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Introducción a Microsoft Word

Enviado por Odisea_Iliada



1. Novedades del Word XP

1.1. Etiquetas Inteligentes

Las etiquetas inteligentes aparecen según se necesiten para proporcionar opciones para completar una tarea rápidamente. Existen etiquetas inteligentes de opciones de Pegado y de opciones de Autocorrección.

Solamente colocando el ratón encima del icono de pegado o autocorrección nos aparecerá una flecha, que pinchándola nos desplegará un submenú con las distintas posibilidades de pegado o autocorrección.

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1.2. Paneles de tareas

Posibilidad de acceder a tareas importantes desde un único sitio con los paneles de tareas. Realizar búsquedas, abrir documentos, visualizar el Portapapeles, formatear documentos y presentaciones, descargar plantillas de la Web, y más.

El panel aparecerá a la derecha de la pantalla sin ocultar ninguna opción ni barra de herramientas. Todas las tareas posibles están vinculadas para un acceso más rápido (texto en color azul).

En el panel de tareas se podrán observar también una amplia lista de plantillas, tareas realizadas anteriormente, portapapeles…

El panel no siempre aparecerá, depende de la herramienta a utilizar.

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1.3. Etiquetas inteligentes

Opciones de Pegado Permite cambiar el formato de los datos

copiados antes de pegarlos en el documento nuevo con las etiquetas inteligentes de las Opciones de Pegado. Existe la posibilidad de aplicar características específicas a los datos, basándose en el contenido.

Solamente colocando el ratón encima del icono de pegado nos aparecerá una flecha, que pinchándola nos desplegará un submenú con las distintas posibilidades de pegado.

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1.4. Etiquetas inteligentes Opciones de Autocorrección

Permite controlar funciones automáticas que tengan lugar en aplicaciones de Office. Existe la posibilidad de deshacer o inhabilitar correcciones automáticas, y de acceder al cuadro de diálogo de Opciones de Autocorrección sin ir al menú de Herramientas.

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Solamente colocando el ratón encima del icono de autocorrección nos aparecerá una flecha, que pinchándola nos desplegará un submenú con las distintas posibilidades de autocorrección.

1.5. Compatibilidad de formato de archivo

La compatibilidad entre Office XP, Office 2000, y Office 97 (a excepción de Access 97) permite a los usuarios de las tres versiones compartir documentos de forma transparente. La versión 2002 de Access emplea el formato de archivo de Access 2000 por defecto.

1.6. Archivo nuevo (Panel de tareas)

Ahora es posible crear un documento nuevo desde otro, crear documentos desde plantillas almacenadas en la red, y ver una lista de plantillas y documentos empleados recientemente. Todo ello al mismo tiempo.

1.7. Galería de plantillas de Office(Panel de tareas)

El nuevo panel de tareas de Documento Nuevo permite acceder directamente a los cientos de plantillas profesionales disponibles en Internet en la Galería de Plantillas de Office.

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1.8. Recuperación de documentos

En caso de error en el programa, Microsoft Power Point ®, Word, Excel, y Access permiten guardar el archivo en el que se está trabajando al ocurrir el error.

Este método también permite abandonar de forma segura un programa que no responde, e iniciar la recuperación de un documento mientras que se cierra la aplicación.

El panel de recuperación de documentos aparecerá a la izquierda de la pantalla sin ocultar nada.

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1.9. Auto Recuperación

La recuperación automática, incluida en Word, Excel, PowerPoint, y Publisher, permite determinar cada cuánto tiempo se guarda el archivo. Si tiene lugar un error, descarte el archivo recuperado, guárdelo en lugar del original. Se accede desde el cuadro de diálogo Herramientas, Opciones.

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1.10. Reparar y extraer

Esta sofisticada característica de recuperación aparece automáticamente en Word y Excel cuando tiene lugar un error o un documento no se carga adecuadamente. También es accesible desde el cuadro de diálogo de Abrir Archivo.

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1.11. Opción Multi-Selección

Con la opción Multi-Selección de Microsoft Word XP puedes ahorrar tiempo en darle formato a tu documento.

• Selecciona una parte del texto en tu documento.

• Mantén presionada la tecla CTRL y selecciona otra parte del documento.

• Aplica un formato a ambas secciones al mismo tiempo.

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2. Primer contacto con el Word

Cuando se inicia el procesador de textos, Microsoft Word, aparece la pantalla de trabajo, en la cual hay gran cantidad de elementos comunes a cualquier otro programa (cuadro de cierre, barra de título, botones maximizar/minimizar, barras de desplazamiento...) y otros nuevos.

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2.1. Barra de menús

Los comandos de la barra de menús se refieren a las funciones del procesador de textos.

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Archivo: contiene aquellos comandos relacionados con la gestión de archivos, así como las opciones para preparar la página antes de imprimir y las opciones de impresión.

Edición: contiene los comandos relativos a la edición de texto; aquellos que permiten copiar o mover información, así como comandos de búsqueda y sustitución de palabras.

Ver: contiene los comandos de visualización del documento; los modos de trabajo, las barras de herramientas y los encabezados y pies de página.

Insertar: contiene los comandos que permiten insertar todo tipo de elementos en un documento, desde la fecha hasta una imagen o cualquier otro objeto.

Formato: con él se accede a todos aquellos comandos que facilitan la mejora de la presentación de la información; los cambios de formato de carácter, párrafo, o la creación de columnas o estilos.

