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Análisis de Puestos (página 2)

Enviado por Danny Estrada



Partes: 1, 2

  • Esferas concretas de experiencia

  • Aptitudes manuales o mentales

  • Aptitudes sociales o de acción recíproca

  • Exigencias de viajes

  • Horas y horarios de trabajo

  • Condiciones ambientales peligrosas o duras

  • La Descripción de Puesto es una simple exposición de la tarea o funciones que desempeña el ocupante de un cargo, en tanto que el Análisis de Puesto es una verificación comparativa de las exigencias, es decir, los requisitos que dichas tares o funciones imponen al ocupante; en otras palabras, cuáles son los requisitos físicos e intelectuales que debe tener el empleado para el desempeño adecuado del puesto, cuales son las responsabilidades que el puesto le impone y en qué condiciones debe desempeñar el puesto.

    En general el Análisis de Puesto se refiere a cuatro áreas de requisitos aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel de puesto:

    • Requisitos Intelectuales.

    • Requisitos Físicos.

    • Responsabilidades Implícitas.

    • Condiciones de Trabajo.

    Cada una de estas áreas está dividida generalmente en varios factores de especificaciones, los cuales son puntos de referencias que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva. Son verdaderos instrumentos de medición elaborados de acuerdo a la naturaleza de los cargos existentes en la empresa. Si varía la naturaleza de los cargos que van a analizarse, cambiaran no solo los factores de especificaciones considerados, sino también su amplitud de variación y sus características de comportamiento.

    • Requisitos Intelectuales

    Los requisitos intelectuales tienen que ver con las exigencias del cargo en lo referente a las capacidades intelectuales que el empleado debe poseer para desempeñar el cargo de manera adecuada. Entre los requisitos intelectuales están los siguientes factores de especificación:

    • Instrucción Básica.

    • Experiencia Necesaria.

    • Adaptación al Cargo.

    • Iniciativa Necesaria.

    • Actitudes Necesarias.

    • Requisitos Físicos

    Estos requisitos tienen que ver con la cantidad y la continuidad de energía y esfuerzos físicos y mentales requeridos, y la fatiga provocada. Así como la constitución física que necesita el empleado para desempeñar el cargo adecuadamente. Entre los requisitos físicos se encuentran los siguientes factores de especificaciones:

    • Esfuerzo Físico Necesario.

    • Capacidad Visual.

    • Destreza o Habilidad.

    • Constitución Física Necesaria.

    • Responsabilidades Implícitas

    Se refiere a la responsabilidad que tiene el ocupante del cargo por la supervisión directa o indirecta del trabajo de sus subordinados, el material, las herramientas o equipos que utiliza, el patrimonio de la empresa, el dinero, los títulos valores o documentos, la pérdidas o ganancias de la empresa, los contactos internos o externos, y la información confidencial.

    • Supervisión de Personal

    • Material, herramientas o equipos.

    • Dinero, títulos, valores o documentos.

    • Contactos Internos o externos.

    • Información Confidencial.

    • Condiciones de Trabajo

    Se refiere a las condiciones ambientales del lugar en donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgo. Lo cual exige que el ocupante del cargo se adapte bien para mantener su productividad y rendimiento en sus funciones.

    • Ambiente de Trabajo

    • Riesgos

    • Partes del Análisis de Puestos

    El análisis de puestos como una técnica, es útil para obtener toda la información necesaria que nos describa en forma sencilla y clara cada uno de los puestos que integran una organización, La técnica de análisis de puestos consta de cinco pasos:

    • Pasos para Realizar el Análisis de Puestos

    • Recabar metódicamente todos los datos con integridad y precisión, esto quiere decir, que se debe entrevistar a la persona que desempeña el puesto en forma más eficiente según los requerimientos de la organización. El analista debe procurar obtener toda la información sobre las actividades del puesto con la mayor precisión posible, sea en dicha entrevista o por medio de otros métodos como la observación directa, cuestionarios, cintas de video, o métodos mixtos.

    • Separar los elementos objetivos que constituyen el trabajo de los objetivos que el trabajador quiere alcanzar con su trabajo. Es decir, las perspectivas del trabajo en la organización y las del trabajador.

    • Ordenar por escrito en forma clara y precisa los datos obtenidos en los apartados de un formato especialmente diseñado para llevar a cabo en Análisis de Puesto.

    • Realizar un informe final con los datos obtenidos en el Análisis de Puesto.

    • Archivar los resultados de los Análisis de Puestos para lograr un manejo y aprovechamiento óptimo de estos datos; siempre será de gran utilidad para cuando se requiera de algún estudio

    • Metodología

    La metodología del Análisis de Puestos debe permitir que se obtengan los mejores resultados por medio de la utilización óptima de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos. Los pasos para tal efecto son:

    • a) La determinación de objetivos; depende del resto del proceso de Análisis de Puesto.

    • b) Establecimiento de un programa de trabajo; se debe evitar la improvisación procediendo con orden; meticulosidad y anticipación.

    • c) Fijación del presupuesto o determinación del método a utilizar según tiempo y costo.

