
implantación de las 5`s iniciales muy relacionadas con los
recursos tangibles. Las 5`s finales están relacionadas con
aspectos del espíritu del individuo, cualquiera que sea la
interpretación de espiritualidad que tenga la
persona.

Conclusión

El principio de las 5's puede ser utilizado para romper
con los viejos procedimientos existentes e implantar una cultura
nueva a efectos de incluir el mantenimiento del orden, la
limpieza e higiene y la seguridad como un factor esencial dentro
del proceso productivo, de calidad y de los objetivos generales
de la organización.

Es por esto que es de suma importancia la
aplicación de la estrategia de las 5 S´s, no se
trata de una moda sino de un nuevo modelo de dirección o
un proceso de implantación que mejora nuestra
organización.