El ciclo contable en Colombia versión 2012

Introducción

• Conocer la importancia del ciclo
  contable en una empresa como herramienta de
  información para la preparación de los estados
  financieros.

• Identificar las partes o etapas del
  ciclo contable para establecer cada uno de los tipos de
  procesos que se llevan a cabo.

• Elaborar los asientos contables en los
  comprobantes de diario identificando cada uno de sus
  elementos y su funcionalidad.

• Determinar los resultados del negocio,
  identificando las cuentas de ingresos, costos y gastos con el
  propósito de calcular el volumen de la utilidad o de
  la perdida.

• Aprender a preparar el Balance de
  Prueba identificando las cuentas reales (activo, pasivo,
  patrimonio) y su naturaleza así como también
  las cuentas de resultado (ingresos, costos, gastos) y su
  naturaleza

• Aprender a preparar el Balance General
  aplicando pertinentemente la ecuación patrimonial
  (Activo = Pasivo + Patrimonio).

Palabras clave: ciclo contable,
estados financieros, balance general, estado de resultados,
asientos de cierre, balance de prueba, activo, pasivo,
patrimonio, ingreso, costo, gasto, utilidad, pérdida, ente
económico, normas legales, libros legales de contabilidad,
asientos contables, comprobante de diario, partida
doble.

El ciclo
contable

El ciclo contable es el proceso ordenado y
sistemático de registros contables desde la
elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro
en libros hasta la preparación de estados
financieros.

El ciclo contable también se le denomina periodo
contable. El Decreto 2.649 de diciembre 29 de 1993 en su
artículo 9 lo describe como una norma básica de
contabilidad bajo el siguiente enfoque:

"Periodo. El ente económico debe preparar
y difundir periódicamente estados financieros durante su
existencia.

Los cortes respectivos deben definirse previamente de
acuerdo a las normas legales y en consideración al ciclo
de las operaciones.

Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de
diciembre, el ente económico deme emitir estados
financieros de propósito general."

PARTES DEL CICLO CONTABLE

El ciclo contable consta de las siguientes
partes:

• 1. APERTURA

Al constituirse la empresa, se inicia el proceso
contable con los aportes del dueño o socios registrados en
el inventario general inicial, con lo cual se elaboran el Balance
General Inicial y el comprobante diario de contabilidad,
denominado comprobante de apertura, que sirve para abrir los
libros principales y auxiliares.

• 2. MOVIMIENTO

Las transacciones comerciales que diariamente realiza
una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su
registro en el comprobante diario y traslado a los libros
principales y auxiliares de contabilidad.

El registro del movimiento operativo de la empresa, de
acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria,
semanal, quincenal o mensual, en comprobantes diarios y
libros.

• 3. BALANCE DE PRUEBA

Aunque no es un estado financiero básico, es un
informe contable importante dado que su objetivo es verificar o
probar que la sumatoria de los saldos débitos de las
cuentas de activo, costos y gastos sea exactamente igual a la
sumatoria de los saldos créditos de las cuentas de pasivo,
patrimonio e ingresos. Este informe se prepara previo a los
asientos de cierre y al Balance General. También se puede
volver a generar después de aplicado los asientos de
cierre.

• 4. CIERRE

El cierre del ciclo contable se define cuando se llevan
a cabo los asientos de cierre. Los asientos de cierre se realizan
el último día de cada periodo mensual. Su objetivo
es cerrar o cancelar el saldo final que reflejan las cuentas de
resultados tales como ingresos, costos y gastos con el
ánimo de determinar si la empresa obtuvo una utilidad o
una pérdida.

El Decreto 2.649 de Diciembre 29 de 1993 en su
artículo 60 describe el cierre como una norma
técnica general de contabilidad bajo el siguiente
enfoque:

"Cierre contable. Antes de divulgar los estados
financieros de fin de periodo, deben cerrarse las cuentas de
resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del
patrimonio."

Balance
general

Es un estado financiero básico que informa en una
fecha determinada la situación financiera de la empresa al
presentar en forma clara el valor de sus propiedades y derechos,
sus obligaciones y su patrimonio, valuados y elaborados de
acuerdo con el decreto 2.649/93. Los elementos del balance
general son tres: activo, pasivo y patrimonio.

PARTES DEL BALANCE GENERAL

• Encabezamiento: formado con el nombre o
  razón social de la empresa, nombre del documento y
  fecha de corte de cuentas.

• Cuerpo o contenido: el balance general debe
  reflejar en su contenido la ecuación patrimonial; por
  ello, en el cuerpo de un balance se incluyen
  únicamente las cuentas reales y se presentan
  clasificados bajo tres títulos, así: en primer
  lugar, el nombre y valor detallado de cada una de las cuentas
  de Activo; en segundo lugar, el nombre y valor detallado de
  cada una de las cuentas de Pasivo; por último, el
  nombre y valor detallado de cada una de las cuentas de
  Patrimonio.