Herramientas: facilita el corrector ortográfico y los sinónimos, así como los comandos de combinar correspondencia para envíos masivos de información.

Tabla: contiene todos los comandos para la creación y manejo de tablas.

Ventana: muestra los comandos para gestionar el manejo de varias ventanas de documentos simultáneamente.

? Da acceso al menú de ayuda que permite consultar de modos distintos cualquier duda que pueda surgir.

2.2. Barras de herramientas

Las barras de herramientas son un sistema cómodo y rápido para ejecutar directamente cualquier comando de los menús. Cuando se entra al procesador de textos aparecen visibles una serie de barras de herramientas, aunque se pueden visualizar otras, quitar las que no interesen, o incluso crear nuevas barras de herramientas.

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2.2.1. Mostrar y ocultar barras de herramientas

En el menú Ver|Barra de herramientas aparece una lista de todas las barras de herramientas disponibles, las activas tienen una 9 a la izquierda. Señalando con el ratón se pueden activar o desactivar las que interesen. Normalmente estarán activadas únicamente las barras de herramientas de Estándar y Formato.

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2.3. Regla

En el modo de Presentación de Word aparece una regla horizontal. Si no está visible se puede activar con el menú Regla| Ver.

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La regla muestra una escala horizontal que refleja el ancho de la caja de escritura. Mediante la regla es posible cambiar las sangrías y tabuladores desde el propio documento sin necesidad de entrar en los menús.

Las sangrías se pueden modificar con los triángulos de la regla. Hay tres: dos a la izquierda y uno a la derecha.

Los dos triángulos de la izquierda marcan la sangría de la primera línea y la sangría francesa. El triángulo de la derecha marca la sangría de la derecha.

Para modificar la sangría izquierda, se debe pulsar el botón cuadrado que hay en la zona izquierda de la regla:

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Al pinchar sobre el cuadrado se moverán los dos triángulos también.

La sangría en primera línea: el triángulo que se debe desplazar es el superior. La primera línea empezará en el punto que se marque con el triángulo superior, el resto de las líneas empezarán donde esté situado el triángulo inferior izquierdo.

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La sangría francesa: para dar a un párrafo una sangría francesa se modifica el triángulo inferior izquierdo de la regla.

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La primera línea del párrafo empezará donde marca el triángulo superior izquierdo, el resto de las líneas donde marca el triángulo inferior izquierdo.

2.4. Barra de estado

La Barra de estado está situada en la parte inferior de la pantalla, y muestra constantemente una serie de información muy útil: la página en la que está situado el cursor, la sección y el número de páginas del documento activo; la posición del cursor con respecto a la altura, la línea y la columna de la página, etc.

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2.5. Los caracteres invisibles

Como se puede ver en las ilustraciones de muestra, cada palabra aparece separada por un espacio señalado mediante un punto, los párrafos acaban con un símbolo ¶, y los tabuladores con una flecha.

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Estos son marcas que luego no se imprimirán y que tienen como función indicar los espacios, saltos de párrafo, tabulaciones, etc., que se van insertando. Aunque estas marcas al principio pueden resultar incómodas son de una gran utilidad para llevar un correcto control del formato.

Word no muestra por defecto estas marcas por lo que conviene activar su presentación al empezar a trabajar. Para ello se presiona el botón Monografias.comde la barra de herramientas Estándar. Se desactiva presionando el mismo botón.

2.6. Vistas de trabajo y de presentación del documento en la pantalla

Word presenta seis vistas de trabajo y de presentación de los documentos: Normal, Diseño Web, Diseño de impresión, Esquema, Documento maestro y Presentación preliminar. El paso de un modo a otro se realiza desde el menú Ver o desde la solapa Monografias.comde la parte inferior izquierda de la ventana, excepto para el caso de la Presentación preliminar que se activa desde el menú Archivo o desde el botón Monografias.comde la barra de herramientas Estándar.

2.6.1. Vista normal

Para seleccionar esta vista se utiliza el botón de la esquina inferior izquierda de la ventana.

La Vista Normal muestra el documento como si fuera una cinta de papel continuo. No aparecen las notas al pie, pies de página o encabezados que se muestran en ventanas independientes.

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2.6.2. Vista Diseño de impresión

Para seleccionar esta vista se utiliza el botón Monografias.comde la esquina inferior izquierda de la ventana.

Esta vista presenta el documento ya encajado en las páginas tal y como luego se imprimirá, con las notas, los encabezados y los pies de página. Resulta más claro trabajar con él que con el modo Normal. Pero tiene el inconveniente de que, al obligar al programa a paginar constantemente para poder mostrar la apariencia real de las páginas, es mucho más lento. Se suele utilizar para hacer correcciones en el formato del documento.

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2.6.3. Vista normal

Para seleccionar esta vista se utiliza el botón de la esquina inferior izquierda de la ventana.

La Vista Esquema permite organizar el documento mediante títulos, subtítulos, secciones, etc. de un modo muy sencillo.

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2.6.4. La Presentación preliminar

La Presentación preliminar permite ver el documento tal y como se va a imprimir. A diferencia de Diseño de página muestra varias páginas del documento con lo que es posible tener una visión general de la apariencia del trabajo. Se suele emplear antes de imprimir para comprobar que todo va a salir correctamente. Por este motivo se verá más en detalle en la sección del manual dedicada a la impresión.

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Para ver el documento desde la Presentación Preliminar se debe utilizar el botón Monografias.como el menú Archivo|Vista Preliminar.

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