    Para este último inciso es importante considerar diversos métodos y técnicas para recopilar la información que se requiere al analizar un puesto, de modo que, por ejemplo, si se dispone de poco tiempo y un presupuesto reducido, es recomendable recabar los datos necesarios por medio de cuestionarios. Pero si se cuenta con un presupuesto más amplio, se pueden utilizar técnicas como la entrevista o la observación, e inclusive también se pueden utilizar métodos mixtos.

    • Requisitos para Realizar el Análisis de Puestos

    • a) Contar con la autorización o aprobación de dicho estudio por parte de las máximas autoridades de la organización.

    • b) Contar con los recursos humanos necesarios para llevar a cabo el Análisis de Puestos.

    • c) Las personas que realizarán el Análisis de Puestos (analistas) deberán estar capacitadas. De no ser así, se deberán entrenar para tal fin

    • d) Contar con una campaña de información y motivación para los trabajadores involucrados en el Análisis de Puestos.

    • e) En su caso, la participación del o los sindicatos con el fin de que esto influya tanto en el trabajador como en jefes o gerentes.

    Cabe mencionar que existen dos tipos de analistas, los internos y los externos. Los internos son aquellas personas que laboran dentro de la organización. Esto tiene la ventaja de que al ser analizado un puesto, el analista conoce los movimientos de la organización y las tareas que comprende cada uno de los puestos. Sin embargo, las relaciones informales pueden afectar la imparcialidad de la información.

    Los analistas externos son personas contratadas por la organización para analizar los puestos dentro de la misma. La desventaja que existe al contratar analistas externos es que estos desconocen las tareas y funciones de la organización. Por otra parte, la información obtenida no estará contaminada por las relaciones informales que pueden presentar los analistas internos.

    • Partes del Análisis de Puestos

    • a) Encabezado: En el encabezado deben anotarse los datos generales de la organización o empresa, tales como

    • a. Razón social o nombre de la empresa.

    • b. Rama o giro (a que se dedica).

    • c. Domicilio legal (lugar de ubicación).

    • b) Identificación del Puesto: este apartado contiene todos los datos necesarios para la fácil identificación del puesto o de los puestos que conforman una organización. Estos datos son los siguientes:

    • a. Nombre del puesto.

    • b. Clave del puesto

    • c. Nivel jerárquico

    • d. Ubicación del puesto (ubicación física del puesto)

    • e. Sueldo mensual

    • f. Compensaciones

    • g. Otro nombre del puesto

    • h. Especificar el tipo de contrato

    • i. Tipo de puesto (sindicalizado o de confianza)

    • j. Número de empleados del puesto

    • k. Jornada de trabajo

    • l. Puesto inmediato superior

    • m. Puesto inmediato inferior

    • n. Supervisión recibida

    • c) Descripción Genérica: Es este apartado se definen en forma de objetivo(s) todas las actividades que se realizan en el puesto en forma general

    • d) Descripción Específica: En este apartado se hace una exposición detallada de las actividades que el trabajador realiza en un puesto determinado. Todas y cada una de las actividades deben ser registradas en orden cronológico según la importancia de cada una. Además es necesario registrar el tiempo en el cual se realizan las mismas. Cuando el trabajo es un proceso largo, se deben separar las actividades en: Actividades diarias, periódicas y/o eventuales.

    • e) Especificación del Puesto: la especificación se deriva de la descripción del puesto que pone énfasis en los requisitos mínimos óptimos para desempeñar el trabajo. Estos requisitos están clasificados en las siguientes categorías:

    • a. Habilidad: Comprende el conocimiento del equipo, de herramientas, de operaciones, de métodos, adaptabilidad a diversos puestos, aptitud analítica, capacidad de persuasión, ingenio, iniciativa, destreza manual, instrucción general, inventiva y experiencia.

    • b. Esfuerzo: Comprende la atención continua, esfuerzo físico, metal, auditivo, visual y tensión nerviosa.

    • c. Responsabilidad: Comprende factores como: calidad, cantidad, datos confidenciales, dinero, costos, equipo, procesos, trabajo de otros, seguridad de otros e informes.

    • d. Condiciones de Trabajo: Comprende factores ambientales como: calor, humedad, iluminación, polvo, ruido, frío, olores, etc. También se debe de tomar en cuenta los accidentes de trabajo como: caídas, cortadas, quemaduras, torceduras, facturas, etc.

    • Perfil de Puesto

    Es una explicación escrita de las responsabilidades, las condiciones de trabajo y otros aspectos de un puesto determinado. El perfil de puesto hace hincapié en las demandas que la labor implica para la persona que la efectúa; es un inventario de las características humanas que debe poseer el individuo que desempeñará la labor. Estos requisitos incluyen factores de educación formal, experiencia, capacitación y habilidad para enfrentar determinadas demandas de carácter físico o mental. En los casos en que una posición de trabajo comprende más de un país, la familiaridad con los aspectos lingüísticos, legales y culturales de ambos resulta una obvia necesidad.

    En la práctica, las compañías no suelen preparar dos documentos independientes, sino que tienden a combinar la descripción de las labores que se deben llevar a cabo con las especificaciones que el ejecutante debe poseer.