Metodología
aplicada

• Para explicar pertinentemente la temática
  teórica y práctica, se tiene en cuenta la
  dinámica del Plan Único de Cuentas para
  Comerciantes (PUC) de Colombia que aborda la
  reglamentación del Decreto 2.649 de Diciembre 29 de
  1993.

• Para efectos de facilitar la comprensión de
  la información de una manera muy sencilla y
  didáctica, se utilizan las cuentas a nivel de 4
  dígitos para su registro en los comprobantes de
  diario.

• Se aplica el Sistema de Inventario Periódico
  al manejar la cuenta de costos "Compras de
  Mercancías".

• Se omite el Estado de Resultados con el ánimo
  de presentar la dinámica contable del proceso de los
  Asientos de Cierre.

• Se presenta el Balance General en su forma
  más sencilla omitiéndose su
  clasificación a nivel de Disponibilidad y
  Exigibilidad.

A continuación se presenta un taller
práctico que involucra las siguientes etapas del ciclo
contable:

• Asiento de apertura integrado por los aportes
  entregados por los socios.

• Preparación de un Balance General
  inicial.

• Movimiento de operaciones del mes.

• Preparación de un Balance de
  Prueba.

• Preparación de los Asientos de
  Cierre.

• Preparación del Balance General
  definitivo.

ASIENTO DE APERTURA

Enero 1. La empresa Comercial de Productos Ltda. acaba
de constituirse y los socios aportan $50.000.000 en efectivo,
escritorios por $10.000.000 y computadores por
$20.000.000.

Comercial de Productos Ltda.

Balance General Inicial

Enero 1 de 2010

MOVIMIENTO DE TRANSACCIONES REGISTRADAS
EN COMPROBANTES DE DIARIO

El proceso de registros contables diarios
utilizando los comprobantes de diario se denomina Sistema de
Diarización.

Enero 2. Se solicita la apertura de una
cuenta corriente y se depositan $30.000.000.-

Enero 3. Se compra mercancía a
crédito por $25.000.000.-

Enero 4. Se vende mercancía a
crédito por $20.000.000.-

Enero 5. Se recibe una factura por compra
de tiquetes aéreos por $1.000.000.-

Enero 6. Se vende a crédito
mercancías por $5.000.000.-

Enero 7. Se recibe una factura por
honorarios por $2.000.000. Se gira un cheque por $500.000 y el
resto queda pendiente de pago.

Enero 8. Se recibe una factura por arriendo
de maquinaria por $3.000.000. Se paga $1.000.000 en efectivo,
$1.000.000 con cheque y el resto queda pendiente de
pago.

Enero 9. Se compra mercancía a
crédito por $3.000.000.-

Enero 10. Se envía una factura por
cobro de arriendo de una oficina por $5.000.000.-

Enero 11. Se recibe una factura por
mantenimiento de computadores por $1.500.000.-

Enero 12. Se recibe una factura por
instalaciones eléctricas por $1.200.000.-

Enero 31. Se recibe una factura por
servicios de notaria por $500.000.-

MOVIMIENTO DE TRANSACCIONES REGISTRADAS
EN CUENTAS "T"

Como no se utiliza un software contable
para generar los saldos de la cuentas mayores, se aplica la
herramienta didáctica denominada Cuentas "T" como Sistema
de Mayorización.

PREPARACION DEL BALANCE DE
PRUEBA

Comercial de Productos Ltda.

Balance de Prueba

Enero 31 de 2010

ASIENTOS DE CIERRE

PREPARACION DEL BALANCE
GENERAL

Comercial de Productos Ltda.

Balance General

Enero 31 de 2010

Bibliografía

GUDIÑO DAVILA, Emma Lucia y CORAL
DELGADO, Lucy del Carmen. Contabilidad 2000. Bogotá.
McGrawHill. 2001, págs. 192, 233, 234

Decreto 2.649 de Diciembre 29 de 1993,
Capítulo III, Normas Básicas, artículo
9.

Decreto 2.649 de Diciembre 29 de 1993,
Capítulo III, Normas Técnicas Generales,
artículo 60.

DATOS DEL AUTOR

José Luis Cardona García,
nació en Cartagena, Colombia

Contador Público-Universidad de
Cartagena

Especialista en Finanzas– Universidad de
Cartagena

Especialista en Docencia
universitaria-Corporación Universitaria
Iberoamericana

Docente de la Facultad de Ciencias
Económicas de la Universidad de Cartagena vinculado a los
Programas de Contaduría Pública,
Administración de Empresas e Ingeniería
Química

Tutor Docente del Departamento de
Prácticas Empresariales de la Universidad de
Cartagena

Autor de los siguientes artículos
publicados en la revista institucional Panorama Económico
de la Universidad de Cartagena:

"La deserción estudiantil"
(edición 2003), "Educación colombiana lejos del
nivel de los países desarrollados" (edición
2004).

Autor:

José Luis Cardona
García

Colombia, Cartagena, Julio 5 de
2012.