    [Ejemplo, Véase Anexo 2]

    • Instrumento de Investigación

    Los enfoques del Análisis de Puestos que se utilizan para reunir datos son varios y cada uno tiene ventajas y desventajas concretas. Cuatro de los métodos más populares son el análisis funcional de puestos, el sistema de cuestionarios de análisis de puestos, el método de incidente crítico y el análisis computarizado de puestos.

    • Análisis Funcional de Puestos

    En Estados Unidos, el servicio de empleo y capacitación desarrolló el análisis funcional de puestos el cual usa un inventario de las diversas funciones y actividades de trabajo que pueden constituir un puesto, supone que cada puesto implica el desempeño de ciertas funciones. De manera específica, existen tres categorías genéricas de trabajadores, que forman las bases de este sistema: Datos, personas y cosas. Estas tres categorías se subdividen para formar una jerarquía de escalas y funciones del trabajador. Al revisar el puesto, el analista indicará el nivel funcional de cada una de las tres categorías y después reflejará el compromiso relativo del trabajador con la función asignando una cifra porcentual a cada una. Esto se hace en cada una de las tres áreas y la suma de los tres niveles funcionales debe ser 100%. El resultado final es un trabajo evaluado de manera cuantitativa. Es posible utilizar este tipo de análisis para describir con facilidad el contenido de los puestos y como ayuda en la redacción de descripciones y especificaciones de puestos; así mismo, se usa como base para el código del Catálogo de Puestos.

    • Sistema de Cuestionarios de Análisis de Puestos

    El cuestionario de análisis de puestos es un método de recolección de datos cuantificables que abarca 194 tareas orientadas al trabajador. Mediante una escala de cinco puntos, busca determinar el grado (si existe) con que las diferentes tareas o elementos participan en el desempeño de cierto puesto. El analista que usa este cuestionario debe clasificar cada elemento utilizando la escala de cinco puntos que aparece en la esquina superior del cuestionario. Los resultados son cuantitativos y se pueden someter a un análisis estadístico. Asimismo, el cuestionario permite comparar las dimensiones de conducta a lo largo de diversos puestos y permite agrupar estos sobre la base de unas características comunes.

    • Método de Incidente Crítico

    El objetivo del método de incidente crítico consiste en identificar las tareas fundamentales del puesto. Son los deberes y responsabilidades importantes del puesto que desempeña el empleado y que llevan al éxito en tal puesto. La información al respecto se puede recabar mediante entrevistas con los empleados o gerentes, o bien mediante autoreportes escritos por los empleados.

    Supóngase, por ejemplo, que el analista estudia el puesto del bibliotecario. El entrevistador pedirá al empleado que describa el puesto con base en lo que hace, cómo lo desempeña y qué herramientas y equipos utiliza.

    Después de recolectar los datos del puesto, el analista escribirá enunciados independientes de las tareas que representan actividades importantes de dicho puesto. De manera característica, el analista escribirá de cinco a diez enunciados de tareas importantes de cada puesto que estudie. El producto final será el reporte de tareas escritas en una forma clara, completa y fácil de comprender por quienes no están familiarizados con el puesto. El método de incidente crítico es importante, ya que enseña al analista a enfocarse en las conductas de los empleados que son básicas para el éxito del puesto.

    • Análisis Computarizado de Puesto

    Los sistemas de información de recursos humanos han facilitado enormemente el proceso del Análisis de Puestos. En la actualidad existen diversos programas de software diseñados concretamente para analizarlos y elaborar sus descripciones y especificaciones con base en dicho análisis. Estos programas, que normalmente definiciones generales de las tareas se pueden aplicar a distintos puestos. Los administradores y los empleados seleccionan las definiciones que describen mejor el puesto en cuestión e indican la importancia que la tarea tiene para el puesto total, cuando así se requiere. Las aplicaciones de cómputo avanzadas del análisis de los puestos combinan el análisis de puestos con la evaluación de los mismos y los valores correspondientes a los puestos de la organización. Los sistemas computarizados de análisis tal vez sean caros al principio, pero cuando la organización debe analizar muchos puestos, el costo por unidad resulta menor.

    La valuación del puesto

    • Definición

    La valuación de puestos, es una técnica que consiste en un conjunto de procedimientos sistemáticos para determinar el valor relativo de cada puesto. Se tiene en cuenta las responsabilidades, habilidades, esfuerzos y las condiciones de trabajo. Es recomendable que la valuación sea realizada por personal con capacitación especial, que recibe el nombre de analista de puestos. Cuando se emplea un grupo de personas (gerentes) o especialistas, el grupo recibe el nombre de comité de valuación de puestos.

    Los Sistemas de Valuación nos ayudan a definir la posición de nuestros puestos, en cuanto a su valor o importancia dentro de la organización.

    Para poder llevar a cabo la valuación, necesitamos llevar a cabo el análisis de puestos.

    El puesto como criterio básico de remuneración, indica que hay que asignarle valor, sin restarle importancia al mérito, incentivos, mercado laboral, impuestos establecidos por ley y en convenciones colectivas.

    La estructura de remuneración basada en los puestos muestra la relación entre la remuneración y la complejidad de la tarea, para la asignación de su valor. La objetividad, consecuencia del análisis y valoración del puesto, son los puntos fuertes para la administración de remuneraciones al describir hechos reales delimitados en alcance y dificultad. La valoración del puesto es el medio más objetivo y eficaz para cumplir el principio de equidad en la escala de remuneraciones, sirviendo también, de soporte para el sistema de promoción y contribución al mejoramiento del clima laboral, beneficiando al personal y a la empresa.

    Para organizar una empresa es necesario establecer una apropiada jerarquía, cada colaborador debe estar colocado exactamente en el nivel que le corresponde respecto de los demás, quien ocupe un lugar superior o inferior a la que es debida, de acuerdo con el criterio de la eficiencia de la producción, no sólo da lugar a trastornos en esta, sino que implica una injusticia que, necesariamente, origina descontentos y dificultades. La jerarquización de los puestos requiere la determinación precisa de la importancia de cada trabajo en relación con los demás.

    • Objetivos

    • Proporcionar bases técnicas para lograr una eficaz administración de sueldos y salarios.

    • Implantar datos precisos para alcanzar una correcta planeación y control sobre costos de recursos humanos.

    • Crear una base para negociar cuotas de trabajo con el sindicato o con otras autoridades.

    • Reducir la rotación de personal.

    • Motivar al personal en la relación de sus objetivos.

    • Importancia

    Los propósitos o ventajas administrativos de la evaluación de puestos no han recibido suficiente énfasis. Esto tiene especial importancia cuando un comité administrativo tiene la responsabilidad de la evaluación de puestos en una empresa:

    • Especializar y centralizar el proceso de determinar los diferenciales de sueldos y salarios en el comité, con la ayuda de analistas de staff.

    • Procurar el acuerdo entre varios funcionarios administrativos y entre los representantes del sindicato en las plantas sindicalizadas sobre el asunto de los diferenciales adecuados para sueldos y salarios.

    • Establecer un marco de referencia para el arreglo de las quejas sobre sueldos de puestos individuales y para negociaciones con el sindicato sobre diferenciales salariales internos.

    • Desarrollar procedimientos para revisar sistemáticamente las tarifas de los sueldos respecto a cambios en el contenido del puesto debido a mejoras tecnológicas y de proceso o a medida que se presenten variaciones en los sueldos de mercado para puestos en particular.

    Las administraciones progresistas creen que los empleados tienen derecho a saber en dónde se encuentran en la escala salarial, y en qué forma los afectan las políticas salariales. Sin este conocimiento, es mucho menos probable que los aumentos en la paga motiven a los empleados para alcanzar niveles más altos de desempeño.

    La valuación de puestos contribuye a evitar problemas sociales, legales y económicos que plantean los salarios, por la remuneración equitativa a los trabajadores, por los servicios que presta para trabajo igual, desempeñando en puesto y condiciones de eficiencia iguales, corresponde un salario igual. Contando con estructura adecuada y una política general de salarios, las organizaciones pueden planear sus actividades y sus costos con un grado de mayor certidumbre.

    • Métodos de Valuación

    El valor relativo de un puesto, puede ser determinado comparándolo con otros en la organización o con una escala. Además, cada método de comparación puede hacerse sobre la base de los puestos en conjunto o sobre la base de factores, que comprenden los puestos.

    El proceso de valuación de puestos muestra las diferencias esenciales entre los puestos y tiene como punto de partida la obtención de la información respecto a los puestos concernientes mediante la descripción y el análisis comparativo de ellos, para establecer criterios definitivos. La valuación de puestos enfatiza en la naturaleza y el contenido de los puestos y no en las características de las personas que los ocupen. Existen 4 métodos de valuación de puestos.

    • Método de Graduación

    Consiste en la realización de una escala de grados determinada por el conocimiento y la experiencia de los miembros del grupo valuador, respecto a los puestos que forman la organización, para estructurar la escalera de grados que convenga al organismo social.

    Este método consiste en la comparación de los puestos según su importancia, ya sea en orden ascendente o descendente. De acuerdo al tamaño de la organización será el número de grados que formen la estructura, aunque generalmente esta varía entre 5 y 7 grados. Al elaborar la escala, los valuadores tomarán en cuenta políticas salariales, proyectos a corto plazo, realizaciones sindicales, etc. Su procedimiento es el siguiente:

    • a) Integrar un comité valuador, en él participan personas cuyas características demuestran que se puede llegar a ciertos acuerdos.

    • b) El inicio del comité, será el conocimiento del número de niveles o categorías que integran la estructura total de la organización.

    • c) Unificar criterios en la determinación de los grados, elaborando definiciones para cada nivel.

    • d) Acomodar cada puesto con base en un listado general de todos los puestos, y utilizando las definiciones para cada nivel.

    • Método De Alineamiento

    Es una valuación sencilla, por medio de la cual se arreglan los puestos sobre la base de su valor relativo utilizando la técnica numérica de promedio. Es decir, para graduar los puestos los clasificadores disponen de tarjetas que contienen las especificaciones para cada puesto en orden de importancia de los puestos que las tarjetas representan. Las diferencias en las graduaciones son hechas por los que califican, pueden entonces conciliarse en una sola clasificación. Su procedimiento es el siguiente:

    • a) Integración de un comité: Cada miembro debe asignar a cada uno de los puestos un número de orden, el cual se promediará. Este comité se forma por 1 o 2 representantes de la organización, de los trabajadores y del departamento de personal.

    • b) Nombramiento de los puestos tipo o representativos: Es necesario que cada puesto tenga una definición clara de sus funciones y responsabilidades totales.

    • c) Alineamiento de los puestos tipo: Para graduar los puestos, se usan tarjetas que deben llenar de datos los miembros del comité; cada miembro usará tantas tarjetas como puestos tipo tenga que ordenar y de esta manera, anotará en cada tarjeta el nombre del puesto y el número de orden que según él, debe ocupar ese puesto de acuerdo a su importancia.

    El coordinador del comité se encargará de recoger los datos de las tarjetas y registrarlos en una forma, donde aparezcan las columnas necesarias para cada miembro del comité, el puesto, la suma de puntos y el promedio correspondiente. Posteriormente, los promedios individuales se registran en otra forma que facilite ordenarlos según promedio y así asignar los sueldos y salarios correspondientes.

    • Método De Puntos

    Este método consiste en asignar cierto número de unidades de valor, llamadas "puntos", a cada uno de los factores o subfactores que forman el punto y de esta manera se llega a establecer un ordenamiento de los mismos. Su procedimiento es el siguiente:

    • a) Establecimiento de un comité de valuación, representativo con responsabilidad para valuar los puestos, dentro de los lineamientos anteriormente citados.

    • b) Análisis de una significativa muestra de puestos, preparación de las descripciones y especificaciones de los mismos, o aun de la ficha de información sobre los cargos.

    • c) Selección y definición de los factores considerados como más representativos.

    • d) Ponderación de factores de acuerdo con su importancia relativa, ya que estos son idénticos en su contribución al desempeño de los puestos.

    • e) Determinar los grados relativos de dificultad y de responsabilidad entre los puestos; fijando los grados a cada subfactor y los puntos a cada grado.

    • f) Realizar el prorrateo de los porcentajes en subfactores y grados; habrá casos en que en ciertos puestos, los mismo subfactores no tendrán el mismo grado de importancia.

    • Método de Comparación de Factores

    Es un método que reúne los principios de la clasificación por puntos, con el principio del escalamiento. Es analítico porque los puntos son divididos en factores. Utiliza pocos factores en comparación con el método de puntos para proporcionar rapidez y sencillez.

    Los factores que usualmente se aplican en este método son: la habilidad, el esfuerzo físico, el esfuerzo mental, la responsabilidad y las condiciones de trabajo. Considerando que pueden cambiar, dependiendo de las categorías de puestos que participen en la evaluación.

    Este método consiste en ordenar los cargos de una organización en función de sus principales factores, comparados con los de puestos clave o tipo. Un aspecto importante en este método, es el que se trabaja con dos grupos de puntos: uno de puestos clave y el otro de puestos no clave. Su procedimiento es el siguiente:

    • a) Integrar un comité valuador.

    • b) Definir los puestos a valuar y seleccionar los puestos tipo clave.

    • c) Determinar los factores específicos o críticos, dándole a cada uno su definición.

    • d) Distribuir los salarios actuales por hora, entre los factores críticos de los puestos tipo clave.

    • e) Elaborar una gráfica de distribución de salarios donde aparezcan por el momento los puestos tipo únicamente.

    • f) Ubicar los puestos no clave en la escala, mediante el "peso" o importancia que tengan esos factores críticos en estos dichos puestos y de esta manera formar los índices salariales de esos que no son clave.

    Análisis general

    Para que las entidades se generalicen en la evolución presurosa, la administración de personal es el ingrediente perfecto para lograr este cometido, estableciendo nexos entre el personal y el logro de sus objetivos individuales y organizacionales. Además, este elemento posee muchas verdades intrínsecas tales como: selección de personal, inducción, descripción de puestos, sueldos y salarios, Análisis de Puestos, entre muchos más. Enfocándose al último término mencionado, es un proceso que puede llegar a especificar las tareas y responsabilidades que deberán ser ejecutadas por una persona, así mismo, conociendo los requisitos que para ello serán imprescindibles, ya que como todo método descubierto, se describen sus antecedentes por lo cual tuvo un lugar elemental en la base de la administración de Recursos Humanos.

    La administración de Recursos Humanos es amplia en cuanto a todas sus herramientas, técnicas a utilizar, así que para lograr la efectividad en su aplicación total se requiere de personas que realmente estén comprometidas por llevar calidad de mano de obra a la empresa. Es así como de manera resumida deducimos que el Análisis de Puestos, es fundamental para lograr una eficiencia en el elemento humano.

    Debido a las circunstancias vertiginosas, las empresas hoy en día, necesitan de otros procesos para auxiliarse y estar al marco de empresas competitivas, y que mejor si comienza con el personal, al establecer realmente las tareas que una persona debe realizar en un determinado puesto de trabajo, así como, los requerimientos específicos para poder ocuparlo, obviamente hablamos de un análisis de puestos, considerada como una herramienta propicia para lograr el desempeño eficaz y eficiente de los trabajadores. De esta forma es como las empresas dan un gran paso. Ya que, ¿De qué nos serviría tener los mejores trabajadores, si tanto ni ellos ni nosotros tenemos conocimiento sobre cuáles serán sus tareas, actividades y/u operaciones que van a realizar? No serviría absolutamente para nada.

    Como todo proceso, al Análisis de Puestos conlleva una serie de pasos, por lo tanto, debe de realizarse de una manera en la que estén implícitas la metodología, los requisitos, los instrumentos, sus partes y sobre todo las bases para su elaboración. Estos lineamientos son substanciales para evitar toda información o aplicación errónea que pueda surgir.

    Vale resaltar que la actividad del departamento de recursos humanos se basa en la Información disponible respecto a los puestos, ya que constituyen la esencia misma de la productividad de la organización. Basándonos en lo anterior, entonces es necesario tener una información objetiva, en ningún momento subjetiva porque podría dar lugar a realizar un diseño basado en especulaciones; siendo así no se lograrán los objetivos de ninguna organización con respecto a los diferentes puestos que la conforman. Es importante también obtener la información de los operarios, aquellos trabajadores en el área operativa, puesto que ellos están relacionados directamente con la productividad. El hacer que estén cómodos, satisfechos aunque quizá no conformes, pero motivados para desempeñar bien sus tareas contribuirá a que se incremente la producción.

    Saber qué es lo que hace cada trabajador en su puesto de trabajo, en cuanto tiempo, cómo lo hace, con ayuda de quién, quién supervisa lo que hace, si cuenta con asesoría inmediata de parte de su jefe, si está realizando algo que considera fuera de sus obligaciones y le distrae demasiado como para lograr sus tareas, como también verificar si un trabajador realiza tareas que no le competen y mucho menos le remuneran solo para evitar conflicto en su departamento o área de trabajo, para todo ello son utilizados los datos que se recolectan con el fin de detectar tolo lo que en una empresa ocurre y contrarrestar problemas, previo al diseño del puesto.

    La metodología del análisis de puestos, nos indica que se debe especificar y reflejar documentalmente la misión, contenido, proyección y relaciones funcionales de cada puesto de trabajo de la organización. Definir el nivel de responsabilidad de cada uno de los puestos y; determinar los niveles de exigencia que demanda el puesto en cuanto a conocimientos, competencias. Para que el profesional pueda actuar de manera proactiva necesita información sobre los recursos humanos y las necesidades de su organización, con una perspectiva general. Para obtener la información para el análisis de puestos es necesario utilizar distintos métodos y que regularmente son empleados en la mayoría de empresas.

    Es por ello que el proceso de Análisis de Puestos es auxiliado por minuciosos y muy bien detallados pasos a seguir para su ejecución. Esta segmentación es sumamente necesaria e indispensable puesto que el proceso debe analizar en todo el sentido de la palabra: descomponer en partes un todo para después reagrupar los conocimientos y obtener datos colectivos que generen información confiable.

    Como complemento, el Análisis de Puestos utiliza diversos instrumentos de investigación que le proporcionen la información que requiere. Depende del tipo de investigación y el criterio analista, el tipo de instrumento que va a utilizar. Este debe ser el adecuado que le permita lograr los objetivos que se proponga la investigación, así como los recursos y el tiempo disponible que posee.

    El empleo de una valuación de puestos trae consigo condiciones favorables; ya que aplicando un valor relativo a los puestos, las personas muchas se sienten motivadas al ver que los jefes superiores valoran sus esfuerzos, desempeño, responsabilidades, etc. de tal manera que estableciendo esta técnica se puede hacer que el trabajador no se sienta con la obligación de hacer algo, sino más bien, una actividad que le ayudara a alcanzar sus metas personales, organizacionales y sociales.

    La valuación del puesto representa dentro de la empresa una herramienta que bien utilizada puede disminuirle los problemas con respecto al que hacer y el lugar que ocupa un empleado en la empresa, se tiene que tomar en cuenta las responsabilidades, habilidades, esfuerzos y las condiciones de trabajo. Esto nos ayuda a darle un valor económico. El objetivo principal es que la empresa pueda encontrar un personal más permanente.

    De esta manera y con todo lo expuesto hasta aquí, podemos argumentar que es indispensable contar con el análisis de cada uno de los puestos, esto permitiría la posibilidad de obtener todas las características e información relativa a cada uno de los cargos. Además el uso de esta información permitirá establecer la descripción y especificación de cada puesto, y a su vez proporcionará la base para mejorar y unificar tolo lo que conforma la gestión de los recursos humanos.

    De esta manera y con todo lo expuesto hasta aquí, podemos argumentar que es indispensable contar con el análisis de cada uno de los puestos, esto permitiría la posibilidad de obtener todas las características e información relativa a cada uno de los cargos. Además el uso de esta información permitirá establecer la descripción y especificación de cada puesto, y a su vez proporcionará la base para mejorar y unificar tolo lo que conforma la gestión de los recursos humanos en una organización.

    Anexos

    Anexos 1

    Ejemplo Cuestionario de Trabajo

    CUESTIONARIO DE TRABAJO

    FABRICA DE HILADOS CANTEL

    NOMBRE_____________________ TITULO DEL PUESTO_________________________

    DEPARTAMENTO______________ NUMERO DE PUESTO________________________

    NOMBRE DEL SUPERVISOR______ TITULO DEL SUPERVISOR___________________

    • 1. Resumen de Actividades: Establezca brevemente y con sus propias palabras sus principales tareas. Si es responsable de llenar reportes o registros, llene también la sección 8.

    _______________________________________________________________________________________________________________________________________________

    • 2. Aptitudes Especiales: Liste las licencias, permisos, certificaciones, etc. Necesarias para llevar a cabo las tareas asignadas a su posición.

    _______________________________________________________________________________________________________________________________________________

    • 3. Equipo: Liste el equipo, máquinas o herramientas (por ejemplo: máquina de escribir, calculadora, motor, vehículos, tornos, carretillas elevadoras, taladros, etc.) que normalmente opera como parte de las tareas de su puesto.

    MAQUINA NÚMERO DE HORAS PROMEDIO POR SEMANA

    • 4. Tareas Normales: En términos generales, describa las tareas que normalmente realiza. Por favor, haga la lista de las actividades en orden descendente de importancia y porcentaje de tiempo que le toman durante el mes. Liste tantas actividades como sea posible y si es necesario agregue hojas adicionales.

    ____________________________________

    • 5. Con Quién se Relaciona: ¿Su trabajo requiere contacto con personal de otro departamento, con otros departamentos, con empresas o agencias externas? Si es así, por favor defina las actividades que requieren los contactos y qué tan a menudo los hace.

    ________________________________________________________

    • 6. Supervisión: ¿Su posición tiene responsabilidades de supervisión? ( ) Si ( ) No. Si es así, por favor llene el cuestionario complementario para la Descripción de Posiciones para los Supervisores y anéxelo a esta forma. Si usted es responsable de otras personas en el trabajo pero no las supervisa directamente, por favor explique.

    ______________________________________________________

    • 7. Toma de Decisiones: Explique las decisiones que toma mientras realiza las tareas normales de su puesto.

    ______________________________________________________

    • a) ¿Cuál sería el resultado probable al hacer (a) un juicio(s) o decisión(es) pobre(s): o (b) acciones impropias?

    _________________________________________________________________

    • 8. Responsabilidad del Manejo de Registros: Liste los reportes y archivos que prepara o mantiene. Establezca en general para quién es cada reporte.

    • a)  REPORTE DIRIGIDO A

    __________________________________________________

    QUE ARCHIVOS MANEJA

    _______________________________________________

    • 9. Frecuencia de la Supervisión: ¿Con qué frecuencia debe consultar con su supervisor u otra persona para la toma de decisiones o para determinar el curso adecuado de una acción?

    ( ) con frecuencia ( ) en ocasiones ( ) rara vez ( ) nunca

    • 10. Condiciones de Trabajo: por favor, describa las condiciones bajo las cuales trabaja – en interiores, en exteriores, en área con área condicionado, etc.

    _________________________________________________________

    • 11. Requisitos para el Puesto: Indique los requisitos mínimos que usted cree que son necesarios para el desempeño satisfactorio de su puesto.

    • a) Preparación Académica:

    Escolaridad mínima__________________________________________________

    Número de años____________________________________________________

    Especialidad_______________________________________________________

    • b) Experiencia:

    Tipo______________________________________________________________

    Número de años____________________________________________________

    • c) Capacitación especial:

    TIPO NÚMERO DE AÑOS

    ___________________________________________________________________________________________________________________

    • d) Aptitudes Especiales:

    Mecanografía: ____________ p.p.m. Taquigrafía: ____________ p.p.m.

    Otros: ___________________________________________________

    • 12. Información adicional: Proporcione la información adicional no incluida en ninguno de los puntos anteriores, que usted piense que es importante en la descripción de su posición.

    ____________________________________________________________________________________

    FIRMA DEL EMPLEADO ____________________ FECHA__________________

    Anexo 2 - Ejemplo Perfil de Puesto

    EMPRESA S.A.

    PERFIL DEL PUESTO DE GERENTE GENERAL

    (Si necesita crear un nuevo perfil, puede limpiar los datos actuales)

    Requerimientos de cobertura del

    Puesto de trabajo

    Nombre del puesto :

    GERENTE GENERAL

    Unidad de trabajo

    Gerencia Corporativa

    Fecha de la descripción

    Mayo 4, 2000

    Nombre del Analista

    Gilberto Quesada

    Motivo del análisis

    Contratación

    Informador

    Comité Director

    I.- Requerimientos del puesto de trabajo

    Edad mínima _40__ Edad máxima __60_____

    Nacional preferida __Indiferente pero mínimo 10 años de residir en Costa Rica

    Edad Preferida: Entre __40____ años y ___55______ años

    Sexo preferido: (X) Hombre ( ) Mujer ( ) No relevante

    Procedencia geográfica aceptable :

    Procedencia geográfica no aceptable :

    No aplica

    Estado civil aceptable:

    Soltero (a)

    x

    Casado (a)

    Separado (a)

    Divorciado (a)

    Viudo (a )

    II.- Aspectos organizativos

    Disponibilidad:

    Indicar si se requiere un candidato con especial dedicación:

    Dedicación especial ( ) No (X) Sí

    Licencia de conducir ( ) No requiere

    A1

    A2

    X

    B1

    B2

    C1

    C2

    C3

    E

    Vehículo propio:

    Indicar si es preciso que el candidato posea vehículo propio:

    (X) SI ( ) NO

    Sueldo aproximado bruto por mes (Banda retributiva estimada como idónea para el puesto):

    ____________________________________________________________

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    IV.- Experiencia requerida para el puesto de trabajo

    Experiencia previa requerida por el puesto de trabajo: Tanto específica como de otros puestos de trabajo. Se trata de aprendizaje cuantitativo y cualitativo adquirido por la práctica profesional y no por el tiempo transcurrido, que garantizan la resolución de situaciones especiales que pueden presentarse en el ejercicio del puesto. Indicar el tipo de posiciones que debe haber ocupado previamente el candidato para que resulte idóneo para el puesto.

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    Frecuencia :

    Importancia:

    Normativa vigente

    Patrimonio o alcance económico de las mismas

    Alcance para seguridad de las personas / bienes

    Constante toma de decisiones de corto, mediano y largo plazo

    Decisiones críticas para el futuro de la empresa

    Poca normativa, mucho juicio y criterio propio

    Sus decisiones abarca la totalidad del patrimonio de la Corporación

    Sus decisiones afectan la totalidad de bienes y personas

    Con mayor visión por el futuro de la empresa que por el corto plazo

    Control Interno crítico

    VIII.- Competencias conductuales

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    Conclusiones

    • La importancia del análisis de puesto reside en el pleno conocimiento de las tareas que ha de ejecutar un trabajador y que estas se adecuen a los objetivos de la organización para que el puesto sea productivo.

    • La función básica que define el Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo es proporcionarnos el conocimiento real y actualizado de las distintas posiciones que configuran la estructura organizacional

    • El Análisis de Puestos es considerado una herramienta propicia para lograr el desempeño eficaz y eficiente de los trabajadores.

    • El Análisis de Puestos es indispensable para la administración de Recursos Humanos, puesto que le provee de información sumamente necesaria para su desempeño

    • Los pasos para elaborar un Análisis de Puestos son varios y minuciosos, ya que esto permite no perder ningún dato que sea relevante.

    • Un Análisis de Puestos perfectamente ejecutado, puede encontrar situaciones obsoletas para la organización al determinar duplicidad de funciones, pérdida de recursos, gasto de tiempo, ampliación de funciones, etc. También benéfica al trabajador respecto a sobre carga de trabajo, funciones irrelevantes, canales de comunicación mal distribuidos, etc.

    • Es necesario que se capacite al trabajador respecto a qué es en sí un Análisis de Puestos y su diferencia con la Evaluación de Desempeño, para que no hayan datos erróneos.

    • Conforme las organizaciones de desarrollan y crecen, en Análisis de Puestos es más importante, puesto que se ve relacionado con la Administración de Recursos Humano, al Administración por Objetivos y demás herramientas técnicas que utilizan los administradores.

    Bibliografía

    • Administración. de Recursos Humanos. Idalberto Chiavenato, Marzo 2003. Quinta Edición.

    • Administración de Personal y Recursos Humanos, William B. Werther. Jr. Keith Davis. Enero 2004. Quinta Edición.

    • Bases para el Análisis de Puestos, Elba Gama. 1992. Primera Edición

    • http://es.wikipedia.org

    • Administración de Personal. Gary Dessler. Pearson, Prentice Hall.

    • El Análisis de Puesto. Aguilar-Morales, J.E. (2010)

    • http://www.mitecnologico.com/Main/ValuacionDePuestosConcepto

    • http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/rh/43/evapuestos.htm

    • http://cursoadministracion1.blogspot.com/2008/09/anlisis-y-valuacin-de-puestos.html

    • http://html.rincondelvago.com/analisis-de-puesto-de-trabajo.html

     

     

    Autor:

    José Rudy González Hidalgo

    Zeira Patricia García López

    Alejandro Raymundo Sacalxot

    Jaqueline Susette Rodas Ordoñez

    Freddy Danny Estrada Martínez

    Ana Elisa Itzep Ajxup

    Universidad San Carlos de Guatemala

    Centro Universitario de Occidente

    División de Ciencias Económicas

    Administración de Empresas

    Séptimo Semestre, Sección "A"

    Monografias.com

    Administración IV

    Msc. Erwin A. Girón

    Quetzaltenango 12 de marzo, 2012

     

    Partes: 1, 2


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